Jyväskylän kaupunki - Sivistyksen toimiala. Liikuntapalveluiden rekisterit - Tietosuojaselosteet

Transkriptio

1 Jyväskylän kaupunki - Sivistyksen toimiala Liikuntapalveluiden rekisterit - Tietosuojaselosteet

2 LIIKUNTAPALVELUIDEN REKISTERIT TIETOSUOJASELOSTEET Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispäivä

3 Sisällys Tietosuojaselosteen osat... 4 Liikuntaryhmien ja kurssien asiakasrekisteri... 6 Liikuntaneuvonnan asiakasrekisteri... 9 Liikunta-avustajakorttien käyttäjärekisteri Vertaisohjatun liikunnan rekisteri vertaisohjaajista Liikuntaluotsitoiminnan rekisteri Tilavarausten ja avustusten yhteystietorekisteri Seniorikorttiasiakkaiden asiakasrekisteri Uimahallien asiakasrekisteri... 23

4 4 Tietosuojaselosteen osat 1. Rekisterinpitäjä Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan henkilöä, yhteisöä tai säätiötä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä sen käytöstä. Rekisterinpitäjänä on esimerkiksi yritys, viranomainen tai yhdistys, ei tietty osasto, työntekijä tai rekisteriä teknisesti ylläpitävä ATK-alan palveluyritys. Jos rekisterinpitäjällä ei ole toimipaikkaa Euroopan Unionin alueella, mutta se käyttää Suomessa sijaitsevia laitteita muuhunkin henkilötietojen käsittelyyn kuin vain siirtoon tämän alueen kautta, rekisterinpitäjän on nimettävä Suomessa oleva edustaja. Tämä edustaja yhteystietoineen merkitään rekisterinpitäjän nimen ohella kohtaan Rekisterin yhteyshenkilö Yhteyshenkilölle voidaan esittää erilaisia henkilötietojen käsittelyä koskevia tiedusteluja. 3. Rekisterin nimi Henkilörekisterille annetaan nimi, joka ilmaisee rekisterin käyttötarkoituksen. 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus Henkilötietojen käsittely kertoo, minkä rekisterinpitäjän tehtävän hoitamiseksi henkilörekisteri on perustettu. Henkilötietoja voidaan käsitellä esimerkiksi asiakassuhteen, palvelussuhteen tai jäsenyyden hoitamiseksi. Kohdassa voidaan mainita mihin lain säännökseen henkilötietojen käsittely perustuu (esim. henkilötietolain 8 tai 4 luku tai erityislain säännös). Jos henkilötietojen käsittely on ulkoistettu, asia voidaan mainita tässä kohdassa. 5. Rekisterin tietosisältö Selosteeseen merkitään ne tiedot tai tietotyypit, joita rekisteröidystä voidaan tallettaa. Henkilön yksilöintitiedot eritellään (esim. nimi, syntymäaika ja yhteystiedot). Muilta osin voi riittää tietotyyppien tai ryhmien kuvaus (esim. tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta). Tiedot voidaan ryhmitellä väliotsikoiden avulla. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Kuvaus siitä, mistä reksiteriin talletettavat tiedot säännönmukaisesti saadaan. Tietoja voi kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa, niitä voidaan saada rekisteröidyltä itseltään tai luovutuksina muista henkilörekistereistä. Jos tietoja saadaan luovutuksena muualta, ilmoita millä perusteella luovutus tapahtuu. Perusteena voi olla esimerkiksi rekisteröidyn suostumus tai lain säännös. Henkilötietolaki ei edellytä säännönmukaisten tietolähteiden ilmoittamista, mutta se on tarkoituksenmukaista henkilötietojen käsittelyn kuvaamisen kannalta. 7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Luovutetaanko henkilötietoja säännönmukaisesti? Jos tietoja luovutetaan, kenelle niitä luovutetaan. Kerro, mitä tietoja luovutetaan ja mihin luovuttaminen perustuu. Luovutuksen perusteena voi olla rekisteröidyn suostumus tai lain säännös. Henkilötietojen käsittelyn ulkoistamistilanteisiin liittyvä tietojen antaminen toimeksi saaneelle ei ole henkilötietojen luovuttamista. Ilmoita mahdollisesta ulkoistamisesta selosteen kohdassa 4.

