S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteri TIETOSUOJASELOSTE (13.1.2017 alkaen) Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä SOK Asiakkuus Postiosoite: PL 1, 00088 S-RYHMÄ S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858 Käyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki Y-tunnus 0116323-1 2. Rekisteriasioita hoitava henkilö Leena Tikkanen 3. Rekisterin nimi S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Rekisterissä ylläpidetään osuuskauppojen osuuskuntalain mukaisia jäsenluetteloja. Lisäksi tämän rekisterin mukaisten tietojen käsittelyn tarkoituksena on S-ryhmän asiakasomistajaja muiden henkilöasiakassuhteiden hoitaminen, etujen ja palveluiden tuottaminen, markkinointi sekä liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen. Kuitin loppusummaa tarkempaa tuoteryhmä- ja/tai tuotetasoista ostotietoa voidaan käyttää markkinoinnin kohdentamiseen, ellei asiakasomistaja tai asiakasomistajatalouteen kuuluva ole sitä erikseen kieltänyt. S-ryhmällä tarkoitetaan osuuskauppoja ja SOK-yhtymää tytär- ja osakkuusyhtiöineen. Rekisterissä olevia tietoja voidaan käsitellä S-ryhmään kulloinkin kuuluvissa yhteisöissä ja käyttää S-ryhmään kulloinkin kuuluvien yhteisöjen sekä asiakasomistajajärjestelmään kuuluvien yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin henkilötietolain mukaisesti. 5. Rekisterin tietosisältö Rekisterissä käsitellään tietoja seuraavista asiakkaista (jäljempänä yhdessä Asiakkaat ja yksittäin Asiakas ) asiakasomistajat: henkilöt, jotka ovat osuuskaupan jäseniä asiakasomistajatalouteen kuuluvat: henkilöt, jotka kuuluvat asiakasomistajatalouteen, mutta jotka eivät itse ole osuuskaupan jäseniä muut asiakkaat: henkilöt, jotka eivät kuulu asiakasomistajatalouteen, mutta jotka ovat tilanneet jotain S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterin perusteella tuotettavia palveluita, kuten S-tunnuksen tai sähköisiä uutiskirjeitä.
Rekisterissä voidaan käsitellä Asiakkaasta seuraavia voimassaolevia ja/tai päättyneitä (kohdan 10. mukaisin rajoituksin) alla olevan taulukon mukaisia tietoja, jotka on yksilöity tarkemmin taulukon jälkeen: Asiakasomistaja Asiakasomistajatalouteen Muu asiakas kuuluva Henkilötiedot Yhteystiedot Henkilökuntatiedot Osuuskauppojen jäsentiedot Bonusta myöntävät laskutuspartnerit Asiakasomistajatalouden tiedot Etujen maksutili S-Etukortti Tunnukset Asiakasryhmät Tilaukset, käyttöönotetut palvelut ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot Palveluestot Ostotiedot, tiedot maksetusta Bonuksesta ja maksutapaedusta Verkkokauppa-asiointiin liittyvät tiedot Henkilötiedot: etu- ja sukunimet, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, kieli, turvakielto, markkinoinnin esto, tieto kotona asuvien lasten syntymävuosista asiakasnumero, asiakkuuden alkamis- ja voimassaoloaika väestötietojärjestelmästä ja palveluntarjoajilta saadut kielto- ja päivitystiedot Yhteystiedot: vakituinen postiosoite, väliaikainen postiosoite, kotikunta, maakoodi, matkapuhelin, markkinointilupa matkapuhelimeen, muu puhelinnumero, sähköpostiosoite, markkinointilupa sähköpostiin Henkilökuntatiedot: tieto henkilökuntaan kuulumisesta, tieto alennusoikeudesta Osuuskauppojen jäsentiedot: jäsenyysosuuskauppa, jäsennumero, jäsenyyden tila, jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivät, liittymistoimipaikka osuusmaksun tila, maksettu osuusmaksu, osuusmaksun täyteenmaksamispäivä ja maksutapahtumat tiedot osuusmaksulle maksetuista koroista, tieto maksetusta ylijäämänpalautuksesta
Bonusta myöntävät laskutuspartnerit: rekisteröitymiset Bonusta myöntäville yhteistyöyrityksille, voimassaoloaika Asiakasomistajatalouden tiedot: asiakasomistajatalouden pääjäsen, pääjäsenen kanssa samaan asiakasomistajatalouteen kuuluvat henkilöt Etujen maksutili: etujen maksutilin tilinumero ja tilityyppi S-Etukortit: kortin numero, korttityyppi, kortin voimassaoloaika, kortin sulkemisen syy tieto siitä, mihin asiakasomistajatalouteen kortilla tehdyt bonusostot yhdistetään tieto siitä, minkä osuuskaupan jäsenyyteen perustuen kortti on tilattu Tunnukset: S-tunnus, Asiakastunnus Asiakasryhmät: asiakasomistajatalouden asiakasryhmä, tiedot Asiakkaan osallistumisesta seurojen tai muiden yhteenliittymien kannustajajoukkoihin Tilaukset, käyttöönotetut palvelut ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot: tieto tilatuista/käyttöönotetuista palveluista (mm. uutiskirjeet, asiakaspaneelit, S-mobiili) tiedot käyttöönotettujen digitaalisten palvelujen (esim. verkko- ja mobiilipalvelujen) käyttämisestä tunnistettuna Asiakkaan palveluun syöttämät tiedot, palvelun käytön tuottamat tiedot tietoja asiakassuhteen hoitamiseen liittyvästä Rekisterinpitäjän yhteydenpidosta Asiakkaaseen Palveluestot: asiakasomistajapostin lähetysesto, erillissuorapostitusten esto, puhelinmarkkinoinnin esto, tutkimuskyselyjen esto, takuukuittiesto, esto tuote- ja tuoteryhmätasoisen ostotiedon käyttämisestä markkinoinnin kohdentamiseen, esto tuotetasoisen ostotiedon hyödyntämisen asiakaskohtaisissa palveluissa, sähköpostitiedotteiden estot Ostotiedot, tiedot maksetusta Bonuksesta ja maksutapaedusta: asiakasomistajaetuihin oikeuttaviin ostoksiin käytetyn S-Etukortin korttinumero tai jäsen-/asiointinumero, ostopäivä, kellonaika, ostopaikka, kortin käyttötapa, tiedot ostoista kuitin loppusumma-, tuoteryhmä- ja/tai tuotetasolla maksettu Bonus ja maksutapaetu sähköiset takuukuitit, sähköiset kuitit Verkkokauppa-asiointiin liittyvät tiedot verkkokauppaostosten toimitusosoite verkkokaupan asiakassegmentti
