Tietosuojakäytäntö (astuu voimaan 25.5.2018) Asiakkaidemme yksityisyyden turvaaminen on meille ensisijaisen tärkeää. Haluamme, että asiakkaamme voivat luovuttaa henkilötietonsa luottavaisin mielin. Tässä tietosuojakäytännössä kerrotaan, miten Arvato käsittelee henkilötietoja perintätoiminnassaan. Siinä kerrotaan myös henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet sekä oikeuksien toteuttamistavat. Sen vuoksi on tärkeää, että tutustut tietosuojakäytäntöön. Jos sinulla on kysymyksiä, ota meihin yhteyttä. Sisältö Rekisterinpitäjä... 1 Mitä henkilötietoja me käsittelemme?... 2 Mitä kautta me keräämme henkilötietoja?... 2 Miksi ja miten me käsittelemme henkilötietoja?... 3 Kenen kanssa me jaamme henkilötietoja?... 6 Henkilötietojen käsittelijät.... 6 Rekisterinpitäjät.... 6 Missä henkilötietoja käsitellään?... 6 Miten me varmistamme tietojen turvallisuuden?... 6 Asiakkaan oikeudet?... 7 Evästeet ja muut seurantatekniikat... 8 Muutokset tietosuojakäytäntöön... 8 Kysymykset/yhteydenotto... 8 Gothian yhteystiedot:... 9 Valvontaviranomaisen yhteystiedot... 9 Rekisterinpitäjä Henkilötietojen rekisterinpitäjä on Gothia Oy (Arvato Finance), 1730113-3.
Mitä henkilötietoja me käsittelemme? Käsittelemme seuraavan tyyppisiä henkilötietoja voidaksemme täyttää henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset: Nimi Osoitetiedot Henkilötunnus Yhteystiedot - esimerkiksi osoite, sähköposti ja puhelinnumero Ostotiedot esimerkiksi tilatut tuotteet ja toimitusosoite Laskutustiedot Puhelutallenteet IP-osoite Pankkitili Rikostuomiot ja rikkomukset Mahdollinen edustaja Mitä kautta me keräämme henkilötietoja? Asiakkaan meille itse antamien tietojen sekä ostojen ja palveluidemme käyttämisen yhteydessä keräämiemme tietojen lisäksi voimme kerätä henkilötietoja myös toimeksiantajiltamme (ns. kolmannelta osapuolelta). Keräämme kolmansilta osapuolilta seuraavia tietoja: 1) Nimi, osoitetiedot, henkilötunnus, yhteystiedot, laskutustiedot sekä maksutiedot toimeksiantajilta. 2) Julkisista rekistereistä peräisin olevat osoite- ja yhteystiedot, jotta me voimme varmista, että hallussamme olevat osoitetiedot ovat ajan tasalla. 3) Luottolaitoksilta ja viranomaisilta peräisin olevat taloudelliset tiedot, esimerkiksi tiedot tuloista, menoista, luottovelvoitteista, maksumerkinnöistä ja veloista 4) Julkisista rekistereistä peräisin olevat henkilötunnukset. Käsittelemme henkilötunnuksia niin rajoitetusti kuin mahdollista ja ainoastaan, kun se on selkeästi tarpeen käsittelyn tarkoituksen kannalta, esimerkiksi silloin, kun meidän on tunnistettava asiakas varmalla tavalla. 5) Henkilökohtaiset tiedot. Voimme saada asiakasta koskevia henkilökohtaisia tietoja viranomaisilta, kun viranomaiset käsittelevät esimerkiksi velkajärjestelymenettelyitä.
