1 (5) ILMARISEN ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolain 10 ja 24 mukainen 1. Rekisterinpitäjä Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Ilmarinen Porkkalankatu 1 00018 Ilmarinen Helsinki 2. Henkilörekisterin nimi 3. Henkilötietojen käsittelyn perusteet Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Juhani Karjasilta juhani.karjasilta@ilmarinen.fi Puh. 010 284 2323 Ilmarisen asiakasrekisteri Ilmarisen henkilötietojen käsittelyn ensisijainen peruste on lakisääteisyys tai lainsäädännöstä johtuva tehtävä. Ilmarisen työeläkevakuutusyhtiölain mukainen tehtävä on harjoittaa sosiaaliturvaan kuuluvaa lakisääteistä eläkevakuutusliikettä hoitamalla lakisääteisen eläketurvan toimeenpanoa ja yhtiölle tätä varten kertyviä varoja vakuutusten käsittämät edut turvaavalla tavalla. Lain velvoitteiden ohella henkilötietojen käsittelyn perusteita ovat myös asiallinen yhteys, rekisteröidyn tekemä toimeksianto, sopimuksen toteuttaminen ja rekisteröidyn suostumus. 4. Käyttötarkoitukset Ilmarisen asiakasrekisterin henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin: Palvelun tuottaminen Ilmarisen ja sen yhteystyökumppanien tarjoamien palveluiden tarjoaminen ja tuotanto, kuten o Työeläkevakuuttamiseen ja vakuutuskannan hoitamiseen liittyvät tehtävät o Eläke- ja kuntoutuspalveluiden hoitaminen, kuten hakemusten käsittely, päätöksenteko ja maksatus o Lisäpalveluiden tarjoaminen ja palveluiden asiakaskohtaistaminen Asiakkaan tunnistaminen, käyttöoikeuksien hallinta, palvelutapahtumien varmistaminen ja todentaminen sekä virhetilanteiden selvittäminen Talouden ja rahaliikenteen hoitaminen sekä kirjanpito ml. maksatus, laskutus, reskontra ja perintä. Palveluiden ja toiminnan kehittäminen Palveluiden, toiminnan ja tietojärjestelmien suunnittelu ja kehittäminen Palveluiden ja toiminnan ohjaus sekä laadun varmistaminen Asiakkuuksien hoitaminen ja asiakaspalvelu Asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen, hallinta ja kehittäminen Asiakasneuvonta ja asiakaspalvelun toteuttaminen ja kehittäminen Ilmarisen taloudellisen yhteenliittymän yhteistyö ja markkinointi Asiakaskokemuksen seuranta ja kehittäminen
2 (5) Ilmarinen nauhoittaa puheluita palvelutapahtumien todentamiseksi, asiakaspalvelun kehittämiseksi, oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Asiakkuuksien ja toiminnan analysointi Ilmarisen toiminnan ja palveluiden analysointi, tilastointi ja raportointi Asiakassuhteiden ja palvelutarjonnan analysointi, ryhmittely ja raportointi Kokonaisasiakkuuksien ja palvelukonseptien kehittäminen sekä hallinta Asiakassuhde- ja markkinointiviestintä Asiakasviestinnän ja markkinoinnin kohdentaminen Viestinnän ja kampanjoiden toteuttaminen sekä seuranta Tietoturvallisuus Palveluiden ja tietojen käytettävyyden, eheyden ja luotettavuuden varmistaminen Väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisy, havaitseminen, selvittäminen sekä jatkotoimenpiteiden käynnistäminen ja toteutus Riskienhallinta 5. Tietosisällöt Ilmarisen asiakasrekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja: Vakuutuksenottajien eläke- ja vakuutuspalveluiden henkilöihin liittyvät tiedot Vakuutuksenottajien (TyEL ja YEL) edustajien ja yritysten omistajien tunnistamista ja yhteydenpitoa varten tarvittavat tiedot, kuten o Nimi ja tehtävä yrityksessä o Yhteystiedot Vakuutus- ja muutoshakemusten käsittelyn, päätöksenteon, sopimisen ja vakuutusten siirtojen yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot Palveluiden ja vakuutusten tarjoamiseen liittyvät henkilötiedot sekä palvelutapahtuma ja -käyttötiedot Asiakassuhteen ja vakuutuskannan hoitamiseen tarvittavat henkilötiedot Vakuutusta ja vakuutustarvetta koskevat laskelmat Tiedot yhteyksistä muihin asiakkaisiin Vakuutuksenottajaan liittyvät vakuutetut ja eläkkeensaajat Vakuutetun asiakkuutta koskevat henkilötiedot Vakuutetun perus- ja yhteystiedot, kuten o Nimi, osoite, puhelin, sähköposti Vakuutetun yhteyshenkilöt ja edunvalvojat sekä heidän tunniste- ja yhteystietonsa Palveluiden ja vakuutusten tarjoamiseen liittyvät henkilötiedot sekä palvelutapahtuma ja käyttötiedot Työhistoria- ja eläkekarttumatiedot sekä ennakkolaskelmien ja työeläkeotteen tiedot Asiakassuhteen hoitamisessa ja asiakaspalvelussa tarvittavat ja kerättävät henkilötiedot sekä puhelunauhoitteet
