PAKETTI KUNTIEN PALVELURAKENTEIDEN KEHITTÄMISPROJEKTI Ohjausryhmä 2/2010 PÖYTÄKIRJA Aika: Keskiviikko klo 12.15 13.30 Paikka: Lahden kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone Sisällysluettelo 1. Kokouksen avaus... 2 2. Läsnäolijoiden toteaminen... 2 3. Edellisen kokouksen muistion tarkastaminen... 3 4. Päijät-Hämeen kuntien intra- ja extranet -järjestelmä, hankinnan projektisuunnitelman hyväksyminen ja kustannusten jako... 3 5. Taseanalyysi... 4 6. PAKETTI projektin osahankkeet... 5 7. Päijät-Hämeen seudullisen kirjastojärjestelmän, aineistotietokannan ja verkkokirjaston hankintaa sekä osa-aikaisen projektikoordinaattorin palkkausta koskeva rahoitushakemus PAKETTI-projektille... 7 8. Wellamo-opiston tilavuokrat Päijät-Hämeessä... 8 9. Tiedoksisaantiasiat... 9 10. Muut asiat... 10 11. Seuraava kokous... 11 12. Kokouksen päättäminen... 11 PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO, PL 50, (Hämeenkatu 9 A), 15111 Lahti, p. 03-8719 40, www.paijat-hame.fi
KUNTIEN PALVELURAKENTEIDEN KEHITTÄMISPROJEKTI Ohjausryhmä Läsnä: Kaupunginjohtaja Jyrki Myllyvirta, Lahti, puheenjohtaja Kaupunginjohtaja Martti Heinonen, Orimattila Kaupunginjohtaja Hannu Komonen, Heinola Kunnanjohtaja Pauli Syyrakki, Nastola Kunnanjohtaja Juri Nieminen, Asikkala Kunnanjohtaja Päivi Rahkonen, Hollola Kunnanjohtaja Raija Peltonen, Hartola vt. kunnanjohtaja Vaula Ruuska, Hämeenkoski Kunnanjohtaja Kimmo Kuparinen, Artjärvi Kunnanjohtaja Seppo Huldén, Kärkölä Kunnanjohtaja Heikki Jaakkola, Padasjoki Kunnanjohtaja Marketta Kitkiöjoki Sysmä Maakuntajohtaja Esa Halme, Päijät-Hämeen liitto Kehitysjohtaja José Valanta, Lahden kaupunki Projektijohtaja Jaana Simola, Päijät-Hämeen liitto Projektipäällikkö Lauri Kuukasjärvi, Päijät-Hämeen liitto Projektikoordinaattori Maija Väkeväinen, Päijät-Hämeen liitto, sihteeri Asiantuntija: Anne Mikkanen, 4 Päijät-Hämeen kuntien intra- ja extranet järjestelmä tietohallintosuunnittelija Lahden kaupunki / seudullinen tietohallinto ASIAT 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12.15 2. Läsnäolijoiden toteaminen Todetaan läsnäolijat. Todettiin. 2
3. Edellisen kokouksen muistion tarkastaminen Edellisen kokouksen muistio on lähetetty ohjausryhmän jäsenille kokouksen jälkeen. Hyväksytään edellisen kokouksen muistio. Hyväksyttiin. 4. Päijät-Hämeen kuntien intra- ja extranet -järjestelmä, hankinnan projektisuunnitelman hyväksyminen ja kustannusten jako Seutuintra -hankkeessa on tällä hetkellä mukana kuusi kuntaa: Hollola, Kärkölä, Nastola, Padasjoki sekä Lahden ja Orimattilan kaupungit. Omistajaksi on nimetty Lahti. Hankittavana on järjestelmä, jolla toteutetaan intra- ja extranet - verkkopalvelukokonaisuudet. Lisäksi sen tulee mahdollistaa sähköisen työpöydän käyttöönotto. Seutuintran toteutus kilpailutetaan ja parhaillaan on menossa hankittavan järjestelmän vaatimusmäärittely. Tarkoitus on, että järjestelmätoimittaja on valittu syyskuun loppuun mennessä. Vuodenvaihteeseen ajoittuvan käyttöönoton pilottikunniksi