Kertomus Euroopan ympäristökeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2014

Transkriptio

1 Kertomus Euroopan ympäristökeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2014 sekä keskuksen vastaus 12, rue Alcide De Gasperi - L Luxemburg Puh. (+352) Sähköposti eca-info@eca.europa.eu eca.europa.eu

2 2 JOHDANTO 1. Euroopan ympäristökeskus (jäljempänä keskus ) perustettiin neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1210/90 1. Kööpenhaminassa sijaitsevan keskuksen tehtävänä on toteuttaa seurantaverkosto, jonka tarkoituksena on toimittaa komissiolle, parlamentille, jäsenvaltioille ja yleisemmin kansalaisille luotettavia tietoja ympäristön tilasta. Näiden tietojen on erityisesti mahdollistettava se, että Euroopan unioni ja jäsenvaltiot voivat toteuttaa ympäristönsuojelutoimia ja arvioida toimien vaikutuksia 2. TARKASTUSLAUSUMAN PERUSTANA OLEVAT TIEDOT 2. Tilintarkastustuomioistuimen valitsema tarkastustapa käsittää analyyttiset tarkastusmenetelmät, tapahtumien suoran testaamisen ja keskuksen valvontajärjestelmien keskeisten kontrollien arvioinnin. Tämän lisäksi hyödynnetään muiden tarkastajien työhön perustuvaa evidenssiä ja analysoidaan toimivan johdon vahvistusilmoitukset. TARKASTUSLAUSUMA 3. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 287 artiklan mukaisesti (a) keskuksen tilinpäätöksen, joka sisältää tilinpäätöslaskelmat 3 ja selvityksen talousarvion toteuttamisesta joulukuuta 2014 päättyneeltä varainhoitovuodelta, ja (b) tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja asianmukaisuuden EYVL L 120, , s. 1. Liitteessä II esitetään tiedotustarkoituksessa yhteenveto keskuksen vastuualueista ja toiminnasta. Sisältävät taseen, tuloslaskelman, rahavirtalaskelman, nettovarallisuuden muutoksia koskevan laskelman sekä yhteenvedon keskeisistä tilinpäätöksen laatimisperiaatteista ja muut liitetiedot. Sisältää talousarvion toteutumalaskelman liitteineen.

3 3 Toimivan johdon velvollisuus 4. Toimiva johto vastaa keskuksen tilinpäätöksen laatimisesta ja sen oikein esittämisestä sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta 5. (a) Keskuksen tilinpäätöksen laatimista koskeviin toimivan johdon velvollisuuksiin kuuluu suunnitella, ottaa käyttöön ja ylläpitää sisäisen valvonnan järjestelmä, jonka pohjalta on mahdollista laatia ja esittää oikein tilinpäätös, jossa ei ole petoksesta tai virheestä johtuvaa olennaista virheellisyyttä, valita asianmukaiset tilinpäätöksen laatimisperiaatteet ja soveltaa niitä komission tilinpitäjän vahvistamien kirjanpitosääntöjen 6 mukaisesti sekä laatia kirjanpidolliset arviot, jotka ovat kyseisissä olosuhteissa kohtuulliset. Toiminnanjohtaja vahvistaa keskuksen tilinpäätöksen sen jälkeen, kun keskuksen tilinpitäjä on laatinut tilinpäätöksen kaiken käytettävissä olevan tiedon pohjalta ja liittänyt tilinpäätökseen laatimansa ilmoituksen, jossa hän toteaa muun muassa saaneensa kohtuullisen varmuuden siitä, että tilinpäätös antaa kaikilta olennaisilta osiltaan oikean ja riittävän kuvan keskuksen taloudellisesta asemasta. (b) Tilien perustana olevien toimien laillisuutta ja asianmukaisuutta sekä varainhoidon moitteettomuuden periaatteen noudattamista koskeviin toimivan johdon velvollisuuksiin kuuluu suunnitella, ottaa käyttöön ja ylläpitää vaikuttava ja tehokas sisäisen valvonnan järjestelmä, joka sisältää riittävän valvonnan ja tarkoituksenmukaiset toimenpiteet sääntöjenvastaisuuksien ja petosten estämiseksi sekä oikeudelliset toimet, joiden avulla tarvittaessa peritään takaisin aiheettomasti maksetut tai käytetyt varat. 5 6 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 1271/2013 (EUVL L 328, , s. 42), 39 ja 50 artikla. Komission tilinpitäjän vahvistamat kirjanpitosäännöt perustuvat kansainvälisen tilintarkastajaliiton (International Federation of Accountants, IFAC) antamiin kansainvälisiin julkisen sektorin tilinpäätösstandardeihin (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS) tai, silloin kuin se on relevanttia, kansainvälisen tilinpäätösstandardeja käsittelevän elimen (International Accounting Standards Board, IASB) antamiin kansainvälisiin IAS/IFRStilinpäätösstandardeihin (International Accounting Standards/International Financial Reporting Standards).

