1(11) 6.5.2014 YHTEISVOIMIN KOTONA - HANKKEEN OHJAUSRYHMÄN KOKOUS Aika Ma 12.5.2014 klo 11.30 13.00 Paikka Satakunnan keskussairaala, Laboratorion neuvotteluhuone, sijainti N0. Osoite: Sairaalantie 3, 28500 Pori. Ohjausryhmän jäsenet ja varajäsenet aloittavat kokouksen yhteislounaalla klo 10.45 alkaen Satakunnan sairaanhoitopiirin henkilöstöravintolassa. Ilmoitathan ilmoittautumisen yhteydessä osallistutko yhteisruokailuun. Kokoukseen kutsutut hanketyöntekijät ja kehittämisosioiden yhteyshenkilöt voivat halutessaan lounastaa omakustanteisesti Satakunnan sairaanhoitopiirin henkilöstöravintolassa. Ilmoittautuminen saatteessa olevan Webropol-linkin kautta tai tarvittaessa projektisihteeri Kirsi Harjulalle, kirsi.harjula@satshp.fi Jäsenet ja (varajäsenet) Wanne Olli, johtava ylilääkäri, Satakunnan sairaanhoitopiiri, puheenjohtaja Satakunnan sairaanhoitopiiri, varapuheenjohtaja Lehtonen Anne, Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä (Rautalammi Sanna, Nakkila/Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä) Hievanen Sari, Huittinen (Ruohola Heli, Huittinen) Siren Gun, Parainen (Varajäsen nimeämättä, Parainen) Laine Hanna, Perusturvakuntayhtymä Akseli (Tolppanen Timo, Perusturvakuntayhtymä Akseli) Vanhatalo, Anne, PoSa (Lehtinen Sirkku, PoSa) Heikkilä Hannu, Satakunnan sairaanhoitopiiri Hakanen Katriina, Satakunnan sairaanhoitopiiri Sirpa Andersson, THL Minna-Liisa Luoma, STM Toroska Heli, Pikassos Oy (Häyhtiö Tapio, Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus) Pudas-Tähkä Sanna-Mari, Länsi-Suomen diakonialaitos (Porkka Johanna, Länsi-Suomen diakonialaitos) Teeri Sari, Satakunnan ammattikorkeakoulu Roininen Irma, Satakunnan vanhustuki ry Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Vaihde: 02-627 71 kirjaamo@satshp.fi Sairaalantie 3, 28500 PORI Fax: 02-627 7799 etunimi.sukunimi@satshp.fi www.satshp.fi
2(11) 6.5.2014 Rahkonen Marja, Varsinais-Suomen ja Satakunnan Muistiluotsi-asiantuntija- ja tukikeskus, Satakunnan toimipiste (Reunanen Minna, Varsinais-Suomen ja Satakunnan Muistiluotsi-asiantuntija- ja tukikeskus, Satakunnan toimipiste) Pakarinen Mikko, Turun kaupunki Harjula Kirsi, projektisihteeri, Satakunnan sairaanhoitopiiri, sihteeri Impilä Kaisa, projektipäällikkö, Satakunnan sairaanhoitopiiri Kutsuttuna Niemi Mari, Satakunnan sairaanhoitopiiri Hievanen Sari, Huittinen Kärki Anu, Huittinen Pelto-Piri Ulla, Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä Mannila Eliisa, Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä Siren Gun, Parainen Santapukki Arja, Parainen Levy Sirpa, Perusturvakuntayhtymä Akseli Ahde-Koponen, PoSa Ylitörmänen Riikka, PoSa Puolakka Kristiina, SATSHP Lukka-Aro Kirsi-Marja, SATSHP Vahala Niko, SATSHP Furuholm Sari, SATSHP Nevalainen Minna, SATSHP Turun yliopiston hoitotieteen laitoksen edustaja ASIALISTA 1/2014 1. Avaus Projektipäällikkö Kaisa Impilä 12.5.2014: Yhteisvoimin kotona hankkeen ohjausryhmään on kutsuttu alla esitetyn mukaisesti ohjausryhmän jäseniä ja varajäseniä. Satakunnan sairaanhoitopiiri nimeää puheenjohtajan ja hänen varajäsenensä Kehittämisosioiden edustajat (varsinainen ja varajäsen) Satakunnan ammattikorkeakoulun edustajat (varsinainen ja varajäsen) Länsi-Suomen Diakonialaitoksen edustajat (varsinainen ja varajäsen) Yliopiston edustaja Yksi tai kaksi asiakasryhmien edustajaa THL:n edustaja STM, hankkeen valvoja Länsi-Suomen Kaste-alueen ohjelmapäällikkö (varsinainen jäsen) Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Vaihde: 02-627 71 kirjaamo@satshp.fi Sairaalantie 3, 28500 PORI Fax: 02-627 7799 etunimi.sukunimi@satshp.fi www.satshp.fi
3(11) 6.5.2014 Osaamiskeskusten edustajat (varsinainen ja varajäsen) Kolmannen sektorin edustajat (varsinainen ja varajäsen) Ohjausryhmän jäsenten nimeäminen on vielä käynnissä. Aluejohtoryhmän päätöksen mukaisesti myös varajäsenet voivat osallistua kaikkiin kokouksiin. Sosiaali- ja terveysministeriö on nimennyt hankkeen valvojaksi neuvotteleva virkamies Minna Luoman, jolla on oikeus osallistua ohjausryhmän kokouksiin. Ohjausryhmän kokoukseen voidaan lisäksi kutsua muita henkilöitä, kuten esim. hanketyöntekijät ja/tai kehittämisosioiden vastuuhenkilöitä. Ohjausryhmän kokouskäytäntöjen osalta (päätösvaltaisuus, kokouskutsujen lähettäminen ym.) voitaneen noudattaa soveltuvin osin Satakunnan sairaanhoitopiirin säännöksiä. Kokouskutsu voitaneen lähettää sähköpostilla ja/tai julkaistaan hankkeen kotisivuilla vähintään viisi päivää ennen kokousta. Ohjausryhmän tulee päättää asioiden esittelystä ja pöytäkirjan pitämisestä. Hankkeeseen on palkattu projektipäällikkö ja osa-aikainen projektisihteeri, joka on yhteinen Pois syrjästä -hankkeen kanssa. Ehdotus: Ohjausryhmä päättää seuraavaa: 1. Todetaan läsnäolijat. Ohjausryhmän jäsenen ja varajäsenen estyneenä ollessa voi hankkeen pilottia hallinnoiva kunta lähettää nimeämänsä muun henkilön kokoukseen. 2. Ohjausryhmän kokoonpanoa täydennetään jatkossa projektipäällikön ehdotuksen mukaisesti. 3. Kokouskutsun lähettämisen ja päätösvaltaisuuden sekä muiden hallinnointiin liittyvien asioiden osalta noudatetaan soveltuvin osin Satakunnan sairaanhoitopiirin sääntöjä. Kokouskutsu voidaan kuitenkin lähettää sähköpostilla ja/tai julkaista hankkeen kotisivuilla viisi päivää ennen kokousta. Ohjausryhmälle korvataan matkakulut, mutta kokouspalkkiota ei makseta. 4. Todetaan kokouksen päätösvaltaisuus. 5. Ohjausryhmässä asiat käsitellään projektipäällikön tekemän päätösesityksen pohjalta. 6. Ohjausryhmän kokouksesta laaditaan päätöspöytäkirja ja kokouksen sihteerinä toimii projektisihteeri ja hänen poissa ollessaan projektipäällikkö tai ohjausryhmän puheenjohtajan määräämä muu henkilö. Päätös: 2. Yhteisvoimin kotona -hanketta koskevat päätökset Esityslistan liitteet 1. Yhteisvoimin kotona hankkeen hankesuunnitelma liitteineen, pvm 25.9.2013 (kustannustaulukot ja kehittämisosioiden suunnitelmat) 2. STM:n hanketta koskeva rahoituspäätös 20.1.2014. 3. Lounais-Suomen aluehallintoviraston ohjauskirje 22.1.2014. 4. Hallinnoijan ja kehittämisosion sopimuspohja hankkeen hallinoinnista ja organisoimisesta 5. Hankkeen hallinnoijan ohjeet Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Vaihde: 02-627 71 kirjaamo@satshp.fi Sairaalantie 3, 28500 PORI Fax: 02-627 7799 etunimi.sukunimi@satshp.fi www.satshp.fi
