JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 1 Hankintatoimen johtokunta Aika 30.09.2016 klo 13:00-13:16 Paikka Länsikatu 15, rak. 4A, 2. krs, Neuvotteluhuone Käsitellyt asiat Sivu 34 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 35 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 4 36 Kopio- ja tulostuspalveluiden hankintaa ajalle 01.10.2016-30.09.2018 + yhden (1) vuoden optio ajalle 01.10.2018-30.09.2019 koskeva hankintaoikaisuvaatimus (SEU52639) 37 Toimisto-, koulu- ja päiväkotikalusteiden hankintaa sopimuskaudelle 1.9.2016-31.8.2019 + yhden (1) vuoden optiomahdollisuus yhteisestä sopimuksesta ajalle 1.9.2019-31.8.2020 koskeva hankintaoikaisuvaatimus (SEU57061) 5 9 38 Pohjois-Karjalan hankintatoimen talousarvioehdotus vuodelle 2017 13
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 2 Hankintatoimen johtokunta Läsnä Oinonen Veijo Puheenjohtaja Ikonen Hilkka jäsen Ikonen Matti jäsen Lampio Eija jäsen Tähkiö Johanna jäsen Kosonen Pentti jäsen, vpj Poissa Tornberg Juha jäsen Allekirjoitukset Veijo Oinonen puheenjohtaja Merja Penttinen pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu 30.9.2016 Eija Lampio pöytäkirjan tarkastaja Pentti Kosonen pöytäkirjan tarkastaja Pöytäkirja yleisesti nähtävillä Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä Joensuun seudun hankintatoimistossa (Länsikatu 15, rak. 4A, 2.krs) 5. päivästä lokakuuta 2016 alkaen. Pöytäkirjanpitäjä Merja Penttinen
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 3 Hankintatoimen johtokunta 34 30.09.2016 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus HTJK 30.09.2016 34 Puheenjohtaja päättää todeta kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti.
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 4 Hankintatoimen johtokunta 35 30.09.2016 Pöytäkirjan tarkastajien valinta HTJK 30.09.2016 35 Hankintapäällikön päätösehdotus: Hankintatoimen johtokunta päättää valita pöytäkirjan tarkastajiksi Eija Lampio ja Pentti Kosonen. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti.
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 5 Hankintatoimen johtokunta 36 30.09.2016 Kopio- ja tulostuspalveluiden hankintaa ajalle 01.10.2016-30.09.2018 + yhden (1) vuoden optio ajalle 01.10.2018-30.09.2019 koskeva hankintaoikaisuvaatimus (SEU52639) 8512/02.08/2016 HTJK 30.09.2016 36 Joensuun seudun hankintatoimi kilpailutti kopio- ja tulostuspalveluiden hankinnan ajalle 01.10.2016-30.09.2018 + yhden (1) vuoden optio ajalle 01.10.2018-30.09.2019. Sopimus jatkuu yhdellä (1) vuodella ajalle 01.10.2018-30.09.2019, ellei Joensuun seudun hankintatoimi irtisano sopimusta päättymään sopimuskauden loppuun. Jos sopimus irtisanotaan, se tehdään viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä kirjallisesti. Mikäli sopimus jatkuu, niin optiokaudella sovelletaan hankintasopimusta entisin ehdoin, sen mukaisesti kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä. Allekirjoittaessaan hankintasopimuksen sopimustoimittaja sitoutuu omalta osaltaan siihen, että sopimus jatkuu mainitun määräajan, mikäli Joensuun seudun hankintatoimi niin haluaa. Hankintamalli on kolmen (3) toimittajan puitejärjestely, jossa valittujen toimittajien kanssa tullaan tekemään tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaiset erilliset puitesopimukset. Tilaaja tekee tilauksen suoraan valitulta toimittajalta seuraavan toimintamallin mukaisesti: Tilaaja valitsee puitejärjestelyn vertailussa eniten pisteitä saaneen toimittajan, jonka tämän sopimuksen mukaiseen tuoteluetteloon ko. tuote sisältyy. Hankinnassa ovat mukana seuraavat tahot: Joensuun kaupunki Outokummun kaupunki Tohmajärven kunta Kontiolahden kunta Lieksan kaupunki Liperin kunta Nurmeksen kaupunki Polvijärven kunta Valtimon kunta NuVa-kuntayhtymä Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Pohjois-Karjalan maakuntaliitto Karelia Ammattikorkeakoulu Oy Kiteen kaupunki Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, max. 100 p, jota arvioidaan tarjouspyynnön mukaisesti kokonaishankinnan mukaan. Joensuun seudun hankintatoimen hankintapäällikkö päätti 31.8.2016, että sopimus kopio- ja tulostuspalveluiden hankinnasta ajalle 01.10.2016-30.09.2018 tehdään kokonaistaloudellisesti edullisimpien tarjousten tehneiden LaserMedia Oy:n, Grano Oy:n ja Kopio Niini Oy:n kanssa. Grano Oy on tehnyt 13.9.2016 liitteenä olevan hankintaoikaisuvaatimuksen,
