TIETEELLISEN TUTKIMUKSEN REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 26.03.2013 Huom! Lomake on muokattu erityisesti tieteellistä tutkimusta varten ja se on laajuudeltaan informatiivisempi kuin tavallinen rekisteriseloste. Täyttöohjeet ohessa. Käytä tarvittaessa erillistä vastausliitettä. Rekisterinpitäjän on pidettävä rekisteriseloste jokaisen saatavilla. 1a. Tutkimusrekisterinpitäjä (tutkimuksen toteuttaja) - organisaatio/yksityinen tutkija, jonka käyttöä varten rekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä rekisteristä (jos on kyseessä yhteistyöhankkeena tehtävä tutkimus, luetellaan osapuolet, sekä määritellään eri osapuolten vastuut ja velvoitteet myös henkilötietojen käsittelyn kannalta) Nimi ja yhteystiedot (osoite, puhelin ) Tutkimuksen teettäjänä eli tilaajana on Helsingin seudun liikenne - kuntayhtymä (jäljempänä HSL) Y-tunnus 2274586-3 PL 100, 00077 HSL Puhelin 09 4766 4444 Rekisteritietojen poiminnasta vastaa: Väestötietojärjestelmä, Väestörekisterikeskus, PL 123, 00531 Helsinki Puhelin 0295 535 001 1b. Tutkimuksen vastuullinen johtaja tai siitä vastaava ryhmä Suoma Sihto Osaston johtaja Liikennejärjestelmäosasto HSL Marko Vihervuori Ryhmäpäällikkö, tutkimukset ja ennusteet Liikennejärjestelmäosasto HSL Marko Vihervuori, Sampo Kantele, Pekka Räty, Milla Talja/HSL 1c. Tutkimuksen suorittajat - merkitään kaikki ne tutkimukseen osallistuvat tutkijat tai muut hlöt, joilla tutkimuksen kuluessa on oikeus käsitellä rekisteritietoja Marko Vihervuori, Sampo Kantele, Pekka Räty, Milla Talja/HSL Tutkimushankkeessa avustaa: TNS Gallup Oy Y-tunnus: 0114300-3 Itätuulenkuja 10 A / PL 500, 02101 Espoo Puhelin: 09 613 500 TNS Gallup Oy:n seuraavilla henkilöillä on oikeus käsitellä rekisteritietoja: Sakari Nurmela, Marko Kanninen ja Jenni Luostarinen Lisäksi tutkimusaineistoa josta henkilöiden osoite- ja nimitiedot on hävitetty, voivat käsitellä muutkin yllämainittujen tutkimusosapuolten (HSL, TNS Gallup) henkilöt.
2. Tutkimusrekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö 3. Tutkimuskohde/ tutkimustarkoitus - tutkimusrekisterin/ tutkimuksen nimestä tulee ilmetä tutkimuksesta muodostuvan rekisterin yksilöity tarkoitus Nimi ja yhteystiedot (osoite, puhelin ) Sampo Kantele Postiosoite: PL 100, 00077 HSL Puhelin 040 7522682, sampo.kantele@hsl.fii kertatutkimus, nimi: HLJ-barometri 2013 jossa kerätään tietoa Helsingin seudulla asuvien arvostuksista ja kannoista liikenteen kehittämisen periaatteisiin, keinoihin ja toimenpiteisiin. seurantatutkimus, nimi: tutkimuksen kesto: Tutkimus tuotetaan Helsingin seudun liikennejärjestelmäsuunnitelman HLJ 2015 valmistelua varten. Tutkimuksen otanta ja haastattelu koetutkimuksineen kestävät 4 kk (maaliskuu kesäkuu 2013). TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO MALLILOMAKE 23.8.2004 puh. 010 36 66700 (vaihde) puh. 010 36 16670 (neuvonta klo 9.00 15.00) telefax 010 36 66735 www.tietosuoja.fi 4. Rekisterin tietosisältö - hlön yksilöintitiedot (esim. hlön nimi, hlötunnus, syntymäaika) - tutkimustiedot Otoksen poiminnan yhteydessä: otosnumero, otannan luokittelevat tekijät, otokseen valitun henkilön sukunimi, etunimet, vakituinen osoite, postinumero, postitoimipaikka, kotikunnan koodi ja kunnan nimi, äidinkieli, sukupuoli, syntymäpäivä, huoneiston asukasluku, huoneistossa asuvien 0-6 -vuotiaiden lukumäärä, huoneistossa asuvien 7-17 -vuotiaiden lukumäärä, huoneistossa asuvien yli 18-vuotiaiden lukumäärä, vakinaisen asunnon kotipaikkatunnus (rakennustunnus, osoitenumero, porraskirjain huoneiston numero, huoneiston jakokirjain), rakennuksen käyttötarkoitus, pohjoiskoordinaatti ja itäkoordinaatti. Tutkimuksessa kysyttävät kysymykset on ryhmitelty