Lions Clubs International 300 West 22nd Street, Oak Brook, Illinois 60523-8842, USA Puhelin: +1 630-571 -5466 Faksi: +1630-571-1689



Samankaltaiset tiedostot
Lions Clubs International 300 West 22nd Street, Oak Brook, Illinois , USA Puhelin: Faksi:

Lions Clubs International 300 West 22nd Street, Oak Brook, Illinois , USA Puhelin: Faksi:

Tulevien piirikuvernöörien seminaari ILMOITTAUTUMINEN JA LOGISTIIKKA- PAKETTI

Piirikuvernöörin korvaussäännöt

MONINKERTAISPIIRIN JOHTAJAKOULUTUKSEN RAHOITUSOHJELMA PERUSTIETOJA

Ensimmäisten varapiirikuvernöörien/ piirikuvernööri-elektien Seminaari

MAAILMANLAAJUINEN JOHTAJAKOULUTUSRYHMÄ PIIRIN RAHOITUSTUKIOHJELMA Perustiedot

Lionien palvelut lapsille Symposiumohjelma Hakemus toimintavuodelle

LIONS CLUBS INTERNATIONAL Piirijaon muuttamis- ja kehittämisapuraha Myöntämisperusteet ja hakemus

MONINKERTAISPIIRIN JA PIIRIN JOHTAJAKOULUTUKSEN APURAHAOHJELMAN HAKEMUS

Moninkertaispiirin ja piirin johtajakoulutuksen apurahaohjelman korvaussäännöt

Tietoa Hampurin vuosikokouksesta - Ilmoittautumisohjeet ja tietoa matkoista

Kansainväliseen virkaan pyrkivien vaatimukset ovat seuraavat kuten ne on kuvattu kansainvälisissä ohjesäännöissä:

JOHTAJAKOULUTUKSEN APURAHAOHJELMAN SÄÄNNÖT

PIIRIN KOORDINAATTORIN HAKEMUSPAKETTI

JOHTAJAKOULUTUSINSTITUUTIN APURAHAOHJELMAN HAKEMUS

LUKU XXI XXII PUHUJATILAISUUDET, MATKUSTUSSÄÄNNÖT JA KORVAUKSET

Lions Clubs International Leojohtajien apurahaohjelma. Apurahahakemus

MONINKERTAISPIIRIN KOORDINAATTORIN HAKEMUSPAKETTI

b. Kutsut puhujatilaisuuksiin ja niiden arvojärjestys

Dream Achiever -palkinnot Usein kysyttyjä kysymyksiä

PIIRIKOORDINAATTORIN HAKEMUSPAKETTI

TALOUSHALLINTO. Luku 9. Tiliosasto. Piirikuvernööritiimin kulukorvauslaskut. Piirikuvernöörin budjetti

Johtajakoulutuksen apurahaohjelman korvaussäännöt

LUKU XX JULKAISUT A. VIRALLISET JULKAISUT

MONINKERTAISPIIRIN KOORDINAATTORIN HAKEMUSPAKETTI

Tapaamme teidät jo muutaman viikon kuluttua FVDG/DGE-seminaarissa Q Centerissä St. Charlesissa.

Käyttöohje SAS TPC varaukset e-travelissa

Miten toteuttaa onnistunut Klubin laatualoitteen workshop

3. Täytä Kertamatkustajan tiedot huolellisesti ja klikkaa Tallenna. Etunimi ja sukunimi täytyy kirjoittaa isolla alkukirjaimella!

LUKU XIV JOHTAJAKOULUTUKSEN KEHITTÄMINEN. b. Muokata julkista mielipidettä ja parantaa näkyvyyttä

opintomatka

Suomen Lions-liitto ry:n matkustusohjesääntö alkaen

MATKAKUSTANNUSTEN KORVAUKSET 2018

TALOUSHALLINTO. Seuraavassa kerrotaan, miten piirikuvernöörin budjetti määräytyy ja miten sinun tulee lähettää matka- ja toimistokululaskut.

