Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 8/2018 1

Transkriptio

1 Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 8/ Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto AIKA klo 09:03-10:53 PAIKKA Pohjois-Savon liitto, kokoustila Pihlaja, 2 krs. KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 70 Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen 4 71 Asioiden käsittelyjärjestys 5 72 Kokonaisarkkitehtuurityön tulokset 2018 kevään ja kesän ajalta sekä syksyn 2018 etenemissuunnitelma 73 Esivalmistelun resurssit 8 74 ICT & Digi valmistelun uudelleen organisoituminen Tiedoksiannot Muut asiat 12 6

2 Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 8/ Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto OSALLISTUJAT Nimi Tehtävä Lisätiedot LÄSNÄ Virranta Kari puheenjohtaja Koponen Jukka jäsen Lahti Soile jäsen Suomalainen Mika jäsen Miettunen Risto jäsen Pirhonen Jarmo vatepos pj Miettinen Tarja sote-muutosjohtaja Paronen Elsa muutosjohtaja Poistui kokouksesta 73 käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi klo Sahrio Anne assistentti Poistui kokouksesta 73 käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi klo Räsänen Henna assistentti Poistui kokouksesta 73 käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi klo Hiltunen Jaana asiantuntija Huttunen Henri asiantuntija Poistui kokouksesta 72 käsittelyn jälkeen klo Auvinen Toni asiantuntija Poistui kokouksesta 75 käsittelyn jälkeen klo POISSA Korhonen Marko varapuheenjohtaja Tsupari Hannu vatepos vpj Pekkanen Leila sote-muutosjohtaja ALLEKIRJOITUKSET Kari Virranta Henna Räsänen Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä 70-72, Tarja Miettinen Pöytäkirjanpitäjä 73 KÄSITELLYT ASIAT PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ Pöytäkirja pidetään nähtävillä viikon kuluttua kokouksesta Pohjois-Savon liiton kirjaamossa, Sepänkatu 1, Kuopio, klo

3 Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 8/ Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen JAOSTO 70 Puheenjohtaja avaa kokouksen ja toteaa läsnäolijat. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9.03 ja todettiin läsnäolijat.

4 Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 8/ Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto Asioiden käsittelyjärjestys JAOSTO 71 Hyväksytään asioiden käsittelyjärjestys. Hyväksyttiin.

5 Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 8/ Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto Kokonaisarkkitehtuurityön tulokset 2018 kevään ja kesän ajalta sekä syksyn 2018 etenemissuunnitelma 11/ /2017 JAOSTO 72 Valmistelija: Henri Huttunen, henri.huttunen(at)istekki.fi; puh Henri Huttunen esittelee tiivistetysti, miten kokonaisarkkitehtuurimenetelmä kytkeytyy maakunnan toiminnan suunnitteluun ja miten työn avulla voidaan helpottaa suunnittelun toteutusta sekä 2018 kevään ja kesän aikana kokonaisarkkitehtuuri viitekehyksen alla tehtyä työtä sekä työn keskeiset tulokset (ks. liitteet 1-6). Keskeisimpänä toimenpiteenä on ollut aiemmissa esivalmisteluvaiheissa tuotettujen kokonaisarkkitehtuurikuvausten päivittäminen vastaamaan maakunnan järjestämissuunnitelman luonnosta. Työn tuloksia pyritään hyödyntämään mahdollisimman laajasti maakunnan järjestämissuunnitelman lopullisessa versiossa sekä maakunnan koetalousarvion laadinnassa. Maakunnan valmistelijoilta ja valmistelutyöryhmiltä on saatu positiivista palautetta kokonaisarkkitehtuurityön mukanaan tuomista mahdollisuuksista ja tuloksista toiminnan suunnittelun tukemisessa. Työn on nähty helpottavan merkittävästi riippuvuuksien ja kokonaisuuksien hahmottamista sekä visualisoivan konkreettisella tasolla suunnittelun tuloksia. Maakunnan esivalmisteluvaiheen osana ja tukena tullaan edistämään kokonaisarkkitehtuurityötä keskeytyksettä ja syksyn 2018 osalta tavoitteena on, että työtä jatketaan seuraavin toimenpitein: - Toiminnallisen kokonaisuuden viimeistely (toimija- sekä palvelukarttojen viimeistely puuttuvilta osin) - Toimintamallien ja palvelupolkujen suunnittelun tukeminen prosessimallinnuksen keinoin - Kokonaisarkkitehtuurityön käsikirjan tuottaminen tulevan valmistelun tueksi Tavoitteena muodostaa tiivis ohjeistus asioista, jotka jokaisen toimialan/toiminnon on omasta osa-alueestaan kuvattava, jotta maakunnan toiminnallinen kokonaisuus muodostuu eheäksi toimeenpanovaiheessa Sisältöinä esimerkiksi - Yleisohjeistus kokonaisarkkitehtuurityöhön - Toimialueen liiketoimintamalli (ks. liite 7) - Toimialueen vuorovaikutuskaavio (ks. liite 8) - Toimialueen vastuulla olevat prosessit ja niiden vuorovaikutus - Toimialueen keskeiset tietojärjestelmäpalvelut Kokonaisarkkitehtuurityön osalta ehdotetaan jatkotoimenpiteiksi: Esivalmisteluvaiheen osalta syksyllä 2018 edistetään maakunnan kokonaisarkkitehtuurityötä yllä esitetyin toimenpitein.

