Salon kaupunki Pöytäkirja 4/2019 1 1Tarkastuslautakunta 14.03.2019 Aika 14.03.2019 klo 16:00-18:40 Paikka Salon kaupungintalo, kokoustila Haapa, Tehdaskatu 2, 24100 Salo Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 22 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 23 Pöytäkirjan tarkastaminen sekä tiedoksi antaminen kunnan jäsenille 24 Asioiden käsittelyjärjestyksen hyväksyminen 5 25 Ennakkotiedot vuoden 2018 tilinpäätöksestä ja investointien toteutumisesta 26 Tilintarkastuspalveluiden hankinta 2019-2020 7 27 Selvitys sisäisen tarkastuksen toiminnasta vuonna 2018 8 28 Vuoden 2018 arviointikertomuksen valmistelun käynnistäminen 9 4 6
Salon kaupunki Pöytäkirja 4/2019 2 Osallistujat Nimi Klo Tehtävä Lisätiedot Läsnä Friberg Osmo 16:00-18:40 puheenjohtaja Kymäläinen Pekka 16:00-18:40 1. varapuheenjohtaja Kanerva Tauno 16:00-18:40 2. varapuheenjohtaja Halme Martti 16:00-18:40 jäsen / pöytäkirjantarkastaja Kirves-Järvinen Taina 16:00-18:40 jäsen / pöytäkirjantarkastaja Hägerth Jarmo 16:00-18:40 jäsen Lannermaa Kirsti 16:00-18:40 jäsen Tuominen Marita 16:00-18:40 jäsen Pohjola Timo 16:00-18:40 varajäsen Poissa Seitz Elina jäsen Muu Laurila Hannu 16:00-17:28 tilintarkastaja Laakso Sari M 16:00-18:40 asiantuntija Läsnä :t 22,23,24,25,26, 28 Laine-Laurila Merja 16:00-18:40 pöytäkirjanpitäjä Inna Lauri 16:00-17:26 asiantuntija Järvi Anna-Kristiina 16:00-17:26 asiantuntija Mannervesi Mika 16:00-16:44 asiantuntija Kohvakka Päivi 17:30-17:54 asiantuntija Pöytäkirja nähtävillä Tarkastettu pöytäkirja on nähtävillä 29. maaliskuuta 2019 alkaen yleisessä tietoverkossa.
Salon kaupunki Pöytäkirja 4/2019 3 Tarkastuslautakunta 22 14.03.2019 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkastuslautakunta 14.03.2019 22 Kuntalain 103 :n mukaan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Esityslista on lähetetty toimielimen päättämällä tavalla neljä päivää ennen kokousta. Tarkastuslautakunta toteaa kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Tarkastuslautakunta totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Jäsen Elina Seitz oli estynyt osallistumaan kokoukseen. Varajäsen Timo Pohjola oli paikalla. Tarkastuslautakunta piti tauon pykälän 26 käsittelyn jälkeen klo 17.54-18.00
Salon kaupunki Pöytäkirja 4/2019 4 Tarkastuslautakunta 23 14.03.2019 Pöytäkirjan tarkastaminen sekä tiedoksi antaminen kunnan jäsenille Tarkastuslautakunta 14.03.2019 23 Tarkastuslautakunnan 29.6.2017 7 päätöksen mukaan pöytäkirja tarkastetaan tarkastuslautakunnan seuraavassa kokouksessa ja sen tarkastaa kaksi kokouksessa tehtävään nimettyä jäsentä. Tarkastettu pöytäkirja julkaistaan kaupungin yleisessä tietoverkossa kuntalain 140 :n mukaisesti. Pöytäkirja tarkastetaan 28.3.2019 ja tarkastettu pöytäkirja julkaistaan kaupungin tietoverkossa 29.3.2019. Tarkastuslautakunta valitsee tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi jäsenet Taina Kirves-Järvinen ja Martti Halme. Tarkastuslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen.
Salon kaupunki Pöytäkirja 4/2019 5 Tarkastuslautakunta 24 14.03.2019 Asioiden käsittelyjärjestyksen hyväksyminen Tarkastuslautakunta 14.03.2019 24 Tarkastuslautakunnalle on toimitettu kokouksen esityslista. Hallintosäännön 148 :n mukaan asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, ellei toimielin muuta päätä. Hallintosäännön 149 :n mukaan toimielin voi esittelijän ehdotuksesta tai jäsenen ehdotuksesta, jota on kannatettu, ottaa enemmistöpäätöksellä käsiteltäväksi asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Tarkastuslautakunta päättää käsitellä asiat ennalta jaetun esityslistan mukaisesti. Tarkastuslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen.
