TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 1(25) Aika Torstai 27.3.2014 klo 16.15 18.35 Paikka Osallistujat Kokoushuone Rooma Jäsenet Mäkinen, Jussi puheenjohtaja Alaja, Riitta Alajoki, Asko Karhola, Anne Korpinen, Tapio Kulkas, Matti ei läsnä 61 käsittelyn aikana Parviola, Jarno Pälä, Anni Pöyhönen, Laura Simelius, Maija - poistui klo 18.05/ 66 käsittelyn aikana Lipponen, Varpu Miika Tomin varajäsen Poissa: Tomi, Miika Muut osallistujat Mäki, Kalle Karvo, Marja Hallikainen, Olli Soukka Kari Jylhäsalo, Virve Bragge, Birgitta Nyrhinen, Jukka yht. kirkkovaltuuston puheenjohtaja, ei läsnä 66 käsittelyn aikana yht. kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja, ei läsnä 66 käsittelyn aikana kirkkoherra, ei läsnä 66 käsittelyn aikana vt. nuorisotyönjohtaja, ei läsnä 66 käsittelyn aikana vt. viestintäpäällikkö, ei läsnä 66 käsittelyn aikana talouspäällikkö tietohallintopäällikkö, ei läsnä 66 käsittelyn aikana Esittelijät Ilveskoski, Matti hallintojohtaja, ei läsnä 67 käsittelyn aikana Mukari, Eija henkilöstöpäällikkö Takala, Timo yhteisen seurakuntatyön johtaja Niemi, Pekka kiinteistöpäällikkö Sihteeri Antila, Päivi hallintosihteeri
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 2(25) Allekirjoitukset Jussi Mäkinen puheenjohtaja Päivi Antila sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu Paikka ja aika Tampereella huhtikuun päivänä 2014 Anne Karhola Varpu Lipponen Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Hallintopalvelut, virastopäivinä klo 9-15 Todistaa Päivi Antila sihteeri
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 3(25) Käsitellyt asiat 55 Kokouksen avaus sekä laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 4 56 Pöytäkirjantarkastajat 4 57 Käsittelyjärjestyksen vahvistaminen 4 58 Ilmoitusasioita 4 59 Hautainhoitorahaston toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta 2013 5 60 Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta 2013 6 61 Selitys Tampereen hiippakunnan tuomiokapitulille Matti Kulkkaan ja Messukylän seurakuntaneuvoston tekemiin kanteluihin 8 62 Lähetyksen ja kansainvälisen diakonian katastrofiavustuksen kohteen muuttaminen 10 63 Suurella Sydämellä -toimintakonseptin omistajuuden sekä hoito- ja koordinointivastuun siirtäminen Kirkkopalvelut ry:lle 12 64 Varausjärjestelmän hankinta Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymälle / ITyhteistyöalueelle 13 65 Keskusrekisterin toimistosihteerin viran täyttäminen 18 66 Salassa pidettävä asia 20 67 Eron myöntäminen hallintojohtaja Matti Ilveskoskelle 21 68 Muutoksenhakuosoitus ja kokouksen päätös 22
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 4(25) 55 Kokouksen avaus sekä laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 56 Pöytäkirjantarkastajat Tämän kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Anne Karhola ja Varpu Lipponen. 57 Käsittelyjärjestyksen vahvistaminen Käsittelyjärjestykseksi vahvistettiin esityslista sellaisella muutoksella, että pykälä Eron myöntäminen hallintojohtaja Matti Ilveskoskelle käsitellään viimeisenä päätöspykälänä. Näin pykälien 66 ja 67 numerointi muuttui. 58 Ilmoitusasioita 1. Hallintojohtajan päätöspöytäkirjat 6-11/2014 2. Henkilöstöpäällikön päätöspöytäkirjat 7-11/2014 3. Talouspäällikön päätöspöytäkirja 3/2014 4. Vt. viestintäpäällikön päätöspöytäkirjat 1-2/2014 5. Seurakuntayhtymän luottamushenkilöedustajien ja johtavien viranhaltijoiden toinen seminaari pidetään 5.4.2014 Urhatun kurssikeskuksessa Nokialla. 6. Yhteisen kirkkovaltuuston, yhteisen kirkkoneuvoston ja seurakuntaneuvostojen sekä johtavien viranhaltijoiden seminaari pidetään 17.5.2014. 7. Talouskatsaus Ilmoitusasiat todettiin ja merkittiin tiedoksi.