Jyväskylän yliopistoon työsuhteessa oleva henkilö jolla on SAP Travelin käyttöoikeus

b. Kutsut puhujatilaisuuksiin ja niiden arvojärjestys

Peruutusten, viivästymisten, matkustusluokan alempaan luokkaan muuttamisen tai koneeseen pääsyn äämisen johdosta

Suomen Lions-liitto ry

MATKA- JA KULUHALLINTA -OHJELMA TEM (Travel and Expense Management) Päivitetty

Tampere 2019 Para Dance Sport International Competition (IPC) & Suomi Open 2019 Wheelchair Dance Competition (non-ipc)

KESKUSTELUTEHTÄVIÄ MATKUSTUS

KERTAMATKUSTAJAN M2-OHJE SPR Savo-Karjalan piirin Vapepa-vapaaehtoisen hälytystehtävän matkalaskuun

Suomi Paviljonki yhteisosasto työstökoneja teknologiamessuille Kiinan Shenzheniin

MATKA- JA KULUHALLINTA -OHJELMA TEM (Travel and Expense Management) Päivitetty

LUKU XIV JOHTAJAKOULUTUS. Tehtävämme on hallituksen puolesta parantaa lionien johtajakoulutuksen laatua.

E-PIIRIN KOULUTUSTOIMIKUNTA Pekka Siitonen, GLT

LUKU XIV JOHTAJAKOULUTUKSEN KEHITTÄMINEN. b. Muokata julkista mielipidettä ja parantaa näkyvyyttä

SEKAKUOROLIITTO RY Helsinki JÄSENKIRJE 5 / Sekakuoropäivät Helsingissä

Turnaus Info

Käyttöohje e-travel Single View

LUKU XIV JOHTAJAKOULUTUKSEN KEHITTÄMINEN. b. Muokata julkista mielipidettä ja parantaa näkyvyyttä

Leojen johtajakoulutuksen apurahaohjelma. Hakemus ja ohjeet

Mallorca turnauksen hakulomake TÄYTÄTHÄN KAIKKI TIEDOT TIKKUKIRJAIMIN

AJANILMAISUT AJAN ILMAISUT KOULUTUSKESKUS SALPAUS MODUULI 3

Tietoa yhdistyksille Kehitysvammaisten Tukiliitto ry:n liittokokous 2016

Ehdot ja edellytykset

Varausvahvistus/lasku Tuotteet. Erikoishinta urheiluryhmille MOBERG TOMI. Varaus nimellä: HYPO POJAT 02

ALUEELLINEN LIONJOHTAJIEN KOULUTUSINSTITUUTTI RAHOITUSKÄYTÄNTÖ

Tee siitä totta! Klubiprojektien kehitysopas

MASTERS-LEIRI RICCIONESSA, ITALIASSA

MATKAKUSTANNUSTEN KORVAUKSET 2019

Käyttöohje e-travel Single View

DUBAIN-RISTEILY MSC MUSICALLA

Kansainvälinen käytännön seminaari liha-alan yritysten johtotason henkilöstölle

LÄHDE HAMPURIIN NAUTTIMAAN LIONS-JÄRJESTÖN VUOSIKOKOUKSEN TUNNELMASTA

CENTENNIAL LIONSKLUBIN PERUSTAMISKIRJAN HAKEMUS Voimassa 1. huhtikuuta kesäkuuta 2018

TARJOUS 1 Tiina Aalto Puh Fax tiina.aalto@kavevatravel.fi

KUTSU. 19,50 /hlö (vain viralliselta edustajalta) Päiväkahvi

1. Yleistä ohjeistusta

Pariisi kaupunkiloma 3-4 pv. Esittely. Pariisi 3-4pv. Kohdetietoa. Pariisi. Miksi valita tämä matka? Sivu 1 / 6

KILPAILUUN TAI VALINTAMENETTELYYN SISÄLTYVIIN KOKEISIIN TAIKKA

Suomen Lions-liitto ry

Suomen Maaseutumatkailuyrittäjät ry (SMMY ry) opintomatka Luxemburg-Belgia-Alankomaat

PARAATISÄÄNNÖT & VIRALLISET PARAATIIN LIITTYVÄT TOIMENPITEET

Liikanen Erkki 330 Suomen Pankki Keskuspankki Johtokunta Pvm: Virkamatka. Basel-Washington-New York

Lions Clubs International Jäsenyys Usein kysyttyjä kysymyksiä

laitetyyppi, selaimen tyyppi ja versio, kirjautumistiedot, selaimen liitännäistyyppi ja -versio, käyttöjärjestelmä ja alusta, aikavyöhykeasetukset.