Salon kaupunki Pöytäkirja 4/2019 6 Tarkastuslautakunta 25 14.03.2019 Ennakkotiedot vuoden 2018 tilinpäätöksestä ja investointien toteutumisesta 249/02.06.01.03/2019 Tarkastuslautakunta 14.03.2019 25 Valmistelija: sisäinen tarkastaja Sari Laakso, sari.m.laakso@salo.fi, puh. 02 778 2012 Tarkastuslautakunta on työohjelmansa mukaisesti kutsunut kaupunginjohtaja Lauri Innan, talousjohtaja Anna-Kristiina Järven ja kaupunkikehitysjohtaja Mika Mannerveden esittelemään ennakkotietoja vuoden 2018 tilinpäätöksestä ja investointien toteutumisesta. Tarkastuslautakunta merkitsee saadun esittelyn tiedoksi. Tarkastuslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen.
Salon kaupunki Pöytäkirja 4/2019 7 Tarkastuslautakunta 26 14.03.2019 Tilintarkastuspalveluiden hankinta 2019-2020 788/02.08.00.00.00/2019 Tarkastuslautakunta 14.03.2019 26 Valmistelija: hankintapäällikkö Päivi Kohvakka, paivi.kohvakka@salo.fi, puh. 02 778 5011, sisäinen tarkastaja Sari Laakso, sari.m.laakso@salo.fi, puh. 02 778 2012 Tilintarkastuspalveluiden hankinta on kilpailutettu vuosille 2013-2016 sekä optiovuosille 2017-2018. Palvelun tuottajana on ollut BDO Audiator Oy. Sopimus palveluntuottajan kanssa päättyy vuoden 2018 tilintarkastuksen suorittamisen jälkeen. Tilintarkastuspalveluiden hankinnan tarjouspyyntö on valmisteltu vuosille 2019-2020 sekä mahdollisille optiovuosille 2021-2022. Esityslistan liitteenä on tarjouspyyntöluonnos, jota tarkastuslautakunnan kokouksessa esittelevät hankintapäällikkö Päivi Kohvakka ja sisäinen tarkastaja Sari Laakso. Tarjouspyyntöluonnos ei ole valmisteluvaiheessa julkinen, vaan tarjouspyyntö tulee julkiseksi, kun hankintailmoitus on julkaistu. Tarkastuslautakunta käy keskustelun tarjouspyynnöstä ja antaa mahdolliset jatko-ohjeet tarjouspyynnön tarkentamiseksi. Tarjouspyyntö ja hankintailmoitus on tarkoitus julkaista heti tarkastuslautakunnan kokouksen jälkeen seuraavana päivänä. Tarkastuslautakunta hyväksyy tilintarkastuspalvelujen tarjouspyyntöluonnoksen julkaistavaksi. Pöytäkirja tarkastetaan tämän pykälän osalta heti kokouksessa. Tarkastuslautakunta hyväksyi tilintarkastuspalvelujen tarjouspyyntöluonnoksen julkaistavaksi. Pöytäkirja tarkastettiin tämän pykälän osalta heti kokouksessa. Tarkastuslautakunta piti tauon tämän pykälän käsittelyn jälkeen klo 17.54-18.00. Liitteet Liite 1 Tilintarkastuksen tarjouspyyntö
Salon kaupunki Pöytäkirja 4/2019 8 Tarkastuslautakunta 27 14.03.2019 Selvitys sisäisen tarkastuksen toiminnasta vuonna 2018 789/00.03.00.00.01/2019 Tarkastuslautakunta 14.03.2019 27 Valmistelija: sisäinen tarkastaja Sari Laakso, sari.m.laakso@salo.fi, puh. 02 778 2012 Salon kaupungin hallintosäännön pykälässä 90 Kaupunginjohtajan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät on määritelty, että kaupunginjohtaja antaa tarkastuslautakunnalle vuosittain selvityksen siitä, miten sisäistä tarkastusta on ohjeistettu ja sen toimintaa seurattu ja hyödynnetty. Kaupunginjohtaja on toimittanut tarkastuslautakunnalle liitteenä olevan selvityksen sisäisen tarkastuksen toiminnasta vuonna 2018. Tarkastuslautakunta merkitsee saadun selvityksen tiedoksi. Merkittiin, että sisäinen tarkastaja Sari Laakso poistui tämän pykälän käsittelyn ajaksi klo 18.00-18.02. Sari Laakso on esteellinen sisäisen tarkastuksen päällikkönä ( hallintolaki 28.1 kohta 4 ). Tarkastuslautakunta merkitsi saadun selvityksen tiedoksi. Liitteet Liite 2 Selvitys sisäisen tarkastuksen toiminnasta vuonna 2018
