LUETTELO KÄSITELLYISTÄ ASIOISTA

PÖYTÄKIRJA 3/2015 1 Aika: 25.03.2015 klo 17:00-20:10 Paikka: Kaupungintalo, kokoushuone 3 LUETTELO KÄSITELLYISTÄ ASIOISTA Otsikko Sivu 87 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 88 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 4 89 Kauniaisten kaupungin vuoden 2014 tilinpäätöksen esittely 5 90 Sisäinen valvonta ja konsernivalvonta 6 91 Arviointilomakkeen kehittäminen 7 92 Tarkastuslautakunnan jäsenten havainnot 8 93 Arviointikertomuksen 2014 laadinta 9 94 Tilintarkastusyhteisön kilpailuttaminen 10 95 Seuraava kokous 14

PÖYTÄKIRJA 3/2015 2 Läsnä: Kurkela Heikki puheenjohtaja Fellman Veronica varapuheenjohtaja Jääskeläinen Pirkko jäsen Kuvaja Pekka jäsen, pöytäkirjanpitäjä 94 Willman Guy jäsen Boström Mikael talousjohtaja Widén Torsten kaupunginjohtaja Sova Kirsi pöytäkirjanpitäjä, 87-93 ja 95 Allekirjoitukset Heikki Kurkela Kirsi Sova puheenjohtaja sihteeri, 87-93 ja 95 Pekka Kuvaja sihteeri, 94 Käsitellyt asiat 87-95 Pöytäkirja tarkastettu Kauniaisissa 16.4.2015 Allekirjoitukset Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Kauniaisissa 17.4.2015 Todistaa Karola Nyman ilmoitustaulun hoitaja

PÖYTÄKIRJA 3/2015 3 87 25.03.2015 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARKLTK 87 Kuntalain mukaan lautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Todettiin.

PÖYTÄKIRJA 3/2015 4 88 25.03.2015 Pöytäkirjan tarkastajien valinta TARKLTK 88 Hallintosäännön mukaan pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. on päättänyt 4.9.2013 10, että pöytäkirja tarkastetaan valitsemalla kussakin kokouksessa kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastajina olivat Veronica Fellman ja Erkki Karimaa.. valitsee keskuudestaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. päätti, että pöytäkirja tarkastetaan jatkossa aina tarkastuslautakunnan seuraavassa kokouksessa.

PÖYTÄKIRJA 3/2015 5 89 25.03.2015 Kauniaisten kaupungin vuoden 2014 tilinpäätöksen esittely TARKLTK 89 Kauniaisten kaupungin kaupunginjohtaja Torsten Widén ja talousjohtaja Mikael Boström on kutsuttu kokoukseen esittelemään kaupungin vuoden 2014 tilinpäätöstä. merkitsee tilinpäätöksen esittelyn tiedokseen. Tilinpäätöksen esittely merkittiin tiedoksi.

PÖYTÄKIRJA 3/2015 6 90 25.03.2015 Sisäinen valvonta ja konsernivalvonta TARKLTK 90 Kokoukseen on kutsuttu kaupunginjohtaja Torsten Widén ja talousjohtaja Mikael Boström kertomaan kaupungin sisäisestä valvonnasta ja konsernivalvonnasta.. merkitsee esittelyn sisäisestä valvonnasta ja konsernivalvonnasta tiedoksi. merkitsi esittelyn sisäisestä valvonnasta ja konsernivalvonnasta tiedoksi. Kaupunginjohtaja Torsten Widén ja talousjohtaja Mikael Boström poistui kokouksesta asian käsittelyn päätyttyä klo 18.15.