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 6 Hankintatoimen johtokunta 36 30.09.2016 jossa valittaja vaatii hylkäämään eniten pisteitä saaneen LaserMedia Oy:n tarjouksen. Valittaja on tehnyt samansisältöisen valituksen myös markkinaoikeuteen. Valittajan mielestä LaserMedia Oy:n tarjous on alihintainen ja se olisi tullut hylätä. Lisäksi valittajan mielestä LaserMedia Oy:n nykyinen toimittaja-asema on aiheuttanut sen, että tarjoajat ovat olleet eriarvoisessa asemassa. Valittaja vetoaa valituksessaan uuteen EU-hankintadirektiiviin ja siinä oleviin määräyksiin koskien poikkeuksellisen alhaista hintaa. Todennäköisesti valittaja tarkoittaa kyseisellä kohdalla uuden klassisen EU-hankintadirektiivin artiklaa 69 "Poikkeuksellisen alhaiset tarjoukset". Suomen uusi hankintadirektiivin mukainen hankintalaki ei ole vielä voimassa niin tällä hetkellä sovelletaan nykyistä hankintalakia sekä uutta hankintadirektiiviä soveltuvin osin. Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisema siirtymävaiheen ohjeistus katsoo, että kyseinen artikla ei ole vielä välittömän oikeusvaikutuksen piirissä. Varsinaisesti kyseinen artikla ei tuo juurikaan uutta nykyiseen lakiin ja oikeuskäytäntöön vaan hankintayksiköllä on nykyiselläänkin velvollisuus huomioida poikkeuksellisen alhaiset tarjoukset. Tarjousta jätettäessä sähköinen tarjouspalvelu varmistaa, että haluaako tarjoaja varmasti jättää tarjouksensa. Lisäksi tarjouksen jättämisen jälkeen tarjoaja saa vahvistuksen tarjouksen jättämisestä sähköpostiinsa, jossa mainitaan, että "TARKISTATHAN tarjouksesi tiedot huolellisesti!". Nämä vaiheet ovat sisältäneet jo kaksi varmistusta tarjouksen paikkansa pitävyydestä. Tämän lisäksi Joensuun seudun hankintatoimi huomattuaan kyseiset hinnat LaserMedia Oy:n tarjouksessa, pyysi sähköpostitse ennen hankintapäätöksen tekemistä LaserMedia Oy:ta vahvistamaan sähköpostitse, että pitävätkö "Pos 9. Piirustuskopiointi ja CAD-tulostus tiedostoista värillisenä, hinta sis. kopioiden taiton" kohderyhmään ilmoitetut hinnat 0,01 euroa / kpl sis. alv. 0 % paikkansa. LaserMedia Oy vahvisti sähköpostitse hankintayksikölle, että tarjous pitää paikkansa, ilmoitetut hinnat pitävät paikkansa ja tarjoaja sitoutuu ilmoittamiinsa hintoihin. Kilpailutuksen tuotekori on sisältänyt yli 100 tuoteriviä yhteensä 13:ssa eri kohderyhmässä. Hintavertailu on suoritettu kokonaishankinnan mukaan, jolloin kaikkien kohderyhmien kokonaishinnat on laskettu yhteen ja yhteissumman perusteella on laskettu hintapisteet kaavalla halvin hinta / tarjottu hinta x 55 pistettä. Tuotekorin hintojen osuus kokonaispisteistä on ollut siis yhteensä 55 % prosenttia, kun kokonaispisteiden maksimimäärä on ollut yhteensä 100 pistettä. Tuotekorissa olevien tuotteiden hankittavien kappalemäärien painotuksella on pystytty ottamaan huomioon hankittavien tuotteiden kokonaiskäyttö, jolloin edullisin tuotekori on myös hankintayksikölle kokonaisuutena edullisin. Valittaja ei selvästikään ole ottanut huomioon edellä mainittuja seikkoja, että hintavertailu suoritetaan kaikista tuotekorin tuotteista, jolloin myöskään ei voida katsoa, että yksittäisen kohderyhmän edullinen hinnoittelu tarkoittaisi automaattisesti poikkeuksellisen edullista tarjousta. LaserMedia Oy:n tuotekorin hintojen yhteenlaskettu summa on 1924,00 euroa sis. alv. 0 %, kun valittajan
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 7 Hankintatoimen johtokunta 36 30.09.2016 tuotekorin hintojen yhteenlaskettu summa on 2134,60 euroa. Tällöin hintojen yhteenlaskettu ero on vain 210,60 euroa eli LaserMedia Oy:n tarjous on ollut hintavertailun osalta vain noin 10 % edullisempi kuin valittajan tarjous. Nykyisen hankintalain esitöissä on mainittu, että "Tarjousten väliset hintaerot voivat johtua myös yritysten välisistä eroista teknisissä ratkaisuissa, tuotannon tehokkuudessa, tuotanto-ja toimituskapasiteetissa, tuotantokapasiteetin käyttöasteessa tai katevaatimuksissa. Kyseessä voi myös olla tarjoajan pyrkimys vallata uusia markkinoita. Tällaiset syyt eivät voisi oikeuttaa tarjouksen hylkäämiseen alihintaisena, jos tarjoaja pystyy luotettavasti osoittamaan mahdollisuutensa hankinnan toteuttamiseen." Markkinaoikeus on todennut mm. tapauksessa MAO 183:2012, ettei hankintasäännöksissä ole asetettu erillistä velvoitetta hankintayksiköille hylätä tarjous poikkeuksellisen alhaisen