1/6 Tuusulan kunta Sosiaali ja terveystoimi PL 60 04301 Tuusula Vaihde: 09 87181 Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista/tietosuojaseloste EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) pvm: 27.04.2018 1. Rekisterin nimi Tuusulan kunnan potilasrekisteri 2. Rekisterinpitäjä Tuusulan kunta Sosiaali- ja terveyslautakunta PL 60, 04301 Tuusulan Vaihde: 09 87181 sosiaali_ja_terveyslautakunta@tuusula.fi 3. Rekisteriasioista vastaava henkilö (rekisterinpitäjän edustaja) 4. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö Hallinto ja kehittämispäällikkö Päivi Klami paivi.klami@tuusula.fi 040 314 3374 Osarekistereiden osalta vastuu- ja yhteyshenkilöt: Neuvolapalvelut, Koulu- ja Opiskeluterveydenhuolto Neuvolan esimies puh. 040 314 4449 Psykologitoiminta Perheneuvolan esimies puh. 040 314 4148 Sairaalapalvelut Osastonhoitaja Akuuttiosasto 040 314 4439 Johtaja ylilääkäri 040 314 3601 Vanhuspalvelu/Asumispalvelut Osastonhoitaja Kotiutus ja arviointiyksikkö 040 314 3654 Riihikoto esimiehet 040 314 2269 ja 040 314 2285 Vanhuspalveluiden päällikkö 040 314 4671 Kotihoito Kotihoidon esimies 040 314 3622 Päihdehuolto/ avopalvelut Johtava sosiaalityöntekijä 040 314 3307 Suun terveydenhuolto Johtava hammaslääkäri 040 314 3603
2/6 5. Tietosuojavastaava 6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Tiina Hakkarainen tiina.hakkarainen@tuusula.fi 040 318 2753 Keskeinen lainsäädäntö: - Terveydenhuoltolaki (1326/2010) - Kansanterveyslaki 3 luku (66/1972) - EU:n tietosuoja-asetus (679/2016) - Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 1 luku (785/1992) - Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintaavasta 2 luku (1030/1999) - Laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007), eresl Terveydenhuoltolain 2 luvussa on määritelty kunnan terveyden ja hyvinvoinnin edistämiseen kuuluvat tehtävät: - terveysneuvonta ja terveystarkastukset (13 ) sisältäen suun terveydenhuollon - seulonnat (14 ) - neuvolapalvelut (15 ) - kouluterveydenhuolto (16 ) - opiskeluterveydenhuolto (17 ) - iäkkäiden neuvontapalvelut (20 ) Terveydenhuoltolain 3 luvussa on määritelty kunnan järjestämä sairaanhoito: - sairaanhoito (24 ) - kotisairaanhoito (25 ) - suun terveydenhuolto (26 ) - mielenterveystyö (27 ) - päihdetyö, joka annetaan osana terveydenhuoltoa (28 ) - lääkinnällinen kuntoutus (29 ) Potilasrekisterin käyttötarkoituksena on terveydenhuoltolain 2 ja 3 luvussa tarkoitettujen potilaan neuvontaan, hoitoon ja tutkimukseen liittyvien tehtävien toteuttaminen. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä opetus- ja tutkimustarkoituksiin. 7. Rekisterin tietosisältö (kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä) Sähköisesti tallennetut tiedot Graafinen Finstar -potilastietojärjestelmään (GFS) tallennetut tiedot. - nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kotikunta, yhteystiedot, huoltajan/yhteyshenkilön tiedot - yhteydenotto ja hoidon tarpeen arviointi - hoitotiedot: hoidon suunnittelu, toteutus ja arviointi - terveysneuvonta - laboratorio- ja röntgentutkimuspyynnöt ja -vastaukset - lääketieteelliset riskitiedot - toimintakykyyn liittyvät tiedot - lähetteet, hoitopalautteet ja konsultaatiot - todistukset ja lausunnot - ajanvaraustiedot, lähetteen saapumistiedot ja jonotiedot - terveys- ja sairauskertomuksen sijainti - maksun määräämiseen liittyvät tiedot Merkkipohjaiselle Finstarille tallennetut tiedot: - apuvälinelainaus - raportointiin ja tilastointiin liittyvä aineisto