4 4 Tarkastajan velvollisuus 5. Tilintarkastustuomioistuimen vastuulla on antaa tarkastuksensa perusteella tarkastuslausuma Euroopan parlamentille ja neuvostolle 7 tilinpäätöksen luotettavuudesta sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Tilintarkastustuomioistuin toimittaa tarkastuksensa kansainvälisten tilinpäätösstandardien ja eettisten ohjeiden (IFAC) sekä ylimpien tarkastuselinten kansainvälisten standardien (INTOSAI) mukaisesti. Kyseisissä standardeissa edellytetään, että tilintarkastustuomioistuin suunnittelee ja toimittaa tarkastuksen siten, että sen avulla saadaan kohtuullinen varmuus siitä, onko keskuksen tilinpäätöksessä olennaisia virheellisyyksiä ja ovatko tilien perustana olevat toimet lailliset ja asianmukaiset. 6. Tarkastuksessa suoritetaan toimenpiteitä, joiden avulla hankitaan tarkastusevidenssiä tilinpäätökseen sisältyvistä luvuista ja siinä esitettävistä muista tiedoista sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Toimenpiteiden valinta perustuu tarkastajan harkintaan ja arvioon siitä, kuinka suuri on riski, että petoksista tai virheistä johtuen tilinpäätökseen sisältyy olennaisia virheellisyyksiä tai tilien perustana olevien toimien kohdalla on jätetty olennaisella tavalla noudattamatta Euroopan unionin lainsäädännön vaatimuksia. Näitä riskejä arvioidessaan tarkastaja arvioi sisäisiä kontrolleja, jotka ovat relevantteja tilinpäätöksen laatimisen ja sen oikein esittämisen kannalta, sekä valvontajärjestelmiä, joiden avulla on tarkoitus varmistaa tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus. Tämän pohjalta tarkastaja suunnittelee olosuhteisiin nähden tarkoituksenmukaiset tarkastustoimenpiteet. Tarkastukseen kuuluu myös sovellettujen tilinpäätösperiaatteiden asianmukaisuuden ja esitettyjen kirjanpidollisten arvioiden kohtuullisuuden sekä tilinpäätöksen yleisen esittämistavan arvioiminen. EU:n varainhoitoasetuksen 208 artiklan 4 kohdassa säädetyn mukaisesti 8 tilintarkastustuomioistuin ottaa tätä kertomusta ja tarkastuslausumaa laatiessaan huomioon riippumattoman ulkopuolisen tarkastajan keskuksen tilien osalta suorittaman tarkastustyön. 7. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että se on saanut tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä tarkastuslausumansa perustaksi. 7 8 Asetus (EU) N:o 1271/2013, 107 artikla. Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) N:o 966/2012 (EUVL L 298, , s. 1).

