3.9.2018 TIETOSUOJASELOSTE JA dnro 137/07.01/2018 SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA Laki henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä (xx/2018) 18 ja 22 EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 13, 14 ja 30 artikla 1. REKISTERINPITÄJÄ Oikeusrekisterikeskus Postiosoite:, 13101 HÄMEENLINNA Käyntiosoite:, 13100 HÄMEENLINNA 029 56 65631 oikeusrekisterikeskus@om.fi 2. REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSHENKILÖ Teemu Mikkola Rekisteripäällikkö 050 4135933 teemu.mikkola@om.fi 3. TIETOSUOJAVASTAAVA 4. REKISTERIN NIMI Petteri Jartti Erityisasiantuntija 0503090140 petteri.jartti@om.fi Sakkorekisteri 5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUDELLINEN PERUSTE Oikeusrekisterikeskus ylläpitää sakkorekisteriä, jota pidetään ja käytetään sakon täytäntöönpanosta annetun lain mukaisessa järjestyksessä täytäntöön pantavien asioiden täytäntöönpanoa varten. Tietojen käsittelyyn oikeutettuja ovat Oikeusrekisterikeskuksen virkamiehet siltä osin kuin se on tarpeen virkatehtävien suorittamiseksi. (Laki sakon täytäntöönpanosta (672/2002) 46 ) Sakkorekisterin sisältämät rikokseen ja rikosoikeudelliseen seuraamukseen liittyvät tiedot on pidettävä salassa. (Laki sakon täytäntöönpanosta (672/2002) 50 ) 6. KUVAUS REKISTERÖITYJEN RYHMÄSTÄ TAI RYHMISTÄ JA KÄSITELTÄVISTÄ HENKILÖTIETORYHMISTÄ
2 Sakkorekisteri sisältää täytäntöönpanotehtävien suorittamista varten seuraavat tiedot: 1. Nimi, henkilötunnus, sukupuoli, osoite, asuinkunta ja kuolinpäivä 2. Seuraamuksen laatu ja määrä 3. Suoritetut täytöntöönpanotoimet ja niiden aika 4. Kertyneet rahamäärät 5. Täytäntöönpanon esteet 6. Muut täytäntöönpanotehtävien suorittamiseksi tarvittavat tiedot (Laki sakon täytäntöönpanosta (672/2002) 47 ) Sakkorekisteri sisältää rikostuomioihin, rikkomuksiin tai niihin liittyviin turvaamistoimiin liittyviä tietoja. Sakkorekisteri ei sisällä erityisiin henkilötietoryhmiin (arkaluonteiset henkilötiedot) kuuluvia tietoja. 7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 1. Tuomioistuimet 2. Syyttäjänvirastot 3. Poliisi 4. Valtiokonttori 5. Puolustusvoimat 6. Uhkasakkoja tuomitsevat viranomaiset 7. Pohjoismaiden täytäntöönpanoviranomaiset 8. Ulosottoviranomaiset 9. Väestörekisterikeskus 8. VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT, JOILLE HENKILÖTIETOJA ON LUOVUTETTU TAI LUOVUTETAAN 8.1 KOTIMAA Sakkorekisterin tietoja luovutetaan täytäntöönpanotehtävien suorittamista varten: 1. Ulosottoviranomaisille 2. Poliisille 3. Rikosseuraamuslaitokselle 4. Haastamiseen oikeutetuille virkamiehille Lisäksi sakkorekisterin tietoja voidaan pyynnöstä luovuttaa salassapitovelvollisuuden estämättä niille, joiden oikeudesta tietojen saamiseen säädetään erikseen lailla. 8.2 EU-MAAT Sakkorekisterin tietoja luovutetaan muiden EU-jäsenvaltioiden keskusviranomaisille siltä osin kuin ne koskevat tuomioistuimen lainvoimaisia päätöksiä luonnollisen henkilön tuomitsemisesta. (Laki rikosrekisteritietojen säilyttämisestä ja luovuttamisesta Suomen ja muiden Euroopan unionin jäsenvaltioiden välillä (214/2012) Lisäksi sakkorekisterin tietoja luovutetaan muiden EU-jäsenvaltioiden toimivaltaisille viranomaisille tuomioiden täytäntöönpanoa varten siltä osin kuin ne koskevat
3 tuomioistuimen, syyttäjän tai poliisin antamia lainvoimaisia päätöksiä luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön tuomitsemisesta sakkorangaistukseen tai muuhun puitepäätöksessä tarkoitettuun taloudelliseen seuraamukseen taikka menettämisseuraamukseen (Laki vastavuoroisen tunnustamisen periaatteen soveltamisesta taloudellisiin seuraamuksiin tehdyn puitepäätöksen lainsäädännön alaan kuuluvien säännösten kansallisesta täytäntöönpanosta ja puitepäätöksen soveltamisesta (231/2007) ja laki vastavuoroisen tunnustamisen periaatteen soveltamisesta menetetyksi tuomitsemista koskeviin päätöksiin tehdyn puitepäätöksen lainsäädännön alaan kuuluvien säännösten kansallisesta täytäntöönpanosta ja puitepäätöksen soveltamisesta (222/2008) 8.3 MUUT POHJOISMAAT Sakkorekisterin tietoja luovutetaan muiden pohjoismaiden toimivaltaisille viranomaisille tuomioiden täytäntöönpanoa varten siltä osin kuin ne koskevat tuomioistuimen, syyttäjän tai poliisin antamia lainvoimaisia päätöksiä luonnollisen henkilön tuomitsemisesta sakko- tai uhkasakkorangaistukseen tai menettämisseuraamukseen taikka suorittamaan korvausta rikosasian oikeudenkäynnistä aiheutuneista kustannuksista. (Laki Suomen ja muiden pohjoismaiden välisestä yhteistoiminnasta rikosasioissa annettujen tuomioiden täytäntöönpanossa (326/1963) 9. KOLMANTEEN MAAHAN TAI KANSAINVÄLISELLE JÄRJESTÖLLE SUORITETTUJEN HENKILÖTIETOJEN SIIRTOJEN RYHMÄT 10. TIETOJEN SÄILYTYSAJAT 11. PROFILOINTI Sakkorekisterin tietoja ei luovuteta kolmansiin maihin. Sakkorekisterin sisältämät tiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua siitä, kun niitä koskeva seuraamuksen täytäntöönpano on päättynyt. (Laki sakon täytäntöönpanosta (672/2002) 52 ) Sakkorekisterin tietoja ei käytetä profilointiin. 