1/2013 1 Tarkastuslautakunta TID - AIKA 27.3.2013 klo 17:00-18:15 PLATS - PAIKKA Paraisten kaupungintalo, Ohjaamo 1 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 2 Pöytäkirjantarkastajien valitseminen 3 Kokouksen sihteerin valitseminen 4 Tilintarkastajan valitseminen Paraisten kaupungille tilikausiksi 2013-2015 5 Ehdotus tilintarkastajan valitsemiseksi Paraisten kaupungin tytäryhteisöille tilikausiksi 2013-2015 6 Muut asiat - Tarkastuslautakunnan kokoukset Ordförande/Puheenjohtaja: Ted Bergman
1/2013 2 Tarkastuslautakunta TID - AIKA 27.3.2013 klo 17:00-18:15 PLATS - PAIKKA Paraisten kaupungintalo, Ohjaamo NÄRVARANDE LEDAMÖTER - LÄSNÄ OLLEET JÄSENET Bergman Ted puheenjohtaja Ehrnström Birger Hedström-Järvinen Monica Nymalm Tommy Pyysalo Oili Svahnström Johan Takatupa Jarmo Tuominen Inkeri ÖVRIGA NÄRVARANDE - MUUT LÄSNÄ OLLEET Avellan Monica pöytäkirjanpitäjä FRÅNVARANDE - POISSAOLLEET Nyberg Heli (varajäsen Hedström-Järvinen Monica oli läsnä) Seppä Riitta UNDERSKRIFTER (allekirjoitus) (allekirjoitus) ALLEKIRJOITUKSET Ted Bergman Monica Avellan Ordförande/Puheenjohtaja Protokollförare/Pöytäkirjanpitäjä BEHANDLADE ÄRENDEN KÄSITELLYT ASIAT 1-6 PROTOKOLLET JUSTERAT (allekirjoitus) (allekirjoitus) PÖYTÄKIRJA TARKASTETTU Monica Hedström-Järvinen Birger Ehrnström PROTOKOLLET HAR VARIT FRAMLAGT TILL PÅSEENDE PÖYTÄKIRJA ON OLLUT NÄHTÄVÄNÄ
1/2013 3 Tarkastuslautakunta 1 2 3 27.3.2013 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 1 Kokouksen laillisen koollekutsumisen ja päätösvaltaisuuden toteaminen. Päätös Todettiin, että kokous oli laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen. Pöytäkirjantarkastajien valitseminen 2 Päätös Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Monica Hedström-Järvinen ja Birger Ehrnström. Kokouksen sihteerin valitseminen 3 Ehdotus Päätös Lautakunta päättää valita kokoukselle sihteerin. Kaupunginlakimies Monica Avellan valittiin kokouksen sihteeriksi.
1/2013 4 Tarkastuslautakunta 4 27.3.2013 Tilintarkastajan valitseminen Paraisten kaupungille tilikausiksi 2013-2015 110/02.08.00.00/2013 Tarkastuslautakunta 4 Valmistelija: Kaupunginlakimies Monica Avellan, puh. 044 358 5727 Esittelijä: Puheenjohtaja Ted Bergman Kaupunginvaltuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden JHTT-tilintarkastajan ja yhden JHTTvaratilintarkastajan tai JHTT-yhteisön enintään kuudeksi tilikaudeksi, hallintosäännön 12. Julkisissa hankinnoissa sovellettaviin kynnysarvoihin liittyvistä syistä valmistelija ja esittelijä päättivät neuvoteltuaan myös aikaisemman tarkastuslautakunnan puheenjohtajan Martina Sjöstrandin kanssa tehdä tarjouspyynnön, joka koskee kolmea tilikautta, vuosia 2013-2015. Tällaisella kilpailutuksella tarkastuslautakunta luopuu tähän asti sovelletusta menettelystä, jossa tilintarkastustehtävä on kilpailutettu uuden kaupunginvaltuuston toimikauden alkamisen yhteydessä. On parempi, että kokenut tarkastuslautakunta jatkossa hankkii tilintarkastuspalvelut niin, että hankinta ei ajoitu samaan aikaan uuden tarkastuslautakunnan valinnan kanssa. Tarjouspyyntö kunnan hallinnon ja talouden tarkastuksesta on julkaistu sivustolla www.hankintailmoitukset.fi 8.2.2013, ja hankintailmoitus on lisäksi julkaistu Åbo Underrättelserissä, Turun Sanomissa ja kaupungin verkkosivuilla sekä kaupungin virallisella ilmoitustaululla. Määräaikaan 8.3.2013 klo 12.00 mennessä tarjouksen on jättänyt BDO Audiator Oy, JHTT-yhteisö. Tarjous on hyväksyttävä tarjous, joka vastaa tehtyä tarjouspyyntöä. Vastuulliseksi JHTT-tilintarkastajaksi yhtiö tarjoaa JHTT Krister Rehniä, jolla on monivuotinen kokemus Paraisten kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuksesta. Audiatorin tarjouksen mukaan tarkastuksen vuosittainen kokonaishinta on 33 375 euroa, ja tilikausilta 2013-2015 yhteensä 100 125 euroa. Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävien vuosittainen kokonaishinta on 8 740 euroa, ja tilikausilta 2013-2015 kokonaishinta on 26 220 euroa. Vuosina 2013-2015, 5 päivänä vuodessa tehtävien hankkeiden tarkastuksen ja muiden erityisten tarkastustehtävien vuosittainen kokonaishinta on 3 338 euroa, ja tilikausilta 2013-2015 yhteensä 10 014 euroa. Kaupungin talousarvioon vastuualueelle Tilintarkastus on vuodeksi 2013 varattu 36 250 euroa kyseisiin tarkastuspalveluihin. Vuoden 2012 tilinpäätöksen mukaan näiden asiantuntija- ja sihteeripalvelujen kokonaissumma on 39 706 euroa. Jos tarkastuspalveluja tarvitaan kaupungin tarjouspyynnössään ilmoittamassa laajuudessa, tarkastuspalvelujen kokonaishinnaksi tulee 45 453 euroa vuonna 2013. Liitteet 1-3 Ehdotus Tarjouspyyntö, tarjous Tarkastuslautakunta ehdottaa, että kaupunginvaltuusto valitsee kaupungin hallintoa ja taloutta tarkastamaan JHTT-yhteisö BDO Audiator Oy:n
1/2013 5 Tarkastuslautakunta 4 27.3.2013 tilikaudeksi 2013-2015. Kaupunginvaltuusto siirtää kyseisiä tarkastuspalveluja koskevan sopimuksen hyväksymisoikeuden tarkastuslautakunnalle. Päätös Ehdotus hyväksyttiin.
1/2013 6 Tarkastuslautakunta 5 27.3.2013 Ehdotus tilintarkastajan valitsemiseksi Paraisten kaupungin tytäryhteisöille tilikausiksi 2013-2015 110/02.08.00.00/2013 Tarkastuslautakunta 5 Valmistelija: Kaupunginlakimies Monica Avellan, puh. 044 358 5727 Esittelijä: Puheenjohtaja Ted Bergman Tarkastuslautakunnan toiminta tarjouskilpailun järjestäjänä koko kuntakonsernin puolesta perustuu siihen, että tilintarkastajien on tarkastettava, onko kunnan tilinpäätös ja konsernitase laadittu tilinpäätöksen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti sekä antavatko ne oikeat ja riittävät tiedot tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä ja taloudellisista vastuista, kuntalain 73. Tämä merkitsee myös sitä, että tarkastuslautakunnan on huolehdittava kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta. Lain perustelujen mukaan yhteensovittaminen voi tarkoittaa kuntakonsernin tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen järjestämistä. Tytäryhteisö toimii hankintayksikkönä tilintarkastajan valinnassa. Valintapäätöksen tekee tytäryhteisön yhtiökokous tai vastaava toimielin. Tytäryhteisö ei ole juridisesti sidottu noudattamaan tarkastuslautakunnan ehdotusta. Tarkastuslautakunnan valmistelu on siten luonteeltaan omistajaohjausta. Kunnanhallitus voi antaa kuntaa edustaville henkilöille ohjeita esimerkiksi tytäryhteisöjen yhtiökokouksiin, joissa valitaan tilintarkastajia. Tämä on myös omistajaohjausta, jota tytäryhteisön on omilla päätöksillään noudatettava. Toisin kuin tilintarkastuslaki, kuntalaki ei edellytä, että kunnan vastuullinen tilintarkastaja valitaan tytäryhteisöjen tilintarkastajaksi. Tilintarkastuslain 6 :n 2 momentin mukaan tytäryrityksen tilintarkastajaksi on valittava vähintään yksi emoyrityksen tilintarkastaja. Edellä sanotusta voidaan poiketa vain perustellusta syystä. Jotta Paraisten kaupungin konsernin tarkastus olisi yhtenäistä, kaupungille valitun tilintarkastusyhteisön valitseminen tarkastamaan kaupungin tytäryhteisöjä on kuitenkin perusteltua. Tarjouspyyntö kunnan tytäryhteisöjen tilintarkastuspalveluista on julkaistu sivustolla www.hankintailmoitukset.fi 8.2.2013, ja hankintailmoitus on lisäksi julkaistu Åbo Underrättelserissä, Turun Sanomissa ja kaupungin verkkosivuilla sekä kaupungin virallisella ilmoitustaululla. Määräaikaan 8.3.2013 klo 12.00 mennessä tarjouksen on jättänyt BDO Audiator Oy, JHTT-yhteisö. Tarjous on hyväksyttävä tarjous, joka vastaa tehtyä tarjouspyyntöä. Vastuulliseksi tilintarkastajaksi yhtiö tarjoaa JHTT, KHT Andreas Holmgårdia, jota on myös tarjottu tilintarkastajaksi tarkastamaan Paraisten kaupungin hallintoa ja taloutta. Audiatorin tarjouksen mukaan tilintarkastuspäivän päivähinta on 707,50 euroa. Mahdollisten lisätilintarkastuspäivien hinta on sama kuin varsinaisten tilintarkastuspäivien.
