Tietosuoja-asetus Suomen Taitoluisteluliitto ry 22.4.2017 1
If your shop assistant was an app? Kuvasitaatti: https://www.theguardian.com/technology/2015/jan/12/shopkeeperspermissions-apps-smartphone-privacy 2
Milloin seura käsittelee henkilötietoja? Jäsenrekisteri Uutiskirjeet, laskutus, palkitseminen, tapahtumat jne. Kilpailuihin liittyvä henkilötietojen käsittely Osallistujat, pöytäkirjat, tuloslistat, jne. Kurinpitoon liittyvä henkilötietojen käsittely 3
Uusi tietosuoja-asetus Sitovasti voimaan touko-kesäkuussa 2018 Peruskäsitteet pysyvät: Henkilötieto Rekisterinpitäjä Käsittelijä Uusia velvoitteita rekisterinpitäjälle ja käsittelijälle vs. uusia oikeuksia rekisteröidylle 4
Käsiteltävät asiat I. Yleiset periaatteet II. Rekisteröidyn oikeudet III. Rekisterinpitäjä ja käsittelijä IV. Oikeussuojakeinot, vastuut ja sanktiot 5
OSA I Yleiset periaatteet 6
Perusteet käsittelylle Oikeutettu etu (hyvin samankaltainen kuin nykyinen asiallinen yhteys) Lakisääteinen velvoite (kansallisesta oikeudesta johtuva) Sopimuksen valmistelu ja toteuttaminen Suostumus Itsenäinen käsittelyperuste usein tarvetta silloin kun käsittelyllä voi olla jollain tavoin yllättäviä seurauksia rekisteröidylle Erotuttava muista sopimusehdoista Peruutusoikeus Alaikäiset Tietoyhteiskunnan palvelujen osalta ikäraja tulee olemaan Suomessa todennäköisesti 16 vuotta Muiden käsittelytarpeiden osalta asetuksessa ei ole erikseen määritetty ikärajaa 7
Millä perusteella seura käsittelee henkilötietoja? Jäsenrekisteri Jäsenyys Kilpailuihin liittyvä henkilötietojen käsittely Sopimus, asiallinen yhteys/oikeutettu etu Kurinpitoon liittyvä henkilötietojen käsittely Sopimus, asiallinen yhteys/oikeutettu etu Henkilötietojen julkaiseminen (myös minkä tahansa em. yhteydessä)? Vaatii lähtökohtaisesti aina suostumusta! Huomioitava erityisesti alaikäisten kohdalla 8
Yleiset periaatteet Nykyiset periaatteet säilyvät, velvoitteet täsmentyvät Käyttötarkoitussidonnaisuus Tietojen minimointiperiaatteet Todistustaakan siirtyminen selkeämmin rekisterinpitäjälle 9
OSA II Rekisteröidyn oikeudet 10
Rekisteröidyn oikeudet Informointi Pääsy henkilötietoon Korjausoikeus Oikeus vastustaa käsittelyä > Oikeuksien käytön mahdollisuus tarjottava selkeästi, helposti, läpinäkyvästi jne. 11
Informointivelvoite Informointihetki: keräyshetki, jos tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään, muutoin kohtuullisen ajan kuluessa Annettavat tiedot vastaavat pääasiassa nykyistä tietosuojaselostetta Lisäksi kerrottava tietojen säilytysaika (tai sen määräytymisperuste), valitusoikeus, suostumuksen peruutusoikeus, ja mahdollinen profilointi 12
Pääsyoikeus Pääsyoikeuden yhteydessä ilmoitettava samat seikat, jotka koskevat informointivelvoitetta Lisäksi: oikeus saada kopio henkilötiedoista Lisäkopioista on oikeus laskuttaa Tiedot annettava pääsääntöisesti sähköisesti (yleisesti käytetyssä muodossa) Vrt. muutos nykyiseen 13
Korjaus, poistaminen ja siirto Ilmoitettava myös muille tiedon vastaanottajille Oikeus siirtää tiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle strukturoidusti ja konekielisesti, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen 14
Alaikäiset? Alaikäisen oikeudet = huoltajan/vanhemman oikeuksia Ei tarkkaa ikärajaa sille, milloin voi päättää itsenäisesti riippuu tilanteesta ja lapsen kehitystasosta Mitä lapsi itse voi jo ymmärtää? Toisaalta myös velvollisuus huomioida lapsen mielipide ja etu 15
OSA III Rekisterinpitäjä ja käsittelijä 16
