Toivakan kunta Pöytäkirja 4/2016 1 / 12 Tarkastuslautakunta 21.04.2016 Aika 21.04.2016 klo 16:38-18:54 Paikka Toivakan kunnankirjasto, sali Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 24 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 25 Esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi 4 26 Pöytäkirjan tarkastustapa 5 27 Johdon vahvistuskirje tilintarkastajalle 6 28 Tilintarkastuksen kilpailutus vuosille 2016-2019 7 29 Arviointikertomus 2015 9 30 Muut asiat 10
Toivakan kunta Pöytäkirja 4/2016 2 / 12 Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Saapuvilla olleet jäsenet Juusela Juha puheenjohtaja Oksanen Varja varapj. Heinonen Ahti jäsen Saari Laila jäsen Poissa Suominen Meiris jäsen Laaksonen Erja JHTT Muut saapuvilla ollet Manninen Heli pöytäkirjanpitäjä Saari Martti varajäsen Allekirjoitukset Juha Juusela puheenjohtaja Heli Manninen pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat 24-30 Pöytäkirjan tarkastus Toivakka Varja Oksanen pöytäkirjan tarkastaja Ahti Heinonen pöytäkirjan tarkastaja Pöytäkirja yleisesti nähtävillä
Toivakan kunta Pöytäkirja 4/2016 3 / 12 Tarkastuslautakunta 24 21.04.2016 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarltk 21.04.2016 24 Valmistelija(t): puheenjohtaja Juha Juusela, 040 5524 582 Kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Kokouskutsu on lähetetty viikko ennen kokousta. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Todettiin.
Toivakan kunta Pöytäkirja 4/2016 4 / 12 Tarkastuslautakunta 25 21.04.2016 Esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi Tarltk 21.04.2016 25 Valmistelija(t): puheenjohtaja Juha Juusela, 040 5524 582 Toivakan kunnan hallintosäännön 28 :n mukaan asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Tarkastuslautakunta hyväksyy esityslistan työjärjestykseksi. Hyväksyttiin.
Toivakan kunta Pöytäkirja 4/2016 5 / 12 Tarkastuslautakunta 26 21.04.2016 Pöytäkirjan tarkastustapa Tarltk 21.04.2016 26 Valmistelija(t): puheenjohtaja Juha Juusela, 040 5524 582 Lautakunta valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa, jotka toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina. Vuorossa ovat Varja Oksanen ja Laila Saari. Valittiin Varja Oksanen ja Ahti Heinonen.
Toivakan kunta Pöytäkirja 4/2016 6 / 12 Kunnanhallitus 68 21.03.2016 Tarkastuslautakunta 27 21.04.2016 Johdon vahvistuskirje tilintarkastajalle Kh 21.03.2016 68 Valmistelija(t): hallintojohtaja Sari Linturi-Sahlman, puh. 050 4644 866 Kunnanhallituksen on ennen tilintarkastuskertomuksen allekirjoittamista annettava tilintarkastajalle johdon vahvistusilmoituskirje. Vahvistusilmoituskirjeessä kunnanhallitus osaltaan vahvistaa tilinpäätöksen lainmukaisuuden, oikeellisuuden ja asianmukaisuuden. Kirje allekirjoitetaan samanaikaisesti tilinpäätöksen vahvistamisen ja allekirjoittamisen kanssa. tarkastuslautakunnalle. Kunnanhallitus päättää antaa liitteenä olevan vahvistusilmoituskirjeen tilintarkastajalle ja saattaa sen edelleen tiedoksi Hyväksyttiin yksimielisesti. Tarltk 21.04.2016 27 Valmistelija(t): puheenjohtaja Juha Juusela, 040 5524 582 Lautakunta merkitsee tiedokseen vahvistusilmoituskirjeen. Merkittiin tiedoksi. Liitteet Liite 1 Johdon vahvistuskirje 2015