5 5 Lausunto tilien luotettavuudesta 8. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että keskuksen taloudellinen asema 31. päivänä joulukuuta 2014 sekä sen toimien tulokset ja rahavirrat mainittuna päivänä päättyneeltä varainhoitovuodelta on esitetty tilinpäätöksessä kaikilta olennaisilta osiltaan oikein keskuksen varainhoitoa koskevien säännösten ja komission tilinpitäjän vahvistamien kirjanpitosääntöjen mukaisesti. Lausunto tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta 9. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että keskuksen 31. päivänä joulukuuta 2014 päättyneeltä varainhoitovuodelta annetun tilinpäätöksen perustana olevat toimet ovat kaikilta olennaisilta osiltaan lailliset ja asianmukaiset. 10. Jäljempänä esitettävät huomautukset eivät aseta tilintarkastustuomioistuimen lausuntoja kyseenalaiseksi. HUOMAUTUKSET TOIMIEN LAILLISUUDESTA JA ASIANMUKAISUUDESTA (SÄÄNTÖJENMUKAISUUDESTA) 11. Keskus käynnisti vuonna 2014 tarjouspyyntömenettelyn tietoteknisiä ja maantieteellisiä tietojärjestelmiä koskevien konsulttipalvelujen hankintaa varten. Tarkoituksena oli tukea viitetietojärjestelmäosion täytäntöönpanoa sekä tarjota keskukselle tukea muissa Copernicus-ohjelmaan liittyvissä toimissa yhteensä 1,7 miljoonan euron arvosta. Teknisissä eritelmissä ei määritetty tarjouspyynnössä esitettyä keskeistä näkökohtaa, joka koski "tiedossa olevia puutteita". Selkeämmät tarjouseritelmät olisivat edistäneet hankintamenettelyn vaikuttavuutta ja siihen kohdistuvaa kilpailua. HUOMAUTUKSET SISÄISISTÄ KONTROLLEISTA 12. Keskus on alkanut soveltaa avustuksiin uutta ennakko- ja jälkitarkastusstrategiaa, mutta tarkastusmenetelmiä ei ole vielä dokumentoitu. Kuluilmoitusten laadinnasta on kuitenkin annettu ohjeet edunsaajille (Euroopan teemakeskukset). 13. Tarkastetuissa avustuksia koskeneissa tapahtumissa havaittiin tästä huolimatta puutteita. Erään teemakeskuksen tapauksessa tarkastuksen suorittaja oli havainnut kuluilmoituksessa tukeen oikeuttamattomia menoja, mutta tulojen ja menojen hyväksyjä

6 6 hyväksyi ilmoitetun määrän kokonaisuudessaan. Eräässä toisessa tapauksessa kuluilmoitukseen sisältynyt määrä maksettiin kokonaisuudessaan, vaikka useimmat ennakkotarkastukseen valitut yhteistyökumppanit eivät olleet toimittaneet vaadittuja asiakirjoja keskukselle. Lisäksi sisäinen tarkastaja osallistui sekä ennakko- että jälkitarkastukseen, vaikka ne ovat keskenään yhteensopimattomia tehtäviä. On syytä panna merkille, että tilintarkastustuomioistuin ja keskus ovat käyneet keskustelua ennakkotarkastusjärjestelmästä vuodesta 2012 lähtien. MUITA HUOMAUTUKSIA 14. Keskus on tehnyt tukipalvelusopimuksen pilvipalveluiden tarjoajan kanssa hyödyntäen tietotekniikan pääosaston tekemää toimielinten yhteistä hankintasopimusta. Tukipalvelusopimus kattaa myös sähköpostipalvelut. Sopimusehdoissa ei määritetä riittävän tarkasti keskuksen tietojen sijaintia. Toimeksisaaja on pidättänyt itsellään oikeuden siirtää keskuksen tietoja Euroopan unionin maantieteellisen alueen ulkopuolelle ilman erillistä ilmoitusta. Esimerkiksi viiveistä aiheutuviin ongelmiin puuttuminen saattaa edellyttää reititystietojen kopiointia eri alueilla sijaitseviin tietokeskuksiin. Keskus ei näin ollen ole varmistanut, että siihen sovellettavat Euroopan yhteisöjen erioikeudet ja vapaudet kyetään takaamaan ja että palveluntarjoaja noudattaa täysimääräisesti Euroopan unionin perusoikeuskirjan 7 artiklassa määritettyä yksityisyyden suojaa. AIEMPINA VUOSINA ESITETTYJEN HUOMAUTUSTEN SEURANTA 15. Liitteessä I on yhteenveto korjaavista toimenpiteistä, jotka keskus on toteuttanut tilintarkastustuomioistuimen aiempina vuosina esittämien huomautusten perusteella.