Salon kaupunki Pöytäkirja 4/2019 9 Tarkastuslautakunta 15 14.02.2019 Tarkastuslautakunta 20 28.02.2019 Tarkastuslautakunta 28 14.03.2019 Vuoden 2018 arviointikertomuksen valmistelun käynnistäminen 543/00.03.00.00.01/2019 Tarkastuslautakunta 14.02.2019 15 Valmistelija: sisäinen tarkastaja Sari Laakso, sari.m.laakso@salo.fi, puh. 02 778 2012 Kuntalain 121 :ssä on määritelty, että tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Tarkastuslautakunnan tehtäväksi on määritelty arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Lisäksi tarkastuslautakunnan tehtävä on arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää. Tarkastuslautakunnan jäsenille on nimetty hallinnon seurantavastuut. Hallinnon seurantavastuun lisäksi arviointikertomuksessa tulee arvioida laajasti esimerkiksi koko kuntakonsernin toimintaa, valtuuston asettamien tavoitteiden toteutumista, strategiaa, talouden tasapainottamista, konserniohjausta, riskienhallintaa, sisäistä valvontaa ja muita ajankohtaisia asioita. Tarkastuslautakunnan kevään kokouksien työohjelmassa on jokaisessa kokouksessa arviointikertomuksen valmistelu aiheena. Tarkoitus on käsitellä jäsenten laatimia tekstikokonaisuuksia kokouksissa ja työstää niitä edelleen. Arviointikertomuksen valmistelun varmistamiseksi tulee aikatauluttaa arviointikertomuksen tekstiosuuksien valmistelu ja niiden käsittelyaikataulu kevään kokouksissa. Tarkastuslautakunta päättää vuoden 2018 arviointikertomuksen valmistelun käynnistämisen käytännön toimenpiteistä, kuten arviointikertomuksen tekstiluonnosten käsittelyjärjestyksistä, aikatauluista sekä yleisesti arviointikertomuksen laatimiseen liittyvistä työskentelytavoista. Tarkastuslautakunta on päättänyt tarkastuslautakunnan jäsenten hallinnon seurantavastuut 11.10.2018 86 ja tarkentanut sitä 22.11.2018 106.
Salon kaupunki Pöytäkirja 4/2019 10 Tarkastuslautakunta 15 14.02.2019 Tarkastuslautakunta 20 28.02.2019 Tarkastuslautakunta 28 14.03.2019 Tarkastuslautakunta 28.02.2019 20 Seurantavastuiden päätettiin pysyvän ennallaan: kaupunginhallitus - koko tarkastuslautakunta ja vetovastuussa on Osmo Friberg kaupunkikehityslautakunta - Kirsti Lannermaa ja Martti Halme Liikelaitos Salon Vesi - Martti Halme ja Jarmo Hägerth opetuslautakunta ja rakennus- ja ympäristölautakunta - Taina Kirves-Järvinen ja Kirsti Lannermaa vapaa-ajan lautakunta - Jarmo Hägerth ja Marita Tuominen sosiaali- ja terveyslautakunta - Tauno Kanerva ja Pekka Kymäläinen Tauno Kanerva ilmoitti toimivansa omaishoitajana ja olevansa siten esteellinen arvioimaan siihen liittyviä asiakokonaisuuksia. Tarkastuslautakunta päätti työskentelyaikataulusta, että 28.2.2019 kokoukseen sisäinen tarkastus valmistelee arviointikertomuksen otsikkotasoisen rungon sekä tilastoaineistoa läpikäytäväksi. Lisäksi jokainen tarkastuslautakunnan jäsen valmistelee esimerkiksi kolme merkittävää asiaa, jotka arvioivat tärkeiksi arviointikertomuksessa esiin otettaviksi asioiksi. Nämä käsitellään