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 5(25) D:TAL: 384/043/2013 59 Hautainhoitorahaston toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta 2013 Esittely Hautainhoitorahaston toimintakertomus (Toimintakertomus 2013, s. 87) ja tilinpäätös vuodelta 2013 on seurakuntayhtymän tasekirjan yhteydessä s. 142. Hautainhoitorahaston taloudellinen tulos muodostui ylijäämäiseksi edellisen vuoden tapaan. Tulos osoittaa 1 315 611,28 euron ylijäämää. Hautainhoitorahaston taloudellinen tilanne on vahvan taseen myötä edelleen hyvä. Rahaston hoitovastuut ovat myös riittävästi katettuna, kun huomioidaan lisäksi ainaishoitosopimusten päättäminen vuonna 2019. Ainaishoitojen päättämispäätöksestä on tehty Hämeenlinnan hallinto-oikeuteen varsin monta valitusta, näistä kymmeneen on hallintooikeus ottanut kantaa hylkäämällä valitukset. Ehdotus Hallintojohtaja ehdottaa, 1. että hyväksytään hautainhoitorahaston toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta 2013 2. että lähetetään toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta 2013 tilintarkastajan tarkastettavaksi. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 6(25) D:TAL: 384/043/2013 60 Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta 2013 Esittely Kirkkojärjestyksen 9 luvun 6 :n 1 ja 2 momenteissa todetaan: Kirkkoneuvoston on laadittava kultakin kalenterivuodelta toimintakertomus seurakunnan hallinnosta, taloudesta ja toiminnasta maaliskuun loppuun mennessä sekä annettava se kirkkovaltuuston käsiteltäväksi ohjesäännössä mainittuna aikana. Toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Toimintakertomuksessa on myös annettava tietoja sellaisista seurakunnan talouteen liittyvistä olennaisista asioista, joista ei ole tehtävä selkoa tuloslaskelmassa, taseessa tai taseen liitetiedoissa. Kirkkojärjestyksen 15 luvun 9 :n 2 momentti kuuluu: Tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, johon kuuluvat tuloslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja kirkkojärjestyksen 9 luvun 6 :n 1 momentissa tarkoitettu toimintakertomus. Samassa yhteydessä on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelyä sekä talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi. Talousarviovuoden 2013 toimintakertomus tilinpäätöksineen on valmistunut. Tilikauden tulos on + 2 142 433,94 euroa ja tilikauden ylijäämäksi muodostuu 448 066,77 euroa, kun tilikauden tuloksesta siirretään 2 milj. euroa peruskorjausrahastoon. Tulos syntyy toiminnan tuottojen selvästä, yli 1,5 milj. euron ylittymisestä ja verotulojen lähes 1,7 milj. euroa arvioitua suuremmasta kertymästä. Toiminnan kulujen ylityksestä noin 390 000 euroa on uutta eläkerahastomaksua. Vuosikate muodostuu selvästi positiiviseksi ja riittää hyvin poistojen kattamiseen. Ylijäämä ehdotetaan siirrettäväksi yli-/alijäämätilille omaan pääomaan. Tilinpäätösaineisto kokonaisuudessaan on nähtävissä yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa sekä tarvittaessa talouspalveluissa ennen kokousta. Vuoden 2013 toimintakertomus ja tasekirja oli jaettu yhteiselle kirkkoneuvostolle esityslistan liitteenä.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 7(25) Ehdotus Hallintojohtaja ehdottaa, 1. että esitetään poistoeroa vähennettäväksi yhteensä 305 632,83 euroa 2. että esitetään siirrettäväksi tilikauden tuloksesta 2 000 000 euroa peruskorjausrahastoon 3. että esitetään siirrettäväksi tilikauden ylijäämä 448 066,77 euroa yli- /alijäämätilille omaan pääomaan 4. että yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän vuoden 2013 tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen sekä allekirjoittaa tilinpäätöksen 5. että vuoden 2013 tilinpäätös lähetetään tilintarkastajan tarkastettavaksi. Käsittely Yhteinen kirkkoneuvosto kävi ensin yleiskeskustelun toimintakertomuksista ja sitten talousosuudesta. Sen jälkeen käsiteltiin ja hyväksyttiin jokainen ponsi erikseen. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Yhteinen kirkkoneuvosto allekirjoitti tilinpäätöksen. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 8(25) D:TAL: 77/051/2014 61 Selitys Tampereen hiippakunnan tuomiokapitulille Matti Kulkkaan ja Messukylän seurakuntaneuvoston tekemiin kanteluihin Esittely Liitteet 1-3 Liite 4 Liite 5 Tampereen hiippakunnan tuomiokapituli on 25.2.2014 lähettänyt yhteiselle kirkkoneuvostolle selityspyynnön koskien Matti Kulkkaan ja Messukylän seurakuntaneuvoston tekemiä kanteluita liittyen Vehmaisten seurakuntatalon myyntitoimiin. Selityspyyntö ja kantelut ovat liitteenä. Selityksenä tuomiokapitulin selityspyyntöön esitetään seuraavaa. Kanteluissa viitataan siihen, että Messukylän seurakuntaneuvostolta ei olisi pyydetty asianmukaista kirkkojärjestyksen mukaista lausuntoa ryhdyttäessä seurakuntatalon myyntitoimiin syksyllä 2013. Vehmaisten seurakuntatalosta luopumisesta on Messukylän seurakuntaneuvostolta pyydetty lausuntoa useaan otteeseen. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta teki vuoden 2009 aikana kiinteistöselvityksen. Siinä pyydettiin kaikkia paikallisseurakuntia asettamaan alueensa toimitilat tärkeysjärjestykseen. Tässä selvityksessä asettui Vehmaisten seurakuntatalo Messukylän seurakuntaneuvoston arviossa tärkeydessä loppupäähän. Kiinteistöselvityksen perusteella laadittiin vuoden 2011 toiminta- ja taloussuunnitelman investointiosaan ohjelma kiinteistöistä, toimitiloista ja huoneistoista luopumiseksi. Vastaava ohjelma on ollut vuosien 2012 ja 2013 toiminta- ja taloussuunnitelmissa. Näistä toiminta- ja taloussuunnitelmista seurakuntaneuvostolla on ollut tilaisuus antaa lausunto joka vuosi. Kiinteistöpalvelut on tämän luopumisohjelman perusteella vuonna 2012 käynnistänyt myös Vehmaisten seurakuntatalon myyntitoimet. Tarjouksia saatiin seurakuntatalosta silloin 4 kappaletta. Parhaan tarjouksen tehneen yhteisön valintaan seurakuntaneuvosto otti kantaa antaessaan lausunnon vuoden 2013 talousarviosta 31.10.2012. Siinä seurakuntaneuvosto asettui vastustamaan myyntiä kyseiselle yhteisölle. Myyntiä sinänsä ei silloin vastustettu. Vuoden 2013 elokuussa käynnistettiin Vehmaisten seurakuntatalon myynti uudelleen lehti-ilmoituksella Aamulehdessä yhteisen kirkkovaltuuston myyntitavasta tekemän linjauksen mukaisesti kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan päätöksen mukaisesti. Johtokunta päätyi silloin siihen ratkaisuun, että Messukylän seurakuntaneuvoston lausuntoa myynnistä pyydetään sen jälkeen, kun on selvillä tarjoukset ja niiden tekijät. Tähän johtokunta päätyi sen tiedon pohjalta, että Messukylän seurakuntaneuvosto ei ollut aikaisemminkaan vastustanut itse myyntiä. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta pyysi kokouksessaan 30.10.2013 seurakuntaneuvostolta lausuntoa uusista kahdesta tarjouksesta ja niiden tekijöistä. Tähän ei entinen Messukylän seurakuntaneuvosto vastannut vaan teki asiasta nyt käsiteltävänä olevan kantelun.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 9(25) Mitä tulee konsultin valintaan mm. Vehmaisten seurakuntatalon myyntitoimien avuksi syksyllä 2013, voidaan selityksenä todeta seuraavaa. Kiinteistöpalvelut valitsi tarjouskilpailun jälkeen Kukkolan leirikeskuksen myyntiä avustamaan kiinteistöalan konsulttiyhtiön ja siellä nimenomaan tietyn konsulttihenkilön. Konsultti hoiti Kukkolan leirikeskuksen myynnin erinomaisesti. Hän teki myös eri toimeksiannosta osasta seurakuntayhtymän kiinteistöjä kiinteistöarvion hintoineen, myös Vehmaisten seurakuntatalosta. Kun Vehmaisten seurakuntatalon myynti käynnistyi yhteisen kirkkoneuvoston päätöksen pohjalta, päädyttiin valitsemaan sama konsulttihenkilö myyntiä hoitamaan ilman kilpailutusta, vaikka hän olikin vaihtanut yritystä tässä välissä. Tähän ratkaisuu päädyttiin, koska valinta aikaisemman kilpailutuksen pohjalta