Valtuuston työjärjestys Ohjeet valtuuston kokousmenettelyistä VALTUUSTON TYÖJÄRJESTYS Hyväksytty valtuustossa 1.12.1999 I LUKU KOKOUKSET JA ASIAIN KÄSITTELY 1 Kokoukset Valtuusto kokoontuu sääntömääräisiin kokouksiinsa vähintään kaksi kertaa vuodessa. Valtuuston kokouksessa on viimeistään kesäkuussa: 1. käsiteltävä hallituksen kertomus kuntayhtymän toiminnasta edellisenä kalenterivuonna sekä sitä koskeva tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus samoin kuin tarkastuslautakunnan arviointikertomus ja tehtyjen muistutusten johdosta annetut selitykset ja lausunnot, 2. päätettävä tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille sekä niistä toimenpiteistä, joihin edellisessä kohdassa mainitut kertomukset saattavat antaa aihetta, Valtuuston on viimeistään joulukuussa: hyväksyttävä kuntayhtymän seuraavan vuoden talousarvio sekä kolmea tai useampaa vuotta koskeva taloussuunnitelma. 2 Valtuuston toiminnan järjestelyt Valtuuston toimikauden ensimmäisen kokouksen kutsuu koolle kuntayhtymän hallituksen puheenjohtaja, ja kokouksen avaa iältään vanhin läsnä oleva valtuuston jäsen, joka johtaa puhetta, kunnes valtuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat on valittu. Valtuusto valitsee kunkin vuoden ensimmäisessä kokouksessa keskuudestaan puheenjohtajan sekä ensimmäisen ja toisen varapuheenjohtajan toimikaudekseen, jollei valtuusto ole päättänyt lyhyemmästä toimikaudesta. Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtajat ovat poissa valtuuston kokouksesta tai esteellisiä, valitaan iältään vanhimman läsnä olevan valtuuston jäsenen puheenjohdolla tilapäinen puheenjohtaja. 3 Kokouskutsu ja kokouksesta tiedottaminen Kutsu valtuuston kokoukseen on lähetettävä viimeistään seitsemän (7) päivää ennen kokousta valtuuston jäsenille, hallituksen jäsenille ja niille, joilla on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus sekä tiedoksi jäsenkuntien kunnanhallituksille ja Helsingin yliopistolle. Samassa ajassa on kokouksen ajasta ja paikasta annettava yleisesti tieto julkaisemalla se kuntayhtymän ilmoitustaululla. 4 Kokouksen johtaminen
Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä valtuuston kokouksessa. Puheenjohtaja saa varoituksen annettuaan määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. Puheenjohtaja voi luovuttaa puheenjohdon kokouksessa varapuheenjohtajalle ja osallistua sinä aikana kokoukseen jäsenenä. 5 Päätösvaltaisuuden toteaminen Valtuuston kokous aloitetaan nimenhuudolla, joka toimitetaan jäsenkunnittain aakkosjärjestyksessä, kuitenkin Helsingin yliopisto ensimmäisenä. Nimenhuudon jälkeen puheenjohtaja toteaa saapuvilla olevien valtuuston jäsenten lukumäärän ja heidän edustamiensa äänten yhteenlasketun äänimäärän. Tämän jälkeen puheenjohtaja toteaa, onko valtuusto laillisesti kokoonkutsuttu ja päätösvaltainen. 6 Valtuuston jäsenen saapuminen kokoukseen ja siitä poistuminen Valtuuston jäsen, joka ei ole saapuvilla nimenhuudossa, merkitään pöytäkirjaan poissa olevaksi. Jos hän saapuu kokoukseen myöhemmin, on hänen ilmoittauduttava puheenjohtajalle, jolloin pöytäkirjaan merkitään, minkä asian käsittelyn aikana hän on kokoukseen saapunut. Vastaavasti menetellään silloin, kun jäsen poistuu kesken kokouksen. Läsnä oleviksi katsotaan ne jäsenet, jotka pöytäkirjan mukaan ovat saapuneet kokoukseen eivätkä ole ilmoittaneet siitä poistuvansa tai joita valtuusto muuten ei ole todennut poissa oleviksi. Milloin läsnä olevien toteamiseksi on tarpeen, tulee puheenjohtajan määrätä myös kesken kokouksen toimitettavaksi nimenhuuto. 