Uutiskirjesovelluksen käyttöohje Käyttäjätuki: Suomen Golfpiste Oy Esterinportti 1 00240 HELSINKI Puhelin: (09) 1566 8800 Fax: (09) 1566 8801 E-mail: gp@golfpiste.com
2 Sisällys Johdanto... 1 Päänavigointi... 1 Uutiskirjeen luominen... 1 Vastaanottajaryhmien hallinnointi... 1 Aloitusnäkymä... 2 Uutiskirjeen tilastot... 2 Linkkitilastot... 3 Aikaisemmat uutiskirjeet... 4 Vastaanottajaryhmien hallinta... 5 Omien ryhmien luonti... 5 Tuo Tiedostosta... 6 Kopio ja liitä... 7 Uutiskirjeen muodostaminen... 9 Sisällön lisääminen...10 Sisällönlisäys painikkeiden selitykset...11 Lisätyn sisällön muokkaaminen...12 Vapaan tekstin lisääminen...13 Kuvan lisääminen tekstiin...14 Uuden kuvan lataaminen...15 Kuvan muokkaaminen editorissa...19 Linkkien tekeminen editorissa...20 Uutisten ja tapahtumien lisäämien...21 Kuvan lisääminen...23 Linkkilistan tekeminen...24 Uutiskirjeen lähettäminen...24 Yksittäisten osoitteiden lisääminen...26 Lähetysajankohta...26 Automaattinen uudelleenlähetys...26 Koelähetys...26 Uutiskirjeen Lähettäminen...26
1 Johdanto Tässä dokumentissa neuvotaan, miten Suomen Golfpiste Oy:n uutiskirjesovellusta käytetään. Sovelluksen avulla voidaan helposti muodostaa ja lähettää uutiskirjeitä eri vastaanottajaryhmille. Sovellusta käytettäessä lisätietoja eri toiminnoista saa Ohje- kuvakkeesta. Päänavigointi Aloitussivulle vie sovelluksen aloitusnäkymään Luo uusi uutiskirje aloita uuden uutiskirjeen luominen tästä Muokkaa uutiskirjettä muokkaa olemassa olevaa uutiskirjettä Tilastot näyttää lähetettyjen uutiskirjeiden tilastot Esikatsele uutiskirjeen esikatselu (näytetään ainoastaan uutiskirjeen muokkaus -tilassa) Vastaanottajaryhmät siirrytään vastaanottajaryhmien hallintaan. Pääset luomaan uusia ryhmiä ja muokkaamaan jo olemassa olevia vastaanottajaryhmiä Uutiskirjeen luominen Takaisin vie takaisin kirjepohjan valintaan jos ollaan muokkaamassa uutiskirjettä tai uutiskirjeen muokkaukseen jos ollaan lähettämässä uutiskirjettä Lähetä uutiskirje lähettää uutiskirjeen. Näkyy passiivisena mikäli kirjeeseen ei ole lisätty sisältöä. Vastaanottajaryhmien hallinnointi Lisää uusi ryhmä luo uusi vastaanottajaryhmä. Voi kopioida tai tuoda yhteystiedot suoraan Excel taulukosta tai luoda yhteystiedot yksitellen. Lisää yksitäinen kontakti voit lisätä yksittäisen kontaktin jo olemassa olevaan ryhmään. Voit halutessasi lisätä henkilön useaan vastaanottajaryhmään. Muokkaa olemassa olevia ryhmiä voit lisätä, poistaa ja muokata vastaanottajaryhmissä olevia yhteystietoja Etsi voit hakea kontakteja vastaanottajaryhmistä nimen tai sähköpostin perusteella
2 Aloitusnäkymä Sovelluksen aloitussivulla näkyy viimeksi lähetetyn uutiskirjeen tiedot. Sivun yläreunan laatikossa näkyy kirjeen otsikko, lähetyspäivä, vastaanottajien määrä ja kirjeen avanneiden henkilöiden määrä. Lähetä uudelleen - painikkeesta voi lähettää uutiskirjeen automaattisesti uudelleen niille jotka eivät vielä ole avanneet kirjettä. Tällöin uudelleenlähetys tapahtuu heti. Uutiskirjeen tilastot Sivun alareunassa ensimmäisellä välilehdellä vasemmanpuoleinen graafinen kuvaaja kertoo uutiskirjeen avaukset päivämäärän mukaan. Oikeanpuoleinen kuvaaja näyttää vastaanottajien kokonaismäärän sekä kuinka moni on avannut uutiskirjeen.
