PÖYTÄKIRJA JT 8/2008 Järjestelytoimikunta Paikka Halikon kunnanvirasto, valtuustosali Aika 15.4.2008 klo 8.30 10.45 Läsnä Nummentalo Juhani puheenjohtaja Pölönen Päivi varapuheenjohtaja Aaltonen Helena jäsen Björkqvist Anders Elovaara Jorma Huittinen Ulla Ilola Siv Kanerva Tauno Karimo Katri Keto-oja Piia Koitto Juhani Laaksonen Arja Lehti Pasi Lehti Timo Nieminen Riitta Ojanen Esa Oranta Merja Passi Anne Punta Juha Ranta Hannu Rinne Pekka Saari Ismo Suonio-Peltosalo Elina Tamminen Annikka Tuominen Reijo Keto-oja Risto varajäsen Tuominen Marita " Tuominen Tommi sihteeri Lisäksi Alaluusua Petri muutosjohtaja Hermunen Mauri Ketola Vesa Lehtinen Kari Paassilta Simo Rasila Matti Saarimaa Kai Salminen Ilkka Sola Aarno Söderlund Christina
Järjestelytoimikunta N:o 8 15.4.2008 2 Ekman Marjo henkilöstön edustaja Leppänen Antero Juntti Seppo taloudesta vastaava henkilö Mannervesi Mika teknisen toimen toimialajohtaja Moilanen Petri sivistystoimen toimialajohtaja Nieminen Irma hallinto- ja tukipalveluista vastaava henkilö Poissa Koskinen Seppo muutosjohtaja Kymäläinen Pekka Puustinen Heimo Vanhatalo Pentti Levomäki Rikumatti elinkeinotoimen toimialajohtaja Pohjola Timo tietohallintojohtaja Muutoksenhakuohjeiden osalta viitataan järjestelytoimikunnan 29.1.2008 tekemään päätökseen 24. Järjestelytoimikunnan puolesta: Juhani Nummentalo Tommi Tuominen Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty. Salossa 17. huhtikuuta 2008 Anne Passi Hannu Ranta Tarkastettu pöytäkirja pidetty nähtävänä Salon kaupungin hallinto-osastolla; todistaa 18. huhtikuuta 2008 Tommi Tuominen pääsihteeri
Järjestelytoimikunta N:o 8 15.4.2008 3 Järjestelytoimikunta LUETTELO KÄSITELLYISTÄ ASIOISTA JT 8/2008 Aika: 15.4.2008 klo 8.30 10.45 Paikka: Halikon kunnanvirasto, valtuustosali Asiat 79 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 80 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 81 <2007-00869> Rakennusvalvonnasta vastaavan henkilön nimeäminen 82 <2007-00869> Ympäristötoimesta vastaavan henkilön nimeäminen 83 <2007-00869> Ympäristöterveydenhuollosta vastaavan henkilön nimeäminen 84 <2008-00328> Hallintosäännön valmistelun käynnistäminen 85 <2008-00194> Nimistömuutosten ja osoiteasian eteneminen 86 <2008-00329> Salon kaupungin ja Kansallisarkiston välinen tiedonohjaussuunnitelmaa koskeva yhteistyösopimus 87 <2007-01065> Takauksen myöntäminen Salva ry:n hakemalle korkotukilainalle 88 <2007-00869> Henkilöstön sijoittuminen Salo2009-organisaatioon 89 Muut asiat
Järjestelytoimikunta N:o 8 15.4.2008 4 79 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Ehdotus: Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Ehdotus hyväksyttiin. 80 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Ehdotus: Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Valittiin Anne Passi ja Hannu Ranta. 81 <2007-00869> Rakennusvalvonnasta vastaavan henkilön nimeäminen Kaupungin organisaatiorakenne on vahvistettu 27.11.2007 järjestelytoimikunnassa siten, että rakennusvalvonta, ympäristötoimi ja ympäristöterveydenhuolto ovat kukin erillisinä vastuualueina suoraan kaupunginhallituksen alaisia. Muutosjohtajatiimi on kokouksessaan 7.1 päättänyt nimetä rakennusvalvonnan organisoitumisen ja henkilöstösijoittelun vastuuhenkilöksi rakennustarkastaja Reima Raen, ympäristötoimen osalta ympäristötoimenjohtaja Pirkko Parangon ja ympäristöterveydenhuollon osalta johtava terveystarkastaja Sinikka Koskisen. Ehdotus: Muutosjohtajatiimi päättää esittää järjestelytoimikunnalle, että rakennusvalvonnasta vastaavaksi henkilöksi nimetään Reima Rae, ympäristötoimesta vastaavaksi henkilöksi nimetään Pirkko Paranko ja ympäristöterveydenhuollosta vastaavaksi