3 (5) Asiakassuhde- ja markkinointiviestinnässä sekä kampanjoiden yhteydessä tarvittavat ja kerättävät henkilötiedot Suostumukset ja kiellot sekä asiakasviestinnän tilaukset Asiakkuutta kuvaavat ryhmittely- ja luokittelutiedot sekä asiakkaan itse antamat personoivat lisätiedot Valitus- ja oikaisuasioiden käsittelyyn liittyvät tiedot Tutkimuksia ja tilastoja varten kerättävät tiedot Eläke- ja kuntoutusasiakkaiden asiakkuutta koskevat tiedot Perus- ja yhteystiedot eläkkeen- ja kuntoutusetuuden hakijoista ja päätöksen saaneista sekä heidän yhteyshenkilöistä ja edunvalvojista, kuten o Nimi, osoite, puhelin, sähköposti, kansalaisuus ja äidinkieli o Eläkkeensaajan tilinumero o Työsuhdetiedot Eläke- ja kuntoutuspalveluiden tarjoamiseen, eläketurvan hoitamiseen, valvontaan ja seurantaan tarvittavat tiedot, kuten o Eläke- ja kuntoutushakemukseen, ratkaisutoimintaan ja päätökseen sekä oikaistuvaatimuksiin liittyvät tiedot o Palveluiden käyttöä ja palvelutapahtumia koskevat tiedot o Tiedot eläkkeen määrästä, maksamisesta, maksunsaajista ja verotuksesta o Etuushistoria sekä lääketieteelliset tiedot o Eläkekannan hoitoon ja siirtoihin tarvittavat tiedot Yleiset palvelutuotantoon liittyvät henkilötiedot Asiakkaan perus- ja yhteystiedot, kuten o Nimi, osoite, puhelin, sähköposti Palveluiden tarjoamiseen liittyvät henkilötiedot sekä palvelutapahtuma ja -käyttötiedot Asiakassuhteen hoitamisessa ja asiakaspalvelussa tarvittavat ja kerättävät henkilötiedot sekä puhelunauhoitteet Asiakkaan neuvonnan ja yhteydenottojen yhteydessä tallennettavat tiedot sekä asiakaspalautteet Asiakassuhde- ja markkinointiviestinnässä sekä kampanjoiden yhteydessä tarvittavat ja kerättävät henkilötiedot Asiakkaan antamat suostumukset ja kiellot sekä asiakasviestinnän tilaukset Asiakkuutta kuvaavat ryhmittely- ja luokittelutiedot sekä asiakkaan itse antamat personoivat lisätiedot Tutkimuksia ja tilastoja varten kerättävät tiedot Kirjanpito-, maksatus-, laskutus- ja perintätiedot Sähköisten palveluiden tuotannossa tarvittavat ja syntyvät tiedot Verkkopalvelun tunnistamisessa ja käyttöoikeuksien myöntämisessä tarvittavat tiedot, kuten o Käyttäjätunnus ja salasana o Muut verkkopalvelun käyttäjää yksilöivät tunnisteet Verkko- ja mobiilipalveluiden käyttötiedot, kuten o Selailu-, loki- ja palvelutapahtumatiedot sekä tieto sivustosta, jolta saavuttu Ilmarisen palveluun
4 (5) Verkkotunnistetiedot sekä tiedot käytetystä kanavasta, sovelluksesta, laitteesta ja selaimesta, kuten o Laitteen malli o Käytetyn sovelluksen tiedot o Käytetyn selaimen ja käyttöjärjestelmän tiedot o Verkkotunnistetiedot, kuten evästeet ja ip-osoitteet, laskennallinen tunniste o Istuntotunnisteet: aika ja kesto Sijaintitiedot (GPS, WLAN tai matkapuhelinverkon tukiasemien avulla muodostetut paikkatiedot) asiakkaan suostumukseen perustuen Tietojärjestelmissä tiedon käsittelyyn liittyvät tiedot 6. Evästeiden käyttö Ilmarisen verkkopalvelussa käytettävillä evästeillä ja muilla internettunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella Ilmarinen voi analysoida ja kehittää palveluitaan tietäen mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään. Tietoja voidaan hyödyntää myös Ilmarisen ja sen markkinointiyhteistyökumppanien viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia Ilmarisen verkkosivuston palveluita voi käyttää. 