Rekisterinpitäjä Nimi ja yhteystiedot Tietosuojavastaava Edustaja / Vastuutaho Nimi Salon kaupunki Nimi Tapani Rinne Nimi Salon kaupunginhallitus Osoite Tehdaskatu 2 Osoite Tehdaskatu 2 Osoite Tehdaskatu 2, 24100 Salo Sähköposti kirjaamo@salo.fi Sähköpos tapani.rinne@salo.fi Sähköposti kirjaamo@salo.fi ti Puhelin (02) 7781 Puhelin 044 778 2031 Puhelinnumero Vaihde (02) 7781 Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissä henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet Henkilörekisterin tiedot Henkilörekisterin nimi Asianhallintajärjestelmä Dynasty käsittelyn lainmukaisuus Ensisijainen Stina Toikka yhdyshenkilö Osoite Tehdaskatu 2, 24100 Salo Sähköposti stina.toikka@salo.fi Puhelinnumero 044 778 5014 Salon kaupunki 5.11.2018 1820/07.01.01.02.00/2018 EU:n yleisen tietosuoja asetuksen 6 artiklan 1a e kohdat. Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslaki, 621/1999) 18.1 :n kohdan mukaan viranomaisen tulee pitää luetteloa käsiteltäviksi annetuista ja otetuista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista tai muutoin huolehtia siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. Tätä tarkoitusta varten ylläpidettävä viranomaisen asianhallinnan diaari on henkilötietolain (523/1999) 3 :n 3 kohdan mukainen henkilörekisteri siltä osin, kun siihen merkitään luonnollisia henkilöitä koskevia tietoja. käsittelyn tarkoitus Tarkoituksena on organisaation asioiden ja asiakirjojen käsittely, päätöksenteon hoitaminen viranomaistoiminnassa, tietopalvelu, sekä sähköinen säilyttäminen. Henkilötietoja käytetään toimeksiantajien ja Tietosisältö Asianhallintajärjestelmän eri osioissa käsitellään ja voidaan käsitellä henkilötietoja jotka liittyvät kulloinkin käsiteltävänä olevaan asiaan tai on viranomaiselle toimitettu. Yhteystietorekisteri sisältää tai voi sisältää seuraavia henkilötietoja luottamushenkilöistä: sukunimi, etunimi, titteli, henkilötunnus, puolue, sukupuoli, kieli, ammatti, asuinkunta, kotikunta, maa, kansalaisuus, sähköpostiosoite, matkapuhelin, osoite, muut mahdolliset rekisteröidyn
käsiteltävien asioiden ja asiakirjojen yksilöimiseen. Yhteystietorekisteriä käytetään luottamushenkilöiden ja sopimusosapuolelten yhteystietojen, sekä toimielinten kokoonpanojen hallintaan. ilmoittamat tiedot, luottamustoimet, sidonnaisuudet, koulutus, palkitsemiset, sekä jakelut. Muita yhteystietorekisterissä olevia henkilötietoja esim. sopimuskumppaneiden, yritysten tai yhdistysten yhteyshenkilöiden osalta voivat olla: nimi, osoite, puhelinnumero, sekä sähköposti. Käyttäjähallinta (koskee vain asianhallintajärjestelmää käyttäviä kaupungin työntekijöitä): nimi, sähköposti, puhelinnumero, käyttäjätunnus, käyttäjäryhmät. Käyttäjähallintaa käytetään asianhallintajärjestelmän käyttöoikeuksien hallintaan. Henkilötietoryhmät ks. kohta tietosisältö säilytysaika ja peruste Asianhallintajärjestelmän eri osioissa olevien tietojen ja asiakirjojen säilytysaika on määritelty lainsäädännössä, kansallisarkiston seulontapäätöksissä ja Salon kaupungin tiedonohjaussuunnnitelmassa. Yhteystietorekisterissä olevat luottamushenkilötiedot (=luottamushenkilörekisteri) ovat pysyvästi säilytettäviä KA 158/43/01. Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot Tietolähteet Asianhallintajärjestelmän tiedot kerätään saapuvista ja lähtevistä asiakirjoista sekä asioiden käsittelytiedoista. Lähteinä voivat toimia esim. asian vireillepanijat, asianosaiset, hakijat, yhteistyö ja sidosryhmät, luottamushenkilöt tai muut viranomaiset. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Toimielinten julkiset esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla valmistumisen jälkeen. Viranhaltijapäätökset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla kuntalain mukaisesti. Päätöksen tiedoksianto ja yleisen tiedottamisvelvollisuuden kannalta tarpeettomia henkilötietoja ei julkaista. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa tapauskohtaisesti, esimerkiksi asianosaisille, muille viranomaisille, yhteistyötahoille ja/tai sopimuskumppaneille, siten kuin julkisuuslaissa tai muussa sovellettavassa lainsäädännössä säädetään.
