Kertomus Euroopan ympäristökeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta sekä keskuksen vastaus

Transkriptio

1 Kertomus Euroopan ympäristökeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2015 sekä keskuksen vastaus 12, rue Alcide De Gasperi - L Luxemburg Puh. (+352) Sähköposti: eca-info@eca.europa.eu eca.europa.eu

2 2 JOHDANTO 1. Euroopan ympäristökeskus (jäljempänä keskus ) perustettiin neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1210/90 1. Kööpenhaminassa sijaitsevan keskuksen tehtävänä on toteuttaa seurantaverkosto, jonka tarkoituksena on toimittaa komissiolle, parlamentille, jäsenvaltioille ja yleisemmin kansalaisille luotettavia tietoja ympäristön tilasta. Näiden tietojen on erityisesti mahdollistettava se, että Euroopan unioni ja jäsenvaltiot voivat toteuttaa ympäristönsuojelutoimia ja arvioida toimien vaikutuksia. 2. Taulukossa 1 esitetään keskuksen avainluvut 2. TAULUKKO 1: KESKUKSEN AVAINLUVUT Talousarvio (miljoonaa euroa) 52,6 49,2 Henkilöstö 31. joulukuuta Lähde: Keskuksen toimittamat tiedot. TARKASTUSLAUSUMAN PERUSTANA OLEVAT TIEDOT 3. Tilintarkastustuomioistuimen valitsema tarkastustapa käsittää analyyttiset tarkastustoimenpiteet, tapahtumien suoran testaamisen ja keskuksen valvontajärjestelmien keskeisten kontrollien arvioinnin. Tämän lisäksi hyödynnetään muiden tarkastajien työhön perustuvaa evidenssiä ja analysoidaan toimivan johdon vahvistusilmoitukset EYVL L 120, , s. 1. Lisätietoja keskuksen toimivaltuuksista ja toiminnasta esitetään sen sivustolla: Virkamiehiä, väliaikaisia toimihenkilöitä ja sopimussuhteisia toimihenkilöitä ja kansallisia asiantuntijoita.

3 3 TARKASTUSLAUSUMA 4. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 287 artiklan mukaisesti a) Keskuksen tilinpäätöksen, joka sisältää tilinpäätöslaskelmat 4 ja selvityksen talousarvion toteuttamisesta joulukuuta 2015 päättyneeltä varainhoitovuodelta, ja b) tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja asianmukaisuuden. Toimivan johdon velvollisuus 5. Toimiva johto vastaa keskuksen tilinpäätöksen laatimisesta ja sen oikein esittämisestä sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta 6. a) Keskuksen tilinpäätöksen laatimista koskeviin toimivan johdon velvollisuuksiin kuuluu suunnitella, ottaa käyttöön ja ylläpitää sisäisen valvonnan järjestelmä, jonka pohjalta on mahdollista laatia ja esittää oikein tilinpäätös, jossa ei ole petoksesta tai virheestä johtuvaa olennaista virheellisyyttä, valita asianmukaiset tilinpäätöksen laatimisperiaatteet ja soveltaa niitä komission tilinpitäjän vahvistamien kirjanpitosääntöjen 7 mukaisesti sekä laatia kirjanpidolliset arviot, jotka ovat kyseisissä olosuhteissa kohtuulliset. Toiminnanjohtaja vahvistaa keskuksen tilinpäätöksen sen jälkeen, kun keskuksen tilinpitäjä on laatinut tilinpäätöksen kaiken käytettävissä olevan tiedon pohjalta ja liittänyt tilinpäätökseen laatimansa ilmoituksen, jossa hän toteaa muun muassa saaneensa kohtuullisen varmuuden siitä, että tilinpäätös antaa kaikilta olennaisilta osiltaan oikean ja riittävän kuvan keskuksen taloudellisesta asemasta Sisältävät taseen, tuloslaskelman, rahavirtalaskelman, nettovarallisuuden muutoksia koskevan laskelman sekä yhteenvedon keskeisistä tilinpäätöksen laatimisperiaatteista ja muut liitetiedot. Sisältää talousarvion toteutumalaskelman liitteineen. Komission delegoitu asetus (EU) N:o 1271/2013 (EUVL L 328, , s. 42), 39 ja 50 artikla. Komission tilinpitäjän vahvistamat kirjanpitosäännöt perustuvat kansainvälisen tilintarkastajaliiton (International Federation of Accountants, IFAC) antamiin kansainvälisiin julkisen sektorin tilinpäätösstandardeihin (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS) tai, silloin kuin se on relevanttia, kansainvälisen tilinpäätösstandardeja käsittelevän elimen (International Accounting Standards Board, IASB) antamiin kansainvälisiin IAS/IFRStilinpäätösstandardeihin (International Accounting Standards/International Financial Reporting Standards).