Järjestelytoimikunta N:o 8 15.4.2008 5 henkilöksi nimetään Sinikka Koskinen. Järjestelytoimikunta päättää, että rakennusvalvonnasta vastaavaksi henkilöksi nimetään Reima Rae, ympäristötoimesta vastaavaksi henkilöksi nimetään Pirkko Paranko ja ympäristöterveydenhuollosta vastaavaksi henkilöksi nimetään Sinikka Koskinen. Valinnat vahvistetaan uuden Salon valtuuston päätöksellä. Järjestelytoimikunnan päätös: Keskustelun kuluessa Riitta Nieminen ehdotti Suonio-Peltosalon, Ojasen ja Toivosen kannattamana asian palauttamista uudelleen valmisteluun. Järjestelytoimikunta päätti yksimielisesti palauttaa asian uudelleen valmisteluun. Muutosjohtajatiimi on päättänyt nimetä rakennusvalvonnan organisoitumisen ja henkilöstösijoittelun vastuuhenkilöksi rakennustarkastaja Reima Raen. Maankäyttö- ja rakennusasetuksen 4 :n mukaan rakennustarkastajalla tulee olla tehtävään soveltuva rakennusalan korkeakoulututkinto. Lisäksi hänellä tulee olla riittävä kokemus rakennussuunnitteluun ja rakennustyön suoritukseen liittyvistä tehtävistä. MRA 108 :n siirtymäsäännöksen mukaan rakennustarkastajana voi toimia ennen tämän asetuksen voimaantuloa rakennustarkastajan virkaan nimetty henkilö tai henkilö, joka täyttää aikaisemman asetuksen 158a :ssä rakennustarkastajalle säädetyt kelpoisuusvaatimukset. Tällä hetkellä Salon seudun kuntien palveluksessa rakennustarkastajan virkaa hoitavat seuraavat henkilöt: Aaltonen Mikko, RI, Muurla 5 v Hellström Risto, rkm, Kiikala, Kuusjoki 27,5 v Kari-Nummi Anne, rkm, Särkisalo 2 v Korpela Vesa, RI, Perniö 1 v Lehto Janne, RI, Pertteli 4 v Lötjönen Unto, RI, Halikko 7 v Nuuros Veikko, rkm, Kisko, Suomusjärvi 18,5 v Rae Reima, DI, Salo 20 v Salo2009:n rakennusvalvonnan päällikön tehtävä edellyttää koulutuksen ja rakennustarkastuskokemuksen lisäksi hallinnollista ja työnjohdollista kokemusta. Rakennusvalvonnan päällikkö johtaa rakennusvalvontatoimistoa, toimii esittelijänä rakennus ja ympäristölautakunnassa, vastaa toiminnan kehittämisestä sekä osallistuu
Järjestelytoimikunta N:o 8 15.4.2008 6 lupien myöntämiseen. Muutosjohtajatiimin nimitettyä DI, rakennustarkastaja Reima Raen rakennusvalvonnan organisaation kehittämisen vastuuhenkilöksi on Rae valmistellut uuden organisaation. Raen koulutus sekä kokemus rakennusvolyymiltään ja lupamäriltään selvästi suurimman rakennusvalvontatoimiston johtajana puoltaa hänen nimittämistään Salo2009:n rakennusvalvonnasta vastaavaksi henkilöksi Muutosjohtajatiimin päätös: Muutosjohtajatiimi päättää esittää järjestelytoimikunnalle, että rakennusvalvonnasta vastaavaksi rakennusvalvonnan johtajaksi nimetään Reima Rae. Valinta vahvistetaan uuden Salon valtuuston päätöksellä. Järjestelytoimikunta päättää, että rakennusvalvonnasta vastaavaksi rakennusvalvonnan johtajaksi nimetään Reima Rae. Valinta vahvistetaan uuden Salon valtuuston päätöksellä. Ehdotus hyväksyttiin. 82 <2007-00869> Ympäristötoimesta vastaavan henkilön nimeäminen Kaupungin organisaatiorakenne on vahvistettu 27.11.2007 järjestelytoimikunnassa siten, että rakennusvalvonta, ympäristötoimi ja ympäristöterveydenhuolto ovat kukin erillisinä vastuualueina suoraan kaupunginhallituksen alaisia. Muutosjohtajatiimi on kokouksessaan 7.1 päättänyt nimetä rakennusvalvonnan organisoitumisen ja henkilöstösijoittelun vastuuhenkilöksi rakennustarkastaja Reima Raen, ympäristötoimen osalta ympäristötoimenjohtaja Pirkko Parangon ja ympäristöterveydenhuollon osalta johtava terveystarkastaja Sinikka Koskisen. Ehdotus: Muutosjohtajatiimi päättää esittää järjestelytoimikunnalle, että rakennusvalvonnasta vastaavaksi henkilöksi nimetään Reima Rae, ympäristötoimesta vastaavaksi henkilöksi nimetään Pirkko Paranko ja ympäristöterveydenhuollosta vastaavaksi henkilöksi nimetään Sinikka Koskinen. Järjestelytoimikunta päättää, että rakennusvalvonnasta vastaavaksi henkilöksi nimetään Reima Rae, ympäristötoimesta vastaavaksi henkilöksi nimetään Pirkko