PÖYTÄKIRJA 3/2015 7 73 28.01.2015 82 25.02.2015 91 25.03.2015 Arviointilomakkeen kehittäminen TARKLTK 28.01.2015 73 jatkaa keskustelua arviointilomakkeen kehittämisestä. merkitsee keskustelun tiedoksi. Päätettiin siirtää seuraavaan kokoukseen. TARKLTK 25.02.2015 82 jatkaa keskustelua arviointilomakkeen kehittämisestä. merkitsee keskustelun tiedoksi. Tarkastuslautakunnan päätti, että Erkki Karimaa jatkaa arviointilomakkeen kehittämistä. TARKLTK 91 jatkaa keskustelua arviointilomakkeen kehittämisestä. keskustelee arviointilomakkeesta ja päättää sen käyttöönotosta. jatkaa arviointilomakkeen kehittämistä.

PÖYTÄKIRJA 3/2015 8 92 25.03.2015 Tarkastuslautakunnan jäsenten havainnot TARKLTK 92 Tarkastuslautakunnan jäsenet keskustelevat arviointikertomukseen otettavista havainnoista. merkitsee tiedoksi jäsenten havainnot. merkitsi keskustelun tiedoksi ja arvioinnin perusteeksi.

PÖYTÄKIRJA 3/2015 9 93 25.03.2015 Arviointikertomuksen 2014 laadinta TARKLTK 93 on suorittanut arviointivuoden 2014 aikana työohjelmaansa merkittyjen asiakokonaisuuksien arvioinnit. raportoi havainnoistaan valtuustolle arviointikertomuksen muodossa. käy keskustelua arviointikertomukseen otettavista asioista sekä päättää arviointikertomuksen valmistelun aikataulusta. Arviointikertomuksen laadintaa jatketaan seuraavassa kokouksessa. Jatketaan arviointikertomuksen valmistelua.

PÖYTÄKIRJA 3/2015 10 59 25.11.2014 67 17.12.2014 76 28.01.2015 85 25.02.2015 94 25.03.2015 Tilintarkastusyhteisön kilpailuttaminen TARKLTK 25.11.2014 59 Kaupunginvaltuusto on 29.4.2013 ( 38) päättänyt hyväksyä BDO Audiator Oy:n vuosien 2013-2014 tilintarkastuspalveluista jättämän tarjouksen. Kaupungin BDO Audiator Oy:n kanssa tekemä sopimus tilintarkastuspalveluista tilivuosille 2013-2014 on voimassa siihen saakka, kunnes vuoden 2014 tilintarkastus on loppuun suoritettu ja valtuusto on hyväksynyt tilinpäätöksen. Näin ollen on ajankohtaista hankkia tilintarkastuspalvelut vuonna 2015 alkavalle tilikaudelle. Tällä hetkellä voimassa olevan kuntalain 72 :n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden tai useamman tilintarkastajan, joka toimii tehtävässään virkavastuulla. Tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastajalautakunnan hyväksymä henkilö (JHTT-tilintarkastaja) tai yhteisö (JHTT-yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTT-tilintarkastaja. Ellei tilintarkastajaksi valita yhteisöä ja tilintarkastajia valitaan vain yksi, on valittava vähintään yksi varatilintarkastaja. Kuntalaki on uudistumassa ja uuden lakiehdotuksen 123 :n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, jonka tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä yhteisö (JHTT-yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi julkishallinnon ja -talouden hyväksytty tilintarkastaja (JHTT-tilintarkastaja). Tilintarkastajat toimivat tehtävissään virkavastuulla. Lakiehdotuksen myötä tilintarkastajaksi ei voitaisi enää valita luonnollista henkilöä ja kun tilintarkastajaksi valitaan yhteisö, varatilintarkastajan valitseminen ei ole tarpeellista. Tämä vastaa kaupungin nykyistä sopimusta. Muutoin lakiehdotuksessa ehdotetut tilintarkastusta koskevat säännökset vastaavat pääosiltaan voimassa olevan kuntalain sääntelyä. Ehdotuksessa korostetaan sitä, että tilintarkastajilla on oltava toiminnalliset ja taloudelliset edellytykset riippumattoman ja riittävän laajan tilintarkastuksen toimittamiseen. Lisäksi kuntakonserniin kuuluvan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava sama tilintarkastusyhteisö kuin emoyhteisönä toimivalla kunnalla, jollei ole erityistä syytä poiketa tästä pääsäännöstä. Lisäksi ehdotetaan tilintarkastajan tietojensaantioikeuden laajentamista koskemaan kuntakonserniin kuuluvia yhteisöjä ja säätiöitä. Kesällä 2012 voimaan tulleen lainmuutoksen mukaan tilintarkastajan valintaa ei ole enää sidottu valtuuston toimikauteen, vaan tilintarkastaja voidaan valita enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on kuntalain 71 :n mukaan valmistella