6 Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 8/ Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto Mikäli maakuntavalmistelu etenee toimeenpanovaiheeseen, Kokonaisarkkitehtuurityötä jatketaan ja edelleen syvennetään osana maakunnan toimeenpanon valmistelua. Materiaalit jaetaan erikseen kokoukseen osallistajille. Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto merkitsee asiat tietoon saatetuksi. Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto merkitsee asiat tietoon saatetuksi. Lisäksi sovittiin, että työssä huomioidaan: - Kunta - maakunta yhdyspinnat - Erikoissairaanhoidon kokonaisuus - Hallinto ja tukipalvelut - Sotekeskusten rooli - Markkinoilla toimiminen Merkitään pöytäkirjaan, että Henri Huttunen oli läsnä asian esittelyn ajan klo

7 Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 8/ Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto Esivalmistelun resurssit 19/ /2017 JAOSTO 73 Valmistelija: Tarja Miettinen, tarja.miettinen(at)pohjois-savo.fi, puh Järjestäminen ja konsernirakennejaosto palautti kokouksessaan jat ko valmis te luun ehdotukset lisäresursoinnista, johon päätettiin liittää kokouksessa erikseen ollut esi tys viestinnän resursoinniksi. ICT ja DIGI alajaosto ehdottaa osaltaan kokonaan uutta hal lin to mal lia ja siihen tarvittavia resursseja, minkä johdosta kaikki ICT-resurssit on pois tettu tästä esityksestä ja käsitellään omana asiana. Valmistelun keskeytymättä jatkamisen varmistamiseksi, kun lait vahvistuvat tarvitaan henki lös töä vastuuvalmistelijoiden työn tueksi. - Tilannekeskuksessa työsuhteet ovat päättymässä kahdella assistentilla (Räsä nen, Sahrio) ja muutosjohtajalla (Paronen). Työsuhteita ehdotetaan jatkettavaksi saakka taikka kunnes uusi maakunta käynnistyy ehdolla, että valmisteluun saa daan täysimääräinen rahoitus valtiolta. - Vastuuvalmistelijoiden suunnittelua on tuettu kokonaisarkkitehtityön avulla ja se on koettu hyö dyl li sek si riippuvuuksien ja etenkin muutosten hallitsemiseksi. Toi meen pa no vai heeseen siirryttäessä tarve ei vähene, joten siihen ehdotetaan edelleen resursointia, ehdolla et tä valtion rahoitusta on käytettävissä. Siirtyvistä organisaatioista ei ole käytettävissä osaa mis ta, joten työ on ostettu Istekki Oy.stä (Huttunen) erikseen laaditulla sopimuksella n 2-3 pv/viikossa. - Uuden maakunnan ja jo sen valmistelun pitäisi täyttää tietosuojavaatimukset, jotka as tuivat voimaan toukokuun lopulla Tehtävään on aiemmin saatu täyttölupa hakuna siir tyvis tä organisaatioista, mutta yhtään hakijaa ei ole tehtävään ollut. Ehdotus on, että tie tosuo ja vas taa va tehtävä laitetaan avoimesti haettavaksi saakka, ehdolla että valtiol ta rahoitusta saadaan. - Tilannekeskuksen valmistelussa on ollut käytettävissä kaksi assistenttia, joiden työmäärä jo esivalmistelun aikana on ollut aika ajoin kohtuutonta. Toimeenpanovaiheeseen siir ryttäes sä vastuuvalmistelijoille tarvitaan lisää assistentteja. Niitä ehdotetaan haettavaksi siirty vil le organisaatioille osoitetulla avoimella haulla seuraavasti: - Assistentti, lisäys tilannekeskukseen - Assistentti sote-valmistelutiimiin - HR-assistentit (2), vastuuvalmistelijan tuki - Kiinteistöselvittäjänä ollut henkilö palasi Kuopion Tilakeskukseen, joten tähän ei ole tällä hetkellä ketään käytettävissä. Ehdotus on avoin haku asiantuntijaresurssista osoitettuna siirtyvien organisaatioille henkilöstölle. Sen lisäksi investoinnit ja kiinteistöryhmä on aiemmin esittänyt tarvittavan muuta asiantuntijaresurssia, vuokraperusteiden oikeellisuuden arviointiin. - Liikelaitosalajaosto on selvittänyt konsulttivetoisesti ehdotuksen yhden liikelaitoksen mallis ta. Vatepos on nimennyt vastuuvalmistelijoita liikelaitosvalmisteluun (SOTE: Korhonen, An ti kai nen, Mikkonen, Peltonen ja Airaksinen, PELASTUS: Korhonen, Asikainen, LO MI- TUS: Aamuvuori, Jestoi, KASVUPALVELUT: Rönkkö, Halonen). Vastuuvalmistelijoiden työn koordinointiin ja eheän liikelaitoskokonaisuuden valmisteluun ehdotetaan resurssia viimeis tään toimeenpanovaiheessa.