olisi ollut ilmiselvä ja lisäksi myyntitoimeksiannon hinnan ei arvioitu nousevan valitun työmäärään perustuvan laskutuksen takia yli hankintalain kilpailutusrajan, 30 000 euron. Yhteenvetona yhteinen kirkkoneuvosto toteaa, että Messukylän seurakuntaneuvostolla on ollut kirkkojärjestyksen mukainen tilaisuus lausunnon antamiseen Vehmaisten seurakuntatalon myyntitoimista. Kiinteistöjen myyntiä avustamaan valitun konsultin valinnassa ei yhteisen kirkkoneuvoston mielestä myöskään ole tehty muuta hankintalain vastaista päätöstä. Ehdotus Hallintojohtaja ehdottaa, - että annetaan Tampereen hiippakunnan tuomiokapitulille esittelyn mukainen selitys Matti Kulkkaan ja Messukylän seurakuntaneuvoston kanteluihin. Käsittely Merkittiin, että Matti Kulkas ei osallistunut asian käsittelyyn ja päätöksentekoon. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). Tiedoksi Tampereen hiippakunnan tuomiokapituli
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 10(25) D:TAL: 178/045/2013 62 Lähetyksen ja kansainvälisen diakonian katastrofiavustuksen kohteen muuttaminen Esittely Yhteinen kirkkoneuvosto käsitteli kokouksessaan 18.4.2013 101 avustuksen myöntämistä Somalian kuivuusalueelle seuraavasti: 101 Avustuksen myöntäminen Somalian kuivuusalueelle Esittely Yhteinen kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan 7.2.2013 lähetyksen ja kansainvälisen diakonian talousarviomäärärahojen jakamisesta vuonna 2013. Päätöksen yhteydessä yhteinen kirkkoneuvosto totesi seuraavaa: Yhteisen kirkkovaltuuston talousarviopäätöksen mukaisesti yhteisen kirkkoneuvoston erillispäätöksin jaettavaksi jäävä osuus koko määrärahasta on merkittävästi suurempi kuin vastaava osuus aikaisemmin on ollut. Tätä osuutta (209 340 ) on edelleen perusteltua suunnata vuoden kuluessa ilmeneviin erityisesti nopeaa reagointia edellyttäviin ulkomaisiin kohteisiin tai muihin erityiskohteisiin. Näiden perusteiden lisäksi kirkkoneuvosto voi erillispäätöksiä tehdessään käyttää myös muita perusteita nojautuen edellä yksilöityihin arvioinkriteereihin. Aiempina vuosina yhteisen kirkkoneuvoston erillispäätöksin jaettava osuus on ollut suuruudeltaan noin 50 000-60 000. Kirkon Ulkomaanapu esittää Tampereen seurakunnille osoittamassaan avustuspyynnössä avun kohdentamista Somalian kuivuusalueelle. Liitteenä olevassa avustuspyynnössä on lähemmin eritelty alueen humanitaarista tilannetta, avun tarvetta, edunsaajia, toteutusvastuuta sekä budjettia. (Liite 14) Ehdotus Yhteisen seurakuntatyön johtaja ehdottaa, - että yhteinen kirkkoneuvosto myöntää lähetyksen ja kansainvälisen diakonian talousarviomäärärahoista 10 000 avustuksen Somalian kuivuusalueen uhrien avustamiseen Kirkon Ulkomaanavun kautta. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Liite 6 Kirkon Ulkomaanavun yhteyspäällikkö Katriina Kong on Kirkon Ulkomaanavun puolesta lähestynyt Tampereen seurakuntayhtymää 13.3.2014 liitteenä olevalla viestillä.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 11(25) Yhteisen kirkkoneuvoston 18.4.2013 tekemän päätöksen mukainen avustus oli, kuten viestissä kuvataan, määritelty lisäavuksi hätäaputyöhön. Kirkon Ulkomaanavun viestissä esitettyjen perusteluiden pohjalta on tarpeen arvioida tehdyn päätöksen sisältöä niin, että avustus muuttuneessa tilanteessa kohdennetaan uudella tavalla edelleen kuitenkin akuutin katastrofiavun kohteeseen. Ehdotus Yhteisen seurakuntatyön johtaja ehdottaa, - että yhteinen kirkkoneuvosto muuttaa 18.4.2013 tekemäänsä päätöstä siten, että tuolloin myönnetty 10000 avustus kohdennetaan Somalian kuivuusalueen uhrien avustamisen sijasta Kirkon Ulkomaanavun kautta Keski-Afrikan tasavallassa tehtävään humanitaariseen avustustyöhön. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Muutoksenhaku Tiedoksi Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle (KL 24:3). Kirkon Ulkomaanapu