5 5 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Siirretäänkö henkilötietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle? 9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Manuaalisen aineiston osalta suojausta voidaan kuvata maininnalla säilytyksestä lukitussa tilassa. ATK:lla käsiteltävien tietojen osalta ilmoitetaan, miten tiedot on suojattu organisaation ulkopuolisilta sekä miten niiden käyttöoikeudet on rajattu organisaation sisällä. Kerro suojauksen yleisistä periaatteista. Älä ilmoita tietoturvaa vaarantavia yksityiskohtia. Kohtaan on myös hyvä merkitä, onko rekisteriin talletetut henkilötiedot säädetty salassa pidettäviksi. 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Kerro, että pääsääntöisesti jokaisella on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa. Ilmoita, miten pyyntö tulee tehdä ja mihin se osoitetaan. Lisätietoja tarkastusoikeudesta Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista On tärkeä kertoa, että jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Ilmoita, miten pyyntö tulee tehdä ja mihin se osoitetaan. Lisätietoja tiedon korjaamisesta Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet Henkilötietolain 30 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoita rekisteröidylle hänen oikeuksistaan sekä miten niitä käytetään.

6 6 Liikuntaryhmien ja kurssien asiakasrekisteri 1. Rekisterinpitäjä Jyväskylän kaupunki, kulttuuri- ja liikuntalautakunta 2. Rekisterin yhteyshenkilö Palvelujohtaja Ari Karimäki Palveluesimies Kirsi Pelo-Arkko Puh Puh Sivistyksen toimialan tietosuojavastaava Kaupungin tietosuojavastaava Timo Piiparinen Liina Kuusela Puh Puh Rekisterin nimi Liikuntaryhmien ja kurssien asiakasrekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus Liikuntaryhmien ja kurssien asiakassuhteen hoitaminen ja tilastointi. Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään. Rekisterissä olevat ryhmien osallistujia koskevat tiedot ovat välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä ryhmiin ja jotta laskutus kohdentuu oikein. 5. Rekisterin tietosisältö Asiakastietojärjestelmä - nimi ja yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) - henkilötunnus (tarvittaessa laskutusta varten) - alaikäisen asiakkaan kohdalla huoltajan henkilötunnus (tarvittaessa laskutusta varten) - erityisen tuen tarpeet (tarvittaessa) Tilastointi -excel - Ryhmätiedot (ei henkilötietoja) Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Asiakas antaa tiedot - Sähköinen ilmoittautuminen - Erillinen ilmoittautuminen

7 7 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Soveltavan liikunnan ryhmissä - Eri oppilaitosten opiskelijat käyvät tutustumassa lähes kaikissa soveltavan liikunnan ryhmissä. Opiskelijat avustavat ryhmäläisiä liikunta-suorituksissa. Opiskelijoilla annetaan tarvittavat tiedot asiakkaista, jolla pyritään lisäämään turvallisuutta ja tavoitteellista toimintaa ryhmissä. Asiakkaan sukunimeä eikä diagnoosia kerrota. Opiskelijat ovat ryhmissä kerrasta useisiin ryhmäkertoihin. Muuten rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön kuin perintätapauksissa 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Rekisteri sisältää sekä julkista että salassa pidettävää tietoa. Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan liikuntapalvelujen sisäiseen käyttöön. Asiakkaan tietoja käsitteleville käyttäjille määritellään henkilökohtaiset käyttöoikeudet Hellewi-järjestelmään. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus. Järjestelmässä on useita eri käyttäjätasoja. Tietojen katseluoikeus rajataan käyttöoikeuksin. Järjestelmässä voidaan rajata tietojen näkymistä käyttäjäkohtaisesti henkilön toimenkuvan mukaan. Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Salaamatonta yhteyttä palvelimelle ei voi muodostaa. Manuaalinen aineisto - Esitietolomakkeet - Ryhmätietolomakkeet - Lomakkeet säilytetään kurssinjärjestäjän toimesta lukitussa tilassa - Lomakkeet hävitetään kauden päätyttyä Sähköinen aineisto - Hellewi-järjestelmä 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on henkilötietolain :n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Tietopyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon. Tietopyyntölomakkeita löytyy osoitteesta Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilöt. Tiedon korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon.