Rekisterinpitäjän vastuu Tulee pystyä osoittamaan asetuksen noudattaminen (tilivelvollisuus) Tietosuojakäytäntöjen käyttöönotto Hyväksyttyjen käytännesääntöjen noudattaminen Sertifikaatit 17
Rekisterinpitäjän vastuu Oletusarvoinen ja suunnitteluun perustava tietosuoja Asetuksen vaatimukset tulee huomioida jo suunnitteluvaiheessa Vain tarpeellisia tietoja voidaan käsitellä Huomio tietojen määrään, käsittelyn laajuuteen säilytysaikoihin ja tietoihin pääsyyn Velvoite voidaan todentaa sertifikaateilla 18
Rekisterinpitäjän vastuu Dokumentointivelvoitteet Rekisterinpitäjän tulee pitää kirjaa käsittelystä Kuka käsittelee Mitä käsitellään Käsittelyn tarkoitukset Siirrot EU/ETA alueen ulkopuolelle Säilytysajat Tietoturva Tietoturvaloukkaukset Käsittelijöillä omat velvoitteensa 19
Käsittelijät Ulkoistuksesta tulee sopia rekisterinpitäjän ja käsittelijän kesken Sisältövaatimuksia sopimukselle: Tietojenkäsittelyn kohde, kesto, luonne ja tarkoitukset, käsiteltävät tiedot ja rekisterinpitäjän oikeudet Käsittely vain rekisterinpitäjän ohjeiden perusteella Luottamuksellisuus ja tietoturva Rekisterinpitäjän avustaminen sen lakisääteisissä velvollisuuksissa 20
Käsittelijät Sopimusten sisältövaatimukset soveltuvat myös käsittelijöiden keskinäisessä suhteessa. Ei voi ulkoistaa (siirtää) käsittelyä toiselle käsittelijälle ilman rekisterinpitäjän etukäteistä suostumusta. Rekisterinpitäjän tulee tietää käsittelijän vaihtumisesta ja voida vastustaa tätä. Sopimuksina voidaan käyttää myös viranomaisen mallisopimuslausekkeita 21
Sakkouhka MEUR 10 / 2% MEUR 20 / 4% 22
Tietoturva, yleistä Velvoitteet koskevat sekä rekisterinpitäjää että käsittelijää Peitenimien (pseudonymisointi) ja salauksen käyttö Noudattaminen voidaan osoittaa käytännesäännöillä ja sertifikaateilla 23
Tietoturva, ilmoitusvelvoitteet Viranomaisille Rekisterinpitäjä 72 h Käsittelijä: ilmoitus rekisterinpitäjälle ilman kohtuutonta viivytystä Ilmoituksessa kuvataan loukkauksen luonne, todennäköiset seuraukset ja toimenpiteet Rekisteröidyille Korkea riski oikeuksille tai viranomainen edellyttää 24
Tietosuojan vaikutusten arviointi Kuvaus suunnitelluista toimenpiteistä ja tietojen käsittelyn tarkoituksesta Arvio käsittelyn tarpeellisuudesta ja suhteellisuudesta Arvio riskeistä Rekisteröityjen konsultointi Viranomaisen konsultointi, jos käsittely aiheuttaa merkittäviä riskejä 25
Tietosuojavastaava Rekisterinpitäjän ja käsittelijän tulee nimetä, jos: Julkinen viranomainen Rekisteröityjen systemaattinen ja laaja valvonta Erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvan tiedon käsittely (esim. biometrinen tieto)laajassa mittakaavassa Erityislainsäädäntö 26
Biometristen tietojen käsittely = kasvokuvat, sormenjäljet jne. joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa tai tunnistaminen varmistaa = erityinen henkilötietoryhmä, käsittelyperusteet rajattuja Tietosuojavastaava nimettävä, jos rekisterinpitäjän tai käsittelijän ydintehtävät muodostuvat näiden tietojen laajamittaisesta käsittelystä 27
28
Kurinpitotoimista sopiminen kurinpitotoimien edellytyksenä Suomen Taitoluisteluliitto ry 22.4.2017 29
Kurinpidon huoneentaulu 1) Ei rikosta ilman lakia - Määritä säännöissä rangaistavat teot ja seuraamukset 2) Kohteeksi ei voi valikoitua ulkopuoliset - Varmista kurinpitoon sitoutuminen 3) Yhden puheiden mukaan älköön ketään tuomittako - Selvitä tapahtumat riittävästi ja pyydä epäillyn kannanotto ennen päätöksentekoa 4) Tee perusteltu ratkaisu 5) Liitä päätökseen valitusosoitus 30