hinnan perusteella. Hankintayksiköllä on mahdollisuus arvioida, että onko alhainen tarjous peruste tarjousten hylkäämiselle. Kyseisessä markkinaoikeuden tapauksessa mitään selvitystä alhaiselle hinnalle ei ole myöskään pyydetty. Hankintalain mukaan hankintayksiköllä ei ole mahdollisuuksia ottaa kantaa tarjoajan tekemän tarjouksen kannattavuuteen ja sen vaikutuksiin tarjoajan toiminnan yleiseen kannattavuuteen; ja eikä hankintayksikkö voi hylätä tarjoajan tarjousta alihintaisena, mikäli tarjoaja on ilmoittanut sitoutuvansa tarjoukseensa sekä ymmärtäneensä tarjouspyynnön ehdot oikein. Lisäksi tarjoaja voi itse päättää, tarjoajaako osaa ostoskorin tuotteita tappiolla ja osaa voitolla, hankintayksikkö ei tarjoajan hinnoittelumekanismiin voi vaikuttaa. Myös valittajan tarjouksessa on tuotteita, joiden hinnat ovat jopa 75 % edullisempia kuin muilla tarjoajilla. Lisäksi myös valittaja on ollut kokonaishintatasoltaan miltei samaa luokkaa eikä kopio- ja tulostuspalvelumarkkinoilla voida katsoa, että jollain tarjoajalla olisi alalla määräävä markkina-asema niin ei voida myöskään katsoa, että kyseessä olisi ollut määräävän markkina-aseman väärinkäyttö. Tarjouskilpailuun saapui kolme tarjousta ja nämä kaikki tulivat valituksi hankintapäätöksessä. Tarjoukset jättäneet yritykset ovat kaikki hankintayksikön nykyisiä sopimustoimittajia, mukaan lukien valittaja. Jokaisen tarjoajan on tullut tehdä tarjouksensa tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti ja tarjouspyynnössä ilmoitetuilla määrillä. Hankintayksikkö on kopioja tulostuspalveluita kilpailuttaessaan kohdellut kaikkia tarjoajia hankintalain periaatteiden mukaisesti avoimesti, tasapuolisesti ja syrjimättömästi eikä yksikään tarjoaja ole ollut eriarvoisessa asemassa. LaserMedia Oy on suorittanut kaikki lakisääteiset velvoitteensa eikä toimittajan teknistä tai taloudellista kykyä suoriutua hankinnasta ole syytä epäillä. Hankintapäällikön päätösehdotus: Joensuun seudun hankintatoimen johtokunta päättää, että Grano Oy:n tekemä hankintaoikaisuvaatimus hylätään edellä mainituilla perusteilla.
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 8 Hankintatoimen johtokunta 36 30.09.2016 Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Liitteet 1 Hankintaoikaisuvaatimus
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 9 Hankintatoimen johtokunta 37 30.09.2016 Toimisto-, koulu- ja päiväkotikalusteiden hankintaa sopimuskaudelle 1.9.2016-31.8.2019 + yhden (1) vuoden optiomahdollisuus yhteisestä sopimuksesta ajalle 1.9.2019-31.8.2020 koskeva hankintaoikaisuvaatimus (SEU57061) 8534/02.08/2016 HTJK 30.09.2016 37 Joensuun seudun hankintatoimi kilpailutti tarjouspyynnössä mukana olevien yhteistyötahojen eri toimipisteiden käyttöön tulevien toimisto-, koulu- ja päiväkotikalusteiden hankinnan sopimuskaudelle 1.9.2016-31.8.2019 + yhden (1) vuoden optiomahdollisuus yhteisestä sopimuksesta ajalle 1.9.2019-31.8.2020. Sopimus jatkuu yhdellä (1) vuodella ajalle 01.09.2019-31.08.2020, ellei Joensuun seudun hankintatoimi irtisano sopimusta päättymään sopimuskauden loppuun. Jos sopimus irtisanotaan, se tehdään viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä kirjallisesti. Mikäli sopimus jatkuu, niin optiokaudella sovelletaan hankintasopimusta entisin ehdoin, sen mukaisesti kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä. Allekirjoittaessaan hankintasopimuksen sopimustoimittaja sitoutuu omalta osaltaan siihen, että sopimus jatkuu mainitun määräajan, mikäli Joensuun seudun hankintatoimi niin haluaa. Hankintamalli on viiden (5) tai kolmen (3) toimittajan puitejärjestely per kohderyhmä, jossa valittujen toimittajien kanssa tullaan tekemään tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaiset erilliset puitesopimukset. Kalusteet on jaettu kohderyhmiin, jonka mukaisesti toimittajavalinnat tehdään ryhmäkohtaisesti: Pos. 1: Toimistokalusteet; ryhmästä valitaan viisi (5) toimittajaa Pos. 2: Koulukalusteet; ryhmästä valitaan viisi (5) toimittajaa Pos. 3: Päiväkotikalusteet; ryhmästä valitaan kolme (3) toimittajaa (esimerkkituotteet ovat pääosin Kuopion Woodin mallistosta). Tilaaja tekee tilauksen suoraan valitulta toimittajalta seuraavan toimintamallin mukaisesti: Tilaaja valitsee ostoskorissa olevien sopimustuotteiden (sopimustuote = ostoskorissa erikseen olevat tietyt tuotteet) osalta puitejärjestelyn vertailussa