8 8 12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet Henkilötietolain 30 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoita rekisteröidylle hänen oikeuksistaan sekä miten niitä käytetään.

9 9 Liikuntaneuvonnan asiakasrekisteri 1. Rekisterinpitäjä Jyväskylän kaupunki, kulttuuri- ja liikuntalautakunta 2. Rekisterin yhteyshenkilö Palvelujohtaja Ari Karimäki Palveluesimies Kirsi Pelo-Arkko Puh Puh Sivistyksen toimialan tietosuojavastaava Kaupungin tietosuojavastaava Timo Piiparinen Liina Kuusela Puh Puh Rekisterin nimi Liikuntaneuvonnan asiakasrekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus Liikunnanohjaajat pitävät omassa ohjauksessaan olevista liikuntaneuvonnan asiakkaista rekisteriä. Rekisteritietoja käytetään liikunnanohjaajan ja asiakkaan välisen asiakassuhteen ylläpitämiseen. 5. Rekisterin tietosisältö Liikuntaneuvonta-asiakkaiden tiedot - Nimi, osoite, puhelinnumero, mahdollinen sähköpostiosoite - Henkilötunnus (lähetteellä tulleet asiakkaat, joiden palaute liikuntaneuvonnasta toimitetaan lähettävälle taholle, esim. perusterveydenhuolto) - Terveystietoja (liikuntaneuvonnan kannalta oleelliset tiedot, mitkä vaikuttavat liikkumiseen). Tilastointi-excel - asiakasmäärät - ikä - liikuntaneuvontaan tulon pääasiallinen syy (ennalta määritetyt tuloluokat) - liikuntaneuvonnassa saavutetut tulokset (ennalta määritetyt tulosluokat) Kaikki tiedot tilastoidaan anonyymisti, ei sisällä henkilötietoja Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Lähetteellä tullut asiakas antaa luvan lähettävälle taholle liikuntaneuvontalähetteen eteenpäin toimittamiselle liikuntapalveluille. Lähetteet toimitetaan liikuntapalveluille postitse. Asiakas antaa itse tietoja henkilökohtaisessa liikuntaneuvontatapaamisessa (esitietolomake ja keskustelu).

10 10 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Liikuntaneuvonnan palautteet toimitetaan postitse asiakkaan luvalla lähettävälle taholle. Lupa tietojen antamiseen pyydetään ensimmäisessä liikuntaneuvontatapaamisessa. Muuten rekisterin tietoja ei luovuteta. 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Rekisteri on tarkoitettu liikunnanohjaajan ja asiakkaan välisen asiakassuhteen ylläpitämiseen. Palvelu on osa liikuntaneuvonnan palveluketjua. Lähetteellä tulleiden asiakkaiden liikuntaneuvonnan etenemisestä toimitetaan palaute postitse lähettävälle taholle asiakkaan suostumuksella. Liikuntaneuvonta on henkilökohtaista. Liikuntaneuvojana toimii koko neuvontaprosessin ajan sama liikunnanohjaaja. Asiakkaan tiedot ovat vain liikuntaneuvonjana toimivan liikunnanohjaajan hallinnassa. Manuaalinen aineisto - Mahdollinen lähete - Esitietolomake - Seurantalomake Lomakkeet säilytetään lukitussa tilassa. Lomakkeet hävitetään asiakassuhteen päätyttyä. Sähköinen aineisto - Asiakastapaamisten kirjaus tietokoneella liikunnanohjaajan työkansioon, verkkolevylle. - Verkkolevyä säilytetään palvelimella lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain asianomaisella henkilöllä sekä kaupungin tietohallinnon ICT- henkilöstöllä Rekisteröidyn tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on henkilötietolain :n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Tietopyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon. Tietopyyntölomakkeita löytyy osoitteesta Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilöt. Tiedon korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet Henkilötietolain 30 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoita rekisteröidylle hänen oikeuksistaan sekä miten niitä käytetään.

