1/7 Tämä ilmoitus TED-verkkosivustolla: http://ted.europa.eu/udl?uri=ted:notice:2002-2013:text:fi:html FI-Rovaniemi: Videoneuvottelulaitteet 2013/S 002-002002 Hankintailmoitus Tavarahankinnat Direktiivi 2004/18/EY I kohta: Hankintaviranomainen I.1) Nimi, osoite ja yhteyspiste(et) Hallinnon tietotekniikkakeskus HALTIK PL 56 Yhteyspiste(et): Hallinnon tietotekniikkakeskus HALTIK FI-96301 Rovaniemi SUOMI Puhelin: +358 718780151 Sähköpostiosoite: kirjaamo@haltik.fi Internet-osoite (-osoitteet): Hankintaviranomaisen yleisosoite: www.haltik.fi Osoite, johon tarjoukset tai osallistumishakemukset on lähetettävä: Hallinnon tietotekniikkakeskus HALTIK Kemijoen itäpuolentie 63 Yhteyspiste(et): kirjaamo 96400 Rovaniemi I.2) I.3) I.4) Hankintaviranomaisen tyyppi Kansallinen tai liittovaltiotason virasto/laitos Pääasiallinen toimiala Muu: Tieto- ja viestintätekniikka Hankintasopimus tehdään muiden hankintaviranomaisten puolesta Hankintaviranomainen tekee hankintoja muiden hankintaviranomaisten puolesta: kyllä Oikeushallinnon tietotekniikkakeskus II kohta: Hankintasopimuksen kohde II.1) Kuvaus II.1.1) II.1.2) II.1.3) Hankintaviranomaisen sopimukselle antama nimi: Videoneuvottelujärjestelmät ja niihin liittyvät palvelut. Sopimuksen tyyppi sekä toteutus-, toimitus- tai suorituspaikka Tavarahankinnat Näiden yhdistelmä Pääasiallinen toteutus-, toimitus- tai suorituspaikka: Oikeushallinnon ja sisäasianhallinnon toimipisteet. NUTS-koodi FI1 Tietoa julkisesta hankintasopimuksesta, puitejärjestelystä tai dynaamisesta hankintajärjestelmästä (DPS) 1/7
2/7 II.1.4) II.1.5) Tietoa puitejärjestelystä Puitejärjestely yhden toimijan kanssa Puitejärjestelyn kesto Kesto (kuukausina): 48 Hankintojen arvioitu kokonaisarvo puitejärjestelyn kokonaiskeston ajalta Arvioitu arvo ilman alv:tä: Vaihteluväli 1 000 000 ja 4 000 000 EUR Lyhyt kuvaus sopimuksesta tai hankinnasta (hankinnoista) Tässä hankinnassa kilpailutetaan videoneuvottelujärjestelmät ja niihin liittyvät palvelut oikeusministeriön- ja sisäasiainministeriön hallinnonaloille. Tilaajilla on olemassa yhteinen videoneuvotteluympäristö, jota HALTIK ylläpitää. Hankittavien järjestelmien tulee olla täysin yhteensopivia olemassa olevan videoneuvotteluympäristön kanssa, jota HALTIK tulee myös jatkossa ylläpitämään. Tilaajat tekevät kumpikin oman hankintapäätöksensä ja valitun Toimittajan kanssa kumpikin oman kirjallisen puitesopimuksen. Sopimuskauden aikana palveluiden piiriin on mahdollista tulla uusia Tilaajien palvelusopimusasiakkuuksia tai vastaavasti asiakkuuksia voi poistua sopimuksen piiristä. Arvion mukaan noin kaksi kolmasosaa (2/3) yhteyksistä muodostetaan siltaratkaisun kautta ja loput yhteydet (1/3) ovat päätelaitteiden välisiä yhteyksiä, joissa siltaratkaisua ei välttämättä tarvita. Videoneuvottelua tullaan käyttämään mm: kansainvälisessä yhteistyössä, hallinnonalojen välisessä yhteistyössä, oikeusministeriön hallinnonalan sisäisessä toiminnassa, sisäasiainministeriön hallinnonalan sisäisessä toiminnassa. Käytön kohteita tulevat olemaan ensisijaisesti: kokoukset, koulutus (henkilökunta, vangit), konsultaatio, tuomioistuinten pakkokeinoistunnot, todistajien kuuleminen tuomioistuimien istunnoissa, diagnoosit. Toteutettava hankinta sisältää seuraavat kokonaisuudet: 1) videoneuvottelulaitteet, -keskusjärjestelmät, -ohjelmistot ja muut tarvikkeet, jotka ovat määritelty tarkemmin tarjouspyyntöasiakirjoissa. 2) tilaus-, toimitus-, vika- ja ongelmatilanteiden hallintaprosessi tarjouspyyntöasiakirjoista ilmenevien vaatimusten mukaisesti. 