eniten pisteitä saaneen toimittajan, jonka tämän sopimuksen mukaiseen tuoteluetteloon ko. tuote sisältyy ja joka soveltuu tilaajan käyttötarkoitukseen. Toimittajien järjestys määräytyy siis hinnan ja laadun perusteella saatujen yhteispisteiden ja tuotteen käyttöympäristöön soveltuvuuden perusteilla. Voittaja on ensisijainen toimittaja. Toiseksi tullut on toissijainen jne. Tilaaja tilaa tuotteen, ellei tilausta katsota täydennystilaukseksi, kyseisen position voittaneen toimittajan eli ensisijaisen toimittajan sopimustuotteen tai jonkun sopimustuotteen tuoteperheen tuotteen. Mikäli ensisijaisen toimittajan sopimustuote tai sen tuoteperhe ei ole tilaajan käyttötarkoitukseen soveltuva tai kyseisen toimittajan kalusteratkaisu ei tue toimintaa, tehdään tilaus kyseisessä positiossa toissijaiselta toimittajalta samalla toimintamallilla, jne..
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 10 Hankintatoimen johtokunta 37 30.09.2016 Mikäli kenenkään valitun toimittajan sopimustuote tai sen tuoteperhe ei ole käyttötarkoitukseen soveltuva, tekee tilaaja tilauksen kyseisen position ensisijaisen toimittajan muista tarjolla olevista tuotteista. Mikäli ensisijaisen toimittajan koko tuotevalikoimasta ei löydy tilaajan käyttötarkoitukseen soveltuvaa tuotetta tai toimittajan kalusteratkaisu ei ole soveltuva, tehdään tilaus kyseisessä positiossa toissijaiselta toimittajalta samalla toimintamallilla, jne. Mikäli hankinnan arvo vähennettynä sopimustuotteilla (kilpailutetut erilliset tuotteet ja sopimustuotteiden tuoteperheiden tuotteet) on yli 60 000 eur, tehdään minikilpailutus tavalla tai toisella (kts. tarkemmin kohdasta 4.12. Minikilpailutuksen kulku). Minikilpailutuksen voi myös tehdä pienemmästä kokonaisuudesta hankinnan arvoltaan, jos kalustettava kohde niin tarpeiltaan vaatii esim. kalustettava kohde on niin innovatiivinen, että sopimustuotteet eivät sen kalustamiseen sovellu. Joensuun seudun hankintatoimi pidättää itsellään oikeuden kilpailuttaa ennalta määrittämättömien uudisrakennus- ja peruskorjauskohteiden yli 100 000 euron (alv 0%) kalustehankinnat erikseen. Hankinnassa ovat mukana seuraavat tahot: Joensuun kaupunki Outokummun kaupunki Tohmajärven kunta Kontiolahden kunta Ilomantsin kunta Lieksan kaupunki Liperin kunta Nurmeksen kaupunki NuVa-kuntayhtymä Heinäveden kunta Kiteen kaupunki Rääkkylän kunta Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Joensuun Tiedepuisto Oy Puhas Oy Kontiolahden kunnan ja Joensuun kaupungin sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alue Karelia Ammattikorkeakoulu Oy Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, max. 130 p, jota arvioidaan tarjouspyynnön mukaisesti kohderyhmittäin. Modeo Oy hylätään tarjouspyyntöä vastaamattomana kohderyhmästä Pos. 1: Toimistokalusteet, koska kohteisiin 1.6. ja 1.7 tarjottujen tuotteiden mitat ylittävät tarjouspyynnössä määritellyt enimmäismitat. Kinnarps Oy hylätään tarjouspyyntöä vastaamattomana kohderyhmästä Pos. 2: Koulukalusteet, koska kohteeseen 2.10. tarjotun tuotteen mitat ylittävät tarjouspyynnössä määritellyt enimmäismitat. Joensuun seudun hankintatoimen hankintapäällikkö päätti 9.9.2016, että sopimus toimisto-, koulu- ja päiväkotikalusteiden hankinnasta sopimuskaudelle
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 11 Hankintatoimen johtokunta 37 30.09.2016 1.9.2016-31.8.2019 tehdään kohderyhmittäin kokonaistaloudellisesti edullisimpien tarjousten tehneiden seuraavien tarjoajien kanssa: EFG/Office Showroom Joensuu - Pos. 1: Toimistokalusteet (1.) Futra Oy - Pos. 1: Toimistokalusteet (2.) ISKU INTERIOR OY - Pos. 1: Toimistokalusteet (4.) - Pos. 2: Koulukalusteet (2.) Kinnarps Oy - Pos. 1: Toimistokalusteet (5.) Kuopion Woodi Oy - Pos. 3: Päiväkotikalusteet (2.) Lekolar-Printel Oy - Pos. 2: Koulukalusteet (1.) - Pos. 3: Päiväkotikalusteet (1.) Martela-Keskus Offimar OY - Pos. 1: Toimistokalusteet (3.) - Pos. 2: Koulukalusteet (4.) Tevella Oy - Pos. 2: Koulukalusteet (3.) - Pos. 3: Päiväkotikalusteet (3.) Kinnarps Oy on tehnyt 22.9.2016 liitteenä olevan hankintaoikaisuvaatimuksen, jossa valittaja vaatii kumoamaan tehdyn päätöksen ja valitsemaan Kinnarps Oy:n yhdeksi sopimustoimittajiksi kohderyhmään Pos. 2: Koulukalusteet. Valitus koskee ainoastaan kyseistä kohderyhmää eikä valituksella ole vaikutusta muiden kohderyhmien lainvoimaisuuden saamiseen. Kinnarps Oy hylättiin