Järjestelytoimikunta N:o 8 15.4.2008 7 Paranko ja ympäristöterveydenhuollosta vastaavaksi henkilöksi nimetään Sinikka Koskinen. Valinnat vahvistetaan uuden Salon valtuuston päätöksellä. Järjestelytoimikunnan päätös: Keskustelun kuluessa Riitta Nieminen ehdotti Suonio-Peltosalon, Ojasen ja Toivosen kannattamana asian palauttamista uudelleen valmisteluun. Järjestelytoimikunta päätti yksimielisesti palauttaa asian uudelleen valmisteluun. Muutosjohtajatiimi on päättänyt nimetä ympäristötoimen organisoitumisen ja henkilöstösijoittelun vastuuhenkilöksi ympäristötoimenjohtaja Pirkko Parangon. On muodostettu liitoskuntien nykyisten substanssiviranhaltijoiden (jotka kaikki ovat ilmoittaneet haluavansa jatkaa ympäristönsuojelun toimialalla 1.1.2009 jälkeen) muodostama työryhmä. Työryhmään kuuluvat: Pirjo Uusitalo, ympäristönsuojelusihteeri, Halikon kunta Sirpa Sorsa, vs. ympäristönsuojelusihteeri, Perniön kunta Riitta Matilainen, ympäristöinsinööri, Salon kaupunki Pirkko Paranko, ympäristötoimenjohtaja, Salon kaupunki Työryhmä on kokoontunut 1.2., 8.2, 15.2. ja 29.2. ja pohtinut mm. tulevaa työn jakamista alueella. Näissä kokoontumisissa on päädytty siihen, että Pirkko Paranko huolehtii mm. ympäristötoimen hallinnosta muiden tehtäviensä ohella. Kaikilla edellä mainituilla on nykyisen tehtävänsä perusteella oikeus tulla valituksi ko. tehtävään. Salon nykyisen ympäristötoimenjohtajan FM Pirkko Parangon sijoittamista tulevan organisaation ympäristötoimenjohtajan virkaan puoltavat mm. seuraavat seikat: - Pitkä työkokemus ympäristönsuojelutehtävistä, hoitanut yhdistyvistä kunnista suurimman kunnan ympäristönsuojelutoimen-johtajan tehtäviä vuodesta 1987. (Virka alkuvuosina nimikkeellä ympäristönsuojelusihteeri.) - Ylempi korkeakoulututkinto - Työkokemus aluehallinnossa seuraavasti: o Turun ja Porin lääninhallitus, ympäristösuojeluosaston mm. tarkastaja v. 1989-90 o Lounais-Suomen ympäristökeskus, ma ylitarkastaja v. 1998-99 - Kielitaito, EU-hankkeiden toteuttaminen ja hallinnointi sekä kansainvälinen työkokemus. Muutosjohtajatiimin päätös: Muutosjohtajatiimi päättää esittää järjestelytoimikunnalle, että ympäristötoimesta vastaavaksi ympäristötoimenjohtajaksi nimetään Pirkko Paranko. Valinta vahvistetaan uuden Salon valtuuston päätöksellä.
Järjestelytoimikunta N:o 8 15.4.2008 8 Järjestelytoimikunta päättää, että ympäristötoimesta vastaavaksi ympäristötoimenjohtajaksi nimetään Pirkko Paranko. Valinta vahvistetaan uuden Salon valtuuston päätöksellä. Ehdotus hyväksyttiin. 83 <2007-00869> Ympäristöterveydenhuollosta vastaavan henkilön nimeäminen Kaupungin organisaatiorakenne on vahvistettu 27.11.2007 järjestelytoimikunnassa siten, että rakennusvalvonta, ympäristötoimi ja ympäristöterveydenhuolto ovat kukin erillisinä vastuualueina suoraan kaupunginhallituksen alaisia. Muutosjohtajatiimi on päättänyt nimetä rakennusvalvonnan organisoitumisen ja henkilöstösijoittelun vastuuhenkilöksi rakennustarkastaja Reima Raen, ympäristötoimen osalta ympäristötoimenjohtaja Pirkko Parangon ja ympäristöterveydenhuollon osalta johtava terveystarkastaja Sinikka Koskisen. Ehdotus: Muutosjohtajatiimi päättää esittää järjestelytoimikunnalle, että rakennusvalvonnasta vastaavaksi henkilöksi nimetään Reima Rae, ympäristötoimesta vastaavaksi henkilöksi nimetään Pirkko Paranko ja ympäristöterveydenhuollosta vastaavaksi henkilöksi nimetään Sinikka Koskinen. Järjestelytoimikunta päättää, että rakennusvalvonnasta vastaavaksi henkilöksi nimetään Reima Rae, ympäristötoimesta vastaavaksi henkilöksi nimetään Pirkko Paranko ja ympäristöterveydenhuollosta vastaavaksi henkilöksi nimetään Sinikka Koskinen. Valinnat vahvistetaan uuden Salon valtuuston päätöksellä. Järjestelytoimikunnan päätös: Keskustelun kuluessa Riitta Nieminen ehdotti Suonio-Peltosalon, Ojasen ja Toivosen kannattamana asian palauttamista uudelleen valmisteluun. Järjestelytoimikunta päätti yksimielisesti palauttaa asian uudelleen valmisteluun. Muutosjohtajatiimi on päättänyt nimetä ympäristöterveydenhuollon organisoitumisen ja henkilöstösijoittelun vastuuhenkilöksi johtava terveystarkastaja Sinikka Koskisen.