3 Linkkitilastot Seuraavalla välilehdellä (Linkkitilastot) näkyy uutiskirjeen linkkien klikkausten määrä. Jokaisen linkin perässä oleva punainen numero kertoo kuinka monta kertaa ko. linkkiä on klikattu.
4 Aikaisemmat uutiskirjeet Viimeisellä välilehdellä näkyy aikaisemmin lähetetyt uutiskirjeet. Listassa näkyy uutiskirjeen lähetyspäivämäärä, otsikko, vastaanottajien määrä sekä kirjeen lukukerrat. Klikkaamalla uutiskirjeen otsikkoa, avautuvat ko. kirjeen tilastot näkyviin. Lisäksi listassa on kuvakkeet uutiskirjeen sisällön katsomiseen ja vanhan uutiskirjeen kopioimiseksi uuden kirjeen sisällöksi.
5 Vastaanottajaryhmien hallinta Tässä luvussa kerrotaan miten hallinnoidaan uutiskirjeen vastaanottajaryhmiä. Myöhemmin uutiskirjeen lähettämisen yhteydessä kerrotaan, miten tässä luotuja ryhmiä lisätään uutiskirjeen vastaanottajiksi. Mikäli käytössänne on GolfBox- ohjelma, tulevat GolfBoxiin luodut ryhmät automaattisesti lähetyksen yhteydessä valittaviksi vastaanottajaryhmiksi. Näitä ryhmiä ei siis tarvitse luoda uudestaan uutiskirjesovellukseen. GolfBox ryhmiin tehdyt muutokset päivittyvät automaattisesti myös tämän sovelluksen GolfBox ryhmiin. Mikäli sivuillanne on uutiskirjeen tilauslomake, näkyvät sitä kautta uutiskirjeen tilanneet henkilöt ryhmässä Uutiskirjeen tilaajat. Omien ryhmien luonti Voit luoda vapaasti omia vastaanottajaryhmiä. Siirry muokkaamaan vastaanottajaryhmiä sovelluksen ylävalikon linkistä Vastaanottajaryhmät. Yrityksesi vastaanottajaryhmien nimet näkyvät näytöllä. Ryhmän nimen jälkeen taulukossa näkyy ryhmän jäsenten määrä ja suluissa mahdollisten virheellisten osoitteiden määrä. Mikäli ryhmässä on virheellisiä osoitteita, niitä pääsee korjaamaan klikkaamalla virheellisten osoitteiden määrää. Mikäli yrityksellänne ei ole vielä yhtään vastaanottajaryhmää, nimilista on tyhjä. Pääset luomaan uusia ryhmiä Luo uusi ryhmä linkistä. Luo uusi ryhmä linkistä aukeaa seuraava näkymä:
6 Tuo Tiedostosta Osoitteiston voi ladata suoraan Excel tai.csv tiedostosta. Paina selaa ja valitse tiedosto jossa yhteystiedot ovat. Paina tämän jälkeen Lataa tiedosto painiketta. Yllä olevassa kuvassa näkyy ladatun tiedoston sisältämät osoitteet. Valitse haluamallesi sarakkeille nimi sarakkeen otsikkorivillä olevasta alasvetovalikosta. Sarakkeita joille ei valita nimeä, ei myöskään tallenneta. Sähköpostiosoitteen sisältävän sarakkeen nimeäminen on pakollista. Myös Ryhmän nimi sivun yläreunassa on pakollinen tieto. Paina lopuksi Tallenna painiketta ja vastaanottajaryhmä on luotu.
7 Kopio ja liitä Toiminnolla voit kopioida yhteystiedot Excel taulukosta kopioi ja Liitä toiminnolla. Kopioi ja liitä painikkeesta avautuu seuraava näkymä: Anna Osoitteistolle nimi ja kopioi yhteystiedot Excel taulukosta maalaamalla liitettävät yhteystiedot ja painamalla Ctrl + C (katso kuva alla). Huom. sarakkeiden tulee olla järjestyksessä etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite. Liitä (Ctrl + V) yhteystiedot niille varattuun kenttään ja paina tallenna painiketta (katso kuva seuraavalla sivulla).