tiedot tallennetusta ostoskorista, tilaustiedot 6. Säännönmukaiset tietolähteet Tietoja saadaan Asiakkaan tekemästä asiakasomistajasopimuksesta ja Asiakkaalta itseltään asiakassuhteen aikana puhelimitse, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla sekä palvelujen käytön kautta. Nimi-, osoite-, matkapuhelin- ja kuolintietojen päivityksiä voidaan saada myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Henkilökuntatieto ja tieto alennusoikeudesta saadaan S-ryhmän Herttarekistereistä. Asiakkaan perustiedot, kuten nimi- ja osoitetiedot, sähköiset yhteystiedot sekä lupa- ja kieltotiedot päivittyvät rekisteriin, kun asiakas päivittää ne joko S-ryhmään kuuluville yrityksille tai S-Pankille. S-Etukortin käyttöön liittyvät tiedot saadaan S-ryhmän asiakasomistajajärjestelmään kuuluvien yhteisöjen ja S-ryhmän yhteistyökumppaneiden kassajärjestelmistä. Lisäksi tietoja voidaan saada S-ryhmään kuuluvilta yhteisöiltä sekä asiakasomistajajärjestelmään kuuluvilta yhteistyökumppaneilta, joiden palveluihin tunnistaudutaan käyttäen S-Etukorttia tai muita Asiakkaalle annettuja tunnuksia. 7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset SOK luovuttaa verottajalle tiedot osuuskaupan jäsenelle maksetusta osuusmaksun korosta ja eronneiden jäsenten pääomanpalautuksista. SOK voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esim. viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. SOK luovuttaa S-Pankille asiakkaan perustietojen päivitykset, mikäli asiakas on myös S-Pankin asiakas. 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Asiakastietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä henkilötietolain edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n ulkopuolelta. 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Korttihakemukset ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu S-ryhmän ulkopuolelta tulevilta yhteydenotoilta palomuureilla. Ainoastaan määrätyillä S-ryhmän ja S-ryhmän toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, joiden toimenkuvaan se kuuluu, on oikeus käyttää asiakasomistajaja asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kukin käyttäjä saa ylläpito- ja/tai selausoikeuden ainoastaan oman toimenkuvansa kannalta tarpeellisiin tietoihin. Tietojärjestelmä on suojattu ja sinne pääsevät vain nimetyt käyttäjät henkilökohtaisin
käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Jokainen S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterin tietoja käsittelevä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. 10. Tarkastusoikeus Asiakas voi tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot kirjallisella, Asiakkaan allekirjoittamalla pyynnöllä, joka Asiakkaan tulee toimittaa S-ryhmän asiakaspalvelupisteeseen. Tiedot voi tarkastaa myös Oma S-kanava -palvelusta. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin ja markkinointitutkimuksiin Oma S-kanava -palvelussa tai ottamalla yhteyttä S-ryhmän asiakaspalveluun. 11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Asiakas voi vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyynnön virheellisen tiedon korjaamisesta voi tehdä ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun. Asiakkaan tiedot poistetaan, kun hänen asiakkuutensa ja siihen liittyvät molemminpuoliset velvoitteet ovat päättyneet. Tietojen poistaminen edellyttää mm. osuuskuntalain mukaisten säilytysaikojen päättymistä. Ostotiedot ja tiedot maksetusta Bonuksesta ja maksutapaedusta poistetaan rekisterissä 2 vuoden kuluttua. Tiedot päättyneistä asiakasperustiedoista, yhteystiedoista, asiakasomistajatalouden tiedoista sekä tilauksista ja palveluestoista poistetaan rekisteristä 2 vuoden kuluttua. 12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Henkilötietolain mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisteritietojensa käyttäminen suoramainontaan ja markkina- ja mielipidetutkimuksiin. Asiakas voi antaa tietoihinsa S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterissä suoramarkkinointikiellon, tutkimuskiellon ja puhelinmarkkinointikiellon. Sähköpostiin ja mobiiliin päätelaitteeseen lähetetään rekisterin tietojen perusteella markkinointia vain, jos asiakas on itse antanut siihen nimenomaisen luvan. Luvan puuttuessa voidaan asiakkaalle lähettää sähköpostiin ja mobiiliin päätelaitteeseen ainoastaan asiakkuuteen liittyviä tiedotteita, jollei asiakas niitä erikseen kiellä.