3) erikseen tilattaessa asennus ja käyttöönottotestaus videoneuvottelulaitteille ja niiden keskusjärjestelmille. 4) toimitettavien järjestelmien tuki ja ylläpito tarjouspyyntöasiakirjojen vaatimusten mukaisesti sisältäen toimittajatuen, vaihtolaitepalvelun, asiantuntijakonsultaation sekä päivitysten saatavuuden. 5) nykyisten olemassa olevien järjestelmien eli Tilaajien omassa ylläpidossa olevien Polycomvideoneuvottelujärjestelmien tuki ja ylläpito tarjouspyyntöasiakirjojen vaatimusten mukaisesti sisältäen toimittajatuen, vaihtolaitepalvelun, asiantuntijakonsultaation sekä päivitysten saatavuuden. HALTIKin tekemän alustavan arvion mukaan sisäasiain- ja oikeushallinnossa tullaan hankkimaan sopimuskauden aikana noin 100 uutta videoneuvottelulaitetta. Lisäksi on arvioitu hankittavaksi kaksi videosiltaratkaisua ja 1 000 työaseman videoneuvotteluohjelmistolisenssiä. Arviot ovat annettu sitoumuksetta. 2/7
3/7 II.1.6) II.1.7) II.1.8) II.1.9) II.2) II.2.1) II.2.2) II.2.3) Toimitukseen tulee sisältyä kaikki toimituskulut vakuutuksineen ja englannin- tai suomenkielisine käyttöohjeineen. Erikseen tilattavaan asennukseen tulee sisältyä asennusympäristön tarkastus, asennus, käyttöönottotestaus ja dokumentointi. Tarjoajan tulee tarjota kaikki tässä kohdassa määritellyt kokonaisuudet mukaan lukien optiot. Hankinnan kohde ja vaatimukset on kuvattu tarkemmin tarjouspyyntöasiakirjoista. Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV) 32232000, 48515000, 72253200, 72600000 Tietoa WTO:n julkisia hankintoja koskevasta sopimuksesta (GPA) Osat Tämä sopimus on jaettu osiin: ei Tietoa eri vaihtoehdoista Eri vaihtoehdot hyväksytään: ei Sopimuksen kattama määrä tai sopimuksen laajuus Kokonaismäärä tai laajuus: Tämän hetkinen arvio uusien laitteiden kokonaismäärästä on n. 100 kpl. Lisäksi on arvioitu hankittavaksi kaksi videosiltaratkaisua ja 1 000 työaseman videoneuvotteluohjelmistolisenssiä. Arviot ovat annettu sitoumuksetta. Nykyisten keskusjärjestelmien ja päätelaitetiden (n. 650 kpl) tukipalvelu sisältyy hankintaan. Arvioitu arvo ilman alv:tä: Vaihteluväli 1 000 000 ja 4 000 000 EUR Tietoa lisähankintamahdollisuuksista Lisähankintamahdollisuudet: kyllä Kuvaus kyseisistä lisähankintamahdollisuuksista: Hankintaan sisältyvät optioina seuraavat kokonaisuudet: 1) käyttökoulutus videoneuvottelulaitteille ja keskusjärjestelmille; 2) Asiantuntijapalvelut ja tuki integraatioihin ja liitännäisratkaisuihin; 3) AV-suunnittelupalvelut; 4) mahdollisuus hankkia muita videoneuvotteluun liittyviä järjestelmiä, oheislaitteita, ohjelmistoja ja palveluita. Tietoa järjestelmien jatkamisesta Tätä sopimusta voidaan jatkaa: kyllä Kuinka monta kertaa sopimusta voidaan jatkaa: 1 Myöhempien sopimusten arvioitu ajankohta, kun kyse on uusittavista tavarahankinta- tai palvelusopimuksista: II.3) kuukautta: 12 (sopimuksen tekemisestä) Hankintasopimuksen kesto tai loppuun saattamisen määräaika Kesto (kuukausina): 36 (sopimuksen tekemisestä) III kohta: Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot III.1) Hankintasopimukseen liittyvät ehdot III.1.1) III.1.2) III.1.3) III.1.4) Vaaditut takuut ja vakuudet: Tärkeimmät rahoitus- ja maksuehdot ja/tai viittaus niitä koskeviin määräyksiin: Ilmoitetaan tarjouspyyntöasiakirjoissa. Sopimuspuoleksi valittavalta taloudellisten toimijoiden ryhmältä vaadittava oikeudellinen muoto: Muut erityisehdot Hankintasopimuksen toteuttamiseen sovelletaan erityisehtoja: kyllä 3/7