3/6 Erilliselle palvelimelle tai työasemalle tallennetut tiedot: - esim. silmänpohjavalokuvat, verenpaineen pitkäaikaisseurannan tiedot, spirometria-tutkimusten tiedot Navitas-aluetietojärjestelmään - röntgenkuvat ja muut kuvantamistutkimukset - terveydenhuoltolain mukaiset informoinnit, kiellot ja suostumukset - vastaanottokäyntien ja hoitojaksojen viitetiedot ( otsikkotiedot ) Kansalliseen Terveysarkistopalveluun (Kanta) - keskeiset hoitotiedot (2014 alkaen) - sähköisellä reseptillä määrätyt lääkkeet - informoinnit, suostumukset, kiellot ja muut tahdonilmaisut Lifecare potilastietojärjestelmään tallennetut tiedot: - nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kotikunta, yhteystiedot, huoltajan/yhteyshenkilön tiedot - yhteydenotto ja hoidon tarpeen arviointi - hoitotiedot: hoidon suunnittelu, toteutus ja arviointi - terveysneuvonta - röntgentutkimuspyynnöt - lääketieteelliset riskitiedot - lähetteet, konsultaatiot - todistukset ja lausunnot Cliniview kuvarekisteriin - suun terveydenhuollon röntgenkuvat - kliiniset valokuvat Hus kuvarekisteriin - kallolateraalikuvista tehdyt kefalometriset tutkimukset Hilkka-toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) sekä Tiera Sähköinen ovenavaus: - nimi, henkilötunnus, sukupuoli, paino, siviilisääty, osoite, käyntitiedot, tuntomerkit, valokuva, potilastietojärjestelmän tunnus. - Käyttäjätiedot kuten työntekijän nimi, työntekijän henkilöturvatunnus, työpuhelinnumero ja lisäksi lähiomaisen nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite. - Asiakkaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot: hoitosuhdetiedot lääkitykset (mikäli rajapinta/laajennus on käytössä) laboratoriotulokset (mikäli rajapinta/laajennus on käytössä) diagnoosit (mikäli rajapinta/laajennus on käytössä) mittaustulokset (mikäli rajapinta/laajennus on käytössä) 8. Tietojen säilytysajat Rekisterin salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen on määritelty Tuusulan kunnan arkistonmuodostussuunnitelmassa.
4/6 9. Säännönmukaiset tietolähteet Potilaskohtaisissa kansioissa säilytetään mm. manuaalisesti allekirjoitetut todistusjäljennökset ja potilaan suostumukset sekä EKG-käyrät ja muut paperimuodossa olevat potilasasiakirjat. Potilaan hoitoon ja tutkimukseen liittyvät kuvat säilytetään Cliniview kuvarekisterissä. Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään potilaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä hoitoyksikössä syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja tulee aina ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla tulee olla tieto, mikäli tiedot hankitaan nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Terveydenhuoltolain 9 :n mukaan yhteisessä potilastietorekisterissä (HUS) olevia eri toimintayksiköiden potilastietoja saadaan ilman potilaan antamaa erillistä suostumusta sen jälkeen, kun potilasta on informoitu yhteisestä potilastietorekisteristä ja kun potilaalla on hoitosuhde Tuusulan terveyskeskukseen. Lisäksi edellytetään, että potilas ei ole kieltänyt tietojensa käyttöä. Mikäli tietoja hankitaan teknisen käyttöyhteyden avulla muista kuin HUSsairaanhoitopiirin potilasrekistereistä, tulee tähän saada asiakkaan lupa. Uudenmaan alueella on käytössä aluetietojärjestelmä (Navitasviitetietohakemisto). Se on yhtenäinen käyttöliittymä sairaaloiden, terveyskeskusten sekä palveluun liittyneiden sosiaalihuollon toimintayksiköiden ja yksityisten palveluntuottajien potilastietoihin. Sen kautta saadaan tietoja HUSsairaanhoitopiirin yhteisestä potilastietorekisteristä sekä potilaan suostumuksella yhteiseen potilastietorekisteriin kuulumattomilta terveydenhuollon palvelujen antajilta. Tuusulalaisten asiakkaiden/potilaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä kuukausittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään. Muut tarvittavat perustiedot kirjataan järjestelmään hoitosuhteen alkaessa. 10. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Kansalliseen Terveysarkistoon liittyneiden terveydenhuollon toimintayksiköiden potilastiedot ovat katsottavissa potilaan hoitoon osallistuvissa toimintayksiköissä. Edellytyksenä on, että potilas on informoitu ja hän on tahtonsa mukaisesti voinut asettaa rajoituksia tietojensa näkymiselle. Myös Reseptikeskuksen tiedot ovat kaikkien sähköisen reseptiin liittyneiden terveydenhuollon toimintayksiköiden ja apteekkien saatavilla laissa säädetyin edellytyksin. Mikäli tietoja hankitaan muutoin teknisen käyttöyhteyden avulla, tulee tähän saada asiakkaan lupa. Manuaalinen aineisto Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti potilas/asiakaskohtaisiin kansioihin. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Tietoja saavat käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt.