7 Valtuuston varajäsenen kutsuminen Valtuuston jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen sitä asiaa käsittelemään. 8 Hallituksen edustus valtuuston kokouksessa Hallituksen puheenjohtajiston ja toimitusjohtajan on oltava läsnä valtuuston kokouksessa. Heidän poissaolonsa ei estä asioiden käsittelyä. Edellä mainitulla henkilöllä ja hallituksen jäsenellä on oikeus ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen, jollei hän ole valtuuston jäsen. 9 Esteellisyys Puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava valtuuston jäsenen ja muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys valtuuston ratkaistavaksi. 10 Esityslista ja sen kieli Valtuuston käsiteltäviksi tulevista asioista laaditaan kutakin kokousta varten esityslista. Esityslistan tulee sisältää selostus asioista tarpeellisine liitteineen sekä hallituksen,
tarkastuslautakunnan ja valtuuston mahdollisesti asettaman valiokunnan ehdotukset valtuuston päätöksiksi. Asiat otetaan esityslistalle puheenjohtajan määräämään järjestykseen. Esityslistat laaditaan suomen- ja ruotsinkielisinä. Esityslistan liitteistä laaditaan molemmilla kielillä tarkastuslautakunnan sekä tilapäisen valiokunnan selostus ja ehdotus valtuuston päätökseksi, tilintarkastajien kertomus, toimintakertomus, tilinpäätös, johtosäännöt sekä talousarvio- ja toimintasuunnitelmaehdotus. 11 Asioiden esittely ja käsittely Asiat esitellään valtuustolle esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei valtuusto toisin päätä. Käsittelyn pohjana on hallituksen ehdotus tai, milloin tarkastuslautakunta tai tilapäinen valiokunta on valmistellut asian, tämän ehdotus. Jos hallitus tai tilapäinen valiokunta on peruuttanut esityksensä ennen kuin keskustelu esityslistalla olevasta asiasta on ensimmäistä kertaa alkanut, asia on poistettava esityslistalta. Puheenjohtajan ehdotuksesta valtuusto voi muulloinkin päättää asian poistamisesta esityslistalta. Asian käsittelyä valtuuston kokouksissa johdetaan sekä suomen että ruotsin kielellä. 12 Puheenvuorot Puheenjohtajan esitettyä asian valtuustolle ja julistettua keskustelun alkaneeksi, on valtuuston jäsenen halutessaan puheenvuoroa pyydettävä sitä selvästi havaittavalla tavalla. Puheenvuorot annetaan pyydetyssä järjestyksessä. Jos valtuuston jäsen toisen puheenvuoron aikana tai heti sen päätyttyä pyytää vastauspuheenvuoron, puheenjohtaja voi harkintansa mukaan antaa sen hänelle ennen aikaisemmin pyydettyjä puheenvuoroja. Kuntayhtymän hallituksen puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan samoin kuin toimitusjohtajan pyydettyä puheenvuoroa se on annettava hänelle ennen kuin muille. Käsiteltäessä 20 :ssä tarkoitettua välikysymystä, puheenjohtajan on välikysymyksen ensimmäisen allekirjoittajan sitä pyytäessä, annettava hänelle ensimmäinen puheenvuoro ennen muuta valtuuston jäsentä. Käsiteltäessä tarkastuslautakunnan tai tilapäisen valiokunnan esitystä puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan osalta on voimassa, mitä edellä kuntayhtymän hallituksen puheenjohtajasta on määrätty. Puheenjohtaja voi harkintansa mukaan antaa työjärjestyspuheenvuoron ennen muita puheenvuoroja. 13 Puheenvuoron käyttäminen Puheenvuoron saaneen on puhuttava paikaltaan tai puheenjohtajan niin määrättyä, kokoushuoneeseen sitä varten varatulta paikalta.