Vuosikokoukseen ilmoittautuminen

Käyttöohje Online-junavaraukset Carlson Wagonlit Travel Online Helpdesk Puhelin: +358 (0) Sähköposti:

TIEDOTTEESSA KÄSITELTÄVÄT AIHEET

KLUBIN ARVOSANAT Oleellinen arviointityökalu klubeille

The Roles and Responsibilities of the Fulbright Center and the Grantee. Karoliina Kokko September 28, 2016

epassin käyttöohjeet TYÖNTEKIJÄLLE: LounasPassi TyömatkaPassi SporttiPassi KulttuuriPassi HyvinvointiPassi

Hyvinkään-Riihimäen aikuiskouluttajien seminaarimatka Tarttoon

Kaikki säästöt saavutettu? Valmistaudu toisinajattelemaan yrityksesi ratkaisut. Taru Keronen, Area.fi

Formulamatka Unkariin. Esittely. Formulamatkalle Unkarin Hungaroringille! Hungaroring. Budapest. Miksi valita tämä matka?

Ekskursiomatka Saksaan. LARADI ry

Saapuminen Tukholmaan, josta jatketaan välittömästi kohti Kalmaria ja Öölantia

OTTIISIMOVES TAMPERE TAMMERFORS TANSSIN RIEMUA DANS GLÄDJE

Piirin tavoitteiden ja toimintasuunnitelmien tarkastamisen ja tukemisen ohjeet

Vapepan hälytystehtävät matka-ja kulukorvausten laskutusohje

LIONIEN PALVELUT LAPSILLE SYMPOSIUM Suunnitteluopas

Hakkarainen Pentti Kalevi 81 Suomen Pankki Keskuspankki Johtokunta Pvm: Virkamatka

KULJETUSPALVELU TAALAINMAALLA. Tietoja erityisestä joukkoliikenteestä

11:50 Kokoontuminen Helsinki-Vantaan lentokentällä T2. 12:00 Lentoliikenne Yhdysvaltoihin, Finnairin viestintäjohtaja Arja Suominen

RAAHEN KAUPUNGIN HENKILÖSTÖN PALKKIO- JA MATKUSTUSSÄÄNTÖ

A Nuorisopalvelu , Ari Lindell 1

YHTEISTYÖN TEKEMINEN EXPEDIAN KANSSA HINTOJEN JA SAATAVUUDEN HALLINTA

Toronto, Kanada. Tiistai / Aamiainen. Wayne Gretzky International Tournament

Transkriptio:

PÄIVÄMÄÄRÄ: Marraskuu 2013 Lions Clubs International 300 West 22nd Street, Oak Brook, Illinois 60523-8842, USA Puhelin: +1 630-571 -5466 Faksi: +1630-571-1689 KENELLE: ASIA: 1. varapiirikuvernöörit ja piirikuvernööri-elektit 2014 Piirikuvernööri-elektien seminaari ja 97. kansainvälinen vuosikongressi Meillä on ilo lähettää sinulle tietoa koskien piirikuvernööri-elektien (DGE) seminaaria ja kansainvälistä vuosikongressia Torontossa, Ontarion provinssissa Kanadassa. Tämä paketti sisältää tiedot seuraavista aiheista: Ilmoittautuminen DGE-seminaariin ja kansainväliseen vuosikongressiin Varaa hotellihuone Torontossa Varaa matkaliput Pyydä erityisvälineitä kuten tulkkaukseen tarvittavia kuulokkeita ja erityisaterioita Suunnittele mitä pakkaat mukaan DGE-seminaariin Olet jo saanut lähetyksen, jossa oli vuoden 2013-2014 DGE-tehtäväopas. Tässä oppaassa on kolme tehtävää, joissa käsitellyt aiheet ovat hyvin tärkeitä piirikuvernöörinä menestymiselle. On erittäin tärkeää, että nämä tehtävät suoritetaan eräpäiviin mennessä, mukaan lukien verkossa tehtävät arvioinnit, koska vuoden 2014 DGE-seminaarin ateriakorvaukset maksetaan vain, jos nämä tehtävät on suoritettu. Toivomme, että varaat aikaa materiaaleihin perehtymiseen. Alustava aikataulu on liitteenä. Huomioi aikataulu tehdessäsi matkasuunnitelmia. Palauta ilmoittautumis- ja matkustuslomake LCI:hin viimeistään keskiviikkona, 15. tammikuuta jotta LCI voi varata hotellihuoneen ja tehdä matkajärjestelyt. Saat toisen lähetyksen toukokuussa 2014 joka sisältää hotellivarauksesi, lentokenttäkuljetusliput, päivärahashekin ja päivitettyä tietoa seminaarista. Kysymyksissä koskien DGE-seminaaria sinun tulee ottaa yhteyttä: Matkat/lentovaraukset Matkakorvaukset Seminaarin ohjelman sisältö/ päivärahan saamisen ehdot Lynda Rohr Jan Uecker Laura Delgado Lisa Klaban Kysymyksissä koskien: Yhteystiedot Puhelin: Sähköposti Ilmoittautuminen/hotellivaraukset Reyna Galvan 6917 Kathy Gorgan 6863 6832 6877 6846 7004 reyna.galvan@lionsclubs.org kathy.gorgan@lionsclubs.org lynda.rohr@lionsclubs.org jan.uecker@lionsclubs.org laura.delgado@lionsclubs.org lisa.klaban@lionsclubs.org Ajatasalla olevaa tietoa saa myös LCI:n verkkosivuilta: www.lionsclubs.org (hakusana DGE ) Odotamme innolla että saamme toivottaa sinut tervetulleeksi Torontoon! 2014 DGE LM #1.FI.docx