Potilaat/asiakkaat voivat käyttää internetin kautta sovittuja sähköisiä asiointipalveluja (esim. ajanvaraus) vahvaa tunnistautumista käyttäen. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava. 5/6 Sähköisesti tallennetut tiedot Tuusulan kunnan ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Tuusulan kunnan osalta palvelut tuottaa tietojärjestelmäpalvelut joka vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Manuaalisesti kirjauduttaessa järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Kelan Kanta palveluihin liityttäessä (4/2012) on otettu käyttöön väestörekisterikeskuksen myöntämä varmennekortti, joka liitetään potilastietojärjestelmään. Tämän jälkeen järjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisella PIN-luvulla. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet järjestelmään passivoidaan. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla on nimettynä seuranta- ja valvonta-tehtävää varten tietosuojavastaava. Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajalta, huolehditaan tietoturvan- ja tietosuojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävässä sopimuksessa. Ostopalvelut Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajalta, huolehditaan tietoturvan- ja tietosuojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävässä sopimuksessa. -Palveluntuottajan tulee toimittaa rekisteriseloste oman toimintansa osalta. -Rekisteriselosteesta tulee ilmetä, että sopimuksen piiriin kuuluvien potilaiden potilastiedot ovat erillään palveluntuottajan muusta rekisteristä ja että tietoja käyttävät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä palvelujen toteuttamiseksi. -Palveluntuottaja huolehtii rekisterinpidosta ostopalvelun osalta kunnan lukuun. -Tuusulan sosiaali ja terveystoimi rekisterinpitäjänä päättää Tuusulaa koskevien tietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja tietojen luovuttamisesta. -Rekisteröidyn informoinnin toteutuksesta vastaavat sosiaali- ja terveystoimi ja palveluntuottaja kumpikin omalta osaltaan. -Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. -Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluntuottajan tietoliikenneyhteydet ovat ulkopuolisilta suojatut. -Palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sopimuksen päättyessä tai purkautuessa potilastiedot siirretään Tuusulan potilasrekisteriin. Kuolleiden asiakkaiden asiakirjat tulee siirtää kuitenkin viimeistään kuolin vuoden lopussa. -Jokaisella sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajalla tulee olla nimettynä tietosuojavastaava. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.
6/6 Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. 11. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (artikla 15) Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja kaikki 15 22 ja 34 artiklaan perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus. 12. Oikeus tiedon oikaisemiseen (artikla 16) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys. Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemista, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Oikaisupyyntö osoitetaan siihen toimintayksikköön, missä kirjaus on tehty. 13. Muut oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen (2016/679 artikla 77). Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot ja verkkosivu Osoite: PL 800, 00520 Helsinki puh. 029 56 16670
http://www.tietosuoja.fi/fi/ 7/6