Kurinpidon lähtökohtia Yhdistyslakiin ei sisälly kurinpitoa koskevia säännöksiä Yhdistysten kurinpitovalta voi olla yhdistysoikeudellinen tai sopimusperusteinen Yhdistysoikeudellinen kurinpito Yhdistysautonomia oikeuttaa käyttämään jäseniinsä kurinpitokeinoja Kurinpidosta on määrättävä yhdistyksen säännöissä Lajiliiton kurinpito Lähtökohtaisesti sopimusperusteista kurinpitoa Lisenssin, pelipassin tai muun vastaavan kautta tapahtuva sitoutuminen Työnantajan kurinpito Jää esityksen tarkastelun ulkopuolelle 31
Seuran sisäinen kurinpito Myös seuran sisällä voi olla oma kurinpitojärjestelmä Edellyttää säännöissä olevia kurinpitomääräyksiä Seuraamukset voivat ulottaa vaikutuksensa vain seuran omaan harjoitus- ja kilpailutoimintaan Ei voida määrätä tietyn lajin kokonaisuudessaan koskevaa kilpailukieltoa, koska tällaisesta voi määrätä vain lajiliitto 32
Kurinpitomääräys Urheilun kurinpidossa vakiintuneesti edellytetään, että menettely, josta kurinpitoseuraamus voidaan määrätä, tulee kuvata riittävän täsmällisesti säännöissä tai muissa määräyksissä Ilman kurinpitomääräyksiä kurinpidolle ei ole edellytyksiä Kurinpitomääräyksen sisältö ( riittävä täsmällisyys ) Kurinpitomääräyksissä tulee määrittää, mitkä teot ovat rangaistavia ja minkälaisia seuraamuksia niistä voidaan määrätä UOL 1/2017: Urheilun kurinpidossa edellytetään vakiintuneesti, että se menettely, josta kurinpitoseuraamus voidaan määrätä, on määritelty riittävän täsmällisesti yhdistyksen säännöissä tai muissa määräyksissä taikka urheilijan ja yhdistyksen välisessä sopimuksessa. Rangaistavan menettelyn ohella kurinpitoa koskevissa määräyksissä on määriteltävä se, minkälaisia seuraamuksia kielletystä menettelystä voi seurata. Mikäli nämä edellytykset eivät täyty, kurinpitoseuraamuksen määräämiselle ei ole edellytyksiä UOL 23/2011 ja UOL 6/2014: Kurinpitoseuraamukseen johtanutta käyttäytymistä ei ollut määritetty riittävän täsmällisesti tilanteessa, jossa lajiliiton toimintasäännöissä oli määritetty hallituksen voivan päättää jäsenyhdistyksen jäseneen kohdistuvasta liiton alaista kilpailutoimintaa koskevasta kilpailukiellosta ja varoituksesta sen mukaan kuin tarkemmin määrätään liittokokouksen vahvistamissa kurinpitomääräyksissä, jos jäsenyhdistyksen jäsen on urheilun piirissä menetellyt liikunnan eettisten arvojen tai urheilun reilun pelin periaatteiden vastaisesti. 33
Kurinpitomääräys Kurinpitomääräyksen sisällön yleisluonteisuus voi johtaa siihen, että edellytyksiä kurinpitoseuraamukselle ei ole UOL 23/2011: Koska kurinpitoseuraamuksen määräämiseen johtavaa käyttäytymistä ei ole kuvattu riittävän täsmällisesti ja koska kurinpidon osalta ei ole annettu sääntöjen edellyttämiä kurinpitomääräyksiä, lautakunta katsoo, ettei Liitolla ole ollut edellytyksiä määrätä kurinpidollista varoitusta siitä menettelystä, joka päätöksessä on kuvattu. UOL 17/2014: Nyt kysymyksessä olevissa liiton säännöissä on todettu, että kurinpitoseuraamukseen voi johtaa liikunnan eettisten arvojen, urheilun reilun pelin periaatteiden tai hyvän tavan vastaiset teot sekä hyvän budohengen vastaiset teot ja käytösrikkomukset sekä lajin mainetta vahingoittavat toimet. Oikeusturvalautakunta toteaa, että liiton edellä selostetuissa säännöissä ei ole yksilöity niitä lajin luonteen vastaisia tekoja, joista kurinpitoseuraamus on mahdollista määrätä. Minkäänlaista määrittelyä tai luonnehdintaa ei ole esimerkiksi hyvän tavan vastaisista teoista tai hyvän budohengen vastaisista teoista taikka lajin mainetta vahingoittavista toimista, jotka voivat johtaa kurinpitoseuraamukseen. Jotta kurinpitotoimiin voitaisiin ryhtyä yleisluonteisen kurinpitomääräyksen perusteella, tulisi menettelyn kohteena olevan toiminnan olla siinä määrin räikeää, että menettelyn eettisten arvojen loukkaavuutta tai reilun pelin vastaisuutta voitaisiin pitää lähtökohtaisesti selvänä 34