Järjestelytoimikunta N:o 8 15.4.2008 9 Ympäristöterveydenhuollosta vastaavan henkilön tehtävästä ovat olleet kiinnostuneet vastaava terveystarkastaja Sinikka Koskinen ja kaupungineläinlääkäri Riitta Suutari. Suutari on toiminut lakkautetun elintarvikelaboratorion johtajana ja eläinlääkäreiden esimiehenä. Molemmilla edellä mainituilla on ylempi korkeakoulututkinto. Liikkeenluovutussääntöjen perusteella Koskisella on oikeus tulla nimetyksi tehtävään. Asiasta on neuvoteltu yhteisesti 27.3.2008 ja päädytty esittämään Sinikka Koskista ko. tehtävään. Muutosjohtajatiimin päätös: Seppo Koskinen poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ajaksi. Muutosjohtajatiimi päättää esittää järjestelytoimikunnalle, että ympäristöterveydenhuollosta vastaavaksi ympäristöterveydenhuollon johtajaksi nimetään Sinikka Koskinen. Valinta vahvistetaan uuden Salon valtuuston päätöksellä. Järjestelytoimikunta päättää, että ympäristöterveydenhuollosta vastaavaksi ympäristöterveydenhuollon johtajaksi nimetään Sinikka Koskinen. Valinta vahvistetaan uuden Salon valtuuston päätöksellä. Keskustelun kuluessa Helena Aaltonen ehdotti, että Riitta Suutari valitaan ympäristöterveydenhuollon johtajaksi. Juhani Koitto kannatti ehdotusta. Koska oli tehty esittelijän ehdotuksesta poikkeava esitys, puheenjohtaja teki seuraavan äänestysehdotuksen: Joka kannattaa esittelijän ehdotusta äänestää jaa, ja joka äänestää muutosehdotusta äänestää - ei. Äänestys suoritetaan nimenhuutoäänestyksenä. Äänestysehdotus hyväksyttiin. Äänestystuloksella 22-5 Sinikka Koskinen valittiin ympäristöterveydenhuollon johtajaksi. Valinta vahvistetaan uuden Salon valtuuston päätöksellä. Äänestysluettelo liitteenä. 84 <2008-00328> Hallintosäännön valmistelun käynnistäminen Valmistelija hallintojohtaja Irma Nieminen Kuntalain mukaan jokaisessa kunnassa on oltava hallintosääntö, jossa annetaan tarpeelliset määräykset kunnan hallinto- ja päätöksentekomenettelystä. Hallintosääntö on ainoa pakollinen johtosääntö. Sen lisäksi voi olla muita
Järjestelytoimikunta N:o 8 15.4.2008 10 tarpeelliseksi katsottuja johtosääntöjä. Kuntalain 50 määrittää hallintosäännön seuraavasti: Hallintosääntö Valtuusto hyväksyy hallintosäännön, jossa annetaan tarpeelliset määräykset ainakin: 1) toimielinten kokoontumisesta; 2) varajäsenten kutsumisesta; 3) toimielimen puheenjohtajan tehtävistä; 4) kokouksen tilapäisestä puheenjohtajasta; 5) kunnanhallituksen edustajan ja kunnanjohtajan läsnäolosta ja puheoikeudesta muiden toimielinten kokouksissa; 6) muiden kuin jäsenten läsnäolosta ja puheoikeudesta toimielinten kokouksissa; 7) esittelystä; 8) pöytäkirjan laatimisesta, tarkastamisesta ja nähtävänä pitämisestä; 9) asiakirjojen allekirjoittamisesta; 10) asiakirjoista perittävistä lunastuksista sekä tiedon antamisesta viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) säädetyllä tavalla perittävistä maksuista ottaen huomioon, mitä mainitun lain 34 :ssä säädetään; (23.6.2005/496) 11) tiedottamisesta; 12) menettelystä otettaessa asia ylemmän toimielimen käsiteltäväksi; 13) kunnan taloudenhoidosta; sekä 14) hallinnon ja talouden tarkastuksesta. Kaksikielisen kunnan hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset siitä, miten kunnassa annetaan palvelut samanlaisin perustein eri kieliryhmiin kuuluville asukkaille. Hallintosäännössä voidaan myös määrätä, että 15 vuotta täyttäneellä henkilöllä on läsnäolo- ja puheoikeus johtokunnan kokouksissa. Hallintosäännön valmistelu on tarkoituksenmukaista toteuttaa viranhaltijoista ja luottamushenkilöistä koostuvan työryhmän yhteistyönä. Työryhmä valmistelee myös muut tarpeellisiksi katsomansa johtosäännöt. Muutosjohtajatiimin päätös: Muutosjohtajatiimi ehdottaa järjestelytoimikunnalle, että järjestelytoimikunta asettaa työryhmän valmistelemaan hallintosääntöä ja muita työryhmän harkinnan mukaan tarpeellisia johtosääntöjä. Hallintosäännön tulee olla valmis siten, että uusi valtuusto voi hyväksyä sen ensimmäisessä kokouksessaan. Järjestelytoimikunta nimeää työryhmään kaupunginjohtaja Matti Rasilan, hallintojohtaja Irma Niemisen ja henkilöstöpäällikkö Petri Alaluusuan, kunnanjohtajat Mauri Hermusen ja Pentti Vanhatalon sekä järjestelytoimikunnan edustajat. Järjestelytoimikunta nimeää työryhmälle puheenjohtajaksi Irma Niemisen. Työryhmä kutsuu itselleen sihteerin.