tarkastuslautakunnan kokouksessa ja päätetään jatkotyöskentelystä. Aiempien vuosien arviointikertomusten toteutumatta jääneet havainnot käydään läpi ja arvioidaan niiden ajankohtaisuus. Lisäksi tarkastuslautakunta päätti, että työparit tuottavat tekstiluonnoksia omilta vastuualueiltaan niin, että niitä voidaan käsitellä 28.3.2019 kokouksessa. Tarkastuslautakunta päätti, että arviointikertomuksen luonnos käsitellään 25.4.2019 kokouksessa. Tarkastuslautakunta päätti, että puheenjohtajisto työstää yhdessä tilintarkastajan ja sisäisen tarkastajan kanssa arviointikertomustekstejä erikseen sovittavina ajankohtina. Lisäksi päätettiin, että erillisen kokouspäivän järjestäminen arviointikertomuksen valmisteluun liittyen on mahdollinen, mikäli se katsotaan työskentelyn edetessä tarpeelliseksi. Valmistelija: sisäinen tarkastaja Sari Laakso, sari.m.laakso@salo.fi, puh. 02 778 2012 Tarkastuslautakunnan luottamushenkilöintraan on koottu ennalta sovitun mukaisesti arviointikertomuksen otsikkotasoinen luonnos sekä kerätty
Salon kaupunki Pöytäkirja 4/2019 11 Tarkastuslautakunta 15 14.02.2019 Tarkastuslautakunta 20 28.02.2019 Tarkastuslautakunta 28 14.03.2019 tilastoaineistoa kokouksessa läpikäytäväksi. Lisäksi sovitaan aiempien vuosien arviointikertomuksista käsittelemättä jääneiden havaintojen jatkotyöstämisestä. Edellisessä kokouksessa päätettiin, että jokainen jäsen valmistelee esimerkiksi kolme merkittävää asiaa, jotka arvioi tärkeiksi arviointikertomuksessa esiin nostettaviksi asioiksi. Kokouksessa käydään läpi tähän mennessä olevat asiakokonaisuudet. Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen valmistelua ja sopii seuraavista vaiheista. Tarkastuslautakunta päättää vuoden 2018 arviointikertomuksen valmistelun jatkotyöstämisestä. Tarkastuslautakunta 14.03.2019 28 Tarkastuslautakunta päätti, että arviointikertomuksen jatkotyöstäminen jatkuu seuraavassa kokouksessa tilastoaineiston läpikäynnillä ja jäsenistön esiin nostamien merkittävien asioiden käsittelyllä. Tarkastuslautakunta piti tämän pykälän kohdalla tauon kello 18.15-18.18. Valmistelija: sisäinen tarkastaja Sari Laakso, sari.m.laakso@salo.fi, puh. 02 778 2012 Tarkastuslautakunnan luottamushenkilöintraan on täydennetty edellisellä kerralla päätetyn mukaisesti aineistoa ja edelleen työstetty arviointikertomuksen luonnosta. Edellisessä kokouksessa päätettiin, että tässä kokouksessa analysoidaan luottamushenkilöintraan koottu tilastoaineisto ja käydään läpi jäsenistön esiin nostamat merkittävät asiakokonaisuudet. Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen valmistelua ja sopii seuraavista vaiheista. Tarkastuslautakunta päättää vuoden 2018 arviointikertomuksen valmistelun jatkotyöstämisestä. Tarkastuslautakunta päätti vuoden 2018 arviointikertomuksen valmistelun
Salon kaupunki Pöytäkirja 4/2019 12 Tarkastuslautakunta 15 14.02.2019 Tarkastuslautakunta 20 28.02.2019 Tarkastuslautakunta 28 14.03.2019 jatkotyöstämisestä. Puheenjohtajisto, tilintarkastaja ja sisäinen tarkastaja kokoontuvat 28.3.2019 klo 12.00 käsittelemään arviointikertomukseen tulevaa aineistoa. Kaikkien ryhmien työnjaon mukaiset materiaalit sovittiin toimitettavaksi tätä ennen sisäiselle tarkastajalle.
