Turun kaupunki Päätöspöytäkirja 1 Sisällysluettelo Kansalliset kynnysarvot alittavia hankintoja koskevat menettelytapaohjeet...1 1.Yleistä...1 2.Pääsääntönä on, että kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnatkin kilpailutetaan....2 3.Kansallisen kynnysarvon alittavien hankintojen hankintamenettelyt...2 4. Kansallisen kynnysarvon alittavan hankinnan suoran oston perusteita voivat olla mm....2 5. Hankinnan vähäinen arvo...3 6. Kansallisen kynnysarvon alittavien hankintojen kilpailuttaminen...3 7. Kansallisen kynnysarvon alittavan hankinnan päätöksenteko, tilaaminen ja dokumentointi...3 8. Hankintojen jakaminen osiin kansallisen kynnysarvon, mainittujen euromäärien tai hankintavaltuusrajan alittamiseksi on ehdottomasti kielletty....4 Kansalliset kynnysarvot alittavia hankintoja koskevat menettelytapaohjeet 1.Yleistä Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat (jäljempänä myös pienhankinnat) jäävät hankintalain menettelysäännösten ulkopuolelle. Tätä menettelytapaohjetta sovelletaan kaikissa Turun kaupungin hallintokunnissa, virastoissa ja liikelaitoksissa 1.6.2010 lukien juuri näihin kansalliset kynnysarvon alittaviin hankintoihin, joiden kohdetta ei voida hankkia jo olemassa olevien sopimusten puitteissa tilaamalla esim. jo kilpailutetun puitesopimuksen perusteella. Hankinnan ennakoidun arvon laskemisella pyritään selvittämään, mitkä säännökset soveltuvat suunniteltuun hankintaan. Ennakoidun arvon laskemisen periaatteista on säädetty hankintalaissa. Hankinnan ennakoitu arvo tulee selvittää ennen hankintamenettelyn aloittamista. Kansalliset kynnysarvot ovat: tavara- ja palveluhankinnoissa, käyttöoikeussopimuksissa, suunnittelupalveluissa 30 000 (alv 0 %) terveydenhoito- ja sosiaalipalveluissa, eräissä työhallinnon koulutuspalveluissa 100 000 (alv 0 %) sekä rakennusurakoissa ja käyttöoikeusurakoissa 150 000 (alv 0 %). Kynnysarvot ovat yksityiskohtaisesti lueteltu työ- ja elinkeinoministeriön verkkosivuilla osoitteessa www.tem.fi (ks. Julkiset hankinnat Kynnysarvot). Tässä tarkoitettuja hankintoja tehtäessä tulee noudattaa niin velvoittavan lainsäädännön velvoitteita ja hyvän hallinnon yleisiä periaatteita, määrärahojen käytöstä annettuja säännöksiä, määräyksiä ja soveltamisohjeita kuin hallintomenettelyä ja siihen liittyvää päätöksentekoa koskevia säännöksiä sekä soveltuvin osin kaupungin hankintaohjeita ja kilpailuttamisen periaatteita. Lisäksi tulee ottaa huomioon EU:n perustamissopimuksen mukaisia yleisiä periaatteita kuten esimerkiksi tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun, avoimuuden ja suhteellisuuden periaatteita. Kansallisen kynnysarvon alle jäävistä hankinnoista ei ole velvollisuutta tehdä hankintailmoitusta, eikä niistä ole valitusoikeutta markkinaoikeuteen. Pienhankintoja koskevassa tarjouspyyntöilmoittelussa voi hyödyntää esimerkiksi Turun kaupungin verkkosivuja (ks. esim. www.turku.fi/tarjouspyynnot).