Järjestelytoimikunta N:o 8 15.4.2008 11 Järjestelytoimikunta päättää asettaa työryhmän valmistelemaan hallintosääntöä ja muita työryhmän harkinnan mukaan tarpeellisia johtosääntöjä. Hallintosäännön tulee olla valmis siten, että uusi valtuusto voi hyväksyä sen ensimmäisessä kokouksessaan. Järjestelytoimikunta nimeää työryhmään kaupunginjohtaja Matti Rasilan, hallintojohtaja Irma Niemisen ja henkilöstöpäällikkö Petri Alaluusuan, kunnanjohtajat Mauri Hermusen ja Pentti Vanhatalon sekä järjestelytoimikunnan edustajat. Järjestelytoimikunta nimeää työryhmälle puheenjohtajaksi Irma Niemisen. Työryhmä kutsuu itselleen sihteerin. Pekka Rinne ehdotti järjestelytoimikunnan jäseneksi Juhani Koittoa. Rinne ehdotti myös työryhmän äänivaltaiseksi sihteeriksi Christina Söderlundia. Esa Ojanen ehdotti järjestelytoimikunnan jäseneksi Jaakko Halkilahtea. Ojanen kannatti Rinteen sihteeriehdotusta. Jorma Elovaara: ehdotti järjestelytoimikunnan jäseneksi Eija Seppälää. Elovaara kannatti Rinteen sihteeriehdotusta. Kokous päätti pitää neuvottelutauon. Järjestelytoimikunta päätti asettaa työryhmän valmistelemaan hallintosääntöä ja muita työryhmän harkinnan mukaan tarpeellisia johtosääntöjä. Hallintosäännön tulee olla valmis siten, että uusi valtuusto voi hyväksyä sen ensimmäisessä kokouksessaan. Järjestelytoimikunta nimeää työryhmään hallintojohtaja Irma Niemisen ja henkilöstöpäällikkö Petri Alaluusuan, hallintojohtaja Christina Söderlundin (ryhmän sihteeri), kunnanjohtajat Mauri Hermusen ja Pentti Vanhatalon sekä järjestelytoimikunnan edustajiksi Juhani Koiton, Jaakko Halkilahden, Eija Seppälän ja Antero Leppäsen. Työryhmän puheenjohtajaksi nimettiin Irma Nieminen. 85 <2008-00194> Nimistömuutosten ja osoiteasian eteneminen Valmistelija: maankäyttöpäällikkö Ari Vainio Katujen ja teiden nimien muuttamiseksi asetettu projektiryhmä on edennyt työn sisällön ja aikataulun suhteen kiitettävällä tavalla vaiheeseen, joka edellyttää asian eteenpäin viemiseksi tarvittavia päätöksiä. Haja-asutusalueella tien nimen muutos on kunnasta riippuen joko kunnanhallituksen tai teknisen lautakunnan päätös. Asemakaava-alueella vaaditaan kadun nimen muuttamiseksi tämän hetken lainsäädännön mukaan asemakaavan muutos. Näiden lisäksi pitää tehdä virkamiespäätöksellä rakennusten tai kiinteistöjen osoitteiden muutokset, joista ilmoitetaan asukkaiden lisäksi maistraattiin, postiin ja verottajalle.
Järjestelytoimikunta N:o 8 15.4.2008 12 Asemakaava-alueen nimimuutoksiin liittyen Salon kaupungin maa- ja mittaustoimisto on selvittänyt Maankäyttö- ja rakennuslain 55 :n muutosaikataulua: Ympäristöministeriön mukaan muutos tulee voimaan aikaisintaan marraskuun alussa, Kuntaliiton mukaan vuoden vaihteessa. Tätä selvitettäessä Kuntaliitto esittää yhtenä mahdollisuutena rakennusten osoitteiden muuttamista virkamiespäätöksellä jo nyt ja, että odotettaisiin asemakaavan muuttamisen suhteen MRL 55 :n muutosta. Tämä on mahdollista, koska osoite ja asemakaava ovat tässä mielessä kaksi eri asiaa eikä menettelyssä rikota voimassaolevaa lainsäädäntöä. Menettely aiheuttaa muutaman kuukauden tiedostetun ristiriidan osoitteiden ja ajantasa-asemakaavan välillä. Samalla vältetään nykyisen Salon kaupungin asemakaavoituksen resurssien käyttäminen tähän asiaan ja nykyisten muun yhdeksän kunnan asemakaavan muutostyöstä aiheutuvat ylimääräiset kustannukset. Mikäli osoitteet muutetaan virkamiespäätöksellä, niin pysytään alkuperäisessä muutosjohtajatiimin asettamassa tavoiteaikataulussa ja uuden Salon osoitteiston päällekkäisyydet saadaan poistettua kesään mennessä. Näin osoitteet olisivat hyvissä ajoin kaikkien viranomaisten käytettävissä. Haja-asutusalueen tiennimimuutosten hallinnolliset päätökset voitaisiin tehdä syksyn aikana kunnittain kunnanhallituksissa tai lautakunnissa ja asemakaava-alueen kadunnimimuutokset sen mukaan, kun MRL 55 :n sisältö on vahvistunut. Muutosjohtajatiimin päätös: Muutosjohtajatiimi päättää ja esittää edelleen järjestelytoimikunnalle, että kukin nykyinen kunta tekee rakennusten ja kiinteistöjen osoitteiden muutokset omilla päätöksillään kevään 2008 aikana noudattaen osoiteprojektiryhmän työn tulosta. Ja edelleen, että kukin nykyinen kunta tekee tarvittavat hallinnolliset päätökset hajaasutusalueiden tiennimimuutosten osalta syksyn 2008 aikana sekä asemakaavaalueiden osalta MRL 55 :n vahvistuttua. Järjestelytoimikunta päättää, että kukin nykyinen kunta tekee rakennusten ja kiinteistöjen osoitteiden muutokset omilla päätöksillään kevään 2008 aikana noudattaen osoiteprojektiryhmän työn tulosta. Ja edelleen, että kukin nykyinen kunta tekee tarvittavat hallinnolliset päätökset haja-asutusalueiden tiennimimuutosten osalta syksyn 2008 aikana sekä asemakaava-alueiden osalta MRL 55 :n vahvistuttua. Ehdotus hyväksyttiin.