PÖYTÄKIRJA 3/2015 11 59 25.11.2014 67 17.12.2014 76 28.01.2015 85 25.02.2015 94 25.03.2015 valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Tilintarkastajan valinnan valmistelusta vastaa tarkastuslautakunta. Tarkastuslautakunnan tulee ottaa valmistelussa kantaa ensinnäkin hankinnan sisällöstä. Uusi hankinta sisältää myös tytäryhtiöiden tilintarkastuksen, mutta sisältyvätkö hankintaan muuta kuin lakisääteiset tehtävät, siitä on päätettävä. Päätettävä on myös sisältyykö tarkastuslautakunnan sihteeripalvelut hankintaan. Lisäksi on otettava kantaa sopimuskaudesta ja valintaperusteista. Viimeksi tilintarkastuspalveluiden hankinta on toteutettu suorahankintana, minkä takia nyt olisi hyvä kilpailuttaa. Kun kilpailutetaan, niin olisi hyvä tehdä se mahdollisimman pitkällä sopimuskaudella. Kauden olisi kuitenkin hyvä päättyä eri aikaan kun valtuuston toimikausi, koska silloin useimmat kunnat kilpailuttavat ja toisaalta sen takia ettei vanha tarkastuslautakunta määritä seuraavan tarkastuslautakunnan toimikauden tilintarkastuksen sisältöä. Jos halutaan pitää mahdollisena päästä irti pitkästä sopimuksesta aikaisemmin, on mahdollista käyttää optioehtoa, optiovuosia. Optio antaa valintaoikeuden, oikeuden jatkaa sopimusta tai jättää se tekemättä. Edellytyksenä on, että hankinta on kilpailutettu määräaikaisilla optiovuosilla. Huomioitavaa on että optiosta on pakko päättää kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä (laki julkisista hankinnoista 28 3 mom.). Lisäksi myös option ennakoitu arvo on otettava huomioon alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvoa laskettaessa ja optiovuodet lasketaan mukaan sopimuskauteen. Arvolla taas on merkitys onko kyse pienhankinnasta, kansallisesta hankinnasta tai EU-hankinnasta. Nykyinen sopimus on sisältänyt vain tilintarkastuksen lakisääteiset tehtävät ilman tytäryhtiöitä ja tarkastuslautakunnan sihteeripalvelua. Nämä on hankittu erillisillä sopimuksilla. Nykyisen sopimuksen ja sihteeripalveluiden vuosikustannukset (ilman tytäryhtiöitä) ovat olleet 20 309 euroa vuonna 2013. Palvelun hankintaa voi lähteä valmistelemaan mutta kuntalain uudistuksen takia lopullista tarjouspyyntöä ei tule julkaista, ennen kuin lain sisältö on selvä. Valmistelusta vastaa tarkastuslautakunta. Kaupungin virkamiehet eivät voi osallistua valmisteluun. Yksi mahdollisuus on käyttää ulkopuolista konsulttia valmistelussa. Mikäli nykyinen tilintarkastusyhteisö ei ole halukas jatkamaan eikä aio jättää tarjousta, niin sekin voi valmistella asiaa. Muussa tapauksessa nykyinen tilintarkastaja ei voi osallistua missään vaiheessa valmisteluun. Uudesta hankinnasta tulisi päättää kaupunginvaltuustossa 8.6.2015 tai jos nykyinen tilintarkastusyhteisö ei jatka niin se voi olla aikaisemminkin.... Asian käsittely: Kirsi Sova poistui esteellisenä kokouksesta tämän pykälän