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 12(25) D:TAL: 52/219/2014 63 Suurella Sydämellä -toimintakonseptin omistajuuden sekä hoito- ja koordinointivastuun siirtäminen Kirkkopalvelut ry:lle Esittely Yhteinen kirkkoneuvosto käsitteli otsikkoasiaa kokouksessaan 6.3.2014. Yhteinen kirkkoneuvosto teki tuolloin asiasta periaatepäätöksen, jonka perusteella siirto on mahdollista toteuttaa. Edelleen yhteinen kirkkoneuvosto päätti valtuuttaa diakoniajohtajan ja yhteisen seurakuntatyön johtajan käymään neuvottelut siirtymäsopimuksen yksilöidystä sisällöstä todeten samalla, että yhteinen kirkkoneuvosto päättää myöhemmin erikseen siirtymäsopimuksen sisällöstä. Liite 7 Siirtymäsopimuksesta on yhteisen kirkkoneuvoston päätöksen pohjalta käyty yksilöityjä keskusteluja Kirkkopalveluiden edustajien kanssa. Tältä pohjalta syntynyt ehdotus sopimustekstiksi on liitteenä. Diakonian ja yhteiskuntavastuun johtokunta on käsitellyt asiaa kokouksessaan 25.3.2014. Johtokunta päätti osaltaan hyväksyä valmistellun sopimuksen. Ehdotus Yhteisen seurakuntatyön johtaja ehdottaa, 1. että yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy liitteenä olevan sopimuksen Suurella Sydämellä -toimintakonseptin omistajuuden sekä hoito- ja koordinointivastuun siirtämisestä Kirkkopalvelut ry:lle 2. että yhteinen kirkkoneuvosto valtuuttaa yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Jussi Mäkisen ja yhteisen seurakuntatyön johtaja Timo Takalan allekirjoittamaan sopimuksen. Päätös Muutoksenhaku Tiedoksi Päätösehdotus hyväksyttiin. Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle (KL 24:3). Kirkkopalvelut ry, diakoniakeskus, diakonian ja yhteiskuntavastuun johtokunta
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 13(25) D:TAL: 93/013/2014 64 Varausjärjestelmän hankinta Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymälle / ITyhteistyöalueelle Esittely Taustaa Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymä /IT-yhteistyöalue kilpailuttaa varausjärjestelmän. Aihetta on työstetty ensin kohdearkkitehtuuri- ja esiselvitystyöllä syksyllä 2012 ja keväällä 2013 ja sen jälkeen vaatimusmäärittelyn toteuttamisella. Syksyllä 2013 käytiin tekninen vuoropuhelu yhdeksän kiinnostuneen toimittajan kanssa. Em. valmistelun jälkeen tarjouspyyntö julkaistiin Hilmassa 7.1.2014. Tavoitteena on kilpailuttaa koko IT-yhteistyöalueen varausjärjestelmä kuitenkin niin, että jokaisella seurakunnalla on mahdollisuus päättää liittymisestään sopimukseen. ITyhteistyöalueen johtokunta on käsitellyt asiaa kokouksessaan 12.3.2014 ja päätösesitystä erikseen sähköpostikokouksessa 17.-19.3.2014. Tarjouspyynnön sisältö Tarjouspyyntö koski Tampereen IT-yhteistyöalueen varausjärjestelmää. Sopimuskausi on määritelty toistaiseksi voimassa olevaksi. Tarjouspyynnössä oli mainittu, että hankintaprosessi on tarjoajien ja tarjousten arvioinnin osalta kolmivaiheinen: A) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, B) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi ja C) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu. Tarjouspyynnössä oli esitetty kriteerit em. kohtien arvioimiseksi. Hankintailmoitus ja tarjousten käsittely Hankintailmoitus nro 2014-000286 ja tarjouspyyntö julkaistiin hankintojen virallisella ilmoituskanavalla HILMA:ssa 7.1.2014 ja Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän nettisivuilla myöskin 7.1.2014. Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista 348/2007. Hankintamenettely oli avoin menettely. Tarjouspyyntö lähetettiin 37 tarjouspyyntöä pyytäneelle yritykselle HILMAssa esitetyn mukaisesti. Hankinnan arvo ylittää EUkynnysarvon. Tarjoukset pyydettiin osoittamaan Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän tietohallintoon ja toimittamaan kirjallisesti ja sähköisesti muistitikulla tai DVD:llä suljetussa kirjekuoressa viimeistään maanantaina 21.2.2014 klo 12.00 mennessä osoitteella: Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymä, Tietohallinto, PL 226, Näsilinnankatu 26, 33101 Tampere. Kuoreen tuli laittaa merkintä Varausjärjestelmän kehittäminen.