on suunniteltu Hollolaa ja Orimattilaa. Muut kunnat seuraavat perässä vaiheittain. Projektiryhmä esittää, että PAKETTI-projektin ohjausryhmä hyväksyy liitteenä olevan Päijät-Hämeen kuntien intra- ja extranetin eli seutuintran hankintaprojektin projektisuunnitelman. Intranet projektisuunnitelma.doc Seutuintran suunnitteluvaiheessa esitettiin, että Päijät-Hämeeseen kuuluva kunta tai kuntayhtymä voi liittyä alustan käyttäjäksi tarpeen mukaan myöhemmin. Projektiryhmä esittää, PAKETTI-projektin ohjausryhmä ottaa kantaa siihen, mitkä tekijät kustannusten jaossa otetaan huomioon, mikäli uusi kunta tai kuntayhtymä liittyy jälkikäteinen seutuintraan. Mahdollisia, huomioon otettavia tekijöitä kustannustenjaossa ovat - toimittajien puolelta syntyneet hankintakustannukset (lisenssit, laitekustannukset ja laskutettu projektityö) laitekustannukset ja laskutettu projektityö - järjestelmän ylläpitokustannukset - kunnan asukasluku (PAKETTI projektin osahankkeiden kuntarahoitusperuste) - kuntayhtymän työasemamäärä ja/tai henkilömäärä - kuntien hankintaprojektissa ja tulevassa käyttöönotossa itse tekemä, laskuttamaton työ Asian esittelee tietohallintosuunnittelija Anne Mikkanen 3
Ohjausryhmä hyväksyy projektisuunnitelman Päijät-Hämeen kuntien intranet ja extranet järjestelmän hankinta. Lisäksi ohjausryhmä keskustelee kustannustenjaosta ja päättää millä kustannuksin myöhemmin mukaan tulevat organisaatiot intraan liittyvät. Ohjausryhmä hyväksyi projektisuunnitelman ja päätti, että myöhemmin intraja extranet järjestelmään mukaan tulevat organisaatiot osallistuvat myös järjestelmän perustamiskustannuksiin. Seudullinen tietohallinto laskuttaa aiheutuneiden kustannusten mukaan uutta mukaan tulevaa kuntaa asukasluku perusteella ja muita organisaatioita esim. työaseman lkm:n perusteella. Lisäksi ohjausryhmä päätti, että pyydetään kuntien sitoumukset päivitetyistä maksuosuuksista (yhteensä 111.000 euroa) 12.8.2009 päätöksen mukaisesti. 5. Taseanalyysi Ohjausryhmän edellisessä kokouksessa todettiin Päijät-Hämeen kuntajakoselvityksen taloustoimikunnan esittäneen kuntajakoselvityksen yhteydessä tehtäväksi kuntien taseanalyysin PAKETTI projektin rahoittamana. Ohjausryhmässä todettiin tarkoituksenmukaiseksi tehdä analyysi kaikkien kuntien sekä kolmen kuntayhtymän osalta tämän hetken taloudellisesta tilanteesta, jossa avattaisiin kuntien taseessa olevat varat ja velat, kiinteistöjen arvot, maaomaisuuden arvo, kunnan sitoumukset, taseriskit jne. Kuntajakoselvityksen kuntatalouden toimikuntaa avustava virkamiestyöryhmä (Mika Mäkinen pj, Mika Itänen, Annikki Niiranen, Martti Tokola ja Reijo Louko) valmisteli tarjouspyyntöluonnoksen PAKETTI -toimistolle, jossa se viimeisteltiin ja lähetettiin seuraaville toimijoille: Audiator Oy, PWC Oy, KPMG Oy, Yritystaito Oy ja Net Effect Oy. Lisäksi ilmoitus julkaistiin Hilmassa. Valmisteluryhmän esityksestä analyysin tekijäksi on valittu Net Effect Oy. Taseanalyysin kokonaishinta on 26.700 euroa, josta kuntaosuus 8.900 euroa jakaantuu kuntien kesken seuraavasti: Artjärvi 64,33 Asikkala 378,09 Hartola 150,02 Heinola 900,94 Hollola 966,16 Hämeenkoski 94,00 Kärkölä 215,60 Lahti 4 459,33 Nastola 666,11 Orimattila 658,68 Padasjoki 152,59 Sysmä 194,15 YHT 8 900,00 4