Turun kaupunki Päätöspöytäkirja 2 Tässä kuvatut toimintaperiaatteet pienhankintojen toteuttamiselle on tarkoitettu yhtenäistämään toimintaperiaatteita ja vahvistamaan hyvää hankintakulttuuria. Tässä menettelytapaohjeessa on keskitytty tyypillisimpiin hankintatilanteisiin. Menettelytapaohjeessa ei ole sen yleisohjaavan tarkoituksen vuoksi kuvattu kaikkia mahdollisia toimintavaihtoehtoja ja niiden reunaehtoja. Hankintoja valmistelevien ja niistä päättävien tahojen on tutustuttava asiaa koskeviin säädöksiin ja määräyksiin siinä laajuudessa kuin tehtävät sitä edellyttävät. Kunkin hankinnan laatua ja laajuutta koskevat erityispiirteet on otettava huomioon. 2.Pääsääntönä on, että kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnatkin kilpailutetaan. Tarjouskilpailu on syytä järjestää aina silloin, kun halutaan varmistaa mahdollisimman edulliset hankintaehdot. Pyytämällä tarjoukset useammalta toimittajalta (vähintään kolmelta) ylläpidetään kilpailua ja varmistetaan määrärahan mahdollisimman kustannustehokas käyttö. Hankinnat on käsiteltävä tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Määräraha hankintaan tulee olla olemassa ja hankintojen tulisi perustua hankintasuunnitelmiin ainakin karkealla tasolla. Tavoitteena ovat kokonaisuutena taloudelliset hankinnat sekä edulliset ja sujuvat hankintamenettelyt. Tarjouspyynnön hyväksyy hankintavaltuudet omaava viranomainen tai vähäisiksi katsottavien hankintojen osalta se viranomaisen henkilöstöön kuuluva, jolle viranomainen on tämän tehtävän määrännyt tai jolle se hänen asemansa ja tehtäviensä vuoksi muuten kuuluu. 3.Kansallisen kynnysarvon alittavien hankintojen hankintamenettelyt Näissä hankinnoissa ei ole säädeltyjä hankintamenettelyjä, kuten kansallisissa hankinnoissa ja EUhankinnoissa (vrt. avoin tai rajoitettu menettely jne.). Tarjouskilpailu voidaan, hankinnan laatu ja laajuus kuitenkin huomioon ottaen, toteuttaa hyvin kevyesti, kunhan muun lainsäädännön velvoitteet, säännökset ja noudatettavat yleiset periaatteet (kohta 1) tulevat huomioon otetuksi. Kevyt hankintamenettely ei tarkoita sitä, ettei myös laadullisiin tekijöihin tulisi kiinnittää huomiota. Tarjoajan kelpoisuuteen liittyvien seikkojen selvittäminen korostuu erityisesti silloin, kun kyse on nk. tilaajavastuulain (1233/2006) soveltamisalaan kuuluvasta hankinnasta tai kun esimerkiksi palveluhankinnan kohteen alalle pääsyyn on lainsäädännössä asetettuja rajoituksia. Pienhankintoja varten on laadittu erilliset tarjouspyyntölomakkeet tavara- ja palveluhankinnoille. Lomakkeet ovat ladattavissa kaupungin intranetin hankinnat -sivustoilta. Lomakkeita päivitetään tarpeen mukaan hankinta- ja logistiikkakeskuksen toimesta. Lomakkeen soveltuminen kulloinkin kysymyksessä olevaan hankintaan tulee arvioida tapauskohtaisesti. 4. Kansallisen kynnysarvon alittavan hankinnan suoran oston perusteita voivat olla mm. hankinta on arvoltaan vähäinen tarjouskilpailun kustannukset ylittävät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn hankinnalla on hankintayksiköstä johtumaton ennalta arvaamaton kiire vastaavaa tuotetta on hankittu lähiaikoina ja hintataso on selvillä lisähankinta (enintään 50 % alkuperäisestä, kansallisen kynnysarvon ylittävänä kilpailutetusta hankinnasta) teknisistä tai taiteellisista taikka yksinoikeuden suojelemiseen liittyvistä syistä ainoastaan tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan muita potentiaalisia toimittajia ei ole tiedossa
