Otsikko Sivu 1 TARKASTUSLAUTAKUNNAN SIHTEERIN VALINTA 3 2 TILINTARKASTAJAN VALINTA VALTUUSTOKAUDELLE

Transkriptio

1 HEINÄVEDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta AIKA klo 09:00-09:55 PAIKKA Kunnanvirasto kunnanhallituksen kokoushuone KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 1 TARKASTUSLAUTAKUNNAN SIHTEERIN VALINTA 3 2 TILINTARKASTAJAN VALINTA VALTUUSTOKAUDELLE TARKASTUSLAUTAKUNTIEN KOULUTUSPÄIVIÄ 7 4 TARKASTUSLAUTAKUNNAN VUOSIEN ARVIOINTISUUNNITELMAN SEKÄ VUODEN 2013 TYÖOHJELMAN SUUNNITTELU 8 Puheenjohtaja TIMO KUKKONEN

2 HEINÄVEDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/ KOKOUSAIKA klo 09:00-09:55 KOKOUSPAIKKA Kunnanvirasto kunnanhallituksen kokoushuone OSALLISTUJAT Nimi Klo Tehtävä Lisätiedot LÄSNÄ Kukkonen Timo 9:00-09:55 puheenjohtaja Rautiainen Reino 9:00-09:55 varapuheenjohtaja Heiskanen Pentti 9:00-09:55 jäsen Salo Jaana 9:00-09:55 jäsen POISSA Puustinen Elsi jäsen Koskelo Lilja JHTT-tilintarkastaja MUU Salo Asta 9:00-09:55 hallintosihteeri LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. ASIAT 1-4 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUSTAPA Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Reino Rautiainen ja Jaana Salo PÖYTÄKIRJAN ALLE- KIRJOITUS JA VAR- MENNUS Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Timo Kukkonen Asta Salo Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Pöytäkirjan kä sit telylehdet on samalla varustettu nimikirjaimillamme. Tarkastusaika Allekirjoitukset PÖYTÄKIRJA ON PIDET- TY YLEISESTI NÄHTÄ- VÄNÄ Reino Rautiainen Aika ja paikka: Kunnanvirastossa Jaana Salo :00

3 HEINÄVEDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta TARKASTUSLAUTAKUNNAN SIHTEERIN VALINTA TARKLK 1 Hallintosäännön 56 :n mukaan tarkastuslautakunta valitsee itselleen sihteerin. Pyydettäessä tarjouksia kunnan ja kunnan tytäryhteisöjen hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista kunta ei pyytänyt tilintarkastusyhteisöiltä tarjousta sihteerin tehtävistä. Tarkoituksena on, että sihteerintehtävät hoidetaan toimistohenkilöstön toimesta. Päätösehdotus: Tarkastuslautakunta valitsee itselleen sihteerin. Tarkastuslautakunta valitsi sihteeriksi hallintosihteeri Asta Salon.