4 4 b) Tilien perustana olevien toimien laillisuutta ja asianmukaisuutta sekä varainhoidon moitteettomuuden periaatteen noudattamista koskeviin toimivan johdon velvollisuuksiin kuuluu suunnitella, ottaa käyttöön ja ylläpitää vaikuttava ja tehokas sisäisen valvonnan järjestelmä, joka sisältää riittävän valvonnan ja tarkoituksenmukaiset toimenpiteet sääntöjenvastaisuuksien ja petosten estämiseksi sekä oikeudelliset toimet, joiden avulla tarvittaessa peritään takaisin aiheettomasti maksetut tai käytetyt varat. Tarkastajan velvollisuus 6. Tilintarkastustuomioistuimen vastuulla on antaa tarkastuksensa perusteella tarkastuslausuma Euroopan parlamentille ja neuvostolle 8 tilinpäätöksen luotettavuudesta sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Tilintarkastustuomioistuin toimittaa tarkastuksensa kansainvälisten tilinpäätösstandardien ja eettisten ohjeiden (IFAC) sekä ylimpien tarkastuselinten kansainvälisten standardien (INTOSAI) mukaisesti. Kyseisissä standardeissa edellytetään, että tilintarkastustuomioistuin suunnittelee ja toimittaa tarkastuksen siten, että sen avulla saadaan kohtuullinen varmuus siitä, onko keskuksen tilinpäätöksessä olennaisia virheellisyyksiä ja ovatko tilien perustana olevat toimet lailliset ja asianmukaiset. 7. Tarkastuksessa suoritetaan toimenpiteitä, joiden avulla hankitaan tarkastusevidenssiä tilinpäätökseen sisältyvistä luvuista ja siinä esitettävistä muista tiedoista sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Toimenpiteiden valinta perustuu tarkastajan harkintaan ja arvioon siitä, kuinka suuri on riski, että petoksesta tai virheestä johtuen tilinpäätökseen sisältyy olennainen virheellisyys tai tilien perustana olevien toimien kohdalla on jätetty olennaisella tavalla noudattamatta Euroopan unionin lainsäädännön vaatimuksia. Näitä riskejä arvioidessaan tarkastaja arvioi sisäisiä kontrolleja, jotka ovat relevantteja tilinpäätöksen laatimisen ja sen oikein esittämisen kannalta, sekä valvontajärjestelmiä, joiden avulla on tarkoitus varmistaa tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus. Tämän pohjalta tarkastaja suunnittelee olosuhteisiin nähden tarkoituksenmukaiset tarkastustoimenpiteet. Tarkastukseen kuuluu myös sovellettujen tilinpäätösperiaatteiden asianmukaisuuden ja esitettyjen kirjanpidollisten arvioiden kohtuullisuuden sekä tilinpäätöksen yleisen esittämistavan arvioiminen. EU:n varainhoitoasetuksen 208 artiklan 4 kohdassa säädetyn mukaisesti 9 tilintarkastustuomioistuin on tätä kertomusta ja tarkastuslausumaa 8 9 Asetus (EU) N:o 1271/2013, 107 artikla. Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) N:o 966/2012 (EUVL L 298, , s. 1).

