Ohjeita asiakirjojen nähtäville saamista koskevaa hakemusta varten 1

Transkriptio

1 SISÄMARKKINOIDEN HARMONISOINTIVIRASTO (SMHV) Tavaramerkit ja mallit Ohjeita asiakirjojen nähtäville saamista koskevaa hakemusta 1 1. Yleisiä huomautuksia 1.1 Lomakkeen käyttö Lomakkeen saa maksutta SMHV:sta tai sen voi ladata SMHV:n kotisivuilta ( Lomaketta saa myös vapaasti kopioida. Hakijat tai heidän edustajansa saavat käyttää muodoltaan samankaltaisia lomakkeita, kuten esimerkiksi tietokoneella tuotettuja lomakkeita, jotka perustuvat hakemuslomakkeeseen sisältyviin tietoihin. Tällaisia sähköisesti tehtyjä lomakkeita käytettäessä liitteitä voidaan välttää, kun yksinkertaisesti laajennetaan sähköistä versiota kohdissa, jotka vaativat lisää tilaa. On suositeltavaa, että lomake on mahdollisimman täydellinen hakemuksen jättöhetkellä. Tämä helpottaa ja nopeuttaa hakemuksen käsittelyä. Lisätietoja saa seuraavasta Sisämarkkinoiden harmonisointiviraston puhelinnumerosta: (+34) Lomakkeiden lähettäminen Täytetyt lomakkeet lähetetään suoraan SMHV:oon Alicanteen. Lomakkeet ja muut mahdolliset asiaan liittyvät viestit lähetetään postitse seuraavaan osoitteeseen: Office for Harmonization in the Internal Market Receiving Unit Avenida de Europa, 4 E Alicante, Spain Faksilähetykset osoitetaan seuraavaan SMHV:n faksinumeroon: (+34) Silloin kun viestejä lähetetään faksilla, vahvistuskappaleita ei tarvita eikä niitä suositella. SMHV pyytää lisätietoja, jos faksilla lähetetyn viestin tiedot eivät ole riittäviä. 1.3 Kielet Jos asiakirjojen asettamista nähtäville koskeva hakemus liittyy yhteisön tavaramerkkiin tai yhteisömalliin, joka on vielä hakemusvaiheessa (eli jota ei ole vielä rekisteröity), hakemus tehdään sillä kielellä, jolla yhteisön tavaramerkkiä tai yhteisömallia koskeva hakemus on tehty eli jollakin Euroopan unionin virallisesta kielestä, tai yhteisön tavaramerkin tai yhteisömallin hakijan ilmoittamalla toisella kielellä, jonka on oltava jokin SMHV:n viidestä kielestä. 1 Asiakirjojen asettaminen nähtäville koskee seuraavia: oikeaksi todistetut tai todistamattomat jäljennökset tai otteet yhteisön tavaramerkkiä ja yhteisömallia koskevista hakemuksista tai rekisteröinneistä; oikeaksi todistetut tai todistamattomat jäljennökset asiakirjakansioista; tietojen toimittaminen; asiakirjojen tarkasteleminen paikan päälle. Avenida de Europa, 4, E Alicante, Spain Tel. (+34) Fax: (+34)

