Siilinjärven kunta Pöytäkirja 1/2017 1 Tarkastuslautakunta Kokousaika 23.02.2017 kello 09:00-11:30 Kokouspaikka Kunnanhallituksen kokoushuone Asiat Otsikko Sivu 1 Vuoden 2016 tilinpäätös 3 2 Seurantavastuut 4 3 Tilintarkastuspalveluiden kilpailuttaminen 5 4 Muut asiat 8 5 Seuraava kokous 9
Siilinjärven kunta Pöytäkirja 1/2017 2 OSALLISTUJAT Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Hiltunen Päivi Puheenjohtaja Ojala Kari Varapuheenjohtaja Jäppinen Jyrki Jäsen Karacali Kirsi Jäsen Kotimäki Kyllikki Jäsen Heikkinen Päivi Sihteeri Muut Koskelo Lilja Tilintarkastaja JHT, HT Takkinen Pekka Talousjohtaja Läsnä 1 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltai seksi. ASIAT 1-5 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Jyrki Jäppinen ja Kari Ojala PÖYTÄKIRJAN ALLEKIRJOITUS JA VARMENNUS Päivi Hiltunen Päivi Heikkinen puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN Siilinjärvi 23.02.2017 TARKASTUSTAPA Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi.pöytäkirjan käsittelylehdet on samalla varustettu nimikirjaimillamme. Jyrki Jäppinen Kari Ojala PÖYTÄKIRJA ON Siilinjärven kunnantalo 29.03.2017 PIDETTY YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Tarkastusasiantuntija Päivi Heikkinen virka-ase ma allekirjoitus
Siilinjärven kunta Pöytäkirja 1/2017 3 Tarkastuslautakunta 1 23.02.2017 Vuoden 2016 tilinpäätös Tarkltk 23.02.2017 1 Tarkastuslautakunta pyytää talousjohtaja Pekka Takkisen kertomaan ennakkotietoa vuoden 2016 tilinpäätöksestä. Merkitään tiedoksi talousjohtaja Pekka Takkisen katsaus ja keskustelu asiasta. Hyväksyttiin.
Siilinjärven kunta Pöytäkirja 1/2017 4 Tarkastuslautakunta 2 23.02.2017 Seurantavastuut Tarkltk 23.02.2017 2 Kukin tarkastuslautakunnan jäsen antaa omalta osaltaan selonteon lautakuntien seurantavastuista. Merkitään tiedoksi selonteot ja käyty keskustelu. Hyväksyttiin. Tarkastuslautakunta pyytää kunnanjohtajalta selvityksen Kuuslahden kouluhankkeen kustannusarviosta ja rahoituslaskelmista 23.3.2017 kokoukseen.
Siilinjärven kunta Pöytäkirja 1/2017 5 Tarkastuslautakunta 48 27.09.2016 Kunnanvaltuusto 23 31.10.2016 Tarkastuslautakunta 62 22.11.2016 Tarkastuslautakunta 3 23.02.2017 Tilintarkastuspalveluiden kilpailuttaminen 2162/02.02.01/2014 Tarkltk 27.09.2016 48 Uudistunut kuntalaki astui voimaan 1.5.2015. Lain 121 :n mukaisesti tarkastuslautakunnan tulee valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Kuntalain 122 :n mukaisesti valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, jonka tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä yhteisö (JHTT-yhteisö). Kuntalain mukaan tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuudeksi tilikaudeksi hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Kuntalain mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta huolehtiminen. Lain perustelujen mukaan yhteensovittaminen voi tarkoittaa kuntakonsernin tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen järjestämistä koskien muun muassa tarjouspyyntöä, tarjousvertailua ja tilintarkastajaehdokkaiden nimeämistä konserniyhteisöihin. Siilinjärven kunnan nykyisen tilintarkastusyhteisön toimikausi vuosille 2014-2016 on umpeutumassa, minkä vuoksi on syytä käynnistä tilintarkastuspalveluiden kilpailutusprosessi. Koska valmisteltava olevan ja vuoden 2019 alusta voimaantulevaksi suunnitellun sote- ja maakuntauudistuksen vaikutuksia tarkastuspäivien määrään ei pystytä luotettavasti arvioimaan, on perusteltua kilpailuttaa tilintarkastussopimus kahdeksi vuodeksi. Kilpailutettavaan sopimukseen on sekä edellä mainituista syistä että riskienhallintanäkökulmasta syytä varata optiomahdollisuus yhdestä kahteen vuodeksi. Tarkastuslautakunta päättää esittää kunnanvaltuustolle, että valtuusto päättää kunnan tilintarkastussopimuksen kilpailuttamisesta vuosiksi 2017-2018 sekä kilpailutukseen sisällytettävästä yhdestä kahteen optiovuoden käyttömahdollisuudesta. Optiovuoden tai -vuosien tarkastuspäivien määrää ja hintaa voidaan tarkistaa toisen sopimusvuoden aikana. Hyväksyttiin. Kv 31.10.2016 23
