1 Suomalainen Kirjakauppa Oy TIETOSUOJASELOSTE Asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja sidosryhmien edustajien henkilötietojen käsittelystä Voimassa 25.5.2018 alkaen 1. Rekisterinpitäjä Suomalainen Kirjakauppa Oy (y-tunnus 0205361-6) ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvat yhtiöt [myöhemmin yhdessä Suomalainen ]. Osoite: Maistraatinportti 1, 00240 Helsinki Puhelin: (09) 15 661 Sähköposti: tietosuoja@suomalainen.com Yhteystiedot tietosuoja-asioissa Sähköposti: tietosuoja@suomalainen.com Puhelin: (09) 1566 306 (ark. 8-17) 2. Määritelmät Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä ihmistä, kenen henkilötietoja Suomalainen henkilörekistereissään käsittelee tässä tietosuojaselosteessa kuvatussa roolissa. Henkilötiedoilla tarkoitetaan rekisteröityyn liittyviä tietoja, kuten nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero ja asioimishistoria. Asiakkaalla tarkoitetaan tässä yhteydessä niitä kuluttajia ja niiden yritysten ja muiden yhteisöjen (jäljempänä yhdessä yritys ) edustajia, joiden kanssa Suomalaisella on asiakassuhde. Potentiaalisilla asiakkailla tarkoitetaan sellaisia kuluttajia ja yritysten edustajia, joiden kanssa Suomalainen pyrkii luomaan asiakassuhteen.
2 Sidosryhmillä tarkoitetaan sellaisia yritysten ja muiden yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joiden kanssa Suomalaisella on yhteistyösuhde (esimerkiksi palveluja Suomalaiselle tuottavien yritysten ja muiden yhteisöjen edustajat) taikka muu yhteys (esimerkiksi median edustajat tiedottamistoiminnan osapuolina sekä yhteiskunnalliset päättäjät yhteiskuntasuhdetoimintaan liittyen). 3. Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi ja millä perusteilla? Suomalainen käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin (yhteen tai useampaan samanaikaisesti): Asiakas- ja sidosryhmäsuhteen hoito ja analysointi Suomalainen voi käyttää henkilötietojasi suoraan kanssasi tai edustamasi yrityksen tai muun yhteisön kanssa muodostetun asiakas- tai sidos-ryhmäsuhteen hoitoon, analysointiin ja parantamiseen. Tuotteiden ja palveluiden toimittaminen Suomalainen voi käyttää henkilötietojasi tuotteiden ja palvelujen tarjoamiseksi, mikäli sinä itse tai edustamasi yritys tai muu yhteisö on esimerkiksi ostanut tuotteen meiltä, käyttänyt digitaalisia palvelujamme, tilannut uutiskirjeemme tai osallistunut koulutuksiimme tai muihin tapahtumiin. Henkilötietoja käytetään Suomalaisen ja asiakkaan väliseen sopimukseen tai muuhun sitoumukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen. Asiakasviestintä Suomalainen voi käyttää henkilötietojasi asiakasviestinnässään, esimerkiksi lähettääkseen sinulle tuotteisiin ja palveluihin liittyviä ilmoituksia, tiedottaakseen palveluihin tehdyistä muutoksista ja pyytääkseen palautetta tuotteista ja palveluista. Markkinointi Suomalainen voi ottaa sinuun yhteyttä kertoakseen uusista tuotteista, palveluista tai eduista. Suomalainen voi käyttää henkilötietoja tarjontansa räätälöimiseen ja relevantin sisällön tarjoamiseen. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että annamme suosituksia tai näytämme räätälöi-tyä sisältöä ja räätälöityjä mainoksia omissa ja kolmansien osapuolten palveluissa, kuten lehtien sivuilla ja verkkosivuilla. Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen Suomalainen voi käyttää henkilötietojasi tuotteiden ja palveluidensa kehittämiseen, kuten esimerkiksi tuotteiden ja palveluiden sisällön sekä valikoiman kehittämiseen siltä pohjalta, minkä ikäisiä asiakkaat ovat ja mistä he ovat kiinnostuneita.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan seuraavat alakohdat: 3 a) olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten; b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa olet osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi; c) käsittely on tarpeen Suomalaisen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; ja f) käsittely on tarpeen Suomalaisen tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi syrjäyttävät tällaiset edut. Suomalainen käsittelee tietojasi pannakseen täytäntöön sopimuksen kanssasi tai edustamasi yrityksen kanssa (esim. kanta-asiakassopimuksen tai verkkokauppaostoksen toteuttaminen taikka digitaalisen palvelun toteuttaminen). Kun sopimussuhde on päättynyt, tietojesi käsittelyä voidaan jatkaa lakisääteisen velvoitteen ja Suomalaisen harjoittamaan kaupalliseen toimintaan liittyvän oikeutetun edun perusteella. Suomalaisella on liiketoiminnan harjoittamiseen liittyviä oikeutettuja etuja, kuten oikeus edistää tuotteidensa ja palveluidensa myyntiä markkinoinnin ja myynnin keinoin, ja Suomalainen voi oikeutetun edun perusteella harjoittaa suoramarkkinointia ja myyntiä antamiasi yhteystietoja hyödyntäen, mukaan lukien henkilötietojen käsittely profilointiin. Muita Suomalaisen oikeutettuja etuja, joiden perusteella henkilötietojasi voidaan käsitellä, ovat mm. neuvonta ja muu asiakaspalvelu ei-asiakkaille, liiketoiminnan edelleen kehittäminen sekä mahdollisten väärinkäytösten selvittäminen. Mikäli tietojen käsittely ei perustu sopimustarpeeseen tai oikeutettuun etuun, voi Suomalainen pyytää suostumustasi muunlaiseen henkilötietojen käsittelyyn. Suomalainen voi käsitellä henkilötietojasi lisäksi lainsäädännön niin velvoittaessa, kuten esimerkiksi kirjanpitolain säilytysvelvollisuuden perusteella. 4. Mitä tietotyyppejä voimme käsitellä? Suomalaisen keräämät henkilötiedot voivat sisältää muun muassa seuraavan tyyppisiä tietoja ja niihin tehtyjä muutoksia (kaikkia tietotyyppejä ei kerätä kaikista rekisteröidyistä, eli tietomäärä riippuu kunkin kohdalla tarvituista tiedoista):
4 4.1 Perustiedot kaikista rekisteröidyistä, esimerkiksi etu- ja sukunimi yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot) sukupuoli syntymäaika palvelukieli titteli ja/tai työnkuvaus nykyisessä ja aikaisemmissa Suomalaisen toimintaan liittyvissä työtehtävissä suoramarkkinointivalinnat Suomalaisen digitaalisten palvelujen sekä käyttäjälle luodun digitaalisen sisällön käyttöä koskevat tiedot Suomalaisen käyttäjän digitaalisiin laitteisiin (kuten tietokoneisiin ja mobiililaitteisiin) lähettämät evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita koskevat tiedot rekisteröidylle kohdistettu viestintä sekä niihin liittyvä toiminta asiakaspalvelupuhelujen taltioinnit sekä sähköpostit ja verkkokeskustelut rekisteröidyn ilmoittamat kiinnostusalueet 4.2 Suomalaisen tuotteita tai palveluja ostaneiden tai käyttöönottaneiden, niistä palautetta antaneiden ja/tai niistä reklamaation tehneiden rekisteröityjen tiedot Suomalaisen yritysasiakkaan nimi eli sen Suomalaisen asiakassuhteeseen liittyvän yrityksen tai muun yhteisön nimi, jossa rekisteröity työskentelee tällä hetkellä tai on työskennellyt aikaisemmin asiakassuhteen tai vastaavan suhteen alkamis- ja päättymisaika ja -tapa asiakkaalle kohdistetut kampanjat ja tarjoukset sekä niiden käyttö asiakkaan ilmoittamat mielenkiinnonkohteet ja muut tiedot palautteen ja reklamaatioiden sisältö, niihin liittyvä kirjeenvaihto ja jatkotoimenpiteet 4.3 Suomalaisen tapahtumiin osallistuneiden rekisteröityjen tiedot ruokavaliota koskevat tiedot (erityisiä tietoja, jotka käyttäjä on antanut vapaaehtoisesti) syntymäaika niihin tapahtumiin liittyen, joiden osalta esim. laivayhtiö sitä edellyttää olennaiset tiedot organisaatiosta ja tapahtumaan osallistumisesta matkaseuralaisen nimet ja syntymäaika silloin, kun esim. laivayhtiö sitä edellyttää
5 4.4 Suomalaisen verkkopalveluiden asiakkaiden tunnistautumistiedot rekisteröidyn kirjautumistunnukset toiminta ja asiointi verkkopalvelussa sisäänkirjautumisen jälkeen 4.5 Suomalaisen sidosryhmiin kuuluvien rekisteröityjen tiedot tiedot palkoista, palkkioista, kulukorvauksista ja muista mahdollisista rahallisista suorituksista 5. Mistä lähteistä keräämme henkilötietojasi Keräämme henkilötietojasi vain, kun se on tarpeellista ja lähtökohtaisesti sinulta itseltäsi. Suurin osa tiedoista saadaan sinulta asiakas- ja sidosryhmäsuhteen alussa ja sen aikana sekä niistä ohjelmista, joiden avulla ostat tai käytät tuotteitamme ja palvelujamme. Suomalainen saa henkilötietoja ja niiden päivityksiä myös viranomaisilta, organisaatioilta ja yrityksiltä, jotka tarjoavat luotto- ja henkilötietojen hankinta- ja päivityspalveluja, sekä julkisista hakemistoista ja muista julkisista tietolähteistä, kuten yhteisöjen www-sivuilta ja sosiaalisen median kanavista. Suomalainen saa henkilötietoja yritysten ja muiden yhteisöjen edustajista myös näiden kollegoilta eli yrityksen tai muun yhteisön pääyhteyshenkilö voi kertoa Suomalaiselle henkilötietoja myös muista Suomalaisen tuotteiden ja palveluiden käyttöön liittyvistä henkilöistä. 6. Teemmekö henkilötiedoillasi profilointia? Saatamme hyödyntää henkilötietojasi profilointiin eli käsitellä henkilötietojasi automaattisesti ja arvioida tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksiasi, erityisesti analysoimalla tai ennakoimalla piirteitä, jotka liittyvät henkilökohtaisiin mieltymyksiisi, kiinnostuksen kohteisiisi ja käyt-täytymiseesi. Näin toimimalla pystymme kehittämään tuotteitamme ja palveluitamme entistä enemmän asiakkaidemme toiveita vastaaviksi sekä kohdentamaan markkinointia mahdollisimman kiinnostavalla tavalla. Suomalainen ei tee automatisoituja yksittäispäätöksiä, joilla olisi oikeudellisia tai vakavuudeltaan vastaavia seurauksia, vaan profiloinnin seuraukset ilmenevät pääsääntöisesti sisältöjen personointina ja mainonnan kohdentamisena valitulle kohderyhmälle.
6 7. Kenelle voimme jakaa henkilötietojasi? Henkilötietojesi suojaaminen ja käsittelyn rajoittaminen tarpeelliseen on Suomalaiselle tärkeää. Suomalainen ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvat yhtiöt (kaikki suomalaisia yrityksiä) ovat yhteisrekisterinpitäjiä ja henkilötietoja voidaan käsitellä konsernin sisällä yhtiörajojen yli. Suomalainen ei anna, myy tai muuten paljasta henkilötietojasi Otava-konsernin ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei seuraavassa toisin mainita. Suomalainen jakaa henkilötietojasi Suomalaisen puolesta ja lukuun palveluja suorittaville kolmansille osapuolille. Näitä palveluja voivat olla esimerkiksi asiakaspalvelu, ohjelmistopalvelut, henkilötietojen tekninen hallinta ja analysointi, tutkimustoiminta, markkinointi ja erilaiset kampanjat. Suomalainen saattaa jakaa henkilötietojasi maksujen perimiseksi tuotteista ja palveluista, ja se voi esimerkiksi siirtää tai myydä maksamattomat laskut perintäpalveluja tarjoaville kolmansille osapuolille. Henkilötietojesi suojaaminen on Suomalaiselle tärkeää, minkä vuoksi se ei salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen, ja se edellyttää osapuolilta käyttäjän henkilötietojen suojaamista tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Suomalainen jakaa yhteystietojasi yhteistyökumppaneille, joiden kanssa Suomalainen yhdessä hallinnoi ja toteuttaa projekteja. Suomalainen jakaa henkilötietojasi tarkkaan harkittujen kolmansien osapuolten kanssa yhteisiin tai itsenäisiin suoramarkkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan jakaa kyseisiin tarkoituksiin vain silloin, kun kolmannen osapuolen suunniteltu käyttötarkoitus ei ole ristiriidassa tässä Suoma-laisen tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kanssa. Suomalainen voi jakaa Suomalaisen tapahtumiin osallistuvien henkilötietoja muille kyseisen tapahtuman osallistujille. Suomalainen saattaa jakaa henkilötietojasi yrityskaupan tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä tai palvelun siirtyessä toiselle palveluntarjoajalle. Suomalainen saattaa jakaa henkilötietojasi tuomioistuimen tai vastaavan määräyksestä.
7 8. Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n ulkopuolelle? Lähtökohtaisesti käsittelemme henkilötietoja EU-alueen sisällä. Mikäli siirrämme henkilötietoja alla kuvatun mukaisesti EU:n ulkopuolelle, velvoittaa lainsäädäntö Suomalaista suunnittelemaan ja toteuttamaan siirron sekä yhteistyökumppanin ja teknisen ohjelmiston valinnan huolellisesti ja henkilötietoja suojaten. Suomalainen saattaa palveluja tarjotessaan käyttää eri puolilla maailmaa sijaitsevia resursseja ja palvelimia. Suomalainen saattaa siten siirtää henkilötietojasi palvelujen käyttömaan ulkopuolelle ja mahdollisesti myös EUalueen ulkopuolisiin maihin, joiden tietosuojalainsäädäntö on erilainen. Näissä tapauksissa Suomalainen varmistaa, että tietojen siirrolle on olemassa oikeusperusta ja että käyttäjän henkilötiedot suojataan esimerkiksi käyttämällä (tarvittaessa) asianmukaisten viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja edellyttämällä asianmukaisten teknisten ja muiden tietosuojatoimien noudattamista. 9. Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi? Suomalainen käsittelee henkilötietojasi tässä rekisterissä niin kauan, kun Suomalaisella on jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 kuvattu peruste tietojen käsittelyyn voimassa, sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen. Suomalaisen kanta-asiakasohjelmaan kuuluvien rekisteröityjen tietoja säilytetään kaksi vuotta viimeisen ostoksen jälkeen, jolloin kanta-asiakkuus päättyy ja henkilötiedot anonymisoidaan siten, että henkilö ei ole enää tunnistettavissa. 10. Miten voit käyttää henkilötietoihisi liittyviä oikeuksiasi? Rekisteröitynä sinulla on erityyppisiä mahdollisuuksia vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Pääsääntöisesti toteutamme pyyntösi kuukauden sisällä. Pyydämme ottamaan yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 annettuihin yhteystietoihin oikeuksiesi käyttämiseen liittyen. Sinulle kuuluvia oikeuksia ovat: a) Oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita sinusta on kerätty. Käytännössä tämä toteutuu niin, että asianmukaisen ja tunnistetun pyyntösi perusteella toimitamme sinulle raportin henkilötiedoista, joita sinusta on henkilörekisteriin kerätty. b) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen oikaisemista. Mikäli huomaat tiedoissasi virheitä tai puutteita, voit tehdä meille oikaisupyynnön. c) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen poistamista. Meillä on velvollisuus poistaa pyytämäsi henkilötiedot henkilörekisteristämme, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy, eikä muusta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä aiheudu tietojen säilyttämisvelvollisuutta:
8 1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin; 2. peruutat antamasi suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; 3. vastustat käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyen eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin; 4. henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti; 5. henkilötietosi on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai Suomen lainsäädäntöön perustuvan Suomalaiseen sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai 6. henkilötietosi on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä, kuten Suomalaisen digitaalisten tietopalveluiden tilauksen yhteydessä. d) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Voit pyytää Suomalaista rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, mikäli: 1. kiistät Suomalaisella olevien henkilötietojesi paikkansapitävyyden; 2. käsittely on lainvastaista ja vaadit poistamisen sijaan käytön rajoittamista; 3. Suomalainen ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; 4. olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö Suomalaisen oikeutetut perusteet sinun perusteesi. e) Oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Mikäli Suomalainen käsittelee tietojasi oikeutetun edun perusteella, on sinulla oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Kaikilla tämän tietosuojaselosteen kattamissa rekistereissä olevilla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.
9 f) Oikeus siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen. Jos henkilötietojesi automaattinen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, on sinulla oikeus saada Suomalaiselle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. g) Oikeus peruuttaa suostumus. Mikäli kaikkia tai osaa henkilötiedoistasi käsitellään tässä rekisterissä antamaasi suostumukseen perustu-en, on sinulla oikeus peruuttaa antamasi suostumus. h) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Mikäli mahdollista erimielisyyttä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen ei saada sovinnollisesti ratkaistua sinun ja Suomalaisen välillä, on sinulla oikeus viedä asia tietosuojaviranomaisen ratkaistavaksi. 11. Onko sinun välttämätöntä antaa henkilötietojasi meille? Jotta Suomalainen voi täyttää ostamaasi tai tilaamaasi tuotteeseen tai palveluun ja kanta-asiakkuussuhteeseesi liittyvät sopimusvelvoitteensa, on Suomalaisen saatava ja käsiteltävä sinua koskevia henkilötietoja. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi tarjota sinulle niitä tuotteitamme ja palveluitamme, joiden yhteydessä on tarpeen käsitellä henkilötietoja. 12. Minkä maan lainsäädäntöä henkilötietojesi käsittelyyn sovelletaan? Me olemme suomalainen ja Suomessa operoiva konserni. Tähän henkilörekisteriin ja siihen sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta. 13. Miten teemme päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen? Kehitämme liiketoimintaamme jatkuvasti ja se saattaa tarkoittaa myös henkilötietojen käsittelyyn liittyviä muutoksia. Päivitämme tarvittaessa tietosuojaselosteen vastaamaan muuttuneita toimintatapoja. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.