Miksi ja miten me käsittelemme henkilötietoja? Tarkoitus Käsittely Ryhmät Maksun tai muun suorituksen tai täytäntöön panemisen mahdollistamiseksi. Kerääminen Tunnistaminen ja iän vahvistaminen Tapauksen tehokkaimman käsittelytavan analysointi, mikä voi sisältää maksuhistorian tarkastuksen ja taloudellisten tietojen keräämisen Maksusuoritusmääräys, täytäntöönpano, konkurssi tai muu juridinen toimenpide. Velkasaneeraus Maksun käsittely Osoitteen tarkastus Perintävaatimuksen ja muun asiaan liittyvän viestin lähetys Yhteydenotto puhelimitse Säilytys Yhteystietojen tarkistus Nimi Henkilötunnus Ostotiedot (esim. mikä tuote on tilattu tai toimitetaanko tuote toiseen osoitteeseen). Laskutustiedot Yhteydenottojen yhteydessä annetut tiedot Kirjautumis-/käyttäjätiedot Rikostuomiot ja rikkomukset Mahdollinen edustaja Henkilökohtaiset tiedot. Tietosuoja-asetuksen Art 6.1 f. mukainen oikeutettu intressi. Henkilötietojen käsittely on tarpeen Gothian oikeutettujen etujen, tehokkaiden ja tarkoituksenmukaisten palveluiden tarjoamisen toteuttamiseksi. Suostumus. Tietyissä tapauksissa henkilötietojen erityisryhmiä voidaan käsitellä. Tällaisia tietoja voidaan käsitellä ainoastaan, jos asiakas on antanut suostumuksensa käsittelyyn. Oikeusvaateen laatiminen Tiedot poistetaan 60 kuukauden sisällä suoritetusta perintätoimeksiannosta. Ei
Tarkoitus Käsittely Ryhmät Rutiiniemme ja järjestelmiemme arvioiminen ja kehittäminen sen varmistamiseksi, että ne ovat tehokkaita ja tarkoituksenmukaisia, sekä tilastointi. Tätä tarkoitusta varten käytettävien tietojen analysointi Tietojen anonymisointi tai pseudonymisointi, niin että niitä ei enää voi johtaa yksittäiseen henkilöön Ikä Sukupuoli Tietosuoja-asetuksen Art 6.1 f. mukainen oikeutettu intressi. Henkilötietojen käsittely on tarpeen Gothian oikeutettujen etujen, tehokkaiden ja tarkoituksenmukaisten palveluiden tarjoamisen toteuttamiseksi. Tiedot poistetaan 60 kuukauden sisällä suoritetusta perintätoimeksiannosta. Ei Tarkoitus Käsittely Ryhmät Analyysit ja laskelmat mahdollisten saamisten yhteydessä Henkilötiedot, jotka ovat peräisin Gothian hallussa olevista saamisista, täsmäytetään henkilötietoihin, jotka koskevat henkilöitä, joita koskevia saamisia Gothia mahdollisesti ostaa. Henkilötunnus Tietosuoja-asetuksen Art 6.1 f. mukainen oikeutettu intressi. Henkilötietojen käsittely on tarpeen Arvaton oikeutettujen etujen, tehokkaiden ja tarkoituksenmukaisten palveluiden tarjoamisen toteuttamiseksi. Tiedot poistetaan 60 kuukauden sisällä suoritetusta perintätoimeksiannosta. Ei
Tarkoitus Käsittely Ryhmät Kirjanpitolaista johtuvien velvoitteiden täyttäminen. Kirjanpitolain velvoitteiden täyttämiseen tarvittavien tietojen säilytys ja pyydettäessä luovutus. Ostotiedot (esim. mikä tuote on tilattu tai toimitetaanko tuote toiseen osoitteeseen). Laskutustiedot Oikeudellinen velvoite. Käsittely on tarpeen oikeudellisen velvoitteen täyttämiseksi Tiedot säilytetään 7 vuotta maksun suorittamisesta. Tarkoitus Käsittely Ryhmät Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen Sovellettavan lainsäädännön mukaisten velvoitteiden täyttämiseen tarvittavien tietojen säilytys ja pyydettäessä luovutus Nimi Henkilötunnus Ostotiedot (esim. mikä tuote on tilattu tai toimitetaanko tuote toiseen osoitteeseen). Laskutustiedot Oikeudellinen velvoite. Käsittely on tarpeen oikeudellisen velvoitteen täyttämiseksi. Tiedot säilytetään 5 vuotta maksun suorittamisesta. Ei
Kenen kanssa me jaamme henkilötietoja? Tietyissä tapauksissa me jaamme henkilötietoja Gothian yhteystyöyritysten kanssa yllä mainittujen tarkoitusten täyttämiseksi. Tämä koskee sekä Arvato Bertelsmann -konserniin sisältyviä yrityksiä, että sen ulkopuolisia yrityksiä. Tahot, joille me luovutamme tietoja, vodaan jakaa kahteen luokkaan seuraavasti: Henkilötietojen käsittelijät. Tietyissä tapauksissa meidän on palveluidemme tarjoamiseksi jaettava henkilötietoja sellaisille yrityksille, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä puolestamme. Yritykset, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä, saavat käsitellä tiedostoja ainoastaan meidän puolestamme ja antamiemme ohjeiden mukaisesti. Kaikki käsittely tapahtuu ilmoittamiemme käsittelytarkoitusten mukaisesti. Kaikki käyttämämme henkilötietojen käsittelijät tarkastetaan, jotta me voimme varmistaa, että he täyttävät henkilötietojen käsittelyä koskevat turvallisuusvaatimukset. Lisäksi me solmimme henkilötietojen käsittelysopimuksen kaikkien käsittelijöiden kanssa, niin että me voimme vieläkin paremmin varmistaa, että tietoja käsitellään turvallisesti. Rekisterinpitäjät. Luovutamme henkilötietoja myös yrityksille (kuten yritykselle, jolta asiakas on ostanut tuotteen, joka tulee maksaa meille) ja viranomaisille (kuten verottajalle), jotka toimivat itse rekisterinpitäjinä. Se, että ne ovat rekisterinpitäjiä, tarkoittaa sitä, että ne itse päättävät, miten tietoja käsitellään. Tietyissä tapauksissa voimme olla lain mukaan velvoitettuja luovuttamaan henkilötietoja. Kun henkilötietoja luovutetaan rekisterinpitäjänä toimiville yrityksille tai viranomaisille, kyseisten yritysten tai viranomaisten tietosuojakäytäntöä sovelletaan. Emme luovuta tietoja yrityksille, jotka eivät noudata voimassa olevia henkilötietojen suojausta koskevia lakeja. Emme myy henkilötietoja kolmansille osapuolille. Emme myöskään luovuta tietoja kolmansille osapuolille suoramainontaan, etämyyntiin tai muunlaiseen suoramarkkinointiin, mielipidemittauksiin tai markkinatutkimuksiin. Missä henkilötietoja käsitellään? Pyrimme aina siihen, että henkilötietoja käsitellään EU:n/ETA:n alueella. Jos henkilötietoja siirretään EUtai ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että tiedot suojataan parhaalla mahdollisella tavalla. Tietoja siirretään ainoastaan, jos niitä suojataan riittävän vahvasti, kuten Privacy Shield -sopimuksen mukaisesti, tai jos käytössä on soveltuvia suojaustoimenpiteitä, kuten yritystä koskevia sitovia sääntöjä, standardisoituja tietosuojamääräyksiä, hyväksytty toimintaohje tai yrityksen sisäisiä sääntöjä. Miten me varmistamme tietojen turvallisuuden? Hyödynnämme viimeisintä tekniikkaa henkilötietojen pitämiseksi turvassa. Tämä tarkoittaa sitä, että me käytämme kaikkia tarpeellisia teknisiä ja hallinnollisia suojausmenetelmiä henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, siirrolta, tuhoamiselta tai muulta sopimattomalta käsittelyltä. Näitä suojausmenetelmiä ovat muun muassa palomuurit, salaus, turvallisten IT-alueiden käyttö, kunnollinen kulunvalvonta henkilötietoja käsittelevän henkilöstön koulutukset sekä alihankkijoiden huolellinen valinta. Lisäksi henkilötietojen käyttöoikeus annetaan ainoastaan Gothian työntekijöille, jotka käsittelevät henkilötietoja osana työtehtäviään.