Sisällysluettelo MERKITSE KALENTERIISI... 3 ILMOITTATUMINEN - DGE-SEMINAARI JA VUOSIKONGRESSI... 3 MATKUSTUSSÄÄNNÖT JA -TOIMENPITEET... 4 DGE-kulukorvauskäytäntö... 4 Aikuiskumppanin kulut ja korvauskäytäntö... 4 Matkakulukorvaukset -- muut matkustusmuodot... 5 Hyväksytyt matkustuspäivämäärät... 5 Matkustaminen ennen kongressia tai sen jälkeen... 5 ATERIARAHA/PÄIVÄRAHA... 6 HOTELLIMAJOITUS... 6 Ohjeet koskien hotelleja... 6 Erikoistarpeet... 7 Hotellivarauksen vahvistus:... 7 Lisähuoneet... 7 RYHMÄATERIAT... 7 TULKKAUS... 7 Henkilökohtaiset tulkit... 8 PASSIT JA VIISUMIT... 8 SUOSITELTU PUKEUTUMINEN... 8 MUUTOSTEN TEKEMINEN... 9 LIITTEET... 9 2

MERKITSE KALENTERIISI 16. joulukuuta Kolmen DGE-seminaarin tehtävän suorittamisen eräpäivä (vaaditaan DGE-ateriakorvauksen saamiseksi) 15. tammikuuta Päivämäärä jolloin viimeistään pitää palauttaa 2014 LCI DGE-seminaarin & kansainvälisen vuosikongressin ilmoittautumis- & matkustuslomake 14. maaliskuuta Viimeinen päivämäärä lentojen varaamiseksi DGE-seminaariin 14. maaliskuuta Viimeinen päivämäärä matka-aikataulun lähettämiseksi päämajaan (jos tarpeen) Toukokuu Hotellivarausvahvistus, lentokenttäkuljetusliput ja ateriakorvaustiedot lähetetään 30. kesäkuuta Kaikki piirikuvernööri-elektit saapuvat hotelliin 1. heinäkuuta Yksittäispiirien perehdytys DGE-seminaarin ilmoittautuminen ja lahjojen jakaminen DGE- ja aikuiskumppanin valokuvat 2. heinäkuuta DGE-seminaarin avajaistilaisuus 4. heinäkuuta DGE-seminaarin juhlabanketti 8. heinäkuuta DG-valmistujaisseremonia päätösistunnossa 9. heinäkuuta DG:t lähtevät hotellista 25. heinäkuuta Matkakululaskun eräpäivä ILMOITTATUMINEN - DGE-SEMINAARI JA VUOSIKONGRESSI LCI ilmoittaa sinut ja puolisosi DGE-seminaariin ja kansainväliseen vuosikongressiin. Prosessin aloittamiseksi sinun tulee ensin täyttää 2014 DGE-seminaarin & kansainvälisen vuosikongressin ilmoittautumis- & matkustuslomake ja palauttaa se viimeistään keskiviikkona, 15. tammikuuta. Suunnittelun ja käsittelyn helpottamiseksi on erittäin tärkeää, että meillä on ajan tasalla olevat tiedot sinusta ja aikuiskumppanistasi. Tiedot jotka annat tullaan käyttämään postituksia ja luokkahuoneiden osallistujalistoja varten. Älä lähetä vuosikongressin ilmoittautumismaksua. Ilmoittautumismaksu aikuiskumppanilta (US$110,00) vähennetään maksettavasta päivärahasta, jos aikuiskumppani tulee mukaan. Jos olet jo toimittanut vuosikongressi-ilmoittautumisen ja hotellivarauslomakkeen maksuineen, ilmoita siitä LCI:lle osoitteella registration@lionsclubs.org viimeistään torstaina, 1. toukokuuta jotta voimme suorittaa takaisinmaksun. Ilmoittaaksesi muut perheenjäsenet kansainväliseen vuosikongressiin, käytä lomaketta joka löytyy LION - lehdestä, tee ilmoitus verkossa, tai lataa ilmoittautumislomake LCI:n verkkosivuilta. Tilan puutteen vuoksi DGEseminaarin tapahtumat ovat avoinna ainoastaan DGE:ille ja yhdelle aikuiskumppanille. 3