8 Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 8/ Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto Viestintäryhmän esitys resurssoinista on Verkkoviestintä (2 hlö) Konsernin verkkopalveluiden kokonaisuus ml. sosiaalisen median kanavastrategian luonti. Maakunnan uuden verkkopalvelun verkkosivujen sisällön ja rakenteen, hallintaja yl lä pi tomal lin luonti. Myöhemmin myös sisällöntuotantoa yhdessä sisällöntuottajien kanssa. Maakun nan konsernin yhteisen sisäisen viestintäkanavan, intran sisällön ja rakenteen, hallintaja ylläpitomallin luonti. Myöhemmin myös sisällöntuotantoa yhdessä sisällöntuottajien kans sa. Sisäinen viestintä (1 hlö) Tehostettua sisäistä viestintää henkilöstölle tarvitaan, mitä lähemmäs muutosta mennään. Tu kee ja auttaa henkilöstöhallintoa muutosviestinnässä ja sisällön tuottamisessa. Sisäisen muu tos vies tin tä erityisesti henkilöstöviestintä (esim. monetra-järjestelyt, yt-menettelyt). Tukee intran rakentamista, toimittaa ja ylläpitää sisäisten kanavien ajankohtaisuutisointia Markkinointiviestintä (1 hlö) Jatkotyössä huomioidaan MEOMin tekemä suunnitelma brändityöstä johdon linjausten ja pai no tus ten mukaisesti. Brändiarkkitehtuuria luominen edellyttää laajempaa maakunnan stra te giaa ja asiakkuusprosessien määrittelyä. Lisäksi tehtävänä mm. tapahtumat ja ti laisuu det (sisäiset ja ulkoiset), markkinointi- ja viestintämateriaalin- ja ilmoitusten valmistelu, rek ry toin ti vies tin tä kansalaisviestintä ja -vaaliviestinnän tukeminen, visuaalisen ilmeen kilpai lu tus. Ensisijaisesti viestintään haetaan resurssit siirtyvistä organisaatioista ja ne palkataan ehdol la että rahoitus valtiolta saadaan. Järjestäminen ja konsernirakenne -jaosto hyväksyy esityksen ehdotukset seuraavin li säyksin: - Antaa toimeenpanoluvan tilannekeskukselle - Uusien assistenttien ja viestinnän resurssien rekrytointeja vaiheistetaan tarpeen mukaan - Lopulliset rekrytoinnit päättää Järjestäminen ja konsernirakenne -jaosto Yllä olevat toimenpiteet ovat ehdolla että valmistelu jatkuu ja että siihen rahoitus täy si määräi ses ti saadaan. Järjestäminen ja konsernirakennejaosto antoi toimeenpanoluvan tilannekeskukselle valmis tel la esivalmistelun resursointia, mikäli lait hyväksytään ja rahoitus saadaan ti lan ne keskuk sen kahden assistentin ja muutosjohtajan työsuhteiden jatkamiseksi, ko ko nais ark ki tehti työn ostamiseksi Istekki Oystä ja tietosuojavastaavan tehtävän auki laittamiseksi. Muilta osin esivalmistelun tarvitsemien lisäresurssien tarkasteluun tulee liittää kokonaisarviointi saa ta vas ta rahoituksesta, sen käytöstä jo päätettyihin resursseihin sekä tilannekeskuksen ja vastuuvalmistelijoiden välisestä työnjaosta. Jatkovalmistelu esitellään seuraavassa jaos ton kokouksessa. Merkitään pöytäkirjaan, että Elsa Paronen, Anne Sahrio ja Henna Räsänen poistuivat kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi klo Lisäksi merkittiin pöytäkirjaan, että asian osalta pöytäkirjanpitäjänä toimi Tarja Miettinen.