Siilinjärven kunta Pöytäkirja 1/2017 6 Kunnanvaltuusto päättää kunnan tilintarkastussopimuksen kilpailuttamisesta vuosiksi 2017-2018 sekä kilpailutukseen sisällytettävästä yhdestä kahteen optiovuoden käyt tö mah dol lisuu des ta. Optiovuoden tai -vuosien tarkastuspäivien määrää ja hintaa voidaan tar kis taa toisen sopimusvuoden aikana. Hyväksyttiin. Tarkltk 22.11.2016 62 Tarkastuslautakunta aloittaa tilintarkastuksen kilpailutuksen valmistelun vuosiksi 2017-2018 kunnanvaltuuston 27.9.2016 kokouksen käsittelyn mukaisesti. Tarkastuslautakunta valmistelee tilintarkastuksen kilpailutusta vuosiksi 2017-2018. Tarkastuslautakunta päätti tilintarkastuksen kilpailuttamisesta tilikausille 2017-2018 ja option käyttämahdollisuudesta tilikausien 2019-2020 yhden tai kahden vuoden osalta. Optiovuoden tai -vuosien tarkastuspäivien määrää ja hintaa voidaan tarkistaa toisen sopimusvuoden aikana. Tarkastuslautakunta päätti tilintarkastuksen kilpailuttamisen kriteereiksi hinta 50 % (max 50 pistettä) ja laatu 50 % (max 50 pistettä). Laadussa otetaan huomioon vastuullisen JHTT-/JHT-tarkastajan työn osuus 25 % (max 25 pistettä) ja kokemus yli 20.000 asukkaan kuntien/kuntayhtymien tarkastuksesta 25 % (max 25 pistettä). Tarkltk 23.02.2017 3 Tarkastuslaukunta valtuutti sihteerin valmistelemaan tarjouspyynnön sekä allekirjoittamaan sen yhdessä tarkastuslautakunnan puheenjohtajan kanssa. Tarjouspyyntö julkaistaan Hilmassa ja tarjouksen tulee olla voimassa neljä kuukautta tarjouskilpailun päättymispäivästä. Siilinjärven kunnan tilintarkastuspalvelut tilikausille 2017-2018 ja optiona tilikaudet 2019 ja 2020 on kilpailutettu Hilman kautta. Tarjouspyyntö on julkaistu Hilmassa 13.12.2016 ja tarjousten jättöaika päättynyt 31.1.2017 klo 15.45. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät BDO Audiator Oy, KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy ja TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy. Tarjousvertailu on tämän asiakohdan liitteenä. Tarkastuslautakunta esittää kunnanvaltuustolle, että Siilinjärven kunnan tilintarkastuspalveluiden toimittajaksi vuosiksi 2017-2018 valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt TALVEA Julkishallinnon
Siilinjärven kunta Pöytäkirja 1/2017 7 Palvelut Oy. Tarkastuslautakunta esittää samalla, että kunnanvaltuusto valtuuttaa tarkastuslautakunnan päättämään optiovuosien käytöstä valitun tarkastusyhteisön kanssa. Liitteet Hyväksyttiin. Merkittiin, että tilintarkastaja JHT, HT Lilja Koskelo poistui kokouksesta ennen tämän asiakohdan käsittelyä. Tilintarkastustarjousten vertailu
Siilinjärven kunta Pöytäkirja 1/2017 8 Tarkastuslautakunta 4 23.02.2017 Muut asiat Tarkltk 23.02.2017 4 Käsitellään koulutukset ja muut esille tulevat asiat. Sidonnaisuusrekisteri: Hallintosihteeri Tuula Kohonen on ilmoittanut, että Innofactorin sidonnaisuusrekisterin tulevan palveluna toimituksiin toukokuussa 2017. Rekisteri toteutetaan kesällä alkavaa valtuustokautta silmällä pitäen. Rekisteri toimii verkossa palveluna, johon mm. luottamushenkilöt ja viranhaltijat kirjautuvat täyttämään vaadittuja tietoja. Rekisterissä on työnkulku pääkäyttäjille ja tarkastuslautakunnalle, minkä jälkeen käsitellyt sidonnaisuudet julkaistaan samassa verkkopalvelussa suurelle yleisölle ja mm. lehdistölle. Ko. sidonnaisuusrekisteriä käytetään yleisen tietoverkon kautta. Tällöin vältetään paperilomakkeiden liikuttamiselta sekä kaksinkertaiselta työltä ja paperiprosessin aiheuttamilta virheiltä ja viiveiltä. Myös tietojen ajantasaisuus ja raportointi tapahtuvat verkkopalvelussa, johon laissa kuvatut henkilöt itse kirjautuvat ilmoittamaan sidonnaisuuksistaan. Merkitään tiedoksi, että Siilinjärven kunta hankkii palvelusovelluksen.
Siilinjärven kunta Pöytäkirja 1/2017 9 Tarkastuslautakunta 5 23.02.2017 Seuraava kokous Tarkltk 23.02.2017 5 Tarkastuslautakunnan seuraava kokous on alustavasti sovittu pidettäväksi 28.3.2017. Tarkastuslautakunta päättää seuraavan kokouksen ajankohdasta. Seuraava tarkastuslautakunnan kokous pidetään 23.3.2017 klo 8.00.
