26.11.2012 Grundtvig-oppimiskumppanuus Hakuohje 2013 Tämän hakuohjeen tarkoituksena on auttaa hakijoita hakulomakkeen täyttämisessä. Tutustu ensin Grundtvig -oppimiskumppanuushankkeen tavoitteisiin, sisältöihin ja ohjeisiin CIMOn sivuilla: http://www.cimo.fi/ohjelmat/grundtvig/oppimiskumppanuudet Elinikäisen oppimisen ohjelman (LLP) hakuopas sekä vuoden 2013 ehdotuspyyntö löytyvät verkko-osoitteesta: http://www.cimo.fi/ohjelmat/elinikaisen_oppimisen_ohjelma/hakukierros_2013 Ne antavat yleiskuvan Elinikäisen oppimisen ohjelmasta ja mm. sen hanketyypeistä, mutta eivät sisällä yksityiskohtaista tietoa Grundtvig - oppimiskumppanuuksista. Keskeinen tieto oppimiskumppanuuksista löytyy CIMOn verkkosivuilta. Hakuohjeen sisältö: I Hakuaika. 1 II Hakukelpoisuus 2 III Kansalliset hakukelpoisuuskriteerit. 3 IV Tukisummat Suomessa 2013 3 V Sähköinen hakulomake.. 3 VI Hakulomakkeen täyttäminen, yleistä 3 VII Hakulomakkeen täyttäminen kohta kohdalta.. 4 VIII Hakemuksen lähettäminen 6 IX Valintaprosessi. 7 I Hakuaika Oppimiskumppanuuksilla on vain yksi hakuaika vuodessa, Hakuaika on sama kaikissa Grundtvig - ohjelmaan osallistuvissa maissa. Seuraava hakuaika päättyy 21.2.2013. Jotta hakemus katsotaan hakuajan puitteissa saapuneeksi, tulee siinä olla viimeistään kyseisen hakuajan päättymispäivän postileima. Koska kaikkia lähetyksiä ei nykyään leimata, varmista postista, että hakemuskuoreen tulee postileima kun olet lähettämässä hakemusta juuri ennen hakuajan päättymistä. Vain määräaikaan mennessä postitetut hakemukset voidaan hyväksyä. II Hakukelpoisuus Grundtvig -oppimiskumppanuutta voivat hakea kaikki aikuiskoulutuksen parissa työskentelevät organisaatiot. Hakijoina voivat olla aikuisoppilaitosten lisäksi mm. järjestöt, kulttuurilaitokset, museot, vankilat ja sairaalat. Oppimiskumppanuuksien tulee kohdistua aikuisopiskelun kehittämiseen tai aikuiskoulutuksessa työskentelevän henkilöstön ammatillisten tietojen ja taitojen edistämiseen. Hanketoiminnan lopullisena hyödynsaajana ovat aikuisopiskelijat ja/tai aikuiskoulutusorganisaatioiden henkilöstö. 1
2 (8) Vuoden 2013 hakukierroksella kansallisilla toimistoilla on ollut mahdollisuus laatia kansallisia hakukelpoisuuskriteereitä. III Kansalliset hakukelpoisuuskriteerit ja prioriteetit Hakukelpoisuuskriteerit voivat vaihdella eri maissa. Jokaisen partnerin kannattaa tarkistaa omasta kansallisesta toimistostaan, onko kansallisia hakukelpoisuuskriteerejä asetettu. Suomessa on vuonna 2013 seuraavat hakukelpoisuuskriteerit: 1) Samassa oppimiskumppanuudessa voi olla vain yksi suomalainen organisaatio. Jos hakemuksessa on useampia suomalaisia partnereita, kaikki suomalaiset hakijat hylätään. 2) Suomalainen organisaatio voi jättää korkeintaan kaksi hakemusta 21.2.2013 päättyvällä hakukierroksella Vuodelle 2013 ei ole Suomessa määritelty sisältöihin tai kohderyhmiin liittyviä kansallisia prioriteettejä. Joissakin maissa kansalliset toimistot ovat määritelleet kansallisia prioriteettejä. Asia kannattaa varmistaa kunkin maan kansallisesta toimistosta. IV Tukisummat Suomessa vuonna 2013: Tuki määräytyy oppimiskumppanuuden liikkuvuusmäärien mukaan kiinteänä summana ja on