Asiakkaan oikeudet? Asiakkaalla on oikeuksia, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyämme. Oikeudet perustuvat sovellettavaan lainsäädäntöön. Asiakkaalla on seuraavat oikeudet: Pääsy tietojen pariin. Asiakkaalla on aina oikeus tietää, käsittelemmekö me asiakasta koskevia henkilötietoja. Jos me käsittelemme niitä, asiakkaalla on oikeus päästä käsiksi henkilötietoihin. Asiakkaalla on oikeus saada kopio käsiteltävistä henkilötiedoista. Tiedot annetaan rekisteriotteena, josta käy ilmi myös käyttötarkoitus, henkilötietoryhmät, vastaanottajaryhmät, säilytysajat, asiakkaan oikeudet, tiedot tietojen keräystavasta, tieto mahdollisen automaattisen päätöksenteon käytöstä sekä suojaustoimenpiteet, mikäli tiedot on siirretty kolmanteen maahan. Turvallisuuden takaamiseksi voimme edellyttää lisätietojen antamista, jotta me voimme varmistaa, että henkilötietoja pyytänyt asiakas on sama, joita henkilötiedot koskeva, ja jotta me voimme lähettää tiedot turvallisella tavalla. Tietojen korjaus. Asiakkaalla on oikeus pyytää itseään koskevien virheellisten henkilötietojen korjaamista. Asiakkaalla on myös oikeus, käsittelytarkoitus huomioiden, täydentää puutteellisia henkilötietoja. Tietojen poisto. Asiakkaalla on oikeus poistattaa henkilötietonsa seuraavissa tapauksissa: Tiedot eivät enää ole tarpeen siihen käyttötarkoitukseen, jota varten ne kerättiin tai jota varten niitä muuten on käsitelty. Jos asiakas peruuttaa antamansa suostumuksen eikä käsittelylle ole muuta oikeusperustaa. Jos asiakas vastustaa henkilötietojen käsittelyämme käyttää oikeusperustana oikeutettua etua. Tämä edellyttää sitä, että käsittelylle ei ole oikeutettua syytä, joka on merkittävämpi kuin vastustuksen peruste. Jos asiakas kieltäytyy henkilötietojen käsittelystä suoramarkkinointiin. Jos henkilötietoja on käsitelty laittomalla tavalla. Jos henkilötiedot on poistettava meitä koskevan oikeudellisen velvoitteen täyttämiseksi. Emme välttämättä voi täyttää asiakkaan pyyntöä poistattaa henkilötiedot. Esimerkiksi jos tietoja tarvitaan esimerkiksi meitä koskevan oikeudellisen velvoitteen täyttämiseksi, yleisen edun mukaisen tehtävän hoitamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Tietojen käytön rajoittaminen. Asiakkaalla on oikeus vaatia henkilötietojen käytön rajoittamista seuraavissa tapauksissa: Jos asiakas väittää, että käsittelemämme henkilötiedot ovat virheellisiä, käsittelyä tulee rajoittaa, kunnes me olemme tarkistaneet tietojen oikeellisuuden. Jos henkilötietojen käsittely on laitonta ja asiakas vastustaa henkilötietojen poistamista ja sen sijaan pyytää käsittelyn rajoittamista. Jos me emme enää tarvitse henkilötietoja aiempaan käyttötarkoitukseen mutta asiakas tarvitse niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Jos asiakas on vastustanut henkilötietojen käsittelyä, ja oikeusperusta on oikeutettu etu, asiakkaalla on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, kunnes me olemme tarkistaneet, onko oma oikeutettu etumme merkittävämpi kuin asiakkaan.
Jos henkilötietojen käsittelyä on rajoitettu, meillä on henkilötietojen säilyttämisen lisäksi oikeus käsitellä niitä ainoastaan asiakkaan suostumuksella, oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, jokin toisen fyysisen tai juridisen henkilön puolustamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevassa tapauksessa. Tietojen siirto. Asiakkaalla on oikeus saada meille antamansa henkilötiedot strukturoidussa, yleisesti käytössä olevassa ja koneellisesti luettavissa olevassa muodossa. Asiakkaalla on lisäksi oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle ja, jos teknisesti mahdollista, oikeus henkilötietojen suoraan siirtoon meiltä toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä tapahtuu sillä edellytyksellä, että me käsittelemme henkilötietoja tavalla, jonka oikeusperusta on asiakkaan suostumus tai sopimusvelvoitteiden täyttäminen, ja että käsittely tapahtuu automaattisesti. Oikeus vastustaa käsittelyä. Asiakkaalla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun niitä käsitellään tavalla, jonka oikeusperusta on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai sopimusvelvoitteen täyttäminen. Jos asiakas vastustaa tällaista käsittelyä, meillä ei enää ole oikeutta käsitellä henkilötietoja, mikäli me emme pysty esittämään pakottavaa laillista syytä, joka on asiakkaan intressejä, oikeuksia tai vapauksia merkittävämpi, tai jos me emme käsittele henkilötietoja oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Asiakkaalla on aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointiin, sisältäen suoramarkkinointiin liittyvän profiloinnin. Evästeet ja muut seurantatekniikat Evästeet ovat pieniä väliaikaisia tiedostoja, jotka tallennetaan verkkosivustolla vierailevan käyttäjän välimuistiin. Verkkosivustot käyttävät evästeitä staattisten tietojen keräämiseen verkkosivuston käytöstä sekä käyttökokemuksen parantamiseen. Jos asiakas ei halua, että evästeitä tallennetaan hänen tietokoneelleen, hän voi estää evästeiden käytön selaimen asetusten kautta. Ota huomioon, että verkkosivuston tiettyjen palveluiden toiminta saattaa edellyttää evästeiden sallimista. Evästeet voi myös poistaa verkkoselaimen muistista. Evästeiden säännöllinen poistaminen voi vaikuttaa käyttäjäprofiiliin luontiin käytettäviin selaushistoria- ja tunnistustietoihin. Evästeiden poistaminen verkkoselaimen muistista ei kuitenkaan poista kokonaan tietojen keräystä. Se poistaa ainoastaan aiempaan selaushistoriaan perustuvan profiilin. Viestintäviraston verkkosivustolla www.viestintavirasto.fi on yleistä tietoa evästeistä. Muutokset tietosuojakäytäntöön Kehitämme jatkuvasti verkkosivustojamme ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa myös tietosuojakäytäntöämme. Suosittelemme siksi, että luet tietosuojakäytäntömme säännöllisesti. Kysymykset/yhteydenotto Jos sinulla on jotain kysyttävää tavoistamme käsitellä henkilötietoja, ota meihin yhteyttä. Voit kirjoittaa meille tai ottaa yhteyttä henkilötietokysymyksistä vastaavaan valvontaelimeen. Sinulla on myös oikeus kannella valvontaelimelle, mikäli olet tyytymätön.
Gothian yhteystiedot: Gothia Oy PL 414 00101 Helsinki Puhelin +358 (0) 20 7229 440 Sähköposti: tietosuoja.fi@arvato.com Valvontaviranomaisen yhteystiedot Tietosuojavaltuutetun toimisto PL 800, 00521 Helsinki Puhelin: 029 56 66700 Sähköposti: tietosuoja@om.fi