4(11) 6.5.2014 Projektipäällikkö Kaisa Impilä 12.5.2014: Sosiaali- ja terveysministeriö on 20.1.2014 tekemällään päätöksellä myöntänyt Yhteisvoimin kotona - hankkeelle Kaste-ohjelman mukaista valtionavustusta enintään 1.520.825 eur. Hankkeen kokonaiskustannuksiksi on hyväksytty 2.027.765 euroa. Lounais-Suomen aluehallintovirasto hoitaa kaikkien valtionavustusta saavien kehittämishankkeiden valvonnan ja maksatuksen. Sosiaali- ja terveysministeriön valtionavustuspäätöksiin on kirjattu hankkeiden toteuttamisajan, valtionavustuksen käytön ja raportoinnin ehtoja. Sosiaali- ja terveysministeriö ja Lounais-Suomen aluehallintovirasto järjestävät käynnistyneille hankkeille ns. ohjaustilaisuudet, joissa käydään läpi menettelyt päätöksiin liittyvistä seikoista sekä Lounais-Suomen aluehallintovirastolle toimitettavista selvityksistä. Ohjaustilaisuus on 13.5.2014 ja siihen osallistuvat Satakunnan sairaanhoitopiiristä projektipäällikkö Kaisa Impilä ja projektisihteeri Kirsi Harjula. Esityslistan liitteinä ovat hankkeen tiivistelmä, hankesuunnitelma kustannuksia ja kehittämisosioita koskevine liitteineen sekä STM:n avustuspäätös ja Lounais-Suomen aluehallintoviraston ohjauskirje. Projektipäällikkö esittelee asiaa tarkemmin kokouksessa. STM:lle on lähetetty hankkeen aloitusilmoitus. Hankkeen kehittämisosioiden kanssa on tehty liitteen mukaiset sopimukset, jotka sisältävä myös liitteenä olevat hallinnoijan ohjeet. Hankehallinnoija antaa kehittämisosioille ohjeeksi, että huomattavat talousarvion vuosittaiset muutokset (käytännössä n. 10 % suuremmat) sekä huomattavat pilotin sisältöä koskevat suunnitelman muutokset on neuvoteltava projektipäällikön kanssa ja ne tuodaan tarvittaessa ohjausryhmän hyväksyttäväksi. Hankkeen omien nettisivujen lisäksi kaikilla Kaste-ohjelmassa mukana olevilla toimijoilla on mahdollisuus seurata kaikkea Kaste-ohjelmassa tapahtuvaa STM:n Kaste-sivuilla. Ehdotus: Ohjausryhmä 1. merkitsee tiedoksi Yhteisvoimin kotona -hankkeen rahoituspäätöksen ja siihen liittyvän hankesuunnitelman, Lounais-Suomen aluehallintoviraston ohjauskirjeen, kuntapilottien sopimuspohjan ja hallinnoijan ohjeet sekä hankkeen käynnistymisen 1.1.2014 alkaen, 2. päättää antaa projektipäällikölle valtuudet kehittämisosiokohtaisen talousarvion muutosten hyväksymiseen kehittämisosion kokonaistalousarvion puitteissa sekä kehittämisosion hankesuunnitelman sisällön vähäisiin tarkistuksiin ja 3. päättää, että lähettävä taho maksaa kehittämisosioiden verkostojen ja kehittämispäiviin osallistuvien hanketyöntekijöiden matkakulut. Päätös: Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Vaihde: 02-627 71 kirjaamo@satshp.fi Sairaalantie 3, 28500 PORI Fax: 02-627 7799 etunimi.sukunimi@satshp.fi www.satshp.fi
5(11) 6.5.2014 3. Yhteisvoimin kotona hankkeen hankesuunnitelma Esityslistan liitteet 6. Yhteisvoimin kotona hankkeen hankesuunnitelma, pvm 25.9.2013 7. Hanketiivistelmä, projektipäällikkö Kaisa Impilä Projektipäällikkö Kaisa Impilä 12.5.2014: Projektipäällikkö esittelee kokouksessa hankesuunnitelman ja sen pohjalta tehdyn hanketiivistelmän. Esityslistan liitteenä olevaa tiivistelmää ei lähetetä etukäteen, vaan esitellään vasta kokouksessa ja liitetään pöytäkirjaan. Ehdotus: Ohjausryhmä merkitsee tiedoksi Yhteisvoimin kotona hankkeen hankesuunnitelman ja tiivistelmän. Päätös: 4. Yhteisvoimin kotona - hankkeen tilannekatsaus Esityslistan liitteet 8. Tilannekatsaus, projektipäällikkö Kaisa Impilä Projektipäällikkö Kaisa Impilä 12.5.2014: Projektipäällikkö on aloittanut tehtävässään 1.4.2014. Virallinen päätös hankkeen rahoituksesta saatiin 20.1.2014. Tämän jälkeen projektipäällikkö on kiertänyt kehittämisosioissa tapaamassa hanketyöntekijöitä ja vastuuhenkilöitä siten, että kaikissa kunnissa on käyty ainakin kertaalleen 12.5.2014 mennessä. Suurin osa kehittämisosioista on käynnistynyt viimeistään toukokuun aikana. Kehittämisosioilta pyydetään tarkennetut hankesuunnitelmat 30.7 mennessä. Esityslistan liitteenä olevaa tilannekatsausta ei lähetetä etukäteen, vaan esitellään vasta kokouksessa ja liitetään pöytäkirjaan. Esityslistalla on erikseen asiakohdat hankkeen järjestämästä koulutuksesta ja hankkeen arvioinnista ja viestinnästä. Hankkeen työsuunnitelma voidaan esitellä seuraavassa kokouksessa, jolloin kehittämisosioiden hankesuunnitelmat ovat tarkentuneet ja koulutussuunnitelma sekä arviointisuunnitelma ovat valmistuneet. Ehdotus: Ohjausryhmä merkitsee tiedoksi Yhteisvoimin kotona -hankkeen tilannekatsauksen. Päätös: Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Vaihde: 02-627 71 kirjaamo@satshp.fi Sairaalantie 3, 28500 PORI Fax: 02-627 7799 etunimi.sukunimi@satshp.fi www.satshp.fi
6(11) 6.5.2014 5. Koulutussuunnitelman laatiminen Yhteisvoimin kotona -hankkeelle Projektipäällikkö Kaisa Impilä 12.5.2014: Hankesuunnitelmassa todetaan, että hankkeen ydin muodostuu kahdesta pääteemasta, jotka koskevat kaikkia hankkeen toimenpiteitä ja tavoitteita moniammatillisen arviointiosaamisen kehittäminen ja yhteisten kuntoutusketjujen kehittäminen. Tavoitteena on, että hankkeen päättyessä hankkeeseen osallistuvilla kunnilla on uutta varmistettua osaamista alueilta, jotka oleellisesti liittyvät näihin pääteemoihin ja vahvistavat näin tavoitteiden saavuttamista ja kehitettyjen toimintamallien juurruttamista. Hankesuunnitelmassa linjataan Toimenpiteessä 7. henkilöstön osaamiseen ja yhteistyön lisäämiseen tähtääviä hankkeessa toteutettavia koulutuksellisia teema-alueita: 1) Geriatrinen ja vanhuspsykiatrinen koulutus 2) Toimintakykyä ylläpitävä, kuntouttava ja ennakoiva työote sekä toimintakyvyn arviointi -koulutus 3) Kirjaaminen ja tiedonsiirto-koulutus 4) Yhteistyö, asenne ja ryhmätyöosaamis koulutus 5) Liikuntasopimuskoulutus 6) Mentorointikoulutus 7) Etälaitteiden tietosuoja- ja käyttökoulutus Koulutusteemoja on avattu tarkemmin hankesuunnitelman s. 15. Hanke järjestää koulutusta mm. kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon, erikoissairaanhoidon henkilöstölle yhteisesti ja lisäksi tarvittaessa myös alue- tai kohderyhmäkohtaisesti. Koulutukseen osallistuvat kaikki asiakkaan hoitoon osallistuvat sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset eri toimipisteistä. Koulutusta järjestetään yhteisinä kestoltaan tilanteen mukaan vaihtelevina seminaareina kaikille toimijoille. Koska kaikkien toimijoiden osallistuminen koulutuksiin ei kuitenkaan ole mahdollista, osa koulutuksista toteutetaan muutosagenttikoulutuksena, jolloin avainhenkilöitä ja tiimejä koulutetaan kehittämisosioista ja he toteuttavat omalla toiminta-alueellaan koulutusta henkilöstölle, ikääntyneille sekä heidän omaisilleen. Pääosa toteutettavasta koulutuksesta koskee geriatrista tai gerontologista osaamista, jota tarvitaan kaikissa kehittämisosiossa jossain muodossa. Lisäksi kehittämisosiot järjestävät koulutusta omista lähtökohdistaan liittyen hankkeen kehittämiskohteisiinsa. Kehittämisosiot laativat oman koulutussuunnitelmansa, joiden pohjalta projektipäällikkö työstää koko hankkeen koulutussuunnitelman. Kehittämisosioilta on pyydetty koulutussuunnitelmia 30.5 mennessä. Yhteistyö koulutusorganisaatioiden kanssa Alueen oppilaitokset ja tutkimusorganisaatiot otetaan mukaan hankkeeseen. Satakunnan ammattikorkeakoulu ja Turun ammattikorkeakoulu ovat olleet mukana hankkeen valmisteluvaiheessa. Eri oppilaitosten osaamista toivotaan erityisesti koulutusten ja asiantuntijapalveluiden suunnittelussa ja toteutuksessa. Hankkeen puitteissa tullaan toteuttamaan työharjoittelujaksoja, erillisiä kehittämistehtäviä ja opinnäytetöitä. Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Vaihde: 02-627 71 kirjaamo@satshp.fi Sairaalantie 3, 28500 PORI Fax: 02-627 7799 etunimi.sukunimi@satshp.fi www.satshp.fi