11 11 Liikunta-avustajakorttien käyttäjärekisteri 1. Rekisterinpitäjä Jyväskylän kaupunki, kulttuuri- ja liikuntalautakunta 2. Rekisterin yhteyshenkilö Palvelujohtaja Ari Karimäki Vastaava liikunnanohjaaja Heli Sohkanen Puh Puh Sivistyksen toimialan tietosuojavastaava Kaupungin tietosuojavastaava Timo Piiparinen Liina Kuusela Puh Puh Rekisterin nimi Liikunta-avustajakorttien käyttäjärekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus Liikunta-avustajakortin myöntämisperusteiden todentaminen ja myönnettyjen korttien tilastointi Liikunta-avustajakorttihakemukseen liitetään lausunto tai todiste merkittävästä haitasta, kuten esimerkiksi B- tai E-lausunto tai epikriisin, kuntoutus- tai palvelusuunnitelman ote. Hakemuksen käsittelyn jälkeen lausunnot ja todisteet palautetaan asiakkaalle takaisin. Myönnettyjen korttien tilastointirekisteriin kirjataan vain nimi ja kortin voimassaoloaika. Kortin hakulomake hävitetään kortin myöntämisen jälkeen. 5. Rekisterin tietosisältö Tilastointi-excel: nimi, avustajakortin voimassaoloaika. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Asiakas antaa tiedot - Kortin hakulomakkeen tiedot - Virallinen todistus avustajakortin tarpeesta (palautetaan asiakkaalle kortin myöntämisen jälkeen) 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Rekisterin tietoja ei luovuteta. 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

12 12 9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Manuaalinen aineisto Ei manuaalista aineistoa Sähköinen aineisto - Asiakastapaamisten kirjaus tietokoneella liikunnanohjaajan työkansioon, verkkolevylle. - Verkkolevyä säilytetään palvelimella lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain asianomaisella henkilöllä sekä kaupungin tietohallinnon ICT- henkilöstöllä Rekisteröidyn tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on henkilötietolain :n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Tietopyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon. Tietopyyntölomakkeita löytyy osoitteesta Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilöt. Tiedon korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet Henkilötietolain 30 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoita rekisteröidylle hänen oikeuksistaan sekä miten niitä käytetään.

13 13 Vertaisohjatun liikunnan rekisteri vertaisohjaajista 1. Rekisterinpitäjä Jyväskylän kaupunki, kulttuuri- ja liikuntalautakunta 2. Rekisterin yhteyshenkilö Palvelujohtaja Ari Karimäki Tietosuojavastaava Liina Kuusela Puh Puh Erityisliikunnanohjaaja Tiina Kurittu Savonmäentie 7, Vaajakoski Puh Rekisterin nimi Jyväskylän kaupungin vertaisohjatun liikunnan rekisteri vertaisohjaajista 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus Rekisteritietoja käytetään vertaisohjatun liikunnan yhteistyötarkoitukseen - Ohjaajien tietoja käytetään kommunikointiin ja toimintaan liittyvään tiedottamiseen - Ohjaajille voidaan lähettää kyselyjä toimintaan liittyen 5. Rekisterin tietosisältö Ohjaajien henkilötiedot: - Nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumerot, ryhmät joita ohjaa 6. Säännönmukaiset tietolähteet Ohjaajilta kerätään tiedot sähköpostitse, puhelimitse tai henkilökohtaisessa tapaamisessa. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Ei tietojen säännönmukaisia luovutuksia 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Ei luovuteta 9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Manuaalinen aineisto Ei manuaalista aineistoa

14 14 Sähköinen aineisto Excel-. ja word -dokumentit rekisterinpitäjän ja liikuntapalvelujen asemalla, kaupungin palvelimella. Liikuntapalvelujen henkilöstöllä on pääsy asiakirjoihin. Autentikointi tapahtuu AD-tunnuksin. Ohjaajan lopetettua tiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua. 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on henkilötietolain :n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Tietopyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon. Tietopyyntölomakkeita löytyy osoitteesta Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilöt. Tiedon korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet Henkilötietolain 30 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoita rekisteröidylle hänen oikeuksistaan sekä miten niitä käytetään.