tarkoitettu koko hankkeen toimintakaudeksi: 1.8.2013 31.7.2015. Tukisummat vaihtelevat jonkin verran maittain. Tukisummat Suomessa ovat: vähintään 4 liikkuvuutta tuki on 6.000 euroa vähintään 8 liikkuvuutta tuki on 11.000 euroa vähintään 12 liikkuvuutta tuki on 16.000 euroa vähintään 24 liikkuvuutta tuki on 20.000 euroa Vähintään 24 liikkuvuuden oppimiskumppanuudessa painotetaan opiskelijoiden liikkuvuutta ja niissä tulee olla vähintään 16 eri opiskelijan liikkuvuutta. Liikkuvuuteen voi osallistua oman organisaation opetus- tai muuta henkilöstöä, opiskelijoita sekä tarvittaessa eritystukea tarvitsevien opettajien/opiskelijoiden avustajia. Jos hankkeessa liikkuu erityistä tukea tarvitsevia, kansallinen toimisto voi myöntää jo hakuvaiheessa ja/tai myöhemmin hankkeen aikana erillisestä anomuksesta helpotusta liikkuvuusmääriin. Ulkopuolisen organisaatioiden edustajien osallistuminen liikkuvuuksiin ei ole yleensä mahdollista.. Hakuvaiheessa hakija sitoutuu tiettyyn liikkuvuuden vähimmäismäärään ja hakee tukisummaa sen perusteella. Liikkuvuudella tarkoitetaan toiseen maahan tehtävää matkaa oppimiskumppanuuden kokoukseen tai jonkin muun LLP-ohjelman kautta rahoitettavan projektin tai verkoston järjestämään tapahtumaan.. Yhden henkilön matka lasketaan aina yhdeksi liikkuvuudeksi. Jos esimerkiksi sama henkilö matkustaa 3 kertaa vuodessa projektikokoukseen, hänen osuutensa oppimiskumppanuuden liikkuvuudesta on 3 liikkuvuutta vuodessa.
3 (8) Hanketukea voi käyttää kaikkiin hankkeesta koituviin kustannuksiin. Jos tuesta jää matkakustannusten jälkeen osa käyttämättä, sen voi käyttää hankkeen muihin kuluihin. Hankkeen päätyttyä toiminnasta on raportoitava ja esitettävä tositteita ja todisteita toteutuneesta liikkuvuudesta. Näitä ovat matkustamiseen liittyvät tositteet kuten lentolippujen kannat ja/tai matkatoimiston lasku sekä todistus projektikokoukseen osallistumisesta. Tukisummalla mahdollisesti katetuista muista kuluista ei tarvitse esittää tositteita kansalliselle toimistolle. Tuen ennakko (80%) maksetaan, kun sopimukset on allekirjoitettu. Tuen loppuosa (enintään 20% myönnetystä tuesta) maksetaan sen jälkeen, kun hankkeen loppuraportti on hyväksytty kansallisessa toimistossa. V Sähköinen hakulomake Vuonna 2013 käytössä on sähköinen hakulomake, joka on yhteinen Comenius- ja Leonardo da Vinci -ohjelmien kanssa. Sähköisen hakulomakkeen käyttämiseen on lisäksi erillinen englanninkielinen (tekninen) ohje, LLP Application eforms 2013: Applicant s Guide, joka löytyy CIMOn verkkopalvelusta tämän hakuohjeen yhteydestä. Hakulomake on englanninkielinen. Lomake koostuu seuraavista osioista A-M:. A General Information (Yleiset ohjeet) B Submission (ohjelman ja toiminnon määrittäminen) C Applicant Organisations (hakijaorganisaatiot) D Project Description (hankkeen kuvaus) E Project Main Focus (hankkeen tavoitteet) F Project Implementation (hankkeen toteutus) G Participants and Activities (osanottajat ja toiminnat) H Requested Funding (haettu tuki) I Checklist (tarkistuslista) J Data Protection Notice (tietosuoja) K Declaration of Honour (vakuutus) L Signature (allekirjoitus) M Submission (lähettäminen) VI Hakulomakkeen täyttäminen, yleistä Hanketta valmistelevat organisaatiot suunnittelevat osioihin tulevat sisällöt yhdessä. Kun hakulomaketta täytetään, se kannattaa tallentaa usein. Hakemuksen tulee olla identtinen kaikilla partneriorganisaatioilla lukuun ottamatta kohtaa: M Signature, jonka jokainen partneri täyttää omaan hakemuskopioonsa Lisäksi:
4 (8) Hankkeen koordinaattori kokoaa ja lähettää sähköisen hakulomakkeen koko partneriryhmän puolesta. Lisäksi koordinaattori lähettää hakulomakkeen sähköpostitse kaikille partnereille. Koordinaattori tulostaa ja allekirjoittaa oman kappaleensa ja lähettää sen postitse oman maansa kansalliseen toimistoon kolmena kappaleena (alkuperäinen + 2 kopiota) Hankkeen partnerit allekirjoittavat koordinoivan organisaation lähettämän hakemuksen, (kohta M Signature), lähettävät sen postitse kahtena kappaleena (alkuperäinen ja kopio) omaan kansallisen toimistoonsa. Partnerit eivät saa tehdä mitään muutoksia hakulomakkeeseen tässä vaiheessa. Kannattaa huomioida, että - Hakemuksessa ja koko hankkeen keston ajan käytetään organisaation virallista suomentai ruotsinkielistä nimeä. - Hakemus kattaa koko hankkeen kaksivuotisen toimintakauden, joten toiminnat ja liikkuvuus on suunniteltava koko tälle ajalle. - Hakemus kirjoitetaan hankkeen yhteistyökielellä, jonka täytyy olla yksi EU:n virallisista kielistä. Suomessa hakulomakkeen voi jättää suomen, ruotsin, englannin, ranskan tai saksan kielellä. jos suomalaisen organisaation koordinoima hakemus on kirjoitettu jollakin muulla kielellä, tulee lomakkeen osiot D, E ja F kääntää suomeksi tai ruotsiksi erilliselle liitetiedostolle ja lähettää tämä paperikopion mukana. VII Hakulomakkeen täyttäminen kohta kohdalta - Hakulomake on pdf-lomake, joka tarvitsee toimiakseen Adobe Reader -ohjelman version 8.2. tai uudemman. Aluksi kannattaa tarkistaa, että koneella on riittävän uusi versio Adobe Reader ohjelmasta. Ohjelman voi ladata maksutta osoitteesta: www.adobe.com/fi/products/reader - Kun avaat lomakkeen verkkosivulla, saat ilmoituksen: The form has been opened inside a web browser window. Please, download the form to your PC in order to be able to properly save the form after filling it in, - Tallenna hakulomake tietokonneelle (File/Save). Tämän jälkeen voit tallentaa ja sulkea lomakkeen normaalisti ja avata sen uudelleen. - Kun täytät hakulomaketta, tallenna lomake usein ja nimeä hakemuksen eri versiot loogisesti. Jos lomake jostain syystä korruptoituu, pääset palaamaan edelliseen tallentamaasi versioon. - Hakulomakkeen punaisella reunustetut (paksureunaiset) kentät ovat pakollisia täyttää. Kun klikkaat lomakkeen yläkulmassa olevaa Highlight Existing Fields -painiketta, pakollisten kenttien reunat korostuvat. Jos tietoa ei ole saatavilla, kirjoita tällöin kenttään teksti: N/A (not applicable) tai tietoa ei ole saatavilla. - Harmaisiin kenttiin ei voi syöttää tietoja suoraan, vaan tieto kopioituu niihin hakulomakkeen muista kohdista. On tärkeää täyttää ensin hakemuksen ensimmäinen sivu sekä partnereiden tiedot, jotta kaikki kysymykset tulevat näkyviin. - Mikäli kentässä on nuoli oikeassa reunassa, valitaan alasvetovalikosta oikea vaihtoehto.
