POHJOIS-POHJANMAAN LIITTO PÖYTÄKIRJA 4/2017 1 (13) Tarkastuslautakunta Aika 18.04.2017 klo 11:58-13:25 Paikka Kurkikabinetti, Sepänkatu 20, Oulu Läsnä Saari Hanna Puheenjohtaja Brax Anna-Leena Varapuheenjohtaja Enojärvi Annemari Jäsen Käsmä Pekka Jäsen Lawson Hellu Latékoé Jäsen Saukko Viljo Jäsen Torssonen Asko Jäsen Muut läsnäolleet Saranpää Toni Vs.hallintopäällikkö, sih tee ri Hellen-Toivanen Paula Tilintarkastaja, KPMG Pöytäkirjan allekirjoitus ja varmennus Hanna Saari Puheenjohtaja Toni Saranpää Sihteeri Olemme tarkastaneet Pohjois-Pohjanmaan liiton tarkastuslautakunnan pöy täkir jan ja todenneet sen tehtyjen päätösten mukaiseksi sekä nimikirjaimillanne vah vis ta neet päätössivut. Tarkastusaika..2017..2017 Allekirjoitus Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä Aika ja paikka: Virka-asema Allekirjoitus
Kokouksen 4/2017 asiat Otsikko Sivu 23 Kokouksen avaus ja laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 4 24 Työjärjestyksen hyväksyminen 5 25 Pöytäkirjantarkastajat 6 26 Tilintarkastajan raportti 7 27 Hallintosäännön tarkastuslautakuntaa koskevien pykälien valmistelu 8 28 Arviointikertomus vuodelta 2016 9 29 Pohjois-Pohjanmaan liiton vuoden 2016 tilinpäätöksen hyväksyminen 10 ja vastuuvapauden myöntäminen 30 Muut asiat 12 31 Kokouksen päättäminen 13 2
MUUTOKSENHAKUOHJEET (tarkastuslautakunta) Tämä pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä MUUTOKSENHAKUKIELLOT Asiakohdat: 23-31 Tehtyihin päätöksiin ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, kos ka päätös koskee vain val mistelua ja täy tän töön pa noa (kuntalaki 136 ) tai koska asiaa ei ole lopullisesti rat kaistu (HLL 5 1 mom.). Koska pää töksestä voi daan tehdä kuntalain 134 :n mukaan kirjallinen oikaisuvaatimus, alla olevissa py kä lis sä tehtyi hin päätöksiin ei saa ha kea muutosta valittamalla. OIKAISUVAATIMUSOHJEET Asiakohdat: Em. päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen tarkastuslautakunnalle, osoi te: Sepänkatu 20, 90100 OULU, sähköposti: kirjaamo@pohjois-pohjanmaa.fi ja telefax: (08) 311 3577. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksi saannista. Kun nan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti näh täväksi. Asianosaisen kat so taan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kulut tua kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Oikaisuvaatimuksesta on käy tä vä ilmi oikaisuvaatimuksen tekijän nimi yhteystietoineen, päätös, johon muutosta haetaan sekä vaatimus perusteineen. Oikaisuvaatimus on tekijän allekirjoitettava. VALITUSOSOITUS Asiakohdat: Em. asiakohdissa tehtyihin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella: Pohjois-Suomen hallinto-oikeus, PL 189, 90101 OULU, sähköposti pohjois-suomi.hao@oikeus.fi, te le fax: 029 564 2841. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta valituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan jäsen. Kunnallisvalituksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jon ka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Valituksen saa tehdä sillä perusteella, että päätös on syntynyt vir heel li ses sä järjestyksessä, päätöksen tehnyt viranomainen on ylittänyt toimivaltansa tai päätös on muuten lainvastainen. allintovalituksen saa tehdä ainoastaan asianosainen eli se, jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun pää tös vä lit tö mäs ti vaikuttaa. Valituksen saa tehdä paitsi edellä todetuilla kunnallisvalituksen valitusperusteilla, myös tarkoituksen mukaisuusperusteella. Valituskirjassa on ilmoitettava: valittajan nimi, ammatti, asuinkunta ja postiosoite; päätös, johon haetaan muutosta; mil tä osin päätöksestä valitetaan ja muutos, joka siihen vaaditaan tehtäväksi; muutosvaatimuk sen perusteet. Valituskirja on valittajan tai valituskirjan muun laatijan omakätisesti allekirjoitettava. Jos ainoastaan laatija on allekir joittanut va li tus kir jan, siinä on mainittava laatijan ammatti, asuinkunta ja postiosoite. Valituskirjaan on liitettävä päätös, josta va li te taan, alkuperäisenä tai jäljennöksenä sekä selvitys siitä päivästä, josta vali tusaika on luettava. Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja. Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saa neen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kir jeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoit ta ma na aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkitty nä aikana. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lä het tää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasia kirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille valitusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukiolo ajan päättymistä.tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista annetun lain nojalla muutoksenhakijalta voidaan periä oikeudenkäyntimaksua hal lin to-oi keu des sa. 3
Tarkastuslautakunta 23 18.04.2017 Kokouksen avaus ja laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen TARK 23 Todetaan läsnä olevat. Tarkastuslautakunnan kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 11:58 ja totesi läsnä olevat. Kokous todet tiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 4
Tarkastuslautakunta 24 18.04.2017 Työjärjestyksen hyväksyminen TARK 24 Hyväksytään ennalta lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Esityslistan kohtien 28 ja 29 järjestystä päätettiin vaihtaa. Arviointikertomus pää tet tiin käsitellä asiakohtana 28 ja Pohjois-Pohjanmaan liiton vuoden 2016 ti lin pää tök sen hyväksyminen ja vastuuvapauden myöntäminen asiakohtana 29. 5
Tarkastuslautakunta 25 18.04.2017 Pöytäkirjantarkastajat TARK 25 Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa tarkastamaan tämän kokouksen pöy täkir ja. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Latékoé Lawson Hellu ja Anna-Leena Brax. 6
Tarkastuslautakunta 26 18.04.2017 Tilintarkastajan raportti TARK 26 Tilintarkastaja Paula Hellén-Toivanen informoi tarkastuslautakuntaa tar kastus työn etenemisestä ja mahdollisista havainnoista. Tarkastuslautakunta merkitsee tilintarkastajan raportin tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 7
Tarkastuslautakunta 13 29.03.2017 Tarkastuslautakunta 28 18.04.2017 Hallintosäännön tarkastuslautakuntaa koskevien pykälien valmistelu TARK 5 Uuden kuntalain (410/2015) myötä kunnallista hallintosääntöä koskeva sää tely on muut tu nut. Aikaisemmin hallintosäännöllä tuli määrätä kunnan tai kun tayh ty män hal lin to- ja päätöksentekomenettelystä, minkä tukena oli mahdollista käyt tää muita joh to sään tö jä. Pohjois-Pohjanmaan liitossa on toimintaa säädel ty hallintosäännön ohel la maakuntavaltuuston työjärjestyksellä, palk kiosään nöl lä ja tar kas tus sään nöl lä. Uudessa kuntalaissa eri johtosäännöt on koot tu kokonaisuudessaan hal lin to sään töön. Pohjois-Pohjanmaan liiton tulee tä män vuoksi uudistaa hal lin to sään tö ään. Uusi hallintosääntö tulee olla voimas sa 1.6.2017 alkaen. Kuntayhtymän tulee toiminnassaan noudattaa lisäksi perussopimusta ja maakun nan yhteistyöryhmän työjärjestystä, jotka jäävät edelleen erillisiksi oh jaavik si asia kir joik si hallintosäännön rinnalle. Kuntalaissa tarkastuslautakunnan toimialaan kuuluu tehtäviään koskevien hal lin to sään nön määräysten valmistelu. Näitä tehtäviä sisältyy erityisesti nykyi seen tar kas tus sään töön. Tarkastuslautakunta valmistelee oman esi tyk sensä maa kun ta hal li tuk sel le, joka tekee lopullisen esityksen hallintosäännöksi maa kun ta val tuus tol le. Maa kun ta hal li tus voi poiketa tarkastuslautakunnan esityk ses tä hallintosäännön ja ta lous ar vio esi tyk sen yhteensovittamiseen liit tyväs tä perustellusta syystä. Uusi hallintosääntö valmistellaan kevään 2017 aikana ja viedään valtuuston kä si tel tä väk si kesäkuun kokoukseen. TARK 27 Tarkastuslautakunta käy lähetekeskustelun toimintaansa koskevien hal lin tosään nön pykälien valmistelusta ja päättää käynnistää laatimistyön. Tarkastuslautakunta kävi lähetekeskustelun hallintosäännön valmistelusta. Val mis te lus sa tulee erityisesti ottaa huomioon sidonnaisuusilmoituksiin liit tyvät asiat, jotka tulevat uutena tehtävänä tarkastuslautakunnalle 1.6.2017 alkaen. Pohjois-Pohjanmaan liiton virasto on valmistellut hallintosääntöluonnoksen, jos sa on huomioitu tarkastuslautakunnan kokouksessa 10.2.2017 käydyssä lä he te kes kus te lus sa ilmenneet näkökohdat. Tarkastuslautakuntaa koskevat py kä lät si säl ty vät luonnoksen VII lukuun, joka käsittelee ulkoisen valvonnan mää räyk siä. Luonnoksen valmistelun pohjana on käytetty tarkastuslautakunnan lä he te keskus te lun ohella kuntayhtymän nykyisin voimassa olevia johtosääntöjä, eri tyises ti tar kas tus sään töä, sekä kuntalakia. Hallintosääntöluonnos on kokousmateriaalin liitteenä. Tarkastuslautakunta esittää maakuntahallitukselle, että se ottaa uuteen hal linto sään töön luonnoksen VII luvussa esitetyt tarkastuslautakunnan tehtäviä kos ke vat mää räyk set. Tarkastuslautakunta antaa viraston henkilöstölle valtuudet tehdä tarvittaessa sti lis ti siä ja teknisiä korjauksia hallintosääntöluonnoksen VII lukuun. Liitteet Päätettiin puheenjohtajan esityksen mukaisesti. Hallintosääntöluonnos 8
Tarkastuslautakunta 13 29.03.2017 Tarkastuslautakunta 28 18.04.2017 Arviointikertomus vuodelta 2016 TARK 13 Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan tehtäviin kuuluu arvioida, ovat ko maakuntavaltuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet to teutu neet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella taval la. Arvioinnin tulokset esitetään maakuntavaltuustolle ar vioin ti ker to mukses sa. Tarkastuslautakunta käy keskustelun ja päättää arviointikertomuksen laa ti mises ta. Tilintarkastaja kertoi tilintarkastuksen etenemisestä ja siihen liittyvistä huomiois ta arviointikertomuksen laadinnan tueksi. Tarkastuslautakunta päätti arviointikertomuksen jatkovalmistelusta. TARK 28 Tarkastuslautakunnan laatima arviointikertomus käsitellään valtuustossa ti linpää tök sen käsittelyn yhteydessä. Tarkastussäännön 11 :n mukaan tar kastus lau ta kun ta antaa arviointikertomuksen maakuntavaltuustolle vähintään viik koa ennen ti lin tar kas tus ker to muk sen valtuustokäsittelyä. Tarkastuslautakunnan valmistelema arviointikertomus lähetetään maa kun taval tuus ton jäsenille valtuuston kevätkokouksen aineiston yhteydessä. Tarkastuslautakunnalle on toimitettu arviointikertomusluonnos ennen ko kousta. Tar kas tus lau ta kun ta laatii lopullisen arviointikertomuksen luonnoksen pohjal ta. Tarkastuslautakunta viimeistelee arviointikertomuksen, allekirjoittaa sen ja toi mit taa sen maakuntavaltuustolle. Tarkastuslautakunta esittää maakuntavaltuustolle, että se merkitsee ar vioin tiker to muk sen tiedoksi Tarkastuslautakunta viimeisteli arviointikertomuksen, allekirjoitti sen ja päätti toi mit taa sen maakuntavaltuustolle. Liitteet Arviointikertomus 2016 Tarkastuslautakunta päätti esittää maakuntavaltuustolle, että se merkitsee arvioin ti ker to muk sen tiedoksi. 9
Maakuntahallitus 53 20.03.2017 Tarkastuslautakunta 29 18.04.2017 Pohjois-Pohjanmaan liiton vuoden 2016 tilinpäätöksen hyväksyminen ja vastuuvapauden myöntäminen MKH 20.03.2017 53 Kuntalain 113 :n mukaan hallituksen on laadittava tilikaudelta tilinpäätös ti likaut ta seu raa van vuoden maaliskuun loppuun mennessä ja annettava se tilin tar kas ta jien tar kas tet ta vak si. Tilintarkastajien on tarkastettava tilinpäätös tou ko kuun loppuun men nes sä. Hallituksen on saatettava tilinpäätös ti lin tarkas tuk sen jälkeen val tuus ton käsiteltäväksi. Valtuuston on käsiteltävä ti linpää tös kesäkuun loppuun men nes sä. Tilinpäätökseen kuuluvat tase, tuloslaskelma, rahoituslaskelma ja niiden liittee nä ole vat tiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus. Tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot kunnan tuloksesta, ta loudel li ses ta asemasta, rahoituksesta sekä toiminnasta. Tätä varten tarpeelliset li sä tie dot on il moi tet ta va liitetiedoissa. Pohjois-Pohjanmaan liiton tilinpäätöksen allekirjoittavat maakuntahallituksen jä se net ja maakuntajohtaja. Pohjois-Pohjanmaan liiton toimintakuluja budjetoitiin 5 354 900 euroa vuo delle 2016. Toteutuneet toimintakulut olivat 5 759 251,86 euroa. Suurin menoerä oli vat hen ki lös tö ku lut 3 756 654,64 euroa, jotka ylittyivät budjettiin nähden noin 437 000 eu roa. Muita suurimpia menoeriä olivat palvelujen ostot, joita han kit tiin 1 353 477,84 eurolla. Palvelujen ostot ylittyivät budjettiin nähden 7 500 euroa. Toimintatuottoja budjetoitiin 5 354 900 euroa ja toteutuneet toimintatuotot olivat 5 667 925,92 euroa. Pohjois-Pohjanmaan kunnat maksoivat liitolle jä senmak su ja yh teen sä 3 421 000 euroa. Tilinpäätökseen sisältyy selvitys jä senkun tien mak su osuuk sien jakautumisesta vuonna 2016. Lopulliset mak suosuu det ovat ennakoina pe rit ty jen suuruiset. Toimintakatteeksi muodostui -91 325,94 euroa. Tunnusluku Toi min tatuotot/toi min ta ku lut on 98,41 % (vuonna 2015: 102,98 %). Rahoitustuotot ja -kulut olivat yhteensä 52 216,51 euroa, joten vuosikatteeksi muo dos tui -39 109,43 euroa. Poistoja tietokoneohjelmista, koneista ja ka lustos ta kir jat tiin poistosuunnitelman mukaan yhteensä 35 306,96 euroa. Tilikauden tulokseksi muodostui -74 416,39 euroa. Kehittämisrahastosta tulou tet tiin 152 471,20 euroa, jolloin tilikauden ylijäämä on 78 054,81 euroa. Liiton maksuvalmius on ollut vuonna 2016 hyvä. Kassan riittävyys oli 92 päivää, edel li se nä vuonna 101 päivää. Taseen loppusumma oli 9 812 489,74 euroa (vuonna 2015: 9 539 817,91 euroa). Esityslistan liitteenä on Pohjois-Pohjanmaan liiton tilinpäätös vuodelta 2016, jo ka pi tää sisällään liiton toimintakertomuksen ja tilinpäätöslaskelmat. (Valmistelija: viestintäpäällikkö Arja Hankivaara, puh. 050 322 5797) Maakuntajohtajan esitys: Maakuntahallitus päättää 1. hyväksyä Pohjois-Pohjanmaan liiton toiminnallisten tavoitteiden to teutu mi sen, tilinpäätöksen ja tuloksen muodostumisen yllä esitetyllä ta valla 10
Maakuntahallitus 53 20.03.2017 Tarkastuslautakunta 29 18.04.2017 2. allekirjoittaa tilinpäätöksen 3. toimittaa toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen tilintarkastajan tar kastet ta vak si ja tarkastuslautakunnan val mis te lun jälkeen edelleen maakun ta val tuus ton käsiteltäväksi 4. esittää maakuntavaltuustolle, että vuoden 2016 tilikauden ylijäämä 78 054,81 euroa kirjataan taseen yli-/alijäämätilille. Maakuntahallitus: 1. päätti hyväksyä Pohjois-Pohjanmaan liiton toiminnallisten tavoitteiden to teu tu mi sen, tilinpäätöksen ja tuloksen muodostumisen yllä esitetyllä ta val la 2. allekirjoitti tilinpäätöksen 3. päätti toimittaa toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen tilintarkastajan tar kas tet ta vak si ja tarkastuslautakunnan valmistelun jälkeen edelleen maa kun ta val tuus ton käsiteltäväksi 4. päätti esittää maakuntavaltuustolle, että vuoden 2016 tilikauden yli jäämä 78 054,81 euroa kirjataan taseen yli-/alijäämätilille. Raili Myllylä poistui pykälän käsittelyn aikana klo 12.01. TARK 29 Maakuntahallitus on hyväksynyt ja allekirjoittanut kuntayhtymän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen vuodelta 2016, toimittanut sen tilintarkastajalle tar kastet ta vak si ja saattanut tilinpäätöksen tarkastuslautakunnan valmistelun jälkeen maakuntavaltuuston käsiteltäväksi. Tilintarkastaja on tarkastanut vuoden 2016 hallinnon, kirjanpidon sekä ti linpää tök sen ja laatinut tilintarkastuskertomuksen, joka toimitetaan erikseen tarkas tus lau ta kun nal le. Mikäli tilintarkastaja havaitsee, että kuntayhtymän hallintoa ja taloutta on hoidet tu lain tai valtuuston päätösten vastaisesti, asiasta on kuntalain 125 :n mu kaan tehtävä tilintarkastuskertomuksessa tilivelvolliseen kohdistuva muistu tus. Tarkastuslautakunta toteaa, että tilintarkastuskertomuksessa ei ole esitetty kun ta lain 125 :n mukaista muistutusta. Tarkastuslautakunta päättää 1. esittää maakuntavaltuustolle, että se merkitsee ti lin tar kas tus ker to muksen tiedoksi 2. esittää maakuntavaltuustolle, että se hyväksyy Pohjois-Pohjanmaan liiton vuoden 2016 tilinpäätöksen ja myöntää tilivelvollisille vas tuu va pauden. Tarkastuslautakunta totesi, että tilintarkastuskertomuksessa ei ole esitetty kun ta lain 125 :n mukaista muistutusta. Tarkastuslautakunta päätti 1. esittää maakuntavaltuustolle, että se merkitsee ti lin tar kas tus ker to muksen tiedoksi 2. esittää maakuntavaltuustolle, että se hyväksyy Pohjois-Pohjanmaan liiton vuoden 2016 tilinpäätöksen ja myöntää tilivelvollisille vastuuvapauden. Liitteet Toimintakertomus ja tilinpäätös 2016 11
Tarkastuslautakunta 30 18.04.2017 Muut asiat TARK 30 Muita asioita ei ollut. 12
Tarkastuslautakunta 31 18.04.2017 Kokouksen päättäminen TARK 31 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13:25. 13