Turun kaupunki Päätöspöytäkirja 3 Mikäli hankinta ei ole arvoltaan vähäinen, suoran oston syy on perusteltava päätöspöytäkirjassa. Selvyyden vuoksi todetaan, että suora osto pienhankinnoissa ei ole sama asia kuin hankintalainsäädännön mukainen suorahankinta, jonka käytölle asetetut edellytykset ovat lueteltu hankintalainsäädännössä tyhjentävästi. 5. Hankinnan vähäinen arvo Vähäisen arvon määrittelyssä tulee ottaa huomioon hankintoihin käytettävissä olevat varat, hankintojen luonne, määrärahojen käyttövaltuudet ja muut virastoa ja laitosta koskevat erityisseikat. Hankintaa, joka ylittää 5.000 euroa (ilman arvonlisäveroa) ei yleensä voida pitää vähäisenä. 6. Kansallisen kynnysarvon alittavien hankintojen kilpailuttaminen tarjouspyyntö lähetetään ja tarjoukset pyydetään pääsääntöisesti sähköpostilla tarjouspyyntö voidaan toimittaa suoraan valituille potentiaalisille tarjoajille tai asettaa yleisesti saataville hankintayksikön internetsivuille vain arvoltaan vähäisissä hankinnoissa hinta- ja saatavuustietoja voidaan selvittää suullisestikin; saadut tiedot on kuitenkin kirjattava ylös Laadun huomioiminen korostuu erityisesti hankinnan kohteen ominaisuuksien eli ns. minimivaatimusten määrittelyssä. Vertailuperusteet on syytä asettaa harkiten. Kaikkiin hankintoihin sopivia yleisiä sopimusehtoja ei ole olemassa. Kaupungin tavarahankinnoissa käytetään pääsääntöisesti JYSE 2009 TAVARAT -ehtoja, palveluhankinnoissa käytetään pääsääntöisesti JYSE 2009 PALVELUT -ehtoja ja IT- hankinnoissa käytetään pääsääntöisesti Julkisen hallinnon IT -hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JIT 2007) siten, että näiden ehtojen lisäksi käytetään soveltuvia JIT 2007- erityisehtoja. Edellä mainitut ehdot ovat ladattavissa kaupungin hankinnat -sivustoilta. Kaupungin hankinnoissa on käytettävä pääsääntöisesti maksuehtoa 30 päivää netto. Verkkolaskutuksesta on annettu oma ohjeistuksensa. Hankinnan keskeisten ehtojen läpikäynti tarjouspyyntöasiakirjoissa selventää sekä tarjouspyynnön että sopimuksen sisältöä ja ennaltaehkäisee ristiriitoja. Tarjoukset avataan tarjousten jättöajan jälkeen. Tarjoukset taltioidaan ja suullisesti saadut tarjoustiedot, tarjousten vertailu ja hankinnan käyttötarkoitus kirjataan viraston käytännön mukaisesti tietojärjestelmään (JoutseNet). Vähäisiksi katsottavien hankintojen osalta dokumentointi voidaan järjestää esim. maininnalla hankintojen dokumentoitiin tarkoitetussa tietojärjestelmässä. 7. Kansallisen kynnysarvon alittavan hankinnan päätöksenteko, tilaaminen ja dokumentointi Kirjalliseen tarjouskilpailuun osallistuneille annetaan päätös perusteluineen tarjouskilpailun tuloksesta. Pienhankintaa koskevan päätös perusteluineen sekä oikaisuvaatimusohje (Oikaisuvaatimusohje kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa) on annettava tiedoksi. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa tehtyyn kunnan viranomaisen (hankintayksikkö) päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä annettuun ratkaisuun tyytymätön voi tehdä hankintayksikölle hankintalaissa tarkoitetun vaatimuksen hankintaoikaisun vireilletulosta tai kuntalain 89 :ssä tarkoitetun oikaisuvaatimuksen. Oikaisua koskevan vaatimuksen voi tehdä tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).
Turun kaupunki Päätöspöytäkirja 4 Pienhankinnoissa kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen voi lisäksi tehdä kunnan jäsen. Oikaisua on vaadittava 14 päivän kuluessa siitä, kun oikaisuvaatimuksen tekijä on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Kansallisen kynnysarvon alittavista hankinnoista ei voi valittaa markkinaoikeuteen. Hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen. Päätöksen tai ratkaisun korjaaminen ei edellytä asianosaisen suostumusta. Päätöstä tai ratkaisua ei kuitenkaan voida korjata hankintaoikaisuna, jos hankintasopimus on tehty. Hankintayksikkö voi itse ottaa hankintapäätöksen tai ratkaisun korjattavakseen 60 päivän kuluessa siitä, kun hankintaoikaisun kohteena oleva päätös tai ratkaisu on tehty. Kuntalain mukaisista oikaisuvaatimusteistä on säädetty erikseen. Turun kaupungin hallintosäännön (Kv 29.3.2010 58) 39 :n mukaan hankintalainsäädännön mukaisesta hankintaoikaisusta päättää kaupunginhallitus, lautakunta, johtokunta ja viranhaltija tekemänsä hankintapäätöksen osalta, mikäli hankintaoikaisu tehdään hankintayksikön aloitteesta. Mikäli hankintaoikaisu tehdään asianosaisen vaatimuksesta, päätöksen tekee kaupunginhallitus, lautakunta tai johtokunta omasta hankintapäätöksestään ja alaisensa viranhaltijan hankintapäätöksestä tehdyn hankintaoikaisun johdosta. Pienhankintaa koskevassa päätöspöytäkirjassa