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 14(25) Toimittajilla oli mahdollisuus esittää tarjousta koskevia lisätietopyyntöjä sähköpostitse viimeistään perjantaihin 24.1.2014 mennessä. Vastaukset julkaistiin seurakuntayhtymän nettisivuilla perjantaina 7.2.2014. Saapuneet tarjoukset avattiin 21.2.2014. Tarjousten avaustilaisuudessa läsnä olivat tietohallintopäällikkö Jukka Nyrhinen ja järjestelmäasiantuntija Heli Litva-Rahko, Timo Nieminen Edutechistä ja kehitysjohtaja Erkki Salminen Gofore Oy:stä. Tarjouksensa jättivät seuraavat yritykset: Abako Oy, Hartikaari Oy, Innofactor Software Oy, Kilosoft Group Oy, M&V Software Oy, Mepco Oy, Proactum Oy ja Timmi Software Oy. Myöhässä ei saapunut tarjouksia. Tarjousten avaamisesta laadittiin erillinen pöytäkirja. Työryhmä Jukka Nyrhinen, Heli Litva-Rahko, Timo Nieminen ja Erkki Salminen suoritti saapuneiden tarjousten tietojen perusteella tarjoajien kelpoisuuden arvioinnin. Kaikki tarjouksensa jättäneet palveluntarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä vaaditut kelpoisuusehdot. Sen jälkeen työryhmä suoritti tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnin (Hankintalaki 46. ) Arvioinnin perusteella Hartikaari Oy:n tarjous joudutaan hylkäämään. Syynä hylkäykseen on se, että tarjous ei täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Tarjous ei sisältänyt pyydettyä alustavaa suunnitelmaa toimitusja käyttöönottoprojektista vaan projektisuunnitelma oli pelkästään runko projektisuunnitelman tekemiseksi. Lisäksi tarjouksen hinnat olivat esitetty tarjouspyynnön vastaisesti arvonlisäverottomina. Edelleen tarjouksessa esitetty projektitiimi ei täyttänyt tarjouspyynnössä esitettyjä kokemusvaatimuksia. Liite 8 Vertailu tehtiin hyväksyttyjen tarjousten väillä. Liitteenä on vertailutaulukko, jossa on pisteytetty Abako Oy:n, Innofactor Software Oy:n, Kilosoft Group Oy:n, M&V Software Oy:n, Mepco Oy:n, Proactum Oy:n ja Timmi Software Oy:n tarjoukset tarjouspyynnössä olevien määritysten mukaisesti. Seuraavassa perusteluja pisteytyksille: Projektin hinta (50%): Hinnan vertailupisteet on laskettu taulukkoon tarjouspyynnön laskentakaavojen mukaan. Järjestelmän vastaavuus tilaajan tarpeisiin (25%): Tarjouspyynnön liitteenä oli kolmiosainen vaatimustaulukko, jonka tarjoajat täyttivät annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarjouspyynnössä oli mainittu, että yksittäisestä vaatimuksesta saattoi saada 1,5-kertaiset pisteet, mikäli tarjoaja perusteli vaatimuksen selvityksin ja se ylitti vaatimuksen vähimmäistason. Pisteet ovat vertailutaulukossa.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 15(25) Projektisuunnitelma (10%): Tarjouspyynnössä oli vaatimuksena, että tarjoaja liittää tarjoukseen alustavan projektisuunnitelman. Tarjouspyynnössä oli kuvattu, mitkä seikat vaikuttavat projektisuunnitelman pisteytykseen. Projektisuunnitelmat arvioitiin ja ryhmän perustelut projektisuunnitelmien järjestyksestä ovat seuraavassa: Parhaaksi projektisuunnitelmaksi arvioitiin Timmi Software Oy:n projektisuunnitelma. Se oli kattavin ja riskianalyysi oli myös projektiin nähden hyvä. Projektisuunnitelma oli hyvin konkreettinen. Projektin vaiheet ja niiden tuotokset oli kuvattu hyvin. Projektin toteuttamiskelpoisuus arvioitiin hyvin realistiseksi. Projektisuunnitelmassa oli huomioitu hyvin myös jatkokehitys ja ylläpito. Toiseksi arvioitiin M&V Softwaren projektisuunnitelma. Se oli lähes yhtä hyvä, mutta ei kuitenkaan aivan niin kattava kuin parhaaksi arvioitu. Projektisuunnitelman toteuttamiskelpoisuus