5 5 laatiessaan ottanut huomioon riippumattoman ulkopuolisen tarkastajan keskuksen tilien osalta suorittaman tarkastustyön. 8. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että se on saanut tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä tarkastuslausumansa perustaksi. Lausunto tilien luotettavuudesta 9. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että keskuksen taloudellinen asema 31. päivänä joulukuuta 2015 sekä sen toimien tulokset ja rahavirrat mainittuna päivänä päättyneeltä varainhoitovuodelta on esitetty tilinpäätöksessä kaikilta olennaisilta osiltaan oikein keskuksen varainhoitoa koskevien säännösten ja komission tilinpitäjän vahvistamien kirjanpitosääntöjen mukaisesti. Lausunto tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta 10. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että keskuksen 31. päivänä joulukuuta 2015 päättyneeltä varainhoitovuodelta annetun tilinpäätöksen perustana olevat toimet ovat kaikilta olennaisilta osiltaan lailliset ja asianmukaiset. 11. Jäljempänä esitettävät huomautukset eivät aseta tilintarkastustuomioistuimen lausuntoja kyseenalaiseksi. MUITA HUOMAUTUKSIA 12. Tarkastetuista hankintamenettelyistä kävi ilmi, että keskus teki puitesopimuksia yhden ainoan toimeksisaajan kanssa, ja näitä puitesopimuksia käytetään erilaisiin palveluihin erityisten kiinteään hintaan perustuvien sopimusten alaisuudessa. Toimittaessa niin, että pyydetään puitesopimusten alaisuudessa kiinteää hintatarjousta yhdeltä ainoalta toimeksisaajalta, hintakilpailu häviää ja riippuvuus kyseisestä toimeksisaajasta lisääntyy. Keskuksen olisi tehtävä sopimuksia useiden palveluntoimittajien kanssa uudelleenkilpailuttamisen tai suorien palvelusopimusten avulla, mikäli mahdollista. AIEMPINA VUOSINA ESITETTYJEN HUOMAUTUSTEN SEURANTA 13. Liitteessä I on yhteenveto korjaavista toimenpiteistä, jotka keskus on toteuttanut tilintarkastustuomioistuimen aiempina vuosina esittämien huomautusten perusteella.

6 6 Tilintarkastustuomioistuimen IV jaosto on tilintarkastustuomioistuimen jäsenen Baudilio TOMÉ MUGURUZAN johdolla hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 13. syyskuuta 2016 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta (s) Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA presidentti

7 1 Liite I Aiempina vuosina esitettyjen huomautusten seuranta Vuosi Tilintarkastustuomioistuimen huomautus Vuonna 2012 keskus myönsi avustuksia kolmesta suuresta avustusohjelmasta 1 eurooppalaisten ympäristöalan laitosten ja elinten, YK:n järjestöjen ja kansallisten ympäristöalan organisaatioiden yhteenliittymille. Vuonna 2012 avustusmenojen kokonaismäärä oli 11,9 miljoonaa euroa; niiden osuus kaikista toimintamenoista oli 27 prosenttia. Keskus toimittaa ennen edunsaajien ilmoittamien kulujen korvaamista ennakkotarkastuksia, joissa menoilmoitukset analysoidaan asiakirjojen perusteella. Se ei yleensä saa edunsaajilta ilmoitettujen henkilöstökulujen tukikelpoisuuden ja oikeellisuuden vahvistavia asiakirjoja; suurin osa kuluista on henkilöstökuluja 2. Vuonna 2013 keskus myönsi avustuksia viidestä suuresta avustusohjelmasta 3 eurooppalaisten ympäristöalan laitosten ja elinten, YK:n järjestöjen ja kansallisten ympäristöalan organisaatioiden yhteenliittymille. Vuonna 2013 avustusmenojen kokonaismäärä oli 13,9 miljoonaa euroa; niiden osuus toimintamenojen kokonaismäärästä oli 31 prosenttia. Keskus toimittaa ennakkotarkastuksia, joissa kuluilmoitukset analysoidaan asiakirjojen perusteella. Keskus tehosti tilintarkastustuomioistuimen viime vuonna esittämän huomautuksen perusteella tarkastuksiaan, jotka koskevat avustusohjelmien yhteydessä korvattavaksi ilmoitettujen henkilöstökulujen tukikelpoisuutta ja oikeellisuutta, sillä kyseiset kulut muodostavat suurimman osan kuluista. Edunsaajista poimitun otoksen osalta hankittiin ajankäyttölomakkeet, joiden avulla tarkastettiin ilmoitetut palkkakulut. Palkkakuitteja ei kuitenkaan saatu. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastamista tapahtumista hankittiin todentavat asiakirjat, joiden perusteella saatiin kohtuullinen varmuus tapahtumien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta. Korjaavan toimenpiteen tilanne (Toteutettu / Kesken / Tekemättä / Ei relevantti) Toteutettu Toteutettu