2 Jos hakemus liittyy rekisteröityyn yhteisön tavaramerkkiin tai yhteisömalliin, hakemuksessa käytetään jotakin SMHV:n viidestä kielestä. 2. Lomake 2.1 Asiakirjoja nähtäväksi pyytävä hakija Jos SMHV on antanut asiakirjoja nähtäväksi pyytävälle hakijalle aiemmin tunnistenumeron, tämän tunnistenumeron ja nimen ilmoittaminen riittää. Muussa tapauksessa hakija on tunnistettava ilmoittamalla hakijan nimi yhdessä sen osoitteen ja kansallisuuden kanssa ja/tai yrityksen rekisteröintivaltion kanssa. Yhteisön tavaramerkin hakija tai haltija, yhteisömallin hakija tai haltija tai jommankumman edustaja voi pyytää saada asiakirjoja nähtäville milloin tahansa rekisteröintimenettelyn aikana ja rekisteröinnin jälkeen. Kuka tahansa kolmas voi pyytää asiakirjojen saamista nähtäville seuraavin edellytyksin: Kansion asiakirjat, joita pyyntö koskee, eivät liity käsittelyyn osallistuvan SMHV:n jäsenen esteellisyyteen tai jääväämiseen. Kansion asiakirjoja, joita pyyntö koskee, ei käytetä päätösten ja lausuntojen valmisteluun. Kansion asiakirjoja, joita pyyntö koskee, ei ole määritelty luottamuksellisiksi. Jos asiakirjat on määritelty luottamuksellisiksi, hakijan on osoitettava, että niiden nähtäville saaminen on perusteltua tämän laillisten oikeuksien kannalta. Yhteisön tavaramerkkiä koskeva hakemus on julkaistu Yhteisön tavaramerkkilehden A osassa, tai yhteisömallin julkaisemista ei ole lykätty. Jos yhteisön tavaramerkkiä koskevaa hakemusta ei ole vielä julkaistu tai yhteisömallin julkaisemista on lykätty, pyyntö kansion asettamisesta nähtäville voidaan silti hyväksyä, jos pyynnössä todistetaan, että - yhteisön tavaramerkin tai yhteisömallin hakija suostuu nähtäville asettamiseen, - yhteisön tavaramerkin tai yhteisömallin hakija on ilmoittanut vetoavansa tavaramerkin tai mallin rekisteröinnin jälkeen siihen kuuluviin oikeuksiin pyytäjää vastaan. Hakemuksessa on mainittava, onko pyytäjä oikeushenkilö tai vastaava (esim. yhtiö tai avoin yhtiö) vai luonnollinen henkilö (eli yksityishenkilö). Oikeushenkilön nimessä mainitaan sen oikeudellinen muoto (esim. Incorporated, Sociedad Anónima tai Aktiengesellschaft ) asiaankuuluvasti lyhennettynä (esim. Inc., S.A. tai AG ). Oikeushenkilöiden on vastattava oikeudellista muotoa kysyvään kenttään. Jos oikeudellisen muodon halutaan näkyvän virallisissa julkaisuissa, se on ilmoitettava myös nimen osana kyseisessä kentässä. Jos näin ei tehdä, se ei esiinny julkaisuissa tai todistuksissa. Postiosoite (esim. PL-numero) annetaan vain, jos se poikkeaa pyytäjän osoitteesta. 2.2 Edustaja Edustus ei ole pakollista, kun haetaan asiakirjojen asettamista nähtäville. 2.3 Sivujen kokonaismäärä 2

3 Asiakirjojen nähtäville asettamista koskevan hakemuksen ensimmäisellä sivulla mainitaan SMHV:oon lähetettävien sivujen kokonaismäärä, mukaan luettuina lisälehdet, liitteet ja taulukot. Tämä luku merkitään lomakkeen ensimmäisen sivun vasemmassa ylälaidassa olevaan ruutuun. 2.4 Hakijan/edustajan viite Hakijoiden tai edustajien on ilmoitettava annetussa tilassa viitteensä, joka on enintään 20 merkkiä pitkä, esim. nimikirjaimet, kirjainsarja jne. SMHV käyttää tätä viitettä maksujen tarkistamisessa (ts. että maksu vastaa jätettyä hakemusta). 2.5 Kansion tunnistetiedot Lomakkeeseen merkitään vain yksi numero sen mukaan, onko kyseessä yhteisön tavaramerkkiä koskevaa hakemus tai rekisteröinti vai yhteisömallia koskevaa hakemus tai rekisteröinti. Jokaisesta SMHV:oon tehtävästä pyynnöstä täytetään erillinen lomake. 2.6 Asiakirjojen tai pyynnön tyyppi Vasemmanpuoleiseen sarakkeeseen merkitään, kuinka monta kappaletta kansion sisältämien asiakirjojen jäljennöksiä, otteita tai tietoja tarvitaan. Oikeanpuoleiseen sarakkeeseen merkitään onko jäljennösten, otteiden tai tietojen oltava SMHV:n oikeaksi todistamia vai riittävätkö oikeaksi todistamattomat jäljennökset. Jos hakemuksessa pyydetään sekä oikeaksi todistettuja että todistamattomia jäljennöksiä, valitaan sopiva sivun oikeassa laidassa olevista sarakkeista Oikeaksi todistettu ja Ei oikeaksi todistettu. Sarakkeisiin merkitään tarvittava jäljennösten määrä (esim. jos yhteisön tavaramerkkiä koskevasta hakulomakkeesta pyydetään 10 jäljennöstä, sarakkeeseen Oikeaksi todistettu voidaan merkitä 5 ja sarakkeeseen Ei oikeaksi todistettu voidaan merkitä 5). On hyvä huomata, että yhteisön tavaramerkkirekisteri tai yhteisömallirekisteri on teknisesti olemassa vasta sitten, kun yhteisön tavaramerkki tai yhteisömalli on rekisteröity. Ennen sitä kyseiset tiedot ja kansioiden asiakirjat on tallennettu vastaavaan sähköiseen tietokantaan (Euromarc tai Eurodesign). Todellisuudessa tietokannan ja rekisterin välinen ero on vähäinen, sillä se sähköisen tietokannan osa, johon hakemus ja sen kansio on tallennettu, siirretään rekisteriin kyseisen yhteisön tavaramerkin tai yhteisömallin rekisteröinnin yhteydessä. Sen vuoksi lomakkeessa lukee Ote - - tietokannasta ja Ote - - rekisteristä. Kohta Tarkennus - - asiakirjoihin täytetään, jos hakijalla on erityisvaatimuksia seuraavista: - otteessa näkyvät tiedot, - kansion sisältämien asiakirjojen jäljennökset (täsmennys siitä, mitkä asiakirjat tarvitaan), - kansion tiedot (täsmennys siitä, millaisia tietoja tarvitaan), - kansion asettaminen nähtäville paikan päällä (tieto erityisesti siitä, halutaanko nähtäville SMHV:lla mahdollisesti oleva käytön todistamista koskeva aineisto) - mahdolliset muut tarvittavat asiakirjat. Jos käytetään lisälehtiä, kohtaan lisälomake merkitään rasti Allekirjoituksen oikeaksi todistaminen 3