arvioitiin hiukan heikommaksi kuin parhaassa. Kolmanneksi arvioitiin Innofactor Software Oy:n projektisuunnitelma. Käyttöönottosuunnitelma oli kattava ja hyvä. Projektisuunnitelmasta ei käy yhtä selvästi ilmi tilaajan tarpeisiin tehtävien räätälöintien vaiheistus ja aikataulu kuin parhaaksi arvioidussa. Neljänneksi arvioitiin Abako Oy:n projektisuunnitelma. Projektisuunnitelmassa tehtävien vastuunjako ja tulokset olivat kuvattu epäselvemmin kuin parhaaksi arvioidussa. Projektisuunnitelmassa kuvattu inkrementaalinen ja iteratiivinen kehitys eivät olleet niin hyvin kuvattu kuin paremmiksi arvioiduissa projektisuunnitelmissa. Viidenneksi arvioitiin Proactum Oy:n projektisuunnitelma. Projektisuunnitelma on kattava, mutta luonteeltaan yleisluontoinen. Ratkaisun kuvauksen perusteella järjestelmä vaatii paljon räätälöintiä, mitä ei ole riittävän uskottavasti kuvattu aikatauluarviossa. Projektisuunnitelmasta puuttui räätälöintien konkreettisuus. Kuudenneksi arvioitiin Kilosoft GroupOy:n projektisuunnitelma. Projektisuunnitelma oli varsin yleisluontoinen ja kevyt. Aikataulu arvioitiin olevan jossain määrin epärealistinen suhteessa ratkaisussa arvioitavaan työmäärään ja räätälöintiin. Projektisuunnitelmassa kuvattua toimittajan ja tilaajan välistä viestintää ei ole kuvattu niin hyvin kuin muissa suunnitelmissa. Seitsemänneksi arvioitiin Mepcon projektisuunnitelma. Projektisuunnitelma oli sisällöltään suppein ja epätäsmällisin. Myös konkreettisuus räätälöinnissä puuttui tai se oli kuvattu hyvin yleisluontoisesti. Lisäksi projektisuunnitelma sisälsi ristiriitaisuuksia.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 16(25) Referenssit vastaavista toimituksista: Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjoajaa nimeämään kolme referenssiä vastaavista toimituksista. Tarjoajien nimetyille referenssiasiakkaille lähettiin kyselylomake, johon pyydettiin arvio toimituksesta. Pisteet siirrettiin suoraan vertailutaulukkoon. Yritysten referenssitiedot esitellään kokouksessa. Vertailutaulukon pisteet toimittajittain ja osa-alueittain ovat taulukossa. Pisteytyksen perusteella eniten pisteitä saa Timmi Software Oy. Edellä olevan perusteella työryhmä ja IT-yhteistyöalueen johtokunta esittävät yhteiselle kirkkoneuvostolle päätettäväksi, että Timmi Software Oy valitaan Tampereen IT-yhteistyöalueen varausjärjestelmän toimittajaksi. Sopimuksen solmiminen Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän Tietohallinto/IT-yhteistyöalueen isäntäseurakuntataloutena tekee valitun palvelun tarjoajan kanssa kirjallisen sopimuksen. Sopimus voidaan tehdä ja allekirjoittaa aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus syntyy allekirjoitushetkellä. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat tärkeysjärjestyksessä): 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Tarjous 4. IT -hankintojen sopimusehdot (JIT 2007) Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (nro 621/1999) perusteella tarjoukset liitteineen ovat sopimuksenteon jälkeen pääsääntöisesti julkisia. Siksi tarjous tuli pyrkiä laatimaan siten, ettei se sisällä liikesalaisuuksia. Mikäli liikesalaisuuksien sisällyttäminen oli kuitenkin tarkoituksenmukaisen tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, liikesalaisuudet oli eriteltävä. Vaihtoehtoisesti tarjouksesta voi antaa kopion, josta liikesalaisuuksia sisältävät osat on peitetty. Hinta ei ole liikesalaisuus. Asianosaisilla on oikeus niin halutessaan saada hankintapäätöksen asiakirjat nähtäväkseen jo päätöksenteon jälkeen. Asianosaisilla ei kuitenkaan ole oikeutta saada tietoa muiden tarjousten sisältämistä liike- tai ammattisalaisuuksista.