Suurkäyttäjien hoito- ja palveluketjujen rakentaminen Oulunkaarella HUCCO Heavy Users Care Chains in OuluArc Tiedotussuunnitelma OULUNKAAREN SEUTUKUNTA Ii Pudasjärvi Utajärvi Vaala Yli-Ii Piisilta 1, 91100 Ii Puh (08) 5536 500 Faksi (08) 5536 507 www.oulunkaari.com
Sisältö 1. Tavoitteet ja pääviestit... 3 2. Kohderyhmät... 4 3. Välineet ja työkalut... 5 4. Tiedotustoimen aikataulut, kustannukset ja vastuuhenkilöt... 6 5. Seuranta, raportointi ja dokumentointi... 7 Tiedotussuunnitelma hyväksytty hankkeen projektiryhmässä 11.12.2008 ja ohjausryhmässä 29.1.2009. 30.1.2009 Outi Kanste Oulunkaaren seutukunta
1. Tavoitteet ja pääviestit Hankkeen toiminta-ajatuksena on paljon terveyspalveluita tarvitsevien asiakkaiden hoitoja palveluketjujen rakentaminen Oulunkaarella. Hanke tavoittelee entistä tehokkaampia, taloudellisempia ja laadukkaampia palveluketjuja. Hankkeessa sovelletaan aiemmin Oulunkaarella kehitettyä Verkostoituneen terveydenhuollon toimintamallia tämän erityisryhmän hoitoon ja hoidon organisointiin. Etäteknologian avulla hyödynnetään sekä terveyskeskuksissa että kotihoidossa alueellisia erityisasiantuntijoita ja kehitetään palvelutuotantoa aikaisempaa tehokkaammaksi. Hankkeen keskeisimpiä tavoitteita ovat omahoitajamallin käyttöönotto sekä toimivien ja mobiilien etäyhteyksien rakentaminen osaksi sosiaali- ja terveyspalveluita. Hankkeessa rakennetaan asiakaslähtöinen ja videopuhelinteknologiaa hyödyntävä palveluohjauskonsepti, jonka vaikuttavuus ja käytettävyys arvioidaan. Hanketta rahoittaa Oulun lääninhallitus EAKR-rahoitusjärjestelmän kautta ja Oulunkaaren seutukunta. Hankkeen kokonaisbudjetti on noin 570 000. Hanke toteutetaan vuosina 2008 2010. Hankkeen viestinnän tavoitteet noudattavat hankkeen yleisiä tavoitteita. Tiedottamisessa keskitytään hankkeen kannalta keskeiseen toimintaan, tuotoksiin ja hankkeen tuloksiin ja niistä tiedotetaan siten, että viestintä tavoittaa hankkeen kannalta keskeiset ja tarpeelliset kohderyhmät. Tiedottaminen toteutetaan jatkuvana koko hankkeen elinkaaren kestävänä toimintana, jossa hyödynnetään erilaisia tiedotuskanavia. Tiedottamisen pääperiaatteita ovat avoimuus, näkyvyys ja kohderyhmälähtöisyys. Tiedottamisen yleiset tavoitteet HUCCO-hankkeessa lisätä hankkeen näkyvyyttä ja tunnettavuutta lisätä ja vahvistaa yhteystyöverkostoja ja tiedonkulkua sekä edistää avoimuutta ja luottamusta eri sidosryhmien kanssa tukea hankkeen tuotosten ja tulosten leviämistä ja hyödyntämistä laajasti kohdeorganisaatioissa ja muissa vastaavissa organisaatioissa sosiaali- ja terveysalalla Sisäisen tiedottamisen tavoitteet lisätä hankkeen käytännön toteuttamisessa mukana olevien henkilöiden tietoisuutta hankkeen etenemisestä ja varmistaa riittävä tiedonkulku lisätä hankkeen hallinnointiin ja ohjaamiseen osallistuvien henkilöiden tietoisuutta hankkeen etenemisestä ja varmistaa riittävä tiedonkulku