7 7 Tilintarkastustuomioistuimen IV jaosto on tilintarkastustuomioistuimen jäsenen Milan Martin CVIKLIN johdolla hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 15. syyskuuta 2015 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA presidentti

8 1 Liite I Aiempina vuosina esitettyjen huomautusten seuranta Vuosi 2012 Tilintarkastustuomioistuimen huomautus Vuonna 2012 keskus myönsi avustuksia kolmesta suuresta avustusohjelmasta 1 eurooppalaisten ympäristöalan laitosten ja elinten, YK:n järjestöjen ja kansallisten ympäristöalan organisaatioiden yhteenliittymille. Vuonna 2012 avustusmenojen kokonaismäärä oli 11,9 miljoonaa euroa; niiden osuus kaikista toimintamenoista oli 27 prosenttia. Keskus toimittaa ennen edunsaajien ilmoittamien kulujen korvaamista ennakkotarkastuksia, joissa menoilmoitukset analysoidaan asiakirjojen perusteella. Se ei yleensä saa edunsaajilta ilmoitettujen henkilöstökulujen tukikelpoisuuden ja oikeellisuuden vahvistavia asiakirjoja; suurin osa kuluista on henkilöstökuluja 2. Kulut tarkastetaan harvoin etukäteen paikan päällä edunsaajan tasolla 3. Korjaavan toimenpiteen tilanne (Toteutettu / Kesken / Tekemättä / Ei relevantti) Kesken

9 2 Vuosi 2013 Tilintarkastustuomioistuimen huomautus Vuonna 2013 keskus myönsi avustuksia viidestä suuresta avustusohjelmasta 4 eurooppalaisten ympäristöalan laitosten ja elinten, YK:n järjestöjen ja kansallisten ympäristöalan organisaatioiden yhteenliittymille. Vuonna 2013 avustusmenojen kokonaismäärä oli 13,9 miljoonaa euroa; niiden osuus toimintamenojen kokonaismäärästä oli 31 prosenttia. Keskus toimittaa ennakkotarkastuksia, joissa kuluilmoitukset analysoidaan asiakirjojen perusteella. Keskus tehosti tilintarkastustuomioistuimen viime vuonna esittämän huomautuksen perusteella tarkastuksiaan, jotka koskevat avustusohjelmien yhteydessä korvattavaksi ilmoitettujen henkilöstökulujen tukikelpoisuutta ja oikeellisuutta, sillä kyseiset kulut muodostavat suurimman osan kuluista. Edunsaajista poimitun otoksen osalta hankittiin ajankäyttölomakkeet, joiden avulla tarkastettiin ilmoitetut palkkakulut. Palkkakuitteja ei kuitenkaan saatu. Kulut tarkastetaan edunsaajan tasolla paikan päällä vain harvoin. Nykyisten kontrollien avulla saadaan vain rajallinen varmuus edunsaajien ilmoittamien kulujen tukikelpoisuudesta ja oikeellisuudesta. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastamista tapahtumista hankittiin todentavat asiakirjat, joiden perusteella saatiin kohtuullinen varmuus tapahtumien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta. Korjaavan toimenpiteen tilanne (Toteutettu / Kesken / Tekemättä / Ei relevantti) Kesken 1 Euroopan teemakeskukset, eurooppalainen naapuruuden ja kumppanuuden väline sekä ympäristön ja turvallisuuden maailmanlaajuisen seurannan ensivaiheen toiminta. 2 Todentavat asiakirjat pyydetään ja analysoidaan, kun kyse on muuntyyppisistä kustannuksista (eli alihankinnasta tai laitehankinnoista). 3 Vuonna 2012 ja vuonna 2011 toimitettiin yksi ennakkotarkastus, jossa tarkastettiin yhden edunsaajan valvontajärjestelmät. Vuonna 2010 toimitettiin yksi ennakkotarkastus, jossa tarkastettiin yhden edunsaajan ilmoittamien menojen tukikelpoisuus. 4 Euroopan teemakeskukset, eurooppalainen naapuruuden ja kumppanuuden väline, ympäristön ja turvallisuuden maailmanlaajuisen seurannan ensivaiheen toiminta, ympäristön ja turvallisuuden maailmanlaajuinen seuranta (GMES in-situ coordination, GISC) sekä liittymistä valmisteleva tukiväline (IPA2).

