Rekisterin/palvelunnimi:taloushallinnonpalvelut Tiedonantolaadittu(pvm):27.6.2018 1.Rekisterinpitäjä 2.Rekisterinpitäjäedustaja(t) 3.Tietosuojavastaava 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Joensuunkaupunki PL59 80101Joensuu Puh.0132677111 talousjohtajasatuhuikuri Rantakatu20 80100Joensuu Puh.050-4365286 satu.huikuri@joensuu.fi MeidänItjatalousOytoimiihenkilötietojenkäsittelijänä,joka käsitteleekaupunginhenkilötietojakaupunginpuolestajalukuun. AnneKeränen Lastaustie 82200Hammaslahti Puh.0504410233 tietosuojavastaava@joensuu.fi Joensuunkaupunginkirjanpidontoteuttaminen,ostoreskontran hoito, myyntisaatavien laskuttaminen ja perintä sekä maksuliikenteenhoito. Ostoreskontrantoimittajarekisterintarkoitusonylläpitäätavaroidenjapalvelujentoimittajiennimi-,osoite-japankkitilitietoja ostolaskujen sekä ostovelkojen seurantaa ja maksutusta varten. Järjestelmään rekisteröidään toimittajakohtaisesti ostolaskut ja niiden maksamiset, kirjataan tilitapahtumat kirjanpitoon sekä raportoidaan tapahtumista tarvittaessa. Myyntireskontran asiakasrekisteri, jossa ylläpidetään asiakkaiden nimi- ja osoitetietoja myyntilaskutusta sekä myyntisaatavien seurantaa varten. Järjestelmään rekisteröidään asiakaskohtaisetlaskutjaniihinkohdentuvatsuoritukset.järjestelmän avulla kirjataan tilitapahtumat kirjanpitoon sekä raportoidaan tapahtumista tarvittaessa. Laskutusjärjestelmän tarkoituksena on kaupungin myyntisaatavien laskuttaminen. Perintäohjelman tarkoituksena ontoimia myyntirestkontraohjelmienjatkonajasaatavarekisterinylläpitäjänä.järjestelmänavullatoteutetaanvapaaehtoistaperintääjamaksusuunnitelmienlaatimistasekäoikeudellistaperintääjajälkiperintää.
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperus 6.Rekisterintietosisältö 7.Säännönmukaisettietolähteet Taloushallintotehtävien hoitamiseksi järjestelmät sisältävät myösjärjestelmienkäyttöoikeuksiakoskevanrekisterin. Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuojaasetuksen artiklan 1a, 1b ja 1c kohtiin (rekisteröidyn antamasuostumusjasopimussekälakisääteistenvelvoitteiden noudattaminen). Ostoreskontran rekisteröidyt ovat eri palvelujen ja tavaroiden toimittajia, jotka laskuttavat toimittamistaan tuotteistaan.toimittajistarekisteröidäänvainlaskutuksenkannalta tarpeellisettiedot.rekisterintietosisältöonseuraava: - toimittajannimi,toimittajanumerojaosoitetiedot - toimittajanpankkitili(t) - ennakkoperintärekisteriotteenvoimassaoloaika - toimittajany-tunnus - laskujensummat - eräpäivät - laskujentila(avoin,maksettu) Myyntireskontranrekisterintietosisältöonseuraava: - asiakkaannimi,asiakasnumerojaosoitetiedot - laskujensummat - eräpäivät - laskujentila(avoin,maksettu) - Laskutusjärjestelmänrekisterintietosisältöonseuraava: - asiakkaannimi,asiakasnumero,osoitetiedot,henkilönumerotaiy-tunnus - laskun tyyppitiedot, maksuehdot, laskun peruste ja summa Perintäohjelmansaatavarekisterintietosisältöonseuraava: - asiakkaannimi,asiakasnumero,osoitetiedot,henkilönumerotaiy-tunnus - laskuntyyppitiedot,maksuehdot,laskunsumma Käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien antamista ja hallinnointiavartenrekisteriinvoidaantallentaa - henkilönnimi - sähköpostiosoite - puhelinnumero - käyttöoikeudet - organisaatiotieto - oikeuksienvoimassaoloaika Säännönmukaisinatietolähteinäovatsopimukset,asiakkaat, laskut,laskutusmääräykset,ennakkoperintärekisteri,väestörekisteri,palveluntuottamiseentarvittavistaesijärjestelmistä saatavattiedot(esim.daisypäivähoito-ohjelma).