MATKUSTUSSÄÄNNÖT JA -TOIMENPITEET Huomaa, että DGE:n ja aikuiskumppanin lentojärjestelyt pitää tehdä viimeistään perjantaina, 14. maaliskuuta. Aikaisin tehdyt varaukset antavat mahdollisuuden suorempiin lentoihin. NOUDATA LIITTEESSÄ 2 MAINITTUJA LENTOLIPPUJEN VARAUSOHJEITA. Toimenpiteet vaihtelevat maantieteellisen sijaintisi mukaan. DGE-kulukorvauskäytäntö Lions Clubs International korvaa seuraavat matkustuskulut: Yhden (1) turistiluokan lentolipun DGE:lle, suorinta reittiä lähtömaasta päämäärään. o Lentomatkan korvaussumma määräytyy matkustusajankohdan edullisimman tai alennetun economy -luokan lipun hinnan perusteella. o Sinua sitovat LCI:n matkustusta koskevat säännöt kulukorvausten saamisessa. Edestakaiset matkat kotisi ja lentokentän välillä korvataan LCI:n kulukorvauslaskua C-30 ja alkuperäisiä kuitteja vastaan (Liite 4). Lentoparkkimaksut korvataan ainoastaan siinä tapauksessa, että parkkeeraaminen on edullisempi vaihtoehto kuin edestakaiset matkat taksilla, autolla, junalla tai bussilla. LCI korvaa yhden ruumaan menevän, lentoyhtiön paino- ja mittarajoitusten mukaisen matkalaukun kulut. o Muut ruumaan menevät lisämatkatavarat ovat matkustajan omakustanteisia. Matkatavarasäännöt vaihtelevat lentoyhtiöittäin. o Tarkastathan tiedot omalta lentöyhtiöltäsi. o Kulut yhdestä ruumaan laitetusta matkatavarasta voidaan laskuttaa yhdessä paikallisen kenttäkuljetuksen kanssa. Korvausten saamiseksi korvauslomakkeen kuitteineen tulee olla LCI:n talousraportoinnin & seurannan osastolle viimeistään perjantaina, 25. heinäkuuta. Aikuiskumppanin kulut ja korvauskäytäntö Lions Clubs International korvaa seuraavat aikuiskumppanin matkustuskulut: LCI korvaa hallituksen sääntökokoelman määrittelemän summan 500 US dollaria aikuiskumppanin matkakuluista kansainväliseen vuosikongressiin. o Korvaus maksetaan vain matkakuluista o Ruumaan menevien laukkujen maksut ovat aikuiskumppanin henkilökohtaisia menoja. Aikuiskumppanit voivat tehdä lentovaraukset seuraavilla tavoilla: o Carlson Wagonlit Travel o Itse valitsemansa matkatoimisto o Suoraan lentoyhtiöstä o Verkossa matkasivustojen kautta Kaikki aikuiskumppanit maksavat omat lentonsa kun he varaavat liput. Saadakseen enimmillään 500 US dollarin suuruisen kulukorvauksen lentolipustaan, tulee DGE:n toimittaa siitä Aikuiskumppanin matkalaskulomake (liite 3) päämajaan seuraavien tositteiden kanssa: o Kopio matkalipusta sisältäen matka-aikataulun, lentoyhtiön nimen, lennon numerot, palveluluokan, lähtö- ja paluupäivämäärät ja ajat o Maksutosite (kopio maksukuitista, luottokorttikuitista) 4