10 1 Liite II Euroopan ympäristökeskus (Kööpenhamina) Vastuualueet ja toiminta Perussopimuksen mukainen unionin toimivalta (Euroopan unionin toiminnasta tehty sopimus, 191 artikla) Keskuksen toimivaltuudet (neuvoston asetus (ETY) N:o 1210/1990) Ympäristöpolitiikka Unionin ympäristöpolitiikalla myötävaikutetaan seuraavien tavoitteiden saavuttamiseen: ympäristön laadun säilyttäminen, suojelu ja parantaminen, ihmisten terveyden suojelu, luonnonvarojen harkittu ja järkevä käyttö, sellaisten toimenpiteiden edistäminen kansainvälisellä tasolla, joilla puututaan alueellisiin tai maailmanlaajuisiin ympäristöongelmiin, ja erityisesti ilmastonmuutoksen torjuminen. Unionin ympäristöpolitiikalla pyritään suojelun korkeaan tasoon unionin eri alueiden tilanteiden erilaisuus huomioon ottaen. Unionin ympäristöpolitiikka perustuu ennalta varautumisen periaatteelle sekä periaatteille, joiden mukaan ennalta ehkäiseviin toimiin olisi ryhdyttävä, ympäristövahingot olisi torjuttava ensisijaisesti niiden lähteellä ja saastuttajan olisi maksettava. [ ] [...] [ ] Ympäristöpolitiikkaansa valmistellessaan [ ] unioni ottaa huomioon saatavilla olevat tieteelliset ja tekniset tiedot, ympäristöolot unionin eri alueilla, toimien toteuttamisesta tai toteuttamatta jättämisestä mahdollisesti johtuvat edut ja kustannukset, unionin taloudellisen ja sosiaalisen kehityksen kokonaisuutena ja unionin eri alueiden tasapainoisen kehityksen [...]. Tavoitteet Toteuttaa ympäristöä koskeva Euroopan tieto- ja seurantaverkosto, jonka avulla unioni ja jäsenvaltiot saavat: 1. Euroopan tasolla puolueetonta, luotettavaa ja vertailukelpoista tietoa, joka mahdollistaa sen, että: (a) ne voivat toteuttaa ympäristön suojelemiseksi tarpeelliset toimenpiteet (b) arvioida toimenpiteiden toteuttamisen vaikutukset (c) varmistaa, että yleisölle tiedotetaan asianmukaisesti ympäristön tilaa koskevista asioista, 2. Tarvittavaa teknistä ja tieteellistä tukea. Tehtävät luoda ja yhteensovittaa yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa ympäristöä koskeva Euroopan tieto- ja seurantaverkosto välittää unionille ja jäsenvaltioille tarkoituksenmukaisen ja tehokkaan ympäristöpolitiikan muotoilussa ja täytäntöönpanossa tarvittavaa puolueetonta tietoa avustaa ympäristötoimenpiteiden seurannassa tukemalla vaadittavaa