12. REKISTERIN YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT JA SUOJAUKSEN PERIAATTEET SEKÄ KUVAUS TEKNISISTÄ JA ORGANISATORISISTA TURVATOIMISTA Sakkorekisterin sähköiset tiedot on rekisteröity täytäntöönpanojärjestelmään sekä sen yhteydessä olevaan manuaaliseen rekisteriin. Sakkorekisterin paperiset asiakirjat säilytetään kulunvalvonnalla rajoitetuissa tiloissa. Rekisteri toimii sisäisessä verkossa, joka on suojattu. Jokainen käyttäjä allekirjoittaa tietojen ja tietojärjestelmien tietoturva- ja vaitiolositoumuksen. Rekisteri sisältää eri käyttöoikeusrooleja. Jokaisen virkamiehen käyttöoikeusrooli valitaan tapauskohtaisen harkinnan perusteella siten, että rooli soveltuu hänen tehtäviinsä. Käyttövaltuuskuvaukset ja pääsynhallinnan periaatteet on dokumentoitu viraston erillisessä käyttövaltuushallinnan kuvausta koskevassa salassa
4 pidettävässä asiakirjassa. Rekisterien tekniset suojatoimet on kuvattu erilliselle salassa pidettävälle dokumentille. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Rekisterin lokienhallinta ja sen periaatteet on kuvattu Oikeusrekisterikeskuksen lokienhallinnan politiikassa. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti Suomessa. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja. 13. REKISTERÖIDYN OIKEUDET 13.1.1 REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS (RIKOSASIAT) (Laki henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä (xx/2018) 23 ) Jokaisella on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä annetun lain (xx/2018) 23 :ssä mainitut tiedot. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla tai sitä vastaavalla varmennetulla tavalla tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. 13.1.2 REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS (MUUT ASIAT) (EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 15 artikla) Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/206) 15 artiklassa mainitut tiedot. Sen, joka haluaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle siten, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tunnistaa. 13.2.1 TIETOJEN OIKAISEMINEN, POISTAMINEN TAI KÄSITTELYN RAJOITTAMINEN (RIKOSASIAT) (Laki henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä (xx/2018) 25 ) Rekisterinpitäjän on oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta ilman aiheetonta viivytystä oikaistava, täydennettävä tai poistettava rekisteröityä koskeva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen tai puutteellinen henkilötieto. Poistamisen sijasta rekisterinpitäjän on rajoitettava käsittelyä, jos 1. rekisteröity kiistää tietojen paikkansapitävyyden eikä niiden paikkansapitävyyttä tai
5 virheellisyyttä voida todentaa; tai 2. henkilötiedot on säilytettävä todistelua varten. Rekisteröity voi saattaa oikaisemista, täydentämistä tai poistamista koskevan vaatimuksen vireille hallintolain (434/2003) asian vireillepanosäännöksiä noudattaen. 13.2.2 TIETOJEN OIKAISEMINEN, POISTAMINEN TAI KÄSITTELYN RAJOITTAMINEN (MUUT ASIAT) (EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 16-18 artiklat) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin EU:n yleisen tietosuojaasetuksen (679/2016 17 artiklan mukaisista vaatimuksista täyttyy. Rekisteröidyllä on niin ikään oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 18 artiklassa mainituista asioista. Rekisteröity voi saattaa oikaisemista, poistamista tai rajoittamista koskevan vaatimuksen vireille hallintolain (434/2003) asian vireillepanosäännöksiä noudattaen. 14. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE Rekisteröidyllä on oikeus tehdä toimenpidepyyntö valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä annettua lakia (xx/2018) tai EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (678/2016). Valvontaviranomaisen yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6 krs, 00520 HELSINKI Postiosoite: PL 800, 00521 HELSINKI Puhelinnumero: 029 56 66700 Sähköposti: tietosuoja@om.fi