Kuva: Outi Örn Mäntsälä Loppuraportti Koonnut: Jouni Vidqvist 12.10.2009, ver 0.2
2 (23) SISÄLLYSLUETTELO 1. Kilpailunjohtajan mietteet... 4 1.1 Yleistä... 4 1.2 Tekniikka ja yleisöpalvelut... 4 1.3 Hankkeen johtaminen... 4 1.4 Riskit... 4 1.5 Yhteenveto työryhmien palautteesta... 5 2 Organisaatio... 7 3 Kartoitus ja radat... 8 3.1 Organisaatio... 8 3.2 Kilpailualue... 8 3.3 Kartta... 8 3.4 Ratasuunnittelu... 8 3.4.1 Yleistä... 8 3.4.2 Kielletyt alueet... 9 3.4.3 TV-rastit... 9 3.5 Rastirakenteet... 9 3.6 Rastitarvikkeet... 9 3.7 Koe- ja tarkistusjuoksut... 9 3.8 Yhteenveto... 9 4 Kenttätoiminnot... 11 4.1 Organisaatio... 11 4.2 Yleistä... 11 4.3 Kilpailukeskus... 11 4.4 Lähtö- ja maalirakennelmat... 11 4.5 Pesupaikka... 11 4.6 Sähköistys... 11 4.7 Huoltotoimet... 12 4.8 Yhteenveto... 12 5 Kilpailutoiminnot... 13 5.1 Organisaatio... 13 5.2 Lähdöt... 13 5.3 Maali... 13 5.4 Yleisöpalvelut... 13 5.5 Yhteenveto... 13 6 Huoltotoiminnot... 14 6.1 Organisaatio... 14 6.2 Yleistä... 14 6.3 Liikenne ja opastus... 14 6.4 Paikoitus... 14 6.5 Muksula... 14 6.6 Pesupaikka... 14 6.7 WC-huolto... 14 6.8 Henkilöturvallisuus... 15 6.9 Ensiapu... 15 6.10 Yhteenveto... 15 7 Markkinointi... 16 7.1 Organisaatio... 16 7.2 Yleistä... 16
3 (23) 7.3 Pääyhteistyökumppanit... 16 7.4 Aitamainos... 16 7.5 Myyntipaikat... 16 7.6 Yhteenveto... 16 8 Talous... 17 8.1 Organisaatio... 17 8.2 Yleistä... 17 8.3 Talkooväki... 17 8.4 Palkinnot... 17 8.5 Yhteenveto... 17 9 Ravintola... 19 9.1 Organisaatio... 19 9.2 Yleistä... 19 9.3 Yhteenveto... 19 10 Kilpailutekniikka... 20 10.1 Organisaatio... 20 10.2 Yleistä... 20 10.3 Tietoliikenneyhteydet... 20 10.4 Maastoyhteydet... 20 10.5 Internet... 20 10.6 GPS -seuranta... 20 10.7 TV... 20 10.8 Kuulutus... 20 10.9 Yhteenveto... 21 11 Tiedotus... 22 11.1 Organisaatio... 22 11.2 Yleistä... 22 11.3 Ennakkotiedottaminen... 22 11.4 Kisalehti... 22 11.5 Info... 22 11.6 Kutsuvieraat... 22 11.7 Yhteenveto... 23 LIITTEET Liite 1. Kilpailukartta Liite 2. Kilpailukeskuksen kartta Liite 3. Kenttätoimintojen järjestäminen
4 (23) 1. Kilpailunjohtajan mietteet 1.1 Yleistä Mäntsälän Urheilijat järjesti Huippuliigan finaalin su 30.8.2009 Iilijärvellä, Mäntsälän ja Pukkilan kuntien rajalla. Kilpailualue on esitetty tarkemmin kilpailukartassa (liite 1). Kilpailuun osallistui lähes 1200 suunnistajaa. Kilpailukeskuksena oli Koivusaaren tilan länsipuoli (liite 2). Kilpailun suunnittelu alkoi jo talvella 2008. Kantavana ajatuksena oli alusta alkaen tehdä asiat hieman paremmin, lite bättre kuten kuuluisia ruotsalainen jääkiekon maajoukkuevalmentaja aikoinaan totesi. Onnistuimme mielestäni tässä hyvin, kiitos osaavien avainhenkilöiden ja talkoolaisten sekä huolellisen ennakkosuunnittelun, joka käynnistettiin hyvissä ajoin. Lopputuloksena oli sekä taloudellisesti että teknisesti onnistunut kilpailu. Seura sai kasvonkohotuksen hyvien kisojen järjestäjänä ja talkoolaisten luottamus omiin kykyihin nousi rutkasti. Yhteistyö toimi, vastuuta otettiin sekä kannettiin. Yhteistyö muiden sidosryhmien kanssa toimi hyvin, Mäntsälän ja Pukkilan kuntien panos oli merkittävä ja ehdoton edellytys onnistuneen kilpailun järjestämiselle. 1.2 Tekniikka ja yleisöpalvelut Tulospalvelu ostettiin Tmi Kokkensilta. Palveluihin sisältyi mm. online seuranta sekä reittihärveli, joka oli pystyssä heti kilpailun jälkeen. 1.3 Hankkeen johtaminen Kilpailunjohtaja esitteli kevättalvella 2008 hankkeen työryhmien vetäjille, sidosryhmien edustajille sekä alueen maanomistajille. Hankkeen ennakoivaa ohjausta ja aktiivista seurantaa varten perustettiin ohjausryhmä, jonka koostui työryhmien vetäjistä. Ohjausryhmä kokoontui kymmenen kertaa toukokuusta 2008 lähtien ja kaikista kokouksista laadittiin pöytäkirjat. Kilpailunjohtaja toimi ohjausryhmän kokouksien puheenjohtajana ja sihteerinä sekä huolehti pöytäkirjojen jakelusta kilpailunvalvojalle ja SSL:n Huippuliigan yhteyshenkilölle, kuten myös muista kaikista osakilpailuun liittyvistä suunnitelmista. Tavoitteena oli, että kunkin vastuualueen työryhmät kokoontuisivat 1 2 viikkoa ennen ohjausryhmän kokousta ja vastuualueen vetäjä raportoisi ohjausryhmässä oman alueensa toiminnasta ja tulevista aktiviteeteista. Käytännössä näin ei tapahtunut kuin parin työryhmän osalta. 1.4 Riskit Hankkeen ohjausryhmän ensimmäisessä kokouksessa tunnistettiin seuraavat riskit, jotka eivät toteutuneet ennakkovalmisteluista johtuen: Kevään kisoja vähäisempi osallistujamäärä; MU:n historian suurin osallistujamäärä (tehokas ennakkomainonta).