Tietojen luovutus EUja ETA alueen ulkopuolelle Käyttäjähallintaan tiedot tulevat työntekijätiedoista. Yhteystietorekisterin luottamushenkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Salon kaupungin julkiset esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla ja ovat siten kaikkien saatavilla. Henkilötiedoista julkaistaan ainoastaan tiedoksiantotarkoituksessa tai tiedottamisvelvollisuuden kannalta välttämättömät henkilötiedot ja vain tarvittavaksi ajaksi. Tietojen siirrot EU ETA alueen ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU ETA alueen ulkopuolelle. Nämä tiedot ovat saatavilla myös EU ja ETA alueen ulkopuolelle. Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta Manuaaliset aineistot Asianhallintajärjestelmään liittyvät paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa joihin on pääsy rajoitetusti työtehtävien mukaan. Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot Asianhallintajärjestelmä on Salon kaupungin sisäiseen käyttöön tarkoitettu tietojärjestelmä, jonka ulkopuolinen käyttö on estetty. Käyttäjälle on tehtävässään rekisterinpitäjän ohjeiden mukaan myönnetty henkilökohtainen käyttöoikeus. Käyttöoikeuksia myönnetään vain virka ja työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. käsittelyn valvonta käsittelyn valvonta toteutetaan lokitietojen perusteella Salon kaupungin tietosuoja /tietoturvaperiaatteiden mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet Rekisterinpitäjän informointivelvollisu us Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä) Muuta Rekisteröityjä informoidaan käsittelytoimista tällä selosteella, sekä Salon kaupungin verkkosivuilla www.salo.fi/tietosuoja Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus). Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta. Rekisteröity voi toimittaa tietopalvelupyynnön Salon kaupungin kirjaamoon, rekisteristä vastaavalle taholle tai Salon kaupungin tietosuojavastaavalle. Lisätietoa www.salo.fi/tietosuoja Mikäli pyyntö sisältää salassa pidettäviä tietoja voidaan pyyntö toimittaa tietoturvallisesti lähettämällä se Salon kaupungin kirjaamoon: PL 77, 24101 Salo Rekisteröidyn oikeudet Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus Rekisteröidyllä on oikeus mm. peruuttaa antamansa suostumus koska tahansa pyytää rekisteriin kerättyjen tietojensa tarkistamista, oikaisua, täydentämistä, poistamista taikka käsittelyn rajoittamista vastustaa käsittelyä oikeus siirtää/luovuttaa henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli tämä on teknisesti mahdollista tehdä valitus valvontaviranomaiselle Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tarkemmin rekisteröidyn oikeuksista kerrotaan Salon kaupungin verkkosivuilla www.salo.fi/tietosuoja sekä EU: yleisessä tietosuojaasetuksessa. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa tietonsa ja pyytää tiedon korjaamista. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterinpitäjälle tai määrätylle vastuuhenkilölle. Tarkastusoikeus voidaan toteuttaa varaamalla rekisteröidylle tilaisuus tutustua paikan päällä em. tietoihin. Pyydettäessä tiedot annetaan myös kirjallisesti. virheellisyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Näiden tietojen osalta asianosaisella on asian käsittelyn yhteydessä mahdollisuus lausua oma kantansa tiedoista. Rekisterin ylläpitäjä päättää tiedon korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Vaatimus esitetään rekisterinpitäjälle kirjallisesti.
Ohje Osio Nimi ja yhteystiedot Tietosuojavastaava Selite Rekisterinpitäjän yleiset yhteystiedot Tukee rekisterinpitäjää tietosuojan toteuttamisessa ja tukee rekisteröityjä heidän oikeuksiensa toteuttamisessa Tekee yhteistyötä viranomaisten kanssa Edustaja / Vastuutaho Se taho/henkilö joka vastaa henkilörekisterin henkilötietojen ajantasaisuudesta rekisteröidyiltä ja muilta säännönmukaisilta tietolähteiltä saamiensa tietojen perusteella. Lisäksi vastuutaho informoi rekisteröityjä henkilötietojen käsittelystä tällä dokumentilla sekä muilla tarpeellisilla menetelmillä ja viestintävälineillä. Vastuutaho ylläpitää kokonaiskuvaa henkilötietojen käsittelytoimista koostamalla kaikista tietosuojaselosteista dokumentin "Seloste henkilötietojen käsittelytoimista" Rekisterin ensisijainen yhteyshenkilö toimii rekisteröidyn ensisijaisena yhteyshenkilönä henkilörekisteriä koskevissa asioissa Henkilörekisterin nimi käsittelyn lainmukaisuus käsittelyn tarkoitus Nimen tulee olla informatiivinen rekisteröidylle ja kertoa mihin käsittelytoimintaan henkilörekisteri liittyy. Rekisterin nimi ei tule olla esim. käytettävän tietojärjestelmän nimi Kerrotaan henkilötietojen käsittelyn lainmukainen peruste (EU:n yleinen tietosuoja asetus artikla 6) Rekisteröidyn antama suostumus Sopimus Lakisääteinen velvoite (lait mainittava) Elintärkeä etu (lyhyt kuvaus elintärkeästä edusta) Yleinen etu tai julkisen vallan käyttäminen (lyhyt kuvaus yleisestä edusta tai julkisen vallan käyttämisestä) Oikeutettu etu (lyhyt kuvaus oikeutetusta edusta) Kerrotaan miksi henkilötietoja käsitellään. (Voi mainita, mikäli henkilötietoja ei käytetä markkinointiin tai suoramainontaan ja/tai liittyykö tietojen käsittelyyn profilointia tai automaattista päätöksentekoa, jos maininnat katsotaan tarpeelliseksi. Esim. suostumukseen perustuvassa käsittelytoiminnassa kannattaa nämä lisäykset mainita, jos ko. toimintaa ei ole.)