7(11) 6.5.2014 Koulutusorganisaatiot muodostavat omilla toiminta-alueillaan oleellisen työelämän kehittämisresurssin, jota tullaan hyödyntämään hankkeessa. Hyvien käytäntöjen ja vaikuttavien tapojen kehittämiseen ja levittämiseen koulutusorganisaatiot voivat tarjota asiantuntijoita ja muita resursseja. Yhteistyötä tullaan tekemään mm. Vaikuttavat tavat (VATA), näyttöön perustuva toiminta sosiaali- ja terveysalalla hankkeen puitteissa, jonka kokonaistavoitteena on luoda ammattikorkeakoulujen, tutkimuslaitosten ja työelämän yhteistyönä toimintatapa sekä pysyviä paikallisia verkostoja, jotka edesauttavat sosiaali- ja terveysalaa kehittämään ja käyttämään vaikuttavia menetelmiä palvelutoiminnassaan. Koulutusorganisaatioiden kautta rakennetaan myös kattavaa verkostoa, jolla tavoitetaan hoitotyön tulevat ammattilaiset. Tällä tavalla pyritään yhdessä kouluttajaorganisaatioiden kanssa yhteistyössä vaikuttamaan hoitotyön ammattilaisten asenteisiin, yhteistyöosaamiseen ja moniammatillisten verkostojen luomiseen ja jalkauttamiseen pysyvästi jo opiskeluvaiheessa. Hankkeen kuluessa muodostuu runsaasti koulutus- ja arviointimateriaalia, joka mahdollistaa myös innovatiivisten mallien luomisen tiedon tuotattamiselle ja kokoamiselle. Hankkeen aikana kertyy materiaalia, jota voidaan koulutusorganisaatioiden ja hankkeen toimijoiden yhteistyönä hyödyntää perusopetuksen, täydennyskoulutuksen sekä käytännön toimintamallien kehittämisen tueksi. Projektipäällikkö valmistelee yhdessä kehittämisosioiden kanssa tarkennetun koulutussuunnitelman. Tämä on mahdollista vasta kehittämisosioiden tarkennettujen koulutussuunnitelmien jälkeen, joita on pyydetty 30.5 mennessä. Hankkeen yleisessä osassa on varattu koulutukseen noin 50 000 e yhteiseen koulutukseen koko hankeajalle. Lisäksi kehittämisosiot käyttävät oman talousarvionsa määrärahoja oman paikallisen tarpeen mukaiseen koulutukseen. Ehdotus: Ohjausryhmä käy lähetekeskustelun hankkeen koulutussuunnitelman sisällöstä ja palauttaa asian valmisteltavaksi seuraavaan kokoukseen. Projektipäällikölle annetaan oikeus päättää koulutuksissa ja muissa hankkeessa järjestettävissä tapahtumissa käytettävien asiantuntijoiden hankkimiseen kokouksessa päätettävän määrärahan puitteissa. Päätös: 6. Arviointisuunnitelman laatiminen Yhteisvoimin kotona -hankkeelle Projektipäällikkö Kaisa Impilä 12.5.2014: Yhteisvoimin kotona ja Pois Syrjästä hanke ovat käynnistyneet yhtä aikaa ja näiden molempien hankkeiden organisointiin ja toimeenpanoon liittyviä tehtäviä voidaan osin toteuttaa yhtenevin periaattein esimerkiksi arvioinnin toteutuksen suunnittelun osalta. Kummankin hankkeen etenemistä arvioidaan kokonaisvaltaisesti ja systemaattisesti. Molempien hankkeiden ja niiden kaikkien kehittämisosioiden arviointi perustuu sekä määrälliseen että laadulliseen arviointiin. Kummankin hankkeen omat tavoitteet ohjaavat kriteerien ja mittareiden valintaa. Hankkeissa aikaansaatujen muutosten; oppimisen ja muiden vaikutusten lisäksi arvioidaan asiakkaiden kokemaa hyötyä projektin toiminnasta ja aikaansaannoksista. Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Vaihde: 02-627 71 kirjaamo@satshp.fi Sairaalantie 3, 28500 PORI Fax: 02-627 7799 etunimi.sukunimi@satshp.fi www.satshp.fi
8(11) 6.5.2014 Yhteisvoimin kotona -hankehakemuksessa ohjeistetaan arviointia seuraavasti: Hankkeen käynnistysvaiheessa hankkeelle laaditaan tarkennettu arviointisuunnitelma, joka sisältää myös osakokonaisuuksien arvioinnin. Arviointisuunnitelmassa määritellään indikaattorit, joiden mukaan eri toimenpiteiden onnistumista seurataan. Toimijoiden nykytilanne kartoitetaan. Lähtötilanne selvitykseen kuuluu myös osaamisen arviointi. Hankkeen etenemistä seurataan nimenomaan suhteessa lähtötilanteeseen. Hankkeelle asetetaan aikataulutettuja väliaikatavoitteita. Arvioinnin tarkoituksena on tukea hankehallinnon- ja organisaation sekä kehittämisosioiden työtä tuottamalla ajantasaista tietoa työn tuloksellisuudesta ja tavoitteiden saavuttamisesta. Arviointitiedon avulla pystytään kohdentamaan kehittämistyötä oikeaan suuntaan ja valita parhaat keinot tavoitteiden saavuttamiseksi. Arviointia suoritetaan koko hankkeen ajan tapahtuvin väliarvioinnein sekä, hankkeen päättyessä toteutetaan koko hankkeen loppuarviointi. Hankkeen aikana tehtävän arvioinnin perusteella on mahdollisuus tarkistaa hankkeen toimenpiteitä ja niiden oikeaa kohdentumista suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Hankkeen arvioinnin tavoitteet muotoutuvat osahankkeiden tavoitteista ja niiden toteutumisesta, sekä koko hankealueella toteutettavista toimenpiteistä. Kehittämisosiot tekevät oman arviointisuunnitelmansa jossa arvioidaan osakokonaisuuksille asetettujen tavoitteiden toteutumista. Lisäksi hanketta arvioidaan kokonaisuudessa hankkeen loppuvaiheessa. Hankkeessa työskentelevät henkilöt sekä muut hankkeen eri toimenpiteisiin osallistuvat henkilöt tekevät jatkuvaa itsearviointia. Lisäksi hankkeessa tullaan toteuttamaan vertaisarviointia siten, että kehittämisosiot arvioivat toisiaan ennalta sovitun mallin ja metodin mukaan. Hankkeen päättyessä toteutetaan myös ulkoinen arviointi määrätyin osin. Koska hankeen toteuttamisaika on suhteellisen pitkä, arvioinnin kautta toivotaan saatavan myös näyttöä kehitettyjen toimintamallien toimivuudesta, höydyistä sekä kustannusvaikutuksista siltä osin kuin se on hankeaikana mahdollista. Kehittämisosioilta pyydetään arviointisuunnitelmia 30.6 mennessä, joiden pohjalta projektipäällikkö rakentaa koko hankkeen arviointisuunnitelman joka tuodaan ohjausryhmän hyväksyttäväksi. Koska hankkeen onnistuminen on vahvasti kiinni kehittämisosioiden