5 (23) Kilpailukeskuksen sähkönsyöttö ja tietoliikenneyhteydet; Kymenlaakson Sähkö Oy ja Massive Dynamic Oy vastasivat toimivista yhteyksistä. 1.5 Yhteenveto työryhmien palautteesta Hyvät asiat: Ratamestariryhmän työskentely oli sujuvaa ja rakentavaa. Kilpailu onnistui hyvin; ratoja kehuttiin niin kansallisissa sarjoissa kuin Huippuliigassa. Tämän tason tapahtuman järjestämisessä pitää aina varautua odottamattomaan, kaikkea ei voi ennakoida etukäteen. Hommat eivät välttämättä aina menneet niin kuin oli suunniteltu, mutta kaikki sujui kuitenkin. Luonnon aiheuttamista haasteista huolimatta erinomaisesti hoidettu kilpailu. Kilpailukeskus oli hyvä ja toimiva, TV-kuvan perusteella yleisö olisi voitu tosin koota vieläkin pienemmälle alueelle. Jaoston jäsenten itseluottamus nousi. Talkoolaisia oli mukavasti paikalla kilpailupäivänä. Talouspuoli oli hyvissä käsissä. Tehokas ennakkomarkkinointi vaikutti myönteisesti osallistujamäärään. Tulospalvelu toimi ripeästi. Reittihärveli oli pystyssä välittömästi kisojen päätyttyä. Internet-yhteys toimi hyvin, joten tulosten ja uutisten päivittäminen nettisivuille onnistui nopeasti jo kilpailun aikana. Ulkoinen tiedotus oli tehokasta kahden vuoden ajan. Kisalehti keräsi kiitosta. Vip-teltta toimi mainiosti, palvelu pelasi ja vieraita oli kiitettävästi. Yhteistyö TV-tuotannon kanssa sujui mutkattomasti. Ongelmat: Kilpailukeskuksen rakentaminen oli liikaa yhden henkilön vastuulla. Samat henkilöt vastasivat sekä kilpailun suunnittelusta että toteutuksesta. Mainosten myynti ja sponsoreiden hankinta jäi liian suppean joukon tehtäväksi. Rastien lukumäärää olisi voitu vähentää tarkemmalla koordinoinnilla sekä muutamien kompromissien tekemisellä huippuliigan ratojen osalta. Muutamat lainatut EMIT-leimasimien hyytyivät kesken kisan tarkistuksista huolimatta. Lupa-asiat (mm. metsästysseura ja tienhoitokunta) hoidettiin liian myöhään. MU:n järjestelykoneisto on ohut näin laajan tapahtuman hoitamiseen. Se ei kestä kahta samanaikaista vastoinkäymistä. Talkoolaisten tehtävistä tiedottamisessa oli ongelmia. Parempi, että yksi taho tiedottaa säännöllisesti viikoittain, eikä kymmenen koko ajan. Kehittämiskohteita: Ratamestariryhmän jäsenillä tulee olla käytössä yksi ja sama ratamestariohjelma. Kirjallinen Emit-leimasimien lainauspyyntö lähialueen seuroilta on paras tapa pitää kirjaa lainatuista leimasimista ja niiden numeroista. Rastien lukumäärää olisi voitu vähentää tarkemmalla koordinoinnilla sekä muutamien kompromissien tekemisellä huippuliigan ratojen osalta. Lähtövälin pidentäminen kahteen minuuttiin ja perhoslenkeistä luopuminen helpottaisivat ratasuunnittelua huomattavasti.