8 Huom. Voit halutessasi tuoda myös pelkät sähköpostiosoitteet. Klikkaa Tuo pelkät sähköpostiosoitteet linkkiä. Tämän jälkeen yhteystietojen tuonti toimii muuten täysin samoin kuin yllä on selitetty mutta Excel taulukosta valitaan ainoastaan sarake joka sisältää sähköpostiosoitteet.
9 Uutiskirjeen muodostaminen Aloita uutiskirjeen muodostaminen ylävalikon Luo uusi uutiskirje- linkistä. Mikäli yrityksellänne on luotuna useita kirjepohjia, sovellus pyytää ensin valitsemaan käytettävän kirjepohjan. Mikäli kirjepohjia on vain yksi, siirrytään suoraan seuraavaan vaiheeseen. Valitse kirjepohja klikkaamalla halutun kirjepohjan kuvaa. Mikäli valitsemallasi kirjepohjalla löytyy keskeneräinen (sisältöä on lisätty mutta uutiskirjettä ei ole lähetetty) uutiskirje, sovellus kysyy halutaanko jatkaa olemassa olevan uutiskirjeen muokkaamista vai luodaanko uusi uutiskirje.
10 Huom. Mikäli luodaan uusi uutiskirje, olemassa olevan uutiskirjeen sisältö menetetään! Sisällön lisääminen Uutiskirjeen muodostaminen aloitetaan valitsemalla lisättävä sisältö.
11 Sisällönlisäys painikkeiden selitykset Alla näkyvät sisällön lisäämiseen käytettävien painikkeiden selitykset lyhyesti. Varsinaiset ohjeet kunkin sisällön lisäämiseen löytyvät myöhemmin tästä dokumentista. Vapaa testi vapaasti muokattava tekstikenttä. Sisältö voi olla tekstiä tai kuvia. Tekstin muokkaus tapahtuu erillisessä editorissa. Teksti voidaan myös kopioida tekstinkäsittelyohjelmasta. Lisää uutisia Lisää yrityksenne uusimpia uutisia uutiskirjeeseen Lisää tapahtumia Lisää yrityksenne tulevia tapahtumia uutiskirjeeseen Lisää kuva - Lisää uutiskirjeeseen kuvia Linkkilista Lisää linkkilistan uutiskirjeeseen
12 Lisätyn sisällön muokkaaminen Kun uutiskirjeeseen on lisätty sisältöä, tulee sisällön yläpuolelle palkki josta sisältöä voi muokata. Painikkeiden toiminta on selitetty seuraavassa. Samat ohjeet näkyvät myös klikattaessa Ohje painiketta palkin oikeassa reunassa. Muokkaa jo lisättyä sisältöä. Kun klikkaat linkkiä, aukeaa jo lisätty sisältö tekstieditoriin jossa voit muokata tekstiä. Lisää tai poista uutisia tai tapahtumia. Kun klikkaat linkkiä, avautuu uutisten/tapahtumien lisäämiseen käytettävä ikkuna ja pääset valitsemaan lisää uutisia/tapahtumia tai poistamaan jo valittuja uutisia/tapahtumia. Poistaa kyseiseen osioon lisätyn sisällön uutiskirjeestä. Avaa uutiskirjeen uuteen ikkunaan esikatselua varten Siirtää kyseiseen osioon lisätyn sisällön alaspäin uutiskirjeessä. Siirtää kyseiseen osioon lisätyn sisällön ylöspäin uutiskirjeessä. Näyttää ohjeet palkin painikkeiden toiminnoista.
13 Vapaan tekstin lisääminen Valitse uuden osion sisällön tyypiksi Vapaa teksti. Selaimeen aukeaa tekstieditori. Voit kirjoittaa osiolle otsikon sille varattuun kenttään ikkunan yläreunassa. Kirjoita haluamasi tekstit suoraan editoriin. Voit tuoda tekstieditoriin tekstiä suoraan Word ohjelmasta ja muista lähteistä. Kopioi haluamasi teksti esim. Word dokumentista ja liitä se editoriin Liitä Wordista toiminnon avulla. Kun käytät tätä Liitä Wordista toimintoa, säilyvät tekstin muotoiluasetukset tekstiä liitettäessä (esim. kappalejako, tekstin lihavoinnit jne.)