PÖYTÄKIRJA 3/2015 12 59 25.11.2014 67 17.12.2014 76 28.01.2015 85 25.02.2015 94 25.03.2015 käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Pöytäkirjanpitäjäksi tämän pykälän osalta valittiin Johanna Hammarberg. tulee päättää tilintarkistuspalvelun sisällöstä, sopimuskaudesta ja valintaperusteista. Pyydetään kokonaistarjousta kaupungin tilintarkastuspalveluista, siten että se sisältää myös kaupungin tytäryhtiöt. Lakisääteisten tehtävien lisäksi tilintarkastuspalvelutarjoaja saa tarjota lisätoimeksiantoja tunti- ja päivähinnalla. Tämän tarjouksen lisäksi pyydetään tarjous tarkastuslautakunnan sihteerityöstä lisäpalveluna ja erillisenä tuntityönä. Tarjouspyynnön sopimuskaudeksi päätettiin neljää (4) vuotta. Tilikaudesta 2015-2018. jatkaa tarjouspyynnön laatimista lautakunnan seuraavassa kokouksessa joka on 17.12.2014. TARKLTK 17.12.2014 67 Asian käsittely: Kirsi Sova poistui esteellisenä kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Pöytäkirjanpitäjäksi tämän pykälän osalta valittiin Pekka Kuvaja.... Lautakunta päättää tilintarkastusyhteisön kilpailuttamisen valmistelun jatko toi mis ta. Lautakunta päätti perustaa tarjouspyynnön valmistelutyöryhmän. Työ ryhmän muodostavat kaupunginlakimies ja 1-2 virkamiestä, joilla on han kinta pro ses sin ja kilpailuttamisen osaamista sekä lautakunnan edustaja joka toi mii työryhmän vetäjänä. Työryhmän tulee tuoda esitys tar kas tus lau takun nal le vuoden 2015 helmikuun loppuun mennessä. TARKLTK 28.01.2015 76 jatkaa tarjouspyynnön valmistelua. Asian käsittely: Kirsi Sova poistui esteellisenä kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Pöytäkirjanpitäjäksi tämän pykälän osalta valittiin Guy Willman.

PÖYTÄKIRJA 3/2015 13 59 25.11.2014 67 17.12.2014 76 28.01.2015 85 25.02.2015 94 25.03.2015 Lautakunta käsitteli työryhmän laatiman tilintarkastuksen tarjouspyyntöluonnoksen ja päätti jatkaa asian valmistelua. TARKLTK 25.02.2015 85 jatkaa tarjouspyynnön valmistelua. Asian käsittely: Kirsi Sova ja Guy Willman poistui esteellisenä kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Pöytäkirjanpitäjäksi tämän pykälän osalta valittiin Pekka Kuvaja. Lautakunta päätti jatkaa tarjouspyynnön laatimista ulkopuolisen asiantuntijan kanssa ja tilata saatujen tarjousten perusteella PTCServices Oy:ltä tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen valmistelun. Lautakunta päätti myös, että puh.joht. Heikki Kurkela ja varapuh.joht. Veronica Fellman valmistelevat tarjouspyynnön yhdessä PTCServices Oy:n kanssa. TARKLTK 94 jatkaa tarjouspyynnön valmistelua. Asian käsittely: Kirsi Sova ja Guy Willman poistui esteellisenä kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Pöytäkirjanpitäjäksi tämän pykälän osalta valittiin Pekka Kuvaja. Lautakunta keskusteli valmistelutilanteesta ja jatkaa tarjouspyynnön valmistelua.

PÖYTÄKIRJA 3/2015 14 95 25.03.2015 Seuraava kokous TARKLTK 95 Päätetään tarkastuslautakunnan seuraavasta kokouksesta. päätti pitää seuraavan kokouksen 16.4.2015.