tarjouspyyntöä vastaamattomana kohderyhmästä Pos. 2: Koulukalusteet, koska kohteeseen 2.10. tarjotun tuotteen mitat ylittävät tarjouspyynnössä määritellyt enimmäismitat sallitun korkeuden osalta. Kyseisen tuoteposition osalta sallittu maksimikorkeus oli 44 cm, kun tarjouspyynnössä ilmoitettu +-10 % mittatoleranssi on huomioitu. Kinnarps Oy on tarjouksensa liitteessä ilmoittanut yksiselitteisesti, että tarjotun tuotteen mitat ovat seuraavat: Korkeus: 45 cm Halkaisija 80 cm Tarjottu tuote ylittää yhdellä sentillä sallitun mittatoleranssin, joten tästä johtuen tuote ja samalla myös koko kyseinen kohderyhmä on jouduttu hylkäämään valittajalta tarjouspyyntöä vastaamattomana. Valittaja ilmoittaa, että kalusteen mitoissa on ollut kirjoitusvirhe ja on peräisin painetun hinnaston kirjoitusvirheestä. Tosin Kinnarps Oy ilmoittaa tälläkin hetkellä myös verkkosivujensa tuotetiedoissa tuotteen korkeudeksi 45 cm. Tarjous on lopullinen sekä hankintayksikön että tarjoajan näkökulmasta eikä sitä voida valitusteitse parantaa tarjousajan päättymisen jälkeen vaan tarjousvertailu suoritetaan tarjoushetkellä annettujen tietojen perusteella.
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 12 Hankintatoimen johtokunta 37 30.09.2016 Tarjoajan tulee tehdä tarjous huolellisesti ja tarjoaja vastaa itse siitä, että lähettämänsä tarjous on tarjouspyynnön mukainen. Lopullisuus sitoo myös hankintayksikköä eli hankintayksikkö ei voi myöhemmin poiketa asettamistaan vaatimuksista ja tuotteen korkeusvaatimus mittatoleransseineen on ollut tarjouspyynnössä ehdoton, ei suositus. Tarjousta jätettäessä sähköinen tarjouspalvelu varmistaa, että haluaako tarjoaja varmasti jättää tarjouksensa. Lisäksi tarjouksen jättämisen jälkeen tarjoaja saa vahvistuksen tarjouksen jättämisestä sähköpostiinsa, jossa mainitaan, että "TARKISTATHAN tarjouksesi tiedot huolellisesti!". Näin ollen hankintayksikkö on hankintaprosessin aikana jo kehottanut tarkistamaan jättämänsä tarjouksen sisällön, jotta tarjousta ei jouduta hylkäämään ilmenneiden virheiden vuoksi. Hankintapäällikön päätösehdotus: Joensuun seudun hankintatoimen johtokunta päättää, että Kinnarps Oy:n tekemä hankintaoikaisuvaatimus hylätään edellä mainituilla perusteilla. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Liitteet 2 Hankintaoikaisuvaatimus
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 13 Hankintatoimen johtokunta 38 30.09.2016 Pohjois-Karjalan hankintatoimen talousarvioehdotus vuodelle 2017 8533/02.08/2016 HTJK 30.09.2016 38 Pohjois-Karjalan hankintatoimen yksi tärkeimmistä tavoitteista on vähentää yhteistoimintasopimusten allekirjoittaneiden tahojen omaa täysipäiväistä tai oman toiminnan ohessa tapahtuvaa kilpailuttamista ja saada tahot siirtämään kilpailuttamistarpeitaan yhä enenevässä määrin hankintatoimelle, koska hankintatoimella on ajantasaisin tieto ja laajin kokemus hankintojen kilpailuttamisesta hankintalain mukaisesti. Pohjois-Karjalan hankintatoimessa työskentelee tällä hetkellä hankintapäällikkö, hankintasuunnittelija, hankinta-asiantuntija, kuusi hankintasihteeriä ja yksi toimistosihteeri. Vuonna 2015 hankintatoimi teki yhteensä noin 180 kilpailutusta, joiden yhteisarvo oli noin 180-185 miljoonaa euroa. Ennuste vuodelle 2016 on noin 200-220 kilpailutusta. Uusi hankintadirektiivi sekä tuleva hankintalaki tulevat vaikuttamaan hankintojen sähköistämiseen. Tulevaisuudessa EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat tulee kilpailuttaa sähköisesti ja tämä asettaa hankintatoimen yhteistyötahot uudenlaisen pohdinnan äärelle: antaako kaikki kilpailutukset hankintatoimen tehtäväksi vai hankkiako oma kilpailutusjärjestelmä. Todennäköisesti osittain myös tästä johtuen hankintatoimen yhteistyötahojen määrä on kasvanut merkittävästi, 17 yhteistyötaholla vuoden 2016 aikana. Tästä johtuen hankintatoimen palveluiden kysyntä on kasvanut huomattavasti ja talousarvioehdotus vuodelle 2017 sisältää varauksen henkilöstömäärän kasvattamiselle kahdella hengellä. Uuden hankintalain tulemisen myötä hankintalaki- ja hankintaosaamista tulee kehittää aktiivisesti sekä myös pyrkiä kouluttamaan hankintatoimen asiakastahoja lain tuomiin muutoksiin. Lisäksi hankintojen luonne jatkaa muuttumistaan. Hankinnoilta kaivataan innovatiivisuutta sekä sosiaalista vastuuta ympäristöasioita unohtamatta. Lisäksi sopimusaikaista seurannan sekä sopimusten jalkauttamisprosessin kehittämistä jatketaan vuoden 2017 aikana. Edella mainitut muutokset aiheuttavat sen, että samalla, kun hankintatoimen tulee pystyä kasvattamaan kilpailutusmääränsä vastatakseen kilpailutuspalveluiden kysyntään niin samalla hankintojen suunnitteluun ja seurantaan tulee varata nykyistä enemmän aikaa ja resursseja. Henkilöstömäärän muutos ja sen vaikutukset muihin kustannuksiin aiheuttavat hankintatoimen kustannusten nousun vuodelle 2017. Tilien kohdalla, joihin ei henkilöstölisäys ole vaikuttanut, hankintatoimi on pyrkinyt pienentämään kustannuksia mahdollisuuksien mukaan. Vaikka talousarvio ennakoi kustannusten nousua niin silti hankintatoimen vuosibudjetti on pieni ja hankintatoimen kilpailutuskustannukset ovat alhaiset. Lisäksi hankintatoimen erilliskilpailutusten määrä on kasvanut entisestään. Huolimatta siitä, että hankintatoimen talousarvioehdotus vuodelle 2017 on
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 14 Hankintatoimen johtokunta 38 30.09.2016 suurempi kuin vuoden 2016 talousarvio, ei yhteistyötahojen eikä myöskään kaupungin kustannukset kasva. Tämä johtuu hankintatoimen vuonna 2012 käyttöön otetusta komissiomallista. Hankintatoimen palvelujen käyttäjät eivät maksa kaupungille palveluista mitään, vaan hankintatoimi kattaa kustannuksensa tavaroiden ja palveluiden toimittajilta perittävillä komissiomaksuilla. Hankintapäällikön päätösehdotus: Joensuun seudun hankintatoimen johtokunta päättää hyväksyä talousarvioehdotuksen 2017 ja lähettää sen edelleen kaupunginhallitukselle saatettavaksi kaupunginvaltuuston hyväksyttäväksi. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Liitteet 3 Talousarvio 4 Talousarvion tuloslaskelma
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 15 Joensuun seudun hankintatoimen Kokouspäivämäärä johtokunta 30.9.2016 34-38 OIKAISUVAATIMUSOHJEET, HANKINTAOIKAISUOHJEET, VALITUSOSOITUS JA VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUTEEN MUUTOKSENHAKUKIELLOT JA NIIDEN PERUSTEET Seuraavista päätöksistä ei kuntalain 91 :n mukaan saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. 34-38 Koska kyseessä on markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluva asia, seuraaviin päätöksiin ei hankintalain 102 :n mukaan saa hakea muutosta kuntalain eikä hallintolainkäyttölain nojalla. Koska päätöksestä voidaan tehdä kuntalain 89 :n mukaan kirjallinen oikaisuvaatimus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. Hallintolainkäyttölain 5 :n 1 momentin tai muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. ja valituskieltojen perusteet OIKAISUVAATIMUSOHJEET (Kuntalain 89 :n mukainen oikaisuvaatimus) Oikaisuvaatimusviranomainen ja -aika Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, käyntiosoite, postiosoite, telefaksi ja sähköpostiosoite: JOENSUUN SEUDUN HANKINTATOIMEN JOHTOKUNTA Käyntiosoite: Rantakatu 20, 80100 JOENSUU Postiosoite: PL 59, 80101 JOENSUU Telefaksi: (013) 337 5000 sähköposti: hankintatoimenjohtokunta@jns.fi Oikaisua on vaadittava 14 päivän kuluessa siitä, kun oikaisuvaatimuksen tekijä on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 16 Asianosaisen katsotaan saaneen hankintapäätöksen oheisasiakirjoineen tiedoksi sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä sinä päivänä, jolloin päätöksen oheisasiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin. Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedoksiannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Oikaisuvaatimuksen sisältö Oikaisuvaatimuksessa, joka on osoitettava Joensuun seudun hankintatoimen johtokunnalle, on ilmoitettava - oikaisuvaatimuksen tekijän nimi ja kotikunta - postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset oikaisuvaatimuksen tekijälle voidaan toimittaa - päätös, johon haetaan oikaisua - miltä kohdin päätökseen haetaan oikaisua ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi - perusteet, joilla oikaisua vaaditaan Oikaisuvaatimuskirjelmä on oikaisuvaatimuksen tekijän, hänen laillisen edustajansa tai asiamiehensä allekirjoitettava. Jos oikaisuvaatimuksen tekijän puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuskirjelmän laatijana on muu henkilö, oikaisuvaatimuskirjelmässä on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Oikaisuvaatimuksen toimittaminen Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Omalla vastuulla voi oikaisuvaatimusasiakirjat lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin oikaisuvaatimusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille viimeistään oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen oikaisuvaatimusviranomaisen aukioloajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen voi lähettää omalla vastuullaan myös telefaksina tai sähköpostiviestinä. Tällöin oikaisuvaatimuksen on oltava perillä viimeistään oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen oikaisuvaatimusviranomaisen aukioloajan päättymistä. HANKINTAOIKAISUOHJEET (Hankintalain 80 83 :n mukainen hankintaoikaisu) Hankintaoikaisuviranomainen ja -aika Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen hankintaoikaisun. Viranomainen, jolle hankintaoikaisu tehdään, käyntiosoite, postiosoite, telefaksi ja sähköpostiosoite: JOENSUUN SEUDUN HANKINTATOIMEN JOHTOKUNTA Käyntiosoite: Rantakatu 20, 80100 JOENSUU Postiosoite: PL 59, 80101 JOENSUU Telefaksi: (013) 267 5000 sähköposti: hankintatoimenjohtokunta@jns.fi Hankintaoikaisua on vaadittava 14 päivän kuluessa siitä, kun hankintaoikaisun tekijä on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 17 Asianosaisen katsotaan saaneen hankintapäätöksen oheisasiakirjoineen tiedoksi sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä sinä päivänä, jolloin päätöksen oheisasiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin. Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedoksiannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Hankintaoikaisun sisältö Hankintaoikaisussa, joka on osoitettava Joensuun seudun hankintatoimen johtokunnalle, on ilmoitettava - hankintaoikaisun tekijän nimi ja kotikunta - postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset oikaisuvaatimuksen tekijälle voidaan toimittaa - päätös, johon haetaan oikaisua - miltä kohdin päätökseen haetaan oikaisua ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi - perusteet, joilla oikaisua vaaditaan Hankintaoikaisukirjelmä on hankintaoikaisun tekijän, hänen laillisen edustajansa tai asiamiehensä allekirjoitettava. Jos hankintaoikaisun tekijän puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos hankintaoikaisukirjelmän laatijana on muu henkilö, hankintaoikaisukirjelmässä on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Hankintaoikaisun toimittaminen Hankintaoikaisu on toimitettava hankintaoikaisuviranomaiselle ennen hankintaoikaisuvaatimusajan päättymistä. Omalla vastuulla voi hankintaoikaisuasiakirjat lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin hankintaoikaisuasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen hankintaoikaisuviranomaisen aukioloajan päättymistä. Hankintaoikaisun voi lähettää omalla vastuullaan myös telefaksina tai sähköpostiviestinä. Tällöin hankintaoikaisun on oltava perillä viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen hankintaoikaisuviranomaisen aukioloajan päättymistä. VALITUSOSOITUS Valitusviranomainen ja valitusaika Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan jäsen. Valitusviranomainen, käyntiosoite, postiosoite, telefaksi ja sähköpostiosoite: Kuopion hallinto-oikeus ja 1.4.2014 lukien Itä-Suomen hallinto-oikeus Käyntiosoite: Puijonkatu 29 A, 2 krs, Kuopio Postiosoite: PL 1744, 70101 Kuopio Puhelin: 029 56 42500 (vaihde) Faksi: 029 56 42501 kuopio.hao@oikeus.fi, 1.4.2014 lukien ita-suomi.hao@oikeus.fi
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 18 Valitusaika 30 päivää, jollei pykälän kohdalla muuta ilmene. Kunnallisvalitus Hallintovalitus Muu valitusviranomainen, osoite ja postiosoite: Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista. Valitusaikaa laskettaessa tiedoksisaantipäivää ei oteta lukuun. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivän kuluttua siitä, kun päätöstä koskeva pöytäkirjaote on lähetetty hänelle kirjeellä. Mikäli tiedoksianto on toimitettu saantitodistusta vastaan tai luovuttamalla asiakirjat asianosaiselle, asianosaisen katsotaan saaneen tiedon saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Valituskirjelmässä, joka osoitetaan valitusviranomaiselle, on ilmoitettava - valittajan nimi ja kotikunta - osoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa - päätös, johon haetaan muutosta - miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi - perusteet, joilla muutosta vaaditaan Valituskirjelmä on