Järjestelytoimikunta N:o 8 15.4.2008 13 86 <2008-00329> Salon kaupungin ja Kansallisarkiston välinen tiedonohjaussuunnitelmaa koskeva yhteistyösopimus Valmistelija hallintojohtaja Irma Nieminen Uuden Salon hallinnollisten toimintaprosessien sähköistämishanke on siinä vaiheessa, että järjestelmästä on saatu tarjoukset ja niiden arviointivaihe on käynnissä. Asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmän käyttöönottaminen edellyttää toimintoja koskevan tiedonohjaussuunnitelman (ent. arkistonmuodostusuunnitelma) laatimista. Tämä suunnitelma tulisi laatia joka tapauksessa kuntien yhdistyessä. Tiedonohjaussuunnitelma tarkoittaa kunnan kaikkien tehtävien luettelointia ja tehtäväprosessien määrittelyä. Tehtävä vaatii sekä arkistoalan asiantuntemusta että toimialojen tehtävien tuntemusta eli arkistoasiantuntijoiden ja toimialojen henkilöresursseja ja työaikaa. Parhaiten tiedonohjausuunnitelman laatimisprojekti olisi ollut hoidettavissa siten, että siihen olisi nimetty projektinvetäjä, joka olisi vapautettu kokonaan muista työtehtävistä. Tämä ei kuitenkaan nykyisissä olosuhteissa ole ollut mahdollista. Toisena vaihtoehtona harkittiin ulkopuolisen konsultin palkkaamista projektityöhön. Se vaihtoehto suljettiin pois taloudellisista ja aikataulullisista syistä. Ratkaisuksi projektityöhön esitetään yhteistyöhanketta Kansallisarkiston kanssa. Asiasta on neuvoteltu kansallisarkiston johtaja Markku Nenosen kanssa. Kansallisarkiston tavoitteena on luoda kansallinen yhtenäinen tiedonhallinnan palvelujärjestelmä kehittämällä sähköisen tiedonhallinnan osa-alueita. Osana kehittämistehtävää Kansallisarkisto laatii kuntaorganisaation kanssa tiedonohjaussuunnitelman mallia. Suunnitteilla oleva kansallinen sähköinen arkistointijärjestelmä edellyttää, että kunnissa noudatetaan samantyyppistä tiedonohjaussuunnitelmaa. Kansallisarkiston kanssa käydyissä neuvotteluissa todettiin, että Salon kaupungissa käytössä ollut arkistonmuodostussuunnitelma soveltuisi hyvin suunnitteilla olevan kansallisen tiedonohjaussuunnitelmamallin pohjaksi. Kansallisarkisto voisi hyödyntää Salon mallia omassa työssään ja vastaavasti antaa Salolle asiantuntijaapua kaupungin tiedonohjausmallin kehittämisessä ja asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmän valinnassa. Salo hyötyy hankkeesta myös siten, että se saa heti uuden kunnan toiminnan alkaessa käyttöön sellaisen tiedonohjaussuunnitelman, joka tulee kunnissa käyttöön lähivuosina. Kansallisarkisto saa omaan hankkeeseensa soveltuvan tiedonohjausuunnitelman jatkokehittämisen pohjaksi ja samalla kunta-asiantuntemusta. Yhteistyöhanke edellyttää Salon kaupungilta sekä arkistoasiantuntijoiden että toimialojen työpanosta varsin tiukassa aikataulussa. Tehtäväluokittelun tulee olla valmis toukokuussa ja koko tiedonohjausuunnitelma kesällä 2008. Tätä tiukkaa aikataulua tosin tulisi noudattaa ilman yhteistyöhankettakin, jotta voidaan ottaa vuoden 2009 alusta käyttöön uutta kuntaa koskeva sähköinen asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä. Tehtäväluokitteluprojektin vastuuhenkilöinä hallinto-osastolla ovat kirjaaja Pirjo Virtanen ja kunnansihteeri (uuden Salon hallintopäällikkö) Kari Lindgren
Järjestelytoimikunta N:o 8 15.4.2008 14 Yhteistyösopimusluonnos on liitteenä. Muutosjohtajatiimin päätös: Muutosjohtajatiimi hyväksyy liitteen mukaisen yhteistoimintasopimuksen ja ehdottaa, että järjestelytoimikunta merkitsee yhteistyöhankkeen tiedoksi. Järjestelytoimikunta merkitsee yhteistyöhankkeen tiedoksi. Ehdotus hyväksyttiin. 