Ulkoisen tiedottamisen tavoitteet lisätä tietoisuutta hankkeen toteuttamisesta ja tuloksista laajasti erilaisten sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden keskuudessa levittää hankkeessa löydettyjä hyviä käytäntöjä sosiaali- ja terveysalan toimijoiden keskuuteen 2. Kohderyhmät Hankkeen sisäisen tiedottamisen kohderyhmät projektiryhmä (hankkeen käytännön toteutuksesta vastaavat toimijat, ns. työrukkanen) kotihoidon teknologiaprojektiryhmä (hankkeen kotihoidon teknologiaosuuden toteuttamisesta vastaavat toimijat) ohjausryhmä (hankkeen hallinnoinnista ja ohjaamisesta vastaava ryhmä) HUCCO teknologiaryhmä (uusien kotihoidon turvaratkaisujen kehittämisestä vastaava ryhmä) Hankkeen ulkoiset tiedottamisen kohderyhmät seutukuntalaiset: Ii, Pudasjärvi, Utajärvi, Vaala ja Yli-Ii sosiaali- ja terveyspalveluiden käyttäjät Oulunkaaren kunnat: työntekijät, johtavat viranhaltijat, luottamushenkilöt, poliittiset päättäjät Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Oulun yliopiston terveystieteiden laitos Oulun kaupunki Teknologia-alan yrityskumppanit muut mahdolliset hankkeen toteutusaikana mukaan tulevat yhteistyökumppanit Oulun lääninhallitus: rahoittajan edustaja
verrokkikunnat: Kiiminki, Muhos ja Taivalkoski kolmannen sektorin toimijat, potilasjärjestöt koulutusorganisaatiot: yliopistot, ammattikorkeakoulut valtakunnan tason toimijat: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, sosiaali- ja terveysministeriö, kuntaliitto media ja suuri yleisö 3. Välineet ja työkalut Hankkeen projektiryhmän kokouksia järjestetään vähintään kerran kuukaudessa. Kotihoidon teknologiaprojektiryhmä ja HUCCO teknologiaryhmä kokoontuvat säännöllisesti. Hankkeen ohjausryhmä kokoontuu vähintään 2 kertaa vuodessa ja tarvittaessa useammin. Yhteydenpitovälineitä ovat perinteiset kokoukset, sähköposti, puhelin ja Oulunkaaren seutukunnan alueellinen videopuhelinjärjestelmä. Kokouskutsut ja pöytäkirjat lähetetään sähköpostitse ryhmien jäsenille. Hankkeen tiedottamisen välineitä ovat tiedotteet, esitteet, diasarjat, julkaisut, julisteet ja posterit. Hankkeen toiminnasta, tuloksista ja taloudesta laaditaan säännöllisesti väli- ja loppuraportit EAKR -ohjeistuksen mukaisesti. Web-tiedotteet julkaistaan sivustoilla: http://www.oulunkaari.com/hyvinvointi sekä http://oulunkaari.com. Hankkeen tuloksia raportoidaan kansallisissa ja kansainvälissä tieteellisissä julkaisuissa ja konferensseissa sekä ammatillisissa lehdissä ja koulutuspäivillä (liitteenä hankejulkaisut). Hankkeessa työstetään väitöskirjatutkimus ja pro gradu -tutkielmia (1 2), joten tuloksia raportoidaan myös akateemisina opinnäytetöinä. Hankkeessa luodaan tutkimus- ja koulutusyhteistyötä yliopiston kanssa. Lisäksi hankkeen toteuttamista ja tuloksia tullaan todennäköisesti esittelemään sosiaali- ja terveysalan ammattikorkeakoulussa. Kirjallisia tiedotteita laaditaan ja tiedotustilaisuuksia järjestetään tarpeen mukaan kuntien sosiaali- ja terveystoimen henkilöstölle, kuntien johtaville viranhaltijoille ja luottamushenkilöille sekä sosiaali- ja terveyspalveluita käyttäville seutukuntalaisille. Myös yliopistosairaalan eri tulosyksiköille, kolmannen sektorin toimijoille ja potilasjärjestöille sekä muille sosiaali- ja terveysalan toimijoille (esimerkiksi apteekeille) tiedotetaan hankkeesta. Seminaareja ja tutustumiskäyntejä, messuosallistumisia, koulutustilaisuuksia ja muita tapahtumia järjestetään tarpeen mukaan ja niistä ilmoitetaan tarvittaessa paikallislehdissä ja www-sivuilla. Lisäksi tiedottamista voidaan tehdä osallistuttaessa kansallisiin ja