onnistumisesta, on hankkeen kokonaisarviointikin suurelta osin kehittämisosioiden onnistumisen arviointia. Jokainen kehittämisosio laatii oman arviointisuunnitelmansa hankkeen alussa. Kehittämisosioiden onnistumisen määrittelevät arviointikriteerit rakentuvat asetettujen tavoitteiden pohjalta. Arviointia toteutetaan itsearviointina, vertaisarviointina sekä ulkoisena arviointina, hankkeen vaiheesta riippuen. Käytettävät menetelmät ovat moninaiset ja tarkentuvat lopullisessa suunnitelmassa. Yhtenä tärkeänä hankkeen etenemisen arvioijana toimii hankkeen ohjausryhmä. Hankkeen ja sen kehittämisosioiden arvioinnin toteutukseen otetaan mukaan asiakkaita, omaisia ja omaishoitajia ja muita toimijoita. Ehdotus: Ohjausryhmä käy lähetekeskustelun Yhteisvoimin kotona ja Pois syrjästä hankkeiden arvioinnin periaatteista. Lisäksi ohjausryhmä päättää, että projektipäällikkö valmistelee seuraavan ohjausryhmän kokouksen päätettäväksi hankkeen arviointisuunnitelman, joka sisältää erillisen suunnitelman pilottien Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Vaihde: 02-627 71 kirjaamo@satshp.fi Sairaalantie 3, 28500 PORI Fax: 02-627 7799 etunimi.sukunimi@satshp.fi www.satshp.fi
9(11) 6.5.2014 toteuttamaa arviointia varten hankehakemuksen arviointia koskevien tavoitteiden mukaisesti. Arviointisuunnitelmat valmistellaan yhteistyössä Pois syrjästä hankkeen kanssa. Päätös: 7. Viestintäsuunnitelman laatiminen Yhteisvoimin kotona hankkeelle Projektipäällikkö Kaisa Impilä 12.5.2014: Viestintä on tärkeä osa hankkeen toimintaa, se on yksi tulosten saavuttamisen perusedellytyksistä. Viestinnästä on hyötyä kaikille hankkeessa toimiville osallistujille. Hyvin suunniteltu ja toteutettu viestintä auttaa ja nopeuttaa hankkeen käynnistymistä, parantaa näkyvyyttä ja tunnettavuutta, edistää luotujen toimintamallien ja hyvien käytäntöjen levittämistä. (Cimo, Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyönkeskus 2013). Hyvin toimiva viestintä on hankkeille mahdollisuus ja velvollisuus, tarve ja oikeus (Hankeviestinnän opas, Turun ammattikorkeakoulun projektitietokanta 2014). Yhteisvoimin kotona -hankkeen työtavat ovat vahvasti yhteistoiminnallisia ja verkostomaisia. Toteutuksessa ovat mukana ne työntekijät ja myös asiakkaiden edustajat, joita uudet toimintatavat tulevat koskemaan. Hanke sisältää jo itsessään toiminnan levittämistä, koska hankkeessa toimivat asiakastyötä tekevä moniammatillinen henkilöstö, sekä kolmannen sektorin ammattilaiset ottavat käyttöön jo kehitettyjä hyväksi havaittuja toimintatapoja. Yhteisvoimin kotona ja Pois syrjästä hanke ovat käynnistyneet yhtä aikaa ja näiden molempien hankkeiden organisointiin ja toimeenpanoon liittyviä tehtäviä voidaan osin suunnitella ja toteuttaa yhtenevin periaattein, ja viestinnän suunnittelu kuuluu tällaisiin tehtäviin. Hankesuunnitelmassa todetaan viestinnän osalta seuraavaa: Hankkeen etenemisestä tiedotetaan aktiivisesti hyödyntäen eri kanavia. Tuloksia levitetään koko hankkeen ajan sekä kirjallisesti, sähköpostitse ja erilaisten tapahtumien kautta. Hankkeessa eri toimijoita kootaan yhteen siten, että kokemusten jakaminen on mahdollista. Tälläkin tavalla saadaan eri alueilla luotuja hyviä käytäntöjä leviämään. Tärkein tiedon levittämisen kanava on hankkeen kotisivut, jota kautta hankkeen toimenpiteet ovat otettavissa käyttöön valtakunnallisesti. Tiedottamisessa huomioidaan erityisesti ikääntyneen oma osallisuus, joka toteutuu myös niin, että he osallistuvat aktiivisesti hankkeen suunnitteluun ja toteutukseen. Näkyvyyttä hankkeelle ja sen tuloksille saadaan pitämällä tiedotustilaisuuksia kohderyhmään kuuluville joissa kohderyhmään kuuluvat ovat itse mukana esittelemässä hankkeen toimintaa. Hankkeen sähköinen viestintä toteutetaan pääosin Satakunnan sairaanhoitopiirin Internet-sivuston kautta. Teknisestä toteutuksesta vastaa sairaanhoitopiiri ja projektisihteeri päivittää hankkeen kotisivujen sisältöä. Sairaanhoitopiiri huolehtii pääosin tulosten levittämisestä ja tiedottamisesta. Kuitenkin myös hankkeeseen osallistuvat muut tahot huolehtivat tiedottamisesta omalla alueellaan. Satakunnassa ja Varsinais-Suomessa toteutettavien kehittämisosioiden aikaansaannosten leviämisen varmistamiseksi projektin alussa projektipäällikkö laatii koko hankkeen viestintäsuunnitelman. Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Vaihde: 02-627 71 kirjaamo@satshp.fi Sairaalantie 3, 28500 PORI Fax: 02-627 7799 etunimi.sukunimi@satshp.fi www.satshp.fi
10(11) 6.5.2014 Hankkeen viestintäsuunnitelma tulee sisältämään: 1) viestinnän tavoitteet 2) viestinnän kohderyhmät 3) viestintäkanavat 4) aikataulut, vastuuhenkilöt ja kustannukset 5) viestinnän tulosten arviointi Viestinnän tavoitteiden määrittely liittyy tiiviisti hankkeen tavoitteisiin. Hankkeen lopussa arvioidaan onko viestinnälle asetetut tavoitteet saavutettu. Viestinnälle asetetut tavoitteet tulevat olemaan esim. tiedon välittäminen, yhteisöllisyyden lisääntyminen, tapahtumista tiedon välittäminen ja hankkeen yleisen tunnettavuuden lisääminen, luotujen toimintamallien tunnetuksi tekeminen ja toimijoiden yhteistyön lisääntyminen yli kuntarajojen. Viestinnän kohderyhmien valinta on tärkeä viestintää ohjaava tekijä. Kohderyhmät määrittelevät pitkälti viestintätavat ja sisällön. Yhteisvoimin kotona hankkeen viestinnän kohderyhmä tulee olemaan laaja. Asiakkaat, omaiset, omaishoitajat, heidän kanssaan työskentelevät ammattiryhmät, kuntapäättäjät, vapaaehtoisryhmät, oppilaitokset, ohjausryhmä, rahoittaja ja kaikki muut hankkeessa mukana toimijat rakentavat muiden muassa hankkeen viestinnän kohderyhmän. Viestintäkanavat tarkentuvat valittujen kohderyhmien mukaan. Viestintäkanavia tässä hankkeessa tulee olemaan mm. tiedotteet, tiedotustilaisuudet, lehtiartikkelit, radio, televisio, esitteet ja julkaisut, sähköpostilistat, sosiaalinen media, koulutustilaisuudet, seminaarit ja messut. Ulkoinen viestintä ja tiedottaminen tapahtuvat lähinnä sähköisten viestimien (esim. internet, sähköposti, sosiaalisen median työkalut) sekä median, kuten lehdistön kautta. Hanketta koskevaa tiedottamista varten on perustettu hankkeen internet sivut. Lisäksi internetissä asiasta viestitään alueellisilla Kastesivuilla ja Innokylä portaalissa. Hankkeelle avataan oma facebook-profiili. Erilaisten koulutusten merkitys on suuri osa hankkeesta viestintää aikaansaannosten levittämis- ja juurruttamisvaiheessa. Oppilaitokset hyödyntävät hankkeessa tuotettuja toimintamalleja osana perusja täydennyskoulutusta. Näin edistetään koulutuksen työelämälähtöisyyttä ja vahvistetaan oppilaitosten