4/7 III.2) III.2.1) III.2.2) Kuvaus : Tarjoajan tulee sitoutua tekemään tilaajan mallin mukainen sanktioitu turvallisuussopimus ennen puitesopimuksen allekirjoittamista. Tarkemmat turvallisuuteen liittyvät vaatimukset ja ehdot on kuvattu tarjouspyyntöasiakirjoissa. Osallistumisehdot Taloudellisten toimijoiden henkilökohtainen tilanne, myös ammatti- tai kaupparekistereihin kuulumista koskevat vaatimukset Tiedot ja muodollisuudet, joiden perusteella arvioidaan vaatimusten täyttymistä: 1. Lakisääteiset maksut ja rekisteröinnit Tarjoaja, sen johtohenkilö taikka sen edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö ei ole syyllistynyt julkisista hankinnoista annetun lain 53 :ssä mainittuihin rikoksiin eikä Tarjoajaa koske hankintalain 54 :ssä tarkoitettu poissulkemisperuste. Tarjoaja on huolehtinut Suomen ja/tai sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisten verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta ja on merkitty ammatti- tai elinkeinorekisteriin (Suomessa kaupparekisteriin), ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, mikäli Tarjoaja on Suomen ja/tai sijoittumismaansa lainsäädännön mukaan velvollinen rekisteröitymään kyseisiin rekistereihin. Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, vaatimus koskee ryhmittymän kaikkia jäseniä. 3. Alihankinnat Toimittajalla on oikeus käyttää alihankkijoita, mutta ei kuitenkaan siirtää toimittajan vastuuta alihankkijoille. Tarjoajan tulee sitoutua vastuulliseksi kokonaistoimittajaksi. Valittu Toimittaja voi ottaa uusia alihankkijoita vain Tilaajan suostumuksella. Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne Tiedot ja muodollisuudet, joiden perusteella arvioidaan vaatimusten täyttymistä: 2. Taloudellinen tilanne Tarjoajan on omattava riittävät taloudelliset edellytykset ja oltava taloudellisesti vakavarainen hankinnan kohteena olevan palvelun toimittamiseksi. Tarjoajan vakavaraisuuden on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksessa on 1-4 tai sen katsotaan muun vastaavan selvityksen mukaan olevan vastaava. Mahdollisesti vaadittavien standardien vähimmäistaso(t): 1. Lakisääteiset maksut ja rekisteröinnit Tarjoajan tulee allekirjoittaa tarjouspyynnön liitteenä oleva Vakuutus rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvien vaatimusten täyttymisestä. Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijaa, tulee tarjouksessa toimittaa vastaava vakuutus myös alihankkijasta. Valitulta Toimittajalta pyydetään ennen puitesopimuksen tekemistä asiakirjat, jotka annettu vakuutus korvaa. Ulkomaisen Toimittajan on toimitettava vaatimuksessa tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. 2. Taloudellinen tilanne Tilaaja tarkistaa tarjoajan tiedot Suomen Asiakastieto Oy:stä. Mikäli tarjoajan tietoja ei ole saatavana Suomen Asiakastieto Oy:stä, Tilaaja pyytää tarjoajaa toimittamaan vastaavan luottokelpoisuusanalyysin. Tarjoajan vakavaraisuuden arvioinnissa käytetään Suomen Asiakastieto Oy:n luottokelpoisuusanalyysiä (riskiluokitusta). Tarjoajat, joiden riski-luokitus Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksessa on 5, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjoajat, joiden riskiluokitus on 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta, jos tarjoaja ei kykene esittämään luotettavaa selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt riskiluokituksen parantamiseksi. 3. Alihankinnat Mikäli tarjoaja käyttää toimituksissaan alihankkijoita, tarjouksessa tulee ilmoittaa alihankkijoiden tiedot sekä mikä osuus toimituksista tullaan teettämään alihankintana. Lisäksi alihankkijoiden tulee täyttää 4/7
