HELSINGIN KAUPPAKAMARI HELSINGFORS HANDELSKAMMARE 1 Tietoteknisten-, sähköisten palveluiden ja ratkaisujen toteutus Tilitoimiston sähköinen asiointi Sähköisten palveluiden käytettävyys ja tietoteknisten ratkaisujen toteutus 4 Laitteiden, ohjelmistojen, järjestelmien ja teknisen atk-tuen ulkoistaminen ja hankkiminen Viranomaisten sähköiset palvelut Sähköisen liiketoiminnan lainsäädäntö ja normisto Kansainvälistyminen ja verkostuminen 1 1
Tietotekniikasta ja tietojärjestelmistä saadaan paras hyöty irti silloin, kun niillä tuetaan mahdollisimman montaa yrityksen toimintaprosessia. Talous- ja henkilöstöohjaus ovat luonteeltaan sellaisia liiketoiminnan osa-alueita, joissa kannattaa arvioida kaikki kehittämistarpeet, vaikka kaikkia ei heti toteutettaisikaan. Erityisen tärkeää on ottaa huomioon ratkaisujen hyvä integroituvuus tilitoimiston tietojärjestelmiin (katso kuva 1). Tässä esitteessä kuva- taan sähköistä asiointia ja ilmoittamista tilitoimiston näkökulmasta. Mitä tarkoittaa sähköinen asiointi? Sähköisessä asioinnissa yritys käyttää tietoverkkoja ja soveltuvaa tietotekniikkaa mm. tehokkaaseen viranomaisasiointiin. Sähköinen asiointi voi olla yksinkertaisimmillaan Internet-lomakkeen täyttämistä, tiedusteluja sähköpostitse tai viranomaisten tietopalvelujen hyödyntämistä. Tilitoimiston kannalta haasteellisempi ja samalla eniten sisäisiä toimintamalleja tehostava sähköisen asioinnin osa-alue on yrityksen tietojärjestelmistä tuotettavat ja lähetettävät ilmoitukset. TYVI (tietovirrat yritysten ja viranomaisten välillä) on valtiovarainministeriön vuonna 1996 käynnistämä sähköisen asioinnin hanke. TYVI-järjestelmä tarjoaa yrityksille yhdenmukaisen tavan ilmoittaa tietoja sähköisesti viranomaisille. TYVI-järjestelmän tavoitteena on helpottaa tietojen ilmoittamista ja vähentää viranomaisten ja yritysten työmäärää. Tietojen ilmoittaminen viranomaisille ja viranomaistehtäviä hoitaville tahoille tapahtuu TYVI-operaattorien välityksellä. Ilmoittaja toimittaa tiedot operaattorilleen, joka välittää ilmoittajan kaikki viranomaisilmoitukset eteenpäin lopulliselle vastaanottajalle. TYVI-operaattorit välittävät tietoja eri viranomaisille. Palvelurajapinta laajenee jatkuvasti mm. TYVI-operaattoreiden ja viranomaisten keskinäisin neuvotteluin (katso kuva 2). TYVI-operaattoreista ja tiedon vastaanottajista sekä henkilöstö- ja talousohjausjärjestelmien toimittajista löytyy tietoa osoitteesta www.tyvi.org 2
Miten sähköisen ilmoittamisen voi aloittaa? Tilitoimisto valitsee sähköisen ilmoittamisen aloittaessaan TYVI-operaattorin ja tekee sopimuksen ilmoitusten välittämisestä. Tämän jälkeen tilitoimisto saa oikeuden käyttää palvelua. Tietojen lähettäminen on nopeaa, tapahtuupa se Internet-lomakkeiden tai tietojärjestelmästä haetun tiedoston avulla. Lähettäjä saa kuittauksen lähettämistään aineistoista, minkä jälkeen vastuu aineistosta siirtyy operaattorille. TYVI-operaattoreiden ja muiden palveluntuottajien hinnoittelukäytännöt vaihtelevat riippuen tarjottavista tuotteista ja niihin liittyvistä lisäarvopalveluista. Mitä hyötyä tilitoimistolle on sähköisestä ilmoittamisesta? Pienemmät kustannukset ja ilmoittamisen nopeus Eri viranomaisilmoitusten toimittaminen yhtä kanavaa pitkin Tallennusvirheiden väheneminen Etätyön helpottuminen Manuaalisten työvaiheiden väheneminen Virheellisten ilmoitusten väheneminen (esim. automaattiset oikeellisuustarkistukset) Työn mielekkyyden lisääntyminen rutiinitöiden vähentyessä Henkilöstön taitojen uudistuminen ja kehittyminen Yrityksen tietojärjestelmäintegraation edistyminen Ajan säästyminen asiantuntijapalveluihin Imagoarvon nouseminen Sähköinen arkistointi 3 3
Kuva 1. Digitaalinen tilitoimisto. Kuva 2. Sähköisen ilmoittamisen malli. YRITYKSET ILMOITTAVAT TILITOIMISTO OPERAATTORIT VÄLITTÄVÄT TYVIoperaattori A TYVIoperaattori B TYVIoperaattori C Verohallitus Tullihallitus Tilastokeskus Työeläkeyhtiöt LEL-työeläkekassa Työmarkkinajärjestöt Tapaturmavakuutusyhtiöt TYVIoperaattori D TIETOJEN KERÄÄJÄT Kirkkohallitus 4
Kuva 3. Esimerkki tilinpäätösaineiston sähköisestä välittämisestä. 5 5
Sähköisen ilmoittamisen edellyttämä tietotekniikka Sähköiseen asiointiin riittää yleensä tilitoimiston käytössä oleva perustietotekniikka. Sähköisen ilmoittamisen palvelut on rakennettu siten, että niiden käyttöönotto on tehty mahdollisimman helpoksi ja itseohjaavaksi. Tietotekniset minimivaatimukset ovat: 4 4 - Työasema - Internet-yhteys Tilitoimisto tarvitsee sähköisen varmenteen lähettäessään esimerkiksi asiakkaiden tilinpäätös- tai veroilmoitustietoja. Muu sähköinen ilmoittaminen ei tarvitse varmenteita. Tunniste- ja varmennekäytännöt vaihtelevat operaattoreittain. Lisätietoja varmenteista ja kunkin operaattorin teknisistä vaatimuksista saa TYVI-operaattoreilta. Tilitoimiston ja asiakkaan yhteistyö sähköisessä ilmoittamisessa Tänä päivänä tilitoimisto tehostaa ensisijaisesti omia prosessejaan sähköisen ilmoittamisen avulla. Tilitoimistot hoitavat ilmoittamisen sähköisesti asiakkaan puolesta. Asiakashyödyt tulevat lähinnä tämän tehostamisen kautta ja asiakkaan allekirjoitusvaateen vähentymisenä, sillä sähköinen ilmoittaminen voidaan hoitaa asiakkaan puolesta. Tulevaisuudessa tilitoimistot tulevat olemaan avainasemassa sähköisen palveluverkoston luojina omaan asiakaskuntaansa. Tilitoimiston rooli muuttuu ja palvelutarjonta laajenee - esimerkkeinä sähköisten laskutuspalveluiden ja sähköisen arkiston hoitaminen asiakkaan puolesta. Yleistyvä sähköinen arkistointi mahdollistaa tositteiden ja dokumenttien nopean käsittelyn ja siirtämisen tietojärjestelmästä toiseen. Tämä näkyy käytännössä tilitoimistopalveluiden reaaliaikaisuutena. 6
Miten aktiivisia sähköisiä ilmoittajia pk-yritykset ovat? Suomessa on noin 220 000 yritystä, joista yli 80 prosentilla on käytössään Internet-yhteys. Arvioiden mukaan noin 60 000 yritystä käyttää TYVI-palveluita. Aktiivisimpia hyödyntäjiä ovat rakennusalan ja palvelualan pkyritykset. Sähköisen asioinnin odotetaan lisääntyvän tulevina vuosina. Sähköisen asioinnin olennaiset lait ja ohjeet - Laki tietoyhteiskunnan palveluista (ns. sähköisen kaupankäynnin laki) - Laki sähköisestä allekirjoituksesta - Laki sähköisestä asioinnista hallinnossa - Luottolaitoslaki - sähköinen raha - Laki tietosuojasta työelämässä - Henkilötietolaki - Laki viranomaistoiminnan julkisuudesta Sähköistä ilmoittamista säätelevät monet lait. TYVI-operaattorit huolehtivat tilitoimistojen puolesta sähköisen ilmoittamisen lainmukaisuudesta esimerkiksi sähköisen allekirjoituksen ja tietosuojan osalta. 7 7
Kirjanpitotoimisto J. Castrén Oy www.castren.com Olemme olleet TYVI-käyttäjiä noin 2 vuotta ja olemme pyrkineet ottamaan kaikki sähköiset viranomaisilmoitukset käyttöön sitä mukaan kun ne ovat olleet mahdollisia. Erityisen tyytyväisiä olemme olleet sähköisten veroilmoitusten tuomiin hyötyihin. Toimitusjohtaja Jarmo Castrén Tilitoimisto Plusmiinus Oy www.plusmiinus.fi Toimitusjohtaja Matti Ahopelto Tilitoimisto Plusmiinus Oy:ssä koemme, että kaikkien toimintojen jatkuva kehittäminen ja tehokkaampien menetelmien käyttäminen koituu viime kädessä asiakkaan hyödyksi. Taloushallinnon henkilöstön aikaa vapautuu perinteisistä rutiineista uusien ja innostavampien asioiden oppimiseen ja asiakkaiden entistä parempaan palveluun. Lisäksi uudet sähköiset palvelut säästävät luontoa, aikaa ja kustannuksia sekä luovat tilitoimistollemme myönteistä yrityskuvaa. Helsingin kauppakamari, www.helsinki.chamber.fi Projektipäällikkö Markku Lahtinen, puh. (09) 2286 0303, markku.lahtinen@helsinki.chamber.fi Kirjanpitotoimistojen liitto, www.tilitoimistot.fi Toimistopäällikkö Sirpa Airola, puh. (09) 6850 5727 sirpa.airola@tilitoimistot.fi TietoEnator Resource Management, www.rm.tietoenator.com/fi Markkinointipäällikkö Ulla Koret, puh. (09) 3290 7000 ulla.koret@tietoenator.com Valtiovarainministeriö, w ww.vm.fi Neuvotteleva virkamies Seppo Kurkinen, puh. (09) 160 33261, seppo.kurkinen@vm.vn.fi. 8 Lisätietoa sähköisestä asioinnista ja TYVI-palvelusta w w w.tyvi.org 2002