6 (23) TV-tuotannon pitää esittää sähköntarpeensa tarvitsemansa tehon (nyt 24 kva) ja jännitteen laadun suhteen. Vaihejännite vähintään 220 V, ei vinokuormia (nollajännitettä), ei yksivaiheisten kulutuslaitteiden aiheuttamia jännitepiikkejä ja jaksoluvun heilahteluja. TV-tuotannon vaatimukset sähkönsyötölle on otettava huomioon jo valittaessa kisakeskuksen paikkaa. Loppupelissä on kyse siitä valitaanko kilpailukeskus ja alue TV-tuotannon vai suunnistuksen ehdoilla. Isojen tapahtumien kilpailukeskuksen suhteen pitää tehdä kompromisseja. Kisakeskus pitää olla lähempänä "valmiita" palveluita kisamaaston kustannuksella. Talkoolistat saatava kuntoon ajoissa ja kilpailukeskuksen rakentaminen tulee jakaa pienempiin osiin. Tehokkaampi sisäinen tiedotus edellyttää seurarekisterin luomista. Seuran hallussa olevan rakennusmateriaalin varastointia ja luettelointia on kehitettävä. Pitkä projekti koettelee avainhenkilöiden ja talkoolaisten taistelukestävyyttä, pitää jaksaa punnertaa loppuun saakka. Rakentamistalkoissa oli välillä niukalti väkeä. Työryhmien vetäjien on ohjeistettava selkeämmin työryhmän jäsenille työn jako. Tavoitteena saada tämä onnistuminen siirrettyä seuraaviin kilpailuihin niin kilpailijoiden määrän ja tapahtuman vaikuttavuuden kuin taloudenkin suhteen.
7 (23) 2 Organisaatio Tehtävä Ratavalvoja IOF:n valvoja Kilpailunjohtaja SSL:n yhteishenkilö Ratamestariryhmän johtaja Ratamestari, lasten radat Ratamestari, kansallinen kilpailu Info Kilpailutoiminnot Kuuluttaja Kenttätoiminnot Huoltotoiminnot Ensiapu Liikenne Opasteet Pelastuspäällikkö Markkinointi Kilpailutekniikka Laitteet ja ohjelmisto GPS-seuranta Pääemäntä Talous Palkinnot Viestintä Kutsuvieraat TV-koordinaattori TV-tuotanto Nimi Åke Liljeström Harri Koski Jouni Vidqvist Risto Sinisalo Antti Örn Kristiina Mäkinen Markus Hannula Annika Kataja Markku Laine Kari Käyhkö Jouko Mäkinen Jarmo Sulopuisto Markus Korkman. Mäntsälän SPR Kari Onninen Mauri Kataja Jarmo Sulopuisto Risto Sinisalo Lauri Sorsa Timo Kokko/Tmi Kokkens Pekka Varis Riitta Lehtiranta Simo Sorsa Simo Sorsa Kristiina Hannula Kristiina Hannula Perttu Sorsa Markku Mäkäräinen
8 (23) 3 Kartoitus ja radat 3.1 Organisaatio Ratamestariryhmän johtaja: Huippuliigan ratamestari Kansallisen ratamestari Lasten ratamestari Antti Örn Antti Örn Markus Hannula Kristiina Mäkinen 3.2 Kilpailualue Kilpailualueena oli Iilijärven alue. Kilpailualueen koko on noin 4 km 2. Alueen koillis- ja itäosalle ovat tyypillistä peitteiset, pienipiirteiset avokalliot, ja länsiosalle puolestaan mäntykankaat ja pienipiirteiset peitteiset mäet. 3.3 Kartta Vuonna 2004 laadittu alueen A4S-koon suunnistuskartta ajan tasaistettiin kilpailua varten ensimmäisen kerran syksyllä 2008 ja toisen kerran heinäkuussa 2009. Ajantasaistetun kilpailukartan koko oli A4. Kilpailukarttojen tulostuspaikaksi valittiin tarjouskilpailun jälkeen K-Map, jossa kartat tulostettiin vasta kilpailuun ilmoittautumisen päättymisen jälkeen. Tulostetut karttojen ulkoasu ja ratapainatuksen tasaisuus tarkistettiin karttojen käsin tapahtuneen pussituksen yhteydessä. Kilpailunvalvoja ei osallistunut tarkastukseen. 3.4 Ratasuunnittelu 3.4.1 Yleistä Huippuliigan ratamestarina ja ratamestariryhmän johtaja oli Antti Örn. Ratasuunnittelu aloitettiin huippuliigan osalta noin kaksi vuotta ennen tapahtumaa. Ratojen profiili säilyi pitkälti samanlaisena koko prosessin ajan. Suurimmat muutokset tulivat kartan pohjoisosan harvennushakkuun johdosta sekä yleisörastin tarpeettomuuden selvittyä. Ratasuunnittelun suurimmat haasteet olivat TV-tuotannon vaatimusten yhteensovittaminen ratasuunnitteluun, kolmen ratamestarin käyttäminen samassa kilpailussa sekä tekniikan kanssa toimeen tuleminen. Ratamestariryhmä toimi hyvin yhteen. Teemakartan teon ja yhteispalaverin jälkeen ratamestarit toimivat itsenäisesti suunnitteluprosessissa, jota ratamestariryhmän johtaja kuitenkin koordinoi. Yhteistyö valvojan sekä muiden ulkopuolisten toimijoiden kanssa ja ratatiedostojen koonti oli ratamestariryhmän johtajan harteilla. Ongelmia syntyi kahden ratasuunnitteluohjelman käytöstä. OCAD:in ja Condesin yhteensovittaminen näytti olevan meille amatööreille liian vaikea tehtävä. Vaikka Condes on hyvä ohjelma ratasuunnittelussa, halusi Mapline kuitenkin ratatiedostot OCADmuodossa. Tästä syystä oli siirrettävä ratatiedostot OCAD- muotoon ennen niiden toimittamista Maplinelle.
