MPS Prewise aamiaistilaisuus klo Tietosuoja tiukentuu, oletko valmis?

MPS Prewise aamiaistilaisuus 30.8.2016 klo 8.30-10.30 Tietosuoja tiukentuu, oletko valmis?

Tietosuoja tiukentuu, oletko valmis? Tervetuloa ja tilaisuuden avaus Iiro Pohjanoksa, toimitusjohtaja, MPS Prewise Oy Ohjelma alkaa 8.45 Twitter #MPSBreakfast Tietosuojakäytäntöjen uudistustarpeet HR-tietosuojan näkökulmasta - Keiden tarvitsee ymmärtää henkilötietoja koskevan tietosuojan perusteet? - Miten organisaation tulisi valmistautua tietosuoja-asetuksen voimaantuloon? Sari Koskela, Senior Legal Counsel, Fondia Oy Tietosuojaosaaminen kuntoon mitattavalla verkkokoulutuksella Iiro Pohjanoksa, toimitusjohtaja, MPS Prewise Oy Kommentteja, kysymyksiä ja keskustelua: Mitä pitää ottaa huomioon omassa yrityksessämme? Tilaisuus päättyy 10.30

Tietosuoja tiukentuu, oletko valmis? Tervetuloa aamiaistilaisuuteen! Iiro Pohjanoksa

Osaamisemme on asiakkaitamme varten Tunnemme ihmisen Tunnistamme johtajuuden Mittaamme ja analysoimme Lähes 200 ammattilaista valmiina palvelemaan Digitaalisuus on vahvuutemme

Autamme viemään muutoksen käytäntöön delivering the last mile of change Verkkokurssit Lähivalmennus Virtuaalitapahtumat Mobiili-oppiminen Oppimisyhteisö Oppimispelit Copyright MPS Enterprises Ltd. 5

Tietosuojakäytäntöjen uudistustarpeet HR-tietosuojan näkökulmasta Senior Legal Counsel Sari Koskela 30.8.2016

Sisältö Määritelmät Tietosuoja-asetuksen aikataulu ja soveltaminen HR-näkökulma Keskeiset periaatteet, vaatimukset ja henkilötiedon elinkaari Mitä kannattaa tehdä nyt?

8 www.cyberrescue.co.uklibrarycartoons

Määritelmät Henkilötieto. Kaikenlaiset (luonnollista) henkilöä koskevat merkinnät, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskevaksi Esim. henkilön nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, ammatti, kuva, video, tietokoneen IP-osoite, laite ID, sormenjälki, auton rekisteritunnus ovat henkilötietoja, jos tieto voidaan tunnistaa tiettyä henkilöä koskevaksi Rekisterinpitäjä. Yritys/yhteisö/henkilö, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä rekisterin käytöstä Vrt. käsittelijä. Rekisterinpitäjän lukuun toimeksiannosta työskentelevä taho, jonka tehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu 9

Tietosuoja HR-tietosuoja Työntekijöiden ja työnhakijoiden henkilötiedot Liiketoiminnot Myynti ja markkinointi Asiakassuhteen hoito Hallinto Verkkosivut, viestintä Henkilötiedon elinkaari Palvelut ja tuotteet Henkilötiedon käsittelijän näkökulma 10

Tietosuoja-asetus & HR Siirtymäaika sovellettava 25.5.2018 lukien Suoraan sovellettavaa oikeutta Koskee kaikkia EU:n alueella asuvia Mikä muuttuu? Tietosuojadirektiivi (95/46/EY) Henkilötietolaki Kansallinen erityislainsäädäntö Yksi artikla HR-tietosuojaan liittyen; kansallinen erityissääntely lain tai työehtosopimuksen kautta Eurooppatasoista ohjeistusta (WP 29) (WP29 työryhmän korvaa tietosuojaneuvosto) Päätoimipaikasta Oikeudesta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen Tietosuojavastaavasta Vaikutustenarvioinnista = PIA Sertifikaateista

Tietosuoja-asetus & HR Mikä muuttuu? Ilmoitusvelvollisuus tietoturvaloukkauksista Riskit Informointivelvollisuus laajentuu Dokumenttien ja prosessien laadinta ja päivitys Koulutukset, valvonta, ohjeistuksen noudattamiseen Osoitusvelvollisuuden täyttäminen

Miten organisaation tulisi valmistautua? Keiden tulee ymmärtää henkilötietoja koskevan tietosuojan perusteet? www.cyberrescue.co.uklibrarycartoons 13