8. Käsittelyssä käytettävät ylläpitojärjestelmät 9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet Rekisteriä päivitetään myös pankki- ja kassajärjestelmien kauttatulevillasuoritustiedoillasekäulosottoviranomaisilta jakäräjäoikeuksiltatulevientietojenperusteella. Taloushallinnon järjestelmien käyttäjätiedot käyttöoikeuksien antamista varten saadaan ao. henkilön esimieheltä tai toimialanvastuuhenkilöltä. Henkilötietojen antaminen perustuu pääsääntöisesti sopimukseen kaupungin tuottamien palveluiden tai tavaroiden käytöstätaikaupungintarvitsempienpalveluidentaitavaroiden toimittamisesta. Ilman henkilötietoja laskutus tai tuotteenmaksaminenestyy.käyttäjäoikeuksienmyöntäminenilmantarvittaviatietojaeiolemahdollista. A.Sähköisettietojärjestelmät Henkilötietoja käsitellään seuraavien tietojärjestelmien avulla: - Raindancetaloudenohjausjärjestelmä - Rondo ostolaskujärjestelmä - RondoR8 laskutusjärjestelmä - PerintäKarhu järjestelmä - BasWare maksuliikenne B.Manuaalinenaineisto - Paperisetostolaskut - Myyntilaskupäiväkirja - Reskontraluettelo - Laskutusmääräykset - Käräjäoikeudenpäätökset/tuomiot(ulosotto) - Estetodistukset(ulosotto) Rekisterinpitämiseen käytettyjen tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan kaupungin tietoturvaohjeita. Teknisesti tietojärjestelmätjaniidenkäyttöliittymätonsuojattumm.palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.tietoteknisetlaitteetsijaitsevatsuojatuissajavalvotuissatiloissa. Rekisterien käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnukset annetaan esimiehen hyväksymän käyttövaltuushakemuksen perusteella. Käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsatietoihin. Taloushallinnon järjestelmien käyttöoikeudet tarkistetaan vuosittain.käyttöoikeudetpäättyväthenkilönsiirtyessäpois
10.Automatisoitupäätöksenteko, mukaan lukien profilointi (EU:n tietosuoja-asetuksenartikla22) 11. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 12. Tietojen siirto EU:n tai ETAalueenulkopuolelle 13.Henkilötietojensäilytysaika 14.Rekisteröidynoikeudet kaupunginpalveluksestatainiistätehtävistä,joitavartenhänelleonmyönnettykäyttöoikeus.tietojakäsitteviähenkilöitä koskeesalassapito-javaitiolovelvollisuus. Manuaalinenaineistosäilytetäänlukituissatiloissa. Rekisterin salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen ovat määritelty kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmassa. Automatisoitujapäätöksiäeitehdä. KaupungintaloushallinnontoimintojahoitaaMeidänItjatalousOykaupunginjaMeidänITjatalousOy:nvälisenpalvelusopimuksennojalla. Tehtävänjakoonkuvattuyksityiskohtaisesti sopimuksen liitteissä. Meidän It ja talous Oy toimii henkilötietojenkäsittelyä,tietosuojaajatietoturvaakoskevan lainsäädännön tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä, jokakäsitteleekaupunginhenkilötietojakaupunginpuolesta jalukuun. Perintäasioissatietojavoidaanluovuttaaulosottoviranomaisillejatuomioistuimille. Kaupungin tilintarkastusyhteisö näiden tilintarkastustehtävienedellyttämientehtävienosalta. TietojaeisiirretäEU:ntaiETA:nulkopuolelle. Tietojensäilytysajatmääräytyvätkirjanpitolainjaasetuksen, ulosottolain ja lain perintätoiminnan luvanvaraisuudesta sekäkaupunginarkistonmuodostussuunnitelmanmukaisesti seuraavasti osto-jamyyntilaskutustakoskevaaineisto,10 perintääkoskevaaineisto10velanpoismaksamisestatai velanvanhentumisestajaulosottoakoskevattuomiot(maksamatonsaatava)20 Tietojentarkastusoikeus(15artikla) Rekisteröidylläonoikeustarkastaaitseäänkoskevathenkilötiedot.LomaketietojentarkistamistavartenlöytyyMeidänIt jatalousoy:nnettisivuilta,www.siuntalous.fipyyntötoimitetaanosoitteeseenhallinto@siuntalous.fi Rekisterinpitäjävoipyytäätarvittaessapyynnönesittäjäätodistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisestikuukaudenkuluessa). Oikeus tiedon oikaisemiseen (16 artikla) tai poistamiseen(17artikla)
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista, jollei muut lainsäädännölliset velvoitteet estä tietojenoikaisemistataipoistamista.tietojenoikaiseminenja poistaminentoteutetaanottamallayhteyttärekisterinpitäjän edustajaantaitietosuojavastaavaan(kohdatja3) Rekisterinpitäjävoipyytäätarvittaessapyynnönesittäjäätodistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisestikuukaudenkuluessa). Oikeustehdävalitusvalvontaviranomaiselle(77artikla) RekisteröidylläonoikeustehdävalitusTietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojenkäsittelyssäonrikottuvoimassaolevaatietosuojalainsäädäntöä. Yhteishenkilörekisteröidynoikeuksiinliittyvissäasioissaon tietosuojavastaava,yhteystiedotselosteenalussa.