Kuopion kaupunki Selvitys 1 (5) Tietosuojaseloste / Kansanterveystyön rekisteri / avohoito Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 1 Rekisterin nimi Kansanterveystyön rekisteri / avohoito rintasyöpäseulonnassa tutkittujen osarekisteri, oma rekisteriseloste kohdunkaulan syövän seulonnassa tutkittujen osarekisteri, oma rekisteriseloste 2 Rekisterinpitäjä Kuopion kaupunki 3 Rekisteriasioista vastaava henkilö (rekisterinpitäjän edustaja) Vs. terveysjohtaja Pertti Lipponen, puh. 044 718 6271 Kuntoutusjohtaja Mikko Korhonen, puh. 044 718 6200 PL 227, 70101 Kuopio. Puh. 044 718 6271 4 Yhteyshenkilöt rekisteriasioissa Vastaanottoyksikkö: vs. ylilääkäri Pauliina Sulku,, palveluesimies Marja- Liisa Ahonen Kuvantamispalvelut: vs. ylilääkäri Pauliina Sulku, palveluesimies Aila Savolainen Terveydenhoitoyksikkö: apulaisylilääkäri Kaj Korhonen, terveydenhoidon palvelujen päällikkö Hanna-Mari Tanninen, vastaava ravitsemussuunnittelija Katri Juntunen Vanhusten hoivapalvelut: kotihoidon päällikkö Kaija Kokkonen Kuntoutusyksikkö: geriatrian asiantuntijalääkäri, palvelupäällikkö Heli Mattila, vs. palveluesimies Aku Kolari Lasten ja nuorten mielenterveysyksikkö: apulaisylilääkäri Saija Roine Aikuisten mielenterveysyksikkö: KYS, Kuopion psykiatrian keskus: ylilääkäri Jarmo Pajula, puh. 044 717 5919 (1.1.2006 alkaen) PL 227, 70101 Kuopio. Puh. 017 186111
Kuopion kaupunki Selvitys 2 (5) 5 Organisaation nimittämä tietosuojavastaava Asiantuntijalääkäri Pauli Kuosmanen PL 227, 70101 Kuopio. Puh. 044 718 6103 6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakkaan terveydenhuollon palvelujen järjestäminen. Lakiperusteet Henkilötietolaki (523/1999), EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi) sekä 9 artiklan 2 h-kohta (terveydenhuollon suorittamiseksi), Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009) Tietoja voi käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin. 7 Rekisterin tietosisältö Rekisteri muodostuu terveydenhuollon potilaskertomuksesta, ajanvaraus-, tilastointi- ja laskutustiedoista. Asiakkaasta rekisteriin tallennetaan: nimi, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero lähiomaisen nimi, osoite ja puhelinnumero käyntitiedot, laskutustiedot toiminnassa syntyneet neuvonta-, tutkimus- ja hoitotiedot tiedot lainatuista apuvälineistä ja annetuista hoitotarvikkeista Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys Tiedot ovat salassa pidettäviä. Salassapidon perusteet Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24, Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 13, EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 9. artikla
Kuopion kaupunki Selvitys 3 (5) 8 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset Rekisteriin tallennettuja tietoja voidaan luovuttaa sivullisille rekisteröidyn suostumuksella tai laissa ja säädöksissä mainitulla nimenomaisella perusteella. Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin. 9 Tietojen säilytysajat 1.5.1999 jälkeen rekisteriin tallennettujen tietojen säilytysaika on säädetty Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksessa potilasasiakirjoista (298/2009). Ennen tätä syntyneisiin asiakirjoihin sovelletaan Valtionarkiston päätöstä kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä, Osa 2: Terveydenhuollon asiakirjat (vuodelta 1920 ja sen jälkeiseltä ajalta olevien asiakirjojen vähimmäissäilytysajat). Kanta-arkistoon tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi. 10 Henkilötietojen tietolähteet Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan: väestörekisteristä (henkilön nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja kotikunta) asiakkaalta tai hänen lailliselta edustajaltaan tai muulta läheiseltä asiakkaan tutkimuksia ja hoitoa toteuttavilta henkilöiltä asiakkaan suostumuksella ulkopuolilta sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajilta 11 Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet A Sähköiset ylläpitojärjestelmät Pegasos potilastietojärjestelmä (30.4.2012 saakka) AluePegasos potilastietojärjestelmä (1.5.2012 alkaen) Kuvantamisen alueellinen järjestelmä (PACS) CardioControl EKG-mittausten järjestelmä Terveydenhuollon kuvantamisjärjestelmä MediMaker Digitaalinen kuva-arkisto NeaLink Effector apuvälinepalvelut järjestelmä Pohjois-Savon alueen keskitetty tietovarasto Potilastiedon arkisto (Kanta)
Kuopion kaupunki Selvitys 4 (5) B Manuaalinen aineisto Ennen sähköisten järjestelmien käyttöönottoa syntyneet asiakirjat, toiminnassa syntyneet manuaaliset asiakirjat ja toisilta palveluntuottajilta saadut asiakirjat Tietojen suojauksen periaatteet Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen. A Sähköinen aineisto Tietotekniset palvelut tuottaa Kuopion kaupungille Istekki Oy. Palveluihin liittyvissä sopimuksissa on määritelty tekniseen ympäristöön liittyvät vaatimukset. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. B Manuaalinen aineisto Arkistossa ja yksiköissä on ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. 12 Tietojen tarkastusoikeus (EU:n yleisen tietosuojaasetuksen artikla 15, henkilötietolaki 26 28 ) Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisterinpitäjän on toimitettava pyynnöstä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Kuopion kaupunki Selvitys 5 (5) Omien tietojen saanti pyynnön perusteella sekä EU:n yleisen tietosuojaasetuksen 13 ja 14 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja kaikki 15 22 ja 34 artiklaan perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus. Tietopyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. 13 Oikeus tiedon oikaisemiseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 16, henkilötietolaki 29 ) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Puutteelliset tiedot rekisteröidyllä on oikeus saada täydennetyiksi, muun muassa toimittamalla lisäselvitystä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus. Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Oikaisupyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. 14 Muut mahdolliset oikeudet (EU:n yleisen tietosuojaasetuksen artikla 77) Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.