Puhujan on pysyttävä käsiteltävänä olevassa asiassa. Jos hän siitä poikkeaa, puheenjohtajan on kehotettava häntä palaamaan asiaan. Jos puhuja ei noudata huomautusta puheenjohtajan on kiellettävä häntä jatkamasta puhettaan. 14 Asian käsittelyn keskeyttäminen Jos keskustelun kuluessa tehdään ehdotus asian pöydällepanosta tai jokin muu ehdotus, jonka hyväksyminen keskeyttäisi asian asiallisen käsittelyn, on seuraavien puhujien puheenjohtajan kehotuksesta kohdistettava puheenvuoronsa vain tähän ehdotukseen, ja on siitä tehtävä päätös ennenkuin enempää keskustelua itse asiasta sallitaan. Jos ehdotus hyväksytään, keskeyttäköön puheenjohtaja asiallisen käsittelyn; jos se hylätään, jatkuu käsittely. Pöydälle pantu asia on esitettävä valtuustolle seuraavassa kokouksessa, ellei valtuusto toisin päätä. 15 Ehdotukset Keskustelun kuluessa tehty muu kuin pöydälle panemista, asian palauttamista tai hylkäämistä koskeva ehdotus on annettava kirjallisena, milloin puheenjohtaja niin vaatii. Kun kaikki puheenvuorot on käytetty, puheenjohtaja julistaa keskustelun päättyneeksi. Tämän jälkeen hänen on esitettävä valtuuston hyväksyttäväksi selostus keskustelun kuluessa tehdyistä ehdotuksista. 16 Ehdotuksen raukeaminen Käsittelyn pohjana olevaa ehdotusta lukuunottamatta on ehdotus, jota ei ole kannatettu, katsottava rauenneeksi. Ehdollisena tai vaihtoehtoisena tehtyä ehdotusta ei oteta äänestettäväksi. 17 Äänestystapa Äänestys on toimitettava avoimesti. Jos äänestys on toimitettu muulla tavalla kuin nimenhuudolla, äänestys on vaadittaessa tai puheenjohtajan katsoessa sen selvyyden vuoksi tarpeelliseksi, toimitettava uudelleen nimenhuudolla. 18 Äänestysjärjestys Jos ehdotuksista on äänestettävä, puheenjohtaja esittää valtuuston hyväksyttäväksi äänestysjärjestyksen, jota laadittaessa on otettava huomioon, että 1. milloin asia on päätettävä yksinkertaisella äänten enemmistöllä, asetetaan ensin äänestettäväksi käsittelyn pohjana olevasta ehdotuksesta kaksi eniten poikkeavaa ehdotusta. Voittanut asetetaan sen jälkeen jäljellä olevista ehdotuksista sitä vastaan, joka on eniten poikkeava käsittelyn pohjana olevasta ehdotuksesta, ja täten jatketaan, kunnes saadaan lopullinen vastaehdotus käsittelyn pohjana olevalle ehdotukselle. Kuitenkin jos äänestykseen on otettava käsittelyn pohjana olevan ehdotuksen kokonaan hylkäämistä tarkoittava ehdotus, se on asetettava viimeisenä äänestettäväksi muista ehdotuksista voittanutta vastaan. 2. milloin asia koskee määrärahan myöntämistä, asetetaan ensin äänestettäväksi määrältään suurimman ehdotuksen hyväksyminen tai hylkääminen ja näin jatketaan ehdotusten suuruuden mukaisessa järjestyksessä, kunnes jokin ehdotus hyväksytään, minkä jälkeen pienimmistä ehdotuksista ei enää äänestetä.