kansainvälisiin sosiaali- ja terveysalan kehittämisfoorumeihin. Mahdollisista kansainvälisistä kehittämisfoorumeihin osallistumisista informoidaan rahoittajaa ennakkoon. Hankkeen päätyttyä järjestetään päätösseminaari, johon kootaan yhteen kaikki keskeiset toimijat ja sidosryhmien edustajat. Hankkeen asiakirjoissa, lomakkeissa ja käyntikorteissa, power point- pohjissa sekä ilmoitusviestinnässä käytetään yhtenäistä ilmettä, joka perustuu EAKR -hankkeiden viestinnästä annettuihin ohjeisiin ja Oulunkaaren hyvinvoinnin visuaaliseen ilmeeseen. Hankkeen tiedottamisessa noudatetaan EU-hankkeiden toteuttajille laadittua tiedotusohjetta. Kaikessa tiedotusmateriaalissa käytetään Eurooppa-tunnusta (EU-lippua) ja Vipuvoimaa EU:lta -tunnusta. EU-lippuun liitetään rahastosta kertova teksti: Euroopan unioni Euroopan aluekehitysrahasto. Lisäksi tiedottamisessa käytetään taloudellisen tuen myöntäneet viranomaisen, Oulun lääninhallituksen tunnusta. 4. Tiedotustoimen aikataulut, kustannukset ja vastuuhenkilöt Aikataulu Tiedottamisesta ylläpidetään tiedotuskalenteria (liitteenä). Siitä ilmenee keskeiset tiedottamiseen liittyvät tapahtumat vuosittain. Tiedotuskalenteria päivitetään jatkuvasti, ja se julkaistaan hankkeen väli- ja loppuraporttien yhteydessä. Kustannukset Tiedottamisessa pyritään hyödyntää hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden ja toimijoiden olemassa olevia verkostoja ja yhteistyökanavia sekä yleisiä tiedotusvälineitä. Näin tiedottaminen voidaan toteuttaa mahdollisimman pienin kustannuksin. Tiedotusmateriaalista aiheutuvat kustannukset katetaan hankkeen budjetista tiedottamiseen varattujen määrärahojen puitteissa. Merkittävistä tiedottamiseen liittyvistä materiaalihankinnoista ja muista kustannuksista sovitaan yhdessä seutukuntajohtajan kanssa. Hankkeen kustannusarviossa ostopalveluina hankittavasta tiedottamisesta aiheutuviksi kustannuksiksi on määritelty yhteensä 10 000 euroa, joka jakautuu vuositasolla seuraavasti: vuonna 2008 yhteensä 2 000 euroa, vuonna 2009 yhteensä 4 000 euroa ja vuonna 2010 yhteensä 4 000 euroa. Vastuuhenkilöt Hankkeen tiedottamisesta vastaa projektipäällikkö yhdessä seutukuntajohtajan, perusterveydenhuollon ylilääkärin ja projektityöntekijän kanssa. Lisäksi sairaanhoitopiirin hallintoylilääkärin rooli tiedottamisessa on keskeinen. Tarvittaessa tiedotusvastuuta
jaetaan muille projekti- ja ohjausryhmän jäsenille. Projektipäällikölle kuuluu tiedottamisen koordinointi, keskeisen tiedotusmateriaalin tuottaminen ja tiedotuskalenterin ylläpito. Projektityöntekijä vastaa mm. esitteiden, hankkeen internet-sivuston sekä muun tiedotusmateriaalin päivittämisestä. 5. Seuranta, raportointi ja dokumentointi Tiedottamisen toteutumista seurataan havainnoimalla eri sidosryhmien, kuten asiakkaiden, potilaiden, kuntalaisten, osallistuvien yksiköiden ja yhteistyökumppaneiden, tietotasoa hankkeesta. Tietoa tiedottamisen onnistuneisuudesta kerätään sekä epävirallisissa keskusteluissa eri sidosryhmien edustajien kanssa että virallisissa hankkeen sisäisissä ja yhteistyökumppaneiden kanssa pidetyissä kokouksissa. Hankkeen projekti- ja ohjausryhmissä suoritetaan arviointia tiedottamisen onnistumisesta koko hankkeen elinkaaren ajan. Tiedotustoiminnasta ja sen onnistumisesta raportoidaan rahoittajalle väli- ja loppuraporttien yhteydessä. Toimenpiteet dokumentoidaan tiedotuskalenteriin sekä projektiryhmän, kotihoidon teknologiaprojektiryhmän, HUCCO teknologiaryhmän ja hankkeen ohjausryhmän kokouspöytäkirjoihin.