4 Tietyt kolmannet maat vaativat oikeaksi todistetuissa jäljennöksissä olevien allekirjoitusten oikeellisuuden todistamisen voidakseen hyväksyä ne perustana etuoikeusvaatimukselle kansallisia virastojaan tai perustana muulle vaatimukselle viranomaistensa edessä. Euroopan komission edustuston päällikkö Espanjassa on vastuussa edellä mainitusta oikeaksi todistamisen menettelystä. Pyydämme teitä ilmoittamaan mikäli asiakirjat on todistettava oikeiksi ja mitä maata/maita tämä koskee, SMHV lähettää asiakirjat Euroopan komission Espanjan edustustoon tarvittavaa oikeaksi todistamisen menettelyä. 2.7 Maksujen suorittaminen Kaikista asiakirjojen nähtäville asettamista koskevista hakemuksista peritään maksu. Maksu on suoritettava mahdollisimman pian, sillä pyyntö katsotaan tehdyksi ja käsitellään vasta maksun suorittamisen jälkeen. Maksuja peritään seuraavasti: oikeaksi todistetut jäljennökset tai otteet yhteisön tavaramerkkiä tai yhteisömallia koskevasta hakemuksesta tai rekisteröinnistä: 30 oikeaksi todistamattomat jäljennökset tai otteet yhteisön tavaramerkkiä tai yhteisömallia koskevasta hakemuksesta tai rekisteröinnistä: 10 oikeaksi todistetut jäljennökset kansion asiakirjoista: 30 lisämaksu sivua kohti, kun sivuja on yli 10 1 oikeaksi todistamattomat jäljennökset kansion asiakirjoista: 10 lisämaksu sivua kohti, kun sivuja on yli 10 1 tietojen toimittaminen kansiosta: Yhteisön tavaramerkkiä koskevista pyynnöistä perittävä maksu Maksut (maksaja maksaa kaikki pankkikulut, mistä maksajan tulisi antaa pankille sen mukaiset ohjeet) voidaan suorittaa seuraavia tapoja käyttäen: - Maksaminen SMHV:ssa olevalta käyttötililtä ilmoittamalla kyseinen tilinumero. - Maksaminen euroissa SMHV:n tilille pankkisiirtona, jossa ilmoitetaan hakijan tai edustajan nimi, osoite ja viitenumero sekä pyyntö, jota maksu koskee, sekä päivämäärä, jona maksusiirto on tehty Yhteisömallia koskevista pyynnöistä perittävä maksu Maksut (maksaja maksaa kaikki pankkikulut, mistä maksajan tulisi antaa pankille sen mukaiset ohjeet) voidaan suorittaa seuraavia tapoja käyttäen: - Maksaminen SMHV:ssa olevalta käyttötililtä ilmoittamalla kyseinen tilinumero. - Maksaminen euroissa SMHV:n tilille pankkisiirtona, jossa ilmoitetaan hakijan tai edustajan nimi, osoite ja viitenumero sekä maksun tarkoitus sekä päivämäärä, jona maksusiirto on tehty. Käyttötilin voi avata hakemalla sitä kirjallisesti SMHV:sta seuraavasta osoitteesta: Office for Harmonization in the Internal Market Finance Department Avenida de Europa, 4 E Alicante, Spain Puhelin: (+34) Telekopio: (+34) Rahasiirrot on tehtävä jollekin seuraavista SMHV:n pankkitileistä: 4

5 Banco Bilbao Vizcaya Argentaria Swift-koodi (BIC): BBVAESMM XXX IBAN ES La Caixa Swift-koodi (BIC): CAIXESBB XXX IBAN ES Allekirjoitus Hakemuslomake on allekirjoitettava, ja allekirjoittajan nimi on ilmoitettava. 3. Toimittaminen SMHV lähettää kaikki pyydetyt asiakirjat tavallisessa postissa. Jos asiakirjat tarvitaan kiireellisesti, pyytäjän on itse hoidettava vaihtoehtoiset toimitusjärjestelyt (kuten lähettipalvelu). 5