Korvaushakemukset voi lähettää niin pian kuin liput on varattu ja kuitti maksusta on saatu. Yllämainitut tiedot tulee lähettää LCI:n talousraportoinnin & seurantaosastolle viimeistään perjantaina, 25. heinäkuuta. * LCI ei kustanna aikuiskumppanin kuluja mikäli piiri on siirtymäkauden piiri tai siinä on vähemmän kuin 35 klubia/1250 jäsentä yli kahden vuoden ajalta. Aikuiskumppanin matkan maksuihin ei voida tehdä muutoksia. Säilytä kuitit omista ja puolisosi matkakuluista. Piirikuvernöörivuoden lopussa jos piiri täyttää vaatimuksen 35 klubista ja 1250 jäsenestä; tai jos piiri on alle 35 klubin tai 1250 jäsenen, mutta osoittaa että nettojäsenkasvu on plus yksi, aikuiskumppanin lentolipun hinta korvataan nykyisten sääntöjen mukaan. Matkakulukorvaukset - muut matkustusmuodot Jos et lennä Torontoon, sinun pitää kertoa asiasta LCI:n matkaosastolle ilmoittamalla matkustusmuoto sivulla 2 2014 LCI DGE-seminaarin & kansainvälisen vuosikongressin ilmoittautumis- & matkustuslomakkeella viimeistään keskiviikkona, 15. tammikuuta. Jos päätät matkustaa Torontoon autolla, junalla tai linja-autolla - korvataan matkakuluista ainoastaan tilintarkastussäännöissä määritelty osa. Korvauksen enimmäismäärä on 1,5 kertaa edullisimman lentolipun hinta alkaen 1. huhtikuuta, sillä varauksella, että seurassasi matkustaa aikuiskumppani jonka lipun hinta ei ylitä 500 US dollaria. Jos matkustat yksin, korvataan yksittäisen lentolipun hinta. Tähän summaan sisältyvät automatkan aikana hotellit, ateriat, polttoainekulut, tietullit ja parkkimaksut kongressihotellilla. Sinulle ilmoitetaan enimmäissummasta ja sinulle lähetetään erityinen kulukorvauslomake. Palauta tämä lomake täytettynä LCI:n Talousraportoinnin & seurantaosastolle alkuperäisine kuitteineen viimeistään perjantaina, 25. heinäkuuta saadaksesi korvauksen. Hyväksytyt matkustuspäivämäärät Saapuminen: Maanantai, 30. kesäkuuta Lähtö: Keskiviikko 9.heinäkuuta. Edestakaiset matkat lentokentän ja Sheraton Centre Toronto -hotellin välillä sinulle ja aikuiskumppanillesi tullaan järjestämään LCI:n toimesta. Lentokenttäkuljetusliput tullaan lähettämään toukokuun 2014 postituksessa. Matkustaminen ennen kongressia tai sen jälkeen Jos suunnittelet matkustavasi joko ennen tai jälkeen kansainvälisen vuosikongressin, varmista, että matkustuspäivämäärät eivät ole ristiriidassa yllä mainittujen hyväksyttyjen DGE-seminaarin ja Kansainvälisen vuosikokouksen päivämäärien kanssa. Hakusanalla Vuosikokouksen kiertoajelut saat verkkosivuiltamme lisätietoa vuosikokousta edeltävistä ja sen jälkeisistä matkapaketeista joita lionjäsenet ja heidän vieraansa voivat ostaa. Lentomatkakulusi korvataan alhaisimman tai tarjouksessa olevan turistiluokan lipun mukaan, loogisinta matkareittiä Torontoon ja takaisin, hinnalla joka olisi ollut voimassa hyväksyttyinä matkustuspäivämäärinä. Jos lentomatkasi hinta on ennen tai jälkeen vuosikongressia tapahtuvan matkailun takia korkeampi, on lipunhintojen välinen erotus omakustanteinen. Lisäksi kaikki ylimääräiset hotelliyöpymiset hyväksyttyjen päivämäärien ulkopuolella ovat matkustajan henkilökohtaisia kuluja joita ei korvata. 5

