Tietosuojaseloste / Viranomaistoiminta Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 1 Rekisterin nimi Dynasty for SQL -asianhallintajärjestelmä 2 Rekisterinpitäjä Nimi HSL Helsingin seudun liikenne kuntayhtymä Yhteystiedot PL 100 (Käyntiosoite Opastinsilta 6 A) 00077 HSL Puh. (09) 4766 4444 hsl@hsl.fi 3 Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Heli Ruuska, toimistopalvelupäällikkö Yhteystiedot PL 100 (Käyntiosoite Opastinsilta 6 A) 00077 HSL Puh. (09) 4766 4444 hsl@hsl.fi 4 Organisaation nimittämä tietosuojavastaava Antti-Pekka Röntynen, hallintopäällikkö Yhteystiedot PL 100 (Käyntiosoite Opastinsilta 6 A) 00077 HSL Puh. (09) 4766 4444 tietosuojavastaava@hsl.fi
5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Rekisterin ja siihen liittyvän tietojärjestelmän tarkoituksena on HSL:n viranomaistoiminnan hoitaminen. Dynasty for SQL on HSL:n käytössä oleva asianhallintajärjestelmä, jonka avulla hoidetaan vireille tulleiden asioiden kirjaaminen, käsittelyn seuranta, asioihin liittyvien sähköisten asiakirjojen sekä toimielin- ja viranhaltijapäätösten hallinta. Järjestelmä sisältää sekä julkista että salassa pidettävää tietoa. Rekisteriä käytetään asioiden käsittelyn seurantaan, asiakirja- ja päätöshakemistona (esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset), sopimustenhallintaan ja tietopalveluun. Asioiden vireille panijoiden, asiakirjojen lähettäjien ja niiden, joille asioita ja päätöksiä annetaan tiedoksi, henkilötiedot merkitään järjestelmään. Rekisteriin tallennetaan vain asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot rekisteröidyistä. 6 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös GDPR ) mukaiset, alla mainitut tarpeelliset käsittelyperusteet: - rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, ja - rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen. 7 Rekisterin tietosisältö Järjestelmä / rekisteri koostuu toisiinsa linkitetyistä osioista: Asianhallinta (diaari) Luettelo vireille tulevista asioista, asioiden käsittelyn ja määräaikojen seuranta, päätösrekisteri, asia-, asiakirja- ja arkistohakemisto. Dokumenttien hallinta Käsiteltäviin asioihin liittyvät saapuneet ja laaditut/skannatut asiakirjat ja niiden jakelut, muut asiakirjat esim. muistiot, tiedoksi tulleet asiakirjat Kokoushallinta Toimielimien esityslistat ja pöytäkirjat, pöytäkirjanotteet, esityslistojen ja pöytäkirjojen julkaisu Viranhaltijapäätökset Viranhaltijapäätökset, niiden jakelu ja julkaisu. Sopimushallinta Sopimukset, joissa kuntayhtymä on toisena osapuolena. Allekirjoitettujen sopimusten ja vakuuksien hallinta. Yhteystietorekisteri Yhteystietorekisteri sisältää toimielinten kokoonpanotiedot, tietoja luottamushenkilöistä, yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden nimi- ja yhteystiedot sekä viranhaltijapäätöksiin liittyviä asianosaistietoja.