14 Kuvan lisääminen tekstiin Voit lisätä tekstiin kuvia yläreunan valikon Lisää kuva napista. Vie kursori (editorissa vilkkuva viiva, joka osoittaa mihin kohtaan tekstiä ollaan kirjoittamassa.) tekstiin kohtaan johon kuva lisätään ennen kuin painat Lisää kuva nappia. Avautuvassa näkymässä näkyy uusimmat kuvapankkiin ladatut kuvat. Klikkaamalla kuvaa lisätään kuva kursorin osoittamaan kohtaan tekstissä.
15 Uuden kuvan lataaminen Mikäli haluamaasi kuvaa ei ole vielä ladattu kuvapankkiin, voit ladata uuden kuvan/kuvia Lataa uusi kuva linkistä. Valitse kuvalle luokka ja paina Seuraava vaihe nappia
16 Aloita kuvan/kuvien lataaminen Selaa napista. Etsi haluamasi kuva/kuvat tietokoneelta avautuvan resurssienhallinta -ikkunan avulla ja paina Avaa/Open nappia Huomaa että voit valita useita kuvia ladattavaksi kerrallaan pitämällä näppäimistön Ctrl napin pohjassa ja klikkaamalla yksitellen kuvia jotka halutat ladata.
17 Valittuasi kuvat paina ikkunan alareunassa olevaa Lataa kuvat nappia. Voit vielä halutessasi rajata lataamaasi kuvaan maalaamalla alueen kuvasta hiirellä. Maalaaminen tapahtuu pitämällä hiiren vasen nappi alhaalla ja liikuttamalla hiirtä kuvasta rajattavan alueen päältä. Kun alue on valittu, vapauta hiiren nappi.
Anna kuvalle kuvaava nimi ja halutessasi kuvateksti. Valitse kuvan tyypiksi Uutiskirje ja paina Rajaa kuva nappia. Mikäli et rajannut kuvaa, paina Ei rajausta, jatka eteenpäin nappia. 18 Lisäämäsi kuva näkyy nyt ensimmäisenä kuvalistassa. Voit lisätä kuvan uutiskirjeeseen klikkaamalla kuvaa
19 Kuvan muokkaaminen editorissa Muokataksesi uutiskirjeeseen lisättyä kuvaa, valitse kuva klikkaamalla sitä hiirellä ja paina tämän jälkeen editorin Muokkaa kuvaa nappia. Voit muuttaa kuvan kehyksiä, kohdistusta ja kokoa (leveys ja korkeus pikseleinä). Marginaali määrittää kuvan ympärille jäävän tyhjän tilan leveyttä.
20 Linkkien tekeminen editorissa Voit tehdä linkkejä editorissa kirjoittamalla suoraan linkin osoitteen, eli esim. www.golfpiste.com. Mikäli haluat jonkin kohdan tekstistä olevan linkki, valitse linkiksi haluamasi teksti (tai kuva) ja paina Hyperlinkki nappia. Kopioi linkin osoite suoraan alla olevasta kuvasta osoitettuun kenttään. Muita asetuksia ei tarvitse muuttaa. Paina Liitä nappia. Nyt valitsemasi teksti on linkki haluamaasi osoitteeseen. Tallenna -napista lopetat osion muokkauksen ja lisäämäsi sisältö tallentuu uutiskirjeeseen.
21 Uutisten ja tapahtumien lisäämien Valitse sisällöksi Uutiset klikkaamalla Lisää uutisia painiketta. Avautuvasta valikosta voit poimia haluamasi uutiset uutiskirjeeseen. Uutisesta näytetään otsikko ja Ingressi sekä linkki koko uutiseen sivuillenne. Mikäli uutiseen on liitetty kuva, tulee se myös näkyviin uutiskirjeeseen. Mikäli valitset kohdan näytä pelkkä otsikko, tulee ko. uutisesta kirjeeseen pelkkä otsikko, josta muodostuu linkki varsinaiseen uutiseen. Valittuasi haluamasi uutiset ja uutisotsikot paina Lisää nappia. Nyt valitsemasi uutiset on lisätty uutiskirjeeseen
22 Tapahtumien lisäämien tapahtuu samalla tavalla kuin uutisten. Tapahtumista tulostetaan uutiskirjeeseen pelkkä tapahtuman nimi ja päivämäärä. Otsikosta muodostetaan automaattisesti linkki kyseiseen tapahtumaan.
