TIETOSUOJASELOSTE 1. Yleistä ( Pallas Rakennus yhtiö tietosuojalainsäädäntö rekisteröity 2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Transkriptio

1 TIETOSUOJASELOSTE 1. Yleistä Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja Pallas Rakennus Oy ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvat alueyhtiöt ( Pallas Rakennus tai yhtiö ) kerää, miten Pallas Rakennus käsittelee henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita Pallas Rakennus noudattaa henkilötietojen käsittelyssä. Pallas Rakennus kiinnittää erityistä huomiota tietojen suojaamiseen. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä (yhdessä tietosuojalainsäädäntö ). Tietosuojasta huolehtiminen on osa kaikkea toimintaamme. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Pallas Rakennuksen tarjoamiin rakennus-, urakointi-, korjaus- ja kiinteistöpalveluihin, asuntojen ja liike- sekä toimitilojen myymiseen ja vuokraamiseen sekä muihin yhtiön tarjoamiin palveluihin niin yhtiön toimistossa, kohteissa kuin verkkosivuilla sekä sosiaalisen median palveluissa. Asiakkaiden henkilötietojen ohella tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn, jotka ovat kiinnostuneita Pallas Rakennuksen tuotteista ja palveluista. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan Pallas Rakennuksen yritysasiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, toimittajien, palveluntarjoajien ja alihankkijoiden edustajien sekä Pallas Rakennuksen kiinteistöissä ja urakkakohteissa vierailevien henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn. Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä ( rekisteröity ) koskevia tietoja, joista henkilö voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuojalainsäädännössä on määritelty. 2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava Rekisterinpitäjä: Pallas Rakennus Oy (y-tunnus: ) Koivuvaarankuja 2, Vantaa Puhelin: Sähköposti: info@pallasrakennus.fi Pallas Rakennus on asunto- ja toimitilarakentamiseen erikoistunut rakennuskonserni, joka toimii koko Suomessa. Konserniin kuuluu Pallas Rakennus Oy:n lisäksi seuraavat alueyhtiöt: Pallas Rakennus Etelä-Suomi Oy, Pallas Rakennus Itä-Suomi Oy, Pallas Rakennus Kaakkois-Suomi Oy, Pallas Rakennus Länsi-Suomi Oy, Pallas Rakennus Lappi Oy, Pallas Rakennus Päijät-Häme Oy sekä Pallas Rakennus Pohjanmaa Oy. Pallas Rakennus Oy:n tietosuojavastaava: Anita Immonen Yhteystiedot: anita.immonen@pallasrakennus.fi,

2 3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten: Käsittelyn tarkoitus yhtiön ja sen hankkimien tuotteiden ja palveluiden tarjouksiin, tilauksiin, tiedusteluihin ja sopimusten toteuttamiseen (kuten yhteydenotot, tapaamiset, tuotteiden ja palvelujen hallinta, maksut, ilmoitukset, palautteet ja asiakaspalvelu) lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, kuten verolainsäädännön, kirjanpitolainsäädännön, työturvallisuuslain, tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain mukaisiin velvoitteisiin yhtiön hankkeiden toteuttamiseen ja näihin liittyviin velvoitteiden ja vastuiden hoitamiseen riskienhallintaan, turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen kiinteistöjen, kohteiden ja omaisuuden sekä henkilöiden turvallisuuden varmistamiseen tuotteiden ja palvelujen ylläpitoon, kehittämiseen, laadunvarmistamiseen ja tiedottamiseen liiketoiminnan suunnitteluun ja kehitykseen palveluita koskevaan henkilöön kohdennettuun (personoituun) asiakaspalveluun ja asiakasviestintään sekä palveluiden käytön seurantaan markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille sähköiseen suoramarkkinointiin koskien vastaavia tuotteita ja palveluja kuin henkilö on tilannut / ostanut vapaaehtoisten tapahtumien ja palvelujen hallintaan sähköinen, henkilökohtainen suoramarkkinointi Oikeusperuste Sopimus tai sen valmistelu. Lakisääteinen velvoite. Sopimus, lakisääteinen velvoite ja oikeutettu etu toteuttaa liiketoimintaa tyydyttääkseen nykyisten ja tulevien asiakkaiden tarpeita Lakisääteinen velvoite huolehtia mm. tietojen ja henkilöiden turvallisuudesta ja estää väärinkäytöksiä sekä oikeutettu etu suojella omaisuutta. Oikeutettu etu informoida tuotteista ja palveluista nykyisille ja mahdollisille tuleville asiakkaille sekä kehittää tuotteista ja palveluista entistä laadukkaampia. Suostumus osallistua tiettyyn tapahtumaan tai tietynlaiseen markkinointiin (esim. sähköinen suoramarkkinointi). Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus (ks. rekisteröidyn oikeudet jäljempänä).

