1. Rekisterin nimi Kunnan alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteri 2. Rekisterin pitäjä Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä 3. Rekisteriasioista vastaava henkilö Hyvinvointijohtaja 4. Yhteyshenkilöt rekisteriasioissa Yhteyshenkilö: Tietosuojavastaava puh. 040 575 2678 Yhteystiedot: 5. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava 6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste puh. 040 575 2678 tietosuoja@ylasavonsote.fi - Lastensuojelulain 78 ja 81 pykälien mukaisten tehtävien suorittaminen - Palvelun seuranta ja laadun valvonta sekä ammattihenkilöiden toiminnan valvonta ja asiakkaan selvityspyynnöt. - Toiminnan tilastointi ja suunnittelu sekä tieteellinen tutkimus. Perusteet: 1. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 2. Hallintolaki 434/2003 3. Henkilötietolaki (523/1999) 4. Arkistolaki (831/1994) 5. Sosiaalihuoltolaki (710/1982) 6. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) 7. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) 8. Lastensuojelulaki 417/2007 7. Rekisterin tietosisältö Ylä-Savon SOTE kuntayhtymän toiminta-alueelle ulkopuolisten kuntien sijoittamat lapset Ylä-Savon SOTE kuntayhtymän toiminta-alueella yksityisesti sijoitetut lapset Tiedot ovat salassa pidettäviä. Näitä tietoja luovutetaan sivulliselle ilman hänen lupaansa vain kohdassa 7 kuvatuissa tapauksissa. Henkilölle ilmoitetaan hänen ilmoittautuessaan, että hänen tietojaan
merkitään asiakastietojärjestelmään ja sen osarekistereihin. 8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset Sosiaalihuollon asiakirjat, jotka sisältävät tietoja sosiaalihuollon asiakkaasta tai muusta yksityisestä henkilöstä, ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus. Asiakasrekisteritietoja voidaan luovuttaa - asiakkaan nimenomaisella suostumuksella. Suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen, informoitu ja yksilöity. Suositeltavaa on pyytää suostumus kirjallisena. Milloin asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Asiakas tai hänen edustajansa voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. - ilman asiakkaan suostumusta sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain 17-18 :ien tai muun erityislainsäännöksen nojalla - rekisterinpitäjänä toimiva viranomainen tai sosiaali- ja terveysministeriö voi myöntää luvan asiakastietojen saamiseen tieteellistä tutkimusta varten Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn nimenomaista lupaa. Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa myös Euroopan unionin ulkopuolelle ottaen huomioon salassapitosäädökset. (Henkilötietolaki 523/1999, 22 ) 9. Tietojen säilytysajat Asiakasasiakirjat säilytetään 120 vuotta lapsen syntymästä. Pysyvästi säilytetään päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset. 10. Henkilötietojen tietolähteet 1. Sijoittajakunnan ilmoitus 2. Lapsen huoltajan ja henkilön, jonka hoitoon lapsi on sijoitettu, tekemä ilmoitus A Sähköiset ylläpitojärjestelmät Proconsona Asiakastietojärjestelmä 11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet sekä katselukäytössä olevat vanhat, sähköiset tietojärjestelmät. Tietojärjestelmiin tallennettua tietoja pääsee katsomaan vain siihen tehtävään oikeutettu ammattihenkilö. Salauksena käytetään käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä sekä tietojen käsittelyä ohjataan arkistointisuunnitelmalla sekä ohjeistuksella. Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi eikä niitä saa luovuttaa sivullisille muissa kuin kohdassa 7 kuvatuissa tapauksissa.
Asiakastietoja ovat niiden esitysmuodosta riippumatta oikeutettuja käsittelemään vain henkilöt, jotka rekisterinpitäjän toimeksi annosta suorittavat rekisterin käyttötarkoituksen mukaisia tehtäviä tai toimivat rekisterinpitäjän toimeksiannosta. Tilat, laitteet ja tietoverkot, joissa asiakastietoja käsitellään, on määritelty arkaluonteisten tietojen käsittely-ympäristöiksi. B Manuaalinen aineisto Paperiasiakirjat Tiedot säilytetään asiakasaktissa valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. 12. Tietojen tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus käyttää tarkastusoikeuttaan maksutta kerran vuodessa. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syy. Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Tietopyyntö osoitetaan Ylä-Savon SOTE Kuntayhtymän kirjaamoon 13. Oikeus tiedon oikaisemiseen Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevaa virheellisen tiedon korjaamista ilman aiheetonta viivytystä. Virheellisen tiedon korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti ja se osoitetaan kuntayhtymän kirjaamoon. Rekisteröidyllä on oikeus saada täydentää puutteellisia tietoja, muun muassa toimittamalla lisäselvityksiä. Se, onko tiedossa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus. Jollei rekiserinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon
oikaisemisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Oikaisupyyntö osoitetaan Ylä-Savon SOTE Kuntayhtymän kirjaamoon 14. Muut mahdolliset oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta.
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä PL 4 (Pohjolankatu 21) 74101 Iisalmi Puhelinvaihde (017) 272 41 www.ylasavonsote.fi IISALMI KIURUVESI SONKAJÄRVI VIEREMÄ