15 15 Liikuntaluotsitoiminnan rekisteri 1. Rekisterinpitäjä Jyväskylän kaupunki, kulttuuri- ja liikuntalautakunta 2. Rekisterin yhteyshenkilö Palvelujohtaja Ari Karimäki Tietosuojavastaava Liina Kuusela Puh Puh Erityisliikunnanohjaaja Tiina Kurittu Savonmäentie 7, Vaajakoski Puh Rekisterin nimi Jyväskylän kaupungin liikuntaluotsitoiminnan rekisteri vapaaehtoisista ja vapaaehtoistoiminnan asiakkaista. 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus Rekisteritietoja käytetään vapaaehtoistoiminnan tehtävien hoitamiseen: - Vapaaehtoisten tietoja käytetään vapaaehtoistoiminnan tehtävien välitykseen, toiminnan ylläpitämiseen, seurantaan, tilastointiin, yhteydenpitoon - Asiakastietoja hyödynnetään tehtävien välittämisessä, yhteydenpidossa sekä toiminnan suunnittelussa, arvioinnissa, tilastoinnissa - Tilastointia varten asiakkaalta kerätään seuraavia tietoja: asiointikerrat, alue missä asiointi tapahtuu, sukupuoli sekä syntymävuosi - Vapaaehtoisille voidaan lähettää kyselyjä toiminnan kehittämistä varten 5. Rekisterin tietosisältö Vapaaehtoisen henkilötiedot: - Nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumerot, kotikunta, syntymäaika - kommunikointikieli - Vapaaehtoistoimintaan tarvittavat osaamisalueet - Suoritettava vapaaehtoistehtävä - Tilastotapahtumat - Elämäntilanne ja terveystilanne Asiakkaan henkilötiedot: - Nimi, osoite, puhelinnumero, kotikunta - Äidinkieli, kommunikaatiokieli - Erityistarpeet - Tiedot asiakkaalle tehtävästä vapaaehtoistoiminnasta - Tilastotapahtumat - Ovikoodi tarvittaessa

16 16 Vapaaehtoisen lopetettua tiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua. Asiakkaiden tiedot poistetaan myös vuoden kuluttua asioinnista. Tietoja säilytetään vapaaehtoisen ja vapaaehtoistoiminnan asiakkaan etujen toteutumiseksi. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Vapaaehtoisista tiedot kerätään vapaaehtoiselta itseltään paperilomakkeella. Asiakkaista tiedot kerätään asiakkaalta itseltään sekä asiakkaan suostumuksella kotihoidosta, asiakkaan omaisilta ja vapaaehtoisilta puhelimitse. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Ei tietojen säännönmukaisia luovutuksia 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Ei luovuteta 9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Manuaalinen aineisto Paperiset asiakirjat säilytetään rekisterin ylläpitäjän lukitussa arkistossa. Sähköinen aineisto Secapp ja MDO ohjelmat - Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus siirtyy pois henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttöoikeudet. Käyttöoikeus on rajattu vain työtehtäviin liittyen. Vapaaehtoiset pääsevät omilla henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksillaan tarkastelemaan omia tietojaan. Järjestelmää käyttää myös Jyväskylän kaupungin vapaaehtoistoiminnanpalvelut Vapari, joilla ovat omat käyttäjätunnukset - Sähköinen tietojärjestelmä sijaitsee Magister Solutions Ltd:n palvelimella ja sitä käytetään omilta työasemilta. Järjestelmä rekisteröi kaikki sisään kirjoittautumiset ja järjestelmässä suoritetun tietojen käsittelyn ja katselun. Vapaaehtoisen lopetettua tiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua. Asiakkaiden tiedot poistetaan myös vuoden kuluttua asioinnista. Tietoja säilytetään vapaaehtoisen ja vapaaehtoistoiminnan asiakkaan etujen toteutumiseksi. 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on henkilötietolain :n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Tietopyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon. Tietopyyntölomakkeita löytyy osoitteesta Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilöt. Tiedon korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon.

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet Henkilötietolain 30 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoita rekisteröidylle hänen oikeuksistaan sekä miten niitä käytetään.