87 <2007-01065> Takauksen myöntäminen Salva ry:n hakemalle korkotukilainalle Salva ry:n kirje 25.3.2008: "Salva ry on jättänyt Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskukselle (ARA) korkotukilaina- ja erityisryhmien investointiavustushakemuksen 31.12.2007 Palvelukeskus Satumaan rakentamiseksi Ilolansalon laajennukseksi. Salon kaupunginhallitus on antanut puoltavan lausunnon hankkeesta 28.1.2008 kokouksessaan. Hakemus on nyt käsittelyssä Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksessa. Hakemuksen liitteeksi olisi hyvä saada jo tässä vaiheessa tieto siitä, että Salon kaupunki tulee myöntämään takauksen Salvan hakemalle lainalle. Hakemusasiakirjojen mukaan korkotukilainaa haetaan 4 miljoonaa. Avustusta on haettu lisäksi 2,96 miljoonaa. Tämän lisäksi Salva ry tulee tarvitsemaan pankkilainaa 1,5 miljoonaa, johon tulemme pyytämään lainatakausta aikanaan. Koko hankkeen kustannusarvio on hakemuksen mukaan 20 miljoonaa. ARAn johtokunta tekee päätökset 8.4. tämän vuoden varauksiin otettavista hankkeista. Salva ry:n kannalta olisi tärkeää saada Salon kaupunginhallituksen myönteinen kanta ARAn valmistelijoiden tietoon jo tässä vaiheessa, jotta hankkeelle voidaan saada myönteinen avustus- ja korkotukilainapäätös ja Palvelukeskus Satumaan hankesuunnittelu voi jatkua. Salva ry on saanut Salon kaupunginhallituksen takauksen aikanaan Palvelukeskus Ilolansalon lainoille. Salva ry on pystynyt hoitamaan lainanmaksunsa." Koska kyseessä on perustettavan kaupungin vastuulle lankeava takaus, luvan
Järjestelytoimikunta N:o 8 15.4.2008 15 takauksen myöntämiseen antaa järjestelytoimikunta. Kaupunginjohtaja: Kaupunginhallitus ehdottaa järjestelytoimikunnalle, että järjestelytoimikunta antaa Salon kaupunginvaltuustolle luvan myöntää takauksen Salva ry:n hakemalle edellä mainitulle korkotukilainalle. Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen. Muutosjohtajatiimin päätös: Seppo Juntti poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn ajaksi. Muutosjohtajatiimi päättää esittää järjestelytoimikunnalle, että se antaa Salon kaupunginvaltuustolle luvan myöntää takauksen Salva ry:n hakemalle edellä mainitulle korkotukilainalle. Järjestelytoimikunta päättää, että se antaa Salon kaupunginvaltuustolle luvan myöntää takauksen Salva ry:n hakemalle edellä mainitulle korkotukilainalle. Seppo Juntti poistui kokouksesta asian käsittelyn ajaksi. Ehdotus hyväksyttiin. 88 <2007-00869> Henkilöstön sijoittuminen Salo2009-organisaatioon Petri Alaluusua: Hallinnon ja palvelujen järjestämissopimuksen mukaisesti järjestelytoimikunta hyväksyy uuden kunnan henkilöstön tehtäväkuvaukset ja sijoituspaikat 30.4.2008 mennessä. Määräaika perustuu sopimuksen mukaan siihen, että näin jokainen työntekijä tietää ennen kesälomakautta oman tehtävänsä ja työpaikkansa sijainnin uudessa kunnassa. Henkilöstön sijoittamisessa uuden kunnan palvelukseen on lähtökohtana se, että työntekijä jatkaa entisessä tehtävässään, mikäli hänen omista toiveista tai työn sisällöstä ei aiheudu muutostarvetta. Henkilöstön sijoittelun suunnittelutyö on ollut monivaiheinen prosessi, jonka eri vaiheissa on kuunneltu työntekijöiden mielipiteitä. Toimialajohtajat ja konsernipalveluiden vastaavat ovat raportoineet säännöllisesti suunnittelutyön etenemisestä ja eri vaiheista
Järjestelytoimikunta N:o 8 15.4.2008 16 muutosjohtajatiimille ja järjestelytoimikunnalle. Toimialajohtajat ja konsernipalveluiden vastaavat ovat myös keskenään neuvotellen pyrkineet toteuttamaan henkilöstön omia toiveita sijoittumisen ja toimenkuvan muutoksen suhteen. Henkilöstön sijoittuminen organisaatioon esitetään liitteenä olevilla vakinaisen henkilöstön sijoittamissuunnitelmilla. Sijoittamissuunnitelmassa kuvataan työntekijän tuleva sijoituspaikka kohdassa kohde/suorituspaikka, nykyisen palvelussuhteen muoto, tehtävän nimike 1.1.2009 lukien ja nykyinen nimike, jos nimike tulee muuttumaan sekä tehtävään sijoitettavan henkilön nimi. Sijoittamissuunnitelmat sisältävät myös jo aiemmin järjestelytoimikunnan hyväksymät esimies- ja asiantuntijatehtävät ja niihin valitut henkilöt. Sijoittamissuunnitelmista ilmenee, että pääosin henkilöstö jatkaa nykyisissä tehtävissään ja sijoituspaikoissaan. Organisaation hyväksytystä rakenteesta ja joidenkin toimintojen vahvistamisesta johtuen joitakin muutoksia henkilöstön sijoittamisen suhteen verrattuna nykytilanteeseen on tehty, esimerkiksi henkilö siirtyy nykyiseltä vastuualueeltaan toiselle vastuualueelle uudessa organisaatiossa. Näissä siirroissa on huolehdittu siitä, että siirtyvän henkilön tilalle ei tarvitse rekrytoida uutta henkilöä organisaation