Toivakan kunta Pöytäkirja 4/2016 7 / 12 Tarkastuslautakunta 8 28.01.2016 Tarkastuslautakunta 21 31.03.2016 Tarkastuslautakunta 28 21.04.2016 Tilintarkastuksen kilpailutus vuosille 2016-2019 57/02.02.01/2015 Tarltk 28.01.2016 8 Valmistelija(t): puheenjohtaja Juha Juusela, 040 5524 582 Tarkastuslautakunta on pyytänyt tarjoukset Toivakan kunnan ja sen tytäryhtiöiden hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista vuosille 2016-2019 13.1.2016 klo 15 mennessä. Tarjouksia saatiin kolme kappaletta määräaikaan mennessä tarjousten avauspöytäkirjan 18.1.2016 klo 12:20 mukaan. Tarjoajat ovat Talvea Julkishallinnon palvelut Oy, BDO Audiator Oy ja KPMG Oy Ab. Tarjouspyyntö oli toimitettu myös seuraaville yrityksille, jotka eivät jättäneet tarjousta: PwC Julkistarkastus Oy, Julkispalvelut EY Oy, Kuntatarkastajien Oy Clavis, Deloitte JHTT-yhteisö Oy. Lisäksi ilmoitus tarjouspyynnöstä julkaistiin HILMA:ssa, kunnan kotisivulla sekä virallisten kuulutusten ilmoitustaululla. Tarltk 31.03.2016 21 Tarkastuslautakunta tutustuu saatuihin tarjouksiin ja tehtyyn erikseen toimitettuun alustavaan vertailuun. Tarkastuslautakunta päättää jatkotoimenpiteistä. Tarkastuslautakunta päättää pyytää tarkennuksia tarjouksista ja pyytää lisäaikaa tarjousten voimassaoloaikaan kesäkuun loppuun asti. Asian valmistelua jatketaan. Valmistelija(t): puheenjohtaja Juha Juusela, 040 5524 582 Puheenjohtaja selostaa valmistelujen tilanteen. Asian valmistelua jatketaan seuraavaan kokoukseen päätettäväksi. Hyväksyttiin yksimielisesti. Tarltk 21.04.2016 28 Valmistelija(t): puheenjohtaja Juha Juusela, 040 5524 582 Puheenjohtaja on saanut sähköpostilla myöntävän vastauksen tarjousten voimassaolon jatkamisesta kesäkuun loppuun asti kaikilta tarjoajilta ja vastauksen esitettyyn kysymykseen. Kaikki kolme jätettyä tarjousta täyttävät tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjouksia vertailtiin tarjouspyynnössä mainituin seuraavin lakisääteistä
Toivakan kunta Pöytäkirja 4/2016 8 / 12 tarkastusta koskevin kriteerein ja painoarvoin: 1. Kokonaishinta sopimuskaudelle 60 % 2. Tilintarkastajaksi nimetyn (valitun) koulutus ja kokemus 20 % 3. Tarkastuskohteessa tehtävän työn osuus 20 %. Kokonaishinta sopimuskaudella oli merkittävin tarjouksia erottava tekijä. Tilintarkastajaksi nimetyn koulutuksessa ja kokemuksessa Talvea Julkishallinnon Palvelut Oy:n tilintarkastajalla on noin viiden vuoden kokemus tilintarkastuksesta, kun taas kahden muun nimetyillä tilintarkastajalla kokemusta on huomattavasti enemmän. Tarkastuskohteessa tehtävän työn osuudessa ei ollut pisteytyksessä huomattavia eroja. Vertailulaskelma pisteytyksineen jaetaan kokouksessa. Tarkastuslautakunta esittää kunnanvaltuustolle, että se valitsee vuosien 2016-2019 tilintarkastajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen Talvea Julkishallinnon Palvelut Oy:n. Hyväksyttiin. Liitteet Liite 2 Tarjouspyyntö Toivakan kunnan ja sen tytäryhtiön hallinnon ja talouden tarkastuspalvelusta 2016-2019 Liite 3 Tarjousten avauspöytäkirja 18.1.2016 Toivakan kunnan ja sen tytäryhtiön hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista 2016-2019
Toivakan kunta Pöytäkirja 4/2016 9 / 12 Tarkastuslautakunta 22 31.03.2016 Tarkastuslautakunta 29 21.04.2016 Arviointikertomus 2015 Tarltk 31.03.2016 22 Valmistelija(t): puheenjohtaja Juha Juusela, 040 5524 582 Valtuuston kevään kokousaikataulu on muuttunut siten, että valtuusto kokoontuu jo ma 30.5. Arviointikertomus on oltava hallintosäännön mukaan valmis kaksi viikkoa ennen valtuuston kokousta. Tarkastuslautakunta keskustelee vuoden 2015 arviointikertomuksen valmistelusta. Hyväksyttiin yksimielisesti. Tarltk 21.04.2016 29 Valmistelija(t): puheenjohtaja Juha Juusela, 040 5524 582 Tarkastuslautakunta valmistelee arviointikertomusluonnosta. Arviointikertomuksen valmistelua jatketaan.