ja työelämän välistä yhteistoimintaa. Opiskelijat suorittavat hankkeessa opinnäytetöitä ja harjoittelujaksoja, ja näin osallistuvat hankkeen erilaisiin toimintoihin, joita he levittävät eteenpäin. Viestintäsuunnitelma tulee sisältämään vastuuhenkilöt sekä aikataulun eri toimenpiteille ja arvion kustannuksista. Ulkoisesta viestinnästä vastaa projektipäällikkö. Hankkeesta ja sen vaikuttavista aikaansaannoksista asianmukainen viestintä kuuluu kaikille kehittämisosioille, ja tämä kuvataan lopullisessa viestintäsuunnitelmassa. Viestinnän onnistumista arvioidaan hankkeen eri vaiheissa sekä hankkeen lopulla. Viestinnän tuloksena syntyy erilaisia tuotoksia, joilla hankkeesta on viestitty sidosryhmille kuten esim. esitteitä, tiedotteita ja mediajulkisuutta. Viestintää arvioidaan viestintäsuunnitelmassa sovittujen käytettävien mittareiden avulla. Mittareina tullaan käyttämään esim. verkostotapaamisien ja yhteisten kehittämispäivien määrää, hankkeen medianäkyvyyttä, tuotettujen oppaiden ja tiedotusmateriaalien lukumäärää sekä hankkeen Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Vaihde: 02-627 71 kirjaamo@satshp.fi Sairaalantie 3, 28500 PORI Fax: 02-627 7799 etunimi.sukunimi@satshp.fi www.satshp.fi
11(11) 6.5.2014 verkkosivuilla kävijöiden lukumäärää. Ehdotus: Ohjausryhmä käy lähetekeskustelun hankkeen viestintäsuunnitelman sisällöstä ja palauttaa asian valmisteltavaksi seuraavaan kokoukseen. Päätös: 7. Muut asiat 8. Seuraava kokous Kaisa Impilä 12.5.2014: Seuraavaksi ohjausryhmän kokouksen ajankohdaksi ehdotetaan seuraavia päivämääriä 23.9 klo 13 15.00, 24.9 13 15.00 tai 30.9 klo 13 15.00. Kokouspaikka päätetään myöhemmin. 9. Kokouksen päättäminen Jakelu paikalla olleet poissa olleet Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Vaihde: 02-627 71 kirjaamo@satshp.fi Sairaalantie 3, 28500 PORI Fax: 02-627 7799 etunimi.sukunimi@satshp.fi www.satshp.fi
1 (5) SOPIMUS YHTEISVOIMIN KOTONA -HANKKEEN KEHITTÄMISOSIOIDEN HALLINNOIMISESTA JA ORGANISOIMISESTA 1. Sopimuksen osapuolet Tämän sopimuksen sopimusosapuolet ovat Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (hankkeen hallinnoija) ja seuraavat kunnat tai kuntayhtymät jäsenkuntineen, jotka toimivat oman alueensa kehittämisosioiden toteuttajina Huittinen Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä Parainen Perusturvakuntayhtymä Akseli Pohjois-Satakunnan peruspalvelu-liikelaitoskuntayhtymä (PoSa) 2. Sopimuksen kohde Sopimus koskee Yhteisvoimin kotona Ikääntyneiden kotiin annettavien palveluiden ja kuntoutuksen kehittäminen -hankkeen (jatkossa Yhteisvoimin kotona) hallinnointia ja toteutusta. Koko hankkeen hallinnoinnista vastaa Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä. Hanke toteutetaan ajalla 1.1.2014 31.10.2016. Osapuolet sitoutuvat noudattamaan kehittämisosioiden toteutuksessa tämän sopimuksen lisäksi myös rahoittajan antaman hankepäätöksen ja hallinnoijan ohjeita, jotka ovat tämän sopimuksen liitteinä 1 ja 2. Hankkeen aikana tapahtuvat muutokset ja lisäykset rahoittajan ohjeistuksessa tulevat sopimusosapuolia velvoittaviksi. Hankesuunnitelmasta (liite 3) ilmenee hankkeen toteuttamistapa. Hankkeen toimintasuunnitelmaa ja aikataulua tarkennetaan hankkeen käynnistysvaiheessa ja sen kuluessa. 3. Sopimuksen lähtökohdat Sosiaali- ja terveysministeriö on myöntänyt 20.1.2014 tekemällään päätöksellään Yhteisvoimin kotona -hankkeelle valtionavustusta 1 520 824 euroa. Hankkeen kokonaiskustannuksiksi on hyväksytty 2 027 765 euroa. Avustuksen määrä on enintään 75 %:a hankkeen kokonaiskustannuksista. Satakunnan sairaanhoitopiiri Sairaalantie 3, 28500 PORI puh. (02) 627 71 fax (02) 627 7799 etunimi.sukunimi@satshp.fi www.satshp.fi
2 (5) 4. Osapuolten roolit ja vastuut Sopimusosapuolet sopivat, että Satakunnan sairaanhoitopiiri vastaa hankkeen yleisestä osiosta, johon sisältyy hankkeen yleinen hallinnointi ja yhteydenpito rahoittajaan. Hallinnoijan tehtävistä säädetään tarkemmin liitteessä 2, joka tämän sopimuksen 2 :n mukaan on osapuolia velvoittava. Hallinnon ohjetta voidaan tarkistaa hankkeen aikana, ja sen velvoittavuus säilyy. Lisäksi sairaanhoitopiiri vastaa oman kehittämisosionsa toteuttamisesta. Satakunnan sairaanhoitopiiri sitoutuu toimimaan kaikkien kehittämisosioiden osalta asiantuntijatahona, joka pyrkii ratkaisemaan sellaiset hallinnointiin ja toteuttamiseen liittyvät ongelmat, jotka eivät liity toimijoiden sisäisiin järjestelyihin. Kehittämisosioita toteuttavat, 1 :ssä luetellut osapuolet vastaavat kehittämisosioiden tavoitteiden toteuttamisesta rahoittajan hankepäätöksen ja hallinnoijan ohjeiden (liitteet 1 ja 2) sekä hankesuunnitelman mukaisesti (liite 3). Em. liitteet ovat osapuolia velvoittavia. Hanke toteutetaan hallinnollisesti yhtenä kokonaisuutena noudattaen Sosiaali- ja terveysministeriön Kaste-hankkeille määrittelemää hallinnointivaihtoa 2. (Sosiaali- ja terveydenhuollon kehittämishankkeiden valtionavustukset 2012 2015 HANKEOPAS: Liite 4 Hankkeiden hallinnointivaihtoehdot sekä menettelyt hankkeen toteuttamisessa). Kukin hankkeeseen osallistuva kunta tai kuntayhtymä rekrytoi oman hankehenkilöstönsä ja toimii henkilöstön työnantajana sekä vastaa sen palkkauksesta. 5. Hankkeen organisointi Hallinnoija kutsuu hankkeen ohjausryhmän koolle. Ohjausryhmän kokoonpanosta ja tehtävistä sekä hankkeen yleisen osion projektihenkilöstön tehtävistä, vastuista ja oikeuksista pilottien suhteen säädetään liitteessä 2. 6. Kustannusten jako ja maksaminen Kokonaiskustannukset ja omarahoitusosuus Omarahoituksen osuus on 25 %:a valtionavustukseen oikeuttavista kokonaiskustannuksista. Satakunnan ja Varsinais-Suomen kunnat sekä Satakunnan sairaanhoitopiiri vastaavat oman kehittämisosion omarahoitusosuuden kattamisesta, joka on 25 %:a oman kehittämisosion hyväksytyistä kokonaismenoista. Hankesuunnitelman ja siihen myöhemmin tehtyjen lisäselvitysten mukaan kehittämisosioiden rahoitusosuudet jakaantuvat seuraavasti: Satakunnan sairaanhoitopiiri 711 000 Huittinen 52 880 Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä 416 452 Parainen 92 400 Perusturvakuntayhtymä Akseli 227 733 PoSa 162 300 Satakunnan sairaanhoitopiiri Sairaalantie 3, 28500 PORI puh. (02) 627 71 fax (02) 627 7799 etunimi.sukunimi@satshp.fi www.satshp.fi