18 18 Tilavarausten ja avustusten yhteystietorekisteri 1. Rekisterinpitäjä Jyväskylän kaupunki, kulttuuri- ja liikuntalautakunta 2. Rekisterin yhteyshenkilö Palvelujohtaja Ari Karimäki Puh Sivistyksen toimialan tietosuojavastaava Kaupungin tietosuojavastaava Timo Piiparinen Liina Kuusela Puh Puh Rekisterin nimi Tilavarausten ja avustusten yhteystietorekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus Timmi järjestelmää käytetään tilavarausten- ja avustusten hallintaan. Yksityishenkilöt tai organisaation edustajat voivat rekisteröityä Timmiin varatakseen kaupungin määrittämiä tiloja sekä hakeakseen avustuksia. Timmiin rekisteröityneet käyttäjät voivat myös tallentaa henkilöiden ja organisaatioiden tietoja järjestelmään. Rekisteröitymisvaiheessa henkilö tunnistetaan Suomi.fi:n vahvan tunnistautumisen kautta. Asiakkaan henkilötunnus ja mahdollinen hakijayhteisön henkilö-/y-/rekisteritunnus tallennetaan asiakkaan/yhteisön yksilöimiseksi sekä laskuttamista ja mahdollista perintää varten. 5. Rekisterin tietosisältö Yksityiset henkilöt - nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpositiosoite, tilinumero ja henkilötunnus (tarvittaessa laskutusta varten) Organisaatiot (yhdistys tai yhteisö) - Organisaation nimi, toimipisteen osoite, kotipaikka, sähköposti, www-osoite ja tilinumero - Organisaation yhteyshenkilöiden (yhteyshenkilö, puheenjohtaja, sihteeri sekä rahastonhoitaja) nimi, osoite, puhelin ja sähköposti - Y-tunnus, rekisteröitymisvuosi, rekisterinumero, tilikausi - Avustushakemukseen liittyvät tilastotiedot: päätös avustuksen myöntämisestä, avustuksen käyttötarkoitus, yhdistyksen tai avustuskohteen talousarvio, yhdistyksen jäsenmäärät ja jäsenmaksut, avustuksen maksatustiedot. Varauskohteen tiedot Avustushakemusten yhteydessä tietoihin tallentuu lisäksi asiakkaan ilmoittamat lisätiedot TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS: - Yksityisten henkilöiden yhteystietoja ei ole näkyvillä julkisessa kalenterissa muuten kuin asiakkaan itse varaamassa vuorossa varaustietona.

19 19 - Organisaatioiden tiedot näkyvät kalenterissa. Tarkemmat yhteystiedot näkyvät vain varauskalenteria hallinnoiville henkilöille. - Avustuspäätökset ovat julkisia ja niissä on esillä avustusta hakevan yhdistyksen, yhteisön tai yksityishenkilön nimi, haettu summa, päätetty summa ja avustuskohde PERUSTEET: - Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999) - Henkilötietolaki 11 (523/1999) 6. Säännönmukaiset tietolähteet - Asiakkaan itse kirjaamat tiedot. - Suomi.fi (yksityishenkilöiden henkilötunnus) - Ylläpitäjien kirjaamat tiedot. - Jyväskylän käyttöoikeusrekisteri (ylläpitäjien käyttöoikeudet) 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Rekisterin tietoja luovutetaan ulkopuolisten käyttöön ainoastaan perintätapauksissa sekä varausjärjestelmän toimittajalle tukipyyntöjen yhteydessä. 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet MANUAALINEN AINEISTO - Tilavarausten vakiovuorojen hakemukset säilytetään paperisena lukitussa tilassa. - Avustusten maksatukseen liittyvät asiakirjat säilytetään paperisena lukitussa tilassa.. ATK:LLE TALLENNETUT TIEDOT - Palvelimet ovat Jyväskylän kaupungin suojatuissa palvelintiloissa. - Ylläpitäjien käyttöoikeudet varausjärjestelmään hallinnoidaan Jyväskylän kaupungin käyttöoikeusrekisterin oikeuksien mukaisesti. - Yksityishenkilöt tunnistetaan Suomi.fi:n vahvan tunnistautumisen kautta. - Varausjärjestelmän käytöstä ja ylläpidosta tallennetaan lokeja. - Avustushakemukset liitteineen ja avustuspäätökset säilytetään Jyväskylän kaupungin sähköisessä arkistojärjestelmässä. 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on henkilötietolain :n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Tietopyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon. Tietopyyntölomakkeita löytyy osoitteesta Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilöt. Tiedon korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon.

20 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet Henkilötietolain 30 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoita rekisteröidylle hänen oikeuksistaan sekä miten niitä käytetään.