5 (8) - Plussa (+) ja miinus (-) painikkeilla lisätään tai vähennetään kenttiä. - Lomakkeen sivujen alareunassa on Validate -painike, jonka avulla voit varmentaa,että kaikki pakolliset kentät on täytetty. - Hakulomaketta voi täyttää off line tilassa, mutta hakulomakkeen lähettäminen (submit) vaatii internet-yhteyden - Koordinaattori lähettää hakulomakkeen Submit online -painikkeella, joka on lomakkeen viimeisellä sivulla. Luen lomakkeen lähetysohje huolellisesti tämän oppaan kohdasta VIII. - Hakulomake on englanninkielinen ja se tulee täyttää hankkeen yhteistyökielellä. - Englanninkielinen LLP Application eforms 2013: Applicant s guide opas, jota voit käyttää tarvittaessa,sisältää teknisiä ohjeita lomakkeen täyttämiseen. B Submission data (sivu 1) Sub-programme: Valitse alaohjelma: GRUNDTVIG Action Grundtvig learning partnerships Working language: valitse hankkeen yhteistyökieli, jolla hakemus myös täytetään Project title: hankkeen nimi National Agency of partner 1, harmaaseen kenttään kopioituvat tiedot kohdasta C.1.1 National Agency identification -Jokaisen partneriorganisaation kohdalle täytyy täyttää ao. kansallisen toimiston tiedot C Applicant organisations Partneritietojen yhteydessä kysytään halukkuutta ryhtyä koordinaattoriksi, mikäli hakuvaiheen koordinaattori ei saa rahoitusta. Tietokanta poimii koordinaattoriehdokkaat numrojärjestyksessä, joten partnerit kannattaa syöttää siinä järejstyksessä kuin «varakoordinaattoreiden» halutaan astuvan tehtävään. Usemman partnerin kannattaa rastia tämä kohta, jotta hanke ei jää rahoittamatta puuttuvan varakoordinaattorin vuoksi. National Agency identification: valitse FI1 LLP CIMO Organisation Full legal name: Käytä tässä kohdassa oppilaitoksen suomen- tai ruotsinkielistä nimeä ja laita sulkujen sisään englanninkielinen nimi Organisation Full legal name (latin characters): Organisaation suomen- tai ruotsinkielinen nimi sellaisessa muodossa, että siinä ei ole skandeja, heittomerkkejä tai muita ylimääräisiä väkäsiä tai erikoismerkkejä. Korvaa esim. ö-, ä- å-, ü-, é-, à- kirjaimet o-, a-, u-, e- kirjaimina. National ID: kenttä jätetään tyhjäksi Type of organisation: Valitaan alasvetovalikosta sopiva organisaatiomuoto, esim. aikuisoppilaitos: adult education provider
6 (8) Commercial orientation: Profit/Non-profit: Voittoa tuottava/voittoa tuottamaton organisaatio Scope: vaikutusalue paikallinen, alueellinen tai kansallinen Legal status: private/public Organisaatio on julkinen silloin, kun sen rahoituksesta yli 50 %:a tulee julkisista lähteistä, kuten esim. valtiolta tai kunnilta. Contact person on hankkeen yhteyshenkilö organisaatiossa Legal representative tarkoittaa organisaation johtajaa, rehtoria tai muuta vastaavaa henkilöä, joka toimii hakemuksen ja myöhemmin mahdollisen hankesopimuksen allekirjoittajana. Description of partner: Tähän kohtaan tulee partneriorganisaation kuvaus, tehtävä hankkeessa ja hankkeen teemaan liittyvä osaaminen sekä mahdollinen sosiaalinen ulottuvuus,esim. työskentely erityisryhmien, epäedullisessa asemassa tai syrjäytymisvaarassa olevien kanssa. Previous projects: aikaisempi osallistuminen LLP-ohjelmaan (vuodesta 2007 eteenpäin) D. Project description kaikki kohdat täytetään E. Project main focus kaikki kohdat täytetään F. Project implementation kaikki kohdat täytetään G. Participants and activities kaikki kohdat täytetään H. Requested funding: Täytetään hankkeessa olevien partnereiden valitsemat liikkuvuusmäärät, joiden mukaan tukisummat määräytyvät Tukisumma määräytyy automaattisesti valitun liikkuvuusmäärän perusteella. Tukisummat vaihtelevat maittain. Vaihtoehdot Grundtvig-oppimiskumppanuuksissa ovat: GRU-4M (väh. 4 liikkuvuutta), GRU-8M (väh. 8 liikkuvuutta), GRU-12M (väh. 12 liikkuvuutta) ja GRU-24M (väh 24 liikkuvuutta) I. Checklist: Hakemuksen tulee täyttää listassa mainitut kelpoisuusehdot (eligibility criteria), jotta hakemus arvioidaan. L. Signature: Tähän kohtaan tulee hakijaorganisaation allekirjoitusoikeudellisen henkilön (esim. johtajan, rehtorin) allekirjoitus. Tarkista, että allekirjoittaja on sama kuin