3 (5) Muutoksista hankkeen kustannusten jakaantumisesta kehittämisosioiden välillä on neuvoteltava hallinnoijan kanssa. Hankkeen omarahoitusosuus jakaantuu hankesuunnitelman ja siihen myöhemmin tehtyjen lisäselvitysten mukaisesti seuraavasti: Satakunnan sairaanhoitopiirin omarahoitusosuus 251 430 Huittisten omarahoitusosuus 13 220 Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymän omarahoitusosuus 104 113 Paraisten omarahoitusosuus 28 171 Perusturvakuntayhtymä Akselin omarahoitusosuus 69 432 PoSan omarahoitusosuus 40 575 Yleisen osuuden omarahoitusosuus Hankkeen yleisen osuuden toteutukseen on varattu 365 000. Yleisen osuuden omarahoitusosuus katetaan Satakunnan sairaanhoitopiirin, Paraisten kaupungin ja Perusturvakuntayhtymä Akselin kesken seuraavasti: Satakunnan sairaanhoitopiiri vastaa omalta sekä Satakunnan kuntien osalta hankkeen yleisen osuuden omarahoitusosuuden kattamisesta. Paraisten kaupunki ja Perusturvakuntayhtymä Akseli vastaavat yleisen osuuden omarahoitusosuuden kattamisesta omien kehittämisosioidensa rahoitusosuuden suhteessa. Suhteellinen osuus lasketaan seuraavasti kehittämisosion toteutuneet kustannukset/ kaikkien kehittämisosioiden toteutuneet kokonaiskustannukset = suhdeluku, jolla kerrotaan yleisen osuuden kustannusten omarahoitusosuus. Mikäli kehittämisosioiden toteutuneet kustannukset vastaavat hankesuunnitelman kustannusarviota, hankkeen yleisen osuuden omarahoitusosuudet jakaantuvat Satakunnan sairaanhoitopiirin, Paraisten kaupungin ja Perusturvakuntayhtymä Akselin osalta seuraavasti: Satakunnan sairaanhoitopiirin osuus yleisen osuuden omarahoitusosuudesta 73 680 Perusturvakuntayhtymä Akselin osuus yleisen osuuden omarahoitusosuudesta 12 499 Paraisten kaupungin osuus yleisen osuuden omarahoitusosuudesta 5 071 Maksatus Hankkeen maksatushakemus rahoittajalle tehdään kerran vuodessa seuraavan aikataulun mukaisesti: 31.10.2014 31.10.2015 31.10.2016 Tarkemmista raportointiohjeista, maksatukseen liittyvistä laskukäytännöistä ja aikatauluista määrätään hallinnoijan ohjeilla, jotka ovat osapuolia velvoittavia. Muutokset maksatusaikatauluun ovat mahdollisia toimijoiden ja rahoittajan yhteisellä sopimuksella. Satakunnan sairaanhoitopiiri Sairaalantie 3, 28500 PORI puh. (02) 627 71 fax (02) 627 7799 etunimi.sukunimi@satshp.fi www.satshp.fi
4 (5) Kustannusten hyväksyttävyys ja takaisinperintä Mikäli osapuolet sisällyttävät laskutukseensa sellaisia kustannuksia, joita ei hyväksytä valtionavustukseen oikeuttaviksi, ko. kustannukset jäävät kokonaisuudessaan kehittämisosion toteuttajana toimivan osapuolen omiksi kustannuksiksi. Jos sairaanhoitopiiri on jo maksanut valtionavustukseen oikeudettoman osuuden kehittämisosion toteuttajalle, sairaanhoitopiiri perii ko. osuuden kokonaisuudessaan takaisin. Tämä takaisinperintäoikeus säilyy myös hankkeen päättymisen jälkeen siten, että jos rahoittaja tai muu valvova viranomainen tekee hankkeesta tarkastuksen, ja toteaa takaisinperinnän perusteen, sairaanhoitopiiri laskuttaa asianomaista tahoa takaisinperittävän osuuden osalta. 7. Salassapito, tietojen luovutus, asiakirjahallinto ja rekisterit Salassapitoa, tietojen luovutusta, asiakirjahallintoa ja rekistereitä koskien on noudatettava voimassa olevaa lainsäädäntöä ja rahoittajan ohjeita. 8. Voimassaolo Tämä sopimus on voimassa takautuvasti 1.1.2014 alkaen niin kauan kuin Yhteisvoimin kotona -hankkeen valtionavustusselvitys on asianmukaisesti rahoittajalle toimitettu ja hyväksytty, kuitenkin enintään 31.12.2027 saakka. Sopimusehtoja voidaan kaikkien osapuolten yhteisellä suostumuksella tarkistaa hankkeen kuluessa. 9. Erimielisyyksien käsittely Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti sopimusosapuolten neuvotteluilla. Jos näin ei päästä osapuolia tyydyttävään ratkaisuun, erimielisyydet ratkaistaan hallinnoijan käräjäoikeudessa. Satakunnan sairaanhoitopiiri Sairaalantie 3, 28500 PORI puh. (02) 627 71 fax (02) 627 7799 etunimi.sukunimi@satshp.fi www.satshp.fi
5 (5) 10. Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset Tätä sopimusta on tehty kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi kullekin sopijaosapuolelle. Paikka ja päiväys:, / 2014, / 2014 Allekirjoitukset: Johtajaylilääkäri Olli Wanne Satakunnan sairaanhoitopiiri Sopimuksen liitteet: Liite 1: Rahoituspäätös Liite 2: Hallinnoijan ohjeet Liite 3: Hankesuunnitelma Satakunnan sairaanhoitopiiri Sairaalantie 3, 28500 PORI puh. (02) 627 71 fax (02) 627 7799 etunimi.sukunimi@satshp.fi www.satshp.fi
20.3.2014 1 HALLINNOIJAN OHJE YHTEISVOIMIN KOTONA -HANKKEEN KEHITTÄMIOSIOILLE 1. SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN TEHTÄVÄT Satakunnan sairaanhoitopiiri toimii koko hankkeen hallinnoivana tahona. Sairaanhoitopiiri vastaa ministeriön ja aluehallintoviraston ohjeiden sekä hankesuunnitelman mukaisesti seuraavista hankkeen tehtävistä: 1. Toteuttamiseen liittyvät tehtävät Ohjausryhmän kokoaminen ja sen toiminnan organisointi; Hankkeen yleisen osuuden toteuttaminen hankesuunnitelman ja rahoittajan ohjeiden mukaisena; kehittämisosioiden tukeminen, ohjaaminen ja seuranta siten, että niiden toiminta vastaa hankkeen tavoitteita ja hankesuunnitelmaa; Koko hankkeen arvioinnin toteuttaminen; Yhteydenpito ja yhteistyö rahoittajaan ja yhteistyötahoihin; Muut hankkeen onnistumisen kannalta välttämättömät toimenpiteet, jotka ilmenevät hankkeen kuluessa. 2. Hankkeen raportointiin ja maksatukseen liittyvät tehtävät Aloitusilmoitus Hallinnoijan ja kehittämisosioiden toteuttajien välisten sopimusten laatiminen ja toimittaminen Lounais-Suomen aluehallintovirastolle; Yhteisen maksatushakemuksen sekä vaadittavien selvitysten ja raporttien laatiminen ja kokoaminen rahoittajalle määräajoin. Hallinnoija kokoaa yhteen kehittämisosioiden raportit ja selvitykset; Valtionavustuksen välittäminen kehittämisosioiden toteuttajille niiden maksatuksessa hyväksyttyjen todellisten toimintakustannusten perusteella; Aluehallintoviraston ohjeiden mukainen talousohjaus kehittämisosioiden toteuttajille; Pääkirjaraportin ja talousarvion toteutumisvertailun tekeminen kalenterivuosittain eriteltynä sekä selvitys koko hankkeen toteutumisesta; Valtionavustuksen hakeminen hankkeen toiminta-ajalta rahoittajan ilmoittamiin määräaikoihin mennessä; Valtionavustusselvityksen tekeminen rahoittajalle hankkeen kustannuksista, valtionavustuksen käytöstä sekä hankkeen tuloksista kuuden kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä; Tilintarkastajan lausunnon toimittaminen valtionavustusselvityksen yhteydessä aluehallintovirastolle hallinnoijan kirjanpidossa olevista kustannuksista; Maksatushakemuksen laadinnasta ja sisällöstä toimitetaan erillinen ohjeistus kehittämisosioiden toteuttajille 15.8.2014 mennessä. Hankkeen toteutuminen raportoidaan kolmella erillisellä maksatushakemuksella ajoilta 1.1.2014 31.10.2014, 1.11.2014 31.10.2015 ja 1.11.2015 31.10.2016.