11 2 raportointia neuvoa yksittäisiä jäsenvaltioita siitä, miten niiden tulisi kehittää, ottaa käyttöön ja laajentaa järjestelmiään, joiden avulla ne seuraavat ympäristötoimenpiteiden toteuttamista tallentaa, vertailla ja arvioida ympäristön tilaa koskevia tietoja, raportoida ympäristön laadusta ja kuormituksesta unionin alueella, laatia yhtenäisiä, kaikissa jäsenvaltioissa sovellettavia ympäristötietoja koskevia arviointiperusteita, kehittää edelleen ja pitää yllä ympäristötietojen vertailukeskusta edistää ympäristötietojen vertailukelpoisuutta Euroopan tasolla, ja tarvittaessa mittausmenetelmien yhdenmukaistamista asianmukaisin keinoin edistää eurooppalaisten ympäristötietojen sisällyttämistä kansainvälisiin ympäristön seurantaohjelmiin julkaista ympäristön kehityksen tilaa, suuntauksia ja tulevaisuudennäkymiä koskeva kertomus viiden vuoden välein ja lisäksi indikaattorikertomuksia, joissa käsitellään tiettyjä yksittäisiä aiheita edistää ympäristöalan ennakointimenetelmien kehittämistä, ympäristövahinkojen ehkäisemiseen tai vähentämiseen käytettävää tekniikkaa koskevien tietojen vaihtoa sekä ympäristöalan ehkäisy-, suojelu- ja parannustoimien ja ympäristövahinkojen kustannusten arviointimenetelmien kehittämistä huolehtia siitä, että luotettavia ja vertailukelpoisia ympäristötietoja ja erityisesti ympäristön tilaa koskevia tietoja levitetään laajasti yleisölle, ja edistää tämän tavoitteen saavuttamiseksi tätä varten tarvittavan uuden telemaattisen teknologian käyttöä toimia aktiivisesti muiden unionin elinten ja ohjelmien sekä muiden kansainvälisten elinten kanssa yhteistyössä sekä tehdä yhteisiä etuja koskevilla alueilla yhteistyötä sellaisissa maissa, jotka eivät ole unionin jäseniä, toimivien laitosten kanssa, ottaen huomioon tarve välttää päällekkäistä työtä tukea komissiota ympäristön arviointimenetelmien ja hyvien toimintatapojen kehittämistä koskevassa tietojenvaihdossa ja avustaa komissiota asiaan kuuluvien ympäristöalan tutkimusten tuloksia koskevien tietojen levittämisessä tavalla, joka parhaiten tukee politiikan kehittämistä. Hallinto Johtokunta Kokoonpano Yksi edustaja kustakin jäsenvaltiosta, yksi edustaja kustakin keskuksen toimintaan osallistuvasta jäsenvaltiosta, kaksi komission edustajaa ja kaksi Euroopan parlamentin nimittämää tieteellistä erityisasiantuntijaa. Tehtävät Hyväksyä monivuotiset ja vuotuiset työohjelmat ja varmistaa niiden täytäntöönpano ja hyväksyä keskuksen toimintaa koskeva vuosikertomus. Toiminnanjohtaja Johtokunta nimittää komission ehdotuksesta.

12 3 Tieteellinen komitea Koostuu johtokunnan nimittämistä ympäristöalan erityisasiantuntijoista. Ulkoinen tarkastus Euroopan tilintarkastustuomioistuin. Vastuuvapauden myöntävä viranomainen Euroopan parlamentti myöntää vastuuvapauden neuvoston suosituksesta. Keskuksen resurssit vuonna 2014 (2013) Tuotteet ja palvelut vuonna 2014 (2013) Lopullinen talousarvio 52,6 (41,7) miljoonaa euroa Unionilta saatu tuki: 80 % (100 %) Henkilöstön määrä 31. joulukuuta 2014 Henkilöstötaulukossa olevien toimien määrä: 135 (138) Täytettyjä toimia: 130 (132) sekä 74 (78) muuta tointa (sopimussuhteinen henkilöstö ja työkomennuksella olevat kansalliset asiantuntijat). Henkilöstö yhteensä: 204 (210), joiden osalta tehtävät jakaantuvat seuraavasti: operatiiviset tehtävät 97 (98) hallinnolliset tehtävät 38 (40) Artikkelit 14 (48) Highlights-julkaisut 46 (53) Lehdistötiedotteet 7 (11) Tietokokonaisuudet 54 (29) Indikaattorit 34 (46) Kartat, kaaviot 48 (217) Esitteet, lehtiset jne. 1 (5) Organisaation asiakirjat 2 (5) Raportit 10 (13) Tekniset raportit 17 (21) Ympäristösignaalit -raportti 1 (1) Ympäristön tilaa koskeva raportti 1 (0) Lähde: Keskuksen toimittama liite.