9 (23) 3.4.2 Kielletyt alueet Kilpailualueella ei ollut muita kiellettyjä alueita kuin vapaa-ajan rakennusten pihapiirit. Alueet rajattiin maastossa kelta-sinisellä kielletyn alueen muovinauhalla, joka kerättiin kilpailun jälkeen pois. 3.4.3 TV-rastit Yhteistyö TV-tuotannon kanssa sujui mutkattomasti prosessin koko keston ajan. TVrastien vaatimukset oli otettu huomioon jo ensimmäisestä rataversiosta lähtien, joten ne säilyivät sellaisenaan koko ajan. Tärkeää ratamestarille on, että ratasuunnittelun alkaessa ovat TV:n vaatimukset kokonaisuudessaan selvillä. Ongelman TV-kilpailussa tuo se, että ratasuunnittelua ohjaavia vaatimuksia on kohtalaisen paljon. Tämä tarkoittaa sitä, että mielekästä ja suunnistuksellista rataa on erittäin vaikeaa suunnitella TV kisaan. Minuutin lähtöväli, perhoslenkit, lyhyet TV-välit, varoitusrastit, TV-rastien läheisyys kilpailukeskuksesta (kaapelien pituus) ja lähtöpaikan sijainti kilpailukeskuksessa ovat tekijöitä, jotka vaikeuttavat ratasuunnittelua. Mainokset päätettiin keskittää lähtö- ja maalialueelle siten, etteivät ne peittäneet viimeistä rastia. 3.5 Rastirakenteet Maastossa oli rasteja 85 kpl. Lippukepit ja rastipukit rakennettiin pääosin heinä-elokuussa 2009. Ratamestariryhmän vetäjä piti rakentajille palaverin, jossa jaettiin kartta rakennettavista rasteista ja rastimääritelmät. Rastipukit rakennettiin pääosin metsästä löytyneestä materiaalista. Rastipukkien päämitat vaihtelivat suuresti, samoin kuin niiden tyyppi. 3.6 Rastitarvikkeet Rastitarvikkeita oli käytössä oman seuran tarvikkeiden lisäksi seuraavanlaisesti: lainaemittejä KKV:lta, IHR:ltä ja RaVa:lta. Yksi nollaleimasin oli myös lainassa Kokkenssilta sekä kilpailun aikana kolme jokerileimasinta. Rastilippuja ostettiin uusia yhteensä 40 kpl, 750m kielletyn alueen nauhaa sekä emit tarkistusliuskoja. Myös karttamuovit piti ostaa uutena. Kartat painettiin Mapline Oy:ssä, jonka palvelu sekä laatu olivat erinomaista. 3.7 Koe- ja tarkistusjuoksut Koejuoksut tehtiin useassa vaiheessa. Ensimmäiset koejuoksut juostiin jo elokuussa 2008, jotta saatiin selville kilometrivauhdit maaston eri osissa. Nopeustietoa käytettiin laadittaessa TV-tuotannon kanssa aikataulua toteutukselle. 3.8 Yhteenveto Hyvät asiat: Ratamestariryhmän työskentely oli sujuvaa ja rakentavaa. Ratoja pidettiin hyvinä ja haastavina. Yhteistyö TV-tuotannon kanssa sujui mutkattomasti prosessin koko keston ajan.
10 (23) Ongelmat: EMIT-leimasimien hyytyminen kesken kisan tarkistuksista huolimatta. Rastitarvikkeiden luetteloinnista ja varastoinnista aiheutui liikaa tarpeettomia epäselvyyksiä. Rastien lukumäärää olisi voitu vähentää tarkemmalla koordinoinnilla sekä muutamien kompromissien tekemisellä huippuliigan ratojen osalta. Lähtöaikojen säätäminen aiheutti harmaita hiuksia ratamestariryhmälle. Rastirallin käytännön toteutus ontui, vaatii huolellisemman suunnittelun seuraavalla kerralla. Kehittämiskohteita: Kirjallinen Emit-leimasimien lainauspyyntö lähialueen seuroilta on paras tapa pitää kirjaa lainatuista leimasimista ja niiden numeroista. Lähtövälin pidentäminen kahteen minuuttiin ja perhoslenkeistä luopuminen helpottaisivat ratasuunnittelua huomattavasti. Ratamestariryhmän jäsenillä tulee olla käytössä yksi ja sama ratamestariohjelma. Rastipukkien laatu vaihteli suuresti (palaute kilpailijoilta). Valvojalta olisi odottanut enemmän rakentavia kommentteja ratasuunnittelusta. Varattava yksi henkilö kilpailun aikana hyytyneiden rastileimasimien vaihtoon.