Salon kaupunki Pöytäkirja 4/2019 13 OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS MUUTOKSENHAKUKIELLOT Kieltojen perusteet Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä kuntalain 136 :n mukaan oikaisu vaatimusta eikä kun nallisvalitusta, koska päätös koskee vain val mistelua tai täytäntöönpanoa. Pykälät: 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28 Koska päätöksestä voidaan tehdä kuntalain 134 :n 1 momentin mukaan kirjallinen oikaisu vaatimus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: Pykälät: Hallintolainkäyttölaki 5 1 mom./muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: Pykälät ja valituskieltojen perusteet: OIKAISUVAATIMUSOHJEET Oikaisuvaatimusviranomainen ja aika Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, osoite ja postiosoite Salon kaupungin tarkastuslautakunta PL 77, 24101 Salo puh. 02 7781 käyntiosoite: Tehdaskatu 2 sähköposti: kirjaamo@salo.fi Pykälät: Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaan nista. Oikaisuvaatimuksen sisältö Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava. VALITUSOSOITUS Valitusviranomainen ja -aika Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Oikaisu vaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaati muksen. Mikäli pää tös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallis valituksin myös asianosainen sekä kunnan jäsen. Valitusviranomainen, osoite ja postiosoite Turun hallinto-oikeus Sairashuoneenkatu 2-4 / PL 32
Salon kaupunki Pöytäkirja 4/2019 14 20101 Turku turku.hao@oikeus.fi Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet Kunnallisvalitus, pykälät: Valitusaika päivää Hallintovalitus, pykälät: Valitusaika päivää Muu valitusviranomainen, osoite Pykälät Valitusaika ja postiosoite päivää Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista. Valituskirjelmä Valitus tehdään kirjallisesti. Valituskirjelmässä, joka on osoitettava valitus viranomaiselle, on ilmoitettava päätös, johon haetaan muutosta miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi; sekä perusteet, joilla muutosta vaaditaan Valituskirjelmässä on ilmoitettava valittajan tai kirjelmän muun laatijan nimi ja kotikunta sekä postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoi tukset valittajalle voi daan toimittaa. Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskir jelmä. Valituskirjelmään on liitettävä päätös, johon haetaan muutosta, alkuperäisenä tai jäljennöksenä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi tai muu selvitys valitusajan alka misen ajankohdasta asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toi mitettu viranomaiselle. Asiamiehen on tarvittaessa liitettävä valtakirja (HLL 21 ) Valitusasiakirjojen toimittaminen Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle valitusajan kuluessa ennen sen viimeisen päivän virka-ajan päättymistä. Jos valitusajan viimei nen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannus aatto tai arkilauantai, saa valitusasiakirjat toimittaa ensimmäisenä sen jäl keisenä arkipäivänä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksel lä. Postiin valitus asiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille valitusajan kuluessa. Valitusasiakirjat voi toimittaa myös: nimi, osoite postinumero Pykälät Valitusasiakirjat on toimitettava 1): nimi, osoite postinumero Pykälät Oikeudenkäyntimaksu
Salon kaupunki Pöytäkirja 4/2019 15 Valitus markkinaoikeudelle: Valituksen käsittelystä hallinto-oikeudessa peritään oikeudenkäyntimaksu 250 euroa. Jos hallinto-oikeus muuttaa valituksenalaista päätöstä muutoksenhakijan eduksi, oikeudenkäyntimaksua ei peritä. Maksua ei myöskään peritä, jos asianosainen on laissa vapautettu maksusta. Maksuvelvollinen on asian vireillepanija ja maksu on valituskirjelmäkohtainen. Oikeudenkäyntimaksu on 2000 euroa. Jos markkinaoikeudessa käsiteltävässä julkisia hankintoja koskevassa asiassa hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa, käsittelymaksu on 4 000 euroa. Jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa, käsittelymaksu on 6 000 euroa. Yksityishenkilön oikeudenkäyntimaksu markkinaoikeudessa on 500 euroa. Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) sekä vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalveluiden alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1398/2016) soveltamisalaan kuuluvassa muutoksenhakuasiassa peritään markkinaoikeudessa 2 :ssä säädetyn maksun sijasta 500 euroa, jos muutoksenhakuasia poistetaan käsittelystä antamatta pääasiasta ratkaisua, se jää tutkimatta tai se jää sillensä. Lisätietoja Yksityiskohtainen oikaisuvaatimusohje/valitusosoitus liitetään pöytäkirjan otteeseen. 1) Jos toimitettava muulle kuin valitusviranomaiselle.