23 Kuvan lisääminen Valitse sisällöksi Kuva klikkaamalla Lisää kuva painiketta. Valitse haluamasi kuva avautuvasta kuvalistasta klikkaamalla kuvaa (tai lataa uusi kuva, kuten aiemmin tässä dokumentissa on kerrottu). Voit halutessasi lisätä kuvaan linkin. Kirjoita linkin osoite sille varattuun kenttään.
24 Linkkilistan tekeminen Valitse alasvetovalikosta lisättäväksi sisällöksi Linkkilista. Kirjoita avautuvan ikkunan Linkin nimi kenttään teksti jonka haluat näkyvän linkkinä uutiskirjeessä. Kopioi tai kirjoita Linkin osoite kenttään linkin osoite, esim. http://www.golfpiste.com. Paina alareunan Lisää -nappia lisätäksesi linkkilistan uutiskirjeeseen. Mikäli haluat lisätä listan jossa on yli 10 linkkiä, tallenna lista välillä ja paina osion yläpuolella olevaa Lisää/poista linkkejä painiketta, niin saat uudet 10 linkkiä lisättyä. Uutiskirjeen lähettäminen Pääset siirtymään uutiskirjeen lähettämiseen ylävalikon Lähetä uutiskirje painikkeesta. Sivulle avautuu uutiskirjeen lähetys näkymä. Aloita lähettäminen lisäämällä uutiskirjeelle vastaanottajaryhmiä klikkaamalla halutun vastaanottajaryhmän nimeä. Mikäli listassa ei näy yhtään vastaanottajaryhmää, pääsee ryhmiä luomaan sivun yläreunan Vastaanottajaryhmät painikkeesta.
25 Valitse ryhmät klikkaamalla nimen edessä olevaa valintalaatikkoa. Valitut ryhmät näkyvät Lisätyt vastaanottajaryhmät osiossa. Mikäli Golfbox sovellus on käytössänne, näkyvät Golfbox -ryhmät omilla välilehdillään. Golfbox ryhmät päivittyvät automaattisesti Golfboxista. Lisätyt ryhmät voi poistaa ottamalla ruksin pois ko. ryhmän valintaruudusta tai klikkaamalla Poista ryhmä linkkiä Lisätyt vastaanottajaryhmät osiossa.
Yksittäisten osoitteiden lisääminen Voit lisätä uutiskirjeelle yksittäisiä vastaanottajia Lisää yksittäisiä osoitteita linkistä. Voit tuoda osoitteet niille varattuun kenttään suoraan Excel taulukon sarakkeesta. Huom. Tuothan kenttään pelkät sähköpostiosoitteet! Lähetysajankohta Valitse haluamasi lähetysajankohta klikkaamalla kalenterin kuvaa. Valitse haluamasi kellonaika alasvetovalikosta. Automaattinen uudelleenlähetys Voit valita uutiskirjeelle haluamasi uudelleenlähetysajankohdan. Tällöin uutiskirje lähetetään automaattisesti uudelleen niille vastaanottajille, jotka eivät ole avanneet kirjettä uudelleen lähetysajankohtaan mennessä. Mikäli kenttä jätetään tyhjäksi, ei uudelleenlähetystä tehdä. uudelleenlähetys voidaan tehdä koska tahansa manuaalisesti sovelluksen etusivulta. Koelähetys Koelähetyksen tarkoitus on varmistaa, että uutiskirje on halutun näköinen sähköpostiohjelmassa. Kirjoita sähköpostiosoite sille varattuun kenttään. Kun painat Koelähetä painiketta, lähetetään uutiskirje kenttään lisättyyn osoitteeseen. Vaikka olisit lisännyt kirjeelle jo aiemmin muita vastaanottajia, ei kirje vielä lähde näille ryhmille. Sovellus ilmoittaa että uutiskirjeen koelähetys on suoritettu. Voit palata muokkaamaan kirjeen sisältöä sivun yläreunan valikon Muokkaa uutiskirjettä - painikkeesta. Uutiskirjeen Lähettäminen Kirjoita vielä haluamasi otsikko uutiskirjeelle. Tämä on sähköpostin otsikko, joka näkyy sähköpostin lähettäjän yhteydessä vastaanottajalle. Paina Lähetä painiketta ja uutiskirje siirtyy odottamaan ajastettua lähetystä. 26