1/2013 7 Tarkastuslautakunta 5 27.3.2013 Liitteet 4-6 Ehdotus Päätös Tarjouspyyntö, tarjous Tarkastuslautakunta ehdottaa, että Paraisten kaupungin tytäryhteisöt hyväksyvät BDO Audiator Oy:n tarjouksen kaupungin tytäryhteisöjen tilintarkastuspalveluista tilikaudella 2013-2015 ja valitsevat yhtiön tilintarkastajaksi kyseisiksi vuosiksi. Ehdotus hyväksyttiin.
1/2013 8 Tarkastuslautakunta 6 27.3.2013 Muut asiat Tarkastuslautakunta 6 Tarkastuslautakunnan kokoukset Keskusteltiin tarkastuslautakunnan kokousajankohdista. Todettiin, että puheenjohtaja sopii kokousajankohdista tarkemmin vastuullisen tilintarkastajan kanssa. Lautakunnan jäsenet pitivät hyvänä päivänä keskiviikkoa, ja mielellään saman viikon keskiviikkoa, jolloin kaupunginvaltuusto pitää kokouksensa.
1/2013 9 Kokouspäivämäärä Tarkastuslautakunta 27.3.2013 OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS MUUTOKSENHAKUKIELLOT ja kieltojen perusteet Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä kuntalain 91 :n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa: Pykälät: Koska päätöksestä voidaan tehdä kuntalain 89 :n 1 mom. mukaan kirjallinen oikaisuvaatimus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: Pykälät: Hallintolainkäyttölain 5 :n 1 mom. / muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: Pykälät ja valituskieltojen perusteet: OIKAISUVAATIMUSOHJEET Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Valitusviranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, osoite ja postiosoite: Paraisten kaupungin tarkastuslautakunta, Rantatie 28, 21600 Parainen parainen@parainen.fi Pykälät: Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava. VALITUS Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan jäsen. Valituksen saa tehdä sillä perusteella, että päätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä, päätöksen tehnyt viranomainen on ylittänyt toimivaltansa tai päätös on muuten lainvastainen. Valitusaika on 30 päivää. Valitusviranomainen, osoite ja postiosoite: Turun hallinto-oikeus, PL 32, Sairashuoneenkatu 2-4, 20101 Turku turku.hao@oikeus.fi Kunnallisvalitus, pykälät: Hallintovalitus, pykälät: Muu valitusviranomainen, osoite ja postiosoite Pykälät Valitusaika Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista / julkipanopäivästä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Kaavan tai rakennusjärjestyksen hyväksymistä koskevan päätöksen katsotaan tulleen asianosaisten tietoon silloin, kun päätös on asetettu yleisesti nähtäville. VALITUSKIRJA Valituskirjassa on ilmoitettava - valittajan nimi, ammatti, asuinkunta ja postiosoite - päätös, johon haetaan muutosta - miltä osin päätöksestä valitetaan ja muutos, joka siihen vaaditaan tehtäväksi - muutosvaatimuksen perusteet. Valituskirja on valittajan tai valituskirjan muun laatijan omakätisesti allekirjoitettava. Jos ainoastaan laatija on allekirjoittanut valituskirjan, siinä on mainittava myös laatijan ammatti, asuinkunta ja postiosoite. Valituskirjaan on liitettävä päätös, josta valitetaan, alkuperäisenä tai viran puolesta oikeaksi todistettuna jäljennöksenä sekä todistus siitä päivästä, josta valitusaika on luettava. Oikeudenkäyntimaksu: Tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista annetun lain (701/93) 3 :n nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksua hallinto-oikeudessa 90 euroa. VALITUSASIAKIRJOJEN TOIMITTAMINEN Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valitusasiakirjat toimittaa valitusviranomaiselle ensimmäisenä sen jälkeisenä arkipäivänä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille valitusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä.
1/2013 10 PÄÄTÖKSEN TIEDOKSIANTO: Pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi / 2013. Päätös on annettu tiedoksi asianosaiselle postitse / 2013 / on luovutettu asianosaiselle / 2013. Päätös on julkipantu / 2013. Vastaanottajan allekirjoitus Otteen oikeaksi todistaa Tiedoksiantaja