4 HEINÄVEDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta TILINTARKASTAJAN VALINTA VALTUUSTOKAUDELLE TARKLK Kuntalain 71 :n mukaan valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Kuntalain 72 :n 1 momenttia on muutettu siten, ettei tilintarkastajien toimikautta sidota enää valtuuston toimikauteen. Valtuusto voi valita tilintarkastajat enintään kuudeksi tilikaudeksi eli kuudeksi vuodeksi. Lakimuutos tuli voimaan Tarkastuslautakunnan tehtävä jatkuu siihen saakka, kunnes toimikauden viimeisen tilikauden tilintarkastus on suoritettu. Keväällä 2013 tulee siten olemaan kaksi toimivaltaista tarkastuslautakuntaa. Tilintarkastajien valinnan valmistelu on osa tarkastuslautakunnan vastuulle kuuluvaa hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä. Ehdotuksen kunnan tilintarkastajista tekee vuosiksi valittu tarkastuslautakunta. Uuden tarkastuslautakunnan ensimmäinen tehtävä on tehdä valtuustolle esitys tilintarkastajien valinnasta. Kuntaliitto suosittelee, että uutta tilintarkastuskautta koskevan tarjouspyynnön ja -vertailun, mukaan lukien esitys tilintarkastajan toimikauden pituudesta, valmistelee vuosiksi valittu tarkastuslautakunta, joka pystyy hankkimansa kokemuksen perusteella paremmin arvioimaan tarvittavien tarkastuspäivien määrän ja tarkastuspalvelujen laatua koskevat vaatimukset. Tarkastuslautakunnan on perusteltua kilpailuttaa tytäryhtiöiden tilintarkastus samanaikaisesti kunnan tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen yhteydessä vastaavaksi ajanjaksoksi. Samoin on toimittu jo aiempienkin kilpailutusten suhteen. Konsernitarkastuksen yhtenäisyyden kannalta on tärkeää, että kunnan tytäryhteisöön valitaan kunnan JHTT-tarkastaja tai -tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastuspalvelujen hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia ja valtioneuvoston asetusta julkisista hankinnoista. Hankintalain mukaan kunnan tulee kilpailuttaa ns. kynnysarvot ylittävien tilintarkastuspalvelujen hankinta. Kynnysarvot määräytyvät hankintakokonaisuuden ennakoidun kokonaisarvon mukaan ilman arvonlisäveroa. Ennakoidun arvon perusteella tarkistetaan, ylittääkö hankinta EU:n vai kansalliset kynnysarvot. EU:n kynnysarvo on ja kansallinen kynnysarvo on Kynnysarvot ylittäviin hankintoihin sovelletaan hankintalakia. Em. kynnysarvot alittaviin hankintoihin eli ns. pienhankintoihin tulee soveltaa avointa ja syrjimätöntä hankintamenettelyä sekä kuntien omia hankintaohjeita pienhankintojen kilpailuttamisesta. Kunnan ja sen tytäryhtiöiden tarkastuspalveluja käsitellään erillisinä hankintakokonaisuuksiena arvioitaessa kynnysarvojen ylittymistä. Heinäveden kunnan yleisten hankintaohjeiden mukaisesti kynnysarvon alittavissa hankinnoissa on mahdollista käyttää suoraa hankintaa. Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä

5 HEINÄVEDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen tai aikaisemman sopimuksen perusteella. Suora hankinta on sallittu vai erityisin perustein. Tämä toteutuu esimerkiksi silloin, jos 1. hankinnan arvo on vähäinen; tai 2. tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- tai muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia; tai 3. laatu ja hintataso ovat tiedossa; tai 4. hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa; tai 5. kysymyksessä on ennalta arvaamaton hankintayksiköstä riippumaton poikkeuksellisen kiireinen hankinta; tai 6. hankinta täyttää suoran neuvottelumenettelyn edellytykset. Heinäveden kunnan tilintarkastuspalvelut on hankittu tarjouskilpailujen perusteella vuodesta 1997 lähtien Audiator Oy:ltä. Tarjouksia on tullut joka kilpailutuskerralla 1-2. Audiator Oy:ltä saadun ennakkotarjouksen mukaan vuosien kunnan hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut jäävät alle :n. Hintaan sisältyvät myös vuosikorotukset. Esityslistan liitteenä - nro 1 on Kuntaliiton selvitystä tarkastuslautakuntien toiminnasta ja tilintarkastajien valinnasta valtuustokauden vaihtuessa - nro 2 on luonnos tarjouspyynnöstä Keskustelun jälkeen tarkastuslautakunta päätti järjestää tilintarkastuspalvelujen kilpailutuksen. Asia valmistellaan joulukuun kokoukseen. Tilintarkastaja Lilja Koskelo poistui kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. TARKLK Esityslistan liitteenä - nro 1 on tarjouspyyntöluonnos - nro 2 on luettelo JHTT-yhteisöistä - nro 3 on luettelo JHTT-yhteisöistä, joille kunta edellisessä kilpailutuksessa lähetti tarjouspyynnöt Tarkastuslautakunta hyväksyi esityslistan liitteenä olleen tarjouspyyntöluonnoksen eräin muutoksin julkaistavaksi sähköisessä ilmoituskanavassa HILMA:ssa. Tilintarkastaja Lilja Koskelo poistui kokouksesta esteellisenä asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi

6 HEINÄVEDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta TARKLK Päätösehdotus: Tarkastuslautakunta käsittelee kokoukseen mennessä saapuneet tarjoukset ja valmistelee vertailun uudelle tarkastuslautakunnalle, joka tekee valtuustolle esityksen tilintarkastajien valinnasta kaudelle Tarkastuslautakunta merkitsi määräaikaan mennessä saapuneen BDO Audiator Oy.n tarjouksen tiedokseen Vuosiksi valittu tarkastuslautakunta tekee valtuustolle esityksen asiassa. Tilintarkastaja Lilja Koskelo poistui kokouksesta esteellisenä asian käsittelyn ajaksi. TARKLK 2 Tarjouspyyntö julkaistiin HILMA:ssa Määräaikaan klo mennessä tarjouksensa sekä kunnan että kunnan tytäryhtiöiden hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista jätti BDO Audiator Oy. Esityslistan liitteenä - nro 1 on tarjouspyyntö - nro 2 on jätetty tarjous ( julkisuuslainsäädännön mukaan tarjousasiakirja ei ole vielä julkinen) Päätösehdotus: Tarkastuslautakunta esittää valtuustolle, että se hyväksyy tarjouksen ja valitsee hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen suorittajaksi vuosina BDO Audiator Oy:n liitteenä olevan tarjouksen mukaisesti. Tarkastuslautakunta esittää tytäryhteisöille, että ne hyväksyvät BDO Audiator Oy:n tarjouksen Heinäveden kunnan tytäryhteisöjen tilintarkastuspalveluista Kiinteistö Oy Heinäveden Asunnot ja Heinäveden Aluelämpö Oy osalta liitteenä olevan tarjouksen mukaisesti. Tarkastuslautakunta toimittaa tarjouksen ja esityksen valittavasta tilintarkastajasta edelleen tytäryhteisöille. Tytäryhteisön yhtiökokous tai vastaava toimielin tekee osaltaan päätöksen tilintarkastajan valitsemisesta. Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti

7 HEINÄVEDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta TARKASTUSLAUTAKUNTIEN KOULUTUSPÄIVIÄ TARKLK 3 Tarkastuslautakunnalle on saapunut seuraavia koulutuspäiväesitteitä: - Aluekoulutus: kuntien ja kuntayhtymien tarkastuslautakuntien koulutuspäivä mm. Jyväskylässä 20.3., Kuopiossa 21.3, hinta 165 /hlö + alv 24 %, kun 1-4 henkilöä - Savonlinnan kesäyliopisto: tarkastuslautakuntien koulutus Savonlinnassa 6.3., hinta FCG Koulutus ja konsultointi Oy: tarkastuslautakuntien koulutuspäivä mm. Kuopiossa 25.4., Kouvolassa 23.4., hinta 300 /hlö + alv 24 % Koulutusesitteet ovat esityslistan liitteenä nro 3. Päätösehdotus: Tarkastuslautakunta päättää mahdollisesta koulutukseen osallistumisestaan. Tarkastuslautakunta päätti, että 3-5 lautakunnan jäsentä osallistuvat Kuopiossa Aluekoulutuksen järjestämään kuntien ja kuntayhtymien tarkastuslautakuntien koulutuspäivään.

8 HEINÄVEDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta TARKASTUSLAUTAKUNNAN VUOSIEN ARVIOINTISUUNNITELMAN SEKÄ VUODEN 2013 TYÖOHJELMAN SUUNNITTELU TARKLK 4 Tarkastuslautakunta hyväksyy vuosien arviointisuunnitelman sekä vuoden 2013 työohjelman. Lopullinen suunnitelma ja työohjelma laaditaan yhdessä uuden tilintarkastajan kanssa. Lautakunta voi kuitenkin suunnitella jo etukäteen arviointisuunnitelma- ja työohjelmaluonnosta, sekä kokousaikataulua ja jäsenten välistä työnjakoa pöytäkirjojen seurannasta. Lisälistan liitteenä nro 1 on edellisen kauden suunnitelma ja vuoden 2012 työohjelma. Tarkastuslautakunta päätti siirtää asian käsittelyn toukokuussa pidettävään kokoukseen, jolloin vuosien arviointisuunnitelma ja työohjelma laaditaan yhdessä tilintarkastajan kanssa.