20.3.2014 2. KEHITTÄMISOSIOTA TOTEUTTAVAN TAHON TEHTÄVÄT 2 Kehittämisosiota toteuttava taho (kunta, kuntayhtymä, yhteistoiminta-alue) vastaa ministeriön, aluehallintoviraston ja koko hankkeen hallinnoijan (Satakunnan sairaanhoitopiiri) ohjeiden sekä hankesuunnitelman mukaisesti seuraavista tehtävistä: 1. Kehittämisosion toteutukseen liittyvät tehtävät Kehittämisosion käynnistäminen; Kehittämisosion toteuttaminen organisaation omien käytäntöjen mukaisesti; o Mm. tarvittavan projektihenkilöstön palkkaaminen. o Työsuhde voi kestää enintään 30.9.2016 asti. Tarvittavien ostopalveluiden hankinta voimassa oleva hankintalainsäädäntö huomioon ottaen; o Hankinnat on kilpailutettava lainmukaisesti. o Hankinta-asiakirjat on säilytettävä hankintalain ja rahoittajan määräysten mukaisesti. o Myös kynnysarvon alittavien hankintojen osalta on tehtävä kilpailutus. Markkinat kartoitetaan lähettämällä 3-5 hankinnan tarjoajalle tarjouspyyntö. o Suorahankintoja ei pääsääntöisesti hyväksytä, ja niistä on sovittava etukäteen hallinnoijan kanssa. Suorahankinnoissa vastuu on aina hankkivalla organisaatiolla. Kynnysarvon ylittävistä suorahankinnoista on toimitettava hallinnoijalle tilintarkastuslausunto, josta tulee ilmetä suorahankintojen oikeudelliset perusteet. Em. selvitys toimitetaan maksatushakemuksen liitteenä rahoittajalle. o Hankinnoista aiheutuvat kustannukset kirjataan hankkeen menoiksi hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. Ennakkomaksuja ei hyväksytä eli menon katsotaan realisoituvan vasta kun hankinta on vastaanotettu. Kehittämisosion muutoksista neuvotteleminen hankkeen projektipäällikön kanssa o Rahoittajan on hyväksyttävä hankesuunnitelman muutokset; Toteutumisen seuranta ja itsearviointi; Kehittämisosion sekä siinä syntyneiden toimintamallien kuvaaminen Innokylän verkkopalveluun erillisten hallinnoijan ohjeiden mukaisesti; Hankkeen yleisten tavoitteiden edistäminen alueella; sekä Muut hankkeen onnistumisen kannalta välttämättömät toimenpiteet, jotka ilmenevät hankkeen kuluessa. 2. Kehittämisosion raportointiin ja maksatukseen liittyvät tehtävät Asianmukaisen, kehittämisosiota toteuttavan tahon muusta kirjanpidosta erillisen tai erotettavissa olevan kirjanpidon järjestäminen ja ylläpitäminen; o Kehittämisosiolle on määriteltävä kirjanpidossa oma kustannuspaikka tai vastaava tunniste, josta hankekustannukset ovat selkeästi osoitettavissa. Kaikkien kustannusten kirjaaminen kirjanpitoon kehittämisosion kustannuspaikalle; Toteutuneet kustannukset on laskutettava täysimääräisinä (100 %) hallinnoijalta jokaisen maksatushakemuksen yhteydessä; o Omarahoitusosuutta ei saa vähentää hallinnoijalle esitettävistä kokonaiskustannuksista, sillä valtionavustus maksetaan hallinnoijalle raportoitujen kustannusten perusteella.
20.3.2014 3 Kirjanpidon oikeellisuuden varmistaminen; o Jos kehittämisosion kirjanpidossa on virhekirjaus, kehittämisosion toteuttaja vastaa virheestä ja mahdollisesta siitä johtuvasta valtionavustuksen hylkäämisestä tai takaisinperinnästä o Kehittämisosion kirjanpidosta tulee poistaa virhekirjaukset, tai jos kirjanpitoon ei ole mahdollista tehdä muutoksia, on kirjanpidon raporttiin (pääkirjaan) merkittävä selkeästi virhekirjauksen kohdalle, ettei kustannus ole valtionavustukseen oikeuttava eikä sisälly maksatushakemukseen. Maksatushakemukseen pyydettävien tietojen ja tarvittavien selvitysten hallinnoijalle toimittaminen hallinnoijan määrittelemän aikataulun mukaisesti; o Selvitykset ja tiedot on toimitettava hallinnoijan pyytämässä muodossa (esimerkiksi tarkoitukseen varatuilla lomakkeilla ja hallinnoijan ohjeiden mukaisesti allekirjoitettuina). o Hallinnoijan pyytämiin mahdollisiin lisäselvityksiin on vastattava. Tietojen on oltava oikeita ja riittäviä. Lisätietojen hankkiminen voi viivyttää valtionavustuksen maksatusta. Kehittämisosion asiakirja-aineiston, laskujen, tositteiden ja niihin kuuluvien liitteiden säilyttäminen rahoittajan ohjeiden mukaisesti; Laskujen oikeellisuuden tarkistaminen; Tarvittavien selvitysten tekeminen kehittämisosion päättyessä; Tilintarkastajan lausunnon toimittaminen (kehittämisosion kirjanpidosta) hallinnoijalle pyydetyssä aikataulussa o Hallinnoija toimittaa tilintarkastuslausunnon valtionavustusselvityksen liitteenä aluehallintovirastolle; Kehittämisosion toteuttaja voi koota kehittämisosion tueksi projekti-/ tukiryhmiä oman tarpeensa mukaisesti. Kehittämisosion toteuttaja määrittelee ko. ryhmien kokoonpanon ja tehtävät.
20.3.2014 3. KEHITTÄMISOSIOIDEN OMARAHOITUSOSUUDET 4 Hankkeen omarahoitusosuuden suhteen kehittämisosioiden toteuttajien vastuut määrittyvät Satakunnan ja Varsinais-Suomen osalta eri tavoin. Satakunnan alueen kehittämisosiot Satakunnan sairaanhoitopiiri laskuttaa kunnilta kehittämisosion omarahoitusosuuden (25 %:a kehittämisosion kokonaiskustannuksista). Satakunnan sairaanhoitopiiri vastaa Satakunnan kuntien osalta yleisen osuuden omarahoitusosuudesta. Jos Satakunnan kehittämisosioiden kustannuksia ei hyväksytä valtionavustukseen oikeuttaviksi, sairaanhoitopiiri perii kehittämisosion toteuttajalta ko. oikeudettoman osuuden kokonaisuudessaan takaisin. Ko. osuus jää kehittämisosion toteuttajan omaksi kustannukseksi. Takaisinperintä tehdään myös hankkeen päättymisen jälkeen, jos hankkeeseen kohdistuu rahoittajan tai muun valvovan viranomaisen tarkastus. Varsinais-Suomen alueen kehittämisosiot Satakunnan sairaanhoitopiiri laskuttaa kunnilta 1) kehittämisosion omarahoitusosuuden (25 %:a kehittämisosion kokonaiskustannuksista) sekä 2) yleisen osuuden omarahoitusosuuden kehittämisosion rahoitusosuuden suhteessa, joka lasketaan seuraavasti: Kehittämisosion toteutuneet kustannukset/ kaikkien kehittämisosioiden kokonaiskustannukset = suhdeluku, jolla kerrotaan yleisen osuuden kustannusten omarahoitusosuus. Jos Varsinais-Suomen kehittämisosioiden kustannuksia ei hyväksytä valtionavustukseen oikeuttaviksi, Satakunnan sairaanhoitopiiri perii kehittämisosion toteuttajalta ko. oikeudettoman osuuden kokonaisuudessaan takaisin. Ko. osuus jää kehittämisosion toteuttajan omaksi kustannukseksi. Takaisinperintä tehdään myös hankkeen päättymisen jälkeen, jos hankkeeseen kohdistuu rahoittajan tai muun valvovan viranomaisen tarkastus.