11 (23) 4 Kenttätoiminnot 4.1 Organisaatio Kenttätoiminnot: Kilpailukeskus: Jouko Mäkinen Seppo Haavisto 4.2 Yleistä Kenttätoimintojen ja kilpailukeskuksen rakentaminen aloitettiin kahta (2) viikkoa ennen kilpailua. 4.3 Kilpailukeskus Kilpailukeskus rakennettiin Koivusaaren tilan pohjois- ja länsipuolella olevalle peltoaukealle, johon pystytään sijoittamaan kaikki toiminnot lähelle toisiaan. Maapohja on pääosin ojitettua pakettipeltoa. TV-tuotannon ja ravintolan edellyttämä raskas kalusto sijoitettiin Iilijärven majalle johtavan tien varteen, jota levitettiin seuran toimesta. Toimivan kilpailukeskuksen edellyttämiä materiaaleja saatiin lainaksi mukaan lukien teltat. Kilpailukeskuksen kartta on liitteenä 2. Kenttätoimintojen järjestäminen on kuvattu tarkemmin liitteessä 3. 4.4 Lähtö- ja maalirakennelmat Huippuliiga ja kansallinen kilpailu käyttivät samaa maalialuetta. Kuuluttamona oli tulospalvelun kontin katolle rakennettu erillinen tila. Tulostaulut sijoitettiin kilpailukeskuksen keskelle infon läheisyyteen. Huippuliigan mainokset sekä lähtö-, maali- ja palkintojen jakoon tarkoitetut rakennelmat haettiin Espoosta heti 3.osakilpailun jälkeen koska EsSulla ei ollut on riittävästi varastointitilaa rakenteille. 4.5 Pesupaikka Peseytyminen suoritettiin maasto-olosuhteissa kilpailukeskuksen kaakkoisosassa olleessa pesupaikassa, jossa oli erilliset pesutilat miehille ja naisille. 4.6 Sähköistys Kilpailukeskuksen sähköistystä varteen tilattiin Kymenlaakson Sähkö Oy:ltä väliaikainen sähkönsyöttö. Kilpailukeskuksessa oli lisäksi varalla traktorikäyttöinen aggregaatti, jolla turvattiin tulospalvelun sähkösaanti mahdollisessa vikatilanteessa. Pienjänniteverkko rakennettiin talkoovoimin. TV-tuotannosta johtuen sähkösyöttö saa aivan uusia vaatimuksia sähkönlaadun suhteen maaseutuverkoissa. Meillä pj-johto oli 1,2 km pitkä; sen oli laskettu pienin muutoksin ja lisäyksin kestävän 2 kpl 3 x 63 A:n tilapäismittauksia. Maaseutuverkon mitoitusarvot ovat jännitteen suhteen +5 - -10 % (230 V); jännite rajat olivat 242 V - 207 V. Vinokuormia (nollajännitettä) esiintyy aina jonkin verran asutuksen yksivaiheisten kulutuslaitteiden takia. Jännitteet olivat todellisuudessa 214 V - 217 V, kun TV-tuotannon lähetysauto oli kytketty verkkoon (24 kva). Kahvinkeittimet ja kylmäkontti aiheuttivat vinokuormia. Jakamalla
12 (23) keittimet uudelleen eri vaiheiden kesken sekä nostamalla keskijänniteverkon puolelta jännitettä (norm. 20,5 kv > 20,8 kv) kilpailun ajaksi saimme jännitteen autolle 220 V:iin. Se ei kuitenkaan riittänyt vaan keittimien ja kontin käynnistyspiikit näkyivät edelleen autossa. Kun TV-tuotannon lähetysauto kytkettiin traktorikäyttöisen aggregaatin perään, ei lähetysauton suhteen ollut enää ongelmia. 4.7 Huoltotoimet Alueelle päivysti kilpailun ajan yksi sähkömies, yksi huoltomies maastokelpoisen mönkkärin kanssa sekä yksi traktorikuljettaja mahdollisia hinaustarpeita varten. 4.8 Yhteenveto Hyvät asiat: Kilpailukeskuksen asemakaava oli selkeä ja toimiva. Pesupaikka oli toimiva. Rakennustarvikkeita saatiin hyvin lainaksi. Ongelmat: Kilpailukeskuksen rakentaminen oli liikaa yhden henkilön (Jouko Mäkinen) vastuulla. Huippuliigan palkintojenjakokorokkeen mainosten järjestys saatiin melko myöhään rakentamisen ollessa jo käynnissä. TV-tuotannon pitää esittää sähköntarpeensa tarvitsemansa tehon (nyt 24 kva) ja jännitteen laadun suhteen. Vaihejännite vähintään 220 V, ei vinokuormia (nollajännitettä), ei yksivaiheisten kulutuslaitteiden aiheuttamia jännitepiikkejä ja jaksoluvun heilahteluja. Kehittämiskohteita: Kilpailukeskuksen yleisöpalvelualue olisi voinut olla vieläkin tiiviimmin rakennettu. Seurateltoille tulee varata ja merkitä maastoon etukäteen alueet. Talkoolistat saatavat kuntoon ajoissa ja kilpailukeskuksen rakentaminen tulee jakaa pienempiin osiin. Tehokkaampi sisäinen tiedotus edellyttää seurarekisterin luomista. Seuran hallussa olevan rakennusmateriaalin varastointia ja luettelointia on kehitettävä. Työryhmien vetäjien on ohjeistettava selkeämmin työryhmän jäsenille työn jako. TV-tuotannon vaatimukset sähkönsyötölle on otettava huomioon jo valittaessa kisakeskuksen paikkaa. Toinen vaihtoehto on rakentaa vieläkin järeämpää verkkoa (nytkin kustannukset olivat jo yli 3.000 ). Mikäli käytetään aggregaattia, on sen tehon oltava huomattavasti nyt käytettyä suurempi mikäli siihen kytketään kaikki sähkölaitteet. Muuten yksivaiheiset kuormituspiikit näkyvät lopputuloksessa. Loppupelissä on kyse siitä valitaanko kilpailukeskus ja -alue TV-tuotannon vai suunnistuksen ehdoilla.