5/7 III.2.3) III.2.4) III.3) III.3.1) kaikki samat soveltuvuusehdot kuin tarjoajan ja tarjoajan tulee liittää tarjoukseen vaaditut selvitykset myös alihankkijoistaan. Tekninen suorituskyky Tiedot ja muodollisuudet, joiden perusteella arvioidaan vaatimusten täyttymistä: 4. Referenssit Tarjoajalla ja sen henkilöstöllä tulee olla riittävä osaaminen ja kokemus videoneuvottelujärjestelmien ja niiden integraatioratkaisujen toimittamisessa sekä videoneuvotteluun liittyvien palveluiden tuottamisessa. Hyväksytyksi referenssiksi katsotaan tässä tarjouskilpailussa sellaisen kokonaisuuden ylläpitäminen, joka vastaa laajuudeltaan ja rakenteeltaan Tilaajien järjestelmäympäristöä ja jossa on vähintään 200 päätelaitetta. Referenssitoimituksen katsotaan rakenteeltaan vastaavan Tilaajien nykyistä järjestelmäympäristöä, jos se sisältää vähintään seuraavat toteutukset: videosiltojen käyttäminen kuormanjakoratkaisun kautta, päätelaitteiden gatekeeper-liitos, käytetään Internet-rajapintalaitetta julkisen verkon yhteyksiin, keskitetyn tallennuspalvelun, integraatioita muihin kollaboraatioratkaisuihin. Ylläpitopalvelua on tullut toimittaa vaatimusten mukaiselle kokonaisuudelle yli 12 kuukauden ajan. Vaatimukset täyttäviä referenssejä tulee olla vähintään yksi (1). 5. Tarjottujen asiantuntijoiden osaaminen ja kokemus Tarjoajan tulee tarjouksessaan sitoutua siihen, että sillä on käytettävissä riittävä määrä osaamista ja kokemusta omaavaa henkilöstöä palvelujen tuottamiseen, jotta tarjouspyyntöasiakirjoissa vaaditut palvelut saadaan tuotettua laadukkaasti. Mahdollisesti vaadittavien standardien vähimmäistaso(t): 4. Referenssit Selvityksenä tulee antaa tarjouspyynnön liitteessä Referenssiluettelo tarjoajan vähintään yhdestä (1) ja enintään kolmesta (3) referenssitoimituksesta. Referenssit eivät saa olla yli kolme (3) vuotta vanhoja laskettuna referenssissä tarkoitetusta toimituksesta tämän tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen jättämiseen. Referenssiluetteloon kirjataan referenssitoimitukset edellä esitetty määräaika huomioiden. Selvityksessä tulee olla vaadituista referensseistä vähintään seuraavat tiedot: asiakasorganisaatio, asiakkaan yhteystiedot, toimituksen sisältö ja laajuus. Esitettyjen referenssien on oltava Tilaajan tarkistettavissa. Yksilöimättömiä referenssejä ei katsota näytöksi tarjoajan teknisestä suorituskyvystä. 5. Tarjottujen asiantuntijoiden osaaminen ja kokemus Tarjoajalla tulee olla palvelun tuottamiseen riittävä osaaminen ja kokemus tarjottujen videoneuvottelujärjestelmien ja niiden integraatioratkaisujen toteuttamisesta, ylläpidosta ja tuesta. Sen vuoksi Tarjoajalta edellytetään, että sillä on käytettävissä palvelun tuottamiseen vähintään viisi (5) asiantuntijaa, joista vähintään kolmella (3) on yli viiden (5) vuoden ja lopuilla vähintään kahden (2) vuoden työkokemus tarjottujen videoneuvottelujärjestelmien ja niiden integraatioratkaisujen toteuttamisesta, ylläpidosta ja tuesta. Näistä vähintään kahdella tulee olla kokemusta myös Polycom-järjestelmien ylläpidosta ja tuesta vähintään kahden (2) vuoden ajalta. Lisäksi Tarjoajalta edellytetään, että sillä on käytettävissä palvelun tuottamiseen vähintään kolme (3) varahenkilöä, joilla on vähintään kahden (2) vuoden työkokemus tarjottujen videoneuvottelujärjestelmien ja niiden integraatioratkaisujen toteuttamisesta, ylläpidosta ja tuesta. Tietoa varatuista hankintasopimuksista Palveluhankintasopimukseen liittyvät ehdot Tietoa yksittäisestä ammattikunnasta 5/7