on syytä olla maininta siitä, että Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella / tilauksella. Kirjanpitosäännökset edellyttävät, että tilaukset dokumentoidaan. Urakoista tehdään aina kirjallinen sopimus. Arvoltaan vähäiset tilaukset voidaan sopia myös suullisesti. Muissa pienhankinnoissa erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisen tarkoituksenmukaisuutta on harkittava tapauskohtaisesti. Jos erillistä kirjallista sopimusta ei laadita, on syytä varmistaa, että hankinnan keskeiset ehdot, kuten esimerkiksi sopimuksen osapuolet, hankinnan kohde / toimituksen tai palvelun sisältö ja sille asetetut vaatimukset, aikataulut, hinnat ym., ilmenevät hankinnan asiakirjoista. 8. Hankintojen jakaminen osiin kansallisen kynnysarvon, mainittujen euromäärien tai hankintavaltuusrajan alittamiseksi on ehdottomasti kielletty. Hankinnan osiin jakamisen tulee aina perustua taloudellisiin tai teknisiin seikkoihin, jotka hankintayksikön tulee myöhemmin pystyä näyttämään toteen. Tämä siksi, että hankintojen pilkkomista koskeva valitus voidaan saattaa markkinaoikeuden tutkittavaksi, vaikka hankinta olisikin alle kansallisen kynnysarvon.
Turun kaupunki Päätöspöytäkirja 5 Oikaisuvaatimusohjeet Pienhankinnoille Viranomainen Päivämäärä Pykälä Sivu Hankintaoikaisu- ja Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa 1 tehtyyn kunnan viranomaisen (hankintayksikkö) päätökseen oikaisu- tai muuhun hankintamenettelyssä annettuun ratkaisuun tyytymätön voi tehdä hankintayksikölle hankintalaissa vaatimus- oikeus Oikaisua koskevan vaatimuksen voi tehdä tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tarkoitetun vaatimuksen hankintaoikaisun vireilletulosta tai kuntalain 89 :ssä tarkoitetun oikaisuvaatimuksen. tehnyt ehdokas eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen). Kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen voi lisäksi tehdä kunnan jäsen. Toimitusosoite Toimielin, jolle oikaisuvaatimus tehdään, posti-, käynti- ja sähköpostiosoite (hankintayksikön / kaupungin toimielimen yhteystiedot) Määräaika oikaisua Oikaisua on vaadittava 14 päivän kuluessa siitä, kun oikaisuvaatimuksen tekijä on saanut tiedon hankintayksikön koskevien päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Asianosaisen katsotaan saaneen vaatimusten hankintapäätöksen oheisasiakirjoineen tiedoksi sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä sinä päivänä, jolloin tekemiselle päätöksen oheisasiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin. Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedoksiannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Pöytäkirjan nähtäväksi asettaminen Pvm Tiedoksianto Lähetetty tiedoksi kirjeellä. Asianosainen asianosaiselle 2 Annettu postin kuljetettavaksi pvm/tiedoksiantaja 1 Kansallisen kynnysarvon suuruus on: - 30 000 (alv 0%) tavarat ja palvelut - 100 000 (alv 0 %) terveydenhoito -ja sosiaalipalvelut - 150 000 (alv 0 %) rakennus- ja käyttöoikeusurakat 2 Täytetään otteeseen, jos päätös annetaan erityistiedoksiantona tiedoksi asianosaiselle. Tummennettu alue täytetään myös viranomaiselle jäävään kaksoiskappaleeseen.
Turun kaupunki Päätöspöytäkirja 6 Luovutettu asianosaiselle Paikka, pvm ja tiedoksiantajan allekirjoitus Asianosainen Vastaanottajan allekirjoitus Muulla tavoin, miten Hankintaoikaisun ja Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Hakemukseen on merkittävä oikaisua vaativan oikaisuvaatimukse ja kirjelmän laatijan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Hankintaoikaisuun on liitettävä n sisältö asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, jolleivät ne jo ole hankintayksikön hallussa. Hankintaoikaisuun on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, jolleivät ne jo ole hankintayksikön hallussa. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Lisätietoja Tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista annetun lain (701/93) nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksua hallinto-oikeudessa 89 euroa. Liitetään päätökseen/otteeseen