3. milloin ehdotus on sellainen, että sen hyväksyminen tai hylkääminen on riippumaton muista ehdotuksista, on sen hyväksymisestä tai hylkäämisestä äänestettävä erikseen. 19 Aloite Esityslistassa mainittujen asioiden käsittelyn päätyttyä on jäsenellä oikeus, ilmoitettuaan siitä aikaisemmin puheenjohtajalle, tehdä kirjalliseen muotoon laadittu aloite keskussairaalan hallintoon kuuluvista asioista ja annettava se puheenjohtajalle. Aloite on, sitä enempää käsittelemättä, lähetettävä hallitukselle valmisteltavaksi. Hallituksen on vuosittain joulukuun loppuun mennessä esitettävä valtuustolle luettelo valtuuston jäsenten tekemistä ja hallitukselle lähetetyistä aloitteista, joita valtuusto ei edellisen vuoden loppuun mennessä ole lopullisesti käsitellyt. Samalla on ilmoitettava, mihin toimenpiteisiin niiden johdosta on ryhdytty. Valtuusto voi todeta, mitkä aloitteista on käsitelty loppuun. 20 Välikysymys Vähintään neljäsosa valtuuston jäsenistä voi tehdä hallitukselle välikysymyksen kuntayhtymän toimintaa ja hallintoa koskevasta asiasta. Välikysymys on tehtävä kirjallisena. Hallituksen on annettava vastaus välikysymykseen viimeistään siinä valtuuston kokouksessa, joka ensiksi pidetään kolmen (3) kuukauden kuluttua kysymyksen tekemisestä. Jos kysymystä käsiteltäessä tehdään ehdotus tilapäisen valiokunnan asettamisesta tutkimaan kysymyksessä tarkoitettua asiaa, valtuuston on päätettävä tästä. Muuta päätöstä ei kysymyksen johdosta saa tehdä. Jos valtuusto on päättänyt palauttaa asian hallitukselle uudelleen valmisteltavaksi, on uusi vastaus annettava samassa ajassa palautuspäätöksestä lukien, kuin edellä välikysymykseen vastaamisesta määrätään. 21 Kyselytilaisuus Valtuuston puheenjohtaja voi kutsua erikseen koolle tai määrätä pidettäväksi valtuuston kokouksen yhteydessä erillisen kyselytilaisuuden, jossa valtuuston jäsenillä on tilaisuus esittää hallituksen puheenjohtajistolle ja sen esittelijöille vastattavaksi valtuuston käsiteltäviin asioihin liittyviä kyselyitä. Kysely on tehtävä kirjallisesti. Kutsussa on ilmoitettava kyselytilaisuudessa esillä olevat asiat ja se, milloin kyselyt on viimeistään jätettävä kuntayhtymän kirjaamoon. Kyselytilaisuuden pituudesta ja menettelytavoista päättää valtuuston puheenjohtaja. Puheenjohtaja voi sallia kysymyksen esittelijälle tehdä kaksi suullista lisäkysymystä. Kyselytunnin puheenjohtajana toimii valtuuston puheenjohtaja ja sihteerinä valtuuston pöytäkirjanpitäjä. Sihteeri pitää luetteloa kyselytunnilla esitetyistä kyselyistä ja niihin annetuista vastauksista. 22 Toivomusponsi Tehtyään käsiteltävänä olevassa asiassa päätöksen valtuusto voi hyväksyä hallitukselle hyväksyttävän toivomusponnen, jonka tulee liittyä käsiteltävänä olevaan asiaan ja joka ei saa olla ristiriidassa valtuuston päätöksen kanssa eikä muuttaa sitä.
Hyväksytystä toivomusponnesta hallituksen on toimitettava toivomusponnen ehdottajalle kirjallinen selvitys ponnen johdosta tehdyistä toimenpiteistä viimeistään vuoden kuluttua toivomusponnen hyväksymisestä. 23 Kuntayhtymän jäsenkunnan asukkaan aloite Hallituksen on kalenterivuosittain esitettävä valtuustolle luettelo sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyistä kuntayhtymän toimintaa koskevista aloitteista ja niiden johdosta suoritetuista toimenpiteistä. Käsiteltäessä kuntayhtymän jäsenkunnan asukkaan aloitteita sallitaan keskustelu. Hallituksen on saatettava käydystä keskustelusta laadittu pöytäkirja kysymyksessä olevien asioiden valmistelussa huomioon otettavaksi. Päätöksentekoa yksittäisten aloitteiden osalta ei toivomusponsia lukuunottamatta sallita. II LUKU VAALIT 24 Äänestyslippu Milloin vaali toimitetaan suljetuin lipuin on äänestäjän taitettava äänestyslippu siten, ettei sen sisältö ole näkyvissä. Muussa tapauksessa lippu on mitätön. Samoin on mitätön lippu, josta ei käy selvästi ilmi, ketä ehdokasta lipussa tarkoitetaan, ja lippu, jossa on asiaankuulumattomia nimikirjoituksia tai muita merkintöjä. Puheenjohtaja merkitsee äänestyslippuun kunkin jäsenen käytettävissä olevan äänimäärän. 25 Ehdokkaat Ääniä voidaan antaa jokaiselle vaalissa kysymykseen tulevalle ehdokkaalle, vaikkei häntä olisi keskustelussa ehdotettu tai kannatettu. 26 Äänestyslippujen säilyttäminen Vaalissa annetut äänestysliput on säilytettävä, kunnes päätös vaalissa, jossa niitä on käytetty, on saanut lainvoiman. Sama koskee arvonnassa käytettyjä lippuja. Jos vaali on toimitettu suljetuin lipuin, ne on säilytettävä suljetussa päällyksessä. A Suhteelliset vaalit 27 Valtuuston vaalilautakunta Toimikautensa ensimmäisessä kokouksessa valtuusto asettaa keskuudestaan suhteellisten vaalien toimittamista varten vaalilautakunnan, johon samalla valitaan viisi varsinaista jäsentä ja heille kullekin henkilökohtainen varajäsen. Valtuusto määrää puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valituista jäsenistä. Lautakunta on päätösvaltainen vähintään kolmen jäsenen ollessa saapuvilla. Lautakunnalla on oikeus käyttää apunaan asiantuntijoita ja ottaa itselleen sihteeri. 28 Ehdokaslistojen jättäminen ja vaalitoimituksen nimenhuuto Valtuusto määrää, milloin ehdokaslistat on viimeistään annettava valtuuston puheenjohtajalle ja milloin vaalitoimitus aloitetaan.
29 Ehdokaslistojen laatiminen Ehdokaslistassa saa olla enintään niin monen ehdokkaan nimet kuin vaalissa on valittavia. Listan otsikossa on mainittava, missä vaalissa listaa käytetään. Lista on vähintään kolmen valtuutetun allekirjoitettava. Ensimmäinen allekirjoittajista toimii kunnallisvaalilaissa tarkoitettuna asiamiehenä, joka antaa listan valtuuston puheenjohtajalle ja jolla on oikeus tehdä siihen jäljempänä 30 :ssä tarkoitetut oikaisut. 30 Ehdokaslistojen tarkastus ja oikaiseminen Ehdokaslistojen antamista varten asetetun määräajan päätyttyä valtuuston puheenjohtaja antaa listat lautakunnalle, jonka on tarkastettava, onko ne asianmukaisesti laadittu. Mikäli lautakunta havaitsee listassa virheellisyyksiä, sen on annettava edellä 29 :ssä tarkoitetulle asiamiehelle tilaisuus niiden korjaamiseen lautakunnan määräämässä ajassa. Jos sama henkilö on ehdokaslistan korjaamisen jälkeenkin ehdokkaana kahdella tai useammalla listalla, lautakunnan on, mikäli mahdollista, tiedusteltava ehdokkaalta, mille listalle hänen nimensä jätetään. 