Siilinjärven kunta Pöytäkirja 1/2017 10 Tarkastuslautakunta Kokouspäivämäärä 23.02.2017 MUUTOKSENHAKUKIELLOT Seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta Peruste Kuntalaki 91, koska päätökset koskevat vain valmistelua tai täytän töön pa noa. Pykälät 1-5 Jäljempänä oikaisuvaatimusta koskevassa kohdassa lueteltuihin päätöksiin ei saa Kunta lain 89 :n 1 mom. mu kaan hakea muutosta valittamalla, koska ko. päätöksiin voidaan ha kea muutosta kirjallisella oi kai su vaati muk sel la. Hallintolainkäyttölain 5 :n 1. mom / muun lainsäädännön mukaan, pykälät ja pe rus te: MUUTOKSENHAKU OIKAISUVAATIMUKSELLA Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen siltä osin kuin kyse ei ole kunnallisten vir kaja työehtosopimusten soveltamisesta tai tulkinnasta. Pykälät -- Muutoksen- Siilinjärven kunta, korvaa tämä teksti oikealla muutoksenhakutoimielimen nimellä hakuviran- omainen Faksi 017 401 132, sähköposti PL 5, 71801 Siilinjärvi (Käyntiosoite: Kasurilantie 1) kirjaamo@siilinjarvi.fi Määräaika ja si säl tö Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista ja toimitet ta va oi kaisu vaa ti mus ajan kuluessa viraston aukioloaikana (kello 8:00-15:45) yllä ole vaan osoit tee seen tai sähköpostiosoitteeseen tai telekopiolaitteeseen. Oikaisuvaatimus, josta on käytävä il mi vaatimus pe rus tei neen, on tekijän allekirjoitettava. Säh köi ses ti saapunutta asiakirjaa ei tar vit se täydentää vain al le kir joi tuk sen saamiseksi, jos asia kir jas sa on tiedot lähettäjästä eikä asias sa ole muutoin syytä epäil lä lähettäjän hen ki löl li syyt tä tai sitä, että viestin sisältö on muut tu nut sähköisen asioin ti ta pah tuman aikana. MUUTOKSENHAKU VALITTAMALLA Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätök seen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oi kai suvaa ti muk sen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksella myös asian osai nen sekä kunnan jäsen. Valitusviranomai nen Itä-Suomen hallinto-oikeus PL 1744, 70101 Kuopio (käyntiosoite: Minna Canthin katu 64, 70100 Kuopio), faksi 029 564 2501, säh kö pos ti ita-suomi.hao@oikeus.fi Pykälät -- Kunnallisvalitus Valitusaika 30 päivää Pykälät -- Hallintovalitus Valitusaika päivää Pykälät -- Muu valitusviranomainen (osoite, postiosoite ja sähköpostiosoite) Valitusaika: päivää. Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista. Valitusasiakirjan sisältö Valituskirjassa on ilmoitettava 1) valittajan nimi, ammatti, asuinkunta ja postiosoi te, 2) pää tös, johon haetaan muutosta, 3) miltä osin päätöksestä va li tetaan ja muutos, joka sii hen vaaditaan teh täväk si ja 4) muutosvaati muksen perusteet. Valituskirja on valittajan tai valituskirjan muun laa ti jan oma kä ti ses ti allekir joitetta va. Jos ainoastaan laatija on al lekirjoittanut valituskirjan, sii nä on mai nitta va myös laatijan am matti, asuinkunta ja posti osoite. Valituskirjaan on liitettävä pää tös, josta va lite taan, alku peräisenä tai viran puo lesta oi keaksi todistettuna jäljennöksenä se kä todistus siitä päivästä, josta vali tusaika on luettava. Valitusasiakirjojen toimittamisesta ja mahdollisesta oikeudenkäyntimaksusta Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä. Omal la vastuul la valitusasiakirjat voi lähettää postitse,lähetin välityksellä tai sähkö postil la. Postiin va li tus asiakir jat on jätettävä niin ajois sa, että ne ehtivät peril le ennen va litus ajan päättymistä. Valitusasiakirjat voi toimittaa myös (nimi, osoite ja postiosoite) Pykälät: - Valitusasiakirjat on toimitettava, mikäli se on muu kuin valitusviranomai nen - Oikeudenkäyntimaksu: Tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviran omaisten suorit teista pe rittä vis tä maksuista annetun lain nojalla muutoksenhaki jalta voidaan hallinto-oikeudessa pe riä oikeu den käyn ti mak su, joka on tällä hetkel lä 250 euroa. Mikäli hallinto-oikeus muuttaa va li tuk senalais ta päätöstä muutoksenhakijan eduksi, oikeudenkäyntimaksua ei peritä. Maksua ei myöskään pe ri tä eräissä asiaryhmissä eikä myöskään mikäli asianosainen on muualla laissa vapautettu maksus ta. Maksuvelvollinen on vireillepanija ja maksu on valituskirjelmäkohtainen. Lisätietoja: Yksityiskohtainen muutoksenhakuohje liitetään pöytäkirjanotteeseen.