13 (23) 5 Kilpailutoiminnot 5.1 Organisaatio Kilpailutoiminnot: Lähdöt: Maali: Kuulutus: Markku Laine Jyrki Aronen Lauri Sorsa Kari Käyhkö 5.2 Lähdöt Kilpailussa oli käytössä kolme lähtöaluetta; Huippuliigan osakilpailu, kansallisen kilpailun lasten radat ja muut radat. Huippuliigan lähtöalue oli kilpailukeskuksessa, lasten ratojen lähtöalue kilpailukeskuksen itäpuolella ja muiden kansallisen kilpailun ratojen lähtöalue kilpailukeskuksen länsipuolella. Kilpailutoimintojen alueiden (lähdöt, yleisörasti ja maali) kulunvalvonta tehtiin käyttämällä aitoja ja nauhoja. Lähtötehtävien järjestely alkoi Paimion ja Espoon HL:n osakilpailujen seurannalla ja opiksi ottamalla. 5.3 Maali Huippuliigalla ja kansallisella kilpailulla oli omat viimeiset rastit. Molemmilta viimeiseltä rastilta johti maaliin oma, kokoava viitoitus. Maalisuoralla oli matalalla nauhalla erotettu kaksi (2) karsinaa, joista toinen karsina oli Huippuliigan osakilpailulle ja toinen kansalliselle kilpailulle. 5.4 Yleisöpalvelut Kaikille kilpailijoille tarjottiin mahdollisuus saada väliaikatuloste. Toinen tulostin tippui maahan la illalla ja meni rikki. Tämä aiheutti pitkiä jonoja väliaikatulostepisteeseen. 5.5 Yhteenveto Hyvät asiat: Lähtötoiminnot suoritettiin ohuella ja ammattitaitoisella organisaatiolla, ohjeistus oli selkeä ja homma oli yhden henkilön näpeissä. HL:n rakennelmien purku tapahtui yhtä ripeästi kuin niiden rakentaminen. Ongelmat: GPS -seurantalaitteiden liivien päälle pukemista varten varattu teltta osoittautui liian pieneksi. Kehittämiskohteita: Maalissa olleiden henkilöiden ohjeistus on tehtävä paremmin. Maalitoiminnassa on oltava 2-4 henkilön reservi äkillisiä tarpeita varten.
14 (23) 6 Huoltotoiminnot 6.1 Organisaatio Huoltotoiminnot: Liikenne: Ensiapu: Jarmo Sulopuisto Kari Onninen Mäntsälän SPR 6.2 Yleistä Huoltotoimintoihin kuului liikennejärjestelyt, paikoitus, opasteet, jätehuolto, WC-huolto, muksula, pelastustoiminta ja ensiapu. 6.3 Liikenne ja opastus Liikenteenohjauksesta ja paikoitukseen ohjaamisesta vastasivat oman seuran talkoolaiset. Tulo- ja paluuliikenteen opasteiden paikat ja opasteet suunniteltiin kesällä 2009. Opasteet asennettiin paikalleen su 30.8.2009 aamulla. 6.4 Paikoitus Moottoripyörille, henkilö- ja asuntoautoille sekä vaunuille oli varattu yksi paikoitusalue kilpailukeskuksen eteläpuolella. Paikoitusalueen koko oli noin 3 ha. Lisäksi kauempana, noin 1 km etäisyydellä, oli vara-aluetta noin 2 ha. Parkkirivit oli merkitty puutikuin. Mikäli sääolosuhteet olisivat estävät peltoalueen käyttämisen paikoitukseen, olisi tukeuduttu tienvarsipaikoitukseen. Nuoriso hoiti rahastuksen erittäin näpsäkästi. Autoja tuli parhaaseen aikaan reilun tunnin ajan aivan jonona, mutta rahastus toimi. VIP:n, median ja lapsiperheiden paikoitusalue oli kilpailukeskuksen välittömässä läheisyydessä. 6.5 Muksula Kilpailukeskuksessa oli muksula, johon kilpailevat vanhemmat voivat jättää alle kouluikäisiä lapsia kilpailun ajaksi. Lapsille oli tarjolla mm. ohjattuja leikkejä, erilaisia tehtäviä sekä temppurata. 6.6 Pesupaikka Pesupaikka oli rakennettu aika järeästi. Suihkusysteemi oli erittäin hyvä, se säästää tavattomasti vettä ja oli kilpailijoiden kannalta toimiva. 6.7 WC-huolto WC-tilat olivat kilpailukeskuksen kaakkoispuolella olevalla peltoaukealla. Seura lainasi WC-astiat Halikosta. Tyhjennys onnistui Mäntsälän jätevedenpuhdistamolla kahdelta mieheltä puolessa tunnissa. WC-tilojen yhteydessä oli vesisäiliöt käsienpesua varten.
