Airpro Terms of use and privacy protection About www.airpro.fi and terms of use and privacy protection Airpro Oy is responsible for the website. By using Airpro's online service, the user accepts the terms below concerning responsibilities and rights. Airpro adheres to EU s General Data Protection Regulation and the Finnish law regarding data protection. The privacy policies related to this website are available at the end of this document. 1. Responsibilities Airpro will make an effort to keep the content of its web service as up-to-date as possible. However, Airpro does not guarantee the correctness of the content of its website at all times. Moreover, Airpro will not be held liable for any direct or indirect damage, losses or costs arising from the use of the service or the interpretation of its content. The website also contains links to websites produced by other organisations. Airpro is not responsible for the content of those websites or the functionality of the links. 2. Technical features The site is intended for Chrome 44, Firefox 40, Safari 6, Internet Explorer 10 and later versions. 3. Cookies Airpro's site uses cookies to facilitate easier online service use and to better develop content that caters to user needs. The user may prevent cookies in their browser settings. If the cookie function is not in use, it is possible that not all Airpro site services are available. 4. Privacy protection Online service users may be requested to give personal information that is used for allocating marketing or for delivering services and messages. Examples include name, employer, phone number, mailing address and email address. Unless the online service user has given approval, Airpro only hands over personal information to third parties for the purpose specified above. In addition to personal information Airpro automatically gathers anonymous information on the visits to its website and the users of its online services using Google Analytics products in order to offer and develop services as well as to manage data security and to prevent the misuse of its services. Privacy policies are included in section 8. 5. Rights Unless otherwise specified, all rights to the material contained in Airpro's web service are the property of Airpro. Any use of the material must always be agreed upon separately. The use of photographs and maps must also be agreed upon separately. All copyrights are the property of Airpro and may also be the property of the photographers or the authors of the map material. 6. Site structure Airpro's online service includes three sections: The Services section for companies, passengers and those visiting the airport. The Careers section for job applicants. The About us section for cooperation partners, media and other interest groups interested in Airpro and its operations. 7. Contact information Airpro Communications and Marketing, PL 30, 01531 Vantaa. 8. Register specifications This document contains the privacy policies of Airpro Customer Register and Airpro Customer Feedback Register. Tietosuojaseloste Airpron Asiakasrekisterit 1. Rekisterinpitäjä Airpro Oy / RTG Ground Handling (Myöhemmin pelkkä Airpro) Y-tunnus: 0968285-3 / 2031050-8 Käyntiosoite: Lentäjäntie 1 A, 4. kerros, 01530 Vantaa Postiosoite: PL 30, 01531 Vantaa Puhelin (vaihde): 020 708 000 Sähköposti: airpro@airpro.fi 2. Yhteyshenkilö rekisteriin liittyvissä asioissa Samu Noroaho, Business Development Manager
PL 30, FI-01531 Vantaa, +358 40 5100 555, sales@airpro.fi 3. Rekisterin nimi Airpron asiakasrekisterit. Sisältää osarekisterit: sopimusasiakasrekisterit ja palvelupyyntörekisterit. 4. Henkilötietojen käsittelytarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste Rekisterin käyttötarkoituksena on asiakassuhteen ylläpito ja palveluiden tuottaminen sekä palvelupyyntöjen (maapalvelupyynnöt ja yhteydenottopyynnöt) toimittaminen, hallinnointi ja arkistointi. Käsittelyn oikeusperusteina ovat sekä Airpron oikeutettu etu (asiakassuhteen ylläpito, sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä sekä palveluiden kehittäminen) sekä joissakin palveluissa sopimussuhde rekisteröidyn kanssa. Ilman henkilötietojen antamista pyydettyjen palvelujen käsittelyä ja tuottamista oikealle henkilölle ei voida taata. 5. Henkilötietojen vastaanottajat Airpro ei luovuta keräämiään tietoja kenellekään. Airpro tallentaa, säilyttää ja ylläpitää palvelupyyntörekisterin tietoja ulkopuolisten palveluntoimittajien tietojärjestelmissä. 6. Rekisterin tietosisältö Asiakassuhteen ylläpidossa käsitellään seuraavia henkilötietoja: nimi, yritys, asema yrityksessä, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Säilytyspalveluissa kerätään ja säilytetään henkilön nimi ja joissakin tapauksissa henkilötunnus. Maapalvelu- ja yhteydenottopyynnöissä käsitellään seuraavia henkilötietoja: Nimi, yritys, asema yrityksessä, yrityksen osoite, sähköposti, puhelinnumero. 7. Tietolähteet Tiedot saadaan rekisteröidyiltä ja joissakin tapauksissa asiakasyhtiöiltä. 8. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin Maapalvelupyynnöissä tietoja voidaan pyyntöjen jatkokäsittelyssä luovuttaa Airpron kumppaneille, ainoastaan jos se on välttämätöntä palvelun tuottamiseksi. Muita asiakasrekisteriin keräämiään tietoja Airpro ei luovuta kenellekään. 9. Tietojen säilytysaika Airpro säilyttää henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Pyrimme kohtuullisin keinoin pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeellisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Tiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan rekisteröidyltä ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle. Säilytyspalveluissa tiedot poistetaan kolmen kuukauden kuluttua palvelun tuottamisesta. Soveltuvan lainsäädännön velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pidempään. 10. Tietojen suojaamisen periaatteet Tämän rekisterin sisältämiä henkilötietoja suojataan teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä perusteetonta ja/tai laitonta pääsyä, muuttamista ja tuhoamista tai muuta käsittelyä vastaan mukaan lukien tämän rekisterin tietojen luvaton luovuttaminen ja siirto. Sähköisessä muodossa tallennetut tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla asianmukaisilla teknisillä ratkaisuilla suojattuja. Manuaaliset tiedot säilytetään lukituissa, kulunvalvonnan alaisissa tiloissa, johon on pääsy vain kyseisessä työpisteessä työskentelevillä ja esimiehillä. Rekisterin käyttöoikeus on vain määrätyillä Airpron palveluksessa olevilla henkilöillä ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Kaikilla, joilla on pääsy rekisterin tietoihin, sitoo vaitiolovelvollisuus. Airpro noudattaa tarkkoja tietoturvavaatimuksia IT-järjestelmiensä pääsyn hallinnassa ja valvonnassa. Airpron tietosuojan teknisestä toteuttamisesta vastaa Finavia Oyj ja Airpro toimii Finavian verkossa. Työntekijöitä, jotka osana työtehtäviään käsittelevät tämän rekisterin sisältämiä tietoja koulutetaan ja ohjeistetaan tietosuojaa ja tietoturvaa koskevista asioista säännöllisesti. 11. Tarkastusoikeus ja sen toteuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on tallennettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjä ilmoittaa samalla rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan. Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot edellä kuvatulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 ilmoitetulle yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa. 12. Tiedon korjaaminen, poistaminen ja käsittelyn rajoittaminen Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan. Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn vaatimuksesta rajoitettava käsittelyä, mikäli rekisteröity on kiistänyt henkilötietojensa paikkansapitävyyden tai rekisteröity on esittänyt väitteen käsittelyn lainvastaisuudesta ja vastustanut henkilötietojensa poistamista ja vaatinut sen sijaan niiden käytön rajoittamista. Rekisterinpitäjän on rajoitettava käsittelyä myös silloin, kun rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity ilmoittaa tarvitsevansa niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Lisäksi rekisterinpitäjän on rajoitettava käsittelyä silloin, kun rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen nojalla odottaessaan sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut käsittelyperusteet rekisteröidyn esittämät perusteet. Jos rekisterinpitäjä on rajoittanut käsittelyä edellä mainituilla perusteilla, rekisterinpitäjän on tehtävä rekisteröidylle ilmoitus, ennen kuin käsittelyä koskeva rajoitus poistetaan. Korjauspyynnöt tulee esittää tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. 13. Valitusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli Airpro ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. 14. Yhteydenotot Rekisteröidyn tulee lähettää oikeuksiaan koskevat pyynnöt kirjallisena tai sähköpostitse tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Airpro voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Airpro voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Airpro vastaa pyyntöihin yhden (1) kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä muuttaa vastaamisaikaa. 15. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä rekisteröityjen profiloimiseen. 16. Tietosuojaselosteen muuttaminen Airpro kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivustollaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Airpro suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Tietosuojaseloste Airpron Asiakaspalauterekisteri 1. Rekisterinpitäjä Airpro Oy / RTG Ground Handling (Myöhemmin pelkkä Airpro) Y-tunnus: 0968285-3 / 2031050-8 Käyntiosoite: Lentäjäntie 1 A, 4. kerros, 01530 Vantaa Postiosoite: PL 30, 01531 Vantaa Puhelin (vaihde): 020 708 000 Sähköposti: airpro@airpro.fi 2. Yhteyshenkilö rekisteriin liittyvissä asioissa Jari Suvanto, Communication Manager, PL 30, FI-01531 Vantaa puh. 020 708 000, airpro@airpro.fi