9 Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 8/ Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto ICT & Digi valmistelun uudelleen organisoituminen 16/ /2017 JAOSTO 74 Valmistelija: Toni Auvinen, toni.auvinen(at)pohjois-savo.fi, puh ICT & Digi alajaosto on valmistellut ICT & Digi valmistelun uudelleen organisoitumista sekä tar vit ta via resurssikiinnityksiä. Organisoitumismalli on kuvattu liitteessä ja sitä tullaan vielä myö hem min tarkentamaan erillisellä työjärjestyksellä. Valmistelua johtaa ICT & Digi alajaosto, johon kuuluvat puheenjohtajan lisäksi subs tans siosaa mi sen vastuuvalmistelijat (50%:n työaika) sekä asiantuntijajäsenet. Jokaiselle ala jaostoon kuuluvalle on määritelty tai tullaan määrittelemään omat valmistelu- ja seu ran ta vastuut. Muita organisoitumismallin rakenteita ovat mm. ICMT2020-hanke suunnittelu- ja toteu tus pro jek tei neen sekä uutena resurssina ICT & Digijohtaja (100 %:n työaika), joka toimii ko ko nai suu den vastuuvalmistelijana. Kansallinen valmistelu erilaisten työryhmien ja pal ve lu kes kuk sien kautta kytketään aiempaa tiiviimmin osaksi omaa maakunnallista valmistelua. Myös Istekki Oy:n ja muiden omien palveluntarjoajien roolia tullaan kirkastamaan. Or ga ni soi tu mis mal lia edelleen kehitetään ja tarvittaessa muokataan alajaoston toimesta val mis te lu työn edetessä saatujen kokemusten perusteella. Organisoitumismallin edellytyksenä on: Substanssiosaamisen vastuuvalmistelijoiden 50%:n työajasta tehdään sopimukset (ICT3 ra hoi tus) työnantajaorganisaatioiden kanssa välittömästi ja varmistetaan, että heidän työmää rän sä omassa organisaatiossa kevenee samassa suhteessa. Työaikaosuuksia tar kiste taan vuoden 2019 alussa. ICT & Digijohtajan rekrytointi käynnistetään kun jatkorahoitus vuodelle 2019 on var mis tu nut. Lisäaineisto: Organisoitumismalli Järjestäminen ja konsernirakenne -jaosto hyväksyy ICT & Digi valmistelun uudelleen or gani soi tu mi sen. Valmistelun jatkumisen turvaamiseksi substanssiosaamisen vas tuu val mis te lijoi den työajasta (tavoite 50%) tehdään sopimukset (ICT3 rahoitus) työn an ta ja or ga ni saa tioiden kanssa välittömästi ja varmistetaan, että heidän työmääränsä omassa organisaatiossa ke ve nee samassa suhteessa. Työaikaosuuksia tarkistetaan vuoden 2019 alussa. ICT & Digi joh ta jan rekrytointi käynnistetään, kun jatkorahoitus vuodelle 2019 on varmistunut. Toimeen pa nos ta vastaa tilannekeskus. Hyväksytään.

10 Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 8/ Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto Tiedoksiannot JAOSTO 75 1) Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä:psykiatrisen ja riippuvuusosastohoidon jatkaminen Ylä-Savon SOTE kuntayhtymässä 2) Kirje; Järjestämisvastuun siirtyminen ja kustannusvastuu oikeuspsykitarisen sairaalan potilaan hoidosta, ) PSSHPn yliopistollisen sairaalan edustajana Risto Miettunen Järjestäminen ja konsernirakenne -jaostossa. Järjestäminen ja konsernirakenne -jaosto merkitsee asiat tietoon saatetuksi. Hyväksyttiin. Merkitään pöytäkirjaan, että Toni Auvinen poistui kokouksesta asian käsittelyn jälkeen klo

11 Pohjois-Savon liitto PÖYTÄKIRJA 8/ Järjestäminen ja konsernirakenne jaosto Muut asiat JAOSTO 76 1) Uuden maakunnan koetalousarvio. Tarja kertoo tilannekatsauksen valmistelusta. Koetalousarvion työstämistä tehdään järjestettävässä työpajassa vastuuvalmistelijoiden kesken. Työpajan tulokset käsitellään seuraavassa jaostossa. Järjestäminen ja konsernirakenne -jaosto merkitsee asian tietoon saatetuksi. Hyväksyttiin. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo