ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA EUROPSKI REVIZORSKI SUD CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Kertomus Euroopan sähköisen viestinnän sääntelyviranomaisten yhteistyöelimen viraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2013 sekä viraston vastaukset 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) 43 98 1 E-MAIL: eca-info@eca.europa.eu L - 1615 LUXEMBOURG TELEFAX (+352) 43 93 42 INTERNET: http://eca.europa.eu
2 JOHDANTO 1. Euroopan sähköisen viestinnän sääntelyviranomaisten yhteistyöelimen virasto (jäljempänä virasto ) perustettiin Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksella (EY) N:o 1211/2009 1. Riiassa sijaitsevan viraston pääasiallisena tehtävänä on, sääntelyneuvoston ohjaamana, antaa asiantuntijatukea ja hallinnollista tukea Euroopan sähköisen viestinnän sääntelyviranomaisten yhteistyöelimelle, kerätä ja analysoida tietoja sähköisestä viestinnästä sekä levittää parhaita sääntelykäytänteitä, kuten EU:n sääntelyjärjestelmän täytäntöönpanoa koskevia yhteisiä lähestymistapoja, menetelmiä tai suuntaviivoja, kansallisten sääntelyviranomaisten keskuudessa 2. TARKASTUSLAUSUMAN PERUSTANA OLEVAT TIEDOT 2. Tilintarkastustuomioistuimen valitsema tarkastustapa käsittää analyyttiset tarkastustoimenpiteet, tapahtumien suoran testaamisen ja viraston valvontajärjestelmien keskeisten kontrollien arvioinnin. Tämän lisäksi hyödynnetään muiden tarkastajien työhön perustuvaa evidenssiä (kun relevanttia evidenssiä on saatavilla) ja analysoidaan toimivan johdon vahvistusilmoitukset. TARKASTUSLAUSUMA 3. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 287 artiklan mukaisesti 1 2 EUVL L 337, 18.12.2009, s. 1. Liitteessä II esitetään tiedotustarkoituksessa yhteenveto viraston vastuualueista ja toiminnasta.
3 a) viraston tilinpäätöksen, joka sisältää tilinpäätöslaskelmat 3 ja selvityksen talousarvion toteuttamisesta 4 31. joulukuuta 2013 päättyneeltä varainhoitovuodelta, ja b) tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja asianmukaisuuden. Toimivan johdon velvollisuus 4. Toimiva johto vastaa viraston tilinpäätöksen laatimisesta ja sen oikein esittämisestä sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta 5. a) Viraston tilinpäätöksen laatimista koskeviin toimivan johdon velvollisuuksiin kuuluu suunnitella, ottaa käyttöön ja ylläpitää sisäisen valvonnan järjestelmä, jonka pohjalta on mahdollista laatia ja esittää oikein tilinpäätös, jossa ei ole petoksesta tai virheestä johtuvaa olennaista virheellisyyttä, valita asianmukaiset tilinpäätöksen laatimisperiaatteet ja soveltaa niitä komission tilinpitäjän vahvistamien kirjanpitosääntöjen mukaisesti 6 sekä laatia kirjanpidolliset arviot, jotka ovat kyseisissä olosuhteissa kohtuulliset. Hallintojohtaja vahvistaa viraston tilinpäätöksen sen jälkeen, kun viraston tilinpitäjä on laatinut tilinpäätöksen kaiken käytettävissä olevan tiedon 3 4 5 6 Sisältävät taseen, tuloslaskelman, rahavirtalaskelman, nettovarallisuuden muutoksia koskevan laskelman sekä yhteenvedon keskeisistä tilinpäätöksen laatimisperiaatteista ja muut liitetiedot. Sisältää talousarvion toteutumalaskelman liitteineen. Komission delegoitu asetus (EU) N:o 1271/2013 (EUVL L 328, 7.12.2013, s. 42), 39 ja 50 artikla. Komission tilinpitäjän vahvistamat kirjanpitosäännöt perustuvat kansainvälisen tilintarkastajaliiton (International Federation of Accountants, IFAC) antamiin kansainvälisiin julkisen sektorin tilinpäätösstandardeihin (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS) tai, silloin kuin se on relevanttia, kansainvälisen tilinpäätösstandardeja käsittelevän elimen (International Accounting Standards Board, IASB) antamiin kansainvälisiin IAS/IFRStilinpäätösstandardeihin (International Accounting Standards/International Financial Reporting Standards).
4 pohjalta ja liittänyt tilinpäätökseen laatimansa ilmoituksen, jossa hän toteaa muun muassa saaneensa kohtuullisen varmuuden siitä, että tilinpäätös antaa kaikilta olennaisilta osiltaan oikean ja riittävän kuvan viraston taloudellisesta asemasta. b) Tilien perustana olevien toimien laillisuutta ja asianmukaisuutta sekä varainhoidon moitteettomuuden periaatteen noudattamista koskeviin toimivan johdon velvollisuuksiin kuuluu suunnitella, ottaa käyttöön ja ylläpitää vaikuttava ja tehokas sisäisen valvonnan järjestelmä, joka sisältää riittävän valvonnan ja tarkoituksenmukaiset toimenpiteet sääntöjenvastaisuuksien ja petosten estämiseksi sekä oikeudelliset toimet, joiden avulla tarvittaessa peritään takaisin aiheettomasti maksetut tai käytetyt varat. Tarkastajan velvollisuus 5. Tilintarkastustuomioistuimen vastuulla on antaa tarkastuksensa perusteella tarkastuslausuma Euroopan parlamentille ja neuvostolle 7 tilinpäätöksen luotettavuudesta sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Tilintarkastustuomioistuin toimittaa tarkastuksensa kansainvälisten tilinpäätösstandardien ja eettisten ohjeiden (IFAC) sekä ylimpien tarkastuselinten kansainvälisten standardien (INTOSAI) mukaisesti. Kyseisissä standardeissa edellytetään, että tilintarkastustuomioistuin suunnittelee ja toimittaa tarkastuksen siten, että sen avulla saadaan kohtuullinen varmuus siitä, onko viraston tilinpäätöksessä olennaisia virheellisyyksiä ja ovatko tilien perustana olevat toimet lailliset ja asianmukaiset. 6. Tarkastuksessa suoritetaan toimenpiteitä, joiden avulla hankitaan tarkastusevidenssiä tilinpäätökseen sisältyvistä luvuista ja siinä esitettävistä muista tiedoista sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja 7 Asetus (EU) N:o 1271/2013, 107 artikla.
5 asianmukaisuudesta. Toimenpiteiden valinta perustuu tarkastajan harkintaan ja arvioon siitä, kuinka suuri on riski, että petoksista tai virheistä johtuen tilinpäätökseen sisältyy olennaisia virheellisyyksiä tai tilien perustana olevien toimien kohdalla on jätetty olennaisella tavalla noudattamatta Euroopan unionin lainsäädännön vaatimuksia. Näitä riskejä arvioidessaan tarkastaja arvioi sisäisiä kontrolleja, jotka ovat relevantteja tilinpäätöksen laatimisen ja sen oikein esittämisen kannalta, sekä valvontajärjestelmiä, joiden avulla on tarkoitus varmistaa tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus. Tämän pohjalta tarkastaja suunnittelee olosuhteisiin nähden tarkoituksenmukaiset tarkastustoimenpiteet. Tarkastukseen kuuluu myös sovellettujen tilinpäätösperiaatteiden asianmukaisuuden ja esitettyjen kirjanpidollisten arvioiden kohtuullisuuden sekä tilinpäätöksen yleisen esittämistavan arvioiminen. 7. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että se on saanut tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä tarkastuslausumansa perustaksi. Lausunto tilien luotettavuudesta 8. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että viraston taloudellinen asema 31. päivänä joulukuuta 2013 sekä sen toimien tulokset ja rahavirrat mainittuna päivänä päättyneeltä varainhoitovuodelta on esitetty tilinpäätöksessä kaikilta olennaisilta osiltaan oikein viraston varainhoitoa koskevien säännösten ja komission tilinpitäjän vahvistamien kirjanpitosääntöjen mukaisesti. Lausunto tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta 9. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että viraston 31. päivänä joulukuuta 2013 päättyneeltä varainhoitovuodelta annetun tilinpäätöksen perustana olevat toimet ovat kaikilta olennaisilta osiltaan lailliset ja asianmukaiset.
6 10. Jäljempänä esitettävät huomautukset eivät aseta tilintarkastustuomioistuimen lausuntoja kyseenalaiseksi. HUOMAUTUKSET BUDJETTIHALLINNOSTA 11. Talousarvion toteuttamisasteet nousivat huomattavasti, mikä on osoitus paremmasta suunnittelusta ja toimintojen paremmasta ajoituksesta. Suhteellisen suuri osuus, 28 prosenttia, varainhoitovuodelta siirretyistä määrärahoista peruuntui (vuonna vastaava luku oli 45 prosenttia). Sidottuja määrärahoja siirrettiin kuitenkin seuraavalle varainhoitovuodelle aiempaa vähemmän, 461 983 euroa eli 13 prosenttia (vuonna vastaavat luvut olivat 611 223 euroa ja 19 prosenttia). Siirrot liittyivät pääasiassa sopimuksiin, jotka tehtiin vuoden 2013 jälkipuoliskolla samalle vuodelle tai vuodelle 2014 suunniteltuja toimia varten. MUITA HUOMAUTUKSIA 12. Asiantuntijoille vuonna 2013 maksetuista 1 183 korvauksesta 1 078 viivästyi. Viivästyneet maksut myöhästyivät keskimäärin 78 päivää vuoden 2013 alkupuoliskolla ja 33 päivää vuoden 2013 jälkipuoliskolla. AIEMPINA VUOSINA ESITETTYJEN HUOMAUTUSTEN SEURANTA 13. Liitteessä I on yhteenveto korjaavista toimenpiteistä, jotka virasto on toteuttanut tilintarkastustuomioistuimen aiempina vuosina esittämien huomautusten perusteella.
7 Tilintarkastustuomioistuimen IV jaosto on tilintarkastustuomioistuimen jäsenen Milan Martin CVIKLIN johdolla hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 1. heinäkuuta 2014 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA presidentti
1 LIITE I Aiempina vuosina esitettyjen huomautusten seuranta Vuosi 2011 2011 2011 Tilintarkastustuomioistuimen huomautus Tilintarkastustuomioistuin havaitsi 21 tapausta, joiden arvo oli yhteensä 94 120 euroa ja joiden osalta varainhoitovuodelle siirretyt määrärahat eivät vastanneet oikeudellisia sitoumuksia. Kyseiset määrärahasiirrot olivat täten sääntöjenvastaisia. Virasto ei vielä ollut hyväksynyt ja pannut täytäntöön kaikkia sisäisen valvonnan standardeja. Se ei ollut ottanut käyttöön poikkeusten kirjausjärjestelmää. Viraston on parannettava rekrytointimenettelyjen avoimuutta. Suullisten ja kirjallisten kokeiden kysymyksiä ei ollut vahvistettu ennen kuin valintalautakunta tutki hakemukset, nimittävä viranomainen ei ollut tehnyt valintalautakunnan nimittämistä koskevaa päätöstä eikä valintalautakunnan jäsenten palkkaluokkaa ollut ilmoitettu. Korjaavan toimenpiteen tilanne ( / Kesken / Tekemättä / Ei relevantti) (poikkeusten kirjaaminen) Kesken (sisäisen valvonnan standardit) Tilinpitäjä ei ollut vielä hyväksynyt viraston kirjanpitojärjestelmää. Yhteensä 61 500 euron sidotut määrärahat, jotka oli siirretty seuraavalle varainhoitovuodelle (10 prosenttia kaikista sidotuista siirretyistä määrärahoista), eivät vastanneet oikeudellisia sitoumuksia ja olivat näin ollen sääntöjenvastaisia.
2 Vuosi Tilintarkastustuomioistuimen huomautus Virasto ei ollut vielä pannut täytäntöön seuraavia sisäisen valvonnan standardeja: tavoitteet ja tulosmittarit (sisäisen valvonnan standardi 5), prosessit ja menettelyt (sisäisen valvonnan standardi 8), asiakirjahallinto (sisäisen valvonnan standardi 11) ja tiedotus ja viestintä (sisäisen valvonnan standardi 12). Korjaavan toimenpiteen tilanne ( / Kesken / Tekemättä / Ei relevantti) Kesken Käyttöomaisuuden rekisteröintiin ja luovutukseen sovellettavaa menettelyä ei ole ja käyttöomaisuusinventaariota ei ole suoritettu. Toimintaperiaatteiden ja -menettelyjen soveltamiseen liittyvien poikkeusten ja poikkeamien toteamista, hyväksymistä ja kirjaamista koskevia menettelyjä ei ole pantu täytäntöön. Vuodelta 2011 siirretyistä sidotuista määrärahoista peruuntui noin 101 000 euroa eli 45 prosenttia. Vuoden määrärahoista jäi käyttämättä ja näin ollen peruuntui 545 000 euroa eli 17 prosenttia. Sidottuja määrärahoja siirrettiin vuodelle 2013 suuri määrä (611 000 euroa eli 19 prosenttia kokonaismäärästä). Tämä viittaa vaikeuksiin viraston toiminnan suunnittelussa ja/tai täytäntöönpanossa. Vuodelle tehdyt määrärahasiirrot liittyivät enimmäkseen viivästyneisiin rekrytointeihin ja siihen, että käytössä ei ollut vaikuttavia toimintaperiaatteita, joiden avulla olisi varmistettu, että asiantuntijoiden ilmoittamat työmatkakulut esitetään ja korvataan oikea-aikaisesti. Hankintamenettelyjen valmistelussa, toteuttamisessa ja dokumentoinnissa on huomattavasti parannettavaa. Esimerkkinä voidaan mainita, että sopimuksentekomenettelyissä ei kiinnitetty tarpeeksi huomiota hinta-laatusuhteeseen; lisäksi yleisiä ratkaisuperusteita ei ollut jaoteltu osaperusteiksi, jotka mahdollistaisivat tarjousten vertailukelpoisuuden ja selkeän arvioinnin. Kesken
3 Vuosi Tilintarkastustuomioistuimen huomautus Tarkastetuissa rekrytointimenettelyissä havaittiin merkittäviä avoimuutta heikentäviä puutteita. Haastattelujen ja kirjallisten kokeiden kysymykset oli määritetty vasta sen jälkeen, kun valintalautakunta oli tutkinut hakemukset; kirjallisiin kokeisiin ja haastatteluihin pääsemistä sekä soveltuvien hakijoiden luetteloon kirjaamista varten tarvittavia vähimmäispistemääriä ei asetettu; nimittävä viranomainen ei ollut antanut valintalautakunnan nimittämistä ja lautakunnan kokoonpanon muutoksia koskevaa hyväksyntää. Suurin osa viraston henkilöstöstä toimii hallinnollisissa tai tukitehtävissä eikä joudu matkustamaan, mutta kaikille on hankittu matkapuhelin, jonka kuukausittainen käyttörajoitus on noin 50 euroa. Matkapuhelimen yksityistä käyttöä ei valvota kontrollitoimintojen avulla. Virastolla ei ole käteisvarojen hoitoon sovellettavaa menettelyä. Vuoden lopussa kaikki käteisvarat (1,6 miljoonaa euroa) oli talletettuna yhteen pankkiin (jonka luottokelpoisuusluokka oli BBB 1 ). Korjaavan toimenpiteen tilanne ( / Kesken / Tekemättä / Ei relevantti) 1 Komission tilinpitäjän 27.10.2008 antaman tiedonannon mukaan lyhyen aikavälin luottokelpoisuusluokituksen on oltava vähintään A-1.
1 LIITE II Euroopan sähköisen viestinnän sääntelyviranomaisten yhteistyöelimen virasto (Riika) Vastuualueet ja toiminta Perussopimuksen mukainen unionin toimivalta (Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 114 artikla) Viraston toimivaltuudet (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1211/2009) Hallinto Viraston resurssit vuonna 2013 () Lainsäädännön lähentäminen sähköisen viestinnän alalla. Viraston toimivaltuudet on määritelty Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 1211/2009. Asetuksen 6 artiklassa tarkoitettu virasto järjestää yhteistyöelimelle hallinnollisen tuen ja asiantuntijatuen palveluja. Virasto hoitaa tehtäviään sääntelyneuvoston ohjaamana. Virastoon kuuluu a) johtokunta b) hallintojohtaja. Nämä jakavat keskenään hallinnollisen ja taloudellisen vastuun, mukaan lukien henkilöstöön liittyvät vastuualueet. Kuitenkin ainoastaan johtokunta vastaa henkilöstön nimittämisestä (7 artiklan 4 alakohta). Virasto toteuttaa palvelut ja tuotteet sääntelyneuvoston ohjaamana, kuten kohdassa Tuotteet ja palvelut vuonna 2013 täsmennetään. Sisäinen tarkastus Euroopan komission sisäisen tarkastuksen osasto. Ulkoinen tarkastus Euroopan tilintarkastustuomioistuin. Vastuuvapauden myöntävä viranomainen Euroopan parlamentti myöntää vastuuvapauden neuvoston suosituksesta. Lopullinen talousarvio: 3 557 218,93 euroa (lisätalousarvio 1/2013 sekä sisäiset käyttötarkoitukseensa sidotut tulot) Henkilöstö 31. joulukuuta: 25 (22) Tuotteet ja palvelut vuonna 2013 Virasto on sääntelyneuvoston ohjaamana toteuttanut seuraavia palveluja: asiantuntijatuen ja hallinnollisen tuen antaminen yhteistyöelimelle kansallisilta sääntelyviranomaisilta saatavien tietojen kerääminen sekä tiedonvaihto ja tiedonvälitys parhaiden sääntelykäytänteiden levittäminen kansallisten sääntelyviranomaisten keskuudessa EU:ssa ja kolmansille osapuolille puheenjohtajan avustaminen sääntelyneuvoston ja viraston johtokunnan
2 Lähde: Viraston toimittama liite. työn valmistelemisessa tuen antaminen sääntelyneuvoston pyynnöstä perustetuille asiantuntijatyöryhmille.
BEREC - Office of the Body of European Regulators for Electronic Communications VIRASTON VASTAUKSET Kohta 11: BEREC ottaa huomioon budjettihallintoa koskevan huomautuksen ja on asettanut tavoitteekseen parantaa edelleen vuoden 2014 budjetin toteuttamista verrattuna vuosien ja 2013 budjetteihin. Siirrettyjen määrärahojen peruutusten suurta osuutta tullaan käsittelemään analysoimalla perinpohjaisesti tehtyjä siirtoja vuoden lopussa. Tämä toimenpide vaikuttaa todennäköisesti siirtojen kokonaismäärään myönteisellä tavalla, ja viraston tarkoituksena on vastaisuudessakin vähentää siirtojen määrää aikaistamalla sopimusten täytäntöönpanoaikoja.. Kohta 12: BEREC on tietoinen tilintarkastustuomioistuimen esittämän huomautuksen tärkeydestä ja etsii aktiivisesti ratkaisua viivästyneisiin maksuihin niiden suorittamiseksi 30:n päivän määräajassa. Virasto tarkastelee kolmea mahdollista parannusvaihtoehtoa: asiakirjojen kokoamiseen käytettävän ajan lyhentäminen edelleen, hyväksymiskiertoon osallistuvien työntekijöiden tarvittavan määrän varmistaminen ja varainhoitojärjestelmien kautta käytettävien teknisten parannusten soveltaminen. BEREC Office - FI