PÖYTÄKIRJA 3/2015 15 Kunta KAUNIAISTEN KAUPUNKI OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS Kokouspäivämäärä Pykälät 25.3.2015 87-95 MUUTOKSENHAKUKIELLOT Kieltojen perusteet Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä kuntalain 91 :n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua ja täytäntöönpanoa Pykälät Koska päätöksestä voidaan tehdä kuntalain 89 :n 1 mom mukaan kirjallinen oikaisuvaatimus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. Työsopimussuhteeseen ottamista tai päättämistä koskevasta päätöksestä voidaan kuitenkin tehdä oikaisuvaatimus vain jos valitusperusteina ovat, että 1) pää tös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä, 2) päätöksen tehnyt viranomainen on ylittä nyt toi mival tan sa tai 3) päätös on muuten lainvastainen. Pykälät Hallintolainkäyttölain tai muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. Pykälät ja valituskieltojen perusteet OIKAISUVAATIMUSOHJEET Oikaisuvaatimus-viranomainen ja -aika Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, osoite ja postiosoite: Kauniaisten kaupunki Kirjaamo Kauniaistentie 10 02700 KAUNIAINEN e-mail: kirjaamo@kauniainen.fi fax: (09) 5056 535 Pykälät Oikaisuvaatimuksen sisältö Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Liitetään pöytäkirjaan

PÖYTÄKIRJA 3/2015 16 VALITUSOSOITUS Valitusviranomainen ja valitusaika Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta myös asianosainen sekä kunnan jäsen. Valitusviranomainen, osoite ja postiosoite Helsingin hallinto-oikeus aukioloaika 8.00 16.15 Radanrakentajantie 5 00520 HELSINKI puh. 029 5642000 faksi: 029 56 42079 sähköposti: helsinki.hao@oikeus.fi Kunnallisvalitus Hallintovalitus, pykälät Muu valitusviranomainen, osoite ja postiosoite Valitusaika 30 päivää Valitusaika Valitusai ka Valitusai ka päivää päivää päivää Valituskirja Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista Valituskirjassa on ilmoitettava - valittajan nimi, ammatti, asuinkunta ja postiosoite - päätös johon haetaan muutosta - miltä osin päätöksestä valitetaan ja muutos, joka siihen vaaditaan tehtäväksi - muutosvaatimuksen perusteet. Valituskirja on valittajan tai valituskirjan muun laatijan omakätisesti allekirjoitettava. Jos ainoastaan laatija on allekirjoittanut valituskirjan, siinä on mainittava myös laatijan ammatti, asuinkunta ja postiosoite. Valituskirjaan on liitettävä päätös, josta valitetaan, alkuperäisenä tai viran puolesta oikeaksi todistettuna jäljennöksenä sekä todistus siitä päivästä, josta valitusaika on luettava. Valitusasiakirjojen toimittaminen Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaisille ennen valitusajan päättymistä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen valitusajan päättymistä. Valitusasiakirjat voi toimittaa myös: nimi, osoite ja postiosoite Kauniaisten kaupunki Kirjaamo Kauniaistentie 10 02700 KAUNIAINEN fax: (09) 5056 535 e-mail: kirjaamo@kauniainen.fi Pykälät Valitusasiakirjat on toimitettava 1) : nimi, osoite ja postiosoite Pykälät Lisätietoja Tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista annetun lain (701/93) nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksu hallinto-oikeudessa. Lain 6 :n mukaan kä sit te ly maksuja ei kuitenkaan peritä muun muassa hallinto-oikeudessa sosiaaliasioissa, julkisoikeudellista palve lus suhdetta tai vaaleja koskevissa asioissa eikä verotusta, kunnallisverosta vapauttamista, valtion avustusta tai jul kisia maksuja koskevissa asioissa. Yksityiskohtainen oikaisuvaatimusohje / valitusosoitus liitetään pöytäkirjanotteeseen. 1) Jos toimitettava muulle kuin valitusviranomaiselle Liitetään pöytäkirjaan