1 (4) Pvm Nro 19.3.2015 4 1 REKISTERINPITÄJÄ Nimi KESKINÄINEN TYÖELÄKEVAKUUTUSYHTIÖ VARMA Postiosoite PL 1 Postinumero ja -toimipaikka 00098 VARMA Puhelin 010 2240 Käyntiosoite Salmisaarenranta 11, Helsinki 2 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ TAI YHTEYSHENKILÖ Nimi Sähköposti Riikka Nivus riikka.nivus@varma.fi Puhelin 010 244 4932 Faksi 010 244 4752 3 REKISTERI YEL- vakuutettujen rekisteri - Yrittäjän eläkelain mukaan vakuutetut 4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS 1. Henkilötietolain 8 :n mukaiset yleiset edellytykset, esim. asiakassuhteen hoitaminen jäsenyysasioiden hoitaminen palvelusuhteen hoitaminen muu, mikä 2. Henkilötietolain 4 luvun mukainen henkilötietojen käsittely erityisiä tarkoituksia varten (tutkimus, tehtävä jne. nimettävä tai muuten yksilöitävä)
2 (4) tutkimus tilasto viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävä henkilömatrikkeli sukututkimus suoramarkkinointi luottotietotoiminta 3. Erityislainsäädäntö (esim. tietty viranomaiselle saadetty tehtävä kuten päivähoidon järjestäminen, opetuksen järjestäminen jne.) mikä Yrittäjän eläkelain mukaan vakuutettujen yrittäjäsuhteiden rekisteröinti (Y) - eläketietojen ja maksujen laskenta ym. - ilmoitukset Ansaintatarekisteriin. 5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ (rekisteröityjen ryhmä/ryhmät ja näihin liittyvät tiedot tai tietoryhmät) - Yrittäjän tunnistetiedot henkilötunnus, Y-tunnus nimi, osoite ja puhelin (asiakasrekisterissä) - yrittäjän vakuutustiedot - yritystoiminnan alkamispäivä ja päättymispäivä, vastuunalkamispäivä - työtulotiedot - vakuutusmaksuprosentti - ansaittu eläke 31.12.2004 asti - linkkitiedot lisäetuvakuutukseen - linkkitiedot TyEL-vakuutukseen - valitustiedot - vakuutuksen veloitustiedot - vakuutuksen laskutus-ja perintätiedot - vakuutusmaksun tilitystiedot - vakuutusten teknisessä hoidossa tarvittavia erityistietoja - vakuutusarkistotietoja - vakuutusasiakirjat
3 (4) - verotiedot - kirjeenvaihto - päivitysviitteet 6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Vakuutuksenottajan ilmoitus Vakuutushakemus Eläketurvakeskus (ETK) / Ansaintarekisteri Verottaja Muut eläkevakuutusyhtiöt Kela Kaupparekisteri Osoitetoimistot/väestörekisteri 7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE Luovutuksensaaja Eläketurvakeskus Vakuutettu - luovutuksen peruste - lakisäteinen velvoite - asiakaspalvelu Vakuutusmaksun maksaja - asiakaspalvelu Muut eläkelaitokset Kela Verottaja Vakuutusoikeus - rekisteröidyn toimeksianto
4 (4) Työeläkeasioiden muutoksenhakulautakunta -lakisääteinen velvoite IF/asiakasjärjestelmä - asiakaspalvelu - alueellisen kehityksen seuranta Varma käyttää palvelutoiminnassaan alihankkijoita, joita koskevat kohdassa 8 mainitut rekisterin suojauksen periaatteet. Rekisteristä siirretään tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ETK:n välityksellä valtioiden välisten sopimusten mukaisesti. 8 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET A. Manuaalinen aineisto 1. Rekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat lakisääteisen salassapitovelvollisuuden alaisia ja ovat allekirjoittaneet erillisen vaitiolositoumuksen. 2. Asiakirja-aineistot säilytetään kulunvalvonnan avulla suojatuissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan käyttövaltuushallinnan avulla. B. ATK:lle talletetut tiedot 1. Tietojenkäsittelyvaltuuksien hallinnan avulla valvotaan, että rekisterin tietoja ja sen osa-alueita saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt. 2. Rekisteri on eristetty julkisesta tietoliikenneverkosta palomuuriratkaisujen avulla. 3. Julkisen tietoliikenneverkon kautta lähetettäessä luottamukselliset tiedot salataan teknisin keinoin SSL-salauksella 1) HetiL 10 ei edellytä nimenomaisesti tiedon merkitsemistä, mutta se on tarkoituksenmukaista merkitä rekisteröityjen tiedonsaantioikeuksien kannalta. Se myös kuvaa rekisterin tietosisältöä.