seuraavasti: omaan liikkumisesta ja kulkutottumuksia koskevat tiedot, arvostukset ja kannanotot liikennepolitiikkaan (ympäristö ja turvallisuus, joukkoliikenne, autoilu, eri liikennemuotoja koskevat keinot ja suhtautuminen mahdollisiin toimenpiteisiin ja mitä liikennemuotoa halutaan kehitettävän ensisijaisesti). Tutkimuksen yhteydessä kysyttävät taustatiedot: sukupuoli, asuinkunta, syntymävuosi luokiteltuna, kotitalouteen kuuluvien henkilöiden lukumäärä, kotitalouden alle 7-vuotiaiden sekä 7-17-vuotiaiden lukumäärä, vakituisessa käytössä olevien henkilöautojen lukumäärä, työsuhdeautojen lukumäärä, asuinmuoto (kerrostalo, rivi-/paritalo, omakotitalo tai muu, ansiotyössä oleminen (kokopäivätyö, osapäivätyö, vaihteleva työssä oleminen, koululainen, opiskelija, eläkeläinen, työtön, varus-/siviilipalvelumies, ei ansiotyössä muista syistä). 5. Mistä tutkimusaineisto muodostuu - keneltä, mitä tietoja ja millä perusteella Tutkimustiedot koostuvat haastateltavien tutkimuksen aikana ilmoittamista tiedoista, joihin yhdistetään haastattelun yhteydessä tarkistettavat otoksen poiminnassa tuotetut tiedot (esim. osoitetieto tarkistetaan). Haastattelun ja aineiston muodostamisen jälkeen henkilöitä koskevat osoite- ja nimitiedot hävitetään ja aineistossa säilyy otosnumero.
HSL:n perussopimuksen 2 :n mukaisesti HSL vastaa Helsingin seudun liikennejärjestelmäsuunnitelman laatimisesta. HLJ-barometri 2013 on osa liikennejärjestelmäsuunnittelun tarpeisiin tehtävää tutkimuskokonaisuutta. Kyseessä on henkilötietolain 14 :n ja 16 :n mukaisesta viranomaisen tehtäviin kuuluvasta tutkimuksesta. 6. Tutkimus tehdään kansallisena EU/ETA -alueen sisäisenä EU/ETA -alueen ulkopuolisena 7. Rekisterin suojauksen periaatteet - kuvataan suojaustapa eri käsittelyvaiheiden osalta - tutkimuksessa muodostuvaan rekisteriin kuuluvat sekä manuaalisesti kerättävä että atk:lla oleva aineisto (looginen rekisteri) tiedot ovat salassapidettäviä Manuaalinen aineisto: ATK:lle talletetut tiedot: käyttäjätunnus salasana käytön rekisteröinti kulun valvonta Tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa Aineisto analysoidaan tunnistetiedoin, koska (peruste tunnistetietojen säilyttämiselle): 8. Tutkimusaineiston hävittäminen/arkistointi Tutkimusrekisteri hävitetään Tutkimusrekisteri arkistoidaan ilman tunnistetietoja tunnistetiedoin Mihin: HSL, Liikennejärjestelmäosasto TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO MALLILOMAKE 23.8.2004 puh. 010 36 66700 (vaihde) puh. 010 36 16670 (neuvonta klo 9.00 15.00) telefax 010 36 66735 www.tietosuoja.fi
TIETEELLISEN TUTKIMUKSEN REKISTERISELOSTEEN täyttöohjeet. (Numerot viittaavat vastaaviin lomakkeen kohtiin) 1. a) Rekisterinpitäjällä eli tutkimuksen toteuttajalla tarkoitetaan organisaatiota, yksittäistä tutkijaa tai tutkijaryhmää jonka käyttöä varten rekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä tutkimusrekisterin käytöstä. Toisin sanoen tutkimuksen toteuttaja vastaa rekisterinpitäjänä tutkimuksessa muodostuvasta tutkimusaineistosta. On huomattava, ettei rekisterinpitäjä ole esimerkiksi tutkija, joka työ- tai palvelussuhteessaan hoitaa tutkimuslaitoksen tai sairaalan tutkimusta, vaan rekisterinpitäjä on tällöin kyseinen tutkimuslaitos tai sairaala. Itsenäisesti toimiva, omaa yksityistä tutkimustaan suorittava tutkija on sen sijaan rekisterinpitäjä. Mikäli tutkimus toteutetaan esimerkiksi useamman tutkimuslaitoksen tai sairaalan yhteisenä tutkimushankkeena, on rekisteriselosteen kohdassa määriteltävä eri osapuolien vastuut ja velvoitteet henkilötietojen käsittelyn kannalta. Silloin kun rekisterinpitäjällä ei ole toimipaikkaa Euroopan unionin alueella, mutta rekisterinpitäjä käyttää Suomessa