15 (23) 6.8 Henkilöturvallisuus Jarmo Sulopuisto laatii kilpailulle pelastussuunnitelman ja oli vastuullinen pelastuspäällikkö. Pelastussuunnitelma jaettiin työryhmän vetäjille, jotka vastasivat sen sisällöstä tiedottamisesta työryhmänsä jäsenille. 6.9 Ensiapu Mäntsälän SPR vastasi ensiavusta. Lääkintätelttaan tulevista täytettiin erillinen henkilökaavake ja vammoista sekä hoitotoimenpiteistä pidettiin kirjaa. Ensiapuryhmälle annettiin ennakkoon kaikki rastit -kartta. Samassa yhteydessä sovittiin, että jos jotain tapahtuu niin he soittavat ensin pelastuspäällikölle. EA-ryhmä kirjasi paikkaamansa kolhut, arviolta 25 kpl norminaarmuja. 6.10 Yhteenveto Hyvät asiat: Opastuslupa heltisi täsmälleen anottuna ja ilmaiseksi, kun se tehtiin ajoissa. Hommat eivät välttämättä aina menneet niin kuin oli suunniteltu, mutta kaikki sujui kuitenkin. Luonnon aiheuttamista haasteista huolimatta erinomaisesti hoidettu kilpailu. Kisakeskuksen siirto Iilijärventien varteen oli hyvä sattuma, koska näin saatiin sopivaa avaruutta järjestelyille. Ongelmat: Kilpailukeskuksen rakentaminen oli liikaa yhden henkilön (Jouko Mäkinen) vastuulla. Kehittämiskohteita: Paikoittajille on korostettava, että he määräävät auton paikan, ei kuski. Märällä pellolla korostui myös se, että autolla ei saanut vekslata yhtään.
16 (23) 7 Markkinointi 7.1 Organisaatio Markkinointi: Aitamainokset Kisalehti Sponsorit Risto Sinisalo Risto Sinisalo ja Simo Sorsa Kristiina Hannula, Risto Sinisalo, Lauri Sorsa ja Simo Sorsa Risto Sinisalo 7.2 Yleistä Markkinointityöryhmän muodostivat alan ammattilaiset ja se toimi läheisessä yhteistyössä TV-toteutuksesta sekä viestinnästä vastaavien työryhmien kanssa. Markkinointi- ja viestintätyöryhmä valmisteli keväällä 2009 ehdotuksen kilpailun ennakkoesitteestä. Viestintätyöryhmä teetätti sen perusteella ennakkoesitteen, jota jaettiin lähes 2000 kpl vuoden 2009 Fin5 rastiviikon ja Lahtisuunnistuksen yhteydessä. 7.3 Pääyhteistyökumppanit Kilpailun pääyhteistyökumppanit olivat Mäntsälän kunta ja Kymenlaakson Sähkö Oy. Pääyhteistyökumppaneiden kanssa solmittiin yhteystyösopimukset, joissa oli kuvattu sopimuksen kohde sekä määritelty molempien vastuut ja rajapinnat. 7.4 Aitamainos Yhteistyösopimuksiin kuuluivat aitamainokset kilpailualueella. Seura valmistutti aitamainokset, mikäli yhteistyökumppanilla ei ollut tarjota omaa aitamainosta. 7.5 Myyntipaikat Markkinointityöryhmä määritteli yhdessä kenttätoiminnoista vastaavan työryhmän kanssa, paljonko tilaa varataan myyntipaikoille. Myyntipaikat pyrittiin sijoittamaan jo kilpailukeskuksen alustavassa suunnittelussa hyville paikoille. 7.6 Yhteenveto Hyvät asiat: Ennakkoesite vaikutti myönteisesti osallistujamäärään. Yleisilme kisakeskuksessa oli TV:n kannalta hyvä, kun saatiin riittävästi mainostajia. Ongelmat: Mainosten myynti ja sponsoreiden hankinta jäi alkuperäistä suunnitelmista poiketen liian suppean ydinjoukon tehtäväksi. Kehittämiskohteita: Työtehtävät jaettavat laajemman porukan kesken
17 (23) 8 Talous 8.1 Organisaatio Talousvastaava: Hankinnat: Palkinnot: Simo Sorsa Simo Sorsa Infon henkilöstö 8.2 Yleistä Taloustyöryhmän tehtäviin kuului mm. budjetin laatiminen ja seuranta, maksuliikenne, hankinnat sekä kulukorvausohjeistus. 8.3 Talkooväki Talousvastaava organisoi talkooväen hankinnan ja työnjaon. Kilpailunjohtaja vastasi talkoista tiedottamisesta. Talkoolaisten kerääminen oli ensisijaisesti työryhmien vetäjien vastuulla. 8.4 Palkinnot Huippuliigan miesten ja naisten sarjojen kolme parasta palkittiin SSL:n Huippuliigan vuoden 2009 järjestelyohjeen mukaisesti rahapalkinnoilla. Rahapalkinnot rahoitettiin Huippuliigan osanottomaksuilla ja rahapalkintoihin varatulla seuran osuudella. Kansallisen kilpailun palkinnot hankittiin seuran yleisen käytännön mukaisesti paikallisilta toimittajilta. 8.5 Yhteenveto Hyvät asiat: Taloudessa tehtiin hyvä tulos. Porukka sai järjestettyä paljon "oravannahkapalveluita, jolloin kustannustaso pysyi kurissa. Järjestelyissä oli tekemisen meininki. Ongelmat: Kilpailun organisaatio oli vähän haussa, koska jouduttiin soveltamaan omin päin tehtäväkuvia. Mainostuottojen hankkijat vaihtuivat kesken kaiken ja hommat jäivät kahden henkilön harteille. Lupa-asiat (mm. metsästysseura ja tienhoitokunta) hoidettiin liian myöhään. Onneksi maanomistajilla oli positiivinen kanta tapahtumaan eikä tullut mitään ylitsepääsemättömiä vastoinkäymisiä. MU:n järjestelykoneisto on ohut näin laajan tapahtuman hoitamiseen ja tuuriakin tarvittiin, kun pienen sateen varjolla viljelijätalkoolaiset pysyivät hyvin mukana järjestelytehtävissä. Seuran järjestelykoneisto on ohut eikä se kestä kahta samanaikaista vastoinkäymistä.