3 4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät sekä tietosisältö ja tietolähteet Yhtiö kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja: Henkilötietoryhmä Esimerkkejä tietosisällöstä Yhteystiedot Tunnistamistiedot Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot Asiakastapahtumatiedot sekä sopimustiedot Luettelo yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä Työmaan päätoteuttajan tiedonantovelvollisuuden nojalla kerättävät tiedot Tilaajan selvitysvelvollisuuden perusteella kerättävät tiedot Muu rakentamisen tai korjaamisen kohteisiin liittyvä materiaali Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Henkilötunnus, muu vastaava kansallinen tunnus ja syntymäaika. Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot sekä muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot kuten asiakasnumero. Yhtiön ja rekisteröidyn tai yhtiön ja rekisteröityä edustavan yhteisön välisessä sopimuksessa ja muussa dokumentaatiossa olevat henkilötiedot, asiakaspalautteet, reklamaatiot ja muu kommunikaatio rekisteröidyn ja yhtiön välillä sekä ja muut asiointiedot. Työturvallisuuslain (738/2002) 52b :n mukainen luettelo yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä. Verotusmenettelylain (1558/1995) 15b :n nojalla kerättävät tiedot verovalvontaa varten. Tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain (1233/2006) nojalla kerättävät tiedot. Kohteen hallinnointiin tarvittavat henkilötiedot. Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja yhtiön palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi, verkkoosoite, istunnon aika ja kesto. Lisätietoja evästeiden ja muiden teknisten seurantakeinojen käytöstä löydät yhtiön evästekäytännöstä. Rekisteröidyn oikeuksien hallinta kuten suostumukset ja kiellot Markkinointikiellot ja suostumukset.

4 Rekisteröidyn oikeuksiin liittyvä kommunikointi ja toimenpiteet (ks. rekisteröidyn oikeudet jäljempänä). Muut vapaaehtoisesti annetut (lisä)tiedot Kauppaan tai markkinointiin / markkinointitapahtumaan liittyvät toiveet ja mieltymykset. Henkilötietojen antaminen on pääasiassa välttämätöntä yhtiön ja rekisteröidyn välisen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä yhtiön palveluiden tuottamiseksi. Mikäli rekisteröity ei anna tarvittavia henkilötietoja, esimerkiksi sopimuksen tekeminen tai toteuttaminen tai lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen voivat estyä. Lisätietoja kohdassa Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot mainituista tiedoista löydät yhtiön evästekäytännöstä. Vapaaehtoisten lisätietojen antaminen ei ole välttämätöntä, mutta tarpeellista, jos rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada toiveitaan ja mieltymyksiään vastaavaa palvelua. Tietolähteet: Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi tarjouksen tekemisen yhteydessä, kauppasopimuksen solmimisen yhteydessä tai asiakassuhteen aikana. Rekisteröity on voinut antaa yhtiölle tietoja vieraillessaan yhtiön verkkosivuilla, toimitiloissa tai urakkakohteissa. Lisäksi tietoja voidaan kerätä henkilön luvalla markkinoinnin yhteydessä. Muista lähteistä kerätyt tiedot: Yhtiö saattaa käyttää markkinoinnissaan ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointiin. Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Lisäksi tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten Asiakastiedolta. Toimittajat, alihankkijat, urakoitsijat, yhteistyökumppanit ja muut sidosryhmät toimittavat rekisteröityjen henkilötietoja lainsäädännön ja sopimusvelvoitteiden edellyttämissä tilanteissa. Yhtiö hyödyntää myös verkkosivuilla seuranta- ja analytiikkapalveluja, joiden kautta kerätään evästeitä ja muita teknisiä tunnistetietoja. 5. Henkilötietojen säilyttäminen Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet). Yhtiö voi myös säilyttää tietoja pidempään, jos niitä tarvitaan erimielisyyksien oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi taikka vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi. Henkilötietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus. Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan sekä tarpeellisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen Sopimuksiin liittyviä asiakirjoja säilytetään pääasiallisesti vähintään 10 vuotta kirjanpitolain ja niihin liittyvien vastuiden hallinnan edellyttämän ajan mukaisesti. Rakennushankkeisiin liittyviä asiakirjoja