ulkopuolelta. Toiminnot ja yksiköt on pyritty muodostamaan siten, että organisaation sisäiset palvelut sekä kuntalaisille tarjottavat palvelut voidaan tuottaa mahdollisimman hyvin ja tarkoituksenmukaisesti. Yksiköiden muodostamisessa ja henkilöstön sijoittamisessa eri tehtäviin on tavoiteltu yhdistymissopimuksen mukaista matalaa organisaatiota ilman ylimääräisiä hierarkiatasoja. Joihinkin uuden organisaation toimivuuden kannalta välttämättömiksi katsottuihin tehtäviin ei ole organisaation sisältä löytynyt sijoitettavaa henkilöä, nämä tehtävät näkyvät sijoittamissuunnitelmissa ilman henkilön nimeä merkinnällä avoin. Periaatteena henkilöstön sijoittamisessa uuden organisaation eri tehtäviin on ollut se, että kaikkiin tehtäviin haetaan henkilö sisäisesti ilman ulkoista rekrytointia. Organisaation vakinaisen henkilöstön määrän lisääminen ei toteudu liitteenä olevilla sijoittamissuunnitelmilla, vaan mikäli katsotaan, että ns. uuteen tehtävään on tarpeen rekrytoida henkilö Salo2009-organisaation ulkopuolelta, päättää siitä järjestelytoimikunta. Määräaikaisen henkilöstön vakinaistaminen vuoden 2009 alusta lukien tulee tapahtua myös järjestelytoimikunnan päätöksellä, esim. talousarviokäsittelyn yhteydessä, mikäli katsotaan, että määräaikaisen tehtävän hoitamiseen on pysyvä tarve eikä tehtävien hoitoa voida muuten järjestää. Pysyväisluonteisia tehtäviä sisältävät vakanssit, jotka nyt hoidetaan määräaikaisjärjestelyin, tulee vakinaistaa nykyisten organisaatioiden toimesta ennen yhdistymistä. Tehtäväkuvausten osalta on käytetty harkintaa ja tulkittu yhdistymissopimusta siten, että tässä vaiheessa laaditaan tehtäväkuvaus sillä tarkkuudella kuin on mahdollista. Tarkemmat toimenkuvat sovitaan esimies-alaiskeskusteluissa vuoden 2008 loppuun mennessä. Tämä toimintatapa on hyväksytty myös henkilöstön edustajien taholta. Sopimuksen velvoite tehtäväkuvausten hyväksymisestä 30.4.2008 mennessä voidaan tältä osin katsoa täytetyksi, koska sijoittamissuunnitelmasta voidaan nähdä henkilön nimike ja sijoituspaikka. Toimialajohtajat ja konsernipalveluiden vastaavat tulevat kuitenkin huolehtimaan siitä, että alaisensa henkilöstö saa vahvistetun tiedon sijoittumisesta uuteen organisaatioon ja tehtäväkuvauksensa mahdollisimman pian.
Järjestelytoimikunta N:o 8 15.4.2008 17 Henkilöstön sijoittamissuunnitelmia on esitelty henkilöstön edustajille 3.4.2008 ja henkilöstötyöryhmälle 9.4.2008. Muutosjohtajatiimin päätös: Pekka Kymäläinen poistui kokouksesta henkilöstösuunnitelman sivistystoimen osion läpikäynnin ajaksi. Muutosjohtajatiimi päättää esittää järjestelytoimikunnalle, että se hyväksyy liitteinä olevien sijoittamissuunnitelmien mukaisesti henkilöstön tehtävänimikkeet ja ensisijaiset sijoituspaikat organisaatiossa. Muutosjohtajatiimi päätti lisäksi, että henkilöstöosaston henkilöstösuunnittelijan tehtävä julistetaan sisäisesti haettavaksi. Järjestelytoimikunta päättää, että se hyväksyy liitteinä olevien sijoittamissuunnitelmien mukaisesti henkilöstön tehtävänimikkeet ja ensisijaiset sijoituspaikat organisaatiossa. Päätös vahvistetaan uuden Salon päätöksellä. Kokous keskeytettiin 20 minuutin ajaksi. Seuraavat henkilöt poistuivat jääveinä kokouksesta tämän asian käsittelyn ajaksi: Timo Lehti, Arja Laaksonen, Päivi Pölönen, Siv Ilola, Anders Björkvist, Annukka Tamminen, Elina Suonio-Peltosalo, Reijo Tuominen, Helena Aaltonen, Tauno Kanerva, Risto Keto-oja, Piia Keto-oja, Antero Leppänen. Järjestelytoimikunta päätti yksimielisesti palauttaa asian uudelleenvalmisteluun siten että: - suunnitelma jaetaan toimialoittain eri asiakohtiin - virat tai toimet joihin ei ole esitettävää henkilöä tuodaan päätettäväksi erikseen talousarvioaikataulun sallimissa puitteissa - vakinaistettaviksi tarkoitettavat määräaikaiset projektitehtävät perustellaan erikseen - lupa- ja valvontaorganisaatio sekä tietohallinnon organisaatiot liitetään mukaan sijoitussuunnitelmaan
Järjestelytoimikunta N:o 8 15.4.2008 18 89 Muut asiat - talousarvioiltakoulu 7.5 Salon lukiossa - Salon seudun sanomien suuri vaalishow 14.10 Salon urheilutalolla