Kuntaosuuden ovat sitoutuneet kaikki Päijät-Hämeen 12 kuntaa. Kuntayhtymien maksuosuudet sisältyvät kuntien osuuksiin, jotka PAKETTI projekti laskuttaa kunnilta toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Ohjausryhmä merkitsee tiedokseen taseanalyysin laadinnan valmistelun tilanteen ja päättää, että taseanalyysin laadinta - Rahoitetaan PAKETTI projektin budjetin III-korista siten, että rahoitettava osuus on 26.700 euroa, josta kuntaosuus 1/3 asukaslukujen suhteessa. Kuntayhtymien maksuosuus sisältyy kuntien osuuksiin, jotka PAKETTI projekti laskuttaa kunnilta erikseen toteutuneiden kustannusten mukaisesti. - Tehdään kaikista maakunnan 12 kunnasta sekä kolmesta kuntayhtymästä (Päijät-Hämeen koulutuskonserni, Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä sekä Päijät-Hämeen liitto). PAKETTI projektin ohjausryhmä nimeää taseanalyysin ohjausryhmään seuraavat: Mika Mäkinen, Mika Itänen, Annikki Niiranen, Martti Tokola ja Reijo Louko. PAKETTI projektin ohjausryhmän edustajana puheenjohtajaksi nimetään Pauli Syyrakki ja sihteeriksi Maija Väkeväinen. Ohjausryhmän kokouksiin osallistumisoikeus on myös kuntajakoselvittäjä Osmo Soininvaaralla. Hyväksyttiin. 6. PAKETTI projektin osahankkeet Projektipäällikkö Jaana Simola on käynyt kuntien johtoryhmissä esittelemässä projektin edistymistä ja keskustelemassa projektin mahdollisuuksista vastata kuntien kehittämistarpeisiin. Keskusteluissa on tullut esille kehittämistarpeita, jotka on koottu alla olevaan taulukkoon. Osahankkeita hyväksyttäessä on tarkasteltava, miten se toteuttaa projektin ohjaavia periaatteita, jotka ohjausryhmä 11.6.2009 kokouksessaan hyväksyi. Prosessiajattelu Pilotointien hyödyntäminen Asiakaslähtöisyyden vahvistaminen Läpinäkyvyyden parantaminen Kuntarakenteen muutosten huomioiminen Kuntalähtöisyys Verkostomainen toimintatapa 5
PAKETTI -projektin osahanke-ehdotuksia Tarkoitus Vesihuoltoyhteistyö pohjois-p-h:ssä Rakennusvalvonnan yhteistyö pohjois-p-h:ssä Kirjastoyhteistyö Teknisen toimen yhteinen 'tilaajavirasto' Kuntatekniikan yhteistyön laajentaminen Vesilaitosyhteistyö/organisointi- yht.työ LahtiAqua P-H:n vesihuoltosuunnitelma/kuntakohtaiset vesihuoltosuunnitelmat Ympäristöyhteistyön laajentaminen Maakunnallinen asuntostrategia Vastuutaho Kustannukset Tpk Muuta huomioitavaa kunta N 10 000 III kokous 8.4.2010 Sivistystoimen ohry 40 000 III ohry Kouluyhteistyö (Opetus) Heinola III Seutukouluhanke Turvallisuushankkeen jatko III Lahden poliisilaitos III mahd. makera Ympäristöterveydenhuollon hanke PHSOTEY III Rakennusvalvonnan digitalisointihanke Lahti 120 000 III Päällekkäisten katu- ja tienimien yhtenäistäminen Lahti UUSIKUNTA myöh Seudullinen laserkeilaus Padasjoen, Kuhmoisten, Hartolan sekä Hämeenkosken alueelta (UusiKunta -kuntien