3. Rekisterin nimi Airpron asiakaspalauterekisteri 4. Henkilötietojen käsittelytarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste Rekisterin käyttötarkoituksena on asiakaspalautteiden käsittely ja vastaaminen, hallinnointi ja arkistointi. Käsittelyn oikeusperusteena on Airpron oikeutettu etu (asiakaskokemuksen seuraaminen ja parantaminen). 5. Henkilötietojen vastaanottajat Airpro tallentaa, säilyttää ja ylläpitää rekisterin tietoja ulkopuolisten palveluntoimittajien tietojärjestelmissä. Tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa palautteeseen liittyvän asiakasyhtiömme käyttöön mikäli asian käsittely sitä edellyttää. Airpro ei luovuta keräämiään tietoja kaupallisiin tarkoituksiin. 6. Rekisterin tietosisältö Rekisteröidyistä käsitellään asiakkaan itsensä antamat tiedot kuten nimi, yritys, puhelinnumero, sähköposti ja muut palautteen käsittelyn kannalta välttämättömät asiointitiedot. 7. Tietolähteet Tiedot saadaan asiakaspalautteen palvelupyynnön tekijältä, joko suoraan tai Airpron asiakasyhtiön kautta. 8. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin. 9. Tietojen säilytysaika Airpro säilyttää henkilötietoja kaksi vuotta, voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Soveltuvan lainsäädännön velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pidempään. Pyrimme kohtuullisin keinoin pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeellisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Tiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan rekisteröidyltä ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle. 10. Tietojen suojaamisen periaatteet Tämän rekisterin sisältämiä henkilötietoja suojataan teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä perusteetonta ja/tai laitonta pääsyä, muuttamista ja tuhoamista tai muuta käsittelyä vastaan mukaan lukien tämän rekisterin tietojen luvaton luovuttaminen ja siirto. Tiedot säilytetään sähköisissä järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla asianmukaisilla teknisillä ratkaisuilla suojattuja. Rekisterin käyttöoikeus on vain määrätyillä Airpron palveluksessa olevilla henkilöillä ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Kaikilla, joilla on pääsy rekisterin tietoihin, sitoo vaitiolovelvollisuus. Airpro noudattaa tarkkoja tietoturvavaatimuksia IT-järjestelmiensä pääsyn hallinnassa ja valvonnassa. Airpron tietosuojan teknisestä toteuttamisesta vastaa Finavia Oyj ja Airpro toimii Finavian verkossa. Työntekijöitä, jotka osana työtehtäviään käsittelevät tämän rekisterin sisältämiä tietoja koulutetaan ja ohjeistetaan tietosuojaa ja tietoturvaa koskevista asioista säännöllisesti. 11. Tarkastusoikeus ja sen toteuttaminen Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on tallennettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjä ilmoittaa samalla rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan. Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot edellä kuvatulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 ilmoitetulle yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa. 12. Tiedon korjaaminen, poistaminen ja käsittelyn rajoittaminen Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen
oikeuksiaan. Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn vaatimuksesta rajoitettava käsittelyä, mikäli rekisteröity on kiistänyt henkilötietojensa paikkansapitävyyden tai rekisteröity on esittänyt väitteen käsittelyn lainvastaisuudesta ja vastustanut henkilötietojensa poistamista ja vaatinut sen sijaan niiden käytön rajoittamista. Rekisterinpitäjän on rajoitettava käsittelyä myös silloin, kun rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity ilmoittaa tarvitsevansa niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Lisäksi rekisterinpitäjän on rajoitettava käsittelyä silloin, kun rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä tietosuojaasetuksen nojalla odottaessaan sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut käsittelyperusteet rekisteröidyn esittämät perusteet. Jos rekisterinpitäjä on rajoittanut käsittelyä edellä mainituilla perusteilla, rekisterinpitäjän on tehtävä rekisteröidylle ilmoitus, ennen kuin käsittelyä koskeva rajoitus poistetaan. Korjauspyynnöt tulee esittää tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. 13. Valitusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli Airpro ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. 14. Yhteydenotot Rekisteröidyn tulee lähettää oikeuksiaan koskevat pyynnöt kirjallisena tai sähköpostitse tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Airpro voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Airpro voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Airpro vastaa pyyntöihin yhden (1) kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä muuttaa vastaamisaikaa. 15. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä rekisteröityjen profiloimiseen. 16. Tietosuojaselosteen muuttaminen Airpro kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivustollaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Airpro suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.