18 (23) Kehittämiskohteita: Maalissa olleiden henkilöiden ohjeistus on tehtävä paremmin. Isojen tapahtumien kilpailukeskuksen suhteen pitää tehdä kompromisseja. Kisakeskus pitää olla lähempänä "valmiita" palveluita, kisamaaston kustannuksella.
19 (23) 9 Ravintola 9.1 Organisaatio Ravintolapäällikkö Kahviravintola Grilliravintola Riitta Lehtiranta / Ajo 9.2 Yleistä Kilpailukeskuksessa oli grilli- ja kahviravintola. Ravintola sijoitettiin kilpailukeskukseen johtavan Iilijärventien itälaidalle hyvien kulkuyhteyksien varrella. Urheiluseura Ajo vastasi ravintolatoiminnoista. Kutsuvieraiden ruokailu tapahtui erillisessä VIP-tilassa. Jaosto vastasi VIP-vieraiden kestitsemisestä. 9.3 Yhteenveto Hyvät asiat: Ajolaiset hoitivat ravintolan itsenäisesti ja vapauttivat siten seuran talkoolaisia muihin tehtäviin. Ongelmat: Tiedotus työryhmän ohjausryhmän suuntaan esim. hankituista luvista ei toiminut ennen kisaa eikä sen aikana. Osa ravintolaan määrätyistä talkoolaisista ei tiennyt olevansa töissä ravintolassa. Kehittämiskohteita: Tiedottamista on tehostettava, työryhmän tulee itsenäisestä työskentelystä huolimatta toimittaa säännöllisesti välitilanneraportti ohjausryhmälle. Mäntsälän Urheilijoiden tulee laatia kattava omavalvontasuunnitelma (esim. kylmäketjun toimivuus, hygieniapassi, yms.), jota voivat käyttää myös muut jaostot.
20 (23) 10 Kilpailutekniikka 10.1 Organisaatio Vastaava: Ilmoittautumispalvelu: Tulospalvelu: GPS seuranta: TV tuotanto: Kuulutus: Lauri Sorsa Timo Kokko/Tmi Kokkens Timo Kokko/Tmi Kokkens Pekka Varis Markku Mäkäräinen Kari Käyhkö 10.2 Yleistä Ohjausryhmä päätti ostaa ilmoittautumis- ja tulospalvelut ulkoa. Hankintaan sisältyivät kaikki tarvittavat ohjelmat, laitteet (palvelimet, työasemat ja tulostimet) ja järjestelmät (UPS). 10.3 Tietoliikenneyhteydet Seura lainasi 450-laajakaistayhteydet laitteineen ja järjestelmineen paikalliselta toimittajalta kilpailun Online-seurantaa varten. Online-tulokset toimittiin kilpailun kotisivuille tietyin väliajoin kuormituksen tasaamiseksi. 10.4 Maastoyhteydet Työryhmä vastasi maastoyhteyksien rakentamisesta TV-rasteille yhdessä TV-tuotannon kanssa. Samassa yhteydessä rakennettiin tarvittavat yhteydet online-rasteille. Onlinerasteilla oli aina yksi toimitsija paikalla, joka varmisti puheella kilpailijan leimauksen näkymisen tulospalvelussa. 10.5 Internet Kilpailusivut luotiin syksyllä 2008 ja ne toteutettiin suomeksi. Etusivun ilmettä ja sisältöä muutettiin ajankohdan mukaisesti painottaen eri asioita kilpailun lähestyessä. Kaikki kilpailuinformaatio oli ladattavissa sekä suomeksi että englanniksi. 10.6 GPS -seuranta Huippuliigan kilpailijoiden seurantaa varten oli varattu yhteensä 20 kpl GPS-laitteita. GPSseurantaa käytettiin vain TV-lähetyksessä. 10.7 TV TV-rastien paikat sovittiin TV-tuotannon kanssa jo kesällä 2008 ratasuunnittelun ollessa vielä käynnissä. TV-tuotanto toteutettiin SSL:n Huippuliigan koskevan ohjeen mukaisesti. Seura järjesti TV-tuotannolle tarpeellisen määrän toimitsijoita yhteyksien rakentamista ja tuotannon toteutusta varten. 10.8 Kuulutus Seura vuokrasi kilpailukeskuksen kuulutuksen monitorit ja äänentoistolaitteet paikalliselta toimittajalta. Kuulutuksesta vastasi Kari Käyhkö.