Luottamushenkilöistä kerättävät tiedot: etu- ja sukunimi, henkilötunnus sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, kotikunta, puolue ja puoluemaksun perintätiedot, sukupuoli, luottamushenkilö rooli, ruoka-aine allergiat, tilinumero ja julkisten tietojen julkaisulupa ( esim. sähköpostiosoite, puhelinnumero, kunta jota edustaa ja puolue). Järjestelmä sisältää siihen laadittujen ja tallennettujen asiakirjojen lisäksi tiedon asioiden, asiakirjojen ja päätösten vireilletulo-, lähettämis-, saapumis-, toimenpide-, päätös- ja tiedoksiantopäivämääristä, lähettäjien ja vastaanottajien nimi- ja yhteystiedoista, määräajoista, asialuokituksista ja käsittelijöistä. Tiedot tallennetaan joko julkisina tai salassa pidettävinä siten, että salassa pidettävän tiedon kohdalla mainitaan salassapidon peruste. 8 Säännönmukaiset tietolähteet Rekisteriin merkittävät henkilötiedot saadaan rekisterinpitäjälle saapuneista yksityishenkilöiden, yhteisöjen ja viranomaisten asiakirjoista, joita ovat mm. toimielinten luottamushenkilöiden valintapäätökset, luottamushenkilöiden henkilötietoilmoitukset sekä muutoksenhakuasiakirjat ja sopimuskumppaneiden sopimukset. 9 Henkilötietojen vastaanottajat sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset Toimielimien julkiset esitykset ja päätökset julkaistaan kuntayhtymän verkkosivuilla esityslistan ja pöytäkirjan valmistumisen jälkeen. Tarpeettomia henkilötietoja ei julkaista. Sekä julkiset että salaiset esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan luottamushenkilön sähköiseen kokoustyötilaan (Cloud Meeting). Viranhaltijapäätökset julkaistaan HSL:n verkkosivuilla kuntalain mukaisesti. Tarpeettomia henkilötietoja ei julkaista. Pöytäkirjat ovat kahden (2) vuoden ja viranhaltijapäätökset kuuden (6) kuukauden ajan nähtävillä HSL:n verkkosivuilla. HSL voi käyttää tietojen käsittelytehtävien toteuttamisessa HSL:n lukuun toimivia sopimuskumppaneita, joille saatetaan yhteistyön puitteissa siirtää henkilötietoja tietosuojasopimuksen puitteissa. Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn pyynnön perusteella suullisesti tai tulosteena. 10 Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
11 Tietojen säilytysajat Sähköinen aineisto Vuodesta 2017 alkaen tiedot säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa, poikkeuksena sopimukset ja pöytäkirjat, jotka säilytetään sähköisen lisäksi myös paperisena. Tiedot säilytetään arkistonmuodostussuunnitelmassa ja tiedonohjausjärjestelmässä määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti. Säilytysajat on määritelty Kansallisarkisto, lakien, asetusten ja Kuntaliiton suositusten mukaisesti. Tietokannat säilytetään aktiivikantoina (=ylläpidettävinä) vähintään 5 vuotta, jonka jälkeen ne siirretään passiivikantaan. Järjestelmä ei ole virallinen sähköinen arkisto. Paperinen aineisto Vanhojen, passiivisten tietokantojen (YTV 2005-2009, HSL 2010-2016) asiakirjat ovat sähköisen lisäksi myös paperisena. Aineistoa säilytetään tiedonohjaussuunnitelmassa määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti. 12 Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Tietokantaan ja asianhallintajärjestelmään on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Käyttöoikeuksien antamisesta päättää esimies ja käyttöoikeudet poistetaan työsuhteen päättyessä tai henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joiden hoitamiseen hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Tietojen käyttöoikeudet on rajattu HSL:n sisällä käyttäjittäin ja käyttäjäryhmittäin. Ei-julkisiin ja salaisiin asioihin ja asiakirjoihin käyttöoikeudet on rajattu käyttäjäryhmittäin tai asia- ja asiakirjakohtaisesti. Rekisterinpitäjän työntekijät sekä muut henkilötietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot. Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella. Paperimuodossa oleva aineisto säilytetään lukituissa tiloissa päätearkistossa, johon on pääsy vain tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. 13 Tietojen tarkistusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai niitä ei käsitellä. Rekisterinpitäjän on toimitettava pyynnöstä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Omien tietojen saanti pyynnön perusteella sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja kaikki 15-22 ja 34 artiklaan perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko - periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai - kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus. Tietopyyntö osoitetaan kohdassa 3 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. 13 Oikeus tiedon oikaisemiseen Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada täydennetyksi puutteelliset tiedot, muun muassa toimittamalla lisäselvityksiä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus. Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 3 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. 14 Muut mahdolliset oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia
muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. 15 Muutokset HSL voi tehdä tähän tietosuojaselosteeseen muutoksia ilmoittamalla muutoksista HSL:n verkkosivuilla.