13 European Environment Agency VIRASTON VASTAUS 11. EYK:n käsityksen mukaan avoimuusperiaatetta on noudatettu. Tiedossa olevat puutteet kuvailtiin asianmukaisesti tarjouseritelmän kohdassa käyttämällä sellaisia sanoja kuin "improvement", "correction", "adjustment" ja "ensuring consistency". Tarjouseritelmä on kokonaisuudessaan EYK:n verkkosivulla ( 12. Kun vuoden 2014 toukokuusta alkaen ruvettiin soveltamaan uusia ennakko- ja jälkitarkastusten toimintaperiaatteita, EYK asetti etusijalle edunsaajille tarkoitetut ohjeet kuluilmoitusten laatimisesta. EYK:n ohjeita avustuksia koskevista tarkastuksista on kehitelty siitä alkaen ja jaettu ennakko- ja jälkitarkastuksia suorittaville toimihenkilöille. Ohjeita sovelletaan varainhoitovuodesta 2016 alkaen. 13. Tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen perusteella EYK aloitti toimet saadakseen kyseiseltä edusaajalta takaisin saatavansa. EYK varmistaa sisäisen valvontajäjestelmän säännön n:o 18 tiukan noudattamisen, jonka mukaan on dokumentoitava kaikki tapaukset, joissa tarkastus jätetään huomioimatta tai poiketaan vakiintuneista toimintaperiaatteista tai menettelyistä. Mitä tulee huomautuksen toiseen osaan, virasto ei katsonut olevan aiheellista pyytää vaadittavia asiakirjoja toimitettaviksi, koska virasto oli aikaisemmin pistokokeessa saanut samoilta yhteistyökumppaneilta vakuuttavaa näyttöä. Virasto keskusteli samoihin aikoihin tilintarkastustuomioistuimen tarkastajien kanssa siitä, miten voitaisiin parhaiten muotoilla tarkastuksen periaatteet sekä kattavuuden että avustusten saajien kelpoisuuden osalta. EYK ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen kolmannen huomautuksen, kun se se ryhtyy tarkistamaan aihekeskuksia koskevia nykyisiä tarkastusperiaatteita. Virasto laatii virallisen jälkitarkastusstrategian, jotta voidaan varmistaa yhteensopivuus EYK:n sisäisen tarkastuksen yksikön tehtäviin nähden. Sisäinen tarkastaja tekee yksinomaan jälkitarkastuksia, jotka kattavat sekä paikalla tehtävät tarkastukset että EYK:n ennakkotarkastusprosessin tehokkuuden. EEA_FI

14 European Environment Agency 14. Ennen pilviperusteisen sähköpostipalvelun käyttöönottamista EYK testasi muutoksen mahdollisia vaikutuksia ja teki sen jälkeen riskinarvioinnin, joihin osallistuivat EYK:n tietotekniikka, laadunhallintaasiantuntijoita sekä tietosuojatoimihenkilö. Arviointiprosessin tuloksena vaadittiin lisäselvityksiä ja takeita tuottajalta, jotta voitaisiin varmistaa henkilötietojen käsittelyä koskevan EU:n lainsäädännön noudattaminen. Palvelun tuottaja vahvisti seuraavat asiat: - datakeskusten sijainti Euroopassa taataan (Dublin on ensisijainen paikka ja Amsterdam sen toisio- ja varmistuspaikka) ja yhteydenpito EYK:n ja datakeskusten välillä tapahtuu salatun tekstin avulla; - se noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta ja EU:n Safe Harbour -järjestelmän periaatteita; - se pyrkii ohjaamaan takaisin oikeudellisia kyselyjä tai ilmoittamaan viivytyksettä EYK:lle mahdollisista kyselyistä, jolloin nimittävä viranomainen voi tehdä tietoon perustuvan päätöksen tarvittavasta tietojen siirrosta mahdollisuuksen mukaan; - pilvipalvelut on sertifioitu uuden ISO 27018/2014 -sertifioinnin mukaisesti ja niitä arvioidaan säännöllisesti; - käytettävät turvatoimet mahdollistavat jatkuvan ja nopean päivityksen ja tietomurtojen paremman tunnistamisen, jäljittämisen ja analysoimisen. Näin ollen EYK:n kantana on, että jäljellä olevien riskien voidaan katsoa olevan hyväksyttäviä ja että niihin puututaan asianmukaisesti sopimuslausekkeiden mukaisesti. EYK tarkistaa kuitenkin ajoittain sopimuksen täytäntöönpanoa tavoitteena arvioida riskit uudelleen ja ottaa käyttöön tarvittavat ja korjaavat toimet. EYK ei katso, että pilvipalvelujen käytöllä on vaikutusta sen tietoja suojaaviin erioikeuksiin ja vapauksiin. Mitä tulee Euroopan unionin perusoikeuskirjan takaamaan oikeuteen yksityis- ja perhe-elämään, EYK on päivittänyt toimintaperiaatteitaan sähköpostin käyttämisen suhteen ja sisällyttänyt niihin henkilöstöä koskevan vastuuvapauslausekkeen henkilökohtaisten viestien rajoituksista sähköpostijärjestelmässä. EEA_FI