alue) Lahti I I I II II II MML, ELY,Uusimaa, UUSIKUNTA myöh, etontti - Sähköinen tonttitarjonnan esittely sekä tontin varaaminen, vireillä olevien kaavojen esittely, pilotti Lahti UUSIKUNTA myöh, Lahden seudun liikennetutkimus Lahti 400 000 II LVM/rahoitushak. PHL:ssä Ohjausryhmä merkitsee tiedokseen hanke-ehdotukset, keskustelee esityksistä ja päättää toteutettavat hankkeet. Merkittiin tiedoksi hanke-ehdotukset ja keskusteltiin esityksistä. Useisiin esitettyihin hankkeisiin on vaikutusta mahdollisella kuntaliitoksella. Päätettiin, että odotetaan kuntajakoselvityksen osalta syksyyn ja jatketaan ehdotusten valmistelua. Selvitetään ainakin mahdolliset vesihuoltoyhteistyön mahdollisuudet. 6
7. Päijät-Hämeen seudullisen kirjastojärjestelmän, aineistotietokannan ja verkkokirjaston hankintaa sekä osa-aikaisen projektikoordinaattorin palkkausta koskeva rahoitushakemus PAKETTI-projektille Päijät-Hämeen Palvelurakenneuudistus - projektissa yhteydessä laadittiin Kirjasto- ja tietopalvelustratagia vuosille 2009-2015. Strategian toteuttaminen ja yhteisen toimintaympäristön luominen alueen kirjastoille edellyttää yhteistä kirjastojärjestelmää ja aineistotietokantaa sekä seudullista verkkokirjastoa (vuorovaikutteinen asiakasliittymä). Tähän liittyen tarvitaan keskitetyt luettelointija hankintakäytännöt, seudulliset kuljetukset sekä yhteiset käyttösäännöt ja maksut asiakkaille. Tavoitteena on ottaa käyttöön yhteinen toimintaympäristö ja infrastruktuuri toukokuussa 2011. Seudullisella kirjastoyhteistyöllä lisätään palvelun laatua (takaa asukkaille laajan ja monipuolisen kirjastoaineiston nopean saatavuuden). Keskitetyt palvelut ja kokoelmien tehokas yhteiskäyttö lisäävät tuottavuutta ja tehokkuutta. Seudullisen kirjastoyhteistyön valmistelu ja koordinointi kokonaisuudessaan edellyttää osa-aikaista projektikoordinaattoria vv. 2010-2011. Projektikoordinaattorin tehtäviä ovat yhteisten käytäntöjen ja seudullisen kirjastoyhteistyön valmistelu, seudullisten työryhmien ja tiimien työskentelyn koordinointi, seudullisen kirjastoyhteistyön edunvalvonta sekä kokousten ja yhteisten tilaisuuksien valmistelu sekä viestintä. Päijät-Hämeen seudulliseen kirjastoyhteistyöhankkeeseen kuuluvat kaikki maakunnan kunnat Artjärveä lukuun ottamatta eli Asikkala, Hartola, Heinola, Hollola (Kärkölä), Hämeenkoski, Lahti, Nastola, Orimattila, Padasjoki ja Sysmä. Päijät-Hämeen sivistystoimen ohjausryhmä hakee Paketti-projektilta rahoitusta projektikoordinaattorin palkkauskuluihin vuosiksi 2010 ja 2011 yhteensä 40.000 euroa. Kirjastojärjestelmien päivittämiseen ja aineistotietokantojen yhdistämiseen sekä seudullisen verkkokirjaston asiakasliittymään on haettu opetusministeriön rahoitusta 150.000 euroa, joten PAKETTI projektista voidaan myöntää määräraha projektikoordinaattorin palkkaukseen. Kirjastoyhteistyön selvittäminen tukee erityisesti asiakaslähtöisyyden vahvistamista, kuntarakenteen muutosten huomioimista, kuntalähtöisyyttä sekä verkostomaista toimintatapaa. Resurssi rahoitettaisiin PAKETTI projektin budjetin III-korista siten, että rahoitettava osuus on korkeintaan 40.000 euroa, josta kuntaosuus 1/3 asukaslukujen suhteessa. Kuntien maksuosuudet ovat: 7
kunnan maksuosuus Asikkala 570,55 Hartola 226,39 Heinola 1359,55 Hollola 1457,97 Hämeenkoski 141,85 Kärkölä 325,34 Lahti 6729,29 Nastola 1005,18 Orimattila 993,97 Padasjoki 230,26 Sysmä 292,98 YHT 13333,33 Hankkeen etenemisestä raportoidaan PAKETTI -projektin ohjausryhmälle. Päijät-Hämeen sivistystoimen ohjausryhmä toimii hankkeen asiantuntijaryhmänä ja järjestää hankkeen toteuttamiseen tarvittavan asiantuntijan. PAKETTI projektin edustaja kutsutaan Päijät-Hämeen sivistystoimen ohjausryhmän kokoukseen projektin asioita käsiteltäessä. Ohjausryhmä päättää, että PAKETTI -projektista kohdistetaan resursseja Seudullisen kirjastoyhteistyön valmisteluun ja koordinointiin vuosille 2010 ja 2011 osa-aikaisen henkilön palkkaamiseen korkeintaan 40.000 euroa. Hankkeen toteuttamista varten laaditaan toimintasuunnitelma vuosille 2010 2011. PAKETTI -projektin resurssien käyttämisestä tehdään sopimus projektin (Päijät-Hämeen liiton) kanssa. Hyväksyttiin. 8. Wellamo-opiston tilavuokrat Päijät-Hämeessä Vuoden 2007 alusta perustetun Wellamo-opiston sopimukseen kirjattiin, että hallinnollisen tilan vuokrakustannukset tulevat em. opiston kustannuksiin ja yhteisesti katettaviksi jäsenkuntien opetustuntien suhteessa, mutta itse opetuspisteiden tilavuokrat jäävät jäsenkunnissa näiden kuntien kustannuksiksi. Tilojen vuokraamisen yhdenmukaistamiseksi maakunnassa tulisi selvittää tilojen vuokrausperusteet ja vaikutukset valtionosuuksiin. Wellamo-opiston jäsenkuntien talouspalveluista Lahden kaupunkia lukuun ottamatta vastaa Päijät-Tili Oy. 8
Selvitettäviä asioita olisivat ainakin: PAKETTI ohjausryhmä - Wellamo-opiston tilavuokrat suhteessa muiden toimielinten ja toimijoiden tilavuokriin / tasapuolisuus - tilavuokrien oikea kohdentaminen kirjanpidossa - Wellamo-opiston/kuntien valtionosuus tilavuokrakustannuksiin - tilojen tarve ja tilavuokran vaikutus kysyntään ja kustannusvastuuseen Ohjausryhmä päättää käynnistää selvityksen Wellamo-opiston tilavuokrien perusteista ja vaikutuksista ja nimeää tehtävään selvitysryhmän. Ohjausryhmä päätti käynnistää selvityksen Wellamo-opiston tilavuokrien perusteista ja vaikutuksista. Selvitysryhmään nimettiin Asikkalan kunnan, Hollolan kunnan ja Lahden kaupungin sivistystoimen talousvastaavat/-päälliköt, Lahden kaupungin tilakeskuksen edustaja, Wellamo-opiston rehtori sekä sivistystoimen ohjausryhmän ja Päijät-Tili Oy:n nimeämät edustajat. 