7. Säännönmukaiset tietolähteet Ilmarinen vastaanottaa asiakasrekisteriin henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään asioinnin yhteydessä. Ilmarinen saa vakuutettuja ja eläkkeensaajia koskevia tietoja myös muilta eläkelaitoksilta ja rekisteröidyn työnantajilta. Henkilötietoja kerätään myös palvelutapahtumien ja palveluiden käytön yhteydessä. Ilmarinen vastaanottaa henkilötietoja säännönmukaisesti myös seuraavista tietolähteistä: o Eläketurvakeskus o Kansaneläkelaitos o Ansiotietojen välityspalvelut o Lääkärit, sairaalat ja terveyskeskukset o Työvoimaviranomaiset o Verottaja o Sosiaaliviranomaiset o Työttömyyskassat ja työvoimatoimistot o Ulosottoviranomaiset o Vakuutusyhtiöt o Pankit o OP Ryhmä o Tilitoimistot o Suomen Asiakastieto Oy o Väestörekisterikeskus o Työeläkeasioiden muutoksenhakulautakunta o Vakuutusoikeus 8. Luovutukset ja siirrot Ilmarinen luovuttaa henkilötietoja vain lainsäädäntöön perustuvien tiedonsaantioikeuksien sekä luovutusoikeuksien ja -velvoitteiden mukaisesti. Henkilötietoja voidaan erityisissä tapauksissa luovuttaa myös rekisteröidyn
5 (5) suostumuksella. Luovutusten osapuolia ja perusteita on kuvattu Eläketurvakeskuksen ohjeistuksissa. Ilmarisen lukuun toimivien henkilötietojen käsittely perustuu aina toimeksiantosopimuksiin ja ohjeistuksiin, joissa määritellään osapuolten oikeudet ja velvollisuudet henkilötietojen käsittelemiseksi ja suojaamiseksi. Ilmarinen käsittelee henkilötietoa ensisijaisesti Suomessa, EU/ETA alueella tai muissa EU komission hyväksymissä ns. riittävän tietosuojan tason maissa. Muilta tietosuojan riittävä taso varmistetaan EU komission hyväksymin mallisopimuslausekkein tai Yhdysvaltojen osalta ns. Privacy Shield -menettelyllä. Ilmarisen asiakasrekisteristä siirretään henkilötietoja Ilmarisen markkinointirekisteriin markkinointitarkoituksissa. Markkinointirekisterin tietosisällöstä ja henkilötietojen käsittelystä tarkemmin Ilmarisen markkinointirekisterin tietosuojaselosteessa. 9. Automaattinen päätöksenteko Ilmarinen nopeuttaa ja parantaa asiakkaidensa palvelua hyödyntämällä automaattista päätöksentekoa vakuutus- ja eläkeasioiden käsittelyn yhteydessä. Asiakkaalla on Ilmarisen häntä koskevista päätöksistä valitusoikeus. Muutoksenhausta kerrotaan annetun päätöksen yhteydessä. 10. Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26-28 mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on Ilmarisen asiakasrekisteriin tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella: Tarkastuspyynnöt Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Ilmarinen Porkkalankatu 1, 00018 ILMARINEN Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tietojensa etsimiseksi nimensä ja henkilötunnuksensa. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan asiakkaan väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen. 11. Korjausoikeus Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen henkilötietonsa oikaisua, poistoa tai puutteellisen tiedon täydentämistä henkilötietolain 29 mukaisesti. Pyyntö tiedon korjaamisesta on tehtävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen: Henkilötietojen korjauspyynnöt Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Ilmarinen Porkkalankatu 1, 00018 ILMARINEN 12. Rekisterin suojauksen periaatteet Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus, yksilöitävä ja perusteltava korjausvaatimus sekä kerrottava, millä tavoin tieto pitäisi oikaista. Ilmarisessa tietoturva ja henkilötietojen suojaus ovat kiinteä osa tietojärjestelmien toiminnallisuutta ja tietoarkkitehtuuria. Vaatimukset tietojärjestelmien turvallisuudelle sekä tietojen käsittelyn eheydelle, luottamuksellisuudelle, saatavuudelle ja jatkuvuudelle määritellään aina etukäteen järjestelmien suunnitteluvaiheessa. Ilmarinen käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla sekä kehittää ja tarkastaa tietoturvallisuutta järjestelmällisesti.