Tietosisältö Kerrotaan rekisteröityjen ryhmät, joiden henkilötietoja käsitellään (esim. asiakasrekisteri sisältää tietoja rekisterinpitäjän nykyisistä asiakkaista joita voivat olla yksityishenkilöt tai yhdistysten edustajat) Henkilötietoryhmät Kerrotaan ne henkilötietoryhmät joita rekisterissä käsitellään, esim. Nimi Osoite Puhelinnumero säilytysaika ja säilytysajan peruste Tietolähteet Kerrotaan henkilötietojen säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista niin kerrotaan henkilötietojen säilytysajan määrityskriteerit; Kuinka kauan tietoja säilytetään ja mihin säilytysajan laskenta perustuu. Lisäksi kerrotaan mitä tapahtuu kun säilytysaika päättyy Kerrotaan ne tietolähteet joista rekisterissä käsiteltävät henkilötiedot on kerätty (esim. rekisteröity itse, tietty viranomainen jne.) Oltava maininta, jos tiedot on kerätty yleisesti saatavissa olevista lähteistä (esim. avoimesta tietoverkosta) Säännönmukaiset tietojen luovutukset Tietojen luovutus EUja ETA alueen ulkopuolelle Tietojen siirrot EU ETA alueen ulkopuolelle Manuaaliset aineistot Kerrotaan ne tahot joille säännönmukaisesti luovutetaan tietoa rekisteristä. Jos tietojen luovutuksia ei ole, niin se on mainittava tässä kohtaa Kerrotaan, jos rekisteristä luovutetaan tietoja EU ETA alueen ulkopuolelle. Jos ko. luovutuksia ei ole, tästä on mainittava Kerrotaan, jos rekisteristä siirretään tietoja EU ETA alueen ulkopuolelle. Jos ko. siirtoja ei ole, tästä on mainittava Kerrotaan manuaalisen aineiston suojauksen periaatteet. Jos manuaalisia aineistoja ei ole, on tästä oltava maininta
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot Kerrotaan tietojärjestelmillä käsiteltävien aineistojen suojauksen periaatteet. Jos tietojärjestelmillä ei käsitellä aineistoja, on tästä oltava maininta. Tietojärjestelmien suojausperiaatteiden kertominen ei saa vaarantaa tietojärjestelmässä käsiteltävän aineiston tietoturvaa käsittelyn valvonta Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus Kerrotaan ne periaatteet joilla valvotaan henkilörekisterin tietojen käsittelyä Kerrotaan niistä periaatteista joiden mukaisesti rekisterinpitäjä informoi rekisteröityä henkilötietojen käsittelystä, esim. tapa tai kanava jota käytetään Kerrotaan jos ja kun lisätietoa tarjotaan jossain muualla, esim. muu dokumentaatio, salo.fi/tietosuoja jne. Kerrotaan, että rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus) Kerrotaan että tavittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta Rekisteröidyn oikeudet Pyynnön tekeminen Kerrotaan ne oikeudet joita rekisteröidyllä on suhteessa rekisterinpitäjään, esim. Tarkistaa, oikaista, täydentää tai poistaa rekisteriin kerättyjä tietoja Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä (esim. suoramarkkinointi, profilointi, etämyynti, markkina ja mielipidetutkimus) Mahdollinen oikeus siirtää/luovuttaa henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle Tehdä valitus valvontaviranomaiselle Muut mahdolliset oikeudet Peruuttaa suostumus milloin tahansa Kerrotaan miten rekisteröity voi toteuttaa pyynnön tekeminen. Huom! Tietoturvavaatimukset otettava huomioon rekisteröidyn ohjeistamisessa
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus Kerrotaan periaatteet, miten rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. Esim. rekisterinpitäjä huolehtii oma aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä Muuta Kerrotaan muut mahdolliset asiat joista halutaan informoida rekisteröityä Tarvittaessa Esim. onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus taikka sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraukset automaattisen päätöksenteon, muun muassa 22 artiklan 1 ja 4 kohdassa tarkoitetun profiloinnin olemassaolo, sekä ainakin näissä tapauksissa merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle