Tietosuoja
EU:n tietosuoja-asetus (GDBR General Data Protection Regulation) Alettiin soveltaa 25.5.2018 Tarkoitus Yksityistä henkilöä suojataan hänen henkilötietojensa vahingolliselta tai eitoivotulta käytöltä. Yhtenäistää henkilötietojen tietosuojalainsäädännön EU-alueella Lisätä henkilötietojen käsittelyn avoimuutta ja läpinäkyvyyttä sekä vahvistaa rekisteröityjen oikeuksia valvoa henkilötietojensa käsittelyä. Tiukemmat seuraamukset Ohjeistus Varoitus Huomautus Tietojenkäsittelyn keskeyttäminen Sakko Koskee kaikkia rekisterinpitäjiä ja henkilötietoja käsitteleviä organisaatioita Tietosuojaan liittyvä lainsäädäntö ja tulkinnat tarkentuvat jatkossa Uusia asetuksia tulossa (esim. e-privacy act), Kansallinen lainsäädäntö uudistuu (henkilötietolaki korvataan uudella lainsäädännöllä) Tulkinnat tarkentuvat 2 TKa
Yhteisrekisteri - Jäsenrekisteri Yhteisrekisteri on usean rekisterinpitäjän yhdessä ylläpitämä henkilörekisteri Yhteinen tietosuojavastaava Yhteiset rekisteriselosteet Yhteiset tietosuojakäytännöt HUOM! Yhdistysten itse ylläpitämät muut henkilörekisterit EIVÄT ole osa yhteisrekisteriä vaan yhdistys toimii näissä itsenäisesti rekisterinpitäjänä MUISTA! Kaikki henkilötieto on tietosuoja-asetuksen alaista! 3
Tietosuoja? Tietosuojalainsäädäntö ei suojaa tietoa, vaan yksilöä ja hänen oikeuksiaan tietoihinsa. Yksilöä suojataan hänen henkilötietojensa vahingolliselta käytöltä. TIEDOLLINEN ITSEMÄÄRÄÄMISOIKEUS on henkilön oikeutta päättää itse henkilötietojensa käsittelystä Yksilön oikeudet Yksityisyyden suojaaminen Rekisterinpitäjän velvollisuudet 4 TKa
Henkilötieto Henkilötiedoilla (Personal data) tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön, eli rekisteröityyn, liittyviä tietoja. Tunnistettavissa olevana pidetään henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilönumeron, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella. 5 TKa
Erityisen herkät henkilötiedot (Artikla 9) Rotu tai etninen alkuperä Poliittiset mielipiteet Uskonnollinen tai filosofinen vakaumus Ammattiliiton jäsenyys Geneettisten tai biometristen tietojen käsittely henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten Terveyttä koskevat tiedot Seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevat tiedot Rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvien henkilötietojen käsittely 6 TKa
Yhdistyksen toiminta ja tietosuoja Pohtikaa yhdistyksessä mitä ja miten henkilötietoja käsittelette tietosuojasilmälasit päähän ja käykää koko toiminta pikaisesti läpi Missä ja milloin henkilötietoja käsitellään? Mitä henkilötietoja näissä yhteyksissä kerätään? Mihin henkilötietoja näissä yhteyksissä tallennetaan? Onko meillä oikeus käsitellä henkilötietoja? Onko kysytty suostumus? Mihin asti henkilötietoja tarvitaan? Milloin voimme poistaa niitä? Mihin asti saamme henkilötietoja ylipäätään säilyttää? 7
Henkilötietojen kerääminen Viesti henkilölle mitä ja miksi olet tekemässä Kerättäessä henkilötietoja kerro kohteena olevalle henkilölle: Rekisterinpitäjän tiedot (nimi, yhteystiedot) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Mitä henkilötietoja olet keräämässä Kuinka kauan henkilötietoja tullaan säilyttämään Mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan Henkilön oikeudet Tarkastaa omat tietonsa, kieltää tietojensa käsittely, pyytää poistamaan tietonsa, oikeus perua suostumuksensa milloin tahansa, jne. (ks. Artikla 13) Kysy lupa (suostumus) suoramarkkinointi tms. tarkoituksiin 8
Pyyntöjen käsittely (JHL prosessi) Mikäli henkilö käyttää oikeuttaan ja pyytää JHL:ää toimimaan jonkin oikeutensa osalta: 1. Paikallisyhdistys Ohjaa henkilö aluetoimistoon tai keskustoimistoon tunnistautumista ja virallista pyyntöä varten 2. Aluetoimisto / Keskustoimisto Pyyntö kirjataan viralliseen pyyntölomakkeeseen Esim. tietopyynnön, poiston tai käsittelyn rajoittamisen osalta henkilö voi valita tietojoukkoja joita voi pyytää käsiteltävän (esim. jäsenmaksutiedot, kurssitiedot, edunvalvontaan liittyvät tapaukset ja yhteydenotot) Pyyntö välitetään JHL:n tietosuojavastaavalle (tietosuoja@jhl.fi ) 3. Tietosuojatiimi Käsittelee pyynnön ja toimii pyynnön mukaisesti (eli esim. välittää tietopyynnön materiaalin pyytäjälle) 9
omayhdistys https://omayhdistys.jhl.fi
Käyttöoikeudet Käyttöoikeuden myöntää yhdistyksen hallitus pöytäkirjaote jäsenpalveluun/aluetoimistoon Hallituksella on oikeus myöntää max 5 kpl oikeuksia / yhdistys Käyttöoikeuden myöntämiselle tulee olla selkeä peruste ja käyttötarve Käyttöoikeudet OD1 myönnetään vain jäsenasiainhoitajille Jäsenmaksut ja päivitysoikeus (2019) OD2 myönnetään muille toimihenkilöille, esim PJ, PLM Katseluoikeus omayhdistys tilastot PJ, TH, JMLISTAT, SIHT saavat käyttöönsä ilman erillistä päätöstä tehtävän perusteella 11
Tietosuoja Älä anna ohjelman käyttäjätunnustasi ja salasanaasi kenenkään muun käyttöön. Jäsenluetteloa tai muita raportteja yhdistyksen jäsenistä ei saa luovuttaa kenellekään muulle, kuin yhdistyksesi virallisesti valituille järjestö- luottamustehtävän hoitajalle sekä päätoimisille luottamusmiehille. Yhdistyslaki tuo tähän kuitenkin laissa säädetyn poikkeuksen; yhdistyksen jäsenen vaatiessa, hänelle on järjestettävä tilaisuus tutustua jäsenluetteloon, jossa on nimi- ja kotipaikkatieto. 12
Kirjautuminen Tarkista ensin Jäsenpalvelu 24h:n omista jäsentiedoista, mikä sähköpostiosoite jäsentiedoissasi on. Jäsentiedoissasi oleva sähköpostiosoite on käyttäjätunnuksesi omayhdistys palveluun. 13
Tilaa itsellesi linkki sähköpostiin salasanan luomista varten. Syötä sähköpostiosoitteesi (joka löytyy jäsentiedoistasi) ja syntymäaikasi. Valitse Haluan linkin salasanan vaihtoon sähköpostiini Lähetä 14
Saat sähköpostiisi linkin salasanan luomista varten Luo salasana Kirjoita valitsemasi salasana (väh 8 merkkiä) molempiin kenttiin ja Lähetä Siirry kirjautumissivulle 15
Valitse Jäsenyhdistyksen verkkoasiointi 16
Tilastot PJ, TH, JMLISTAT, SIHT saavat käyttöönsä ilman erillistä päätöstä tehtävän perusteella Jäsenmäärän kehitys -> Jäsenmäärä kunkin kuukauden 1. päivänä viimeksi kuluneilta 12 kuukaudelta. Henkilötilasto sukupuolen ja iän mukaan -> kannattaa muokata excelissä Jäsenmäärät jäsenlajeittain Jäsenmäärät ammateittain Jäsenmäärät sopimusaloittain -> Työsuhteiset jäsenet 17