PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/

PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 59 Tarkastuslautakunta 04.05.2017 AIKA 04.05.2017 klo 15:16-18:45 PAIKKA Kaupungintalo, kokoushuone Kotka KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 36 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 61 37 Pöytäkirjantarkastajien valinta 62 38 Tilintarkastuspalvelun hankinta vuodelle 2018 63 39 Arviointikertomus vuodelta 2016 67 Puheenjohtaja Juha Heikkilä Pöytäkirjanpitäjä Pekka Timonen-Nissi Pöytäkirjantarkastajat:

PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 60 Tarkastuslautakunta Aika 04.05.2017 klo 15:16-18:45 Paikka Kaupungintalo, kokoushuone Kotka OSALLISTUJAT Nimi Klo Tehtävä Lisätiedot LÄSNÄ Heikkilä Juha 15:16-18:45 Puheenjohtaja Pohjanvesi Päivi 15:16-18:45 Varapuheenjohtaja Ollila Alpo 15:16-18:45 Jäsen Komulainen Erja 15:16-18:45 Jäsen Vainio Taina 15:16-18:45 Jäsen Timonen-Nissi Pekka 15:16-15:23 Pöytäkirjanpitäjä POISSA Seppälä Panu Jäsen Hokkanen Katri Tilintarkastaja ALLEKIRJOITUKSET Juha Heikkilä Puheenjohtaja Pekka Timonen-Nissi Pöytäkirjanpitäjä KÄSITELLYT ASIAT 36-39 PÖYTÄKIRJA ON TARKASTETTU Pudasjärvi..2017 Alpo Ollila Taina Vainio PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ kaupunginvirastossa keskustoimistossa..2017 klo 9.00-12.00. Pekka Timonen-Nissi, pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjantarkastajat:

PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 61 Tarkastuslautakunta 36 04.05.2017 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARKA 36 Tarkastuslautakunta toteaa kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Todettiin. Pöytäkirjantarkastajat:

PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 62 Tarkastuslautakunta 37 04.05.2017 Pöytäkirjantarkastajien valinta TARKA 37 Tarkastuslautakunta valitsee kokoukselle kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Alpo Ollila ja Taina Vainio. Pöytäkirjantarkastajat:

PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 63 Tarkastuslautakunta 110 18.12.2013 Tarkastuslautakunta 3 28.01.2014 Valtuusto 6 10.02.2014 Tarkastuslautakunta 38 04.05.2017 Tilintarkastuspalvelun hankinta vuodelle 2018 TARKA 110 Tarkastuslautakunnan valtuustolle valmisteltaviin asioihin kuuluu tilintarkastajan valinta. Ehdotuksen kaupungin tilintarkastajista tekee vuosiksi 2013-2016 valittu tarkastuslautakunta, joka valmistelee myös tarjouspyynnön. Menettely on yleistä, koska nykyinen tarkastuslautakunta pystyy hankkimansa kokemuksen perusteella paremmin arvioimaan tarvittavien tarkastuspäivien määrän ja tarkastuspalvelujen laatua koskevat vaatimukset. Valtuusto valitsee Kuntalain 72 :n mukaan toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden tai useamman tilintarkastajan. Vuonna 2012 valittu valtuusto valitsee em. mukaisesti kaupungille uuden tilintarkastajan vuosiksi 2014-2017. Tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä henkilö (JHTT-tilintarkastaja) tai yhteisö (JHTT-yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTT-tilintarkastaja. Varatilintarkastajaan sovelletaan, mitä tilintarkastajasta on säädetty. Käytännössä kaupungin tilintarkastaja valitaan valtuuston toisessa kokouksessa tarkastuslautakunnan tekemän esityksen pohjalta. Vuosille 2014-2017 valittu tilintarkastaja tarkastaa vuoden 2017 tilinpäätöksen ja antaa siitä tilintarkastuskertomuksen. Nykyisen tarkastuslautakunnan tehtävä jatkuu siihen saakka, kunnes toimikauden viimeisen tilinkauden tilintarkastus on suoritettu (2016). Valtuustokaudelle 2017 2020 valittu tarkastuslautakunta vastaa vuoden 2017 tilinpäätöksen laatimisesta. Tilintarkastuspalvelujen hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia (348/07) ja valtioneuvoston asetusta julkisista hankinnoista (614/07). Hankintalain mukaan kunnan ja kuntayhtymän tulee kilpailuttaa ns. kynnysarvot ylittävien tilintarkastuspalvelujen hankinta sen mukaan, miten hankinnan arvo ylittää kynnysarvon (kansallinen kynnysarvo ja EU). Hankinnan arvo määräytyy vuosien 2014-2017 ja mahdollisen optiokauden 2018 tarkastuspalveluista. Kynnysarvot ylittäviin hankintoihin sovelletaan hankintalakia. Kynnysarvot alittaviin tulee soveltaa hyvää hankintamenettelyä ja kuntien omia hankintaohjeita. Kunnan tai kuntayhtymän ja sen tytäryhteistöjen tarkastuspalveluja käsitellään erillisinä hankintoina kynnysarvon ylittymistä arvioitaessa. Kynnysarvon ylittävät hankinnat on ilmoitettava työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä sähköisessä HILMA ilmoituskanavassa. Tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisessa on perusteltua noudattaa avointa hankintamenettelyä johtuen siitä, että kunta-alan tilintarkastuspalveluissa tarjoajien lukumäärä on pieni. Hankintalaki antaa mahdollisuuden soveltaa myös rajoitettua menettelyä. Pöytäkirjantarkastajat:

PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 64 Tarkastuslautakunta 110 18.12.2013 Tarkastuslautakunta 3 28.01.2014 Valtuusto 6 10.02.2014 Tarkastuslautakunta 38 04.05.2017 Tarkastuslautakunta päättää pyytää tarjoukset tilintarkastuspalvelujen suorittamiseksi toimikaudeksi 2014-2017 JHTT-yhteisöiltä. Samalla tarjouspyynnössä varataan mahdollisuuteen jatkaa sopimuskautta vuodelle 2018. Arviointikriteereiksi tarkastuslautakunta päättää: A. Kokonaishinta sopimuskaudelle 40 pistettä B. Laatu 60 pistettä - Tarkastukseen osallistuvien vastuullisten ja avustavien tarkastajien koulutusta ja kokemus sekä vastaavaa kokemusta kunta-konsernien yhteisöjen tarkastamisesta enintään 20 pistettä. - Ajankäyttösuunnitelma ja organisointitapa (esim. resurssit ja vastuullisten tilintarkastajien osuus tarkastuksesta), enintään 10 pistettä. - Tilintarkastuksen raportointi ja sen laajuus, enintään 10 pistettä. - Tilintarkastukseen liittyvän neuvontatyön laajuus, enintään 10 pistettä. - Tarjoajan tilintarkastusjärjestelmä sekä tilintarkastuspalvelun toteutus- ja toimintamenetelmä, enintään 5 pistettä. (esim. käytettävät atk-perusteiset tilintarkastustyövälineet ja dokumentointi, tilintarkastusta ja tilintarkastuksen laadunvarmistusta koskevien standardien noudattaminen, asiakasextranetti) - Muiden asiantuntijapalveluiden monipuolisuus ja erityisosaaminen, enintään 5 pistettä. Lautakunta hyväksyi esityksen yksimielisesti. --- Merkitään pöytäkirjaan, että hankintapäällikkö Jouni Piri esitteli asiaa kokouksessa. TARKA 3 Tarjouspyyntö on toimitettu BDO Audiator Oy:lle, PwC Julkistarkastus Oy:lle sekä KPMG Julkishallinnon palvelut Oy:lle. Tarjouspyyntö julkaistiin myös Hilmassa. Pöytäkirjantarkastajat:

PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 65 Tarkastuslautakunta 110 18.12.2013 Tarkastuslautakunta 3 28.01.2014 Valtuusto 6 10.02.2014 Tarkastuslautakunta 38 04.05.2017 Tarjoukset tuli toimittaa tarkastuslautakunnalle 20.1.2014 klo 14.00 mennessä. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät - KPMG Julkishallinnon palvelut Oy - BDO Audiator Oy Tarjoukset avattiin 23.1.2013 (hankintapäällikkö Jouni Piri, palvelusihteeri Pekka Timonen-Nissi ja palvelusihteeri Mirja Moilanen). Hankintapäällikkö Jouni Piri on valmistellut tarjouksista vertailun, joka esiteltiin lautakunnalle kokouksessa. VALT 6 Tarkastuslautakunnan esitys: Valtuusto valitsee toimikauden 2014-2017 (optio vuodelle 2018) tilintarkastusyhteisöksi KPMG Julkishallinnon palvelut Oy:n tarjouksen mukaisesti kokonaisvertailussa parhaimpana. Tarkastuslautakunta hyväksyi esityksen yksimielisesti. Valtuutetuille toimitetaan tarjousvertailu esityslistan mukana. Tarkastuslautakunnan esitys: Valtuusto valitsee toimikauden 2014-2017 (optio vuodelle 2018) tilintarkastusyhteisöksi KPMG Julkishallinnon palvelut Oy:n tarjouksen mukaisesti kokonaisvertailussa parhaimpana. TARKA 38 Valtuusto hyväksyi esityksen yksimielisesti. Pudasjärven kaupungin tarkastuslautakunta on kokouksissaan 18.12.2013 110 ja 28.1.2014 3 käsitellyt kaupungin tilintarkastusyhteisön valintaa toimikaudeksi 2014-2017. Tarkastuslautakunta esitti valtuustolle, että se valitsee toimikaudeksi 2014 2017 tilintarkastusyhteisöksi KPMG Julkishallinnon palvelut Oy:n, tarjouksen mukaisesti kokonaisvertailussa parhaimpana. Valtuusto päätöksellään 10.2.2014 6 hyväksyi tarkastuslautakunnan esityksen. Tarjouspyynnön mukaan ilman erillistä hankintamenettelyä voidaan palveluhankintaa jatkaa vuodelle 2018. Option käytöstä sovitaan puolta vuotta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Vuoden 2018 tilintarkastuskustannuksissa noudatetaan samaa hintojen korotusprosenttia, kuin vuodelle 2017 oli esitetty (2 %). Palveluntuottajan Tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet on Pöytäkirjantarkastajat:

PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 66 Tarkastuslautakunta 110 18.12.2013 Tarkastuslautakunta 3 28.01.2014 Valtuusto 6 10.02.2014 Tarkastuslautakunta 38 04.05.2017 tarkistettu kaupungin käyttämästä Tilaajavastuu.fi palvelusta eikä niissä ollut huomautettavaa. Asian on valmistellut hankintapäällikkö Jouni Piri, puh. 0400-380 104. Tarkastuslautakunnan esitys: Valtuusto päättää käyttää tarjouspyynnössä olevan option ja hankkia Pudasjärven kaupungin tilintarkastuspalvelut vuodelle 2018 KPMG Julkishallinnon palvelut Oy:ltä. Lautakunta hyväksyi esityksen yksimielisesti. Pöytäkirjantarkastajat:

PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 67 Tarkastuslautakunta 20 14.03.2017 Tarkastuslautakunta 27 19.04.2017 Tarkastuslautakunta 35 27.04.2017 Tarkastuslautakunta 39 04.05.2017 Arviointikertomus vuodelta 2016 1267/02.60/2017 TARKA 20 Tarkastuslautakunnan on KuntaL 121 :n mukaan valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet. Jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää, tarkastuslautakunnan on arvioitava talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman ja toimenpideohjelman riittävyyttä. Tarkastuslautakunnan keskeisenä tehtävänä on arvioida, miten valtuuston tilikaudelle asetetut tavoitteet ovat toteutuneet. Tavoitteiden asettamis- ja seurantaprosessi tapahtuu seuraavasti: - valtuuston on talousarviossa ja -suunnitelmassa hyväksyttävä toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet; - kunnanhallituksen on toimintakertomuksessa esitettävä selvitys valtuuston asettamien tavoitteiden toteutumisesta; sekä - tarkastuslautakunnan on tehtävä valtuustolle oma arvionsa valtuuston tilikaudelle asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Arviointikertomukselle ei ole asetettu määrämuotoa. Jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää, toimintakertomuksessa on tehtävä selkoa talouden tasapainotuksen toteutumisesta tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman ja toimenpideohjelman riittävyydestä talouden tasapainottamiseksi. Kunnanhallituksen on toimintakertomuksessa tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelystä. Tarkastuslautakunnan laatima ja allekirjoittama arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen käsittelyn yhteydessä. Hallintosäännön 28 :n mukaan tarkastuslautakunta antaa arviointikertomuksensa valtuustolle vähintään viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen valtuustokäsittelyä. Tarkastuslautakunta keskustelee arviointikertomuksen laatimisesta. Lautakunta keskusteli arviointikertomuksen laatimisesta. Pöytäkirjantarkastajat:

PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 68 Tarkastuslautakunta 20 14.03.2017 Tarkastuslautakunta 27 19.04.2017 Tarkastuslautakunta 35 27.04.2017 Tarkastuslautakunta 39 04.05.2017 TARKA 27 TARKA 35 TARKA 39 Tarkastuslautakunta aloittaa arviointikertomuksen laatimisen. Tarkastuslautakunta aloitti arviointikertomuksen laatimisen. Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen laatimista. Tarkastuslautakunta jatkoi arviointikertomuksen laatimista. Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen laatimista. Tarkastuslautakunta jatkoi arviointikertomuksen laatimista. Pöytäkirjantarkastajat:

PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 69 OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS MUUTOKSENHAKU- KIELTO Seuraavista päätöksistä, jotka koskevat vain valmistelua tai täytäntöönpanoa, ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta (KuntaL 91 ): Pykälät 36-39 Jäljempänä mainittuihin päätöksiin, joista voidaan tehdä kirjallinen oikaisuvaatimus, ei saa hakea muutosta valittamalla (KuntaL 89 :n 1 mom.). Seuraaviin päätöksiin muutoksen hakeminen valittamalla on muutoin kielletty (pykälä ja peruste): EtuostoL 22 2 mom. OIKAISUVAATIMUS Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen: Pykälät Oikaisuvaatimusviranomainen: Pudasjärven kaupunki Tarkastuslautakunta Varsitie 7 PL 10, 93101 Pudasjärvi kirjaamo@pudasjarvi.fi Oikaisuvaatimus tulee tehdä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Yksityiskohtainen oikaisuvaatimusohje liitetään pöytäkirjanotteeseen. MARKKINAOIKEUS * Päätökseen ei saa hakea muutosta Kuntalain (356/1995) eikä hallintokäyttölain (586/1996) nojal la sillä perusteella, että päätös on julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) vastainen. Asia voidaan siltä osin saat taa markkinaoikeuden käsiteltäväksi. - Ohjeet ovat oikaisuvaatimusoh jeita ja valitusosoituksen liitteenä. MARKKINAOIKEUS 14 päivää Postiosoite: PL 118, 00131 HELSINKI Käyntiosoite: Erottajankatu 1-3 Puh. 010 364 3300 Faksi 010 364 3314 markkinaoikeus@oikeus.fi Pöytäkirjantarkastajat:

PUDASJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 70 VALITUSOSOITUS Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksella vai se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksella myös asianosainen sekä kunnan jäsen. Hallintovalituksella muutosta voi hakea vain asianosainen. Valitusviranomainen: POHJOIS-SUOMEN HALLINTO-OIKEUS Isokatu 4, 90100 OULU PL 189, 90101 OULU Puh. 029 56 42800 Faksi 029 56 42841 pohjois-suomi.hao@oikeus.fi Kunnallisvalitus: pykälät Hallintovalitus: pykälät Valitusaika 30 päivää Valitusaika 30 päivää Muu valitusviranomainen, osoite, postiosoite, pykälät, valitusaika Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista (kun pöytäkirja on asetettu nähtäväksi tai päätös saatettu asianosaiselle tiedoksi). Valitusaikaa laskettaessa tiedoksisaantipäivää ei oteta lukuun. Valituskirjassa on ilmoitettava valittajan tai muun valituskirjelmän laatijan nimi, ammatti, asuinkunta, postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa päätös, johon haetaan muutosta miltä osin päätöksestä valitetaan ja muutos, joka siihen vaaditaan tehtäväksi muutosvaatimuksen perusteet. Valittajan laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskirjelmä. Valituskirjaan on liitettävä päätös, josta valitetaan, alkuperäisenä tai viran puolesta oikeaksi todistettuna jäljennöksenä sekä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi tai muu selvitys valitusajan alkamisesta. Valituskirjelmään on liitettävä asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle. Asiamiehen on liitettävä tarvittaessa valtakirja (HLL 21 ). Valituskirjat on toimitettava yllä mainitulle valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen valitusajan päättymistä. Tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista annetun lain (701/93) nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksua hallinto-oikeudessa 250 euroa. Yksityiskohtainen oikaisuvaatimusohje/valitusosoitus liitetään pöytäkirjanotteeseen. Pöytäkirjantarkastajat: