Kuopion kaupunki Selvitys 1 (6) Tietosuojaseloste / Välitystiliasiakkaiden rekisteri Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 1 Rekisterin nimi Välitystiliasiakkaiden rekisteri 2 Rekisterinpitäjä Kuopion kaupunki 3 Rekisteriasioista vastaava henkilö (rekisterinpitäjän edustaja) Perusturvajohtaja Mari Antikainen PL 227, 70101 Kuopio. Puh. 044 718 6401 4 Yhteyshenkilöt rekisteriasioissa Sosiaalityön päällikkö Aulis Sarnola, puh. 044 718 8420, Johtava sosiaalityöntekijä Tanja Bäck, puh. 044 718 3901, Johtava sosiaalityöntekijä Sanna Räsänen, puh. 044 718 3905, PL 227, 70101 Kuopio 5 Organisaation nimittämä tietosuojavastaava Asiantuntijalääkäri Pauli Kuosmanen PL 227, 70101 Kuopio. Puh. 044 718 6103
Kuopion kaupunki Selvitys 2 (6) 6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakkaiden tulojen ja etuuksien välitys välitystilin kautta oman tai perheensä elatuksen turvaamiseksi. Lakiperusteet Henkilötietolaki (523/1999), EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi) sekä 9 artiklan 2 h-kohta (sosiaalihuollollisen hoidon tai käsittelyn suorittamiseksi), Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000, Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015 Tietoja voi käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin. 7 Rekisterin tietosisältö Rekisteri muodostuu henkilötiedoista, välitystilin vireilletuloon ja asiakaskertomukseen liittyvistä tiedoista, välitystiliasiakkuuspäätöksistä, asiakkaan tulo- ja maksutiedoista sekä tilastointitiedoista. Rekisteriin tallennetaan: asiakkaan/perheen henkilö- ja perhetiedot toiminnassa syntyneet asiakastiedot Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys Tiedot ovat salassa pidettäviä. Salassapidon perusteet Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24, Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000), EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 9. artikla 8 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset Rekisteriin tallennettuja tietoja voidaan luovuttaa sivullisille rekisteröidyn /asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella tai laissa ja säädöksissä mainitulla nimenomaisella perusteella. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) 16 20, Laki viranomai-
Kuopion kaupunki Selvitys 3 (6) sen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 26-29. Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin. 9 Tietojen säilytysajat 1.4.2015 jälkeen rekisteriin tallennettujen tietojen säilytysaika on säädetty laissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015). Ennen tätä syntyneisiin asiakirjoihin sovelletaan Valtionarkiston päätöstä kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä, Osa 5: Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat (vuodelta 1920 ja sen jälkeiseltä ajalta olevien asiakirjojen vähimmäissäilytysajat). 10 Henkilötietojen tietolähteet Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan: väestörekisteristä asiakkaalta tai hänen lailliselta edustajaltaan tai muulta läheiseltä asiakkaan tutkimuksia ja hoitoa toteuttavilta henkilöiltä sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset saadaan valtion ja kunnan viranomaisilta, julkisoikeudellisilta yhteisöiltä, kansaneläkelaitokselta, eläketurvakeskukselta, eläkesäätiöltä ja muulta eläkelaitokselta, vakuutuslaitokselta, koulutuksen järjestäjältä, sosiaalipalvelun tuottajalta, terveydenja sairaanhoitotoimintaa harjoittavalta yhteisöltä tai toimintayksiköltä sekä terveydenhuollon ammattihenkilöltä kirjallisen päätöksen perusteella tehdystä pyynnöstä rahalaitokselta perustellusta syystä tapahtuvaa tietojen tarkistamista varten teknisen käyttöyhteyden avulla veroviranomaisilta ja kansaneläkelaitokselta maksujen määräämistä ja tietojen tarkistamista varten asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella ulkopuolisilta sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajilta Tietojen hankkimisesta ulkopuolisilta tehdään asiakirjaan merkintä. 11 Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet A Sähköiset ylläpitojärjestelmät Yksilö- ja perhehuollon Effica asiakastietojärjestelmä Pallas-kysely sisältäen tekstimuodossa olevat tiedostot Leo ja Lep sekä Perhehuolto-ohjelman Effica Fakta raportointijärjestelmä ProConsona (Juankosken vanhat asiakastiedot)
Kuopion kaupunki Selvitys 4 (6) D360 asianhallintajärjestelmä (hallinnollisten asioiden osalta) Pohjois-Savon alueen keskitetty tietovarasto Suojattu verkkolevy B Manuaalinen aineisto Toiminnassa syntyneet paperiasiakirjat, toisilta palveluntuottajilta saadut asiakirjat Tietojen suojauksen periaatteet Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen. A Sähköinen aineisto Tietotekniset palvelut tuottaa Kuopion kaupungille Istekki Oy. Palveluihin liittyvissä sopimuksissa on määritelty tekniseen ympäristöön liittyvät vaatimukset. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. B Manuaalinen aineisto Arkistossa ja yksiköissä on ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. 12 Tietojen tarkastusoikeus (EU:n yleisen tietosuojaasetuksen artikla 15, henkilötietolaki 26 28 ) Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisterinpitäjän on toimitettava pyynnöstä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukau-
Kuopion kaupunki Selvitys 5 (6) den kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Omien tietojen saanti pyynnön perusteella sekä EU:n yleisen tietosuojaasetuksen 13 ja 14 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja kaikki 15 22 ja 34 artiklaan perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus. Tietopyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. 13 Oikeus tiedon oikaisemiseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 16, henkilötietolaki 29 ) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Puutteelliset tiedot rekisteröidyllä on oikeus saada täydennetyiksi, muun muassa toimittamalla lisäselvitystä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus. Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Oikaisupyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
Kuopion kaupunki Selvitys 6 (6) 14 Muut mahdolliset oikeudet (EU:n yleisen tietosuojaasetuksen artikla 77) Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.