Kurinpitomääräys Esimerkkinä riittävän täsmällisestä kurinpitomääräyksen sisällöstä urheilun eettisten periaatteiden määrittely: Urheilun eettisten periaatteiden vastaista toimintaa on: urheilulle vieraiden aineiden käyttö, huumeiden ja dopingaineiden käyttö tai käytön edistäminen, julkinen häiritsevä esiintyminen alkoholin vaikutuksen alaisena kilpailu- ja harjoitustilanteissa, tupakan ja tupakkatuotteiden käytön yhdistäminen urheilutilanteisiin (Seurojen mallisäännöt, Suomen Voimisteluliitto ry) Lajikohtaisten erojen huomioon ottaminen kurinpitomääräyksissä Lajiliitolla on mahdollista ottaa lajiin liittyvät erityiset käyttäytymisvaatimukset huomioon omissa kurinpitosäännöissään Joukkuelajit, taitolajit yms. Jos kurinpitomääräyksiä ei ole ollenkaan, ei kurinpidolle ole edellytyksiä 35
Kurinpitoon sitouttaminen Urheilun kurinpidon vakiintuneisiin periaatteisiin kuuluu se, että urheilijalle voidaan määrätä vain sellaisissa kurinpitomääräyksissä mainittuja seuraamuksia, joihin hänet on sitoutettu Kurinpitoseuraamuksen antamisen tulee perustua joko urheilijaa velvoittaviin sääntöihin tai sopimuksiin Jäsenyhdistys voi säännöissään sitouttaa jäsenensä lajiliiton kurinpitovaltaan Sopimuksella sitouttaminen varmin tapa Jos urheilija tai toimihenkilö ei ole menettelyn aikana sitoutunut kurinpitosääntöihin, edellytyksiä kurinpidolle ei ole, vaikka urheilija tai toimihenkilö tulee myöhemmin seuran jäseneksi UOL 17/2008: Valittajat ovat eronneet seuroistaan ennen osallistumista lippupalloturnaukseen, eikä heillä ollut turnauksen aikana myöskään voimassa olevaa kilpailulisenssiä. Näin ollen kilpailusäännöt eivät ole sitoneet valittajia seuran jäsenyyden eikä lisenssiehtojenkaan perusteella. 36
Kurinpitoseuraamukset Rangaistavan menettelyn lisäksi myös seuraamukset tulee määrittää kurinpitomääräyksissä UOL 1/2017: Koska säännöissä ei ole määritelty kurinpitoseuraamuksena minkäänlaista harjoittelu- ja kilpailukieltoa, sellaista ei ole voitu määrätä myöskään säännöissä määriteltyä seurasta erottamista lievempänä seuraamuksena, kuten poikkeuksellisesti voisi olla mahdollista määrätä esimerkiksi varoitus julkisen varoituksen asemesta. Harjoittelu- ja kilpailukiellon osalta kysymys on sellaisesta seuraamuslajista, jota seuran säännöissä ei ole mainittu. Tavanomaisia seuraamuksia ovat: 1. Varoitus 2. Kilpailu- ja toimintakielto (määräajaksi tai tietty ottelumäärä) 3. Kurinpitosakko Tulee määrittää rangaistusasteikot Esimerkiksi sakko 500 5 000 euroa Esimerkiksi kilpailu- ja toimintakieltoa enintään 10 ottelua tai määräajaksi kuitenkin enintään kahdeksi vuodeksi 37
Väliaikaiset toimintakiellot Urheilija voi menetellä urheilun ulkopuolella moitittavasti tavalla, jolla on vaikutuksia myös urheiluun. Tällöin voi nousta esille kysymys väliaikaisen toimintakiellon määräämisestä siviilielämän asioiden selvittämisen ajaksi Väliaikaisesta toimintakiellosta tulee olla määräys kurinpitosäännöissä UOL 1/2008: Lautakunta toteaa, että kilpailusäännöissä tai kurinpitomääräyksissä ei ole minkäänlaisia määräyksiä sellaisesta väliaikaisesta pelikiellosta, josta liiga katsoo nyt olevan kysymys. Näin ollen liigan K:lle määräämä väliaikainen pelikielto ei perustu kilpailusääntöihin eikä kurinpitomääräyksiin. 38
Kiitos! Pia Ek pia.ek@castren.fi Anna-Sofia Kivi anna-sofia.kivi@castren.fi 39