5 säilytetään pääasiallisesti 11 vuotta ellei yhtiöitä velvoittavassa lainsäädännössä tai yhtiön muiden velvoitteiden taikka oikeuksien toteuttamisen takia ole perusteita säilyttää tietoja pidempään. Luettelo yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä säilytetään kuuden vuoden ajan sen vuoden päättymisestä, jona työmaa valmistui. Työmaan päätoteuttajan tiedonantovelvollisuuden nojalla kerättävät tiedot säilytetään kuuden vuoden ajan sen vuoden päättymisestä, jona työmaa valmistui. Yhteisöjen osalta yhteisön edustajan henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana yhtiön suuntaan. Markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kun rekisteröity on tietyn markkinointiaktiviteetin kohteena esim. osallistuu tapahtumaan tai häneen ollaan yhteydessä tietyistä palveluista tai tuotteista. Henkilötietojen käsittelyn suostumuksia, kieltoja ja rajoituksia säilytetään myös niin kauan kuin ne ovat voimassa. Lisätietoja säilytysajoita saa yhtiöltä (ks. Rekisterinpitäjän yhteystiedot). 6. Henkilötietojen siirrot ja vastaanottajat Pallas Rakennus Oy:n kanssa samaan konserniin kuuluvat alueyhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Käytämme tämän tietosuojaselosteen mukaisesti henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia ja alihankkijoita. Varmistamme sopimusvelvoitteilla, että rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi IT- järjestelmiä, kiinteistöpalveluita, tavarantoimituksia sekä talous- markkinointi- ja lakipalveluita ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat sekä käyttämämme urakoitsijat ja alihankkijat. Tarkemmat tiedot tahoista, joille henkilötietoja siirretään, saa tarvittaessa yhtiöltä (ks. yhteystiedot tämän tietosuojaselosteen alussa). Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa. Yhtiö voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi yhtiö voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli yhtiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä. Mikäli yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietojen luovutus kolmannelle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse. 7. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen.

6 Paperiset materiaalit säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa, ja paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista. Yhtiö voi tämän ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti. 9. Rekisteröityjen oikeudet Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet. Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa. Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista. Yhtiö poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon. Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn, kuten markkinointiin. Oikeus peruuttaa suostumus Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus koska tahansa. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumus. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn. Oikeuksien toteuttaminen Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä, kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tässä tietosuojaliitteessä mainittuihin yhteystietoihin (yhteystiedot tietosuojaselosteen kohdassa 2). Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä takia saatamme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihin liittyvä velvoite tai vaade.

7 10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Pyydämme kuitenkin ensisijaisesti selvittämään asian yhtiön kanssa. 11. Muutokset tietosuojaselosteeseen Yhtiö kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Muutoksista ilmoitetaan yhtiön verkkosivuilla ja olennaisista muutoksista tiedotetaan rekisteröidyille tarvittaessa. Tietosuojaseloste on julkaistu , versio 1.0 Versionhallinta Versio Muutos Päivämäärä