valittajan, hänen laillisen edustajansa tai asiamiehensä allekirjoitettava. Jos muutoksenhakijan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituskirjelmän laatijana on muu henkilö, valituskirjelmässä on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Valituskirjelmään on liitettävä päätös, josta valitetaan, alkuperäisenä tai jäljennöksenä ja todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta sekä ne asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi. Valitusasiakirjojen toimittaminen Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä. Omalla vastuulla voi valitusasiakirjat lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä. Valitusasiakirjat voi lähettää omalla vastuullaan myös telefaksina tai sähköpostiviestinä. Tällöin valituksen on oltava perillä viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä. Valitusasiakirjat voi toimittaa myös: nimi, osoite ja postiosoite Valitusasiakirjat on toimitettava (jos toimitettava muulle kuin valitusviranomaiselle): nimi, osoite ja postiosoite VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUTEEN Asian saattaminen markkinaoikeuden tutkittavaksi
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 19 Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi saattaa hankinta-asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen. Julkisista hankinnoista annetun lain 86 :n mukaan puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan, ei saa hakea valittamalla muutosta, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa. Valituksen tekeminen Jollei toisin säädetä, valitus markkinaoikeudelle on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen. Valitusaikaa laskettaessa tiedoksisaantipäivää ei oteta lukuun. Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankintasopimuksen hankintalain 78 :n 1 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa. Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen. Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä hankintapäätös oheisasiakirjoineen katsotaan saaduksi tiedoksi sinä päivänä, jolloin päätöksen asiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin. Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedoksiannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Mikäli tiedoksianto on toimitettu saantitodistusta vastaan tai luovuttamalla asiakirjat asiaosaiselle, ehdokkaan/tarjoajan katsotaan saaneen tiedon saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Valituksesta, joka on osoitettava markkinaoikeudelle, on käytävä ilmi: - valittajan nimi ja kotikunta - osoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa - päätös, jota valitus koskee - hakijan vaatimukset ja niiden perusteet - puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan osalta valituskirjelmässä on esitettävä, minkä vuoksi käsittelylupa tulisi myöntää Valituskirjelmä on hakijan, hänen laillisen edustajansa tai asiamiehensä omakätisesti allekirjoitettava. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituskirjelmän laatijana on muu henkilö, valituskirjelmässä on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Valitukseen on liitettävä - päätös, jota valitus koskee, alkuperäisenä tai jäljennöksenä - todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta - asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimustensa tueksi, jollei niitä jo aikaisemmin ole toimitettu viranomaiselle - asiamiehen on liitettävä valtakirja sen mukaan kuin hallintolainkäyttölain 21 :ssä säädetään Valitus on toimitettava markkinaoikeudelle ennen valitusajan päättymistä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai toimittaa lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden aukioloajan päättymistä. Valituksen voi lähettää omalla vastuullaan myös telefaksina tai sähköpostina. Tällöin valituksen on oltava perillä viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden aukioloajan päättymistä. Markkinaoikeuden yhteystiedot Markkinaoikeus Postiosoite: Radanrakentajantie 5, 00520 Helsinki Käyntiosoite: Radanrakentajantie 5, 00520 Helsinki Puh. 029 56 43300 Telefaksi: 029 56 43314 Sähköposti: markkinaoikeus@om.fi
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2016 20 LISÄTIETOJA Yksityiskohtainen oikaisuvaatimusohje/hankintaoikaisuohje/valitusosoitus/valitusosoitus markkinaoikeuteen liitetään pöytäkirjaotteeseen. Liitetään pöytäkirjaan