Kouvolan kaupunki Hyvinvointipalvelut Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle 07/2018 1 (10) 1. Rekisterin nimi Ikäihmisten asiakastietorekisteri 2. Rekisterinpitäjä Ikäihmisten lautakunta PL 95, 45101 Kouvola 3. Rekisteriasioista vastaava henkilö (rekisterinpitäjän edustaja) Ikääntyneiden palveluiden johtaja Tuula Jaakkola Yhteystiedot Hovioikeudenkatu 6 45100 Kouvola 4. Yhteyshenkilöt / ko. palveluiden rekisteriasioista vastaavat Varhaiset palvelut/ Kirsi Kiiski, puh.02061 57784 Kotihoito/ Tiina Köninki, puh.0206158243 Kotihoitoa tukevat palvelut/ Anu Parikka, puh.0206158053 Hoiva-asuminen/ Tuija Jussila, puh.0206157533 sähköposti: etunimi.sukunimi@kouvola.fi 5. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava Marita Meriluoto, Sote Teppo Saarela, kaupungin tietosuojavastaava Marita: Torikatu 8 45100 Kouvola puh. 020 615 7380 sähköposti: marita.meriluoto@kouvola.fi Teppo: Torikatu 10 45100 Kouvola puh. 020 615 7089 sähköposti: teppo.saarela@kouvola.fi suojattu sähköposti:turvasähköposti tietosuojavastaavalle 6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ikääntyneiden palveluiden asiakkaiden - palveluiden järjestäminen, suunnittelu, toteutus ja seuranta - asiakkaan hoidon sekä hoivan ja palvelun laskutustietojen käyttö toiminnan tilastointi- ja seurantatarkoituksiin - sosiaalihuollon ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvonta ja mahdollisten korvausvaatimusten selvittäminen
2 (10) - tietojen käyttö tieteellisessä tutkimustoiminnassa ja oman toiminnan kehittämisessä Asiakasrekisterin tietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty LAKIPERUSTEET: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ja 9 artiklan 2 h-kohta (terveydenhuollon suorittamiseksi). Keskeinen lainsäädäntö: o EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki o Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) o Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista (980/2012) o Terveydenhuoltolaki (1326/2010) o Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) o Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) o Laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007) o Kansanterveyslaki (66/1972) o Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) o Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) o Arkistolaki (831/1994) Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, ilman asiakkaan erillistä, nimellistä suostumusta. 7. Rekisterin tietosisältö Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot, asiakkaan varhaisten palveluiden, kotihoidon, kotihoitoa tukevien palveluiden sekä hoivaasumisen suunnittelua, toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot, asiakasmaksuja koskevat tiedot. Asiakasrekisterin asiakashallintoon liittyvät asiat kerätään
3 (10) henkilöltä itseltään tai omaisilta sekä tiedot päivittyvät väestörekisteritiedoista viikoittain esim. kotikunta- ja osoitetiedot. Tiedot kuolemasta saadaan myös väestörekisteristä. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kouvolan kaupunki on tehnyt sopimuksen ikäihmisten palvelujen tuottamisesta. Kouvolan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta. Sisältää myös palvelusetelillä tuotetut palvelut. 8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai siihen oikeuttavan lainsäännöksen nojalla. Asetus vaatii suostumuksen todentamisen, joten suositeltavaa on pyytää suostumus kirjallisena. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella edustajan toimivallan mukaisesti. Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää. Säännönmukaisesti tietoja luovutetaan mm. valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. Asiakas/potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus. Siltä osin kuin terveydenhuollon ammattihenkilö toteuttaa terveyden- tai sairaanhoitoon liittyvää tutkimusta tai hoitoa sosiaalihuollon yksikössä, ovat terveydenhuollon ammattihenkilön potilaan tutkimus- ja hoitotarkoituksessa laatimat potilasasiakirjat potilasasiakirjoja. Potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa toiselle suomalaiselle tai ulkomaalaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai ammattihenkilölle, jos potilaalla ei ole mielenterveyshäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa tai jos suostumusta ei voida saada potilaan tajuttomuuden tai siihen rinnastettavan syyn vuoksi (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 ). Tajuttomuuden tai muun siihen rinnastettavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen saadaan antaa tieto potilaan hoidossa olosta ja hänen
4 (10) terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 ). Kuolleen henkilön elinaikana annettua terveyden- ja sairaanhoitoa koskevia tietoja voidaan luovuttaa perustellusta kirjallisesta hakemuksesta sille, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämisessä tai toteuttamista varten siltä osin kun tiedot ovat välttämättömiä etujen tai oikeuksien selvittämiseksi tai toteuttamiseksi (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 ). Lastensuojelulain 25 perusteella sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat velvollisia viipymättä ilmoittamaan salassapitosäännösten estämättä kunnan sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle, jos he tehtävässään ovat saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantava olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää lastensuojelutarpeen selvittämistä. Sosiaalihuollon viranomaisilla on oikeus saada sosiaalihuollon asiakaslain 20 :n mukaan pyynnöstä ja maksutta terveyden- ja sairaanhoitotoimintaa harjoittavalta yhteisöltä tai toimintayksiköltä sekä terveydenhuollon ammattihenkilöltä niiden hallussa olevat, sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset, jotka kyseiselle viranomaiselle laissa säädetyn tehtävän vuoksi ovat välttämättömiä asiakkaan sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi, sosiaalihuollon järjestämiseksi ja sosiaalihuoltoon liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi, sekä sosiaaliviranomaiselle annettujen tietojen tarkistamista varten. Alaikäinen voi painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen ottaen huomioon hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu, jollei se ole selvästi alaikäisen edun vastaista (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 9, sosiaalihuollon asiakaslaki 11 ). Jos alaikäinen tai hänen laillinen edustajansa ovat asianosaisena sosiaalihuoltoa koskevassa asiassa, laillisella edustajalla on kuitenkin oikeus tiedonsaantiin siten kuin viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 :ssä säädetään (sosiaalihuollon asiakaslaki 11 ). Rekisterinpitäjänä toimiva viranomainen tai sosiaali- ja terveysministeriö voi myöntää luvan asiakastietojen saamiseen tieteellistä tutkimusta varten. Tarvittavia asiakas/potilastietoja voidaan luovuttaa myös muun erityislainsäännöksen nojalla. Tietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan
5 (10) asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään. 9. Tietojen säilytysajat Tietojen säilytysajat määräytyvät Kouvolan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman sekä asiakirjahallinnon tiedonohjaussuunnitelman mukaan. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015 liitteen mukaisesti. Sosiaali- ja terveysministeriön Asetus sosiaali-ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 298/2009 liitteen ohjeen mukaisesti. 10. Henkilötietojen tietolähteet o o o o Asiakkaan hoidossa ja palvelussa syntyvät tiedot Asiakas itse ja asiakkaan omaiset Väestörekisteri Asiakkaan suostumuksella tai erityisellä lainsäännöksellä tietoja toimittavat muut sosiaali- ja terveydenhuollon rekisterinpitäjät, virastot ja vakuutusyhtiöt 11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Asiakas/potilastietoja käsitellään o TerveysEffica sekä YPH Effica järjestelmissä. o Sisäverkon suojattu/käyttöoikeuksien rajoitettu verkkolevy o RAI-toimintakyvyn seurantajärjestelmä o FastROIHilkka (toimisto- ja mobiilisovellukset) o Toiminnassa syntyy myös manuaalista aineistoa. o PSOP/Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmä Asiakastietoja voivat käyttää ainoastaan hoidon, tutkimuksen, hoivan ja palvelun toteutukseen osallistuvat. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista. Käyttöoikeudet pyritään antamaan viranhaltijoille ja työntekijöille asiakas/potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät (säännöt ja ohjeet koskevat myös kohdassa 5 mainittuja aiemmin käytössä olleita potilastietojärjestelmiä). Tietojen suojaaminen ja säilyttämistapa
6 (10) a) Automaattisen tietojenkäsittelyn avulla käsiteltävät asiakas/potilastiedot, Tietokoneella olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Asiakas/potilastietojen käyttöä valvotaan. Seuraamukset väärinkäytöksistä on määritelty. Asiakas/potilasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. b) Muut kuin tietojärjestelmillä (manuaalisesti) käsiteltävät asiakastiedot säilytetään valvonnan alaisena asiakas/potilaskansiossa Asiakirjat säilytetään niille varatuissa tiloissa arkistolainsäädännön ja viranomaismääräysten mukaisesti. Sähköinen Potilastiedon arkisto otettiin käyttöön Kouvolassa syksyllä 2014. Sosiaalipuolella Kanta- arkistoon siirtyy tällä hetkellä kotihoidon kirjauksista väli- ja loppuarviot, mitkä kirjataan julkisen rekisterin Kanta- arkistoon nousevalle lomakkeelle. Muutoin eivät sosiaalipuolen kirjaukset eivätkä lomakkeet nouse Kanta- arkistoon. Potilasasiakirjojen laatimisessa sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisessä noudatetaan STM:n antamaa asetusta (298/2009). 12. Vaikutus- ja riskiarviointi (EU:n yleisen tietosuojaasetuksen artikla 35) Vaikutus- ja riskiarviointi on tekeillä ikääntyneiden palveluiden henkilötietojen käsittelyn suhteen. 13. Tietojen tarkastusoikeus (EU:n yleisen tietosuojaasetuksen artikla 15) Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä kyseisessä rekisterissä. Rekisterinpitäjän on toimitettava pyynnöstä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta
7 (10) mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Epäämisen voi saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi PL 315, 00181 HELSINKI Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Ohjeet löytyvät Tietosuojavaltuutetun sivuilta https://tietosuoja.fi/voiko-tietosuojavaltuutettu-auttaa-oikeudet Omien tietojen saanti pyynnön perusteella sekä EUn yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja kaikki 15 22 ja 34 artiklaan perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus. Tietopyyntö osoitetaan potilasasiamiehelle, Marjoniementie 10 45100 Kouvola. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Käsittelyprosessin jälkeen tiedot postitetaan asiakkaalle tai hän voi noutaa ne itse. 14. Oikeus tiedon oikaisemiseen (EU:n yleisen tietosuojaasetuksen artikla 16) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Puutteelliset tiedot rekisteröidyllä on oikeus saada täydennetyiksi, muun muassa toimittamalla lisäselvitystä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.
8 (10) Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemista, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Rekisterin tietoihin kohdistettu oikaisupyyntö tehdään kaupungin verkkosivuilla julkaistulla Rekisteritiedon oikaisu -lomakkeella. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Toteuttaminen ja organisointi - Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Asiakkaan/potilaan henkilöllisyys tarkistetaan. Pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. - Jos asiakkaan/potilaan vaatima korjaus päätetään tehdä, korjauksen tekee ensisijaisesti merkinnän tehnyt henkilö. Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. - Vastaavasti tehdään poistettaessa tarpeeton tieto. Asiakastietoja voidaan myös korjata täydentämällä niitä asiakkaan/potilaan näkemyksellä asiasta. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste merkitään asiakirjoihin.
9 (10) 15. Muut mahdolliset oikeudet Vainajan tiedot Potilaslain 13 3 momentin 5 kohdan mukaan kuolleen henkilön elinaikana annettua terveyden- tai sairaanhoitoa koskevia tietoja voidaan luovuttaa sille, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa ja oikeuksiensa selvittämistä varten siltä osin kuin tiedot ovat välttämättömiä etujen ja oikeuksien selvittämiseksi tai toteuttamiseksi. Luovutuksen saaja ei saa käyttää tai luovuttaa tietoja edelleen muuhun tarkoitukseen Lokitietojen tarkastuspyyntö Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18 :n mukaan asiakkaalla on oikeus saada tietää, kuka on käyttänyt häntä koskevia rekisteritietoja ja mikä on ollut käytön peruste. Asiakas ei saa käyttää tai luovuttaa saamiaan lokitietoja edelleen muuhun tarkoitukseen. Lokitiedot ajetaan pääsääntöisesti enintään 2 vuoden ajalta, ellei erityistä syytä muuhun. Asianosaisen oikeus tiedonsaantiin Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 11 : Hakijalla, valittajalla tai muulla jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Jos pyyntö evätään erittäin tärkeän yleisen tai yksityisen edun vuoksi tai lapsen edun vuoksi, voi toimivaltaisen viranomaisen päätöksestä hakea muutosta hallintolainkäyttölain mukaisesti valittamalla toimivaltaiseen hallinto-oikeuteen 30 päivän kuluessa päätöksen tiedonsaannista lukuun ottamatta tiedoksisaantipäivää. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja (EU-asetus art. 77) Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista (EU:n yleisen tietosuojaasetuksen artikla 18) Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Käsittelyä on mahdollista vaatia rajoitettavaksi, jos tiedot ovat rekisteröidyn mielestä virheellisiä, tietoja käsitellään lainvastaisesti, mutta rekisteröity ei halua, että ne poistetaan kokonaan, rekisterinpitäjä ei enää tarvitse tietoja
10 (10) alkuperäiseen tarkoitukseen, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeusvaateen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen tai rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä (pyytänyt, että niitä ei käsiteltäisi lainkaan), mutta lopullista päätöstä harkitaan vielä. Rajoittamisesta huolimatta rekisterinpitäjä saa säilyttää tiedot ja käsitellä niitä mm. toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevasta syystä.