Toivakan kunta Pöytäkirja 4/2016 10 / 12 Tarkastuslautakunta 30 21.04.2016 Muut asiat Tarltk 21.04.2016 30 Valmistelija(t): puheenjohtaja Juha Juusela, 040 5524 582 Lautakunta keskustelee ja päättää mahdollisista muista asioista. Seuraava kokous on 10.5. johon kutsutaan haastateltavaksi kunnanjohtaja ja hallintojohtaja. Hyväksyttiin. Lautakunta pyytää keskushallinnolta kustannuspaikkakohtaisen tilinpäätösraportin. Tarkastuslautakunta keskusteli teknisen toimen viikkopalaveriin osallistumisesta ma 25.4. klo 13:30.
Toivakan kunta Pöytäkirja 4/2016 11 / 12 Muutoksenhakukiellot ja kieltojen perusteet Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä kuntalain 91 :n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. 24-30 Koska päätöksestä voidaan tehdä kuntalain 89 :n 1 mom mukaan kirjallinen oikaisuvaatimus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: Hallintolainkäyttölaki 5 1 mom/muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. ja valituskiellon perusteet. Oikaisuvaatimusohjeet Oikaisuvaatimusviranomainen ja aika Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, osoite ja postiosoite: Toivakan tarkastuslautakunta Toivakantie 49, 41660 Toivakka Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimuksen sisältö Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Valitusosoitus Valitusviranomainen ja valitusaika Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös viranomainen sekä kunnan jäsen. Valitusviranomainen, osoite ja postiosoite: Hämeenlinnan hallinto-oikeus Raatihuoneenkatu 1 13100 Hämeenlinna Puhelin 029 56 42200 / vaihde Telekopio 029 56 42269 Sähköposti hameenlinna.hao@oikeus.fi Kunnallisvalitus,, valitusaika 30 päivää Hallintovalitus,, valitusaika 30 päivää Muu valitusviranomainen, osoite ja postiosoite, valitusaika päivää Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista ja kestää 30 päivää. Valituskirjelmä Valitus tehdään kirjallisesti. Valituskirjelmässä, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava päätös johon haetaan muutosta miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi, sekä perusteet, joilla muutosta vaaditaan
Toivakan kunta Pöytäkirja 4/2016 12 / 12 Valituskirjelmässä on ilmoitettava valittajan tai kirjelmän muun laatijan nimi ja kotikunta sekä postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa. Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskirjelmä. Valituskirjelmään on liitettävä: päätös, johon haetaan muutosta, alkuperäisenä tai jäljennöksenä todistus siitä, että minä päivänä päätös on annettu tiedoksi tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle. Asiamiehen on tarvittaessa liitettävä valtakirja (HLL 21 ) Valitusasiakirjojen toimittaminen Valituksen voi toimittaa myös sähköisesti. Valituksen on oltava perillä valitusajan viimeisenä päivänä klo 16:15 mennessä, riippumatta siitä toimitetaanko valitus postitse vai sähköisesti. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valitusasiakirjat toimittaa ensimmäisenä sen jälkeisenä arkipäivänä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Valitusasiakirjat voi toimittaa myös, nimi, osoite ja postinumero: Hämeenlinnan hallinto-oikeus Raatihuoneenkatu 1 13100 Hämeenlinna Puhelin 029 56 42200 / vaihde Telekopio 029 56 42269 Sähköposti hameenlinna.hao@oikeus.fi Oikeudenkäyntimaksu 1.1.2016 lukien oikeudenkäyntimaksu on 250.