Keskeiset periaatteet Lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys Korostaa informointivelvollisuutta Käyttötarkoitussidonnaisuus Kerättävä tiettyä laillista käyttötarkoitusta varten Ei saa käsitellä määriteltyjen tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla Tietojen minimointi Asianmukaisia ja olennaisia sekä rajoitettu siihen, mikä on tarpeen käyttötarkoituksen kannalta Täsmällisyys Täsmälliset, päivitetyt ja virheettömät tiedot

Keskeiset periaatteet Säilytyksen rajoittaminen Vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten Hävittäminen, anonymisointi, arkistointi Eheys ja luottamuksellisuus Tekniset ja organisatoriset toimet tietojen suojaamiseksi Osoitusvelvollisuus Pystyttävä osoittamaan, että periaatteita on noudatettu Sisäänrakennettu ja oletusarvoinen tietosuoja Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan, että oletusarvoisesti käsitellään vain tarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja Tiedon määrä, käsittelyn laajuus, säilytysaika

Valmistautuminen? 1. Kartoita nykytilanne; sitouta johto ja henkilöstö Minkälaisia henkilötietoja käsitellään? Mistä tiedot on kerätty ja mihin niitä luovutetaan? Käyttötarkoitus/käsittelyn peruste dokumentoi! Informointi ja rekisteröidyn oikeuksien toteutuminen Henkilötietojen käsittelyn ulkoistussopimukset 2. Varmista organisaatiosi osaaminen ja resurssit Vastuu tietosuojasta, tiedon omistajuus, (tietosuojavastaava) Raportointi johdolle, henkilötietojen käsittelyn suunnittelu Ohjeistukset, perehdytys ja koulutus, valvonta Valvonta ja prosessi tietoturvaloukkausten ilmoittamiseen 3. Varmista järjestelmähankintojen osalta, että henkilötietojen käsittely otetaan huomioon jo suunnitteluvaiheessa (PIA) 4. Seuraa viranomaisten ohjeistusta 16

12.10 EU-tietosuoja-asetus seminaari 14.11 Työelämän tietosuoja työsuhteen elinkaari seminaari www.fondia.fi/workshopit www.fondia.fi/seminaarit 17

18 Sari Koskela Senior Legal Counsel puh. 020 7205 499 sari.koskela@fondia.fi Fondia Oy, Lönnrotinkatu 5, Helsinki / fondia@fondia.fi / www.fondia.fi

Tietosuojaosaaminen kuntoon mitattavalla verkkokoulutuksella MPS Prewise Eevi Kuokkanen, suunnittelujohtaja

Mitä minun pitää tehdä, jotta teen työni oikein? Ymmärränkö tästä mitään? Miksi tämä kuuluu minulle? Mihin kaikkeen tämä liittyy? Entä jos en osaa? Mitä siitä seuraa? Osaavatko muut? Eihän tämä ole vain minusta kiinni? Copyright MPS Enterprises Ltd. 30.8.2016 22

Työnantajan näkökulmasta: todennettavuus Copyright MPS Enterprises Ltd. 30.8.2016 24

Verkkokoulutuksella Perustaso kaikille, joita asia koskee Samanlainen, yhtenäinen tieto kaikille Abstrakti asia konkreettiseksi ja omakohtaiseksi Erilaiset ohjeistukset oikeaan kontekstiin Ymmärrys omasta ja yhteisestä vastuusta Mitattavuus Skaalautuvuus Copyright MPS Enterprises Ltd. 30.8.2016 25

Sääntöjenmukaisuus osaksi yhteistä kulttuuria Tuo säännöt ja niiden sitovuus kaikkien tietoon Rakenna eettisempää kulttuuria Tee säännöistä merkityksellisiä Johda jalkautusta ja todenna osaaminen MPS Prewisellä on yli 10 vuoden kokemus compliance-verkkokoulutuksesta Yli 20 organisaatiolle Versioita kymmenille kielille N. 200 000 oppijalle Todennettu, johdettu prosessi Copyright MPS Enterprises Ltd. 8/30/2016 27

Eevi Kuokkanen eevi.kuokkanen@prewise.fi MPS Prewise Paciuksenkatu 27 FI-00270 Helsinki www.prewise.fi www.mps.fi Helsinki Tampere Turku Oulu Vaasa Tallinn Vilnius Shanghai Moscow