21 21 Seniorikorttiasiakkaiden asiakasrekisteri 1. Rekisterinpitäjä Jyväskylän kaupunki, kulttuuri- ja liikuntalautakunta 2. Rekisterin yhteyshenkilö Palvelujohtaja Ari Karimäki Puh Sivistyksen toimialan tietosuojavastaava Kaupungin tietosuojavastaava Timo Piiparinen Liina Kuusela Puh Puh Rekisterin nimi Seniorikorttiasiakkaiden asiakasrekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus Seniorikorttipalvelun hallinnoinnin järjestäminen. 5. Rekisterin tietosisältö Seniorirannekkeen tai -kortin haltijasta kerätään seuraavat tiedot: nimi, syntymäaika sekä seniorirannekkeen tai -kortin voimassaoloaika ja myyntipaikka. Seniorirannekkeista tai -korteista tallennetaan tilastointia varten kappalemäärä- ja myyntipaikkatiedot. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Asiakas itse 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Ei tietojen säännönmukaisia luovutuksia 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Ei luovuteta 9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Manuaalinen aineisto Ei manuaalista aineistoa

22 22 Sähköinen aineisto Rekisterin tiedot tallennetaan Liisi-tietokantaan. Tietokanta sijaitsee verkkopalvelimella Jyväskylän kaupungin suojatuissa palvelintiloissa ja sinne pääsy. Tietokannan käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus siirtyy pois henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttöoikeudet. Käyttöoikeus on rajattu vain työtehtäviin liittyen. 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on henkilötietolain :n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Tietopyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon. Tietopyyntölomakkeita löytyy osoitteesta Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilöt. Tiedon korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet Henkilötietolain 30 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoita rekisteröidylle hänen oikeuksistaan sekä miten niitä käytetään.

23 23 Uimahallien asiakasrekisteri 1. Rekisterinpitäjä Jyväskylän kaupunki, kulttuuri- ja liikuntalautakunta 2. Rekisterin yhteyshenkilö Palvelujohtaja Ari Karimäki Puh Sivistyksen toimialan tietosuojavastaava Kaupungin tietosuojavastaava Timo Piiparinen Liina Kuusela Puh Puh Rekisterin nimi Pusatec kassajärjestelmän yritysasiakkaiden henkilöstörekisteri ja yhteyshenkilöiden yhteystietorekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus Yritysasiakkaiden henkilöstön verovapaaseen liikuntaetuun perustuvien palvelusopimusten ja laskutusten hoitaminen. Henkilöstörekisterillä todennetaan henkilöstöetuun oikeutetut henkilöt. Yhteystietorekisterillä varmistetaan asiakassuhteen ja laskutusten hoito. Tuloverolaki 69 1 momentti 4 kohta 5. Rekisterin tietosisältö Yritysasiakkaan henkilöstörekisteri - Työntekijän nimi, henkilönumero yrityksessä tai syntymäaika - Tilastoidaan Pusatec kassajärjestelmän liiteri taustaohjelmaan Yritysasiakkaan yhteyshenkilörekisteri - Yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) - Tilastoidaan word-tiedostona Liikuntapalveluiden sisäiseen käyttöön tarkoitetulle asemalle 6. Säännönmukaiset tietolähteet Yritysasiakkaan yhteyshenkilöiden tiedot saadaan yhteyshenkilöiltä itseltään ja yrityksen henkilöstön tiedot saadaan työntekijältä itseltään. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Yritysasiakkaan henkilöstön rekisteröityjä tietoja luovutetaan yritysasiakkaalle itselleen laskutuksen perusteeksi kerran kuukaudessa. Yritysasiakkaan yhteyshenkilöiden tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

24 24 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Rekisterin yhteystiedot eivät ole salassa pidettäviä. Rekisterin työntekijöiden henkilönumerot ja syntymäajat ovat salassa pidettäviä. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Sähköisen aineiston käsitteleminen on rajattu organisaation sisällä käyttöoikeuksin, joita hallinnoivat Pusatec kassajärjestelmän osalta Pusatec Oy ja Liikuntapalveluiden omien sähköisten järjestelmien osalta Liikuntapalvelut. Käyttöoikeuksia rekistereiden ylläpitoon ja asiakkuuksien hoitoon myönnetään tarpeellisuusperiaatteella. 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on henkilötietolain :n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Tietopyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon. Tietopyyntölomakkeita löytyy osoitteesta Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilöt. Tiedon korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet Henkilötietolain 30 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoita rekisteröidylle hänen oikeuksistaan sekä miten niitä käytetään.