ATERIAKORVAUS/PÄIVÄRAHA Ateriakorvauksena US$95,00 vastaava summa per päivä (josta vähennetään ryhmäateriat ja mahdollinen aikuiskumppanin ilmoittautumismaksu) on hyväksytty DGE:lle Torontossa. Ateriakorvaus (jos olet oikeutettu sellaiseen) lähetetään sinulle toukokuun 2014 vahvistuspostituksen yhteydessä. Piirit jotka käyttävä sähköistä maksupalvelua saavat korvaukset viimeistään 15. toukokuuta. Huomaa, että LCI ei tarjoa mitään käteis- tai valuutanvaihtopalveluita Torontossa. Pyydämme, että käyt vaihtamassa sekin käteiseen heti kun olet saanut sen. LCI ei myöskään kirjoita shekkejä paikan päällä. Seuraavia kuluja ei korvata: Alkoholijuomat Hotellin businesskeskuksen kulut Juomarahat Elokuvat Passi- ja/tai viisumikulut Puhelin Pesulakulut Sairaanhoito Hotellin turvakaapit Puolisot eivät saa ateriakorvausta/päivärahaa. Kaikki matkalla aiheutuneet kulut sekä ylimääräiset yöt Torontossa ja henkilökohtaiset kulut hotellihuoneen luovutuksen yhteydessä ovat omalla vastuullasi. HOTELLIMAJOITUS Kaikki piirikuvernööri-elektit ja heidän aikuiskumppaninsa yöpyvät Sheraton Centre Toronto -hotellissa: Sheraton Centre Toronto Hotel 123 Queen Street West Toronto ON, Canada M5H 2M9 Puhelin: 416-361-1000 Faksi: 416-947-4854 www.sheraton.com/centretoronto Ohjeet koskien hotelleja LCI tekee automaattisesti hotellivarauksen sinulle ja aikuiskumppanillesi maanantai, 30. kesäkuutakeskiviikko, 9. heinäkuuta väliselle ajalle. Jos tarvitset lisäöitä DGE-hotellissa, merkitse ylimääräiset hotelliyöt 2014 LCI DGE-seminaarin & kansainvälisen vuosikongressin ilmoittautumis- & matkustuslomakkeella. Älä ota yhteyttä suoraan hotelliin. Sinun tulee yöpyä Sheraton Centre Toronto -hotellissa koko vuosikongressin ajan. Älä lähetä varausmaksua hotellia varten. Yöpymiskulut ja verot hyväksytyiltä päiviltä maksetaan suoraan Sheraton Centre Toronto -hotellille LCI:n toimesta. Jokainen on itse vastuussa ylimääräisten öiden maksuista ja muista menoista. Kaikki huoneet ovat kahden hengen huoneita joko yhdellä parivuoteella tai kahdella yksittäisvuoteella. Hotelli veloittaa DGE:ta suoraan jos huoneen hinnassa on eroa kolmen tai neljän hengen majoittuessa siihen. 6

Erikoistarpeet LCI pyrkii kaikin tavoin ottamaan huomioon vieraiden erityistarpeet. Ilmoita yksityiskohtaiset tarpeet 2014 LCI DGE-seminaarin & kansainvälisen vuosikongressin ilmoittautumis- & matkustuslomakkeella. LCI toimittaa nämä vaatimukset hotellille. Erityistoiveet koskien huoneita voidaan toteuttaa saatavuuden puitteissa hotellille kirjautumisen yhteydessä. Hotellivarauksen vahvistus: Vahvistus hotellivarauksesta lähetetään sinulle toukokuussa 2014. Tuothan sen mukanasi Torontoon ja esitä hotellin henkilökunnalle vastaanotossa. Lisähuoneet Sheraton Centre Toronto -hotellissa on rajallinen määrä vapaita huoneita DGE-perheille. Noudata näitä ohjeita, jos haluat varata ylimääräisiä huoneita perheenjäsenille. LCI pyrkii kaikin tavoin ottamaan huomioon vieraiden erikoistarpeet: 1. Täytä ilmoittautumislomake, jolla on vähintään yhden aikuisen tiedot. (Lomake löytyy verkkosivulta www.lionsclubs.org tai The Lion -lehdestä) 2. Muista maksaa USD$225,00 hotellin varausmaksuna. 3. Lähetä täytetty lomake ja maksu viimeistään torstaina, 1. toukokuuta osoitteella reyna.galvan@lionsclubs.org RYHMÄATERIAT Seuraavat ryhmäateriat ovat osa DGE-seminaarin ohjelmaa: Piirikuvernööri-elekteille DGE- lounas keskiviikko, 2. heinäkuuta DGE- lounas keskiviikko, 3. heinäkuuta DGE- lounas keskiviikko, 4. heinäkuuta DGE-seminaarin juhlabanketti - perjantai, 4. heinäkuuta Aikuiskumppaneille DGE-seminaarin juhlabanketti - perjantai, 4. heinäkuuta TULKKAUS DGE:t on jaettu luokkahuoneryhmiin piirien virallisten kielten perusteella, LCI:n piiri- ja klubihallinnon osaston tietojen mukaisesti. Luokkahuoneryhmien istunnot vetää suomenkielinen ryhmäjohtaja. Mikäli haluat vaihtaa toisen kieliseen luokkaryhmään, ota yhteyttä Lori Saldanaan osoitteella lori.saldana@lionsclubs.org viimeistään keskiviikkona, 15. tammikuuta. Siirrot hyväksytään mikäli ryhmässä on tilaa. Avajaisseremonia, täysistunnot ja päätösistunto pidetään englanninkielellä. Simultaanitulkkaus järjestetään seuraavilla kielillä: kiina, englanti, suomi, ranska, saksa, italia, japani, korea, portugali, espanja ja ruotsi. 7