6/7 III.3.2) Palvelun suorittamisesta vastaava henkilöstö IV kohta: Menettely IV.1) Menettelyn luonne IV.1.1) IV.1.2) IV.1.3) IV.2) IV.2.1) IV.2.2) IV.3) IV.3.1) IV.3.2) IV.3.3) IV.3.4) IV.3.5) IV.3.6) IV.3.7) IV.3.8) Menettelyn luonne Avoin menettely Tarjous- tai osallistumishakemuksen saavien toimijoiden lukumäärää koskevat rajoitukset Toimijoiden lukumäärän rajoittaminen neuvottelun aikana Ratkaisuperusteet Ratkaisuperusteet Taloudellisesti edullisin tarjous, kun otetaan huomioon eritelmissä, tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa mainitut perusteet Tietoa sähköisestä huutokaupasta Sähköistä huutokauppaa käytetään: ei Hallinnolliset tiedot Hankintaviranomaisen asiakirja-aineistolle antama viitenumero: HAL/2012/905. Samaa hankintasopimusta koskeva ilmoitus / koskevia ilmoituksia on julkaistu aiemmin ei Eritelmien ja täydentävien asiakirjojen tai hankekuvauksen saantia koskevat ehdot Asiakirjat ovat maksullisia: ei Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika 18.2.2013-15:00 Päivä, jona tarjouspyynnöt tai osallistumishakemukset lähetetään valituille ehdokkaille Kieli (kielet), jolla (joilla) tarjoukset tai osallistumispyynnöt voidaan laatia suomi. Vähimmäisaika, joka tarjoajan on pidettävä tarjouksensa voimassa asti: 30.6.2013 Tarjousten avaamista koskevat ehdot VI kohta: Täydentävät tiedot VI.1) Toistuvia hankintoja koskevat tiedot VI.2) VI.3) Tietoa Euroopan unionin rahastoista Lisätiedot Tarjouspyyntöasiakirjat saa pyydettäessä HALTIKin kirjaamosta osoitteesta kirjaamo@haltik.fi. Pyynnössä tulee mainita viite: HAL/2012/905. Mahdolliset tarjouspyyntöä ja hankintaa koskevat yksilöidyt tiedustelut tulee toimittaa 15.1.2013 klo 15:00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: kirjaamo@haltik.fi Tiedusteluihin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viite Tiedustelu HAL/2012/905. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Tilaaja pyrkii antamaan kirjalliset vastaukset esitettyihin kysymyksiin keskitetysti yhdellä kertaa viimeistään 22.1.2013. 6/7
7/7 VI.4) VI.4.1) VI.4.2) VI.4.3) VI.5) Kaikki kysymykset ja vastaukset annetaan tiedoksi kaikille vastaussähköpostiosoitteen ilmoittaneille siten, ettei kysymyksen esittäjää voi tunnistaa. Tarjoaja voi toimittaa sähköpostiosoitteensa vastausyhteenvetoa varten, vaikka itse ei esittäisi tarkentavia kysymyksiä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tilaaja ei vastaa tarjouspyyntöön liittyviin tiedusteluihin puhelimitse. Suljettujen, kirjallisten, asianmukaisesti allekirjoitettujen ja suomenkielisten tarjousasiakirjojen tulee olla perillä yhtenä paperisena kappaleena ja lisäksi sähköiselle medialle (esim. cd-rom) pdf- tai Microsoft Office 2010 - yhteensopivaan muotoon tallennettuna viimeistään 18.2.2013 klo 15:00 osoitteessa: Hallinnon tietotekniikkakeskus HALTIK Kirjaamo Kemijoen itäpuolentie 63 96400 Rovaniemi Kuoreen on merkittävä tarjoajan nimi ja viite: Tarjous HAL/2012/905 Myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. Tiedostoja ei saa teknisesti suojata. Jos tarjouksen paperiversion ja sähköisen version välillä on eroja, annetaan tulkinnassa etusija sähköiselle versiolle. Hankintapäätös toimitetaan tarjoajille sähköisesti tarjouksessa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Muutoksenhakumenettelyt Muutoksenhakuelin Markkinaoikeus Radanrakentajantie 5 FI-00520 Helsinki SUOMI Sähköpostiosoite: markkinaoikeus@oikeus.fi Puhelin: +358 295643300 Internet-osoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus Faksi: +358 295643314 Muutoksenhaku Yksikkö, josta saa tietoa muutoksenhausta Tämän ilmoituksen lähettämispäivä: 2.1.2013 7/7