Tietosuojaseloste 1 (5) Tietosuojaseloste Tuki koulunkäyntiin rekisteri 1. Rekisterin nimi Tuki koulunkäyntiin 2. Rekisterinpitäjä Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä 3. Rekisteriasioista vastaava henkilö (rekisterinpitäjän edustaja) Tehtävänimike Tiina Kirmanen 4. Yhteyshenkilöt rekisteriasioissa Nimi ja tehtävänimike Yhteystiedot Palvelupäällikkö, lasten ja nuorten ehkäisevät palvelut Kirsi Leinonen, p. 040 573 9680 kirsi.leinonen@eksote.fi Timo Suhola palveluesimies, Opiskeluhuollon palvelut, p.040 1988 793 timo.suhola@eksote.fi 5. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava 6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste Nimi ja tehtävänimike Tiia Iivonen tietosuojavastaava, p. 0406511786 Jaana Peltola tietosuoja-asiantuntija, p. 0406511974 tietosuoja@eksote.fi Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toteuttaa opiskeluhuollollinen tuki koulunkäyntiin (opiskeluhuollon kuraattori- ja psykologityö). Tämä tarkoittaa palveluita esi-, perus- ja lisäopetuksen sekä valmistavan opetuksen oppilaille ja toisen asteen opiskelijoille riittävän tuen ja ohjauksen koulunkäyntiin ja oppilaiden kehitykseen liittyvien sosiaalisten ja psyykkisten vaikeuksien ehkäisemiseksi ja poistamiseksi. Palveluilla tulee edistää myös koulun ja kodin välisen yhteistyön kehittämistä. Rekisteri auttaa toteuttamaan edellä mainitun velvoitteen siten, että lapsen ja nuoren etu toteutuisi mahdollisimman hyvin. LAKIPERUSTEET: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan c ja e kohdat. Opiskeluhuoltolaki (1287/2013), Perusopetuslaki (628/1998), Lukiolaki (714/2018) sekä Laissa ammatillisesta koulutuksesta (Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017)
Tietosuojaseloste 2 (5) Tietoja käytetään myös rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin. 7. Rekisterin tietosisältö Rekisterissä on valmiina kaikkien esi- ja perusopetuksen piiriin kuuluvien oppilaiden ja heidän huoltajiensa sekä toisen asteen opiskelijoiden nimet henkilötunnuksineen, osoitteineen ja muine käytännön yhteystietoineen. Kyseiselle alustalle kirjataan seuraavan tyyppisiä tietoja: - Opiskeluhuollon kuraattorit ja opiskeluhuollon psykologit: vastanotolle ohjautumisen syyt, tapaamisajankohdat, keskeiset keskustelusisällöt (ellei asiakkaan kanssa toisin sovita), tapaamisyhteenvedot, ohjaamiset muiden hoito tms. -tahojen suuntaan. - Opiskeluhuollon psykologin mahdollisesti suorittamien oppimisvaikeustutkimusten tms. osalta kirjataan myös tutkimusyhteenveto johtopäätöksineen. TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS: Kaikki kerättävät tiedot ovat salassa pidettäviä SALASSAPIDON PERUSTEET: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan h kohta. Opiskeluhuoltolaki (1287/2013), Perusopetuslaki (628/1998), Lukiolaki (714/2018) sekä Laissa ammatillisesta koulutuksesta (Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017) 8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset Henkilötietoja luovutetaan rekisteröidyn suostumuksella tai seuraavien lakien perusteella Opiskeluhuoltolaki (1287/2013), Perusopetuslaki (628/1998), Lukiolaki (714/2018) sekä Laissa ammatillisesta koulutuksesta (Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017) Henkilötietolain tai julkisuuslain mukaisilla tietopyyntölomakkeilla tapahtuvat pyynnöt toteutetaan siten, että luovutettavat tiedot ja niiden mahdolliset vaikutukset asiakkaalleen itselleen tai hänen lähiympäristölleen arvioidaan tapauskohtaisesti ja huolellisesti. Opiskeluhuollon psykologin tutkimusraportti (lausunto) luovutetaan yleensä aina sekä opiskelijalle/huoltajalle itselleen että myös opetuksen järjestäjälle. Jakelusta sovitaan alaikäisen kohdalla aina huoltajan kanssa. Tietojen luovutuksista pyydetään aina kirjallinen suostumus alaikäisen lapsen huoltajalta/huoltajilta tai vastaavalta taholta. Tiedonsaantioikeus (huoltajuussuhteet) tarkastetaan lastensuojelun kautta.
Tietosuojaseloste 3 (5) Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin. 9. Tietojen säilytysajat Tietoja säilytetään 12 vuotta asiakkaan kuolemnasta tai 120 vuotta asiakkaan syntymästä. 10. Henkilötietojen tietolähteet Keskeisin tiedonhankintamenetelmä on keskustelu asiakkaan kanssa sekä mahdollisesti koulun oppilastietojärjestelmä sekä vuorovaikutus muiden sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten kanssa. Opiskeluhuollon psykologit hyödyntävät lisäksi käytössä olevan potilastietojärjestelmän tietokertymää (niiltä osin mitä oikeuksia on annettu) sekä psykologien käyttöön suunniteltuja tutkimusvälineitä, erityisesti oppimisvaikeuksien kartoittamiseksi. Asiakkaan erillisellä, kirjallisella suostumuksella tietoja voidaan pyytää myös muilta sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajilta. 11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT: - Terveys Effica -potilastietojärjestelmä B. MANUAALINEN AINEISTO: Psykologin tutkimuspöytäkirjat TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET: A.Sähköinen aineisto Sähköisessä muodossa tiedot säilytetään Eksoten suojatussa sisäverkossa, johon ulkopuolisten pääsy on tietoteknisesti estetty. Fyysisesti laitteet sijaitsevat tiloissa, joihin ulkopuoliset eivät pääse. Myös oman ylläpitohenkilöstön pääsy tiloihin on tarkasti rajoitettu. Tietojen käyttöoikeudet on rajattu organisaation sisällä käyttäjäryhmittäin. Tietojen käyttö on mahdollista joko käyttäjätunnus/salasana yhdistelmällä tai toimikortti/pin-koodi kirjautumisella. Tietojen käyttöä valvotaan Eksoten tietosuojapolitiikan mukaisesti. B. Manuaalinen aineisto A. Sähköinen aineisto B. Manuaalinen aineisto (ennen ATK:lle siirtymistä kertynyt aineisto) Rekisteriin talletetut henkilötiedot on säädetty salassa pidettäviksi (Tietosuojalaki 1050/2018, Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24, Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13, Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 ). Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.
Tietosuojaseloste 4 (5) 12. Tietojen tarkastusoikeus, artikla 15 Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisterinpitäjän on toimitettava pyynnöstä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Omien tietojen saanti pyynnön perusteella sekä EUn yleisen tietosuojaasetuksen 13 ja 14 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja kaikki 15 22 ja 34 artiklaan perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus. Tietopyyntö toimitetaan Eksoten kirjaamoon. 13. Oikeus tiedon oikaisemiseen tai poistamiseen, artiklat 16 ja 17 Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee tai poistaa ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Puutteelliset tiedot rekisteröidyllä on oikeus saada täydennetyiksi, muun muassa toimittamalla lisäselvitystä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.
Tietosuojaseloste 5 (5) Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemista, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Oikaisupyyntö toimitetaan Eksoten kirjaamoon. Lisätietoja tarkastusoikeudesta: www.tietosuoja.fi 14. Muut mahdolliset oikeudet, artikla 77 Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.