kohdassa C Legal representative mainittu tai tämän virallinen sijainen. Jos sijainen allekirjoittaa hakemuksen, allekirjoituksen yhteydessä on mainittava, että kyseessä on sijainen. Kannattaa huomioida, että allekirjoitus on hakemuksen kelpoisuusehto (eligibility criteria) VIII Hakemuksen lähettäminen Hakulomake tulee lähettää sekä sähköisest (SUBMIT)i että postitse allekirjoitettuna paperiversiona. Hankkeen koordinaattori tekee: 1 VALIDATE: Kun hakemus on valmis, hyväksy hakemus painamalla Validate -painiketta. Validate-toiminto tarkistaa, että kaikki pakolliset kentät on täytetty. Huom! Lomake pitää ensin validoida, jotta sähköinen lähettäminen onnistuu. 2 SUBMIT
7 (8) Lähetä lomake sähköisesti painamalla Submit online -painiketta. Varmista tässä vaiheessa, että koneeltasi on pääsy internetiin. Paina submit -nappulaa vain kerran. 3 SUBMISSION SUMMARY: Lähetyksen numero Submission ID ilmestyy yhteenvetokenttään, kun lomake on lähetetty onnistuneesti. Jos lähetys epäonnistuu, submission ID ei näy taulukossa. Jos hakulomaketta ei ole validoitu ennen lähettämistä, saat virheilmoituksen. Ongelmatilanteessa ota yhteyttä kansalliseen toimistoon. 4 Lähetä kopio hakemuksesta kaikille partnereille hyvissä ajoin ennen hakuajan päättymistä sähköpostin liitetiedostona. 5. PRINT: Tulosta hakulomake ja pyydä allekirjoitus. 6. Lähetä allekirjoitettu hakulomake postitse kansalliseen toimistoon CIMOon kolmena kappaleena (alkuperäinen ja 2 kopiota) VIIMEISTÄÄN 21.2.2013 Hankkeen partneri tekee: 1. Allekirjoita koordinoivan organisaation lähettämä hakemus (kohta L Signature) 2. Lähetä hakemus kahtena kappaleena (alkuperäinen ja kopio) oman maan kansalliseen toimistoon, Suomessa CIMOon, viimeistään 21.2.2013 (postileima). 3. Älä tee mitään muutoksia hakulomakkeeseen tässä vaiheessa. Hakulomake lähetetään Suomessa osoitteeseen: CIMO / Grundtvig PL 343 (Hakaniemenranta 6) 00531 Helsinki sähköposti: grundtvig@cimo.fi Sähköisen lähettämisen epäonnistuessa Mikäli hakulomakkeen lähettäminen sähköisesti ei onnistu kaikista yrityksistä huolimatta, paina Create email button painiketta. Tällöin luotu XLM tiedosto tallennetaan ja lähetetään sähköpostin liitetiedostona kansalliseen toimistoon CIMOon osoitteella: grundtvig@cimo.fi IX Valintaprosessi Hakuajan päättymisen jälkeen kaikille hakijoille lähetetään vastaanottovahvistus. Seuraavaksi hakemuksille tehdään kelpoisuustarkastus (eligibility check). Hakemuksen tulee täyttää kaikki kelpoisuuskriteerit, jotta se etenisi laadulliseen arviointiin. Vain määräaikaan mennessä postitetut hakemukset hyväksytään (postileiman päivämäärä). Kelpoisiksi todetut hakemukset arvioidaan tietyin laadullisin kriteerein. Laadullinen arviointi tehdään koordinoivan organisaation kansallisessa toimistossa. Kansallinen toimisto käyttää apunaan arviointityössä ulkopuolisia asiantuntijoita. Jokaista hakemusta arvioi kaksi asiantuntijaa. Kaikissa maissa käytetään samaa arviointilomaketta. Hakemuksen saama arviointi määräytyy kahden arvioijan antaman pistemäärän keskiarvosta.
8 (8) Laadullisen arvioinnin lomakkeeseen, arviointikriteereihin ja pisteytykseen voi tutustua osoitteessa: http://www.cimo.fi/ohjelmat/grundtvig/oppimiskumppanuudet/hakijalle kaikkien osallistujamaiden kansallisilla toimistoilla on sama arviointiaikataulu ja tulokset saadaan kesäkuussa 2013 Arvioinnissa saatu palaute ja pisteet toimitetaan tiedoksi hakijoille. Uusien oppimiskumppanuuksien toimintakausi on 1.8.2013 31.7.2015. Lisätietoja Eija Wilen, puh 0295 338 585 Päivi Korkea-aho, puh 0295 338 578 Sähköposti: etunimi.sukunimi(at)cimo.fi, grundtvig(at)cimo.fi Perustieto Grundtvig-oppimiskumppanuudesta löytyy osoitteesta: http://www.cimo.fi/ohjelmat/grundtvig/oppimiskumppanuudet Samasta osoitteesta avautuu myös EST-tietokanta, johon on tallennettu kaikkien viime vuosina EU-tukea saaneiden oppimiskumppanuuksien kuvaukset ja tuloksia. Tietokannasta löytyy myös Comenius- ja Leonardo- kumppanuushankkeiden tiedot. Suora osoite Grundtvig- hakulomakkeeseen ja -ohjeisiin on : http://www.cimo.fi/ohjelmat/grundtvig/oppimiskumppanuudet/hakijalle