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 17(25) Tarjousasiakirjat ovat nähtävillä ennen yhteisen kirkkoneuvoston kokousta tietohallintopäällikön työhuoneessa ja ennen kokousta sähköisessä muodossa. Ehdotus Hallintojohtaja ehdottaa, 1. että Tampereen IT-yhteistyöalueen varausjärjestelmän toimittajaksi valitaan Timmi Software Oy 2. että sopimus tehdään toistaiseksi voimassaolevaksi 3. että valtuutetaan hallintojohtaja Matti Ilveskoski ja tietohallintopäällikkö Jukka Nyrhinen allekirjoittamaan hankintasopimus. Päätös Muutoksenhaku Tiedoksi Päätösehdotus hyväksyttiin. Tähän päätökseen voi 1. ponnen osalta hakea muutosta kirjallisella hankintaoikaisulla Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle tai kirjallisella valituksella markkinaoikeudelle (Laki julkisista hankinnoista 348/2007 ja 321/2010). 2. ja 3. ponsien osalta päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). valittu tarjoaja, muut tarjouksen jättäneet, kaikki yksiköt, talouspalvelut, Tampereen IT-yhteistyöalueen seurakunnat
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 18(25) D:TAL: 80/022/2014 65 Keskusrekisterin toimistosihteerin viran täyttäminen Esittely Keskusrekisterissä on täyttämättä kaksi toimistosihteerin virkaa, joille johtoryhmä on antanut täyttöluvan sisäisellä hakumenettelyllä. Virkojen täyttöä käsitteli työryhmä henkilöstöpäällikkö Eija Mukari ja rekisteripäällikkö Gun Toivonen. Työryhmä esittää, että ainoastaan toinen virka täytetään tässä vaiheessa. Toinen virka on tarkoituksenmukaisempaa täyttää vasta myöhemmin keväällä, kun on selvillä miten toimistotöiden kokonaisuus seurakuntayhtymässä organisoidaan ja kun toisiinsa kytkeytyvien toimistotyön virkojen tarkemmat tehtävänkuvat ja sijoittuminen organisaatiossa ovat selvillä. Toimistosihteerin työtehtäviin kuuluvat mm. monipuoliset asiakaspalvelutehtävät, avioliiton esteiden tutkinnat, erilaiset rekisteröintitehtävät, virkatodistukset ja sukuselvitysten laadinta. Pätevyysvaatimuksena tehtävään on soveltuva ammatillinen koulutus tai tutkinto tai vastaava ammatillinen osaaminen ja työkokemus. Virka ilmoitettiin sisäisesti haettavaksi intranet Arkissa ja määräaikaan 7.2.2014 mennessä saapui viisi hakemusta. Kooste hakijoista oli jaettu yhteisen kirkkoneuvoston jäsenille. Kaikki hakemukset ovat nähtävillä kokouksessa. Haastatteluun kutsuttiin kaksi työryhmän mielestä parhaiten viran vaatimukset täyttävää henkilöä: toimistosihteeri Birgitta Järvinen ja seurakuntatoiminnansihteeri Elina Tarkkala. Heidät haastateltiin 10.3.2014. Haastattelussa käytiin läpi kysymyslista, jonka avulla tarkennettiin hakijoiden osaamisalueita ja arvioitiin henkilökohtaista soveltuvuutta hoitamaan toimistosihteerin virkaa. Erityisesti arvioitiin hakijoiden motivaatiota ja sitoutumista haettavana olevan tehtävän hoitamiseen sekä aiempaa kokemusta asiakaspalvelu- ja toimistotehtävistä. Henkilökohtaisilta ominaisuuksiltaan molemmat hakijat ovat tehtävään hyvin soveltuvia, mutta Elina Tarkkalan vahvuutena oleva noin 20 vuoden kokemus monipuolisista asiakaspalvelutehtävistä sekä noin 12 vuoden työkokemus erilaisista toimistotyötehtävistä puoltavat Tarkkalan esittämistä valittavaksi toimistosihteerin virkaan. Ehdotus Yhteisen seurakuntatyön johtaja ehdottaa, että 1. keskusrekisterin toimistosihteerin virkaan nimetään Elina Tarkkala 1.5.2014 alkaen ja virassa on kuuden (6) kuukauden koeaika 2. tehtävän vaativuusryhmä on 402 ja peruspalkka 1988,60 /kk.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 19(25) Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Muutoksenhaku Tiedoksi Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle (KL 24:3). valittu henkilö, muut hakijat, henkilöstöpalvelut
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 4/2014 20(25) D:TAL: 54/729/2014 66 Salassa pidettävä asia Salassapito Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :n nojalla tämä päätös esittelyineen ja siihen liitettyine asiakirjoineen ovat salassa pidettäviä.