31 Ehdokaslistojen yhdistelmä Lautakunta laatii hyväksymistään ehdokaslistoista yhdistelmän, johon jokaiselle listalle merkitään järjestysnumero. Ehdokaslistojen yhdistelmä on pantava nähtäville valtuuston kokoushuoneeseen. Vaalissa saa nimenhuudon toimittaa aikaisintaan neljännestunnin kuluttua yhdistelmän nähtäville panemisesta. 32 Vaalitoimitus Jokaisen valtuuston jäsenen on annettava valtuuston puheenjohtajalle nimenhuudon mukaisessa järjestyksessä äänestyslippu, johon hän on merkinnyt äänestämänsä ehdokaslistan numeron. 33 Vaalin tuloksen toteaminen Nimenhuudon päätyttyä valtuuston puheenjohtaja antaa äänestysliput vaalilautakunnalle, joka tutkii niiden pätevyyden sekä laskee vaalin tuloksen. Lautakunta ilmoittaa vaalin tuloksen kirjallisesti valtuuston puheenjohtajalle, joka julistaa sen valtuustolle tiedoksi ja pöytäkirjaan merkittäväksi. B Enemmistövaalit 34 Vaalitoimituksen avustajat Toimitettaessa enemmistövaali suljetuin lipuin valtuuston puheenjohtajan on kutsuttava kaksi jäsentä avustamaan vaalitoimituksessa. 35 Äänen antaminen Jokaisen jäsenen on annettava valtuuston puheenjohtajalle äänestyslippu nimenhuudon mukaisessa järjestyksessä.
III LUKU VALIOKUNNAT 36 Valiokunnan asettaminen Milloin valtuusto on päättänyt asettaa keskuudestaan tilapäisen valiokunnan, on kysymys valiokunnan kokoonpanosta ja valinnasta pantava pöydälle käsiteltäväksi seuraavassa valtuuston kokouksessa. IV LUKU PÖYTÄKIRJA 37 Pöytäkirja Valtuuston pöytäkirjaan on merkittävä 1. kokouksessa läsnä olleet jäsenet sekä milloin puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja ovat toimineet kokouksen puheenjohtajana, 2. saapuvilla olleet hallituksen jäsenet, jotka eivät ole valtuutettuja, ja viranhaltijat, 3. kokouksen pöytäkirjanpitäjä, 4. kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen, 5. pöytäkirjan tarkastajat, 6. jokaisen asian kohdalla erikseen on esittely, tehdyt ehdotukset, niiden kannattaminen tai mahdollinen raukeaminen, äänestysjärjestys, äänestykset äänestystuloksineen, vaalit ja niissä toimineet vaaliavustajat sekä vaalien tulokset, esteellisiksi todetut valtuutetut ja ilmoitetut eriävät mielipiteet sekä 7. muut kokousta ja sen kulkua selvittävät seikat. Pöytäkirjaan on liitettävä nimenhuuto- ja äänestysluettelot. Pöytäkirja on laadittava suomenkielisenä, kuitenkin ottaen huomioon, mitä kielilaissa on säädetty. Valtuuston pöytäkirjan tarkastaa kaksi kullakin kerralla tähän tehtävään valittua jäsentä, jollei valtuusto ole päättänyt, että pöytäkirja kokonaisuudessaan tai jonkin asian kohdalla tarkastetaan muulla tavalla. Pöytäkirjan loppuun on merkittävä pöytäkirjanpitäjän todistus siitä, milloin pöytäkirja on pidetty yleisesti nähtävänä. Valtuuston pöytäkirja lähetetään tarkastamisen jälkeen tiedoksi jäsenkuntien kunnanhallituksille ja Helsingin yliopistolle. 38 Voimaantulo Valtuuston työjärjestys tulee voimaan 1.1.2000. Ennen valtuuston työjärjestyksen voimaantuloa voidaan ryhtyä sen täytäntöön panemiseksi tarpeellisiin toimenpiteisiin.