Nykydokumentoinnin koulutuspäivä Tietosuojakysymykset ja eettiset periaatteet nykydokumentoinnissa Suomen kansallismuseo 1.11.2010 Teemu Ahola Vs. museonjohtaja Työväenmuseo Werstas
Materiaalin kerääminen Museot keräävät ja tallentavat projekteissa materiaalia monin eri tavoin Haastattelemalla Videoimalla Valokuvaamalla Lomakehaastatteluin Kirjoituspyynnöin
Materiaalin luonne Yhteiskuntaa, kulttuuria ja ympäröivää todellisuutta dokumentoitaessa ihmiset ja heidän toimensa ovat usein tallennuksen keskiössä Tällöin materiaali yleensä sisältää myös henkilötiedoiksi luokiteltavaa tietosisältöä. Mahdollisesti myös ns. arkaluonteisia tietoja Kerätessään ja työstäessään materiaalia museot käsittelevät henkilötietoja ja samalla muodostavat henkilörekistereitä
Tutkimustoimintaa säätelevät tekijät Keruu- ja tutkimustyötä ohjaa ensisijaisesti tutkimusetiikka Tutkimusetiikka = hyvät tieteelliset käytännöt = tiedeyhteisön sisäinen itseohjaus Tieteen eettisten periaatteiden on tarkoitus ohjata tutkimuksen tekoa ja estää ennakolta ns. huono tieteellinen käytös Tutkimusetiikka on käsitteenä varsin moniulotteinen
Tutkijan 8 yleistä eettistä vaatimusta 1. Älyllisen kiinnostuksen vaatimus 2. Rehellisyyden vaatimus 3. Tunnollisuuden vaatimus 4. Vaaran eliminoiminen 5. Ihmisarvon kunnioittaminen 6. Sosiaalisen vastuun vaatimus 7. Ammatinharjoituksen edistäminen 8. Kollegiaalinen arvostus
Henkilötietolaki Toinen tutkijan toimintaa säätelevä tekijä on henkilötietolaki (22.4.1999/523) Oikeus yksityiselämän suojaan on Suomessa perusoikeus. Myös tieteen etiikassa tutkittavien anonymiteetin tarpeen mukainen suojeleminen on keskeisessä roolissa Henkilötietolaki säätelee niitä edellytyksiä, joilla henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja käsitellä
Henkilötieto Henkilötieto tarkoittaa kaikenlaisia luonnollista henkilöä tai hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi
Henkilötietojen käsittely Henkilötietojen käsittely tarkoittaa henkilötietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, käyttöä, siirtämistä, luovuttamista, säilyttämistä, muuttamista, yhdistämistä, suojaamista, poistamista ja tuhoamista sekä muita henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä
Henkilörekisteri Henkilörekisteri tarkoittaa käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla tai joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja ilman kohtuuttomia kustannuksia (looginen rekisteri)
Rekisteröity rekisteröity tarkoittaa henkilöä, jota henkilötieto koskee
Rekisterinpitäjä Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan yhtä tai useampaa henkilöä, yhteisöä, laitosta tai säätiötä, jonka käyttöön henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty
Arkaluonteiset tiedot Arkaluonteisia tietoja ovat henkilötiedot, jotka kuvaavat: Rotua tai etnistä alkuperää Henkilön yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista alkuperää Ammattiliittoon kuulumista Rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta
Arkaluonteiset tiedot, jatkoa Arkaluonteisia tietoja ovat henkilötiedot, jotka kuvaavat: Henkilön terveydentilaa, sairautta, vammaisuutta tai häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä Henkilön seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä Henkilön sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia Henkilötunnuksen keräämisestä säädetään omalla lainkohdallaan
Valokuvista Henkilötietolain mukaan valokuvan, josta henkilö on tunnistettavissa, katsotaan olevan laissa tarkoitettu henkilötieto Henkilön tunnistettavuus kuvasta on siis lähtökohta sille, sovelletaanko valokuvaan henkilötietolakia Lisätietoja: Tietosuojavaltuutetun toimiston julkaisu 3/2005: Valokuva ja yksityisyyden suoja henkilötietolain kannalta
Lupa materiaalin käyttämiselle Materiaalin käytön lähtökohtana on rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus. Suostumuksen myötä henkilötietoja (ja myös arkaluonteisia tietoja) sisältävää materiaalia voidaan käyttää Suostumuksen ei välttämättä tarvitse olla kirjallinen, mutta kirjallisen suostumuksen hankkiminen on suositeltavaa
Tutkimuksen suunnittelu Dokumentoinnin suunnittelu tietosuojakysymysten näkökulmasta Tullaanko projektissa tallentamaan henkilötiedoiksi ja/ tai arkaluoteisiksi tiedoiksi luokiteltavaa materiaalia? Onko henkilötietojen keruu tarpeellista? Hyvän suunnittelun avulla voidaan määritellä missä määrin tutkittavia henkilöitä on informoitava
Tutkittavien informointi Avoimuus ja riittävä tiedottaminen Kerätään tietoa millä tavoin tahansa, on tutkittaville aina annettava tietoa tutkimusaineiston käytöstä. Tämä informaatio on tutkijaa sitova Tiedottamisen suunnittelun yhteydessä tulee miettiä miten kerättyä tietoa käytetään. Lähes poikkeuksetta museot tallentavat aineiston arkistoonsa ja kokoelmiinsa. Tällöin myös tulevalle käytölle on saatava tutkittavan suostumus. Tämä informaatio on museota sitova
Tutkittavien informointi Informoinnin tavoite on antaa tutkittaville mahdollisuus tehdä tietoon ja asian ymmärtämiseen perustuva suostumus tutkimukseen osallistumisesta Tarkistuslistan avulla voi helposti käydä lävitse informoinnin osa-alueet ja miettiä miten tarkasti eri asioista on tutkittavia informoitava
Informoinnin tarkistuslista Yhteystiedot Tutkimuksen toteuttaja yhteystietoineen Tutkimuksen tavoite Tutkimuksen tarkoitus ja tavoitteet yleisellä tasolla ja ymmärrettävästi ilmaistuna Osallistumisen vapaaehtoisuus Tutkimukseen osallistuminen on aina vapaaehtoista. Tutkittavalle kerrottava millainen aineistonkeruu on luonteeltaan, kauanko siihen osallistuminen vie aikaa jne.
Tarkistuslista, jatkoa Tutkimusaineiston käyttötarkoitus ja säilyttäminen Tutkittavalle on kerrottava, miten/ missä aineistoa tullaan säilyttämään. Kenellä on pääsy aineiston äärelle? Aineiston mahdollisesta jatkokäytöstä on kerrottava, vaikka jatkokäyttö olisi vielä aietasolla. Tutkittavien yksityisyyden suoja ja annettavien tietojen luottamuksellisuus tulee taata. Sisältyykö aineistoon käyttörajoituksia?
Materiaalin käytöstä Mikäli projektissa tallennetaan arkaluonteisia tietoja, on materiaalia käytettäessä mietittävä mahdollista tunnistetietojen poistamista eli anonymisointia. Kun tutkittavia ei ole tarkoitus esittää tekstissä heidän omilla nimillään, on suunniteltava tunnistetietojen suojaamisen tavat, niiden huolellinen käsittely ja/tai niiden karkeistaminen
Anonymisoinnista Anonymisointiratkaisuihin vaikuttaa ratkaisevasti se, miten tutkittavia on informoitu materiaalin käytöstä, käsittelystä ja säilyttämisestä Kvantitatiivinen anonymisointi Kvalitatiivinen anonymisointi Käyttörajoitusten merkitseminen Anonymisoinnissa maltin säilyttäminen tärkeää
Lomakemateriaali Tiedotus- ja lupalomakkeet avainasemassa materiaalikeruuta tehtäessä Lomake tehokas työkalu jonka avulla turvataan tutkittavan oikeudet ja taataan museolle mahdollisuus materiaalin käyttöön Kirjallinen käyttöehto- ja lupalomake poistaa epäselvyyksiä ja vähentää materiaalin virheellistä käyttöä. Selvä ohjenuora myös museon sisällä
Lomakemateriaali Erilaisia lomakkeita tilanteesta riippuen: Tiedotuslomakkeet yksityisille henkilöille, yhteisöjen tai yritysten henkilökunnalle Henkilötietolomakkeet Lupalomakkeet haastattelumateriaalin käytöstä Lupalomakkeet valokuva- ja/tai videomateriaalin käytöstä Lupalomakkeet museon ja yrityksen/ yhteisön välillä
Lomakemateriaali Anne Ala-Pölläsen koostama lomakemateriaali eduunin TAKO-alustalla Yleisiä huomioita ja ajatuksia nykydokumentointiin liittyvistä lomakkeista ja luvista eduunin TAKO-alustalla
Yhteenveto Ei ole yhdentekevää mitä ja miten tietoja kerätään, miten ne arkistoidaan ja miten niitä käytetään Harkinnalla, loogisella toiminnalla, riittävällä tiedottamisella ja tarvittavalla paperityöllä dokumentointihankkeet voidaan toteuttaa hyvin ja varmistaa oikeudet kerätyn materiaalin käyttöön nyt ja tulevaisuudessa
Lisää tietoa Tietosuojavaltuutetun toimisto: http:// tietosuoja.fi Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto Tutkimusetiikkaa ja lakipykäliä: http:// www.fsd.uta.fi/laki_ja_etiikka/etiikka_lait.html Henkilötietolaki 22.4.1999/523: http:// www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990523
Kiitos! Teemu Ahola Vs. museonjohtaja Työväenmuseo Werstas Puh. 010 420 9264/ 050 440 1164 E-mail: teemu.ahola@tyovaenmuseo.fi www.werstas.fi