8 2 Vuosi 2012 ja Tilintarkastustuomioistuimen huomautus [Avustusohjelmien yhteydessä ilmoitetut] kulut tarkastetaan (jälkikäteen) edunsaajan tasolla paikan päällä vain harvoin 4. Nykyisten kontrollien avulla saadaan vain rajallinen varmuus edunsaajien ilmoittamien kulujen tukikelpoisuudesta ja oikeellisuudesta. Keskus käynnisti vuonna 2014 tarjouspyyntömenettelyn tietoteknisiä ja maantieteellisiä tietojärjestelmiä koskevien konsulttipalvelujen hankintaa varten. Tarkoituksena oli tukea viitetietojärjestelmäosion täytäntöönpanoa sekä tarjota keskukselle tukea muissa Copernicusohjelmaan liittyvissä toimissa yhteensä 1,7 miljoonan euron arvosta. Teknisissä eritelmissä ei määritetty tarjouspyynnössä esitettyä keskeistä näkökohtaa, joka koski "tiedossa olevia puutteita". Selkeämmät tarjouseritelmät olisivat edistäneet hankintamenettelyn vaikuttavuutta ja siihen kohdistuvaa kilpailua. Keskus on alkanut soveltaa avustuksiin uutta ennakko- ja jälkitarkastusstrategiaa, mutta tarkastusmenetelmiä ei ole vielä dokumentoitu. Kuluilmoitusten laadinnasta on kuitenkin annettu ohjeet edunsaajille (Euroopan teemakeskukset). Tarkastetuissa avustuksia koskeneissa tapahtumissa havaittiin tästä huolimatta puutteita. Erään teemakeskuksen tapauksessa tarkastuksen suorittaja oli havainnut kuluilmoituksessa tukeen oikeuttamattomia menoja, mutta tulojen ja menojen hyväksyjä hyväksyi ilmoitetun määrän kokonaisuudessaan. Eräässä toisessa tapauksessa kuluilmoitukseen sisältynyt määrä maksettiin kokonaisuudessaan, vaikka useimmat ennakkotarkastukseen valitut yhteistyökumppanit eivät olleet toimittaneet vaadittuja asiakirjoja keskukselle. Lisäksi sisäinen tarkastaja osallistui sekä ennakko- että jälkitarkastukseen, vaikka ne ovat keskenään yhteensopimattomia tehtäviä. On syytä panna merkille, että tilintarkastustuomioistuin ja keskus ovat käyneet keskustelua ennakkotarkastusjärjestelmästä vuodesta 2012 lähtien. Korjaavan toimenpiteen tilanne (Toteutettu / Kesken / Tekemättä / Ei relevantti) Kesken 5 Ei relevantti Toteutettu Ei relevantti Kesken

9 3 Vuosi 2014 Tilintarkastustuomioistuimen huomautus Keskus on tehnyt tukipalvelusopimuksen pilvipalveluiden tarjoajan kanssa hyödyntäen tietotekniikan pääosaston tekemää toimielinten yhteistä hankintasopimusta. Tukipalvelusopimus kattaa myös sähköpostipalvelut. Sopimusehdoissa ei määritetä riittävän tarkasti keskuksen tietojen sijaintia. Toimeksisaaja on pidättänyt itsellään oikeuden siirtää keskuksen tietoja Euroopan unionin maantieteellisen alueen ulkopuolelle ilman erillistä ilmoitusta. Esimerkiksi viiveistä aiheutuviin ongelmiin puuttuminen saattaa edellyttää reititystietojen kopiointia eri alueilla sijaitseviin tietokeskuksiin. Keskus ei näin ollen ole varmistanut, että siihen sovellettavat Euroopan yhteisöjen erioikeudet ja vapaudet kyetään takaamaan ja että palveluntarjoaja noudattaa täysimääräisesti Euroopan unionin perusoikeuskirjan 7 artiklassa määritettyä yksityisyyden suojaa. Korjaavan toimenpiteen tilanne (Toteutettu / Kesken / Tekemättä / Ei relevantti) Tekemättä Euroopan teemakeskukset, eurooppalainen naapuruuden ja kumppanuuden väline sekä ympäristön ja turvallisuuden maailmanlaajuisen seurannan ensivaiheen toiminta. Todentavat asiakirjat pyydetään ja analysoidaan, kun kyse on muuntyyppisistä kustannuksista (eli alihankinnasta tai laitehankinnoista). Euroopan teemakeskukset, eurooppalainen naapuruuden ja kumppanuuden väline, ympäristön ja turvallisuuden maailmanlaajuisen seurannan ensivaiheen toiminta, ympäristön ja turvallisuuden maailmanlaajuinen seuranta (GMES in-situ coordination, GISC) sekä liittymistä valmisteleva tukiväline (IPA2). Vuonna 2012 ja vuonna 2011 toimitettiin yksi ennakkotarkastus, jossa tarkastettiin yhden edunsaajan valvontajärjestelmät. Vuonna 2010 toimitettiin yksi ennakkotarkastus, jossa tarkastettiin yhden edunsaajan ilmoittamien menojen tukikelpoisuus. Keskus toimitti paikalla viisi jälkitarkastusta, jotka liittyivät viidelle eurooppalaiselle teemakeskukselle varainhoitovuosina 2015, 2014 ja 2013 suoritettuihin maksuihin.

10 4 6 Keskus pitää asiaa loppuun käsiteltynä sopimusmuutosten jälkeen. Tilintarkastustuomioistuimen arvio ottaa huomioon vireillä olevan oikeustapauksen Microsoft vs. Yhdysvallat (nro cv) käsittelyn tulokset.

11 European Environment Agency VIRASTON VASTAUS 11. Virasto haluaa korostaa, että satelliittikuvien tuotannon ja analysoinnin markkinoilla kilpailu on verrattain rajallista johtuen kyseisillä aloilla toimivien palveluntarjoajien pienestä määrästä ja sovellettujen hintojen vakaudesta ja yhteneväisyydestä. Tämän lisäksi toimitettavien palvelujen tekninen luonne ja vaikeusaste edellyttävät eri asiantuntemusten yhdistämistä. Tähän näillä markkinoilla toimivat palveluntarjoajat pystyvät ainoastaan yhdistämällä voimavaransa yhteenliittymän muodossa. Tästä johtuen tehtiin tietoinen valinta siitä, että puitesopimus tehdään yhden talouden toimijan kanssa. Päätös perustuu pikemminkin tosiasioihin kuin olettamuksiin pohjautuvaan arviointiin. Liite I, huomautukset 2012 ja 2013: Varainhoitovuosien 2012 ja 2013 avustuksia koskevista tilintarkastustuomioistuimen huomautuksista johtuen tehtiin viisi ennakkotarkastusta paikan päällä. Ne koskivat Euroopan teemakeskuksille varainhoitovuosina 2013, 2014 ja 2015 suoritettuja maksuja. Paikan päällä tehtävät tarkastukset koskivat 20:tä prosenttia kaikkien edunsaajien ilmoittamista henkilöstöön liittyvistä kokonaiskuluista, ja 0,12:n prosentin tarkastetuista kuluista todettiin olevan avustuskelpoisuuden piiriin kuulumattomia. Toukokuussa 2014 laadittiin Euroopan teemakeskuksiin sovellettavat EYK:n toimintaperiaatteet tarkastuksille. Niillä varmistetaan, että pyydettyihin tukiasiakirjoihin perustuvilla tarkastuksilla varmennetaan edunsaajien ilmoittamien kulujen tukikelpoisuus ja oikeellisuus. Näitä toimintaperiaatteita on tarkastettu lokakuussa 2015, ja siitä lähtien sisäisen tarkastuksen yksikkö on suorittanut ainoastaan paikan päällä tehtäviä jälkitarkastuksia, joista ensimmäinen tehtiin keväällä Vuonna 2015 suoritettuun ulkopuoliseen arvioon viitaten viraston sisäisen tarkastuksen yksikön vahvistettiin tämän lisäksi noudattavan IIA:n standardeja, joilla arvioidaan erityisesti toiminnan riippumattomuutta. EEA - FI