sijaitsevia laitteita muuhunkin henkilötietojen käsittelyyn kuin vain siirtoon tämän alueen kautta, on rekisterinpitäjän tällöin nimettävä Suomessa oleva edustaja. Tämä edustaja yhteystietoineen merkitään rekisterinpitäjän nimen ohella tähän kohtaan. b) Tähän kohtaan merkitään tutkimuksen vastuullinen johtaja. Tällä tarkoitetaan tutkimuksen toteuttajan/rekisterinpitäjän määräämää henkilöä, joka on vastuussa kyseisen tutkimuksen toteuttamisesta, ei sen sijaan esimerkiksi laitoksen yleisestä tutkimushallinnosta vastaavaa henkilöä. Vastuullisen johtajan sijasta tutkimukselle voidaan nimetä siitä vastaava ryhmä. c) Tähän kohtaan merkitään kaikki tutkimukseen osallistuvat tutkijat tai muut henkilöt, jotka tutkimuksen kuluessa käsittelevät tutkimusrekisterin henkilötietoja. 2. Rekisteriasioita hoitavana henkilönä ilmoitetaan henkilö, joka voi antaa rekisteristä rekisteröidylle tarkempia tietoja ja jolle rekisteröity voi osoittaa esim. virheenoikaisua ja tarkastusoikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt. 3. Tähän kohtaan merkitään yksilöidysti ja tiiviisti, tutkimuksen tarkoitus, johon tietoja aiotaan käyttää. Tietojen käyttötarkoituksen yksilöintivaatimus tieteellisen tutkimuksen osalta tarkoittaa sitä, että tutkimus on määriteltävä koskemaan tiettyä sekä kohteeltaan että ajallisesti yksilöityä tutkimushanketta. On huomioitava, että yleisesti todettu määrittely esim. syöpätutkimus ei täytä yksilöintivaatimusta. Tutkimuksesta muodostuvalle rekisterille on yleensä tarpeen antaa nimi, joka erottaa sen rekisterinpitäjän muista mahdollisista tutkimusrekistereistä. 4. Rekisterin tietosisältö on määriteltävä ennen tutkimusrekisterin perustamista. Selosteeseen merkitään henkilörekisteriin talletetut tietotyypit, ts. se, mitä tietoja rekisteröidystä talletetaan. Merkinnät tehdään niin yksiselitteisesti, että lukija tietää, mitä tietoja rekisteriin on talletettu. Henkilön yksilöintitiedot on syytä eritellä, esim. henkilön nimi, syntymäaika (henkilötunnus), osoite. Lisäksi kohtaan tulee merkitä minkälaisia tutkimustietoja/hoitotietoja henkilöistä kerätään rekisteriin. On huomioitava, että kerättävien henkilötietojen tulee olla käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisia. Tarvittaessa käytä erillistä liitettä tietosisällön luettelemiseen. Jos rekisterissä on useita osatiedostoja, eri osatiedostoihin kuuluvat tiedot ryhmitellään väliotsikoiden avulla.
5. Kohtaan merkitään mistä tiedoista tutkimusaineisto muodostuu (keneltä, mitä tietoja ja millä perusteella /rekisteröidyn suostumus, nimetyn lain säännös). Kyseessä oleva kohta kuvaa myös rekisterin tietosisältöä. 6. Kohtaan merkitään, mikäli tarpeen, tehdäänkö tutkimus kansallisena, EU/ETA-alueen sisäisenä vai EU/ETA-alueen ulkopuolisena tutkimuksena. 7. Tähän kohtaan merkitään tiedot rekisterin suojauksen periaatteista sekä manuaalisen että ATK:lla säilytettävän aineiston osalta. Kohtaan merkitään myös, onko rekisteriin talletetut henkilötiedot säädetty salassa pidettäviksi (vaitiolovelvollisuutta koskevat ja/tai asiakirjasalaisuutta koskevat säännökset). Tietojen suojaamisen periaatteet on tarpeen merkitä sen arvioimiseksi, onko suojaamisvelvoitteista henkilötietolain 5 ja 32 :n mukaisesti huolehdittu. Jos aineisto aiotaan analysoida tunnistetiedoin, kohdassa ilmoitetaan erikseen, miksi tunnistetiedot tulee tässä vaiheessa säilyttää. 8. Tähän kohtaan merkitään tullaanko tutkimusrekisteri hävittämään tutkimuksen päätyttyä vai, onko tutkimusrekisteri tarkoitus arkistoida. Mikäli tutkimusrekisteri arkistoidaan, kohtaan merkitään myös mihin rekisteri arkistoidaan, ja arkistoidaanko tutkimusrekisteri tunnistetiedoin vai tunnisteettomassa muodossa.