4. KUSTANNUSTEN HYVÄKSYTTÄVYYS 20.3.2014 5 Valtionavustukseen oikeuttavia kustannuksia ovat mm: Projektiin palkattavan henkilöstön kustannukset sivukuluineen; Kaikki hanketyöntekijät pitävät o hankepäiväkirjaa, josta ilmenee päivittäin tehdyn työn pääasiallinen sisältö, sekä o kuukausittaista työaikaseurantaa, johon merkitään päiväkohtaisesti hankkeelle tehdyt työtunnit. Osa-aikainen hanketyöntekijä merkitsee työaikaseurantaan lisäksi organisaatiolle tehdyt muut työtunnit ja kokonaistyöajan. o Työntekijä ja työntekijän esimies allekirjoittavat hankepäiväkirjan ja työaikaseurannan, jotka arkistoidaan kehittämisosion asiakirjoihin. Kotimaan matkakustannukset; o projektissa työskentelevien matkakulut ministeriön ohjeen mukaan; o ohjausryhmän jäsenten kokousmatkakulut; o asiantuntijapalvelun tarjoajien (esim. kouluttajat) matkakulut. Koulutuskustannukset; o kouluttajan palkkio; o koulutustilat; o kohtuulliset koulutustarjoilut (kahvitus); o projektissa työskentelevän henkilön mahdolliset osallistumismaksut hankkeen ulkopuolisista koulutuksista. Asianmukaiset asiantuntijapalkkiot, ostopalvelut ja laitehankinnat; o muistettava hankintalainsäädännön mukainen kilpailutus; o laitehankintojen on oltava rahoittajan etukäteen hyväksymiä; o teknologiaan liittyvät hankinnat tulee olla aina rahoittajan etukäteen hyväksymiä, ja ennen hankintaa on otettava yhteys projektipäällikköön. Kokouspalkkiot kunnallisten kokoussääntöjen mukaisesti; Vuokramenot, joiden tulee perustua todellisiin kustannuksiin; (hanketyöntekijän työtilan vuokra) Hallinnointikustannukset, joiden tulee perustua vyörytettyihin kustannuksiin ja ne tulee pystyä osoittamaan vyörytysperusteet sisältävällä laskelmalla, joka liitetään allekirjoitettuna maksatushakemukseen; o allekirjoitettu selvitys kustannusten laskemistavasta, ei laskennallisia kustannuksia. Valtionavustukseen oikeuttavia kustannuksia eivät ole: Koulutuskustannukset, jotka aiheutuvat kunnan lakisääteisestä täydennyskoulutusvelvoitteesta (esim. pätevöitymiskoulutus); Työnohjauskustannukset; Laite- ja kalustehankinnat (poikkeuksena välttämättömät hankkeen työntekijän käyttöön tulevat työvälineet); Tietoteknologian käyttöön ja kehittämiseen liittyvät menot (poikkeuksena hankkeen työntekijän käyttöön tuleva henkilökohtainen työväline esim. tietokoneen tai matkapuhelimen hankinta). Hanketyöntekijöiden työvaatekustannukset; Omaisuuden poistokirjaukset; Laskennalliset kustannukset; Ravintolalaskut (muut kuin normaalit kokouskahvit ym.); Toiminta, johon kunta saa valtionosuutta.
20.3.2014 Valtionavustukseen oikeuttavia kustannuksia vähentävät: 6 Tulorahoitus; o hallinnoijalle toimitetuissa kirjanpidon raporteissa tulee näkyä myös tulotilit. Muu kuin kunnallinen rahoitus (yritysten, säätiöiden, järjestöjen ymv. antama rahoitus) Jos on epäselvyyttä siitä, ovatko kustannukset hyväksyttäviä vai ei, neuvoa pitää kysyä hallinnoijalta, jonka tehtävänä on viime kädessä selvittää asia rahoittajalta. Näin vältytään mahdollisilta valtionavustuksen hylkäyksiltä ja takaisinperinnältä.
20.3.2014 7 5. HANKINNAT JA KILPAILUTUS Kaste -hankkeissa on noudatettava Lakia julkisista hankinnoista (348/2007), jonka sisällön voi katsoa osoitteesta http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070348. Hankintalaki edellyttää pääsääntöisesti kynnysarvon ylittävien julkisten hankintojen kilpailutusta. Tavara- ja palveluhankinnan kilpailutuksen kansallinen kynnysarvo on 30 000. Hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä suurinta kokonaisarvoa koko hankinta-ajalta optioineen. Jos oman organisaation hankintasäännöissä kilpailutuksen kynnysarvo on alempi kuin kansallinen kynnysarvo 30 000, noudatetaan oman organisaation hankintasääntöjä. Ns. pienhankinnat (kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat) kilpailutetaan kevyin menettelyin. Jokaisella hankintayksiköllä tulisi olla omat sääntönsä pienhankintojen kilpailuttamisen suhteen. Kaikkien hankintojen osalta kartoitetaan markkinat lähettämällä tarjouspyyntö 3 5 yritykselle. Ko. tarjouspyyntöä ei tarvitse laatia samalla tarkkuudella kuin kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa, mutta saatuja tarjouksia on käsiteltävä puolueettomasti. Lisätietoja pienhankinnoista voi katsoa osoitteesta: http://www.hankinnat.fi/fi/julkinen-hankinta/pienhankinnat/sivut/default.aspx Hankkeessa ei pääsääntöisesti hyväksytä suorahankintoja. Mikäli sellainen on kuitenkin tehtävä pakottavista syistä, projektipäällikköön on otettava etukäteen yhteyttä hankinnan hyväksyttävyyden selvittämiseksi. Kaikkien aineistoihin, laitteisiin, koneisiin tms. liittyvien hankintojen tai yli 2 000 :a ylittävien koulutus- tai asiantuntijapalvelujen osalta on otettava yhteyttä projektipäällikköön. Hallinnoija suosittelee, että kaikista hankinnoista tiedotetaan projektipäällikköä, pois lukien pienimuotoiset, esim. projektihenkilöstön työvälineisiin liittyvät hankinnat.
6. HANKKEEN OHJAUSRYHMÄ 20.3.2014 8 Satakunnan sairaanhoitopiiri pyytää hankesuunnitelmassa määriteltyjä tahoja nimeämään jäsenensä ohjausryhmään. Ohjausryhmään kutsuttavat organisaatiot edustavat hankealuetta kattavasti sekä maantieteellisesti että sisällöllisesti. Ohjausryhmän kokoonpanoa voidaan täydentää tarvittaessa hankkeen kuluessa. Sairaanhoitopiiri kutsuu koolle hankkeen ohjausryhmän hankkeen alkuvaiheessa. Satakunnan sairaanhoitopiirin johtajaylilääkäri Olli Wanne toimii ohjausryhmän puheenjohtajana. Projektisihteeri toimii ohjausryhmän sihteerinä. Ohjausryhmän tehtävänä on Ohjata, kehittää ja arvioida hankkeen toimintatapoja ja sisältöä; Tarkistaa kehittämisosioiden hankesuunnitelmien muutokset; Tehdä tarvittaessa muutosesityksiä Lounais-Suomen aluehallintovirastolle ja ministeriölle hankkeelle asetetuista tavoitteista ja sisällöistä; Seurata kustannusarviossa pysymistä ja edistää yhteistyötä hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi ja tuotosten hyödyntämiseksi; Raportoida toiminnastaan Länsi-Suomen Kaste-aluejohtoryhmälle; Hoitaa muut hallinnoivan tahon ohjausryhmälle hankkeen aikana määrittelemät tehtävät. Ohjausryhmän tehtävänä on huolehtia siitä, että jokainen hankkeen rahoitukseen osallistuva taho saa vastinetta panostukselleen.