9 HEINÄVEDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/ OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS OIKAISUVAATIMUS JA HANKINTAOIKAISU koskee :ää/ :iä 1, 3 Se, johon tarkastuslautakunnan päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun pää tös vä lit tö mästi vaikut taa (asianosainen) sekä kunnan jäsen voi tehdä yllä mainituista päätöksistä kirjal lisen oi kai suvaati muksen (Kun tala ki 92. ). Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi tehdä hankin talain :n mukaan hankintayksikölle kirjallisen hankintaoikaisun. Hankintaoikaisun voi teh dä tarjouskilpai luun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas eli se, johon pää tös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittämästi vaikuttaa (asianosai nen). Kansallisen kynnysarvon ylittä vissä hankinnoissa tehtyyn kunnan viranomaisen (hankintayksikkö) päätökseen tai muuhun hankintamenettelys sä annettuun ratkaisuun ei saa tehdä kuntalain 89 :ssä tar koitettua oikaisuvaatimusta. Oikaisuvaatimuksesta tai hankintaoikaisusta on käytävä ilmi vaatimus perusteluineen ja oikaisuvaati muksen te kijän on se allekirjoitettava. Oikaisuvaatimus tai hankintaoikaisu tehdään Heinäveden tarkastuslautakunnalle (os. Kermanrannantie 7, Hei nä ve si) Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Kun nan jäsenen katsotaan saa neen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi (Kuntalaki 93., 95. ). Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksella vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa pää tökseen hakea muutosta kunnallisvalituksella myös asianosainen ja kunnan jäsen (Kuntalaki 92. ). MUUTOKSENHAKUKIELTO Seuraavista päätöksistä ei saa hakea muutosta valittamalla, koska ne koskevat vain asian valmistelua tai täytän töönpanoa (Kuntalaki 91. ): :t 2, 4 Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta, vaan niistä tehdään suoraan valitus Kuopion hallinto-oi keudelle: :t ** Seuraavista päätöksistä, jotka julkisista hankinnoista annetun lain nojalla voidaan saattaa markkinaoi keuden kä siteltäväksi, ei saa valittaa kunnallisvalituksin. :t ***

10 HEINÄVEDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/ VALITUSOSOITUS Seuraaviin tarkastuslautakunnan oikaisuvaatimuksen johdosta antamiin päätöksiin haetaan muutosta kunnallis va li tuk sella (Kun ta la ki 90. ). Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnal lis va li tuksella vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttu nut, saa pää tök seen ha kea muutosta kunnallisvalituksella myös asianosainen sekä kunnan jäsen (Kuntalaki 92 ): :t *** Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Asianosaisen katsotaan saaneen päätök sestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoitta mana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi (Kuntalaki 93 ). :n/ :ien ** osalta päätös annetaan julkipanon jälkeen **.**.201*, jolloin säädetty 30 päivän valitusaika luetaan jo kaisen valittajan kohdalla tästä päivästä lukien. (Päätös katsotaan tulleen asianomaisen tietoon silloin, kun se on annettu). Valitusviranomainen Valitus tehdään Kuopion hallinto-oikeudelle (os. PL 1744, Kuopio; käyntiosoite Maaherrankatu 21, Kuopio) :n/ :ien *** osalta KTM/Markkinaoikeudelle (os. PL 118, Helsinki; käyntiosoite: Erottajankatu 1-3, 5 krs., Helsinki). Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Jos hankintayksikkö on tehnyt hankintasopimuksen hankintalain 78 :n 1 nojalla noudattamatta odotusaikaa, on valitus tehtävä 30 päi vän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Valituksen muoto ja sisältö Valitus tehdään kirjallisesti. Valituskirjelmässä, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava: 1) päätös, johon haetaan muutosta; 2) miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi; sekä 3) perusteet, joilla muutosta vaaditaan. Henkilö- ja osoitetiedot sekä allekirjoitus Valituskirjelmässä on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituskirjelmässä on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Valituskirjelmässä on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajal le voidaan toimittaa. Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskirjelmä. Valituskirjelmän liitteet Valituskirjelmään on liitettävä: 1) päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä; 2) todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta; sekä 3) asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle. Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja. Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle valitusajan kuluessa ennen sen viimeisen päivän virka-ajan päättymistä. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valitusasiakirjat toimittaa ensimmäisenä sen jälkeisenä arkipäivänä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille valitusajan kuluessa. Kuopion hallinto-oikeuden/markkinaoikeuden valituksesta antama päätös voi olla maksullinen (laki tuomioistuin ten ja eräiden oikeushallin toviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista). Tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista annetun lain (701/93) 3 :n nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksua hallinto-oikeudessa 80 euroa. LISÄTIETOJA Yksityiskohtainen oikaisuvaatimusohje/hankintaoikaisu/valitusosoitus liitetään pöytäkirjanotteeseen.