9. Tiedoksisaantiasiat - Tasavallan presidentti vahvisti 30.3.2010 lain maaseutuhallinnon järjestämisestä kunnissa. Uuden lain tavoitteena on koota kunnissa hoidettavat maaseutuhallinnon tehtävät suurempiin yhteistoiminta-alueisiin, joissa toimii pääsääntöisesti 800 maatalousyrittäjää ja tehtäviä hoitaa vähintään viisi henkilöä. Laki tulee voimaan 1.4.2010. http://valtioneuvosto.fi/ajankohtaista/tiedotteet/tiedote/fi.jsp?oid=291504 Päijät-Hämeessä maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alueiden organisointia valmistelevan ohjausryhmän työ on käynnistynyt ja sille asetettu määräaika (30.6.2010) vaikuttaisi tässä vaiheessa liian tiukalta. Ohjausryhmän seuraava kokous 15.4.2010, jolloin käsitellään selvitystyön sisältöä, laajuutta ja aikataulua. - Normaaliolojen poikkeustilanteet, valmisteluryhmän viimeinen kokous pe 9.4.2010, ohjausryhmän käsittely 5.5.2010 - Raideliikenteen vaikutukset elinkeinoelämälle ohjausryhmän kokoontunut kerran, tarjouspyyntö luonnosteltu kilpailutusta varten. Yhteyshenkilönä maakuntainsinööri Erkki Rope. - Sosiaali- ja terveystoimen mittariston luominen tarjouspyyntö julkaistu HILMAssa 29.3.2010 http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/ - Muutosseminaari 25.3.2010, 60 osallistujaa http://www.paijat-hame.fi/fi/paketti/ajankohtaista - Päijät-Hämeen sosiaalipoliittinen foorumi 6.5.2010 klo 12-16, Lahden Upseerikerhon Juhlasalissa http://www.paijat-hame.fi/fi/paketti/seminaarit - Terveysliikuntaseminaari 11.5.2010 klo 9-12 - Rahoituksen myöntäminen projektille v. 2010 9
Merkitään tiedoksi em. asiat Merkittiin tiedoksi em. asiat. Lisäksi PAKETTI projektin ohjausryhmä päätti, että maaseutuhallinnon ohjausryhmää täydennetään MTK:n edustajalla. 10. Muut asiat - Musiikin taiteen perusopetuksen kokonaisuuden selvitys Asikkalassa ja Padasjoella Johtoryhmä merkitsi tiedokseen selvitystyön loppuraportin, joka jaettiin ohjausryhmän jäsenille johtoryhmän esityslistan liitteenä Johtoryhmä esitti Asikkalan ja Padasjoen kunnille että ne ryhtyvät selvityksen johtopäätösten mukaisiin toimenpiteisiin musiikin perusopetuksen turvaamiseksi Asikkalassa ja Padasjoella - Kuntajakoselvityksen vaikutukset kuntayhtymiin ja selvityksen ulkopuolisiin kuntiin Johtoryhmä keskusteli asiasta, ei esitystä ohjausryhmälle - Kuntajakoselvityksen viestinnän kustannukset laskutetaan Kuhmoisten kunnan osalta 6.4.2010 saakka. - Kuntien yhdenvertaisuussuunnitelma Lahdessa tehty, voidaan tehdä samalla sabluunalla - Wellamo-opiston omistajaohjaus Merkitään tiedoksi em. asiat. Merkittiin tiedoksi em. asiat. Lisäksi PAKETTI projektin ohjausryhmä pyytää sivistystoimenjohtajien ohjausryhmää selvittämään kuntien yleiset tavoitteet Wellamon toiminnassa. Selvityksessä tulee osoittaa omistajan näkemys Wellamo-opiston toiminnan yhteiskuntapoliittisista linjauksista ja päämääristä. Selvityksessä tulee pohtia myös miten ja missä kunta ilmaisee mahdolliset toiminnan painopisteet ja tilaajan odotukset opistolle 10
11. Seuraavat kokoukset Keskiviikko 05.05.2010 klo 12.00 14.00 Keskiviikko 09.06.2010 klo 12.00 14.00 Keskiviikko 18.08.2010 klo 12.00 14.00 Keskiviikko 08.09.2010 klo 12.00 14.00 Keskiviikko 13.10.2010 klo 12.00 14.00 Keskiviikko 10.11.2010 klo 12.00 14.00 Keskiviikko 08.12.2010 klo 12.00 14.00 Hyväksyttiin. 12. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.30. Kokouksen vakuudeksi Jyrki Myllyvirta puheenjohtaja Maija Väkeväinen sihteeri 11