Saadaksesi kuulokkeet tulkkauksen kuuntelemista varten DGE-seminaarissa: Ilmoita jos tarvitset kuulokkeet 2014 LCI DGE-seminaarin & kansainvälisen vuosikongressin ilmoittautumis- & matkustuslomakkeella. Tulkkaukseen tarvittavat kuulokkeet ovat haettavissa ilmoittautumistiskiltä 1. heinäkuuta. Kuulokkeet on palautettava DGE-seminaarin päätösistunnon päätyttyä 4. heinäkuuta. Kuulokkeista ei peritä käyttömaksua DGE:n ja puolison osalta seminaarin aikana. LCI pitää itsellään oikeuden veloittaa DGE:tä tai kumppania 100 US dollaria kadonneista kuulokkeista. Henkilökohtaiset tulkit Henkilökohtaisten tulkkien nimet (jos tarvetta muille kuin edellämainituille kielille) tulee ilmoittaa DGEseminaaritoimistoon, ja heidän tulee noudattaa LCI:n sääntöjä ja käytäntöjä. Ota yhteyttä Reyna Galvaniin osoitteella reyna.galvan@lionsclubs.org pyytääksesi Henkilökohtaisen tulkin ilmoittamislomaketta. Täytetty lomake pitää palauttaa Reyna Galvanille viimeistään keskiviikkona, 15. tammikuuta. PASSIT JA VIISUMIT Kaikilla Kanadaan matkustavilla tulee olla joko passi ja/tai viisumi, riippuen henkilön kansalaisuudesta ja matkan pituudesta. Jos passi vaaditaan, sen on oltava allekirjoitettu ja siinä on oltava riittävästi tyhjiä sivuja mahdollisia viisumileimoja varten. Passin on oltava voimassa 6 kuukautta maasta poistumisen jälkeen. Selvitä viisumivaatimukset paikallisesta konsulaatista. Lisätietoja löytyy myös: www.cic.gc.ca. SUOSITELTU PUKEUTUMINEN Business Virallinen Moninkertaispiirin/piirin univormu Miehet Businesspuku tai pikkutakki ja solmio. Valkoinen tai musta illallistakki. (Smokki) Naiset Jakkupuku tai pikkutakki ja hame, suorat housut tai mekko. Ilta- tai cocktailpuku Pikkutakki ja solmio tai huivi, moninkertaispiirin sääntöjen mukaan. Seuraavia asuja suositellaan käytettäväksi DGE-seminaarin aikana: Valokuvaus varapresidentti ja rouva Prestonin kanssa Avajaisseremonia, yleisistunnot, luokkahuoneistunnot ja päätösistunto DGE-seminaarin juhlaillallinen Puku tai moninkertaispiirin/piirin univormu Puku tai moninkertaispiirin/piirin univormu Smokki, iltapuku tai kansallispuku 8

MUUTOSTEN TEKEMINEN Muutoksia tietoihin ilmoittautumis- ja matkalomakkeen lähettämisen jälkeen voi tehdä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen registration@lionsclubs.org. Lähetä mahdolliset muutokset viimeistään torstaina, 15. toukokuuta. Hotellivaraus: Hotelliin kirjautumisen tai uloskirjautumisen päivämäärien muutokset. Muutokset hyväksytään mikäli hotellissa on tilaa. Nimen kirjoitusasun muutos: Lähetä korjaus joko omasta tai puolisosi nimestä jos se oli kirjoitettu väärin. Peruuttaminen: Mikäli yllättäen sinulle tai aikuiskummpanillesi tulee este DGE-seminaariin ja/tai vuosikongressiin osallistumiselle, ole hyvä ja ilmoita LCI:lle välittömästi. LIITTEET 1. 2014 DGE-seminaarin ja kansainvälisen vuosikongressin ilmoittautumis- ja matkustuslomake 2a. Lennon varausmenettely Yhdysvallat ja Kanada 2b. Lentomatkojen tilaaminen CWT:n kautta 2c. Lentomatkojen tilaaminen - paikalliset hyväksytyt matkatoimistot 3. Lions Clubs Internationalin Aikuiskumppanin matkakulukorvauslomake 4. Lions Clubs Internationalin matkakulukorvauslomake (C-30) 5. DGE Kutsukirjepyyntö 6. 2014 DGE-seminaarin aikataululuonnos 7. 2014 Vuosikongressin aikataulu 9